Microsoft Excel 2000

Perfectionnement& Les macros

H E R V E B A Z U R E A U

TTABLEABLE DESDES M MATIÈRESATIÈRESLes formules de calcul .............................................................................................................................................. 4

Utiliser la somme automatique .......................................................................................................................... 4 Multiplier / Diviser / Soustraire ....................................................................................................................... 7

Les fonctions statistiques ......................................................................................................................................... 9 Fonction Max / Min / Moyenne / NB .............................................................................................................. 9

Les références relatives / Absolues ........................................................................................................................ 11 Les cellules relatives ....................................................................................................................................... 11 Vérifier une formule ........................................................................................................................................ 13 Les cellules absolues ....................................................................................................................................... 13

La fonction si ......................................................................................................................................................... 15 Les fonctions logiques ..................................................................................................................................... 15 Les fonctions logiques imbriquées .................................................................................................................. 17

Nommer des cellules / des formules ...................................................................................................................... 18 Identifier une plage nommée ........................................................................................................................... 19 Nommer une plage se trouvant sur une autre feuille de calcul ....................................................................... 19

Les graphiques ........................................................................................................................................................ 21 Connaître les familles de graphiques. ............................................................................................................. 21 Créer / Modifier un graphique ........................................................................................................................ 22 Rappeler et modifier les caractéristiques du graphique ................................................................................... 28 Format de graphique ........................................................................................................................................ 29 Emplacement du graphique ............................................................................................................................. 30 Supprimer un graphique. ................................................................................................................................. 30 Accéder aux caractéristiques d’un élément du graphique. .............................................................................. 31 Accéder aux caractéristiques d’un axe du graphique. ..................................................................................... 31 Modifier les caractéristiques du quadrillage d’un graphique. ......................................................................... 32 Les Graphiques en 3Dimensions - 3D ............................................................................................................. 33 Modifier la rotation du graphique. .................................................................................................................. 33 Modifier la perspective du graphique. ............................................................................................................. 34

Les bases de données : ............................................................................................................................................ 35 Le fichier de données. ..................................................................................................................................... 35 Saisir une base de données. ............................................................................................................................. 36 Trier les données d’une base de données. ....................................................................................................... 37 Menu Données / Trier. .................................................................................................................................... 37 Menu Données / Filtre. .................................................................................................................................... 38 Personnalisé. .................................................................................................................................................... 39 Menu Données / Filtre. .................................................................................................................................... 40 Filtres élaborés. ............................................................................................................................................... 40 Extraction sans doublon. ................................................................................................................................. 41 Exemple de création d’un filtre élaboré : ........................................................................................................ 41 Ajouter / Modifier les fiches d’une base de données. ..................................................................................... 42 Menu Données / Formulaire… ........................................................................................................................ 42

Fonction BDSOMME ............................................................................................................................................ 42 BDSOMME ............................................................................................................................................................. 42 ................................................................................................................................................................................. 43 Cumuls de tableaux : .............................................................................................................................................. 44

Utiliser les consolidations .............................................................................................................................. 44 Mise en forme conditionnelle : ................................................................................................................................ 48 Protéger une feuille de calcul : ................................................................................................................................ 50

Protéger des cellules / une feuille de calcul ................................................................................................... 50 Figer les volets ............................................................................................................................................... 52 Fractionner une fenêtre ................................................................................................................................... 53

Les tables ................................................................................................................................................................ 54 Table à double entrée. ..................................................................................................................................... 54 Utiliser la fonction recherche V ..................................................................................................................... 57

Les simulations ....................................................................................................................................................... 58 Créer des scénarios .......................................................................................................................................... 58 La valeur cible ................................................................................................................................................. 63

................................................................................................................................................................................ 65 Les tableaux croisés : .............................................................................................................................................. 66

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Créer des tableaux croisés dynamiques .......................................................................................................... 66 Listes personnalisées ....................................................................................................................................... 67 Assistant Tableau croisé dynamique ............................................................................................................... 69 Les options ...................................................................................................................................................... 71 Tableau croisé avec sources multiples ............................................................................................................ 88

Les modèles ............................................................................................................................................................ 92 Créer un modèle .............................................................................................................................................. 92

Les annotations : ...................................................................................................................................................... 93 Insérer des annotations ou commentaires ....................................................................................................... 93 Créer un commentaire ..................................................................................................................................... 93

Le mode plan : ......................................................................................................................................................... 95 Le plan. ............................................................................................................................................................ 95 Création Automatique ..................................................................................................................................... 95 Pour établir le plan ......................................................................................................................................... 95 Manuelle .......................................................................................................................................................... 96 Sous totaux ...................................................................................................................................................... 96 Les symboles du plan ...................................................................................................................................... 96 Suppression d'un plan ...................................................................................................................................... 97 Objets dessinés 2D .......................................................................................................................................... 98 Objets dessinés 3D .......................................................................................................................................... 99 La Macro-commande: .................................................................................................................................. 106 La Macro-fonction: ...................................................................................................................................... 106 Enregistrer une Macro ................................................................................................................................... 106 Exécuter une Macro ..................................................................................................................................... 107 Macros interactives ....................................................................................................................................... 109

Utilisez la barre outils « Formulaire » pour ajouter et associer les boutons aux macros. ..................................... 110 Enregistrement d'une macro-commande et de son affectation à un bouton personnalisé ..................................... 111

Création d'un format personnalisé: ................................................................................................................ 112 Création du bouton personnalisé et affectation de la macro ......................................................................... 112 Personnaliser une barre d'outils: .................................................................................................................... 115 Éditer le bouton personnalisé: ....................................................................................................................... 117

Les formulaires ..................................................................................................................................................... 120 Comment créer un formulaire? ..................................................................................................................... 120 Zone de liste modifiable ................................................................................................................................ 120

Touches de raccourcis. .......................................................................................................................................... 124 Index. .................................................................................................................................................................... 126

1-

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Les formules de calcul

Utiliser la somme automatique

• Démarrez Excel puis cliquez dans la cellule B3 (elle devient la cellule active).• Tapez un chiffre, 150 par exemple, et appuyez sur la touche Entrée.

Le pointeur se positionne sur la cellule qui se trouve en dessous. Si au lieu d'appuyer sur la touche Entrée, vous utilisez une des touches fléchées, le pointeur ira dans la direction choisie.

• Tapez un autre chiffre. Faites-en autant sur d'autres cellules vers le bas, jusqu'à ce que vous ayez cinq nombres à calculer (ils occupent les cellules B3 à B7).

• Soit : 255, 45, 12, 185.

Un calcul s'effectue à l'aide d'une formule. Elle peut être tapée directement dans la cellule qui doit l'utiliser ou dans la barre de formule qui se trouve juste au-dessus de la feuille de calcul. Excel contient des dizaines de fonctions permettant de créer des formules adaptées à toutes sortes de calculs (arithmétique, financier, ...).

• Tapez la formule suivante dans la cellule active B8, juste sous les colonnes de chiffres dont vous voulez obtenir le total :

=SOMME(B3:B7)

Appuyez ensuite sur la touche Entrée. Le résultat apparaît aussitôt.

Excel se sert de la formule pour calculer. Elle apparaît dans la barre de formule.

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Dans l'exemple ci-dessus, nous avons effectué l'addition des chiffres contenus dans une plage de cellules à l'aide de la fonction SOMME().

Les opérations peuvent aussi être entrées directement Exemple : =B3+DI2-B5

Dans Excel 2002, des balises de détection d'erreur apparaissent automatiquement si la formule que vous venez de saisir est erronée. Cette balise ressemble à un petit panneau de signalisation Danger placé à côté de la cellule à vérifier.

Exemple : vous souhaitiez calculer la somme d'une colonne de chiffres. Si cette colonne ne s'étend pas jusqu'à la cellule située au-dessus de celle qui contient la formule, Excel pense que vous avez peut-être oublié d'inclure des chiffres et vous le signale.

LA NOTION DE FONCTION

Le mot Somme, qui est en fait la fonction Somme, peut être tapé en minuscules ou en majuscules. Excel ne fait pas la différence. Remarquez le signe =. Il indique à Excel que le mot qui suit est une fonction.

Notez bien que le signe n'est indispensable qu'au début d'une formule, car c'est à ce moment qu'Excel doit déterminer s'il a affaire à un simple texte (un libellé par exemple) ou à une fonction. Exemple : =SOMME(C5:FI2)/ABS(A3). Comme, on le constate, la fonction ABS, qui donne la valeur absolue d'un nombre, est dépourvue du signe =.

Si vous êtes bloqué dans une cellule ou dans une formule la touche Echap est la "touche miracle" d'Excel.

LE RÔLE DES PARENTHÈSES

Elles indiquent à la fonction ce qu'elle doit calculer. Toute parenthèse ouverte doit être fermée. Si une parenthèse est oubliée dans une formule simple, Excel l'ajoute automatiquement.

Une parenthèse n'indique une plage que quand elle contient deux références de cellules séparées par un double point, par exemple: (C5:Fl2). Lorsqu'un seul nombre est mis entre parenthèses, Excel le considère comme un nombre négatif : (120) deviendra -120.

Les parenthèses sont aussi utilisées pour scinder une formule complexe en modules.

LES PLAGES DE CELLULES

Le dernier élément de la formule se manifeste par un double point :. Ce signe est un séparateur qui indique l'étendue d'une plage de cellules, c'est-à-dire un ensemble de cellules contiguës.

Vous pouvez aussi sélectionner directement la plage à calculer:• Tapez une liste de chiffres. Le sens, en lignes ou en colonnes, importe peu.• Activez la cellule devant recevoir le résultat.• Tapez : =SOMME (

Veillez à utiliser le signe = et à ouvrir la parenthèse. • Cliquez dans la première cellule de la plage à calculer puis, bouton de la souris

enfoncé, tirez le rectangle de sélection (un cadre en pointillé) jusqu'à ce qu'il recouvre toutes les cellules à calculer. Remarquez l'info-bulle à droite du pointeur. Elle indique le nombre de lignes et de colonnes sélectionnées.

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• Relâchez le bouton de la souris. Appuyez ensuite sur Entrée. Le rectangle de sélection disparaît et le résultat apparaît.

La sélection d'une plage de cellules avec la souris est plus conviviale que de taper les références au clavier.

LES ZONES

Les zones sont des plages de cellules contiguës, par opposition aux plages de cellules qui peuvent être dispersées dans une feuille de calcul. Une seule cellule peut être considérée comme une zone.

LES OPÉRATEURS ARITHMÉTIQUES

Voici les opérateurs des quatre opérations :+ Addition- Soustraction* Multiplication/ Division

D'autres calculs simples font appel à des fonctions spéciales :Pourcentage. Elle s'effectue avec une formule du type =SOMME(C1*1,25), si l'on

veut appliquer une augmentationde25 %à la cellule C1.Pour obtenir un résultat suivi du symbole %, il faut recourir à la mise en forme

Pourcentage (Format – Cellule). Racine carrée. Elle s'obtient à l'aide de la fonction =RACINE. Exemple:

=RACINE(2) donne pour résultat 1,41421356.Puissance. Elle est calculée par la fonction =PUISSANCE. Exemple:

=PUISSANCE(2;3) donne pour résultat 8.Un autre séparateur est utilisé : le point-virgule. Il sépare les différents arguments

d'une formule. Dans l'exemple =PUISSANCE(2;3), le séparateur sépare le chiffre, à gauche, de la puissance, à droite.

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Multiplier / Diviser / Soustraire

LES OPÉRATIONS SIMPLES

Excel sait calculer des données que vous lui fournissez sous plusieurs formes :

Quel que soit le nombre de chiffres qui apparaît dans une cellule, Excel stocke sa valeur avec quinze chiffres significatifs. Si une précision supérieure est exigée, Excel affiche les nombres supplémentaires sous la forme de zéros supplémentaires ajoutés à droite du chiffre.

Des chiffres. Vous les tapez directement dans une cellule. Exemple: 1234,56.

Des opérations arithmétiques. Vous devez les faire précéder du signe égal. =12,58+13,55-0,98. Si vous omettez le signe égal, qui indique à Excel qu'il doit procéder à un calcul, l'opération est simplement posée mais n'est pas effectuée. Au lieu d'afficher le résultat, c'est-à-dire 25,15, il afficherait simplement 12,58+13,55-0,98.

Des plages. Ce sont des ensembles de cellules. Exemple : C5:F12. Dans une formule, une plage est toujours entre parenthèses.

Des cellules. Vous indiquez à Excel d'intégrer dans le calcul le contenu d'une cellule. Exemple: =SOMME(C5:FI2)-A2 donnera le total de la plage C5 :F12 duquel sera retranchée la valeur qui se trouve dans la cellule A2.

Les fonctions automatiques rendront bien des services dans la vie quotidienne. Tous ceux qui utilisent fréquemment un tableur connaissent cette situation où quelqu'un demande de faire rapidement la somme de quelques cellules, juste pour information.

Il suffit de sélectionner la plage de chiffres à totaliser et de lire le résultat directement dans la barre d'état.

• Une liste de chiffres étant présente dans la feuille de calcul, sélectionnez les chiffres dont vous voulez connaître la somme.

• Lisez la somme de la sélection dans la barre d'état d’Excel.

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Cette fonction sait aussi déterminer la valeur minimale ou maximale d'une plage de cellules, faire la moyenne ou compter des cellules. Pour accéder à ces fonctions ;

• Cliquez du bouton droit dans la fenêtre de la Somme automatique. Le menu contextuel apparaît. Il comprend les options suivantes :

Aucun. Désactive le calcul automatique.Moyenne. Affiche la moyenne de la plage sélectionnée. Compteur. Affiche le nombre de cellules contenant des chiffres, du texte ou une

formule. Les cellules vides ne sont pas comptées.Chiffre. Affiche le nombre de cellules contenant des chiffres ou une formule. Celles

qui contiennent du texte ou qui sont vides ne sont pas comptées.Max. Indique la valeur maximale d'une cellule de la plage. Min. Indique la valeur minimale d'une cellule de la plage. Somme. Totalise les chiffres et le résultat des formules présentes dans la plage de

cellules.

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Les fonctions statistiques

Fonction Max / Min / Moyenne / NB

• MAX : =MAX(C4:E4)Renvoie le plus grand nombre de la série de valeurs.• MIN : =MIN(C4:E4)Renvoie le plus petit nombre de la série de valeurs.• MOYENNE : =MOYENNE(C4:E4)Renvoie la moyenne (arithmétique) des arguments.• NB : =NB(B4:E4)Détermine le nombre de cellules contenant des nombres et les nombres compris dans la liste des arguments. En incluant des zones de textes Ex : =NB(B4:E4).• Saisissez le tableau suivant et insérez les différentes fonctions.

• Calculez les sommes pour les trois villes ainsi que les totaux.• Sélectionnez la cellule F4.• Sélectionnez dans le menu : Insertion – Fonction.• Utilisez la fonction Somme().

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Les références relatives / Absolues

Les notions de cellules relatives et absolues sont les plus importantes, car elles régissent toutes les feuilles de calcul comprenant des formules, aussi modestes soient-elles.

Les cellules relativesDans Excel, par défaut, toutes les cellules sont relatives, Si nous créons une formule

qui va chercher une information dans une cellule située à deux colonnes à gauche, sur la même ligne, et que nous recopions cette cellule ailleurs dans la feuille de calcul la formule recopiée ira toujours chercher l'information deux colonnes à gauche. C'est ce qui se passe en dessous, la table de multiplication par 7. La barre de formule montre la formule utilisée dans la cellule F4 :

=SOMME(D4*B4)

La cellule F4 contient la somme de la cellule D4 multipliée par la cellule B4. Si nous examinions la cellule du haut, nous lirions =SOMME(D3*B3). Celle du bas contient en toute logique la formule =SOMME(D5*B5), et ainsi de suite jusqu'à la fin de la table.

Les cellules de cette table de multiplication sont toutes relatives.

Si vous souhaitez afficher la table de 4, Vous allez devoir taper 4 dans une cellule, copier cette valeur en cliquant sur Edition, Copier (ou, plus rapidement, en appuyant sur les touches Ctrl+C) puis sélectionner la plage de cellules F3:F12 etc… La procédure risque d’être longue et fastidieuse.

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Il est plus simple faire apparaître le multiplicateur qu'à un seul endroit et de faire en sorte que toutes les cellules s'y réfèrent. Nous placerons le multiplicateur dans la feuille de calcul puis nous ferons en sorte que toutes les cellules de la plage s’y réfèrent.

• Tapez le chiffre 7 à proximité de la table de multiplication, dans la cellule F1 par exemple.

• Tapez la formule suivante dans la cellule D3 : =Fl

Cette formule indique à la cellule active qu'elle est maintenant équivalente à la cellule F1. La multiplication est correcte, copions cette formule dans les neuf autres cellules.

• Cliquez sur Edition, Copier afin de copier la cellule (ou appuyez sur les touches Ctrl+C).

Nous la collerons maintenant dans les neuf cellules devant recevoir le multiplicateur :

• Sélectionnez la plage de cellules D4:DI2 puis cliquez sur Edition, Coller (ou appuyez sur les touches Ctrl+V).

La table de multiplication est complètement fausse ! Ce dysfonctionnement, est simple, la cellule qui avait été copiée est relative. Chaque cellule recopiée fait référence à une cellule située deux colonnes vers la droite et deux lignes vers le haut. Le report de cette référence fausse évidemment le calcul.

Cette table de multiplication est fausse, car les cellules de la plage D3 :D12 sont relatives et ne font pas toutes référence à la cellule Fl, qui contient le multiplicateur.

Remarquez les dièses dans certaines cellules : comme elles ne sont pas assez larges pour afficher un nombre à trois ou quatre chiffres, Excel utilise ce moyen plutôt que d'afficher des chiffres tronqués, ce qui pourrait induire l'utilisateur en erreur. Les chiffres

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ainsi masqués sont cependant actifs et pris en compte dans les calculs. Dans Excel 2002, immobiliser le curseur un instant au-dessus d'une cellule pleine de dièses affiche une info-bulle qui montre la valeur masquée.

Si une cellule contient l'erreur de valeur #REF, c'est sans aucun doute parce que la formule qui s'y trouve fait référence à une cellule qui n'est pas valide.

Vérifier une formuleUn moyen très rapide permet de vérifier si une formule utilise les cellules requises :

• Cliquez dans la cellule à tester.• Dans la barre de formule, cliquez sur la formule qui pose problème.

Excel affecte une couleur à chaque cellule figurant dans la formule et entoure la cellule d'un cadre de la même couleur.

Les cellules absoluesLa cellule contenant le multiplicateur est ce que l'on appelle une cellule absolue, c'est-

à-dire une cellule vers laquelle d'autres doivent faire référence quoi qu'il arrive. C'est le signe $ (dollar) qui indique à Excel qu'une cellule est absolue. Il peut être utilisé de plusieurs façons :

$D$5 : la cellule se trouvant à l'intersection de la colonne D et de la ligne 5 est absolue.

$D5 : seule la colonne D est absolue. La ligne reste relative.D$5 : la colonne D est relative, la ligne 5 est absolue.

Les deux dernières options sont utilisées pour des formules qui concernent des listes ; laisser une partie de la référence relative, la ligne par exemple, autorise Excel à la modifier pendant une recopie. La référence à la ligne sera toujours maintenue alors que la référence à la colonne reste verrouillée. Ainsi, nous aurons $D5, SD6, $D7, $D8... Ou encore D$5, E$5, F$5, G$5...

Nous pouvons maintenant corriger la table de multiplication :• Cliquez sur la cellule D3.

Dans la barre de formule, • remplacez =FI par =$F$l ; appuyez ensuite sur la touche Entrée.• Appuyez sur les touches Ctrl+C pour copier la formule.• Sélectionnez la plage de cellules D4:DI2.

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• Appuyez sur les touches Ctrl+V pour coller la formule.

La table de multiplication est correcte. • Changez la valeur dans la cellule F1 : tous les multiplicateurs de la cible sont

automatiquement mis à jour.

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La fonction si

Les fonctions logiques

Les fonctions logiques permettent de déterminer si le contenu d’une cellule est VRAI ou s'il est FAUX. Il s'agit du résultat d'une condition préalable indiquant qu'une limite a été atteinte : une date, un plafond de crédit, valeur mathématique, etc.

La fonction SIImaginons une feuille de calcul qui afficherait des crédits dans la colonne C et des

débits dans la colonne D. Pour augmenter la lisibilité de la feuille et la rendre plus efficace, nous ne voulons afficher que le résultat correspondant à la situation en cours. La cellule C7 affiche un crédit restant de 12 479,43 €. Bien entendu si le solde avait été débiteur, il se serait affiché dans la cellule D7, présentement vide.

• Mettez en forme le tableau en suivant les étapes :• Saisissez C3, D3, C5, D5 comme sur l’exemple

La fonction SI affiche un crédit ou un débit selon la valeur testée.

Il va de soi que pour placer un résultat là où il doit apparaître, Excel doit pouvoir tester le bien-fondé de son affichage. Nous allons utilisé la fonction =SI. Sa syntaxe est la suivante :

=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

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En langage clair, elle peut se lire de la façon suivante : SI (l'opération que voici ; si elle est vérifiée on fait cela ; autrement on fait cela). Dans la cellule C7 de l’exemple, nous avons utilisé la formule suivante :

• Insérez la fonction en C7 =SI(C5-D5>0;C5-D5;"")

Elle peut se lire : si C5-D5 est supérieur à 0, on affiche C5-D5, sinon on affiche rien. Comme il n'y a rien entre les deux guillemets, Excel considère qu'il s'agit d'un texte nul et n'affiche rien.

La formule de la cellule D7 est un peu plus étoffée, mais le principe reste le même:

• Insérez la fonction en D7 =SI(C5-D5<=O;ABS(C5-D5);"")

Elle se lit : si C5-D5 est égal ou inférieur à 0, on affiche la valeur absolue de C5-D5 (ce qui évite de faire apparaître la virgule), sinon on affiche rien. Dans le tableur, les chiffres apparaissent en rouge.

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Les deux tests sont complémentaires : dans un cas l'affichage ne s'effectue que si la valeur est supérieure à zéro, dans l'autre si la valeur est égale ou inférieure à zéro. Du texte aurait pu être mis entre les guillemets. Dans ce cas, selon le résultat du test, Excel aurait affiché un texte signalant par exemple que le solde est débiteur.

Dans certaines circonstances, l'erreur peut être admise. C'est notamment le cas de nombreuses formules dont des éléments pointent vers des cellules vides que l'utilisateur de la feuille de calcul doit remplir. En attendant qu'il le fasse, les formules qui s'y réfèrent renvoient #DIV/O! ou #VALEUR! qui laisseraient croire que la conception de la feuille est erronée.

Les fonctions logiques imbriquées

Cet exemple très simple ne donne qu'un aperçu des possibilités de test de la fonction SI. Les fonctions peuvent être imbriquées, de sorte que le résultat d'une condition peut déboucher sur un autre test, comme dans la formule suivante :

=SI(C5-D5>0;SI(C5-D5>15000;"Objectif atteint";C5-D5); "")

Cette formule qui contient deux fonctions SI imbriquées se lit ainsi : si C5-D5 est supérieur à zéro, on teste si C5-D5 est supérieur à 15 000 ; si c'est oui, on affiche "Objectif atteint", sinon on affiche C5-D5, ou alors rien.

Des fonctions SI imbriquées à plusieurs niveaux seront très utiles pour calculer des sommes en tenant compte de plusieurs plafonds (taux d'imposition, etc.).Toutefois que le nombre d'imbrications est limité à sept.

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Nommer des cellules / des formules

Au cours des manipulations que nous avons effectuées jusqu'à présent, il nous est arrivé de faire allusion à des plages de cellules en désignant leur emplacement par leurs références, comme C4:CI5 ou C16:KI6. Le problème de cette formulation, c'est qu'elle n'est pas très parlante. Ce serait beaucoup plus simple si nous pouvions donner un nom explicite aux plages de cellules. Au lieu de travailler avec des formules aussi absconses que =SOMME (C4: Cl 5) *B2, nous aurions à la place une formule telle que :

=SOMME(VENTES_CLASSIQUE)*TVA

Sans même voir la feuille de calcul, on sait déjà à quoi elle se rapporte : une plage concernant la vente de disques classiques est multipliée par un taux de TVA. Toutes les plages de cellules ne méritent pas d'être nommées, mais en le faisant pour celles que l'on utilise souvent, on se facilite immensément la tâche. Les places sont plus faciles à manier et, surtout, les formules deviennent beaucoup plus lisibles. Voici comment on nomme une plage de cellules :

• Sélectionnez une plage de cellules. Il n'est pas nécessaire qu'elles soient adjacentes.

• Cliquez dans la zone nom, en haut à gauche de la feuille de calcul

Pour nommer une plage de cellules sélectionnées, tapez simplement son nom dans cette zone.

Pour nommer une plage de cellules, une autre méthode consiste à cliquer sur Insertion, Nom, Définir. Cette opération est obligatoire lorsque la plage se trouve sur une autre feuille de calcul du classeur.

• Tapez le nom qui convient le mieux. Le nom d'une plage peut comporter des caractères diacritiques (accent, cédille ... ), mais pas d'espace. Pour taper "Chiffre d'affaires", par exemple, vous aurez le choix entre :

Chiffre_d'affaires ou ChiffreAffaires La zone nom est un excellent moyen de naviguer rapidement dans une feuille de

calcul. Taper les références d'une cellule lointaine vous y amène directement, juste après avoir appuyé sur la touche Entrée.

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La liste de la zone nom contient les noms utilisés dans toutes les feuilles de calcul du classeur.

Identifier une plage nomméePour identifier les cellules auxquelles se rapporte une plage, il suffit de choisir son

nom dans la liste de la zone nom.

Nommer une plage se trouvant sur une autre feuille de calculSi la plage de cellules se trouve sur une autre feuille de calcul du classeur, il faudra

procéder comme suit:• Dans la barre de menus principale d'Excel, cliquez sur Insertion, Nom,

Définir. La boîte de dialogue apparaît.• Tapez un nom dans la zone : Noms dans le classeur.

Si la zone : Fait référence à : en bas de la boîte de dialogue, contient du texte, sélectionnez-le et supprimez-le en appuyant sur la touche Suppr.

• Cliquez sur l'icône à droite de la zone Fait référence à. La boîte de dialogue se réduit aussitôt à une simple barre de saisie.

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Quand on nomme des cellules se trouvant dans une autre feuille de calcul, la boîte de dialogue Définir un nom prend cette apparence.

• Cliquez sur l'onglet de la feuille que vous voulez atteindre. Le nom de la feuille apparaît aussitôt dans la barre de saisie, suivi du séparateur ! (point d'exclamation).

• Sélectionnez la plage. Elle n'apparaît pas en surbrillance, mais entourée d'un rectangle de sélection.

• Cliquez sur l'icône à droite de la barre de saisie. Excel affiche de nouveau la boîte de dialogue Définir un nom.

• Cliquez sur le bouton Ajouter puis sur OK.

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Les graphiques

Connaître les familles de graphiques.

Un graphique est une représentation visuelle des données d’un tableau. Il permet d’analyser rapidement les informations et de comparer les données entre elles en utilisant l’impact visuel.

Il existe dans Excel 14 familles de graphique. Graphiques 2D et 3D.Nous allons aborder la réalisation de graphiques avec l’aide de l’assistant Graphique.

L’assistant graphique permet d’élaborer des graphiques étape par étape.

La barre d’outils Graphique1. Menu Affichage2. Barre d’outils3. Graphique.

Permet de sélectionner un élément du graphique.

Affichage par lignes.

Permet d’accéder au format de l’axe sélectionné.

Affichage par colonnes.

Permet d’accéder aux différents types de graphiques.

Orienter le texte de l’axe sélectionné de haut en bas.

Afficher / Effacer la légende du graphique.

Orienter le texte l’axe sélectionné du bas vers la haut.

Afficher / Effacer la table de données du graphique.

Fermer la barre d’outils Graphique

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Créer / Modifier un graphique

• Créer le tableau suivant :

• Cliquer sur le bouton Assistant Graphique dans la barre d’outils standard.

Ou• Cliquer sur le menu Insertion / Graphique…

• Une nouvelle boîte de dialogue apparaît, c’est l’assistant Gaphique. L’assistant vous aidera étape par étape à réaliser un graphique correspondant aux données séléctionnées précédemment.

• Choisir le type de graphique souhaité dans la colonne de gauche. (Type de graphique : ici Histogramme.

• Choisir un Sous-Type de graphique : dans la fenêtre droite de la boîte de dialogue. Celui par défaut.

Eventuellement appuyer sur la bouton Maintenir appuyé pour visionner

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Type de graphique

Modèles de garphique appartenant au type sélectionné

Cette option permet de prévisualiser le graphique choisi en tenant compte des données sélectionnées.

Cliquer sur le bouton Suivant >La boîte de dialogue change et vous présente le graphique.La cellule Plage de données permet de contrôler et éventuellement modifier la plage de données sélectionnée.

• Pour modifier la plage de données cliquer sur le bouton situé à droite de la cellule.

et glisser le curseur de la souris en maintenant le bouton gauche appuyé, sur les cellules à prendre en compte.

a. Relâcher le bouton de la souris, la plage de données à changé.b. Appuyer sur Entrée pour valider.• Cocher la case d’option Série en : Ligne ou Colonnes.• Cliquer sur le bouton Suivant >

La fenêtre change une nouvelle fois.Cette nouvelle fenêtre (boîte de dialogue Options du graphique) comporte plusieurs onglets qui permettront de finaliser de façon précise et d’adapter le graphique à vos souhaits.

Onglet Titres

Onglet Axes

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L’onglet Titre permet de définir des noms pour :• Le graphique (Titre)• L’axe des abscices

(Vertical)• L’axe des ordonnées

(Horizontal)

L’onglet Axes permet de déterminer l’axe principal du graphique.

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Onglet Quadrillage

Onglet Légende

Onglet Étiquettes de données

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L’onglet Quadrillage permet de d’insérer les différents quadrillages du graphique.

L’onglet Légende permet d’insérer ou de ne pas insérer la légende, et de déterminer son emplacement sur le graphique.

Légende du graphique

L’onglet Etiquettes de données permet d’insérer la valeur ou l’étiquette de chaque élément du graphique.

Onglet Table de données

Cliquer sur le bouton Terminer pour valider les informations et retourner à la feuille de calcul. Le graphique apparaît maintenant sur la feuille.

Le graphique sera systématiquement mis à jour dès que les valeurs de la zone concernée seront modifiées dans la feuille de calcul Excel.

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L’onglet Table de données permet d’insérer la table des données. (partie de la feuille de calcul ayant servi à réaliser le graphique)

Rappeler et modifier les caractéristiques du graphique

Excel permet de rappeler le graphique précédemment réalisé afin de pouvoir en modifier les caractéristiques.

• Cliquer sur le cadre du graphique. (Zone du graphique)• Cliquer sur le bouton droit de la souris.• Cliquer sur le menu concernant les caractéristiques à modifier.

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Format de la zone de graphique…Pour modifier les couleurs, affecter une texture … aux éléments du graphiques.Type de graphique…Permet de choisir un modèle différent pour le graphique.Données sources…Permet de modifier la plage des données.Options graphique…Permet d’accéder à la boîte de dialogue des options du graphique.Emplacement…Permet de choisir d’insérer le graphique sur la même feuille de calcul que les données (ou dans une autre du même classeur) ou sur une nouvelle feuille de calcul.Fenêtre graphiquePermet d’insérer le graphique dans une fenêtre indépendante.

Format de graphique

Onglet MotifsChoisir et personnaliser la bordure du graphique, le style de la bordure ainsi que les couleurs, motifs ou textures utilisées pour les différents éléments du graphique.

Motifs et textures

Dégradé Texture

Motif Image

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1. Cliquer sur le bouton Image pour accéder à l’explorateur.

2. Rechercher le dossier contenant l’image.

3. Cliquer sur l’image.

4. Cliquer sur le bouton OK.

Emplacement du graphique

Cocher la case d’option souhaitée et définir la feuille du classeur dans laquelle vous souhaitez insérer le graphique dans le cas du choix en tant qu’objet dans :

Supprimer un graphique.

Excel permet bien sur de supprimer un graphique dans une feuille de calcul, mais aussi de supprimer individuellement les éléments à l’intérieur d’un graphique.

Supprimer un graphique :• Cliquer sur le graphique.• Appuyer sur la touche Suppression du clavier.Ou• Bouton droit de la souris / Effacer.

Supprimer un élément du graphique :• Cliquer sur l’élément du graphique.• Appuyer sur la touche Suppression du clavier.Ou• Bouton droite de la souris / Effacer.

Nous constatons que la sélection change en fonction des éléments restants dans la feuille de calcul.

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Accéder aux caractéristiques du corps du graphique.

• Cliquer avec le bouton droit de la souris à l’intérieur du corps du graphique. (Zone de traçage)

• Choisir dans la boîte de dialogue qui apparaît le menu correspondant aux modifications à apporter.

Accéder aux caractéristiques d’un élément du graphique.

• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’élément concerné.

• Choisir dans la boîte de dialogue qui apparaît le menu correspondant aux modifications à apporter.

Accéder aux caractéristiques d’un axe du graphique.

• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’axe concerné.

• Choisir dans la boîte de dialogue qui apparaît le menu correspondant aux modifications à apporter.

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Modifier les caractéristiques du quadrillage d’un graphique.

Excel utilise les valeurs par défaut pour insérer le quadrillage du graphique.Il est possible de modifier les caractéristiques des quadrillages pour les adapter à vos besoins.

Sur le graphique :• Cliquer sur le bouton droit de la souris.

• Cliquer sur Format du quadrillage dans la boîte de dialogue qui vent d’apparaître.• L’onglet Motif permet de modifier le style, la couleur et l’épaisseur des lignes de

quadrillage.

• L’onglet Echelle permet d’adapter les valeurs du quadrillage.

Indiquer les valeurs désirées pour modifier les valeurs par défaut.

• Cliquer sur le bouton OK pour valider et retourner à la feuille de calcul.

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Les Graphiques en 3Dimensions - 3D

Excel offre la possibilité de modifier dans l’espace la présentation des graphiques et notamment des graphiques en 3 Dimensions.

La présentation d’un graphique en 3D dépend de l’angle de visualisation de ce graphique. Il est aisément imaginable de pouvoir afficher ce graphique depuis une vue précise dans l’espace.Quand nous regardons un objet, selon l’endroit ou nous sommes placé par rapport à cet objet, la vue que l’on en a est différente. Excel permet de réaliser les mêmes effets en fonction de l’endroit de visualisation.

Ces effets sont la rotation et la perspective.

Modifier la rotation du graphique.

La rotation dans la cas par exemple d’un graphique 3D Histogramme définit si les séries doivent être vues depuis le côté avant ou le côté arrière.La visualisation peut être effectuée de deux manières différentes :

• En faisant glisser une poignée, cliquer sur le graphique pour le sélectionner et maintenir le bouton gauche de la souris appuyé sur une poignée du graphique, faire glisser, relâcher le bouton de la souris à l’endroit souhaité.

• En modifiant les valeurs de l’altitude et de la rotation dans la boîte de dialogue Format de vue 3D.

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Modifier la perspective du graphique.

• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le cadre du graphique. (Zone du graphique)

• Cliquer sur Vue 3D…

Cliquer sur les boutons pour modifier la présentation du graphique.Modifier les valeurs dans les cellules.

• Cliquer sur :Appliquer pour valider les modifications et conserver la boîte de dialogue à l’écran.Le bouton OK pour valider les modifications et retourner à la feuille de calcul.

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Les bases de données :

Le fichier de données.

Le fichier de données (ou source de données) regroupe les informations concernant des individus, des produits …Sous forme de champs de données.

Champ de données :Catégorie d'informations dans une source de données. Un champ de données correspond à une colonne dans la source de données. Le nom de chaque colonne de données est répertorié dans la première ligne (ligne d'en-tête) de la source de données.« Nom », « Prénom » , « Age », « Code-Postal » … sont des exemples de noms de champ de données.

Exemple :

Nom Prénom Age Code-Postal Ville E-mailDurand Laurent 25 75010 Paris l.durant@aol.comMartin Danièle 37 75012 Paris d.martin@wanadoo.frDupont Claude 34 44000 Nantes Claude.dupont@laposte.netFontaine Antoine 42 72000 Le Mans a.fontaine@libertysurf.fr

Important : Laisser au moins une ligne / Colonne vide entre la dernière ligne / Colonne de

données et la partie restante de la feuille.

Ne jamais laisser de ligne ou colonne vide à l’intérieur d’une liste de données.

Il est bien sur possible de laisser des cellules de données vides.

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Champs de données

Données

Saisir une base de données.

Commencer par saisir les en-têtes de titres, qui seront considérées par Excel comme les champs de données.Les informations saisies sur chaque ligne seront les données, elles devront correspondre à l’en-tête de colonne.La base de données devra être STRUCTURÉE.

Une base de données est utile que s’il est possible d’effectuer des opérations, filtres, classement, tris … sur les données.

Pour cela Excel propose un menu spécifique, le menu Données.

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Nous allons nous attarder sur les menus : Trier… Filtre… Grille…

Les autres fonctions sont abordées dans un autre module.

En-tête de colonnes.

En-tête de lignes.

Trier les données d’une base de données.

Trier les données permet de classer dans un ordre défini (Croissant ou Décroissant) les données contenues dans une colonne.Bien sur le classement des autres colonnes variera en fonction du classement de la colonne concernée par le trie.

Il faut avant toute action sur une base de données, sélectionner la base de données.

Menu Données / Trier.

Le bouton à droite d’une cellule signifie que cette cellule propose un menu déroulant (une liste)

Dans la boîte de dialogue cliquer sur à droite des cellules pour accéder à la liste.

Vous remarquez que cette liste n’est autre que les en-têtes de titres que vous avez créé en saisie suivie des colonnes représentées par les en-têtes de colonnes.Si vous préférez trier par rapport aux en-têtes de colonnes (A,B,C …) cocher la case d’option

dans la partie de la boîte de dialogue Ligne de titres.

1. Choisir le champ de données concerné par le tri dans la liste. (Le premier champ est proposé par défaut)

2. Cocher la case d’option ou en fonction de votre besoin.a. Vous remarquer que le tri est ici limité à une alternative Croissant ou Décroissant.

Vous pouvez cumuler 3 tris.

3. Valider en cliquant sur le bouton OK.

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Menu Données / Filtre.

Filtre automatique.

Le filtre automatique insère sur les en-têtes de titres des menus déroulant qui permettront de filtrer directement les données d’une ou plusieurs colonnes et aussi d’élaborer des filtres personnalisés.

1. Sélectionner une cellule de la ligne de titres pour lesquels vous désirez insérer des filtres automatiques.

2. Cliquer sur le menu Données / Filtre / Automatique.

Un bouton de menu déroulant apparaît dans chaque angle inférieur droit des cellules de titres.

En cliquant sur ces boutons vous accéderez aux différents filtres disponibles.Dans la liste des filtres vous trouverez tous les éléments existant dans la colonne plus quelques filtres.Si une clé de filtrage est active sur un ou plusieurs filtres le bouton devient bleu.

Afficher toutCe choix désactive le filtre actif si vous en avez activé un.

Les 10 premiersUne boîte de dialogue apparaît permettant de visualiser les valeurs extrêmes supérieures et inférieures. (Voir page suivante)

PersonnaliséUne boîte de dialogue apparaît permettant de créer un filtre. (voir pages suivantes)

VidesFiltre tous les renseignements qui présente une cellule vide dans la colonne.

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Non videsFiltre tous les renseignements qui présente une valeur dans la colonne.

Les 10 premiers.

En choisissant Les 10 premiers, une boîte de dialogue apparaît.

Cette boîte de dialogue permet de choisir de filtrer les valeurs les plus élevées ou les valeurs les plus faibles de la colonne.

1ère cellule :Haut: Les valeurs les plus élevées.Bas : Les valeurs les plus faibles.

2ème cellule :Choisir le nombre de valeur à trier.

3ème cellule :Choisir les valeurs au format numérique ou en pourcentage.

Cliquer sur le bouton OK pour valider.

Personnalisé.

En choisissant Personnalisé une boîte de dialogue apparaît permettant de réaliser un filtre à une ou deux conditions.

Il est possible de choisir la condition dans la liste.• Cliquer sur à droite de la cellule de condition pour en choisir une dans la liste.• Indiquer l’élément de comparaison dans la cellule vide.

Vous pouvez choisir une deuxième condition, soit :Vous cumulez les deux conditions en cochant la case d’option Vous optez pour choisir entre une des deux conditions en cochant la case d’option

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Les caractères génériques.? pour des caractères individuels qui doivent être remplacés.* pour une chaîne de caractères de n’importe quelle longueur qui doit être remplacée.

• Cliquer sur à droite de la cellule de condition pour en choisir une dans la liste.• Indiquer l’élément de comparaison dans la cellule vide.• Valider en cliquant sur le bouton OK.

Menu Données / Filtre.

Filtres élaborés.

Le filtre élaboré permet de réaliser un filtrage rapide de tableaux, base de données et listes.Il permet d’établir plusieurs clés de filtrage sur une seule colonne. Bien sur il est possible de réaliser un filtre élaboré par colonne.

Menu Données / Filtre / Élaboré.

Filtrer la liste sur place : Modifiera l’affichage de votre liste.Copier vers un autre emplacement : Dupliquera la liste en ne retenant que les éléments conforment aux filtres.

Plages : La plage de cellules concernées par les filtres est affichée ici.

Si cette plage ne correspond pas à votre besoin, cliquer sur et sélectionner la nouvelle plage, terminer ce choix en appuyant sur la touche Entrée du clavier.

Zone de critère : cet intervalle (plage de cellules) contient dans la première ligne les titres des colonnes de la liste. Les critères de filtrage y seront enregistrés, Il faut préparer cette zone avant de créer un filtre élaboré.Cliquer sur et sélectionner la nouvelle plage, terminer ce choix en appuyant sur la touche Entrée du clavier.

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Destination : Cet intervalle (plage de cellules) est nécessaire seulement au cas ou les éléments de la liste devraient être filtrés et copiés en une seule opération.Cliquer sur et sélectionner la nouvelle plage, terminer ce choix en appuyant sur la touche Entrée du clavier.

Extraction sans doublon.

La case d’option permet d’éviter les doublons dans les résultats.Cocher cette case permet de ne pas avoir le même élément de la liste deux fois. Cela peut se passer au cas ou un élément de la liste est conforme à plusieurs clés de filtrage.

Exemple de création d’un filtre élaboré :Votre feuille de calcul doit contenir au moins trois lignes vides au-dessus de la liste qui peuvent être utilisées comme plage de critères. La liste doit posséder des étiquettes de colonne.Il faut toujours laisser au moins une ligne vide entre la dernière ligne de critères de filtrage et la ligne d’en-tête de titre de la liste à filtrer.

1. Copiez les étiquettes(En-tête de liste) des colonnes de la liste qui contiennent les valeurs à filtrer.

2. Collez les étiquettes de colonne dans la première ligne vide de la plage de critères.3. Dans les lignes situées sous les étiquettes de critère, tapez les critères de comparaison.

Veillez à laisser au moins une ligne vide entre les valeurs des critères et la liste.4. Cliquez sur une cellule de la liste.5. Dans le menu Données, pointez sur Filtre, puis sur Filtre élaboré.

a. Pour filtrer la liste en masquant les lignes qui ne remplissent pas les critères, cliquez sur l'option Filtrer la liste sur place.

b. Pour filtrer la liste en copiant dans un autre emplacement de la feuille de calcul les lignes qui remplissent les critères, cliquez sur l'option Copier vers un autre emplacement, cliquez dans la zone Destination, puis sur le coin supérieur gauche de la zone de collage.

6. Dans la zone Zone de critères, tapez la référence de la plage de critères, y compris les étiquettes de critère.

7. Pour déplacer temporairement la boîte de dialogue Filtre élaboré pendant que vous sélectionnez la plage de critères, cliquez sur Réduire la boîte de dialogue .

Exemple d’application :Ce type de filtre peut-être très utile dans la cas d’extraction d’ une liste de Chiffre d’affaire par exemple, supérieur à, inférieur à … etc … et donc peut servir à extraire les noms de vendeurs par rapport à un résultat ET / OU une région ET / OU un article …

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Ajouter / Modifier les fiches d’une base de données.

Pour ajouter ou modifier les fiches d’une base de données nous pouvons bien sur ajouter des lignes à notre liste. Un problème peut survenir en cours de saisie sans que pour autant l’utilisateur se rende compte rapidement de ce problème. Le problème souvent rencontré est une erreur de saisie lié à un oubli de changement de cellule ou encore à un changement involontaire.

Excel propose une solution sécurisée qui évitera tous risques d’erreurs.Il faut visualiser les lignes sous forme d’une fiche indépendante par ligne.

Menu Données / Formulaire…

• Sélectionner la liste existante ou au moins la ligne de titre.Ou• Cliquer sur un titre de la liste.• Cliquer sur le menu Données / Formulaire…Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.

Cette boîte de dialogue affiche les ligne de la liste sous forme d’une fiche.Nous remarquons que les libellés correspondent aux titres de la liste.

• Il est possible de :Modifier le contenu des cellules en remplaçant les informations existantes.Créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton Nouvelle.Supprimer la fiche courante en cliquant sur le bouton Supprimer.Rétablir une fiche supprimée en cliquant sur le bouton Rétablir.Naviguer entre les fiches en cliquant sur les boutons Précédente et Suivante.

Le bouton Critère permet de saisir des informations qui serviront de critères de recherche pour un champs donné. Cliquer sur le bouton Grille pour revenir à la grille (fiche) de saisie.Le bouton Fermer permet de fermer cette boîte de dialogue et de mettre à jour la base de données.Il paraît évident que la saisie de données avec cette méthode évitera les erreurs de saisie.

Fonction BDSOMME

BDSOMMEAdditionne les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées.

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Syntaxe

BDSOMME(base de données;champ;critères)

base de données : représente la plage de cellules qui constitue la liste ou la base de données. Une base de données est une liste de données liées dans laquelle les lignes d'informations liées sont des enregistrements et les colonnes de données sont des champs. La première ligne de la liste contient les étiquettes de chaque colonne.

champ : indique la colonne utilisée dans la fonction. Vous pouvez spécifier l'argument champ sous forme de texte en mettant l'étiquette de colonne entre guillemets, par exemple, dans "Âge" ou "Rendement", ou sous forme d'un nombre représentant la position de la colonne dans la liste : 1 pour la première colonne, 2 pour la deuxième colonne et ainsi de suite.

critères : représente la plage de cellules qui contient les conditions spécifiées. Vous pouvez utiliser n'importe quelle plage comme argument critères, à condition toutefois qu'elle comprenne au moins une étiquette de colonne et au moins une cellule située sous l'étiquette de colonne pour spécifier la condition.

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Cumuls de tableaux : Créer un groupe de travail

Utiliser les consolidations

DémarrageDans un classeur vierge, on modifie le nom des onglets (c'est-à dire la partie basse de la feuille comportant son nom) avec les noms récapitulatif, Nice, Lille, Mulhouse et Paris. - pour changer le nom des onglets, on remplace le mot feuille1 ou feuille2, etc... en les double-cliquant ou avec le <bouton-droit-de-la-souris>- Renommer - si le nombre de feuilles est insuffisant on en insère de nouvelles. <bouton-droit-de-la-souris> sur l'onglet - Insèrer-Feuille

Remarque : règle N°1 : bien respecter le numéro des lignes et des colonnes. Car il ne faut pas oublier que le fichier Paris.xls doit pouvoir être permuté avec celui d'une autre personne ! Les données doivent donc être rigoureusement à la même place.

Feuilles destinées à la saisieOn ne s'intéressera pas tout de suite à la première feuille (récapitulatif) - On s'intéressera aux feuilles Nice, Lille, Mulhouse ainsi qu'a Paris dans l'autre classeur.

Par sécurité, comme d'habitude, et avant d'aller plus loin, on sauvegardera dans le dossier "Mes Documents" le premier classeur en l'appelant recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls(*) et l'autre classeur Paris.xls(*).

La feuille NICE 2): Il faut entrer le contenu des cellules, à la main, d'abord dans cette feuille (3 + 4 pour cette feuille) et ensuite dupliquer progressivement son travail sur les feuilles Lille, Mulhouse puis Paris, en remplaçant les premières valeurs par les valeurs correctes.

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Les totaux 3)On écrira, ensuite, toutes les formules qui correspondent aux totaux (en utilisant avantageusement l'icône sigma (Σ)

La mise en forme 4)Pour la mise en forme des tableaux, après avoir sélectionné toute la zone du tableau (voir image) on utilisera l'option :Format > Mise en forme automatique > Effet 3D 1 :

Format - Mise en forme automatique après avoir sélectionné le tableau :

Effet 3D 1

Résultat (avant de masquer les valeurs zéro et après avoir mis en gras les cellules non concernées par les saisies) :

Les liaisons 5)

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Utiliser les liaisons par collage spécial Utiliser les liaisons par le signe =

Pour le récapitulatif, sélectionner la première feuille, faire le squelette du tableau (les valeurs fixes) puis coller avec liaison les données des autres feuilles. Pour cette opération (qui fait un peu peur aux débutants mais qui est assez simple) deux techniques :

Soit aller sur les cellules d'origine (ici Nice), sélectionner avec la souris les cellules visées (ici B7:M7) (éviter N7, le total !)- <bouton-droit-de-la-souris> Copier - puis sélectionner la feuille "récapitulatif" en cliquant son onglet.Puis sur la première cellule (ici B4) <bouton-droit-de-la-souris> Collage spécial... - bouton <Coller avec liaison>-

Soit aller sur la cellule destination (où va s'afficher la valeur, ici B4), taper le signe = puis sélectionner avec la souris d'abord l'onglet de la feuille visée (ici Nice), puis la cellule où se trouve la valeur (ici B7). On valide par la touche Entrée. Puis on duplique la cellule B4 jusqu'en décembre avec la poignée-de-duplication bien connue (sur le bord droit de la cellule sélectionnée, en bas à droite de la cellule, ici B4)

Noter qu'au final, la cellule B4 doit contenir la formule =Nice!B7 qui correspond à la notation des cellules liées à l'intérieur d'un même classeur.

Pour les cellules calculées (les totaux) il est préférable de ne pas mettre de liaison, mais de faire les calculs dans chaque feuille. Ainsi on pourra vérifier, dans la phase de mise au point que les sommes sont identiques.

Voici le résultat (après avoir masqué les zéros; avant les zéros doivent apparaître jusqu'en décembre !!) :

Pour la feuille Récapitulatif vous trouverez la bonne mise en forme avec le Format > mise en forme automatique qui va bien. Utiliser cette mise en forme automatique avant d'avoir créé les liaisons, car Excel ne sait plus, alors, faire la différence entre les totaux et les données)

Pour Paris, la technique est un peu différente car il faut copier l'intégralité de la feuille (suivre scrupuleusement la disposition, pour que les travaux des autres stagiaires puissent être permutés entre eux.) - En A8 on mettra même son nom "saisi par ..." (variante de l'image capturée). - Pour inscrire la date de saisie, il faut écrire dans la cellule A9 la formule =maintenant() qui ramène la date et l'heure du PC à chaque modification. Pour le collage avec liaison on utilise la première technique : on copie toute la zone Paris dans

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le fichier Paris.xls puis dans la feuille Paris du classeur recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls

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Mise en forme conditionnelle :Utiliser la mise en forme conditionnelle

Excel permet de modifier la mise en forme des cellules en fonction du contenu de celle-ci ou du résultat d’une formule.

• Sélectionner la cellule concernée.• Menu Format / Mise en forme conditionnelle.

• Dans la boîte de dialogue, choisir si la mise en forme s’applique à la valeur de la cellule ou à la formule.

• Choisir le critère de comparaison dans la 2ème cellule en cliquant sur pour ouvrir la liste.

Cliquer sur le critère désiré.

• Saisir les éléments de comparaison dans les 3ème et 4ème cellules.Ou• Sélectionner les cellules de comparaison soit :

DirectementEn cliquant sur le bouton à droite cellules, Choisir la plage de cellule et appuyer sur la touche Entrée.

• Cliquer sur le bouton Format pour accéder à la boîte de dialogue qui permettra de définir le format de la cellule de la feuille de calcul.

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• Cliquer sur les différents onglets pour choisir la mise en forme de la cellule.• Cliquer sur le bouton OK pour revenir à la boîte de dialogue Mise en forme

conditionnelle.• Cliquer sur le bouton Ajouter >> pour ajouter une condition.• Terminer en cliquant sur le bouton OK pour valider et retourner à la feuille de calcul.

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Protéger une feuille de calcul :

Protéger des cellules / une feuille de calcul

Protéger une feuille de calcul empêche l'utilisateur d'entrer des données dans les cellules qui ont été verrouillées. La procédure s'effectue comme suit :

• Sélectionnez les cellules qui doivent rester accessibles. Ce sont bien sûr celles dans lesquelles l'utilisateur est invité à entrer des données.

• Cliquez du bouton droit dans l'une des cellules sélectionnées et choisissez l'option Format de cellule.

• Cliquez sur l'onglet Protection afin d'accéder à la boîte de dialogue. Notez que, par défaut, toutes les cellules d'une feuille de calcul sont protégées : il faut indiquer à Excel les cellules qui doivent rester accessibles, et non celles qui doivent être verrouillées. Cette procédure est logique et rationnelle, car les cellules servant à la saisie sont généralement bien moins nombreuses que les autres.

Par défaut, toutes les cellules d'une feuille de calcul sont protégées.

• Cliquez dans la case Verrouillée afin d’ôter la coche.

Ce que nous venons de faire dans les quatre premières étapes constitue la première phase de la protection : nous venons de signaler à Excel quelles sont les cellules qu'il ne doit pas verrouiller. Nous devons maintenant protéger la feuille de calcul.

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• Cliquez sur Outils, Protection, Protéger la feuille. Excel affiche la boîte de dialogue.

Pour empêcher quiconque de déprotéger la feuille et de la modifier, entrez un mot de passe dans la zone prévue à cet effet. Assurez-vous de pouvoir le retrouver car, si vous veniez à l'oublier, il n'y aurait strictement aucun moyen d'accéder à la feuille. Il est parfaitement possible de n'entrer un mot de passe que pour certaines cellules et pas pour d'autres, ou d'entrer des mots de passe différents.

Entrez éventuellement un mot de passe pour être certain que personne ne modifiera indûment la feuille de calcul.

Les cellules de la feuille de calcul autres que celles ne devant pas être verrouillées sont maintenant protégées contre toute intervention intempestive. Si l'utilisateur tente d'entrer des données dans une cellule verrouillée, Excel affiche la boîte d’alerte. Elle indique que la cellule est protégée et explique comment la déprotéger.

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Figer les volets Les volets

Les volets sont des subdivisions d'une feuille de calcul. Ils divisent une feuille en deux parties, ce qui donne les possibilités suivantes :

•Visualiser simultanément deux parties éloignées d'une vaste feuille de calcul, pour voir par exemple l'effet d'une donnée sur une cellule lointaine.

•Afficher en permanence des titres disposés sur une ligne ou sur une colonne, même si la liste qui doit défiler est très longue.

• Sélectionnez la cellule à droite de la colonne qui restera visible et en dessous de la ligne qui restera visible.

• Sélectionnez dans le menu Fenêtre – Figer les volets

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Fractionner une fenêtre

1. Sélectionnez la cellule à droite de la colonne qui restera visible et en dessous de la ligne qui restera visible.2. Sélectionnez dans le menu Fenêtre – Figer les volets

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Si nous n’insérons pas la fonction ABS le résultat de notre formule sera dans notre exemple négatif. L’insertion de cette fonction permet de toujours, quelque soit le résultat d’une formule, le rendre positif.

Les tables

Table à double entrée.

Une table à double entrée permet d’effectuer automatiquement des calculs en faisant référence à un tableau type.

Dans notre exemple nous allons préparer le calcul d’un remboursement d’emprunt.Il faudra d’abord réaliser un tableau contenant les informations suivantes :

• Le nombre de mensualités.• Le taux d’intérêt• Le capital emprunté.

Dans cet exemple ce tableau sera appelé : Tableau de base.

Nous verrons, qu’en réalisant une table à double entrée, il suffira de faire varier le contenu de la cellule Taux d’intérêt de ce tableau pour faire varier le résultat des calculs (montant des mensualités) sur une table complète.

Il sera bien sur également possible de faire varier le nombre de mensualités et/ou du capital pour immédiatement afficher les bons résultats dans le tableau.

Exemple :Calcul d’un montant de remboursement d’emprunt.Saisir les informations de base dans un premier tableau.Nombre de mensualités : 48Taux d’intérêt : 10%Capital emprunté : 50 000,00 €.

Dans une cellule, insérer la fonction financière permettant de calculer le montant de remboursement de cet emprunt.

=ABS(VPM(taux d’intérêt/nombre de mois;nombre de mensualités;capital))

Fonction ABS :Valeur positive d'un nombre ou d'une formule, quelle que soit sa valeur

réelle, positive ou négative.

Saisir dans la ligne en regard de cette formule les différentes durées de l’emprunt.

Saisir dans la colonne en regard de cette formule les différents montants empruntables.

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1) Sélectionner la plage de cellule concernée par le calcul, sans omettre de sélectionner la formule, la ligne et colonne de données (Nombre de mensualités et Montant emprunté).

… / …2) Menu Données / Table…

3) Cliquer sur le bouton

En regard de chaque cellule pour indiquer la référence à prendre en compte.

Les références à indiquer ici seront les références de notre formule, donc celles concernant le tableau de base.

a) Cellule d’entrée ligne : Dans notre exemple indiquer le nombre de mensualité, la référence est donc B3 ($B$3).

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b) Cellule d’entrée colonne : Dans notre exemple Indiquer le montant emprunté, la référence est donc B5 ($B$5).

4) Valider en cliquant sur le bouton OK.

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Utiliser la fonction recherche V Cherche une valeur donnée dans la colonne située à l'extrême gauche d'une matrice et renvoie une valeur dans la même ligne d'une colonne que vous spécifiez dans la matrice.Le « V » dans « RECHERCHEV » signifie « Vertical ».

Syntaxe : RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche)

Valeur_cherchée est la valeur à trouver dans la première colonne de la matrice.

peut être une valeur, une référence ou une chaîne de texte.

Table_matrice est la table de données dans laquelle est exécutée la recherche de la valeur. Utilisez une référence à une plage ou un nom de plage, par exemple Base de données ou Liste.

No_index_col est le numéro de la colonne de l'argument table_matrice dont la valeur correspondante doit être renvoyée.

Valeur_proche représente une valeur logique indiquant si vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte ou voisine. Si cet argument est VRAI ou omis, une donnée proche est renvoyée

• Saisir l’exemple :

• Dans la cellule A13 saisir la fonction : =RECHERCHEV($A$12;$A$4:$D$6;2;FAUX)

• Dans la cellule A14 saisir la fonction :

=RECHERCHEV($A$12;$A$4:$D$6;3;FAUX)&" "&RECHERCHEV($A$12;$A$4:$D$6;4;FAUX)

• Saisissez un autre nom en A12..

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Les simulations

Créer des scénariosSaisissez le tableau ci-dessous :

Maintenant que vous avez un modèle opérationnel. Voyons comment il peut être utilisé pour comparer des opportunités qui vous sont offertes. Pourriez-vous dire parmi les deux options ci-dessous celle qui va rapporter le plus de profit cumulatif à l'entreprise pour le premier trimestre (janvier à mars) ?

Garder les sommes initiales pour les revenus mais augmenter le taux de croissance à 50%.OU

Augmenter les revenus du produit 300 de 35 000 $ à 50 000 $ à un taux de croissance de 10 %.

C'est le temps d'utiliser le gestionnaire de scénarios pour comparer ces deux options. Avant, regardons quelles seront les cellules qui seront nécessaires pour réaliser les scénarios.

B7: Valeur initiale du produit 300.B23: Taux de croissance mensuel.D21: Cumulatif des profits de l'entreprise jusqu'au mois de mars.

Il y aurait normalement plus de variables si le modèle était plus complet. Mais ceci n'est qu'un exercice. Il faut maintenant réaliser les deux scénarios.

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Avant de commencer, assurez-vous que la valeur de la cellule B23 soit de 0,25 (25%).

Du menu Outils, sélectionnez l'option Gestionnaire de scénarios.Sélectionnez le bouton Ajouter.

Écrivez dans la case Nom du scénario: Taux de croissance de 50 %.Écrivez dans la case des variables B23.

Il y a d'autres manières de sélectionner une ou plusieurs cellules variables. Ne vous inquiétez pas des "$" qui apparaissent ($B$23). Ils n'affectent pas le scénario.

Attention ! Vous devez seulement prendre des cellules dont le contenu est un chiffre et non une formule. Sinon, le gestionnaire de scénarios va remplacer votre formule par le chiffre et votre modèle ne sera plus valide.

Appuyez sur le bouton OK.

Il faut entrer les valeurs que les cellules vont prendre dans ce scénario. Elles ne vont pas changer celle du modèle actuel.

Entrez la valeur 0,5 pour la cellule B23.

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Ce scénario est terminé. Il ne reste qu'à appuyer sur le bouton OK ou Ajouter. Puisqu'il reste un autre scénario à entrer ...

Appuyez sur le bouton Ajouter.

Écrivez dans la case Nom du scénario: Augmentation du produit 300.Écrivez dans la case des variables B7; B23.

Dans ce scénario, il y a deux variables qui changent par rapport aux valeurs du modèle actuel. Il faudra entrer les nouvelles valeurs dans la prochaine fenêtre.

Entrez la valeur 50000 dans la case B7.Entrez la valeur 0,1 dans la case B23.Appuyez sur le bouton OK.

Le gestionnaire de scénarios vous présente ensuite la fenêtre initiale avec le nom des deux scénarios. Vous avez en dessous des noms de scénarios la liste des cellules variables selon le scénario choisi.

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Il reste qu'à voir le résultat.

Appuyez sur le bouton Synthèse.

Le gestionnaire de scénario vous offre deux manières de voir le résultat: avec une synthèse ou avec un tableau croisé dynamique.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Synthèse de scénario.Entrez dans la case Cellule résultante: D21.Appuyez sur le bouton OK.

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Et voilà ! La seconde option rapporte fin mars plus de profits. Cependant, si les tendances avaient continué jusqu'à la fin de mai, c'est la première option qui serait devenue la meilleure.

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La valeur cibleCette commande permet de trouver une valeur que doit contenir une cellule pour que le résultat d'une formule (dont dépend la cellule) soit une valeur précise. Dans l'exemple suivant, nous pourrions rechercher la valeur que doit contenir la cellule Résultat 4 pour que la moyenne soit égale à 15.

TESTRésultat 1 Résultat 2 Résultat 3 Résultat 4 Moyenne

10 15 8 =MOYENNE(B4:E4)

Pour cela :

• Sélectionnez la cellule qui doit atteindre une valeur précise, ici la cellule de la moyenne .

• Outils/Valeur cible

• Dans la zone Cellule à définir, l'adresse de votre cellule est déjà indiquée.

• Dans la zone Valeur à atteindre, tapez la valeur que vous désirez, dans notre exemple : 15.

• Dans la zone Cellule à modifier, cliquez sur le bouton , pour réduire la fenêtre.

• Sélectionnez la cellule dont vous recherchez la valeur . Dans notre exemple la cellule Résultat 4. Cliquez sur le bouton ou appuyez sur Entrée.

• Ok.

Vous constatez alors qu'Excel vous propose la valeur 27 pour atteindre 15 en tant que moyenne, vous pouvez alors l'accepter : cliquez sur Ok, ou le refuser : cliquer sur Annuler.

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Le solveur

Le Solveur permet le même type de travail, mais avec plusieurs cellules variables et certaines contraintes.

Si vous n'avez pas la commande Solveur dans le menu Outils, vous devez au préalable installer la macro complémentaire :

• Outils/Macro complémentaires…

• Cochez Solveur puis Ok.

TESTRésultat 1 Résultat 2 Résultat 3 Résultat 4 Moyenne

10 15 8 =MOYENNE(B4:E4)

Pour mieux comprendre, prenons l'exemple ci-dessus, et faisons varier chaque cellule "résultat" et imposons que chacune de ces cellules doit être inférieure à 20 et être une valeur entière.

• Sélectionnez la cellule qui doit atteindre une valeur précise, ici la cellule de la moyenne .

• Outils/ Solveur

• Vous précisez ensuite la valeur que la cellule cible doit atteindre. Max pour qu'elle soit la plus élevée possible, Min pour qu'elle soit la plus petite possible et Valeur pour qu'elle corresponde à la valeur indiquée (ici 15).

• Cliquez sur le bouton Proposer, dans la zone Cellules variables, la plage de cellules dont dépend la formule est indiquée. Si cela ne vous convient pas indiquez vous-même la ou les plages de cellules.

• Pour ajouter des contraintes (ici <10 et entier), cliquez sur le bouton Ajouter.

• Dans la nouvelle fenêtre, indiquez la première cellule ayant une contrainte puis indiquer la contrainte. Ici Résultat 1 doit être < 20.

• Cliquez sur Ajouter et recommencer pour chaque cellule avec une contrainte.

• Pour indiquer que la cellule doit être un entier :

o Dans cette même fenêtre, indiquez la cellule, puis dans la liste déroulante, sélectionnez ent

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• Lorsque vous avez fini d'indiquer toutes les contraintes, cliquez sur Ok.

• Vous pouvez ensuite modifier une contrainte (cliquez sur le bouton Modifier après l'avoir sélectionnée) ou en supprimer une (cliquez sur le bouton Supprimer après l'avoir sélectionnée)

• Cliquez sur le bouton Résoudre.

• Excel vous propose ensuite de Garder la solution du solveur ou Rétablir les valeurs d'origine. Vous pouvez également enregistrer le résultat dans un scénario (Enregistrer le scénario…).

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Les tableaux croisés :Les tableaux croisés dynamiques synthétisent les listes de données. Ils sont

dynamiques, car, après création, leur structure peut évoluer pour présenter les données de manières différentes.

Créer des tableaux croisés dynamiques

Le groupe Ambassador gère des restaurants à l'enseigne « l'Auberge de la bonne Franquette ». Le siège désire regrouper toutes les données semestrielles expédiées par chacun des restaurants.

Créons le tableau qui regroupe toutes ces valeurs.

• Ouvrez Excel.• Saisissez les données du tableau ci-dessous.

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Listes personnalisées

Comme les noms des villes sont toujours les mêmes, créons une liste personnalisée pour éviter de les retaper.

• Cliquez le menu Outils Options. • Cliquez l'onglet Listes pers.

Listes personnalisées : inventaire des listes déjà saisies. Les listes des jours de la semaine et des mois ne sont pas modifiables.

Entrées de la liste : zone de création ou de modification des valeurs de la liste sélectionnée -dans Listes personnalisées.

Importer la liste des cellules : si les valeurs de la liste existent déjà dans la feuille de calcul, sélectionnez ici la plage de cellules au lieu de les retaper.

• Cliquez la zone Entrées de la liste pour y placer le curseur. • Tapez Brest (Validation clavier) Dijon (Validation clavier)• Tapez Paris (Validation clavier) Toulouse (Validation clavier). • Cliquez le bouton Ajouter pour ajouter la nouvelle liste.

• Cliquez OK pour fermer la boîte Options.

• Tapez Brest dans la cellule B2. • Cliquez et faites glisser la poignée de recopie jusqu'à la cellule B17.

Excel reconnaît Brest comme faisant partie d'une liste. Une info-bulle indique les nouvelles valeurs pendant la recopie.

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Tapez les autres données comme dans l'exemple ci-dessous.

• Sélectionnez la plage E2:Gl7• Cliquez Somme automatique • Ajustez la largeur des colonnes à leur contenu. • Cliquez Enregistrer • Tapez TCD dans Nom du fichier.

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Assistant Tableau croisé dynamique

L'assistant est une suite de boîtes de dialogue à renseigner pour créer la base d'un tableau croisé dynamique.

• Cliquez une cellule du tableau, par exemple Al. • Cliquez sur le menu Données - Rapport de tableau croisé dynamique.

La première étape de l'assistant demande l'origine des données ainsi que le type de rapport.

• Liste ou base de données Microsoft Excel : les données se trouvent dans un tableau du classeur en cours. C'est le cas de notre exemple.

• Source de données externe : les données sont dans un autre classeur ou dans une base de données. Excel utilise Microsoft Query pour y accéder.

• Plages de feuilles de calcul avec étiquettes : les données se trouvent dans plusieurs tableaux du même classeur ou de plusieurs classeurs ouverts.

• Autre rapport de tableau ou de graphique croisé dynamique : les données se trouvent dans un tableau croisé dynamique du classeur. Cette option n'est pas disponible si le classeur en cours ne contient pas un tel tableau.

L'option Liste ou base de données Microsoft Excel étant cochée, cliquez le bouton Suivant >.

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La seconde étape demande la plage des données à utiliser. Par défaut, elle propose le tableau que nous avons sélectionné.

La plage $A$1:$G$17 étant sélectionnée, cliquez le bouton Suivant >.

La dernière étape indique la destination et les options du tableau croisé.

Disposition : permet de placer maintenant les éléments qui composent le tableau croisé dynamique. Nous effectuerons cette étape après la création. Cliquez le bouton Options.

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Les options

Cette boîte affiche toutes les options disponibles pour les tableaux croisés dynamiques. Pour obtenir de l'aide sur un élément en particulier: Cliquez en haut à droite sur le point d’interrogation puis cliquez l'élément qui vous intéresse.

• Cliquez OK pour fermer la boîte Options du tableau croisé dynamique.

La zone Feuille existante permet de choisir l'emplacement de destination dans une des feuilles du classeur. Créons le tableau croisé dans une nouvelle feuille.

L'option Nouvelle feuille étant cochée. • Cliquez le bouton Terminer.

AJOUTER LES CHAMPS DYNAMIQUES

La barre d'outils Tableau croisé dynamique propose des boutons correspondant aux en-têtes du tableau d'origine.

Ce sont les champs dynamiques.

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Pour créer le tableau, il faut faire glisser ces champs dynamiques vers la feuille de calcul aux emplacements prédéfinis.

• Ajoutons les Semestres et les Villes dans les lignes du tableau.

Au besoin s'il n'est pas enfoncé, cliquez le bouton Afficher les champs dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique.

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• Cliquez et faites glisser le bouton Semestres vers la zone Déposer champs deligne ici.

• Cliquez et faites glisser le bouton Villes en dessous de la liste Semestres.

Si le champ Villes se place à gauche du champ Semestres, cliquez et faites glisser la liste Semestres sur la liste Villes pour les inverser. L'ordre a son importance dans le résultat final.

Ajoutons le champ Services dans les colonnes du tableau.

• Cliquez et faites glisser le bouton Services vers la zone Déposer champs de colonne ici.

La zone Déposer Données ici correspond aux valeurs du tableau. Si les zones Déposer champs de ligne ici et Déposer champs de colonne ici sont facultatives, cette zone doit obligatoirement être remplie par un champ contenant des valeurs numériques.

Par défaut, le tableau utilisera la somme comme calcul de synthèse pour les champs contenant des valeurs numériques (Carte, Menu ou Total). Il utilisera le nombre de valeurs pour les autres champs (Régions, Services ou Villes).

Les tableaux dynamiques sont très souples. Vous devez cependant garder à l'esprit que toutes les combinaisons ne donnent pas des résultats cohérents. Ajouter le champ Semestres comme Données ne générera pas un tableau rationnel.

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Ajoutons le champ Total dans les données du tableau.

• Cliquez et faites glisser le bouton Total vers la zone Déposer Données Ici.

Déplacer dynamiquement les champs

Les champs dynamiques sont représentés par des listes. Échangeons les villes avec les Services.

• Cliquez et faites glisser la liste Villes en C3.

Le champ est déplacé vers les colonnes.

Le tableau est recalculé automatiquement.

• Cliquez et faites glisser la liste Services à droite dans la cellule A5.

Le champ est déplacé vers les lignes.

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À chaque déplacement, le tableau est recalculé automatiquement.

Ajouter un champ de page

Le champ de page est un champ dynamique extérieur au tableau. Il permet de limiter le tableau à une valeur de ce champ.

Déplaçons les semestres en champ de page.• Cliquez et faites glisser la liste Semestres vers la zone Déposer champs de

page ici. Le champ est déplacé en dehors du tableau.

• Cliquez la flèche de la liste Semestres, cliquez 2 puis OK.

Le tableau affiche uniquement les valeurs du second semestre.

• Cliquez la flèche de la liste Semestres, cliquez (Tous) puis OK.

Plaçons le champ Semestres comme colonnes et le champ Ville comme page.

• Cliquez et faites glisser la liste Semestres en B3.

• Cliquez et faites glisser la liste Villes en Al.

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• Cliquez la flèche de la liste Villes, cliquez Toulouse puis OK. Le tableau affiche uniquement les valeurs de cette ville.

• Cliquez la flèche de la liste Villes, cliquez (Tous) puis OK.

Modifier l’opération de synthèse

Par défaut, l'assistant utilise la somme comme opération de synthèse.

• Double-cliquez le bouton Somme de Total en A3.

Calculons des moyennes pour notre tableau croisé. • Cliquez Moyenne clans la liste Synthèse par.

Les moyennes risquent de faire apparaître des décimales. Modifions le format. • Cliquez le bouton Nombre dans la boîte Champ PivotTable. • Cliquez Nombre dans la liste Catégorie. • Double-cliquez la zone Nombre de décimales, puis tapez 0.

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• Cliquez OK pour fermer la boîte Format de cellule, puis cliquez OK pour la boîte Champ PivotTable.

Revenons à une synthèse par somme. • Double-cliquez le bouton Moyenne Total.• Cliquez Somme dans la liste Synthèse par puis cliquez OK..

Modifier les sous-totaux

Chaque sous-total d'un champ dynamique peut être modifié.

• Double-cliquez Services. Ajoutons des sous-totaux pour les valeurs maximum et minimum.

• Cliquez Max et Min dans la liste Sous-totaux.

• Cliquez OK pour fermer la boîte Champ dynamique.

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Pour l'instant, le tableau n'est pas modifié car il n'y a pas de sous-totaux àcalculer dans la configuration actuelle. Nous allons déplacer les semestresvers les lignes du tableau.

• Cliquez et faites glisser la liste Semestres vers la partie droite de A4.

Les prestations sont maintenant divisées par la présence des semestres dans les lignes. Les sous-totaux des valeurs maximum et minimum apparaissent.

Masquer des éléments et des sous-totaux

• Double-cliquez Services

Supprimons tous les sous-totaux.

• Cliquez l'option Aucun de la zone Sous-totaux.

• Cliquez OK dans la boîte Champ dynamique.

Supprimons l'élément Traiteur.

• Cliquez la flèche de la liste Services.

• Cliquez la case Traiteur pour ôter la coche.

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Au moins un élément de la liste ne doit pas être masqué.

• Cliquez OK pour fermer la liste Services

Rétablissons l'élément Traiteur.

• Cliquez la flèche de la liste Services.

• Cliquez la case Traiteur pour la cocher.

• Cliquez OK pour fermer la liste Services.

Supprimer et ajouter des champs

Supprimons du tableau le champ des données.

• Cliquez et faites glisser le bouton Somme de Totalen dehors du tableau.

Quand vous relâchez le bouton, le champ est supprimé.

• Faites glisser la liste Villes en dehors du tableau.

Ajoutons les champs Carte et Menu en champs de données.

• Faites glisser le bouton Carte de la barre d'outils vers la zone DéposerDonnées Ici.

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• Faites glisser le bouton Menu de la barre d'outils sur le bouton Somme de Carte.

Excel ajoute la liste Donnes pour accéder aux champs Carte et Menu.

Ajoutons le champ Région en champ de page.

• Faites glisser le bouton Régions de la barre d'outils vers la zone Déposerchamps de page ici.

• Faites glisser le bouton Villes de la barre d'outils vers la partie droite deB4.

• Au besoin, déplacez les listes pour obtenir le tableau ci-après.

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Plusieurs champs de page

Déplaçons le champ des Semestres en champ de page.

• Cliquez et faites glisser la liste Semestres en A2.

• Cliquez la flèche de la liste Régions, cliquez Ile-de-France puis OK.

• Cliquez la flèche de la liste Semestres, cliquez 1 puis OK.

Le tableau est limité aux villes de cette région pour le premier semestre.

• Cliquez la flèche de la liste Régions, cliquez (Tous) puis OK.

• Faites glisser la liste Semestres en dehors du tableau pour la supprimer.

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Comparer des valeurs entre elles

Comparons les résultats de Brest avec les autres villes.• Cliquez avec le bouton droit une valeur des données du champ Menu, parexemple C6.• Cliquez Paramètre du Champ dans le menu contextuel.• Cliquez le bouton options > > dans la boîte Champ PivotTable.

La boîte de dialogue s'agrandit.Comparons en pourcentage les valeurs du tableau.

• Sélectionnez Différence en % par rapport dans la liste Afficher les données.Comparons les villes entre elles.

• Cliquez Villes dans la liste Champ de base.Comparons Brest avec les autres villes.

• Au besoin, cliquez Brest dans la liste Élément de base.

• Cliquez OK pour appliquer le nouveau type de calcul.

Les valeurs de Brest sont vides car nous comparons cette ville avec lesautres.

Le nouveau calcul s'applique uniquement à la colonne SommeMenu. Il Faut répéter l'opération dans la colonne D pour l'appliquer aussi à Somme Carte.

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Comparer les valeurs avec le total

Comparons chaque valeur avec le total.

• Cliquez avec le bouton droit une valeur des données du champ Menu, par exemple C6.

• Cliquez Paramètre de Champ dans le menu contextuel.

• Sélectionnez % du total dans la liste Afficher les données.

• Cliquez OK pour appliquer le nouveau type de calcul.

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Revenons au calcul normal.

• Cliquez avec le bouton droit une valeur des données du champ Menu, parexemple C6.

• Cliquez Paramètre de Champ dans le menu contextuel.

• Sélectionnez Normal dans la liste Afficher les données.

• Cliquez OK pour appliquer le calcul normal.

Champ calculé

Avec sa nouvelle campagne publicitaire, le groupe Ambassador pense augmenter son chiffre d'affaires de 20 % pour les menus et le diminuer de 5 % pour la carte. Un champ calculé est un nouveau champ dynamique basé sur un champ existant du tableau.

• Sélectionnez une valeur des données du champ Menu, par exemple C6. • Cliquez Insertion – Champ calculé dans le menu Excel. Donnons un nom au nouveau champ. • Tapez Prévision Menu dans la zone Nom. Ce champ calculé sera basé sur le champ Menu.• Cliquez Menu dans la liste Champs, puis cliquez Insérer un champ. Le nom

du champ est ajouté dans la zone Formule. • Tapez *1, 2 pour augmenter de 20 % le chiffre d'affaires sur les menus.

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• Cliquez le bouton Ajouter pour ajouter le champ calculé à la liste Champs.• Cliquez la flèche de la liste Nom, puis tapez Prévision Carte.• Supprimer le contenu de la zone Formule.• Cliquez Cartes dans la liste Champs, puis cliquez Insérer un champ.• Tapez *0,95 pour diminuer de 5 % le chiffre d'affaires sur la carte.• Cliquez le bouton Ajouter pour ajouter le champ calculé à la liste Champs.• Cliquez OK pour fermer la boîte Insertion d'un champ calculé.

Deux nouvelles colonnes apparaissent dans le tableau croisé.

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Supprimer un champ calculé

• Cliquez la flèche de Tableau croisé dynamique dans la barre d'outils.• Cliquez Formule Champ calculé dans le menu• Sélectionnez Prévision Menu dans la liste Nom.• Cliquez le bouton Supprimer pour ôter ce champ de la liste Champs.• Sélectionnez Prévision Carte dans la liste Nom.• Cliquez le bouton Supprimer pour Ôter ce champ de la liste Champs.• Cliquez OK pour fermer la boîte Insertion d'un champ calculé.

Afficher les pages

Si votre tableau croisé contient un champ de page, Excel peut ajouter des feuilles basées sur un élément de ce champ. Chaque feuille contiendra un nouveau tableau croisé.

• Cliquez avec le bouton droit une cellule du tableau, par exemple C6.• Cliquez la flèche de Tableau croisé dynamique dans la barre d'outils.• Cliquez Afficher les pages dans le menu contextuel.

Excel demande sur quel champ de page il doit afficher les pages.

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• L'unique champ de page Régions étant sélectionné, cliquez OK.

Quatre nouvelles feuilles apparaissent pour les quatre régions du champ de page Régions. Une région différente est sélectionnée dans chaque feuille.

Actualiser les données.Bien que liés au tableau d'origine, les tableaux croisés ne sont mis à jour que sur ordre.

• Cliquez l'onglet Feuil1.• Tapez 12300 dans la cellule E2.• Cliquez l'onglet Feuil4.Le tableau n'a pas changé.• Cliquez Actualiser les données ! dans la barre d'outils Tableau croisédynamique.• Faites l’opération inverse et revenez à 1230.

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Tableau croisé avec sources multiples

Les données se présentent parfois dans plusieurs tableaux. C'est le cas du groupe Ambassador qui reçoit un classeur de chacun de ses restaurants.

Les tableaux ont été ici regroupés dans la même feuille de calcul.

Le principe est le même si les tableaux sont dans plusieurs feuilles, voire dans plusieurs classeurs. Pour ce dernier cas, les classeurs doivent être ouverts. Pour passer d'un classeur à l'autre, utilisez le menu Fenêtre.

Cliquez l'onglet Feuil2.

Tapez les trois tableaux comme dans l'exemple ci-dessous.

Cliquez l'onglet Feuil3.

Créons un tableau croisé basé sur ces trois tableaux.• Cliquez le menu Données Rapport de tableau croisé dynamique. Les

données se trouvent dans plusieurs plages.• Cliquez l'option Plages de feuilles de calcul avec étiquettes.• Cliquez le bouton Suivant >.Même si le tableau croisé ne doit contenir qu'un seul champ de page, nous lecréons manuellement. En mode « Automatique », les éléments du champ depage portent les noms Élémentl, Élement2, etc., au lieu de Paris, Lyon, etc.• Cliquez l'option Plusieurs (création manuelle).

88

• Cliquez le bouton Suivant>.

Ajoutons les trois plages.

• Cliquez sur l’icône à droite de la zone Plage.• Cliquez l'onglet Feuil2.• Sélectionnez la plage A2:E6.

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• Cliquez sur l’icône de droite dans la boîte Assistant....pour revenir.• Cliquez le bouton Ajouter.• La plage de cellule apparaît dans la liste Toutes les plages.• Cliquez sur l’icône de droite de la zone Plage.• Sélectionnez la plage A9:El2.• Cliquez sur l’icône de droite dans la boîte Assistant ....• Cliquez le bouton Ajouter.• Cliquez sur l’icône de droite de la zone Plage.• Sélectionnez la plage Al5:El8.• Cliquez sur l’icône de droite dans la boîte Assistant ....• Cliquez le bouton Ajouter.

Les plages sélectionnées sont ajoutées dans la liste Toutes les plages.

Le tableau affichera un champ de page.• Cliquez la case d'option 1.

Donnons un nom à chaque plage.• Cliquez Feuil2l$A$2:$E$6 dans la liste Toutes les plages.• Cliquez la zone Champ 1 et tapez Brest.• Cliquez Feuil2l$A$9:$E$12 dans la liste Toutes les plages.• Cliquez la zone Champ 1 et tapez Paris.• Cliquez Feuil2!$A$15:$E$18 dans la liste Toutes les plages.• Cliquez la zone Champ 1 et tapez Toulouse.• Cliquez successivement les plages de la liste Toutes les plages pour vérifierles noms dans la zone champ 1.• Cliquez le bouton Suivant >.

• Au besoin, tapez A1 dans la zone Destination.• Cliquez Terminer pour créer le tableau.

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Modifions le nom des champs.• Double-cliquez la liste Page1.• Tapez Villes dans la zone Nom et OK• Double-cliquez la liste Ligne.• Tapez Services dans la zone Nom et OK.• Double-cliquez la liste Colonne.• Tapez Trimestres dans la zone Nom et OK.• Double-cliquez le bouton Somme de Valeur.• Tapez C.A. (K€) dans la zone Nom et OK.• Cliquez Enregistrer pour sauver les modifications.

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Les modèles

Créer un modèle1. Choisissez le type de modèle souhaité :

Modèle de classeur

Créez un dossier contenant des feuilles, du texte par défaut (par exemple des en-têtes de page et des étiquettes de lignes et de colonnes), des formules, des macros , des styles et d'autres mises en forme que vous souhaitez faire apparaître dans tous les nouveaux classeurs basés sur ce modèle.

Modèle de feuille de calcul

Créez un classeur contenant une feuille de calcul. Dans la feuille de calcul, insérez les mises en forme, les styles, le texte et les autres informations que vous souhaitez faire apparaître dans toutes les nouvelles feuilles de calcul du même type.

2. Pour afficher une image de la première page du modèle dans la zone Aperçu de la boîte de dialogue Modèles (Modèles généraux..., dans le volet Office Nouveau classeur), cliquez sur Propriétés dans le menu Fichier, sélectionnez l'onglet Résumé, puis activez la case à cocher Enregistrer l'image de l'aperçu.

3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

4. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Modèle.

5. Dans la zone Enregistrer dans, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker le modèle.

6. Entrez le nom du modèle dans la zone Nom de fichier. Effectuez l'une des actions suivantes :

Modèle de classeur

o Tapez classeur pour créer le modèle de classeur par défaut.

Pour créer un modèle de classeur personnalisé, tapez un nom de fichier valide.

Modèle de feuille de calcul

o Tapez feuille pour créer un modèle pour les feuilles de calcul par défaut.

Pour créer un modèle de feuille personnalisé, tapez un nom de fichier valide.

7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer dans le menu Fichier.

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Les annotations :

Insérer des annotations ou commentaires

Les commentaires sont des pages de bloc-notes qui peuvent être attachées à une cellule, ils apparaissent automatiquement dès que le pointeur passe au-dessus, de la cellule qui en contient un. Les commentaires sont très pratiques comme pense-bête, pour conserver des numéros de téléphone, des rappels de dates ou encore pour commenter une formule complexe.

Un commentaire est une annotation attachée à une cellule.

Pour qu'un commentaire reste affiché en permanence, même lorsque le pointeur de la souris est ailleurs, faites un clic droit sur la cellule et choisissez l'option Afficher le commentaire.

Créer un commentaire

Pour insérer un commentaire, cliquez du bouton droit sur la cellule qui doit le recevoir. Excel affiche une boîte de texte qui comporte le nom de l'utilisateur d'Office. Ce nom peut bien sûr effacé. Tapez le message, redimensionnez au besoin la boîte en tirant sur les coins. Elle peut être déplacée ailleurs, à quelque distance de la cellule : la flèche pointera toujours vers la cellule où elle se trouve. Cliquez n'importe où dans la feuille de calcul.

Une cellule comportant un commentaire est identifiable grâce au petit triangle rouge visible dans le coin en haut à droite. Cliquer sur une cellule commentée du bouton droit donne accès aux options Modifier le commentaire et Effacer l'annotation.

Cliquer sur Affichage, Commentaire fait apparaître la barre d'outils Révisions, les boutons qu'elle contient permettent de créer des commentaires et aussi de voyager de l'un à l'autre.

Cette barre d'outils sert à réviser le contenu des commentaires.

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André POULBOT :Les ventes du mois d’Aoûtsont celles d’une seule

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Commentaire suivant

Le mode plan :

Le plan.Le plan permet de faire la synthèse de tout ou partie d'une feuille de calcul lorsque les données sont présentées sous forme de listes.Vous pouvez alors afficher ou masquer d'un seul clic certains niveaux de détails, jusqu'à 8 niveaux.

Création AutomatiquePour créer automatiquement un plan , votre liste doit d'abord être organisé avec des zones de détails et des lignes ou colonnes de synthèse et que celles-ci contiennent des formules de synthèse comme des sommes, des moyennes, etc., l'exemple suivant permet la création d'un plan automatique .

Pour établir le plan • Sélectionnez une cellule de votre tableau

• Données/Grouper et créer un plan

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À gauche des Nos de lignes ou au-dessus des Nos de colonnes, une zone en gris apparaît avec des lignes et des boutons.

ManuelleSi vos données ne permettent une création automatique , vous devez alors :

• Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous désirez regrouper

• Données/Grouper et créer un plan /Grouper

Pour enlever le regroupement :

• Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous ne désirez plus regrouper

• Données/Grouper et créer un plan /Dissocier

Sous totauxLorsque vous insérez des sous-totaux à une liste vous créez automatiquement un plan

Les symboles du planComme vous le constatez dans l'exemple ci-dessous, une zone grise se trouve au-dessus des nos de colonnes et/ou à gauche des nos de lignes. Dans cette zone de nouveaux boutons vous aident à afficher les différents niveaux du plan et des lignes vous indiquent les lignes ou colonnes regroupées.

• Cliquez sur un de ces boutons pour afficher un niveau, le niveau dont le chiffre est le plus important affiche toutes les données.

• Cliquez sur un de ces boutons pour masquer le détail d'un regroupement et sur le bouton pour afficher son détail. Lorsque le détail d'un groupe

pour indiquer les colonnes ou lignes regroupées.

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Dans cette figure, un groupe est réduit, vous constatez alors que les lignes correspondantes sont masquées.

Suppression d'un plan• Sélectionnez une cellule de la liste

• Données/Grouper et créer un plan/Effacer le plan

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Le dessinExcel offre une palette complète d'outils de dessin. Les dessins sont des objets

indépendants posés sur la feuille de calcul. Ils ne sont pas liés aux cellules. Nous allons créer un logo pour le groupe Ambassador. La barre d'outils de dessin est accessible à partir de la barre d'outils Standard. Cliquez Dessin dans la barre d'outils Standard. Par défaut, la barre s'affiche en bas de l'écran.

Objets dessinés 2D

RECTANGLES

Ajoutons un cadre- pour le logo. Cliquez Rectangle dans la barre d'outils Dessin.

Le curseur de la souris prend la forme +. • Cliquez et faites glisser de A 1 à D 12 pour dessiner un rectangle.

Les ronds autour du rectangle indiquent qu'il est sélectionné, et permettent de modifier sa taille. On les appelle des poignées de redimensionnement.

COULEUR DE FOND ET DE BORDURE

• Le rectangle étant sélectionné, cliquez la flèche Couleur de remplissage• Cliquez Bleu moyen dans la palette.• Cliquez la flèche Couleur du contour• Cliquez Bleu foncé dans la palette.

Modifions la forme du contour.

• Cliquez Style de trait.• Cliquez 4 ½ pt dans la liste Style de trait.• Cliquez ombre puis cliquez Style d'ombre 6

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ELLIPSES

Dessinons une casserole pour le logo.

• Cliquez Ellipse a dans la barre d'outils Dessin.

Le curseur de la souris prend la forme +.

• Cliquez et faites glisser en dessous du cadre pour dessiner une ellipse.

Les ronds autour du cercle permettent de modifier sa taille. Déplacez et redimensionnez le cercle comme dans l'exemple ci-dessus.

Objets dessinés 3D

Les objets en deux dimensions (traits, rectangles et ellipses) sont transformables en objets en trois dimensions.

• Au besoin, cliquez le cercle pour le sélectionner.

• Cliquez 3D.

• Cliquez Style 3D 12 pour transformer l'ellipse en cylindre.

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ORIENTATION DES OBJETS 3D

Les objets sont orientables en les faisant tourner sur leur axe vertical et horizontal.• Cliquez 3D puis Paramètres 3D pour afficher cette barre.

• Cliquez 12 fois Pivoter vers le haut dans la barre Paramètres 3D. •Cliquez Pivoter vers la droite.

Ajoutons un manche à la casserole.

• Cliquez Ellipse.

• Appuyez sur Shift puis cliquez et faites glisser pour dessiner un petit rond.

• Cliquez 3D puis cliquez Style 3D 1

• Cliquez 10 fois Pivoter vers la gauche

PROFONDEUR DES OBJETS 3D

La casserole et son manche ont la profondeur par défaut. • Au besoin, cliquez le manche pour le sélectionner.

• Cliquez Profondeur dans la barre Paramètres 3D.

• La profondeur est définie en points (72 points = 1 pouce = 2,54 cm).

• Personnalisé permet de sélectionner une profondeur précise.

• Cliquez Personnalisé puis tapez 144 puis entré.

100

SÉLECTIONNER PLUSIEURS OBJETS

Pour appliquer une mise en forme à plusieurs objets, il faut tous les sélectionner.

• Cliquez Sélection des objets dans la barre du bas à côté de dessin.

Le curseur de la souris prend la forme d’une flèche

• Cliquez et faites glisser pour tracer un cadre pointillé autour des deux objets.

En relâchant le bouton gauche, tous les objets dans le cadre sont sélectionnés.

Les objets doivent être intégralement encadrés pour être sélectionnés.

SURFACE DES OBJETS 3D

Donnons un aspect plus réaliste aux deux objets.• Cliquez Surface dans la barre d'outils Paramètres 3 D.

Maquette affiche les objets sous forme filaire. • Cliquez Maquette dans le menu Surface.

• Cliquez Surface puis cliquez Métal.

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ÉCLAIRAGE DES OBJETS 3D

L'éclairage renforce l'effet 3D. Modifions la direction de cet éclairage. • Cliquez Éclairage dans la barre d'outils Paramètres 3D.

Chaque lampe détermine la source lumineuse. Le cube au centre correspond à un éclairage de face. Clair, Normal et Estomper détermine la puissance de l'éclairage.

• Cliquez dans le menu pour éclairer les objets en bas à droite.

TEXTURE DES OBJETS 3D

• Cliquez la feuille de calcul pour désélectionner les objets.

• Cliquez la casserole pour la sélectionner.

• Cliquez la flèche de Couleur de remplissage dans la barre d'outilsDessin, puis cliquez Motifs et textures.

• Cliquez l'onglet Textures puis cliquez Gouttelettes dans Textures.(Le premier de l’avant dernière ligne)• Cliquez OK pour valider la boîte Motifs et textures.

La couleur de la partie 3D de l'objet est adaptée à celle de la texture.

COULEUR DE LA PARTIE 3D

• Cliquez Couleur 3D dans la barre d'outils Paramètres 3D. • Cliquez Gris - 25% dans la palette.

102

ORDRE DES OBJETS

Les derniers objets créés sont toujours placés au-dessus des autres. La poignée de la casserole se trouve au-dessus.

• Cliquez Dessin Ordre Mettre au premier plan ou bouton droit sur la poignée.• Déplacez la poignée comme dans l'exemple ci-après.

• Cliquez sur la casserole et sur la poignée pour les grouper.• Faites glisser la casserole sur le cadre comme ci-dessous.

OBJET WORDART

WordArt permet d'ajouter du texte artistique dans les feuilles de calcul.

• Cliquez Insérer un objet WordArt M dans la barre d'outils Dessin.• Cliquez WordArt (lère ligne, 5ème colonne) dans Sélectionnez un effet WordArt.

103

Cliquez OK pour valider le choix.

Tapez AMBASSADOR dans la zone Texte. • Sélectionnez 16 dans la liste Taille.• Cliquez OK pour valider.• Déplacez l'objet comme ci-dessous.

La barre d'outils WordArt s'affiche quand ce type d'objet est sélectionné.

Mettons cet objet en 3D.

• Cliquez la flèche de Couleurs 3D dans la barre d'outils Paramètres 3D.• Cliquez Turquoise clair dans la palette.• Cliquez Profondeur.• Cliquez Personnalisé puis tapez 10• Déplacez l'objet comme dans l'exemple ci-dessous.

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ZONE DE TEXTE

• Cliquez Zone de texte dans la barre d’outils dessin.• Cliquez dans la cellule A14• Tapez Auberges A LA BONNE FRANQUETTE dans la cadre.

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Les macros Avant de pouvoir définir ce qu'est une macro il faut d'abord distinguer entre Macro-commande et Macro fonction:

La Macro-commande: Une macro-commande peut être définie comme une procédure contenant une suite d'entrées et instructions qui sont effectuées automatiquement en exécutant la macro-commande. Ceci s'avère surtout utile pour des tâches répétitives et fastidieuses. Ceci permet un gain de temps considérable.

Les macro-commandes peuvent être utiles pour :accélérer les opérations de modification et de mise en forme les plus fréquentescombiner plusieurs commandessimplifier l'accès à une option de boîte de dialogueautomatiser une série complexe de tâches

La Macro-fonction: Une macro-fonction sert à exécuter par exemple un calcul complexe, il s'agit en fait d'une nouvelle fonction ajoutée à Excel. Pour créer une macro-fonction, il faut faire appel à l'éditeur Visual Basic contenu dans Excel. Un module Visual Basic peut contenir des macros-commandes et des macros-fonctions.

Enregistrer une MacroAvant d'enregistrer la macro, assurez-vous de bien avoir présent les actions à enregistrer. Lorsque vous êtes prêt vous pouvez lancer l'enregistrement de la macro dans le menu Outil

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Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante:

Vous devez donner un nom à la Macro (N'utilisez pas d'espaces ni de caractères spéciaux). Par défaut la Macro sera enregistrée dans le classeur en cours, mais vous pouvez aussi enregistrer la Macro dans un nouveau classeur ou dans un classeur de macros personnelles.

Le Classeur de macros personnelles est un classeur qui s'ouvre lorsque vous lancez Excel, ceci permet de pouvoir utiliser les macros dans tous les classeurs.

En cliquant sur le bouton OK vous démarrez l'enregistrement et chaque action est enregistrée, aussi les erreurs !! La boîte d'outils suivante apparaît

Pour arrêter l'enregistrement cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistrementNB. ne cliquez pas sur le car ceci ferme simplement la boîte d'outils, mais l'enregistrement continue!

Exécuter une Macro Une fois les macros enregistrées vous pouvez les appeler avec le menu Outils/Macros...

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Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante, qui permet de sélectionner la macros que vous aimeriez exécuter:

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Macros interactivesDans cet exemple nous allons créer une macro interactive, c'est à dire une macro qui permet à l'utilisateur de modifier le résultat de la macro en rentrant lors du déroulement de la macro des valeurs différentes.

Exemple pratique:

Nous allons créer une macro, qui permet à l'utilisateur de saisir dans une boîte de dialogue un montant et ensuite un pourcentage, pour obtenir automatiquement le résultat. L'exemple est volontairement très simple, ceci pour faciliter la compréhension de la macro.

Nous allons commencer par enregistrer la Macro pour la saisie du montant et du pourcentage dans les deux cellules respectives. Au lieu d'insérer un des chiffres pour le montant et le pourcentage tapez les mots Montant et pourcentage. Ceci permettra de repérer plus facilement les parties du code VBA à changer. Une fois la macro enregistrée, ouvrez l'éditeur VBA et modifiez le code VBA de la macro comme suit:

Remplacez le mot "Montant" par la commande:

InputBox("S.v.p. Entrez le montant:", "Saisie du Montant")

Faites de même pour le mot "Pourcentage"

InputBox("S.v.p. Entrez le pourcentage:", "Saisie du Pourcentage"

' Calcul_Pourcentage Macro'Sub Calcul_Pourcentage() Range("C8").Select 'ActiveCell.FormulaR1C1 = "Montant" ActiveCell.FormulaR1C1 = InputBox("S.v.p. Entrez le montant:", "Saisie du Montant") Range("C9").Select 'ActiveCell.FormulaRC1 = "Pourcentage" ActiveCell.FormulaR1C1 = InputBox("S.v.p. Entrez le pourcentage:", "Saisie du Pourcentage") Range("C11").SelectEnd Sub

Désormais lorsque vous lancez la macro deux boîtes de dialogues invitent l'utilisateur à taper un montant et un pourcentage qui sera directement saisie dans les cellules respectives.

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Utilisez la barre outils « Formulaire » pour ajouter et associer les boutons aux macros.

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Enregistrement d'une macro-commande et de son affectation à un bouton personnalisé

Dans cet exemple vous allez créer une macro-commande pour créer automatiquement un format personnalisé m2

(mètre carré). Ensuite vous allez créer un barre d'outils personnalisée avec un bouton auquel sera affecté la macro-commande. La procédure sera effectuée en deux parties:

1. Enregistrement de la macro-commande

2. Édition du bouton et affectation de la macro-commande

Pour notre macro nous allons enregistrer un nouveau format numérique personnalisé (m2). Pour cela nous lançons l'enregistrement de la macro-commande, avec l'option Nouvelle macro... dans le menu Outil/Macro

Ensuite nous devons nommer la macro: p. ex. Format_m2 (NB: certains caractères spéciaux et les espaces ne sont pas acceptés pour nommer les macros, pour simuler un espace utiliser le _ )

En cliquant sur OK on lance l'enregistrement de la macro. et la barre d'outil Arrêter l'enregistrement apparaît à l'écran.

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Création d'un format personnalisé:Dans le menu Format/Cellule... choisissez la catégorie Nombre et Personnalisée

Tapez ensuite le nouveau format comme indiqué dans l'illustration suivante... et validez avec OK

Le nouveau format est ainsi créé et nous pouvons maintenant arrêter l'enregistrement en cliquant sur le bouton "Arrêter l'enregistrement".

Pour arrêter l'enregistrement de la macro cliquez absolument sur le bouton

"Arrêter l'enregistrement" et non sur le sinon l'enregistrement ne sera pas arrêté.

Création du bouton personnalisé et affectation de la macroMaintenant il s'agit de créer une barre nouvelle barre d'outils personnalisée. Pour cela nous allons ouvrir le menu Affichage/Barres d'outils... et sélectionner l'option Personnaliser...

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La boîte suivante s'ouvre:

Cliquez sur le bouton: Nouvelle... pour créer une nouvelle barre.

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Nommez la nouvelle barre: ex. Ma barre perso

La nouvelle barre apparaît sur l'écran mais elle est encore vide:

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Pour voir comment la remplir avec des boutons personnalisés

Personnaliser une barre d'outils:Pour ajouter des boutons dans la nouvelle barre d'outils il faut cliquer sur l'onglet Commandes de la boîte de dialogue Personnaliser, et sélectionner la catégorie Macros:

Il suffit maintenant de déplacer le bouton personnalisé sur la barre d'outils par un cliquer glisser:

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Vous pouvez insérer ainsi plusieurs boutons:

Ensuite nous allons nommer le bouton. Tout en laissant la boîte de dialogue Personnaliser ouverte vous faites un clic droit sur le nouveau bouton

Nommez-le Format mètres carrés

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Vous pouvez aussi changer l'image du bouton:

Ou la modifier à l'aide de l'éditeur de boutons:

Éditer le bouton personnalisé:Pour modifier le bouton cliquez sur l'éditeur des boutons...

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Dans la boîte qui s'ouvre modifiez à l'aide de la souris et des couleurs l'image du bouton:

Cliquez sur OK.

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Choisissez la macro:

Et voilà notre bouton personnalisé dans notre nouvelle barre d'outils est fonctionnel

Tapez un chiffre dans une cellule et ensuite cliquez sur votre nouveau bouton et le chiffre sera mis en forme avec le format m2.

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Les formulaires

Comment créer un formulaire?Vous trouvez la barre d'outils Formulaires ouvrez le menu Affichage / Barres d'outils /

...et voici la barre d'outils Formulaires

Les options et commandes de cette barre d'outils sont multiples, nous allons aborder quelques unes de ces commandes à l'aide de quelques exemples Nous allons à l'aide d'un exemple créer une liste déroulante nous permettant de choisir parmi

Zone de liste

Zone de liste modifiable

Zone de liste modifiableCette commande permet de créer des listes déroulantes et génère une valeur dans une cellule liée.

Dans notre exemple nous allons créer une liste déroulante affichant une liste de produits et qui à l'aide de la fonction de recherche RECHERCHEV nous fait afficher les données respectives du produit choisi (ex. prix, marque etc.)

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Pour créer une liste déroulante suivez les étapes suivantes:

1.) Cliquez sur le bouton et tracez avec le pointeur de la souris un rectangle sur la feuille de calcul

2. La liste déroulante s'affiche:

3. Affichez le menu contextuel (clic droit sur la zone de liste modifiable) et cliquez sur l'option Format de contrôle...

Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante:

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4: Dans la zone Plage d'entrée, sélectionnez la liste des données qui doit s'afficher dans la liste, dans notre cas une liste de Produits (NB. il faut que les données liées dans la plage d'entrée se trouvent dans le même classeur que le formulaire!)

5. Dans la zone: Cellule liée, sélectionnez ou tapez la référence B7. (Dans la cellule liée s'affichera un chiffre correspondant au produit choisi dans la liste.)

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Pour donner un effet de profondeur à la liste déroulante cochez

Cliquez sur OK est la liste déroulante est prête:

Pour qu'elle soit opérationnelle il faudra encore insérer des fonctions de recherches dans les différentes cellules du formulaire. La "valeur cherchée " sera le chiffre qui est renvoyé dans la cellule liée. Comme celui correspond aux numéros des produits il nous permettra de rechercher et d'afficher les données souhaitées.

Voici l'exemple avec la fonction de recherche :

Il suffit désormais d'insérer les fonctions restantes dans les autres cellules et de masquer la colonne B (contenant la cellule liée) et votre formulaire avec liste déroulante est prêt :)

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Touches de raccourcis.

Pour Appuyez surValider la saisie de données dans une cellule EntréeAnnuler la saisie de données dans une cellule ÉchapRépéter la dernière action F4 ou ctrl+yCommencer une nouvelle ligne dans la même cellule Alt+entréeSupprimer le caractère à gauche du point d'insertion ou supprimer la sélection Ret.arr

Supprimer le caractère à droite du point d'insertion ou supprimer la sélection Suppr

Supprimer le texte du point d'insertion à la fin de la ligne Ctrl+supprVous déplacer d'un caractère vers le haut, le bas, la gauche ou la droite Touches de direction

Atteindre le début de la ligne OrigineModifier un commentaire de cellule Maj+f2Créer des noms à partir des étiquettes de ligne et de colonne Ctrl+maj+f3Recopier vers le bas Ctrl+dRecopier vers la droite Ctrl+rRecopier l'entrée en cours dans la plage de cellule sélectionnée Ctrl+entrée

Valider la saisie de données dans la cellule et vous déplacer vers le bas dans la sélection

Entrée

Valider la saisie de données dans la cellule et vous déplacer vers le haut dans la sélection

Maj+entrée

Valider la saisie de données dans la cellule et vous déplacer vers la droite dans la sélection

Tab

Valider la saisie de données dans la cellule et vous déplacer vers la gauche dans la sélection

Maj+tab

Utilisation des touches de raccourci dans les cellules ou la barre de formule

Commencer une formule #nom?Annuler la saisie de données dans la cellule ou la barre de formule Échap

Modifier la cellule active F2Modifier la cellule active et effacer son contenu, ou supprimer le caractère précédent dans la cellule active lors de la modification du contenu de la cellule

Ret.arr

Coller un nom dans une formule F3Définir un nom Ctrl+f3Calculer l'ensemble des feuilles de tous les classeurs ouverts F9Calculer la feuille de calcul active Maj+f9Insérer la formule somme automatique Alt+= (signe égal)Saisir la date Ctrl+; (point-virgule)Saisir l'heure Ctrl+maj+: (deux

points)Insérer un lien hypertexte Ctrl+kValider la saisie de données dans la cellule EntréeCopier la valeur de la cellule située au-dessus de la cellule active dans cette dernière ou dans la barre de formule

Ctrl+maj+" (guillemets doubles)

Afficher alternativement les valeurs de cellule et les formules de cellule Ctrl+` (guillemet simple ouvrant)

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Copier une formule de la cellule située au-dessus de la cellule active dans cette dernière ou dans la barre de formule

Ctrl+' (apostrophe)

Saisir une formule sous forme d'une formule matricielle Ctrl+maj+entréeAfficher la palette de formules après avoir tapé un nom de fonction valide dans une formule

Ctrl+a

Insérer les noms d'arguments et les parenthèses d'une fonction après avoir tapé un nom de fonction valide dans une formule

Ctrl+maj+a

Afficher la liste des saisies semi-automatiques Alt+bas

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Index.2D....................................................................................213D..............................................................................21, 33Ajouter / Modifier les fiches d’une base de données......42Assistant Graphique........................................................22automatique.....................................................................38Axes................................................................................ 23barre d’outils Graphique................................................. 21base de données.............................................................. 36Champ de données.......................................................... 35champs de données......................................................... 36Croissant......................................................................... 37Décroissant......................................................................37Dégradé...........................................................................29élaboré.............................................................................40Emplacement du graphique............................................ 30Étiquettes de données......................................................26Filtre................................................................................38Filtre automatique........................................................... 38Filtre élaborés................................................................. 40

graphiques.......................................................................21Graphiques en 3Dimensions........................................... 33Image.............................................................................. 29Le fichier de données......................................................35Légende...........................................................................26Motif............................................................................... 29Motifs et textures............................................................ 29Quadrillage......................................................................26Rappeler et modifier un graphique................................. 28Saisir une base de données..............................................36source de données........................................................... 35Supprimer un élément du graphique...............................30Supprimer un graphique..................................................30Table à double entrée......................................................54Table de données............................................................ 27Texture............................................................................ 29Touches de raccourcis...................................................124Trier les données.............................................................37

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