microsoft excel ii deo

Microsoft ExcelII deo

Poslovni fakultet

Predmet: Aplikativni softverPredavač: Violeta Tomašević

Ćelije

Ćelija (Cell) predstavlja najmanju adresabilnu jedinicu u radnom listu u koju se može smestiti podatak.

Referenciranje na podatak u ćeliji:

radna knjiga

radni list

oznaka (adresa) ćelije

Unos podataka

Načini unosa podataka u ćeliju:

putem tastature kopiranjem sadržaja druge ćelije referenciranjem na druge ćelije

• iz iste radne knjige• iz druge radne knjige

uvozom iz drugih dokumenata

Tipovi podataka koji se mogu uneti u ćeliju:

brojevni tip tekstualni tip datumski tip matematički izraz (formula)

Unos brojeva

Dozvoljeni tipovi brojeva

celi brojevi realni brojevi

definisanje separatora cifra 0 na kraju zapisa se automatski uklanja (3,40 se prikazuje kao 3,4)

pozitivni brojevi negativni brojevi

• broju prethodi znak (-)• upis broja u zagrade ( (34) odgovara broju -34)

Prikazivanje brojeva sa više cifara koji prevazilaze veličinu ćelije

automatska konverzija u prikaz u pokretnom zarezu veličina eksponenta i broj cifara se automatski podešavaju prema veličini ćelije tačnost zapisa u dokumentu se ne menja (ona je smanjena samo u prikazu broja)

Broj u funkcionalnoj liniji je potpuna brojna vrednost koja je u ćeliji D1 prikazana u

eksponencijalnom obliku

Definisanje separatora

selektovanjem opcije Tools/Options...

podrazumeva se korišćenje sistemskog decimalnog separatora datog na kartici International

promena separatora

isključi se opcija Use system separators definiše se novi separator

Polje za proveru/promenu decimalnog separatora

Unos datuma

Format datuma: dan, mesec, godina

Vrste separatora pri unosu:

separator (.) separator (/)

dani i meseci predstavljeni jednocifrenim brojem ne zahtevaju 0 ispred broja

godina se može unositi u skraćenom obliku

nakon unosa, uneti datum se automatski formatira u skladu sa sistemski podešenim formatom

Primeri: 12/5/5 daje 12.5.200527.9.67 daje 27.9.1967

Unos teksta unos običnog teksta nema specifičnosti

unos broja ili datuma kao tekstualnog podatka zahteva eksplicitno korišćenje navodnika

unos korišćenjem automatskog popunjavanja (Auto Complete) Excel prati i poredi tekući unos sa podacima ranije unetim u istoj koloni ako tekst koji se unosi počinje kao neki ranije uneti tekst, aplikacija će ponuditi automatsko popunjavanje; ponuda se prihvata pritiskom na dugme Enter

unos preuzimanjem sadržaja iz padajuće liste (Pick From Drop-down List) kursor miša se pozicionira na prvu praznu ćeliju pritiskom na desni taster miša otvara se meni i bira opcija Pick From Drop-down List što dovodi do pojave liste iz koje se bira podatak

Selektovanje ćelije

pojedinačna ćelija se selektuje pritiskom na levi taster miša čiji se kursor nalazi iznad površine ćelije

promena selekcije ćelije

pomoću miša pomoću tastature

selekcija susedne ćelije – tasteri za navigaciju (strelice levo, desno, gore i dole) selekcija prve ćelije u tekućem redu – taster Home selekcija prve ćelije u radnom listu (A1) – tasteri Ctrl+Home selekcija poslednje ćelije u tekućem redu u koju je unet podatak – tasteri Ctrl+End preskakanje grupe od 12 ćelija u koloni (vertikalno kretanje) – tasteri Page Up i Page Down

Selektovanje opsega ćelija

selektovanje opsega susednih ćelija

pomoću miša (levi taster miša, razvlačenje do željenog opsega i otpuštanje miša)

pomoću tastature (taster Shift, razvlačenje opsega primenom tastera za navigaciju i otpuštanje tastera Shift)

selektovanje opsega ćelija koje nisu susedne

kombinacijom tastature i miša (Crtl, selektovanje pojedinačne ćelije pomoću miša i otpuštanje Crtl)

Selektovanje radnog lista

Selektovanje svih ćelija u jednom radnom listu:

dugme Select All u gornjem levom uglu radnog lista

Ctrl+A kombinacija tastera na tastaturi koja manifestuje različito ponašanje u zavisnosti od sadržaja radnog lista i trenutne pozicije kursora:

radni list sadrži podatke raspoređene u više grupa

o tekuća pozicija kursora na ćeliji sa podatkom u okviru neke grupe – selektuje se samo ta grupa podataka

o tekuća pozicija kursora na ćeliji koja se graniči sa podacima neke grupe – selektuju se granične grupe podataka

o tekuća pozicija kursora na ćeliji koja se nalazi van bilo koje grupe podataka – selektuje se ceo radni list

Promena dimenzija ćelija (1)

promena visine jednog reda (row hight) ili širine jedne kolone (column width)

pomoću miša pozicioniranog u prostoru oznaka vrsta/kolona na donju ivicu vrste, odnosno desnu ivicu kolone

promena dimenzija opsega vrsta ili kolona

definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row Height.../Column Width... iz popup menija

definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row/Height... i Column/Width... iz Format menija


promena širine svih kolona u radnom listu (korisno kada je poznata veličina podataka koji se unose)

definisanje standardne širine

o u broju karaktera standardnog fonta – obično Arial,10o kao širina jednog karaktera uzima se prosečna širina cifara 0-9 u standardnom fontu

opcija Column/Standard Width... iz Format menija


automatsko podešavanje širine kolona kada su podaci već uneti

posledica: svi podaci u kolonama vidljivi opcija Column/Autofit Selection iz Format menija

automatsko podešavanje visine vrsta kada su podaci već uneti

posledica: svi podaci u vrstama vidljivi opcija Row/Autofit iz Format menija

Editovanje sadržaja (1)

unos podataka – najzahtevniji posao za korisnika

velike količine podataka mogućnost greške ispravljanje grešaka

editovanje

unos novog sadržaja brisanje postojećeg sadržaja zamena postojećeg sadržaja novim sadržajem

potvrda bilo koja akcije editovanja: taster Enter


Undo dugme

Lista zapamćenih akcija

Excel prati određeni broj akcija korisnika i pamti promene koje su one izazvale

slučajna greška (neželjena zamena sadržaja ćelije) se ispravlja poništavanjem zapamćenih akcija, sukcesivno korak po korak

Undo - mogućnost vraćanja u prethodno stanje

opcija Undo iz Edit menija – poništavanje poslednje akcije dugme Undo u standardnoj paleti sa alatima – poništavanje niza skorih akcija

Redo - mogućnost vraćanja akcija poništenih sa Undo, čime je obezbeđena potpuna kontrola akcija

opcija Redo iz Edit menija – povratak na stanje pre Undo akcije

dugme Redo u standardnoj paleti sa alatima – poništavanje niza Undo akcija


Redo lista

Redo dugme

Kopiranje sadržaja (1)

tradicionalno kopiranje sadržaja ćelije/opsega ćelija (u isti radni list, drugi radni list, drugu radnu knjigu)

opcije Copy i Paste iz Edit menija dugmad Copy i Paste u standardnoj paleti sa alatima kombinacija tastera na tastaturi: Ctrl+C za akciju Copy, Ctrl+V za akciju Paste

kopiranje sadržaja pomoću miša i tastera Ctrl na tastaturi (u isti radni list)

kopiranje sadržaja pomoću miša i tastera Ctrl i Alt na tastaturi (u drugi radni list)

Kopiranje sadržaja (2)

kopiranje sadržaja u susedne ćelije po vrsti/koloni - automatsko popunjavanje (Autofill)

Excel omogućava rukovanje postupkom kopiranja (Copy Handle) na osnovu toga što prati tip podataka i prepoznaje pravila njihovog unošenja

jednostavno kopiranje sadržaja popunjavanje serije (uvećanje za jedan u svakoj sledećoj ćeliji) kopiranje formata ćelije (niz svojstava – tip, dimenzije, izgled, itd.) kopiranje sadržaja bez formata (kopirani podatak je u podrazumevanom tipu)

Brisanje sadržaja (1) brisanje sadržaja selektovane ćelije/opsega ćelija

taster Delete na tastaturi (prazna ćelija ostaje u radnom listu)

opcije Shift cells left/Shift cells up iz prozora koji se otvara opcijom Delete... iz popup menija (prazna ćelija se briše iz radnog lista)

o popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih ćelija u levoo popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih ćelija na gore

Brisanje sadržaja (2)

precizno upravljanje brisanjem sadržaja

podopcije opcije Clear iz Edit menija

o All – brišu se i sadržaj i format ćelija

o Formats – briše se samo format ćelija

o Content Del – briše se samo sadržaj, a format ostaje

o Comments – briše se opcioni komentar koji se može dodati ćeliji

Serije podataka (1)

Serije predstavljaju nizove podataka koji se često koriste. One mogu da sadrže brojeve, datume i namenske liste. Njihova upotreba omogućava efikasan unos podataka, kao i znatne vremenske uštede.

Generisanje serija brojeva i datuma

započeti pravljenje serije, a zatim selektovati ćeliju od koje treba nastaviti seriju

razvući selekciju desnim tasterom miša do željenog opsega

otpustiti taster miša, nakon čega se pojavljuje popup meni u kome treba selektovati opciju Series..., nakon čega se otvara dijalog na slici

u dijalogu selektovati opcije koje odgovaraju željenoj seriji

Serije podataka (2)

Namenske serije sadrže podatke koje se odnose na konkretne slučajeve, na primer na jedno preduzeće (lista zaposlenih, poslovni partneri i sl.).

Generisanje namenskih serija

uneti seriju podataka i selektovati skup ćelija sa unetim podacima

izabrati opciju Tools/Options… i karticu Custom Lists

Pritisnuti dugme Import, i lista će biti uneta u spisak lista

Serije podataka (3)

Korišćenje namenskih serija

u neku ćeliju radnog lista uneti jedan element iz postojeće serije

selektovati tu ćeliju

levim tasterom miša razvući selekciju do opsega koji se želi popuniti serijom; tokom razvlačenja, alatka Screen Tip će pokazivati do kog podatka serije se trenutno stiglo

nakon otpuštanja miša, serija će biti automatski uneta u selektovani opseg ćelija

Imenovanje skupa ćelija (1)

Omogućava brži i lakši pristup pojedinim ćelijama ili blokovima ćelija korišćenjem logičkih imena umesto adresa. Ćelije ili blokovi koji se imenuju ne moraju biti susedni.

Logička imena se mogu koristiti u formulama, prilikom štampanja, crtanja dijagrama ili filtriranja.

Pri zadavanju logičkih imena pogodno je koristiti konvencije konzistentnog imenovanja, kao i kraća imena.

Logička imena

ne mogu počinjati brojem ne mogu predstavljati adresu (na pr. FQ1999) ne mogu da sadrže znak za razmak ili znakove interpunkcije, već samo znak za podvlačenje (Proizvodnja_1999)


Postupak zadavanja imena

selektovati ćeliju ili skup ćelija (za selekciju nesusednih ćelija koristiti taster Ctrl)

izabrati opciju Insert/Name/Define…, nakon čega će se otvoriti dijalog na slici

u polje Names in workbook uneti željeno ime i pritisnuti dugme OK

Brži metod za imenovanje skupova ćelija je da se nakon selekcije željenog skupa ćelija koristi polje Name Box u liniji za formule. Nakon unosa imena u navedeno polje, neophodno je pritisnuti taster Enter.


Pristup imenovanim ćelijama

pristisnuti strelicu na padajućoj listi polja Name Box u liniji za formule

izabrati željeno ime, nakon čega će se na radnom listu automatski selektovati skup ćelija koji odgovara tom imenu

Uklanjanje imena skupa ćelija

izabrati opciju Insert/Name/Define…, nakon čega će se otvoriti dijalog sa listom svih definisanih imena

iz liste izabrati ime i aktivirati dugme Delete, a zatim i dugme OK

Find what – polje za unos kriterijuma za pretraživanjeo Načini pretraživanja

• Within – definiše mesto pretrage (radni list ili cela radna knjiga)• Search – definiše vrstu pretrage (po vrstama ili kolonama)• Look in – definiše sadržaj koji se pretražuje(formule, vrednosti ili komentari)

o Match case – neophodnost podudaranja veličine slova (velika/mala slova)o Match entire cell contents – neophodnost podudaranja sa sadržajem cele ćelije

Pretraživanje sadržajaAko radna knjiga sadrži veliku količinu podataka, javlja se problem njihovog pronalaženja. Otežavajuća okolnost je što podaci tada nisu vidljivi u jednom prozoru.

Pronalaženje željenog sadržaja na radnom listu primenom opcija na kartici Find koja se dobija aktiviranjem opcije Edit/Find... ili kombinacijom tastera Ctrl+F:

Sortiranje podataka

Sortiranje omogućava bolji pregled podataka sadržanih u radnom listu.

Načini sortiranja

brojeva – po rastućoj ili opadajućoj vrednosti tekstualnog sadržaja – po alfabetskoj vrednosti raznovrsnih podataka – višekriterijumsko sortiranje

Sortiranje se radi po kolonama, tj. redosled podataka se menja samo u selektovanoj koloni pritiskom na dugme u paleti sa alatima Sort Ascending (za rastući redosled), odnosno Sort Descending (za opadajući redosled). Pošto podaci po vrstama nisu povezani, neophodno je selektovati sve kolone u kojima se očekuje promena redosleda podataka.

Višekriterijumsko sortiranje opcija Data/Sort... omogućava sortiranje po najviše tri kriterijuma, tj. tri kolone, uz zadavanje redosleda sortiranja (rastući/opadajući)

dodatne opcije sortiranja prema korisnički definisanim kriterijumima (korisnički definisanim listama) dobijaju se pritiskom na dugme Options...

Praćenje izmena (1)

Excel omogućava praćenje svih izmena urađenih u radnoj knjizi korišćenjem alatke Track Changes.

Za svaku izmenu može se videti:

koja osoba je unela taj sadržaj kog datuma je sadržaj unet u koje vreme je sadržaj unet

Praćenje izmena je korisno:

ako više korisnika radi na istoj radnoj knjizi ako jedan korisnik radi na radnoj knjizi

Praćenje izmena (2)Aktiviranje alatke Track Changes

izabrati opciju Tools/Track Changes/Highlight Changes... nakon čega se otvara dijalog na slici označiti polje za potvrdu Track Changes While Editing definisati način praćenja označavanjem i zadavanjem When, Who i Where polja (u Where polju se definiše opseg ćelija u kojima će se pratiti izmene) pritisnuti dugme OK, čime započinje praćenje budućih izmena

opcija Highlight changes on screen omogućava da ćelije sa izmenama budu označene na ekranu (indikator je mali trougao u gornjem levom uglu)

opcija List changes on a new sheet omogućava da se na posebnom listu zapisuju sve učinjene izmene (na jednom mestu za celu radnu knjigu)

Praćenje izmena (3)Prihvatanje i odbacivanje učinjenih izmena

izabrati opciju Tools/Track Changes/Accept or Reject Changes... nakon čega se otvara dijalog na slici

odlučiti koje izmene će biti pregledaneo polje When: promene koje još nisu pregledane, ili promene napravljene posle određenog datuma i vremenao polje Who: svi korisnici, svi korisnici osim vas, neki posebni korisniko polje Where: opeg ćelija, ceo radni list (prazno polje)

pritisnuti dugme OK, čime započinje pregled izmena

svaka izmenjena ćelija se automatski označi markerom, a zatim se u posebnom dijalogu Accept or Reject Changes prikažu njene izmene

izmena se prihvata pritiskom na dugme Accept u dijalogu, a odbacuje pritiskom na dugme Reject, pa se prelazi na nalaženje sledeće izmene

Komentari sadržaja ćelija (1) Sadržaj ćelije ponekad zahteva i dopunske informacije koje se datoj ćeliji mogu dodati u vidu komentara.

Ćelije koje sadrže komentar imaju indikator u vidu malog crvenog trougla u gornjem desnom uglu. Komentar se pojavljuje svaki put kad se kursor miša nađe iznad ćelije.

Dodavanje komentara

selektovati ćeliju kojoj treba dodati komentar izabrati opciju Insert/Comment, nakon čega će se pojaviti žuti prozor za komentar uneti tekst komentara i preći na bilo koju drugu ćeliju da bi komentar bio zapamćen

Uklanjanje/editovanje komentara

pritisnuti desni taster miša koji je pozicioniran na željenu ćeliju u popup meniju aktivirati opciju Delete/Edit Comment

Komentari sadržaja ćelija (2) Različiti korisnici istog radnog lista mogu formirati komentare koji različito izgledaju (drugačija boja pozadine, fontovi itd.)

Za svaki pojedinačni komentar može se podesiti da li će se stalno prikazivati na ekranu ili ne (opcija Show/Hide Comments iz popup menija).

Prikaz svih komentara/indikatora na radnom listu se može postići korišćenjem opcije Comment indicator only/Comment and Indicator u okviru kartice View koja se dobija aktiviranjem opcije Tools/Options…

Komentari se mogu štampati zajedno sa sadržajem radne knjige na mestu gde se pojavljuju u radnom listu na kraju radnog lista

Način štampanja komentara se podešava selekcijom iz liste Comments u okviru kartice Sheet koja se dobija aktiviranjem opcije File/PageSetup...

Podršku za rad sa komentarima omogućava paleta alata Reviewing.

Povezivanje podataka (1)

Kopiranje sadržaja iz radnog lista na neku drugu lokaciju štedi vreme i rad, ali dalja veza između ovih sadržaja ne postoji, tj. promena u originalnom sadržaju ne reflektuje se na njegovu kopiju.

Povezivanje podataka uspostavlja vezu između izvornog (originalnog) materijala i odredišnog materijala, tako da se sve promene u izvornom materijalu ažuriraju u odredišnom materijalu.

Veza između izvora i odredišta koristi OLE (Object Linking and Embedding) protokol za povezivanje i ugradnju objekata.


Uspostavljanje veze

otvoriti i snimiti radne knjige u kojima će biti izvorni i odredišni sadržaj

kopirati izvorni sadržaj na odredište, čime će on postati povezani objekat

na odredišnom radnom listu u kopiranom sadržaju selektovati ćeliju od koje treba da započnu povezani podaci

aktivirati opciju Edit/PasteSpecial... nakon čega se otvara dijalog na slici

izabrati željene opcije u dijalogu koje se odnose na umetnuti materijal (obično je dovoljna opcija All)

pritisnuti dugme Paste Link čime je veza uspostavljena


nakon uspostavljanja, vezu treba proveriti promenom nekog podatka u izvornom sadržaju, što treba da se odrazi i na odredišni sadržaj

na odredištu, povezana ćelija u polju za formulu ima izvorišnu lokaciju od koje potiče podatak u toj ćeliji koja sadrži:

ime radne knjige unutar zagrada [] ime radnog lista nakon čega sledi ! ime opsega ili referencu ćelije

Primer: =[Chapt3.xls]Table!D8


Nakon otvaranja radne knjige koja sadrži jednu ili više veza sa drugim radnim knjigama, veze se moraju ažurirati u skladu sa promenama koje su se u međuvremenu desile.

U trenutku otvaranja radne knjige sa vezama

ako su sve radne knjige sa kojima je ona povezana otvorene, Excel automatski ažurira sve veze

ako neka od knjiga sa kojima je ona povezana nije otvorena, dobiće se odgovarajuće upozorenje; korisnik može da izabere ažuriranje veze, ili da to ostavi za kasnije a da postojeći sadržaj ostane nepromenjen


Ažuriranje veze

veze se mogu ažurirati samo u okviru odredišnog dokumenta

ažuriranje otpočinje izborom opcije Edit/Links... u odredišnom dokumentu, nakon čega se otvara dijalog na slici

u listi izvornih dokumenataodabrati vezu koju treba ažurirati

pritisnuti dugme Update Values, i napustiti dijalog sa Close

dugme Break Link služi za prekid veza između dokumenata

microsoft excel ii deo

Documents