microsoft project server 2010 integration with sap sp

Microsoft Project Server 2010 Integración con SAP

Leverage the Power of Project Server to Provide Timely and Cost effective Resource Forecast Business Intelligence through integration with SAP and other ERP Systems!

Tim Runcie, MCTS, MCP, MVP, PMP Doc Dochtermann, PMP, PMI-SP, MCTS Chetan Patel, MCP, PMP January 2012

Microsoft Project Server 2010 Integración con SAP © Microsoft Corp. All rights reserved |2

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Resumen Ejecutivo

Este documento muestra los beneficios y escenarios para la integración de Microsoft Project Server

2010 con SAP; en particular la integración de los reportes de tiempo desde SAP con la planeación y

pronóstico de recursos de Project Server 2010.

Esta integración es competitiva en costo y permite el registro tanto de costo y tiempo de manera real

para su uso en la planeación de actividades que las Oficinas de Proyectos / Programas requieren a través

del uso de Project Server 2010.

Esta conexión y proceso permite a grandes organizaciones reducir notablemente el tiempo invertido en

la planeación y les permite mapear los reportes reales directamente con la manera en que las

organizaciones calendarizan su trabajo, aprovechando las capacidades de Microsoft Project Profesional,

Project Server y Sharepoint Server, logrando así colocar la planeación y generación de reportes en las

manos de los usuarios finales.


Tabla de Contenido

Resumen Ejecutivo ........................................................................................................................................ 3

Tabla de Contenido ....................................................................................................................................... 4

¿Quién debe leer este documento? ............................................................................................................. 5

Necesidades de Negocio (generales) ............................................................................................................ 6

Enfoque de la Solución, Pasos, Problemas y Soluciones .............................................................................. 9

Resultado y Beneficios de la Solución ......................................................................................................... 23

Opciones de Integracíon con SAP ............................................................................................................... 25

Resumen y Puntos Clave ............................................................................................................................. 26

Glosario ....................................................................................................................................................... 27

Referencias .................................................................................................................................................. 28

Información de la Compañía ....................................................................................................................... 29


¿Quién debe leer este documento? Este no es un documento técnico. Es el caso de éxito de la integración del sistema de reporte de tiempo real de SAP con la planeación y pronóstico de uso de recursos que realizan las oficinas de proyectos / programas a través de Project Server 2010. Este documento detallará enfoques y soluciones que funcionan al utilizar Project Server 2010 y Project Pro para el reporte y administración de la información real de proyectos, capacidad y demanda de los recursos. El documento esta enfocado principalmente a las siguientes audiencias:

- Gerentes de TI que buscan maximizar la generación de reportes e integración de sistemas.

- Directores de Fianzas que han invertido en sistemas de ERP, pero aún buscan los beneficios de la

generación de reportes de Project Server y Project Pro

- Organizaciones de proyectos que quieren escalar e implementar Project Server sin perder sus

flujos de trabajo existentes y la funcionalidad existente de los sistemas de ERP.

- Socios de negocio que desean entender los peligros y soluciones para ayudar a los clientes

apalancar la integración entre Project Server con SAP y otros sistemas de Recursos Humanos o

Sistemas de Pronóstico de Recursos

- Proveedores de soluciones para resolver diferentes enfoques de implementación de la

integración de sistemas de costos, esfuerzo y planeación.

Los lectores entenderán el poder de la integración de Project Server 2010 con SAP o sistemas actuales que permitan maximizar las capacidades de generación de reportes de los recursos y la administración de la demanda.

Los peligros y caminos de solución que ayudaremos a identificar pueden ayudar a las organizaciones a adoptar rápidamente Project Server 2010 sin perder sus actuales sistemas. El enfoque de este documento permite identificar los primeros pasos y un ROI rápido para las organizaciones que cuentan con presupuestos limitados o quieren rápidamente justificar el potencial de Project Server y Project Pro 2010. Con las soluciones sólidamente conectadas de Microsoft y su arquitectura en Project Server, Project Professional, y SharePoint Server, esto es aún más posible y sencillo de lograr que antes. La solución de PPM de Microsoft ha recibido la calificación más alta posible en el cuadrante de Gartner recientemente publicado ( Microsoft is Rated in the Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope.) Microsoft Project Server 2010 ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones a nivel de la gestión de programas (PPM) considerando su capacidad de recursos. La integración con sistemas de planeación de recursos y líneas de negocio (LOB) ahorra tiempo a los empleados a través de procesos automatizados y sencillos, lo que permite tener una mejor visibilidad en proyectos y mejorar la administración de recursos.

http://blogs.msdn.com/b/project/archive/2011/06/20/microsoft-is-rated-in-the-gartner-project-and-portfolio-applications-marketscope.aspx


Necesidades de Negocio (generales) Este caso de estudio esta fundamentado en la experiencia de un cliente, cuya organización es una de las más grandes abastecedoras de electricidad en Canadá, entregando alrededor del 21% del total de energía consumida en la provincia de British Columbia; la organización emplea a más de 2,000 personas y sirve a más de 1.1 millones de clientes en 135 comunidades. El reto que se presentó a Advisicon Inc (Microsoft Gold Certified Project Management partner) fue el de proveer de información confiable en tiempo real acerca de la utilización de los recursos a través la explotación de minería de datos del sistema integrando su sistema de planeación de recursos (ERP) con sistemas de otras líneas de negocio. El cliente utiliza SAP como el sistema corporativo donde los reportes de horas reales y carga de trabajo planeada se encuentran centralizadas. Este cliente también ocupa otros sistemas externos de calendarización, planeación y pronósticos (ClickSoftware) para identificar cargas de trabajo y disponibilidad de recursos. Todos sus sistemas de planeación de recursos y líneas de negocio no se encontraban integradas y no cubrían con sus necesidades de planeación de calendarios de trabajo en función de la capacidad y demanda de recursos. Microsoft Project Server 2010 fue introducido para proveer la capacidad de calendarizar y planear equipos de trabajo a través de un entendimiento claro de la disponibilidad de los recursos. Ha sido vista como una solución tecnológica que puede integrar el complejo y difícil reporteo de tareas, mapear registros reales y calendarizar recursos y asignaciones.

Requerimientos del Cliente Los siguientes requerimientos del cliente fueron críticos para la integración entre MS Project Server 2010 con SAP. Están agrupados de acuerdo a sus categorías.

1. Administración de Recursos: Es importante que de manera proactiva y reactiva se puedan administrar los requerimientos de los recursos a través del ciclo de vida del proyecto. Los gerentes de recursos y proyectos necesitan entender tanto la capacidad al corto plazo como al largo plazo de la organización. Los requerimientos clave en esta área incluyen:

Integración entre Project Server 2010 con SAP R3 (CATS), SAP CO, y otros sistemas de recursos humanos para la calendarización de recursos

Obtener los calendarios con la disponibilidad de recursos /SAP R3) y traducir esta información en los calendarios del proyecto, la disponibilidad de recursos (considerando los cambios que se presenten mensualmente)

Habilitar escenarios “Que pasaría si…” y reportes que permitan a los usuarios finales y planeadores aprovechar el Nuevo cliente de Project 2010 para el balanceo diario y semanal de la carga de trabajo, poder planear y establecer pronóstico de las asignaciones de recursos.


Contar con la visibilidad real de la información de la capacidad y disponibilidad de los recursos así como sus cambios mensuales.

2. Contabilidad y Planeación de Costos: Capturar las estimaciones de costos reales que permitan a los gerentes evaluar el desempeño financiero del proyecto durante su ciclo de vida. El personal de la gestión de proyectos y de recursos necesitan de manera sencilla y veraz obtener información financiera de los diferentes sistemas de las líneas de negocio de la organización (LOB’s).

Requerimientos financieros clave incluidos:

Utilizar esfuerzos reales, costos actual de proyectos, regiones y diversos departamentos de la organización

Utilizar Project Server 2010 y Project Pro 2010 para poder modelar y planear a través de analizar impactos probables en los pronósticos de los costos y evaluar las soluciones de recursos que presenten el mayor costo - beneficio

Establecer la habilidad de obtener múltiples tarifas de costos de los recursos a lo largo del tiempo

3. Planeación y Pronóstico:

Planeación de la capacidad y análisis de pronósticos para los recursos críticos con las habilidades correctas en el tiempo adecuado para la organización y los proyectos. Cuan mejor sea la planeación y pronóstico de recursos estaremos aumentando la fiabilidad de completar y entregar los resultados del proyecto a tiempo.

La habilidad para cumplir los siguientes requerimientos de planeación:

Apalancar el poder de Project Server 2010 para entregar pronósticos efectivos en tiempo y costo a través de soluciones de minería de datos

Administrar miles de asignaciones de los recursos, cargas de trabajo y permitir a la organización conocer esta información generada por diferentes regiones, territorios, distritos y municipios.

Maximizar el ROI de la planeación de la capacidad estratégica de recursos a través de Project Server 2010 a través de la integración efectiva con la información de costos de SAP.

Crear vistas de tiempo elapsado para la planeación, información real y carga de trabajo.

Pre-carga de los escenarios de balanceo de carga de trabajo que resuelvan el 80% de las tareas a balancear que actualmente son manuales o realizadas en otros sistemas.

4. Análisis de Usuario Final / Reporteo y Necesidades de Trabajo Uno de los retos más fuertes que enfrentan las organizaciones es la manera de recolectar, analizar, reportar y tomar decisiones con una cantidad enorme de información que proviene de diferentes sistemas y con diferentes formatos.


Los requerimientos de los usuarios finales para esta solución incluyen:

Exportación de datos de Project y Project Server directamente a Office 2007 y Office 2010

Capacidad de usar tablas pivotes tanto para análisis de Sharepoint Server y Excel

Exportación de datos desde Project Server para análisis y auditorías de QA acerca del registro de tiempos y reportes desde SAP

5. Requerimientos de Negocio / Costo de Alto Nivel: Los requerimientos clave de negocio y costo que ayuden a empujar la creación de la solución:

Cero costos de licenciamiento adicional o Debido a que otra plataforma (no Microsoft) requiere de costos adicionales de

licenciamiento para crear escenarios o agregar recursos en su base de datos, Project Server le permite al cliente agregar y utilizar todos los recursos empresariales de la base de datos, lo cual permite tener costos de licenciamiento nulos, al utilizar los escenarios de planeación con recursos empresariales, así como utilizar la herramienta para el pronósitico de la demanda de recursos

o Los recursos deberán poder modelarse en la herramienta y no depender de multiples archivos de proyectos

o Centralizar recursos y estandarizar los metadatos de la base de datos de la empresa como un paso clave para obtener visibilidad y control de la disponibilidad de los mismos, cuales son sus habilidades y en donde se localizan. La habilidad de integrar a los recursos a través del Active Directory es un requerimiento clave.

o Un requerimiento / beneficio clave fue que no existieran costos incrementales al agregar recursos a la base de datos de recursos (reales o genéricos). Éste también es una ventaja clave sobre la integración manual de información.

Respuesta al mercado para las soluciones con las que cuenta la organización, modelación e integración de SAP y otros sistemas dentro de un ciclo de planeación

El mantenimiento del sistema debe ser prácticamente nulo debido a que los usuarios finales serán los dueños de la información

Revisar la habilidad de Project Server para ayudar a sustituir sistemas más caros y menos funcionales sin eliminarlos por completo.


Enfoque de la Solución, Pasos, Problemas y Soluciones Esta sección describe el enfoque que dio Advisicon para entregar la solución, detallando la situación actual, incluyendo los sistemas existentes y cualquier riesgo identificado. Lo productos técnicos que fueron utilizados en la solución final se describen en esta sección. Los pasos planeados de implementación se describen en esta sección, así como, problemas a los que se enfrentó la implementación y la manera en que se resolvieron.

Sistemas existentes del cliente: El sistema ClickView había sido utilizado para rgistrar la disponibildiad de cada día. La información se captura por cada recurso y no por rol (dentro del distrito y grupo de ciudad). El sistema de SAP se utilizaba para capturar información real pero no contaba con información de la planeación. Las hojas de Excel se utilizaban para capturar información planeada de manera manual al inicio del año.

La información no podía ser mapeada entre los sistemas debido a las diferencias en la estructura de los datos y elementos de rastreo

Los cambios en los elementos de los datos en SAP requería mucha inversión de tiempo y otros sistemas de ERP eran caros y no flexibles para una rápida adaptación y creación de escenarios “que pasaría si…”

Únicamente el proveedor del software podría realizar los cambios que se requerían y cada modificación era cara y requería de una alto inversión de tiempo

El área de TI era un departamento sub-contratado, por lo que los cambios o reportes solicitados tomaban días o semanas en poderse generar cuando otras áreas los podían realizar en MS Project en minutos

Project Server 2010 encajaba perfecto en la planeación de TI y ofreció una oportunidad sencilla para continuar con el despliegue de Microsoft SharePoint Server.

Los reportes de pronósticos no existían o no estaban accesibles a los equipos de planeación y recursos para los pronósticos

La información que proviene de registros actuales no se podía mapear al trabajo de planeación que los gerentes de planeación utilizaban en Excel, ClickSoftware y tomaba hasta un mes o mas convertir y revisar esta información

La conversión de información de SAP tomaba días en realizarse ya que no contaban con un sistema de calendarización que mostrara las tareas

La poca funcionalidad de la naturaleza dinámica de las herramientas de planeación de SAP y otros productos no permitían una interface sencilla como la que provee Project

Las decisiones que llevaron a utilizar Project Server con el módulo conector de SAP fueron:


Project Server permite capturar fácilmente toda la información del proyecto, tareas y recursos, así como su estructura de asignación

o Esta estructura permitió que la solución fuera útil para la planeación de recursos y administración de la demanda

La infraestructura de Project Server para capturar las líneas bases e información actual es nativa, intuitiva y pude actualizarse de manera fácil y generalmente a través de varios ciclos de planeación

Las vistas de Project Server y reporteo están basadas en SharePoint Server y la información expuesta puede ser utilizada en Excel, Excel Services, Performance Point y otras herramientas de minería de datos que son parte del sistema de Office o SharePoint Server.

La implementación de la infraestructura de Project Server y su interface son muy sencillas y Project Pro permite a los usuarios finales planear y visualizar el tiempo de los recursos, su utilización y gráficas de uso

Sistemas Técnicos y Productos Clave Utilizados: Fue crítico para el éxito de la solución la integración de diferentes tecnologías y aplicaciones de negocio, para proveer en tiempo y costo reportes de pronósticos de la utilización de recursos a través de la minería de datos a través de la integración de Project Server 2010, SAP y otras aplicaciones de negocio.

El enfoque inicial de la solución fue identificar los componentes técnicos involucrados, no solamente los

del lado del cliente, sino después del levantamiento de requerimientos. A continuación se encuentra

una lista de elementos funcionales que se utilizaron para completar la solución final. Como se puede

observar, muchos de éstos son estándar para Project Server o SharePoint Server, así como de otros

sistemas pre-existentes incluyendo SAP.

Flujos de Trabajo- las reglas de negocio para asignar recursos a los equipos estaban en tablas de configuración y transformación con múltiples niveles de asignación lógica. Las tablas de transformación se utilizaban para capturar información mapeada entre diferentes sistemas

Project Server 2010- provee habilidades innovadoras a través del ciclo de vida completo y ayuda a las organizaciones a entender la demanda, inicio efectivo, selección, planeación y entrega de proyectos en tiempo y presupuesto

Project Professional 2010- es el cliente que provee la habilidad de administrar y calendarizar a los recursos, así como también brinda la interface que provee gráficas que permiten desplegar la información de las asignaciones

SharePoint Server 2010 – provee la habilidad de crear sitios web para compartir información, colaborar y administrar listas tales como riesgos, problemas y provee la habilidad e generar reportes a través de la minería de datos

SAP (CATS) – es la aplicación utilizada para rastrear el tiempo y asignaciones de los empleados. La información es registrada y puede ser transferida a otras aplicaciones y componentes de la suite de SAP.


SQL Server – es una base de datos relacional cuya función principal es almacenar información y mostrarla conforme se solicite por otros sistemas.

Project Server PSI- aplicaciones para Project Server 2010 utilizan la interface de Project Server (PSI), que es un conjunto de servicios Web construidos en Microsoft .NET Framework 3.5 y Windows Communication Foundation (WCF). La interface, en conjunto con Project Server Eventing Service, muestra la funcionalidad y datos que los desarrolladores pueden utilizar para extender Project Server e integrarlo a otras aplicaciones.

Project Server Web Services – Microsoft Project Server 2010 es un sistema multicapas que extiende la arquitectura introducida por Project Server 2007. La arquitectura de Project Server incluye Project Professional 2010 y Project Web App. La interface con el usuario final se comunica a través de una capa intermedia a través de los servicios web de PSI, que a su vez se comunica con la capa de obhetos de negocio

.NET Framework/SQL Server Integration Services (SSIS) – este paquete fue creado para obtener información de los sitemas de Click View .NET 4.0 en conjunto con la tecnología LINQ fue utilizado para integrar inforamción de ClickView, con información planeada y real.

ClickSoftware– es una solución que permite optimizar y administrarel trabajo del negocio. Fundado por Founded by Dr. Moshe BenBassat, un profesor universitario, ClickSoftware tiene sus raíces en la academia y ha sido utilizado para calendarizar grandes equipos de trabajo dentro d elas organizaciones.


Pasos planeados de la solución: Después de mapear el flujo de trabajo de la solución y definir los requerimentos, revisamos la configuración de SAP y los otros sistemas de ERP que el cliente quería integrar con Project Server. Creamos un flujo de trabajo que permitiéra a los servicios web, subscripciones y publicación de datos a ser utilizados no solo por el conector sino por otros sistemas. Para cualquier organización que desee utilizar este enfoque de solución contra un módulo pre-construido los siguientes pasos son importantes para que la organización logre la integración de manera correcta y pueda extraer los datos externos y colocarlos en Project Server. 1. Mapear la configuración de PS 2010 (servidor y clinete) así como la información a mapear,

integrar y reportar o Asegurarse de que entiende los campos de project server y su ubicación (tarea, recurso,

proyecto y asignaciones) o Al identificar su ubicación puede explotar la PSI así como asegurar el correcto uso de las

vistas y reportes con la inforamción que desea extraer 2. Liste los algoritmos y automatización de los flujos de trabajo de auto-asignación de trabajo para

diferentes recurso o Al identificar cualquier transformación de datos, podrá aplicar una pre-nivelación de

recursos y validar que la inforamción de las asignaciones es correcta antes de migrarla a Project Server.

o Creamos algunas rutinas con nuestro módulo de conexión que permite realizar esta actividad de manera rápida y evita la manipulación manual de información lo que permite contar con una buena integridad de los datos que vienen de otros sistemas

3. Crear al agente de extracción y validación: o Este es el punto clave de la solución y de los servicios web donde toma lugar la

publicación de toda la inforamción o Es importante notar que contar con este agente de publicación y suscripción, en lugar

de otros sistemas de negocio pude usar la inforamción de project para reportar y atender las necesidades de las líneas de negocio.

4. Explotar la PSI para mover información en Project Server o Siempre puede explotar PSI para trabajar con datos y asegurar su correcta publicación

en las tablas de las bases de datos 5. Explotar Project Pro para establecer líneas base y reportes de tiempo elapsado, vistas y modelos

o Project Pro permite establecer líneas bases y realizar actualizaciones para publicar en vistas y validar errores

o Sabemos que usar Project Pro reduce significativamente la programación que se pudiera realizar en caso de no contar con el cliente de Project gracias a su comportamiento y automatización de VBA.

6. Completar y establecer el módulo de automatización que corre el proceso sin la intervención de las personas


Riesgos descubiertos y solucionados: Durante el diseño y construcción de la solución de SAP / CATS, nos eonctramos con algunos problemas que necesitan resolverse. En cualquier proyecto normal es fácil enfrentarse con estas situaciones. Esperamos que se beneficie de nuestra experiencia y pueda elminar situaciones similares a las que comentaremos a continuación.

Estabelcer la línea base al sobre-escribir la vista de utilización de recursos con información real de esfuerzo y costos, ya que de lo contrario no se cargará de manera automática como lo requieren los planeadores.

o Se utilizó la interaface PSI para establecer la línea base del esfuerzo, mostrar registros reales, así como las vsitas de tiempo elapsado e importación de datos

o La solución apalancó Projecto Pro como parte de la solución y automatizó la creación de las líneas bases cuando se guadaban.

Durante la planeación y guardado de información, el calendario del proyecto puede perder información si las líneas bases y otras deciciones clave tomadas se almacenaron y extrajeron.

o Esto se resolvió a través del archivo de project pro, ahí se guardó la planeación, pronósticos y escenarios “qué pasaría si…”

El cliente tuvo problemas interpretando vistas de tareas, proyecto, recuros y utilización de recursos, donde no se encontraba toda la inforamción en una tabla. Ellos querían combinar elementos que típicamente no van juntos.

o Se crearon y actualizaron algunos campos empresariales adicionales o Se capacitó a los usuarios finales para ayudarles a interpretar las vistas de manera

correcta

Se consideró para la generación de las vsitas y la configuración, todo cambio en los datos y procesos de transformación, así como la carga de datos para ayudalres a identificar información histórica, de capacidad y demanda.

o Se crearon macros para ayudar a mover los detalles de los recursos de una vista a otra utilizando el Task ID o Resource ID para volver a centrar la vista a la tarea o recurso apropiado dentro de las distintas vistas

La complejidad de la capacidad de los recuros se tuvo que configurar en Project Server permitiendo cambios mensuales de la dispoinibilidad, capacidad y trabajo planeado de los recursos

o El buen uso y conocimiento del funcionamiento de la interface PSI ayudó a cerrar esta brecha al utilizar la funcionalidad nativa provista por el software

o Utilizar las tablas de tarifa de costos y la habilidald de project para identificar los cambios en la disponibilidad de los recursos fue más sencilla y simple, de la misma manera la inserción de datos en la base de datos.


Solución Final El cliente revisó diferentes soluciones para establecer esta integración y decició excluir las soluicones de otros proveedores debido al costo para poderlas implantar y darles mantenimiento. En este caso, debido a la sensibilidad de la naturaleza del trabajo, prefirieron administar su información de manera interna y decidieron realizar intentos menos costosos antes de buscar una solución nueva con otro proveedor. Debido al deseo de automatizar y brindar más herramientas a los equipos de planeación de recursos, la solución fue instalada y configurada en menor tiempo de su estimación original para implementar Project Server. La siguiente página muestra los detalles en un diagrama de la solución final con una tabla que describe los componentes clave y las actividades de la solución que Advisicon propuso para el módulo de recursos y registros reales implemtantada para este cliente canadiense.


Diagrama de Integración entre Project Server / SAP: Error! Reference source not found. Ilustra el diagram de los components clave de este infoque de implementación.

Figure 1 - Overall Solution

Project Server

WebService

Scheduled

SSIS Package

Resource Data

PWA

Log File

SAP Actual

Weekly Data

File

Planned Data SQL ServerSSIS Package

Planned

Data

Import Program

Weekly Schedule

SAPFiles

Folder

File Server

Microsoft Project

Macro

CAT Module

12

3

4

5

6

7

8

9


Detalles de los pasos clave de la integración:

1 Los administradores de recursos / usuarios finales realizaron la planeación de sus calendarios para todos los equipos de trabajo de la organización en un libro de trabajo de Excel. La información del “Trabajo Calendarizado Planeado” consistió de inforamción del cliente, region y territorio, con las unidades de trabajo de los recursos así como del desglose de horas estimadas para cada mes durante todo el año.

2

Al apalancar SSIS se logró leer los paquetes de información de la planeación desde los libros de trabajo de Excel para poderlos cargar en las tablas de la base de datos SQL. Este paso es muy imporante ya que se creo para el cliente un proceso estándar para la carga de recursos, asignaciones y así poder balancear las cargas de trabajo para colocar la información en una tabla de información lista para poder ser utilizada por Project Server, Project Professional o cualquier cubo OLAP en caso de ser necesario.

3 El paquete de SSIS obtiene la información de los recursos (recurso, agrupación, habilidaes, disponibilidad y vacaciones) a través de la tecnología de ClickView utilizando vínculos con el servidor. El paquete de SSIS se calendariza via un agente de SQL para obtener la información durante la noche.

4 El modulo de SAP / CATS exporta información real a archivos con formatos específicos y coloca la información en un folder compartido a través de FTP o durante la noche. La información real consta de unidades y horas de cada mes desde el inicio del año hasta el día de hoy. Esto fue programado para establecerse de acuerdo a los intervalos de tiempo que el cliente requiere (diario, semanal, mensual)

5 La consola de .NET corre de manera seminal como una tarea calendarizada que obtiene información real del folder compartido e importa la información real a la estructura de las tablas de la base de datos.

6

El programa de la consola de .NET realiza las siguientes acciones a través del PSI de Proejct Server

Respalda la información de los campos de notas, resguardando comentarios y otra acciones de planeación o calendarización que son ingresadas por el usuario en project con la finalidad de que permanezcan intactas al momento de la carga

Elimina proyectos y recursos

Agrega todos los proyectos en Project Server

Agrega recursos a la base de datos de recursos de Project Server y realiza los ajustes necesarios para los recursos activos / inactivos

Asigna equipos y recursos locales a Project Server y los asigna a los campos de asignaciones

Agrega todas las actividades de planeación de los proyectos usando información y notas (respaldo tomado desde el inicio del proceso)

Agrega la infirmación de trabajo actual y otra información real desde SAP en los campos personalizados de las tareas en los campos de Project Server

Realiza la asignación de tareas utilzando reglas de negocio (guardadas en las tablas de SQL) en función de la disponibilidad de recursos. Si el recurso esta totalmente asignado, entonces la asignación o balanceo de carga de trabajo va al siguiente nivel del recurso y asigna el trabajo restante, con base a las reglas de balanceo de carga de trabajo del cliente.

Actualiza los campos perosnalizados de los recursos para capturer la capacidad remantente basada en las vacaciones, días festivos


calendarizada en ClickView

Protege y desprotege los proyectos publicados

7

Al apalancar la automatización con .NET, logramos explotar el poder de Project Professional para maximizar y estandarizar el esquema y visualización del calendario del proyecto.

La automatización abre y corre una serie de macros de VBA para que el usuario final prepare las vistas y esquemas para la generación de reportes que le soliciten a través del uso de Project Pro, el cual usa la automatización provista por .NET

Crea y actualiza la línea base utilizando un código de macros.

Actualiza informaicón actual desde los campos personalizados a los campos reales en Project

Protege y publica los proyectos

8 Abre Project Pro desde una instancia de PWA utilizando internet explorer para mostrar la información de la asignación de recursos para poder la administración normal de los mismos, reportes, planeación y generación de escenarios en Project Server.

9 Abre Project Pro utilizando Microsoft Project. Utiliza vistas de tareas personalizadas, asignaciones y recursos para poder realizar el balanceo de recursos, planear y analizar el impacto estratégico del trabajo de los recursos; también apoya en generar el pronóstico del proyecto que puede ser comunicado a través de reportes al equipo del proyecto


Integración entre Project Server y SAP:

Figura 2. Ilustra la integración entre ClickView, SAP y los componentes de Project Server 2010 en

un alto nivel. Vínculos directos entre las tablas o la exportación de reportes de SAP son opciones

aceptables.

La información de la TAREA viene de Excel (información planeada) y de SAP / CATS (información

real), el vínculo directo entre SAP / CATS es una opción viable. El cliente decidió mantener la

solución simple y desarrollamos reportes y queries para crear de una manera sencilla las vistas y

extracción de datos de Excel para colocarlos en las tablas de SQL.

La información de los RECURSOS viene de ClickView directamente de los queries y vínculos con

la fuente de la información

La información de las ASIGNACIONES donde aplican las reglas de negocio al utilizar múltiples

niveles de asignación permite defininir las asignaciones basadas en tiempo elapsado. También

logramos migrar la información de la disponibilidad planeada para todo el año (a través de

refrescar o sinconizar la información) para que la capacidad real de los recursos sea vigente y

consistente a la información de los sistemas externos de su ERP.

TASK

RESOURCE

PROJECT

ASSIGNMENT

Business Rules

(.NET)

Figura 2 – Integración entre Project Server, SAP y ClickView


Infraestructura del Servidor:

Existen 3 sistemas utilizados durante la integración con project server. Project Server 2010 se

instala en 2 servidores, el servidor web y el servidor de la base de datos. Los sistemas ClickView

y SAP están conectados utlizando tecnología que permite vincularlos desde el servidor de base

de datos. La figura 3 muestra este esquema.

El ambiente es estándar para la mayoría de las organizaciones al establecer servicios web o

contar con un servidor Web con sistemas de ERP para que los usuarios finales accedan a la

información.

Web Server 1

Database Server

Project Server 2010 Farm

Database Server

ClickView SystemLinked Server

SAP/CATS System

Infrastructure Diagram

Web Server 2

Figura 3 – Infraestructura de Servidores


Vista y Reportes del Usuario Final:

El cliente necesitaba explotar mucha de la información de su planeación, seguimiento y

funcionalidad de reportes de Project Professional para comprar desviaciones y

sobreasignaciones a través de la comparación entre la información planeada y la real.

Este es un ejemplo de un reporte donde el cliente revisa el trabajo planeado, los reales y donde

puede identificar si existen sobreasignaciones o tiempo disponible de los recursos.

Note que la información de sta vista viene de los reports de planeación, extractos de SAP / CATS

y de otros sistemas de información externa para así poder mezclarlos con la planeación de

información de proyecciones futuras.

Los cálculos se desarrollaron para ayudar en la identificación y generación de alertas a través de

indicadores gráficos en el caso de que la información esté por debajo o por arriba de la

planeación así el cliente podría utilizar la herramienta de planeación de equipos y otras visatas

de utilización de recursos para revisar este tipo de situaciones.

Vista #1:

Figura 4 – Ejemplo de la vista de utilización de tareas y planeación


Es importante notar que el cliente utilizó todas las vistas estándar de Project Pro (Gantt, calendario,

utilización de tareas y recursos) pero decidió crear algunas vistas personalizadas que enfatizaran las

agrupaciones clave y filtros asociados a la planeación de su organización.

Los 99 niveles de “Deshacer” fueron probados para que pudieran realizar modelos “Que pasaría

si…? complejos para resolver diferentes escenarios de asiganción de recursos antes de publicar

los cambios en Project Server.

Vista #2:

Figura 5 – Ejemplo de la Vista de Asignación de Recursos / Planeación y Seguimiento de la Utilización


La planeación de recursos fue el principal motivo del proyecto así como contar con toda la información

consolidada en Project Server para el análisis de recursos así como contar con vistas útilies en

PerformancePoint y Servicios de Excel para la dirección.

Las personas encargadas de planear recursos prefieren Project Professional para realizar sus actividades

de planeación y proyección de actividades. Existen vistas adicionales que se dejaron creadas, pero

debido a temas de confidencialidad no podemos mostrarlas

Vista #3:

Figura 6 – Ejemplo de la vista de Línea base de los Recursos / Planeación / Reales / Proyección


Resultado y Beneficios de la Solución En términos generales los beneficios recibidos por el cliente se ven en la planeación, proyección y

revisión de información real de sus recursos. Lo que generalmente el cliente hacía a través de revisiones

manuales en hojas de cálculo como resultado de obtener información no estandarizada de manera

manual de diferentes sistemas para integrarla y comprarala en Excel ahora esta integrada, estandarizada

y mostrada visual y gráficamente.

A continuación se muestran algunos de los resultados obtenidos por el proyecto. Sin duda alguna, si su

organización utiliza este enfoque de solución, podrán ver resultados similares y aumentar sus

habilidades con el uso integrado de la información entre SAP, Project Server, SharePoint Server y Project

Professional.

Resultados:

El cliente había establecido objetivos iniciales para el proyecto y éstos no solo fueron cumplidos sino

que también se excedieron, gracias al hecho de que los encargados de planear los recursos de la

organización ahora pueden personalizar vistas, re-priorizar, re-asingar recursos a través de PWA,

Project Professional, facilitando la organización de sus equipos de trabajo.

Estos son algunos de los resultados finales que entregó el Conector de Advisicon para la integración

de SAP y Project Server:

1. La solución final esta automatizada y corre durante la noche, semanalmente o cada vez que se

requiere actualizar la información.

2. El modelo de los usuarios finales les permite revisar escenarios de la información real contra la

planeada para modificar su planeación y proyección de proyectos.

3. Este enfoque permite los 99 niveles de “Deshacer” y archivar y respaldar la información a utilizar

para la planeación y modelación de escenarios (a través de usar los archivos fuera de línea para

las reuniones de trabajo).

4. La generación de reportes en SharePoint basada en el uso de las características y funcionalidad

nativa de Project Server y SharePoint Server en conjunto.

5. La inversión de tiempo y costo fue menor de lo que tomó al comité ejetucivo, definir y revisar

otras soluciones de PPM (SAP, CA Clarity y HP).

6. Project Professional permite a los usuarios finales realizar palneación y escenarios “qué pasaría

si…” con muy poco entrenamiento permitiendo a los encargados de planear los recusos y

calendarios crear sus propios filtros, agrupaciones y reportes con las diferentes opciones nativas

de las herramientas de PPM de Microsoft.


Beneficios de la Solución:

El cliente se mostró muy satisfecho y pudo confirmar el rápido retorno de la inversión gracias a la

integración de los móduos y automatización de la solución que entregamos.

A continuación se muestra una lista de métricas que enfatizan el valor de utilizar Project Server,

SharePoint Server y Project Professional en conjunto.

1. La planeación de recurso se redujo en un 50% permitiendo aumentar la productividad e los

equipos y mejorar las proyecciones y crecimiento del negocio.

2. Se redujo el tiempo para analizar el trabajo real realizado por los recursos de semanas a días

para poder analizar el impacto del trabajo realizado contra el planeado e identificar el nivel de

desmepeño de los equipos de trabajo.

3. Project Server habilitó escenarios “Que pasaría sí...” sin costos adicionales (otros sistemas de

ERP cuentan con estos módulos a costos muy elevados).

4. El proceso eliminó 80% del esfuerzo manual al construir y recolectar la información requerida

para generar los reportes que pudieran ser analizados para re-estructurar la estragegia de

trabajo.

5. El cliente estuvo muy satisfecho con la interface de Project Professional 2010 que permite la

construcción de diferentes niveles de agrupación, vistas y reportes en minutos para poder

responder a las necesidades de la dirección en minutos.

6. Se dejaron de utilizar reportes manuales y el nivel de certeza en los reportes nuevos para la

planeación y proyección de trabajo se redujeron en un 90%.

7. La integración de la solución mostró ahorros en licenciamiento de otros productos que pudieran

realizar las mismas actividades. El costo del proyecto ahorró más que los costos anuales de otros

productos, incluyendo capacitación en Project Professional, SharePoint Server y Project Server.


Opciones de Integracíon con SAP Mientras Advisicon ha creado una integración personalizada para SAP con Project Server, es

importante listar otros proveedores con soluciones que pueden resolver la integración entre las

herramientas.

Otros proveedores:

Conforme Project Server ha ganado visibilidad como una aplicación empresarial y una solución clave

para la administración de proyectos y portafolios, los clientes se están dando cuenta de su

necesidad de integrar esta solución con otros sistemas de ERP tales como SAP, Oracle y PeopleSoft.

En adición a la solución peronalizada del cliente descrita en este documento, exiten 3 proveedores

de soluciones que también permiten el intercambio bidireccional entre MS Project Server y SAP. A

través de mecanismos exhaustivos, éstos “puentes” permiten asegurar la consistencia de toda la

información mapeada en los sistemas.

A continuación se listan dos socios de negocio de Microsoft que ofrecen conectores con SAP:

Campana-Schott - CS Connect

The Project Group (TPG): PSLink

Por favor consulte la página oficial de Microsoft donde podrá encontrar otros socios de negocio que

puedan satisfacer este tipo de soluciones

http://www.microsoft.com/project/en-us/solutions.aspx.

Otros recursos: A continuación se muestran otros recursos en el caso de que desee desarrollar su propio conector: 1. BizTalk Server – es una solución de integración de Microsoft. BizTalk Server 2010 provee una

solución que permite a la organización conectar fácilmente sistemas diferentes. Incluye 25

adaptadores multiplataforma y una infraestructura muy robusta que permite la mensajería,

BizTalk provee la conectividad entre sistemas clave de negocio y fuera de su organización

2. Project 2010 Software Development Kit (SDK) – contiene documentación, muestra de códigos,

artículos y referencias de programación que ayudan a personalizar e integrar Project 2010 y

Project Server 2010 con una gran variedad de otras aplicaciones de escritorio y de negocio para

la administración de proyectos empresarial.

3. Business Connectivity Services overview (SharePoint Server 2010)

4. Microsoft and SAP Alliance

http://www.campana-schott.com/en/technologies/cs-connect/Pages/default.aspx

http://www.campana-schott.com/en/technologies/cs-connect/Pages/default.aspx

http://www.theprojectgroup.com/en/home.html

http://www.theprojectgroup.com/en/products-produkte-ms-project/sap-integration-pslink.html

http://www.microsoft.com/project/en-us/solutions.aspx

http://www.microsoft.com/biztalk/en/us/overview.aspx

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms512767.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee661740.aspx

http://www.microsoft.com/enterprise/partners/sap/


Resumen y Puntos Clave Esta solución fue un ejemplo del enfoque reciente y eficaz que Advisicon ha utilizado para ayudar a sus

clientes a explotar su solución de Project Server. Es importante entender que el costo y sencillez de uso

de Project Server y Project Profesional ayudan a tener una buena visibilidad y planeación de proyectos

de las organizaciones. Microsoft Project Server 2010 ayuda a las organizaciones en la toma de decisiones

para la administración de proyectos, programas y portafolios.

Esta no es una única solución. La integración de MS Project Server y SAP así como otras soluciones de

ERP, es un escenario que cada vez solicitan más los clientes de Project Server a nivel mundial. Note que

Project Server 2010 ofrece la integración predeterminada con Microsoft Dynamics SL y Dynamics AX. La

necesidad atender la proyección de recursos y la mezcla entre la información real de los sistemas de

RRHH con las asignaciones calendarizadas crecen cada vez más, obligando a la dirección administrar de

mejor manera sus recursos a través de la empresa.

Los sistemas como SAP y Microsoft’s Dynamics son los más comunes para registrar la información real

de las asignaciones de los recursos, de cualquier manera las PMO’s generalmente utilizan herramientas

como MS Project Server 2010 para realizar la planeación y proyección de la asignación de recursos y

atiendien problemas en tiempo real acerca de la capacidad organizacional de recursos.

Los siguientes puntos nos recuerdan las consideraciones vitales que se presentaron en este documento

/ Caso de Éxito.

Estas soluciones funcionan para sistemas diferentes, no sólo para SAP, incluyendo otros ERPs

como el de Microsoft, Oracle, Sage o JD Edwards, escencialmente cualquier sistema que utilice

información de bases de datos relacinoales.

Project Server 2010 en conjunto con los ERP existentes o sistemas de datos proven una solución

escalable y efectiva en costo que maximiza la capacidad de reportar y administrar la demanda y

reporte de recursos.

Ya sea que compre un módulo pre-desarrollado o debido a la complejidad de SAP y su

configuración; es mejor apicar la integración personalizada con Project Server; es posible y es

más eficiente en costo y tiempo

Los riesgos y camino de solución identificado en este documento ayuda a las organizaciones a

adoptar rápidamente un ambiente de Project Server 2010 sin dejar de utilizar los sistemas

actuales de la organización. Este enfoque permite un rápido retorno de inversión para

organizaciones con presupuestos limitados o que deseen mostrar rápidamente el potencial de

Project Server y Project Professional 2010.

Con la integración de sistemas de ERP y Project Server, es posible continuar expandiendo la

funcionalidad de generar reportes a través de la minería de datos en SharePoint Server en un

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/erp-sl-overview.aspx

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/erp-ax-overview.aspx


ambiente de Excel Services, Visio y las herramientas de generación de reportes de Microsoft

Project Server/SharePoint Server.

Glosario Enterprise Project Management (EPM) – conjunto de procesos, métodos y herramientas que no solo

sirven para planear y monitorear proyectos, sino para crear portafolios (por presupuesto, año fiscal,

línea de negocio, etc.) a esto se le conoce también como Administración del Portafolio de Proyectos.

EPM ayuda a las organizaciona a ganar visibilidad y controlar el trabajo a través de la organización,

mejorando la toma de decisiones y alineándose a la estrategia de negocio, maximizanod la utilización de

recursos, y mejorando la ejecución del portafolio para optimizar el retorno de inversión.

Línea de negocio (Line Of Business) – es un término que se refiere al conjunto de productos

relacionados que sirven a un cliente en particular, transacción o necesidad de negocio (ventas,

mercadotecnia, finanzas, soporte a clientes, etc.).

Aplicaciones de líneas de negocio ( (LOB Apps) – son aplicaciones críticas vitales para administrar una

empresa (contabilidad, cadena de suministro, aplicaciones de planeación de recursos). Las aplicaciones

generalmente son grandes aplicaciones que contienen un número integrado de capacidades y están

conectadas a un sistema de administración de bases de datos.

Administración del Portafolio de Proyectos (APP) – es un estándar recientemente adopatado que

describe la alineación del software de la organización, proyectos y portafolio para su análisis y

colaboración. APP optimiza la administración de actividades para facilitar y cubrir de manera exitosa los

objetivos de negocio y técnicos.

Project Server Interface (PSI) – es un conjunto de servicios construidos en .NET framework 3.5 y

Windows Communication Foundation (WCF). El PSI, con el motor de servicio de Project Server, muestra

la funcionalidad e información que los desarrolladores pueden utilizar para extener el uso de Project

Server e integrarlo a otras aplicaciones.

SAP – es una corporación alemana que desarrolla software para que las organizaciones adminsitren sus

operaciones y relación con clientes. Su casa matriz se encuentra en Walldorf, Baden-Württemberg, con

oficinas regionales alrededor del mundo. SAP es el líder en el mercado en soluciones de ERP.

ClickSoftware - es un proveedor de soluciones automatizadas y optimizadas para la fuerza de trabajo el

el campo de servicios de negocio. Fue fundado por el Dr. Moshe BenBassat, un profesor universitario.

ClickSoftware tiene sus raices en la academia y se utiliza para administrar y calendarización el trabajo a

través de las organizaciones.


Referencias Recursos para Microsoft Project 2010:

Información de producto

Sito web de Project 2010: http://www.microsoft.com/project

Project Team Blog: http://blogs.msdn.com/project

Casos de estudio: http://www.microsoft.com/project/en/us/customer-success.aspx

White papers: http://www.microsoft.com/project/en/us/articles-white-papers.aspx

Ayuda del Producto para el Usuario Final

Project 2010 Ayuda http://office2010.microsoft.com/project-help

Project 2010 Ayuda http://office2010.microsoft.com/project-server-help

Contenido interactivo – videos, sesiones y webcasts

http://www.microsoft.com/showcase/en/US/channels/microsoftproject

http://www.microsoft.com/events/series/epm.aspx

Imagen de demo de Project Professional 2010 y Project 2010:

Descarga: http://go.microsoft.com/?linkid=9713956

Hosted Virtual Lab: http://go.microsoft.com/?linkid=9713654

IT Professional - TechNet

Tech Center: http://technet.microsoft.com/ProjectServer

Admin Blog: http://blogs.technet.com/projectadministration

Desarrolladores - MSDN

Developer center: http://msdn.microsoft.com/Project

Programmability blog: http://blogs.msdn.com/project_programmability

¿Preguntas? Búsque o praegunte en los foros oficiales de Microsoft!

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-

US/category/projectserver2010,projectprofessional2010/

Producto de SharePoint 2010

http://sharepoint.microsoft.com

http://www.microsoft.com/project

http://blogs.msdn.com/project

http://www.microsoft.com/project/en/us/customer-success.aspx

http://www.microsoft.com/project/en/us/articles-white-papers.aspx

http://office2010.microsoft.com/project-help

http://office2010.microsoft.com/project-server-help

http://www.microsoft.com/showcase/en/US/channels/microsoftproject/

http://www.microsoft.com/events/series/epm.aspx

http://go.microsoft.com/?linkid=9713956

http://go.microsoft.com/?linkid=9713654

http://technet.microsoft.com/ProjectServer/

http://blogs.technet.com/projectadministration

http://msdn.microsoft.com/Project

http://blogs.msdn.com/project_programmability

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/category/projectserver2010,projectprofessional2010/

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/category/projectserver2010,projectprofessional2010/

http://sharepoint.microsoft.com/


Información de la Compañía Advisicon – es un socio de negocio de Microsoft con la certificación de Gold Certified Project Partner y es miebro activo de la comunidad de PPM al entregar capacitación, instalación, configuración y soporte para las aplicaciones alrededor de la administración de proyectos, programas y portafolios (como Project Server, SharePoint Server). Advisicon cuenta con oficinas alrededor de los Estados Unidos y Latinoamérica para brindar soporte a sus clientes a nivel mundial.

El equipo de Advisicon ha ayudado a compañías a implementar PMOs y automatizar y explotar la tecnología entre sistemas por más de 20 años con clientes como Nike, Intel, Hewlett Packard, Bank Of America, Scotia Bank y orgullosamente comparte este documento acerca de la integración entre Project Server con SAP/CATS.

Para información adicional por favor visite:

Home Page - www.Advisicon.com

Casos de Estudio- http://www.advisicon.com/case_studies/case_study_SAP.htm

BLOG - www.Advisiconblog.com

SAP – subsidiaria de SAP AG, SAP America administra las operaciones de NorteAmerica y sus oficinas se encuentran en Newtown Square, PA – a 15 millas del oeste de Filadelfia. SAP cuenta con 12,500 empleados en Norte América, con más de 2,000 empleados en Newtown Square y más de 10,000 empleados en los Estados Unidos.

Home Page - www.sap.com

http://www.advisicon.com/

http://www.advisicon.com/case_studies/case_study_SAP.htm

http://www.advisiconblog.com/

http://www.sap.com/

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