metodologia plan anticorrupcion

7/26/2019 Metodologia Plan Anticorrupcion

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Estrategias para la construccindel Plan Anticorrupcin y

de Atencin al Ciudadano

Que lo piensen dos veces -o tres veces o cuatro- loscorruptos antes de insistir en sus prcticas, porque

ahora es la Nacin colombiana, ahora somos 46 millonesde colombianos los que estamos vigilndolos, los que

estamos listos para denunciarlos, investigarlos ysancionarlos

Juan Manuel Santos Caldern

Libertad y Orden

Departamento Administrativode la FUNCIN PBLICARepblica de Colombia

PARA TODOSPROSPERIDAD

BLICPE A

Secretara de TransparenciaPresidencia de la Repblica


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PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

Juan Manuel Santos CaldernPRESIDENTE

Juan Mesa ZuletaSecretario General

Carlos Fernando Galn PachnSecretario de Transparencia

DIRECCIN Y ELABORACIN

Albert Cuesta GmezMartha Ligia Ortega Santamara

Secretara de Transparencia

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACINMauricio Santa Mara Salamanca

DirectorJuan Carlos Acevedo

Lina Mara Moncaleano CullarPrograma Nacional de Servicio al Ciudadano

Mauricio Solano CaldernDireccin de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pbicas

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICAElizabeth Rodrguez Taylor

DirectoraMyriam Cubillos Benavides

William Pulido TrujilloDireccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites

COLABORADORES

PRESIDENCIA DE LA REPBLICAMara Lorena Gutirrez Botero

Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia AdministrativaCristina Triana Soto

Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa

Con el apoyo de laOFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA Y EL DELITO

rea de Justicia y Seguridad


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CONTENIDO

I. Introduccin...........................................................................................................................................7

II. Objetivo y Alcance...............................................................................................................................8III. Metodologa de Diseo.....................................................................................................................81. Aspectos Generales................................................................................................................................82. Componentes del Plan...........................................................................................................................9Primer Componente: Metodologa para la identificacin de riesgos de corrupciny acciones para su manejo........................................................................................................................9

a. Identificacin de riesgos de corrupcin....................................................................................9

b. Anlisis del riesgo: Probabilidad de materializacin de los riesgos de corrupcin.................11c. Valoracin del riesgo de corrupcin........................................................................................12d. Poltica de administracin de riesgos de corrupcin.............................................................12e. Seguimiento de los riesgos de corrupcin..............................................................................13f. Mapa de riesgos de corrupcin................................................................................................13

Segundo Componente: Estrategia Antitrmites.................................................................................14

a. Lineamientos generales.............................................................................................................14

Fase 1 - Identificacin de trmites............................................................................................4Fase 2 - Priorizacin de trmites a intervenir........................................................................15Fase 3 - Racionalizacin de trmites...........................................................................................Fase 4 - Interoperabilidad...........................................................................................................6

b. Beneficios de la implementacin de las fases de racionalizacin.......................................17c. Experiencias exitosas en materia de racionalizacin de trmites..........................................17

Tercer Componente: Rendicin de cuentas........................................................................................17

a. Componentes........................................................................................................18b. La rendicin de cuentas. Consideraciones.................................................................................18c. Ruta de la rendicin de cuentas.................................................................................................18

Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano. ...................................19

a. Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano...........................................................19b. Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores pblicos...................................19c. Fortalecimiento de los canales de atencin.............................................................................20


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IV. Estndares para la atencin de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.............................20

a. Definiciones............................................................................................................................20b. Gestin...........................................................................................................................21

c. Seguimiento...................................................................................................................21d. Control...................................................................................................................22e. Veeduras ciudadanas.................................................................................................................22

V. Consolidacin, Seguimiento y Control.............................................................................................22VI. Recomendaciones generales............................................................................................................23

a. Gobierno en lnea.......................................................................................................................23b. Visibilizacin de los pagos.........................................................................................................24c. Publicacin de la gestin contractual.....................................................................................24d. Gestin documental...................................................................................................................24


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Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano 5

No estamos condenados a destapar indefinidamente

ollas podridas de corrupcin. Podemos y debemos

prevenirlas. Para lograrlo necesitamos herramientas

eficaces e innovadoras de prevencin y deteccin as

como el concurso y compromiso de todas las entidades

del Estado y de todos los servidores pblicos.

Carlos Fernando Galn Pachn.


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I. INTRODUCCIN

La herramienta Estrategias para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadanoes un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestin, su metodologa incluye cuatrocomponentes autnomos e independientes, que contienen parmetros y soporte normativo propio.El primero de ellos hace nfasis en la metodologa del mapa de riesgos de corrupcin. Para losdems componentes se deben tener en cuenta los lineamientos dados por las normas y entidadesrectoras de las diferentes polticas.

El diseo de la metodologa para la elaboracin del mapa de riesgos de corrupcin y las medidaspara mitigarlos desarrollada en el primer componente, tom como punto de partida los lineamientosimpartidos por el Modelo Estndar de Control Interno -MECI- contenidos en la Metodologa deAdministracin de Riesgos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Sin embargodesarrolla en forma diferente algunos de sus elementos, en el entendido que un acto de corrupcin

es inaceptable e intolerabley requiere de un tratamiento especial.

Como elemento fundamental para cerrar espacios propensos para la corrupcin, en el segundocomponente, se explican los parmetros generales para la racionalizacin de trmites en lasentidades pblicas. Esta poltica viene siendo liderada por el Departamento Administrativo de laFuncin Pblica, a travs de la Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites y las AltasConsejeras para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa y para la Gestin Pblica y Privada.

Conocedores de la necesidad de brindar espacios para que la ciudadana participe, sea informada dela gestin de la administracin pblica y se comprometa en la vigilancia del quehacer del Estado, seincluye en el tercer componentela rendicin de cuentas. Su inclusin en el plan se fundamenta enla importancia de crear un ambiente de empoderamiento de lo pblico y de corresponsabilidad conla sociedad civil. De esta forma se beneficia la transparencia en el accionar del Estado y se recupera

la confianza en las instituciones. Esta estrategia es coordinada por la Direccin de Seguimiento yEvaluacin a Polticas Pbicas del Departamento Nacional de Planeacin.

En el cuarto componentese abordan los elementos que deben integrar una estrategia de Servicioal Ciudadano, indicando la secuencia de actividades que deben desarrollarse al interior de lasentidades para mejorar la calidad y accesibilidad de los trmites y servicios que se ofrecen a losciudadanos y garantizar su satisfaccin. Esta estrategia es coordinada por el Departamento Nacionalde Planeacin, a travs del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.

As mismo, en cumplimiento del artculo 76 de la Ley 1474 de 2011, se establecen los estndaresque como mnimo deben tener las dependencias encargadas de gestionar las peticiones, quejas,sugerencias y reclamos de las entidades pblicas.

Adems de los cuatro componentes sealados, esta metodologa incluye recomendaciones generalesque invitan a las entidades a incorporar dentro de su ejercicio de planeacin estrategias encaminadasal fomento de la participacin ciudadana, y a la transparencia y eficiencia en el uso de los recursosfsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de laadministracin pblica.


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Secretara de Transparencia - Presidencia de la Repblica.8

II. OBJETIVO Y ALCANCE

OBJETIVO

Presentar una metodologa estndar para la formulacin, seguimiento y control del PlanAnticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, que contiene la estrategia sealada en el artculo 73de la Ley 1474 de 20111.

ALCANCE

Esta metodologa debe ser aplicada por todas las entidades del orden nacional, departamental ymunicipal.

III. METODOLOGA DE DISEO1. ASPECTOS GENERALES.

En cumplimiento del artculo 73 de la Ley 1474 de 2011, la Secretara de Transparencia de laPresidencia de la Repblica, en coordinacin con la Direccin de Control Interno y Racionalizacin deTrmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, el Programa Nacional del Servicioal Ciudadano y la Direccin de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pbicas del DepartamentoNacional de Planeacin,ha diseado la metodologa para elaborar la estrategia de Lucha contrala Corrupcin y de Atencin al Ciudadano, que debe ser implementada por todas las entidades delorden nacional, departamental y municipal.

Anualmente debe elaborarse dicha estrategia, que contendr, entre otras: (i) el mapa de riesgos decorrupcin y las medidas para controlarlos y evitarlos, (ii) las medidas antitrmites, (iii) la rendicin decuentas y (iv) los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano. Adicionalmente, las entidadespueden incluirlas iniciativas que consideren necesarias en su estrategia de lucha contra la corrupcin.

Resulta pertinente resaltar que los componentes incluidos en el presente documento gozan demetodologas propias para su implementacin. La aplicacin de las iniciativas incluidas en las estrategiaspara la construccindel Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, no implican para las entidadesrealizar actividades diferentes a las que ya vienen ejecutando en desarrollo de dichas polticas.Cada responsable o jefe de las diferentes reas o lderes de los procesos al interior de las entidades,

1 Ley 1474 de 2011. Artculo 73. Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental

y municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dichaestrategia contemplar, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas paramitigar esos riesgos, las estrategias antitrmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.

El Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupcin sealar una metodologapara disear y hacerle seguimiento a la sealada estrategia.

Pargrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administracin de riesgos, se podrvalidar la metodologa de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparenciay Lucha contra la Corrupcin.


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debe elaborar el mapa de riesgos de corrupcin, estructurar las medidas para controlarlos y evitarlos yrealizar el seguimiento a la efectividad de dichas acciones. La consolidacindel plan anticorrupcin yde atencin al ciudadano, estar a cargo de la oficina de planeacin de las entidadeso quien haga susveces, la cual adems servir de facilitadora para todo el proceso de elaboracin del mismo. Por su parte,elJefe de ControlInterno o quien haga sus veces, es el encargado de verificar y evaluar la elaboracin,visibilizacin, el seguimiento y control del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.

El Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano est contemplado en el Modelo Integrado de Planeaciny Gestin, que articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco polticas dedesarrollo administrativo y el monitoreo y evaluacin de los avances en la gestin institucional y sectorial.

2. COMPONENTES DEL PLAN.

PRIMER COMPONENTE: METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE RIESGOS DECORRUPCIN Y ACCIONES PARA SU MANEJO.

Este componente establece los criterios generales para la identificacin y prevencin de los riesgos

de corrupcin de las entidades, permitiendo a su vez la generacin de alarmas y la elaboracin demecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos.

El referente para la construccin de la metodologa del mapa de riesgos de corrupcin, lo constituye laGua del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Sin embargo, la metodologa que aqu sepresenta se aparta de dicha Gua en algunos de sus elementos. Las categoras establecidas en el impactode la Gua no se tienen en cuenta para la presente metodologa, toda vez que la materializacin de losriesgos de corrupcin es inaceptable e intolerable.Los riesgos de corrupcin siempre sern de nicoimpacto. As mismo, en la probabilidad de materializacinnicamente se consideran dos criterios.

A. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN.

i. Riesgo de Corrupcin.

Se entiende porRiesgo de Corrupcinla posibilidad de que por accin u omisin, mediante el usoindebidodel poder, de los recursos o de la informacin, se lesionen los intereses de una entidad yen consecuencia del Estado, para la obtencin de un beneficio particular.

ii. Establecer las causas.

Es necesario identificar las DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS (factores externos)que pueden influir en los procesos y procedimientosque generan una mayor vulnerabilidad frentea riesgos de corrupcin.

Se busca de manera general identificar un conjunto sistemtico de situaciones que por sus caractersticas,pueden originar prcticas corruptas2, asocindolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la

respectiva entidad. Para el efecto, pueden utilizarse diferentes fuentes de informacin, como los registroshistricos o informes de aos anteriores y en general toda la memoria institucional. De igual forma, esconveniente analizar los hechos de corrupcin presentados en procesos similares de otras entidades.

iii. Descripcin del riesgo de corrupcin.Una vez identificadas las causas, se define el riesgo de corrupcin del proceso o, procedimiento,

2 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Mapas de Riesgos, aproximacin terica y prctica al estudio eidentificacin de riesgos de corrupcin. Bogot. 1998. Pg. 60.


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segn sea el caso. El riesgo debe estar descrito de manera clara, sin que su redaccin d lugar aambigedades o confusiones con la causa generadora de los mismos.

A manera de ilustracin se sealan algunos de los procesos y procedimientos susceptibles de actos

de corrupcin, a partir de los cuales la entidad podr identificar sus riesgos de corrupcin. Estosnecesariamente no sern los nicos que se tengan en cuenta, por lo que cada entidad debercontemplar en el anlisis aquellos procesos que en su quehacer resulten propensos a la corrupcin:

Direccionamiento Estratgico (Alta Direccin).

Concentracin de autoridad o exceso de poder. Extralimitacin de funciones. Ausencia de canales de comunicacin. Amiguismo y clientelismo.

Financiero (Est relacionado con reas de Planeacin y Presupuesto).

Inclusin de gastos no autorizados. Inversiones de dineros pblicos en entidades de dudosa solidez financiera, a cambio debeneficios indebidos para servidores pblicos encargados de su administracin.

Inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los rubros deinversin.

Archivos contables con vacos de informacin. Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a

cambio de una retribucin econmica.

De contratacin (Como proceso o los procedimientos ligados a ste).

Estudios previos o de factibilidad superficiales. Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro

proceso de contratacin. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos quebenefician a una firma en particular). Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular.Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes

direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geomtrica. Restriccin de la participacin a travs de visitas obligatorias innecesarias, establecidas

en el pliego de condiciones. Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos

determinados. Urgencia manifiesta inexistente. Designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempear la funcin. Concentrar las labores de supervisin de mltiples contratos en poco personal. Contratar con compaas de papel, las cuales son especialmente creadas para participar

procesos especficos, que no cuentan con experiencia, pero si con msculo financiero.

De informacin y documentacin.

Concentracin de informacin de determinadas actividades o procesos en una persona. Sistemas de informacin susceptibles de manipulacin o adulteracin. Ocultar a la ciudadana la informacin considerada pblica. Deficiencias en el manejo documental y de archivo.


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De investigacin y sancin.

Fallos amaados. Dilatacin de los procesos con el propsito de obtener el vencimiento de trminos o la

prescripcin del mismo. Desconocimiento de la ley, mediante interpretaciones subjetivas de las normas vigentespara evitar o postergar su aplicacin.

Exceder las facultades legales en los fallos.Soborno (Cohecho).

De actividades regulatorias.

Decisiones ajustadas a intereses particulares. Trfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).Soborno (Cohecho).

De trmites y/o servicios internos y externos.

Cobro por realizacin del trmite, (Concusin). Trfico de influencias, (amiguismo, persona influyente). Falta de informacin sobre el estado del proceso del trmite al interior de la entidad.

De reconocimiento de un derecho, como la expedicin de licencias y/o permisos.

Cobrar por el trmite, (Concusin). Imposibilitar el otorgamiento de una licencia o permiso. Ofrecer beneficios econmicos para acelerar la expedicin de una licencia o para su

obtencin sin el cumplimiento de todos los requisitos legales. Trfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).

B. ANLISIS DEL RIESGO: PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIN.

El anlisis del riesgo busca determinar el grado en el cual se puede materializar un evento. Teniendoen cuenta la Gua para la Administracin del Riesgo del Departamento Administrativo de la FuncinPblica, para la probabilidad de materializacin de los riesgos de corrupcin se considerarn lossiguientes criterios: (i) Casi seguro: se espera que el evento ocurra en la mayora de las circunstanciasy (ii)Posible:el evento puede ocurrir en algn momento.

En la terminologa de gestin del riesgo, la probabilidad hace referencia a la oportunidad de quealgo suceda, medido o determinado de manera objetiva (basado en datos y hechos histricos)o subjetiva (bajo criterios de experiencia o experticia de quien analiza), utilizando trminosgenerales o matemticos (como la probabilidad numrica) o la frecuencia en un periodo de tiempodeterminado3. Se busca por lo tanto determinar el grado en el cual se puede materializar un evento.

En cuanto al impacto o consecuencia, este se refiere al resultado de un evento que afecta losobjetivos. Un evento puede generar un rango de consecuencias, las cuales se pueden expresarcualitativa o cuantitativamente. Las consecuencias iniciales pueden escalar a travs de efectos

3 ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTC31000. Gestin del Riesgo. Principios Directrices. Bogot. 2011. Pg. 22


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secundarios4. Para el anlisis propuesto, el impacto de la materializacin de un riesgo de corrupcines nico, por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de las entidadesy del Estado, afectando los recursos pblicos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de laadministracin, siendo por tanto inaceptable la materializacin de un riesgo de corrupcin.

C. VALORACIN DEL RIESGO DE CORRUPCIN.

Una vez identificados los riesgos de corrupcin, la entidad debe establecer los controlesteniendoen cuenta: (i) Controles preventivos, que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o materializacindel riesgo; y (ii) Controles correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron,en caso de materializarse.

En relacin con los controles se debe llevar un registro para su valoracin.Basados en la Gua parala Administracin del Riesgo (DAFP-2011)5, se presenta el siguiente modelo para ser implementadopor las entidades (ver cuadro 1):

Cuadro 1. Valoracin de riesgos de corrupcin.

VALORACIN DEL RIESGO DE CORRUPCIN

Controles Criterios Cumplimiento

Descripcin Preventivo Correctivo Criterio de medicin Si No

Existe(n) herramienta(s) de control.

Existen manuales y/o procedimientos queexpliquen el manejo de la herramienta.

En el tiempo que lleva la herramienta hademostrado ser efectiva.

De acuerdo al resultado del anlisis efectuado al control que se haya propuesto, el responsable del

proceso deber determinar si es pertinente o si requiere del establecimiento de controles adicionaleso complementarios, con el fin de evitar o prevenir el riesgo.

D. POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN.

La poltica de administracin de riesgos es el conjunto de actividades coordinadas para dirigiry controlar una organizacin con respecto al riesgo6.Esta poltica debe estar alineada con laplanificacin estratgica de la entidad, con el fin de garantizar de forma razonable la eficacia de lasacciones planteadas frente a los posibles riesgos de corrupcin identificados.

Para los riesgos de corrupcin, las acciones que debe tener en cuenta la alta direccin para suadministracin son:

Evitar el riesgo:Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materializacin. Es siempre la primeraalternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales pormejoramiento, rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas7.

4 Ibdem, pg. 22.5 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la Administracin del Riesgo. Bogot. 2011. Pg.32.6 ICONTEC. NTC31000:2011 Gestin del Riesgo: Principios, Directrices. Bogot. 2011. Numeral 2.2. Pg. 19.7 Ibdem, cit.6, pg. 33.


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Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas deprevencin).La reduccin del riesgo es probablemente el mtodo ms sencillo y econmico parasuperar las debilidades antes de aplicar medidas ms costosas y difciles8.

En este orden de ideas, es necesario que dentro del mapa institucional y de la poltica de administracindel riesgo de la entidad, se contemplen los riesgos de posibles actos de corrupcin, para que a partir deah se realice un monitoreo a los controles establecidos para los mismos.Esto con el fin de garantizarla toma de decisiones oportunas desde el nivel ms alto de la organizacin mediante la coordinacinde actividades tendientes a reducirlos y evitarlos, y que a la vez se establezcan los responsables acordecon los procesos y procedimientos susceptibles de riesgos de corrupcin en la entidad.

Para estos efectos, se debe tener en cuenta la poltica general de administracin de riesgos, quesegn los lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, contempla: (i)los objetivos que se esperan lograr; (ii) las estrategias para establecer cmo se va a desarrollar laspolticas, a largo, mediano y corto plazo; (iii) los riesgos que se van a controlar; (iv) las acciones adesarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido y(v) el seguimiento y evaluacin a la implementacin y efectividad de las polticas9.

E. SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIN.

Teniendo en cuenta que la dinmica en la cual se desenvuelve la corrupcin puede variar y enalgunos casos sofisticarse, dificultando o incluso impidiendo su deteccin, es necesario quepermanentemente se revisen las causas del riesgo de corrupcin identificado.En este sentido lasentidades debern realizar seguimiento a los mapas de riesgo por los menos tres (3) veces al ao,esto es con corte a abril 30, agosto 31 y diciembre 31.F. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN.

Una vez realizado el proceso para identificar los riesgos de corrupcin y las medidas para mitigarlos,se elabora el mapa de riesgos de corrupcinde la respectiva entidad. A continuacin se presenta el

modelo que deben elaborar las entidades.

Cuadro 2. Formato Mapa de Riesgos.

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN

Entidad:

Misin:

IDENTIFICACIN ANLISIS MEDIDAS DE MITIGACIN SEGUIMIENTO

Procesoy

objetivoCausas

RiesgoProbabilidad dematerializacin.

VALORACINAdministracin

del riesgoAcciones Responsable Indicador

No. DescripcinTipo decontrol

8 Ibd., cit.6, pg. 33.9 Ibd., cit.6, pg. 40.


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SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRMITES.

La poltica de racionalizacin de trmitesdel Gobierno Nacional es liderada por el DepartamentoAdministrativo de la Funcin Pblica; busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la

administracin pblica.Cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizarlos trmites existentes, as como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediantela modernizacin y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. No cabe duda de que lostrmites, procedimientos y regulaciones innecesarios afectan la eficiencia, eficacia y transparenciade la administracin pblica.

En efecto, a mayor cantidad de trmites y de actuaciones, aumentan las posibilidades de que sepresenten hechos de corrupcin. Se pretende por lo tanto, entre otras cosas, eliminar factoresgeneradores de acciones tendientes a la corrupcin, materializados en exigencias absurdas einnecesarias, cobros, demoras injustificadas, etc.

As las cosas, una estrategia de lucha contra la corrupcin debe incluir, como eje fundamental,mecanismos encaminados a la racionalizacin de trmites, que permitan:

Respeto y trato digno al ciudadano, rompiendo el esquema de desconfianza para con el Estado. Contar con mecanismos y herramientas que restablezcan la presuncin de la buena fe. Facilitar la gestin de los servidores pblicos. Mejorar la competitividad del pas. Construir un Estado moderno y amable con el ciudadano.

A. LINEAMIENTOS GENERALES: Para cumplir con la poltica de racionalizacin de trmitesadelantada por el Departamento Administrativo de la Funcin pblica, se hace necesario resaltarla importancia que tiene dentro del proceso de implementacin de esta poltica el desarrollo delas fases propuestas para la estrategia antitrmites.

Identificacin de Trmites: Se identifican los elementos que integran los trmites y

procedimientos administrativos, con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valoragregado para el usuario,10 posteriormente se registran en el SUIT. El resultado es un inventariode trmites y un registro en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT.

Actividades a adelantar:

Revisin de los procesos: consiste en la identificacin de trmites y procedimientosadministrativos. Los procesos comnmente utilizados son: estratgicos, misionales, de apoyo/operativos y los de evaluacin/seguimiento.Los trmites o procedimientos administrativos aidentificar se ubican dentro de los procesos misionales.

Un trmite, o procedimiento administrativo regulado, debe cumplir las siguientes condiciones:

- Una actuacin del usuario (entidad o ciudadano -persona natural o jurdica-).- Tiene soporte normativo.- El usuario ejerce un derecho o cumple una obligacin.

10 Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativosde los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.


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Anlisis normativo: Consiste en realizar un riguroso anlisis jurdico de los soportes legalesde cada trmite, para evitar futuras reclamaciones o demandas, que puedan afectar elproceso de racionalizacin de trmites de la entidad.11Una vez identificadas las normasreguladoras de los trmites de la entidad, se puede establecer el inventario de trmites que

deben ser inscritos en el SUIT.

12

El artculo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 dispone que sin perjuicio de las exigenciasgenerales de publicidad de los actos administrativos, para que un trmite o requisitosea oponible y exigible al particular, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico deInformacin de trmites SUIT, al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, le corresponde verificar que el trmite cuente con el respectivo soporte legal.

Priorizacin de trmites a intervenir:A partir de la informacin recopilada en el inventariode trmites, se identifican aquellos que requieren mejorarse para garantizar la efectividadinstitucional y la satisfaccin del usuario. El objetivo de esta fase es priorizar los trmites querequieran intervencin.El resultado es un Cronograma de Actividades.

Actividades a adelantar: Diagnstico de los trmites a intervenir: Para tal efecto se propone tener en cuenta los

factores internos y externos que inciden en la realizacin de los trmites, dentro de loscuales se sealan los siguientes criterios:

Factores Internos:

- Complejidad: Excesivo nmero de pasos y requisitos o documentos innecesarios exigiblesal ciudadano.

- Costo: Cantidad excesiva de recursos que invierte la entidad para la ejecucin del trmite.- Tiempo: Mayor duracin entre la solicitud y la entrega del bien o servicio.

Factores Externos:

- Pago: Cobros innecesarios al usuario para la realizacin del trmite.- PQR: Anlisis de las peticiones, quejas, y reclamos presentadas por los usuarios durante

la ejecucin del trmite.- Auditoras: Hallazgos o acciones de mejora encontrados en los resultados de las

auditoras tanto internas como externas.- Consulta ciudadana: Mecanismo de participacin democrtica por medio del cual los

usuarios exponen sus percepcin o criterio frente al desarrollo de los trmites objetode intervencin, con el propsito de establecer un diagnstico de la prestacin delos servicios permitiendo as la bsqueda de soluciones conjuntas e incentivar laparticipacin de la ciudadana en las actividades pblicas.

Racionalizacin de Trmites:La racionalizacin es el proceso que permite reducir los trmites,con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a travs de estrategias jurdicas, administrativaso tecnolgicas que implican: simplificacin, estandarizacin, eliminacin, automatizacin,adecuacin o eliminacin normativa, optimizacin del servicio, interoperabilidad de informacin

11 Ibd., cit.10. Artculo 1: ()Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, nicamente podrnexigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estn previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizadosexpresamente por esta. ().12Decreto - Ley 019 de 2012. Artculo 41.


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pblica y procedimientos administrativos orientados a facilitar la accin del ciudadano frente alEstado. El resultado es la optimizacin de trmites.

Actividades a adelantar:

Simplificacin: Aplicacin de estrategias efectivas en los trmites, para que stos seansimples, eficientes, directos y oportunos; comprende actividades tales como:

- Reduccin de costos operativos en la entidad. - Reduccin de costos para el usuario.- Reduccin de documentos. - Reduccin de requisitos.- Reduccin del tiempo de duracin del trmite. - Reduccin de pasos al usuario y del

proceso interno.

Estandarizacin: La Administracin Pblica debe establecer trmites equivalentes frentea pretensiones similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.Corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP velar por laestandarizacin de los trmites y su cumplimiento se verificar con el registro de los trmites

en el Sistema nico de Informacin de Trmites y procedimientos SUIT. Eliminacin: Implica la supresin de todos aquellos trmites, requisitos, documentos y pasos

que cuestan tiempo y energa a la gente, y son intiles para el Estado y engorrosos para elciudadano. El trmite se elimina por carecer de finalidad pblica y de soporte legal.

Optimizacin: Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfaccin delusuario, entre otros, a travs de:

- Modernizacin en las comunicaciones. - Relaciones entre entidades.- Aumento de puntos de atencin. - Reducir tiempo en puntos de atencin.- Consultas entre reas o dependencias de la entidad. - Seguimiento del estado del trmite

por internet y telfonos mviles.

Automatizacin: Es el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin -TIC,para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trmites. As mismo, permite lamodernizacin interna de la entidad mediante la adopcin de herramientas tecnolgicas(Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilizacin de los procesos.

Interoperabilidad:La definicin de interoperabilidad se toma del documento Marco de Interoperabilidadde Gobierno en lnea versin 2010. Interoperabilidad es el ejercicio de colaboracin entre organizacionespara intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propsito defacilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades13. Los resultados dela interoperabilidad se deben reflejar en intercambio de informacin por parte de las entidades, mediantemecanismos tales como web services, cadenas de Trmites y/o Ventanillas nicas.

El programa Gobierno en Lnea identifica los siguientes escenarios de interoperabilidad:

- Escenario 1: Necesidad de modernizar procesos interinstitucionales.- Escenario 2: La entidad requiere informacin de otra entidad.- Escenario 3: Solicitud de otras entidades para compartir informacin.- Escenario 4: Desarrollo o mantenimiento de una nueva solucin informtica.

13 Tomado de: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa files/da4567033d075590cd3050598756222c/Marco_de_Interoperabilidad_GEL.pdf


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- Escenario 5: Obtener voluntad poltica para el intercambio de informacin.-Escenario 6: Aumento inesperado en la cantidad de informacin que debe intercambiar la entidad.

Para cada uno de los escenarios anteriormente planteados la Gua de Uso del Marco Interoperabilidad

de GEL da lineamientos a las entidades de las acciones a seguir.B. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS FASES DE RACIONALIZACIN.

Disminucin de tiempos muertos, contactos innecesarios del ciudadano con la entidad y costospara el ciudadano.

Condiciones favorables para realizar el trmite al visitante. Disminucin de tramitadores y/o terceros que se beneficien de los usuarios del trmite. Incremento de niveles de seguridad para los ciudadanos y para los funcionarios de la entidad.

C. EXPERIENCIAS EXITOSAS EN MATERIA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES.

La poltica de racionalizacin de trmites ha facilitado la realizacin de las siguientes actuaciones

en el Orden Nacional:

Eliminacin de la presentacin de certificado de supervivencia para el cobro de pensiones. Lasentidades de la Seguridad Social que requieran verificar la fe de vida (supervivencia), de unapersona podrn hacerlo a travs de la pgina web del Ministerio de Salud y Proteccin Social.

Eliminacin de la doble matrcula de los vehculos automotores que han sido rematados o adjudicadospor la DIAN. Para estos casos, se prev un traspaso de la propiedad que tendr como soportedocumental el acta de adjudicacin reduciendo tiempo y costos en este tipo de transacciones.

Prohibicin de la exigencia de la presentacin de documentos fsicos como el SOAT, la revisintcnico mecnica, la existencia de comparendos por la comisin de infracciones de trnsito,entre otros, los cuales han sido migrados al sistema RUNT por quienes generan la informacin.De esta manera se reducen los costos y demoras injustificadas en los trmites del RUNT.

Para el Orden Territorial, se podran eliminar los certificados de permiso de ocupacin, de

residencia y nomenclatura, toda vez que los datos de estos registros pblicos se pueden consultarinternamente por las entidades que los solicitan. Se evita de esta manera el desplazamiento delos ciudadanos y se contribuye a la poltica de cero papel.

TERCER COMPONENTE: RENDICIN DE CUENTAS

El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, seala que la rendicin de cuentas es unaexpresin de control social, que comprende acciones de peticin de informacin y de explicaciones,as como la evaluacin de la gestin, y que busca la transparencia de la gestin de la administracinpblica para lograr la adopcin de los principios de Buen Gobierno.14

Ms all de ser una prctica peridica de audiencias pblicas, la rendicin de cuentas a la ciudadana

debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relacin Estado ciudadano. Por suimportancia, se requiere que las entidades elaboren anualmente una estrategia de rendicin de cuentasy que la misma se incluya en las estrategias del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.

De conformidad con el artculo 78 del Estatuto Anticorrupcin todas las entidades y organismosde la Administracin Pblica deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadana. Los

14 Proyecto de ley de Promocin y Proteccin del Derecho a la Participacin Democrtica. Artculo 48.


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lineamientos y contenidos de metodologa sern formulados por la Comisin Interinstitucional parala Implementacin de la Poltica de Rendicin de Cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010.

A continuacin se sealan los lineamientos generales contenidos en el mencionado documento Conpes:

A. COMPONENTES:

i. Informacin: Est dada en la disponibilidad, exposicin y difusin de datos, estadsticas,informes, etc., de las funciones de la entidad y del servidor. Abarca desde la etapa de planeacinhasta la de control y evaluacin.

ii. Dilogo: Se refiere a: (i) la justificacin de las acciones; (ii) presentacin de diagnsticos einterpretaciones; y (iii) las manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones.Envuelve un dilogo y la posibilidad de que otros actores incidan en las decisiones.

iii. Incentivos o sanciones: Son las acciones que refuerzan los comportamientos de los servidorespblicos hacia la rendicin de cuentas; as mismo, los medios correctivos por las acciones de

estmulo por el cumplimiento o de castigo por el mal desempeo.

B. LA RENDICIN DE CUENTAS. CONSIDERACIONES:

Se estructura como un proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos,metodologas, estructuras, prcticas y resultados mediante los cuales, las entidades de laadministracin pblica del nivel nacional y territorial y los servidores pblicos informan, explicany dan a conocer los resultados de su gestin a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidadespblicas y a los organismos de control, a partir de la promocin del dilogo 15.

Se convierte en un instrumento que implica la obligacin de informar y el derecho de serinformado, Es un proceso permanente y una relacin de doble va entre el gobierno, losciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestin pblica.16

No debe ni puede ser un evento peridico, unidireccional, de entrega de resultados, sino que

por el contrario tiene que ser un proceso continuo y bidireccional, que genere espacios dedilogo entre el Estado y los ciudadanos sobre los asuntos pblicos. Implica un compromiso endoble va: los ciudadanos conocen el desarrollo de las acciones de la administracin nacionalregional y local, y el Estado explica el manejo de su actuar y su gestin.Siendo as, se invita alas entidades pblicas para que realicen acciones orientadas a involucrar a los ciudadanos en latoma de decisiones y en la rendicin de cuentas.

Debe ser permanente y contener informacin comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa.

C. RUTA DE LA RENDICIN DE CUENTAS:

Ejecucin e

implementacin

Evaluacin

y monitoreoDiseo

Insumos

Diagnstico procesoanterior

Mapa de actores ycaracterizacin

ciudadanosNecesidadesde informacin

Capacidad operativay disponibilidad

de recursos

Eleccin y

cronograma accionesde informacin

Eleccin ycronograma acciones

de dilogoEleccin y

cronograma accionesde incentivos

Evaluacin de cada

accinEvaluacin estrategia

en conjuntoInforme de RdC

general

Evaluaciones externas

15 Conpes 3654 de 2010: Poltica de Rendicin de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.16 Conpes: Rendicin de cuentas: En bsqueda del buen gobierno. Diciembre de 2011.


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CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIN AL CIUDADANO.

Este componente es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del DepartamentoNacional de Planeacin, como ente rector de la Poltica Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual

busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trmites y serviciosde la administracin pblica ysatisfacer las necesidades de la ciudadana.

En concordancia con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeacin, se recomiendaque las entidades de la administracin pblica incluyan en sus planes institucionales, una lneaestratgicapara la gestin del servicio al ciudadano, de modo que las actividades puedan ser objetode financiacin y seguimiento y no se diseen formatos adicionales para tal fin.

Es importante tener en cuenta que las actividades planteadas y su implementacin debern seradaptadas de acuerdo con las caractersticas de cada sector o entidad.

A continuacin se sealan los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano:

A. DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO. Definir y difundir el portafolio de servicios al ciudadano de la entidad. Implementar y optimizar:

- Procedimientos internos que soportan la entrega de trmites y servicios al ciudadano.- Procedimientos de atencin de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de

acuerdo con la normatividad.

Medir la satisfaccin del ciudadano en relacin con los trmites y servicios que presta la Entidad. Identificar necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la atencin

adecuada y oportuna. Poner a disposicin de la ciudadana en un lugar visible informacin actualizada sobre:

- Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos.- Descripcin de los procedimientos, trmites y servicios de la entidad.- Tiempos de entrega de cada trmite o servicio.- Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus

obligaciones o ejercer sus derechos.- Horarios y puntos de atencin.- Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o un reclamo.

Establecer procedimientos, disear espacios fsicos y disponer de facilidades estructurales parala atencin prioritaria a personas en situacin de discapacidad, nios, nias, mujeres gestantesy adultos mayores.

B. AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PBLICOS.

Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores pblicos,mediante programas de capacitacin y sensibilizacin.

Generar incentivos a los servidores pblicos de las reas de atencin al ciudadano.


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C. FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIN.

Establecer canales de atencin que permitan la participacin ciudadana. Implementar protocolos de atencin al ciudadano.

Implementar un sistema de turnos que permita la atencin ordenada de los requerimientos delos ciudadanos. Adecuar los espacios fsicos de acuerdo con la normativa vigente en materia de accesibilidad y

sealizacin. Integrar canales de atencin e informacin para asegurar la consistencia y homogeneidad de la

informacin que se entregue al ciudadano por cualquier medio.

IV. ESTNDARES PARA LA ATENCIN DE PETICIONES,QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS

A continuacin se desarrollan los parmetros bsicos que deben cumplir las dependencias encargadas dela gestin de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades pblicas, para el cumplimiento delartculo 76 de la Ley 1474 de 2011; estos parmetros se han desarrollado de manera coordinada con la Programa

Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno en Lnea y el Archivo General de la Nacin.

A. DEFINICIONES.

Peticin:es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosasa las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener su pronta resolucin17.- Queja: es la manifestacin de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula

una persona en relacin con una conducta que considera irregular de uno o varios servidorespblicos en desarrollo de sus funciones18.

- Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solucin,

ya sea por motivo general o particular, referente a la prestacin indebida de un servicio o ala falta de atencin de una solicitud19.- Sugerencia: es la manifestacin de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestin

de la entidad.

Denuncia:Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conductaposiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigacin penal, disciplinaria,fiscal, administrativa - sancionatoria o tico profesional.

Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que seestablezcan responsabilidades.

Deber de denunciar:Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas

punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores pblicos tiene connotacin constitutiva deinfraccin de conformidad con los el artculo 6 de la Constitucin Poltica.

17 Ley 1437 de 2011. Artculo 13.18 Cmo atender adecuadamente las quejas ciudadanas. Veedura Distrital Alcalda de Bogot diciembre 2010.19 Ibdem cit. 18.


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B. GESTIN:

Recepcin:Con el fin de asegurar la existencia de un registro y nmero de radicado nicode las comunicaciones, se debe facilitar el control y el seguimiento de los documentos. Las

actividades de recepcin, radicacin y registro de documentoslas deben realizar nicamente lasdependencias de correspondenciao quien haga sus veces20.

- La entidad deber disponer de un enlace de fcil acceso, en su pgina web, para la recepcinde peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, de acuerdo con los parmetrosestablecidos por el Programa Gobierno en Lnea. (www.gobiernoenlinea.gov.co).

- Disear formatos electrnicos que faciliten la presentacin de peticiones, quejas, reclamos ydenuncias por parte de los ciudadanos.

- Construir un sistema de registro ordenado de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias.- Informar a la ciudadana sobre los medios de atencin con los que cuenta la entidad para

recepcin de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de actos de corrupcin.

Oficina, dependencia o entidad competente: En toda entidad pblica deber existir por lo menos

una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos quelos ciudadanos formulen en relacin con el cumplimiento de la misin de la entidad. Consideraciones Generales: Las dependencias encargadas de la gestin de peticiones, quejas,

sugerencias y reclamos, deberncumplir con los trminos legales:Toda actuacin que inicie cualquierpersona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticin consagrado en el artculo 23de la Constitucin Poltica, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones,se podr solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situacin jurdica, que se lepreste un servicio, que se le entregue informacin, se le permita consultar, examinar y requerir copiasde documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamose interponer recursos.

Conforme al artculo 14 de la Ley 1437 de 201121, los trminos para resolver son:

- Para cualquier peticin: 15 dassiguientes a la recepcin.

- Para la peticin de documentos: 10 dassiguientes a la recepcin.- Consultasde materias a su cargo: 30 dassiguientes a la recepcin.- Peticiones entre autoridades: 10 dassiguientes a la recepcin

El servidor pblico que conozca de la comisin de una conducta punible que deba investigarsede oficio, iniciar la investigacin, si tuviere competencia. De lo contrario, pondr el hecho enconocimiento de la autoridad competente.22

NOTA:las denuncias por actos de corrupcin que reciban las entidades pblicas deben ser trasladadasal competente. Al ciudadano se le informar del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.

C. SEGUIMIENTO.Es necesario:

i. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ttulo V Gestin de Documentos,implementando un Programa de Gestin Documental que permita hacer seguimiento a laoportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documentoal interior de la entidad.

20 Para tales efectos se deben seguir los lineamientos que dicte el Archivo General de la Nacin en la materia.21 Artculo INEXEQUIBLE, con efectos diferidos hasta el 31 de diciembre de 2014. Sentencia C-818-11. Magistrado

Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.22 Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artculo 14.


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ii. Crear mecanismos de seguimiento a la respuesta oportuna de las solicitudes presentadas por losciudadanos.

iii. Disponer de un registro pblico sobre los derechos de peticin de acuerdo con Circular ExternaN 001 del 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de lasEntidades del orden nacional y territorial.

iv. Identificar y analizar los derechos de peticin de solicitud de informacin y los relacionados coninformes de rendicin de cuentas.

v. Integrar los sistemas de peticiones, quejas, reclamos y denuncias con los organismos de control.vi. Elaborar trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio

que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.

D. CONTROL:

i. Oficina de Control Disciplinario Interno: Las entidades deben organizar una oficina, que seencargue adelantar los proceso disciplinarios en contra sus servidores pblicos.23Las oficinas de control disciplinario debern adelantar las investigaciones en caso de: (i)incumplimiento a la respuesta de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los trminos

contemplados en la ley y (ii) quejas contra los servidores pblicos de la entidad.ii. Oficina de Control Interno: vigilarn que la atencin se preste de acuerdo con las normas y losparmetros establecidos por la entidad. Sobre este aspecto, rendirn un informe semestral a laadministracin de la entidad.

E. VEEDURAS CIUDADANAS: SE DEBE:

i. Llevar un registro sistemtico de las observaciones presentadas por las veeduras ciudadanas.ii. Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veeduras

ciudadanas.24

iii. Facilitar y permitir a las veeduras ciudadanas el acceso a la informacin para la vigilancia de sugestin y que no constituyan materia de reserva judicial o legal.25

V. CONSOLIDACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL.La consolidacindel Plan Anticorrupcin y de Atencin al ciudadano, estar a cargo de la oficina deplaneacinde las entidades o quien haga sus veces, quienes adems servirn de facilitadores paratodo el proceso de elaboracin del mismo.

La verificacin de la elaboracin, de su visibilizacin, el seguimiento y el control a las accionescontempladas en la herramienta Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin alCiudadano le corresponde a la Oficina de Control Interno. Las entidades del orden nacional, departamental

y municipal debern publicar en un medio de fcil accesibilidad al ciudadano las acciones adelantadas, enlas siguientes fechas, 31 de enero, abril 30, agosto 31 y diciembre 31. Para estos efectos en el cuadro No. 3.Formato Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, se proponeel mecanismo de seguimiento y control, el cual podr ser utilizado por las Oficinas de Control Interno.

23 Ley 734 de 2002. Artculo 76.24 Ley 489 de 1998. Artculo 35, literal a. Concordancia con la Ley 850 de 2003.25 Ibdem, Literal b.


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Cuadro 3. Formato Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.

SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIN DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO

Entidad: ___________________________________________________________________ Ao: ______________________

Estrategia, mecanismo,medida, etc.

ActividadesPublicacin Actividades realizadas

Responsable AnotacionesEnero 31 Abril 30 Agosto 31 Diciembre 31

Mapa de riesgos decorrupcin.

1.2.3.

Estrategia Antitrmites.1.2.3.

Estrategia de rendicinde cuentas

1.2.

3.

Mecanismo para mejorarla atencin al ciudadano.

1.2.3

Otras :________________________________________

1.2.3.

Consolidacin del do-cumento

Cargo ____________________________Nombre: __________________________Firma:_____________________________

Seguimiento de laEstrategia.

Jefe de Control InternoNombre: __________________________Firma:_____________________________

VI. RECOMENDACIONES GENERALESLas entidades debern contemplar iniciativas que permitan fortalecer su estrategia de lucha contrala corrupcin. En este sentido, se extiende una invitacin a las entidades del orden nacional,departamental y municipal, para que incorporen dentro de su ejercicio de planeacin, estrategiasencaminadas a fomentar la participacin ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el usode los recursos fsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano, con el fin de visibilizar elaccionar de la administracin pblica.

Para tal efecto, las tecnologas de la informacin, contribuyen a una gestin transparente, facilitandoel acceso del ciudadano al quehacer de la administracin pblica. A continuacin se describenalgunas de las estrategias que se utilizan para tal fin:

A. GOBIERNO EN LNEA.

El Plan Nacional de Desarrollo, busca estimular la puesta en marcha de servicios en lnea, por loque es necesario que las entidades pblicas, -especialmente las que carecen de estos mecanismos-,


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adelanten las acciones orientadas a desarrollar la estrategia de Gobierno en Lnea y aumenten suoferta de servicios en lnea.

La Estrategia de Gobierno en lnea (www.gobiernoenlinea.gov.co) tiene el propsito de contribuir a

la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo; contribuye a que losciudadanos tengan acceso en tiempo real a la informacin sobre la administracin pblica. Permiteagilizar los trmites y favorece el ejercicio del control ciudadano, mediante el aprovechamiento delas Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones -TIC-.

B. VISIBILIZACIN DE LOS PAGOS.

El Gobierno Nacional cuenta con el Portal de Transparencia Econmica, (www.pte.gov.co) paragarantizar el buen uso de los recursos del Presupuesto General de la Nacin, haciendo visible elmanejo de los mismos. En l se encuentra la informacin de la ejecucin presupuestaria y de pagosde las entidades del orden nacional que hacen parte del Presupuesto General de la Nacin.

Con el fin de dar a conocer a la ciudadana el manejo de los recursos pblicos, es importante que

las entidades territoriales visibilicen los gastos de la administracin.C. PUBLICACIN DE LA GESTIN CONTRACTUAL.

Con el fin de garantizar los postulados que gobiernan la funcin administrativa, consagradosen el artculo 209 de la Constitucin Poltica, las entidades deben publicar la totalidad de lasactuaciones de la gestin contractual, en sus etapas precontractuales, contractuales, de ejecucin ypostcontractuales de los contratos celebrados o a celebrar. Dependiendo del rgimen de contratacinde la entidad, se debe publicar en el Sistema Electrnico de Contratacin Estatal -SECOP- (www.contratos.gov.co) o en la pgina web de la entidad.

Con el uso de tecnologas se brinda publicidad, transparencia y eficiencia a la gestin contractualdel Estado. Se permite la consulta de informacin sobre los procesos contractuales adelantados

por las entidades del Estado. De esta forma se promueve la modernizacin y la optimizacin de lacontratacin pblica.

D. GESTIN DOCUMENTAL.

Los archivos desorganizados obstaculizan una buena gestin de la administracin y favorecen lacomisin de prcticas corruptas. Cuando los documentos se desconocen, destruyen, esconden,alteran y carecen de procesos tcnicos de archivos, se abre un espacio para hechos de corrupcin.Es oportuno recordar que es delito falsificar, destruir, suprimir u ocultar documentos pblicos, enla medida que estos pueden servir de prueba, de acuerdo con lo establecido en los artculos 287 y292 del Cdigo Penal.

De tal manera que los programas de gestin y administracin documental, contribuyen a la

modernizacin del Estado. Un adecuado manejo de la gestin documental y unos archivosorganizados se convierten en una herramienta para planeacin y para la lucha contra la corrupcin.

Finalmente, es importante recordar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los artculos74 y 77 del Estatuto Anticorrupcin, referentes al Plan de Accin de las entidades pblicas y a lapublicacin de los proyectos de inversin.


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Estrategias para la construccindel Plan Anticorrupcin yde Atencin al Ciudadano

Departamento Administrativode la FUNCIN PBLICARepblica de Colombia

BLICPE A

Secretara de TransparenciaPresidencia de la Repblica

metodologia plan anticorrupcion

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