DIAGRAMAS DE FLUJO METODOLOGIA PARA SU DESARROLLO

Aprobado

Inicio

Proceso

Fin

No

Si

QUE ES Y PARA QUE SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación esquemática o "dibujo" que muestra todos los pasos o actividades de un proceso. Frecuentemente la construcción de un diagrama de flujo es la primera o segunda actividad que realiza un analista o un equipo de trabajo, cuando están diseñando un procedimiento para:

Entender y ponerse de acuerdo más fácilmente acerca de lo que es el proceso en términos de sus actividades y puntos de decisión.

Determinar cómo realmente funciona el proceso.

Determinar cómo debería funcionar el proceso.

SIMBOLOS MÁS FRECUENTES EMPLEADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Inicio/ Fin de Proceso

Proceso

Decisión

Documento

Conector

Línea de Dirección del Proceso

Un diagrama de flujo es una herramienta útil para identificar perdidas y oportunidades de mejoramiento ya que permite mostrar y comunicar efectivamente el flujo de procesos complejos.

También muestra un esquema global del proceso permitiéndole al analista o al equipo hacer las siguientes preguntas para cada actividad:

. ¿Puede simplificarse?

. ¿Puede reorganizarse?

. ¿Puede combinarse?

. ¿Puede eliminarse?

De igual modo, los diagramas de flujo son útiles como medios para verificar si el proceso "según se ha redactado", fluye en una secuencia lógica, y para asegurar que se han considerado todos los pasos o actividades requeridos del proceso y que no se han "dejado algunos pendientes".

PREPARACIÓN PREVIA

Inicialmente, Las Jefaturas deben definir equipos participante para la construcción de diagramas.

Estos Equipos debieran incluir a personal de las áreas / seccione implicadas en el proceso a estudiar:

El número no debe ser superior a 5 participantes

Preparar la sesión de trabajo: El lugar, pizarra , lápices , papeles post etc...

PASO 1: Clarificar el OBJETIVO y escribirlo de forma visible.

Lo anterior para definir claramente Por Qué emplearemos un Diagrama de Flujo y el resultado Esperado al término de la Sesión de Trabajo.

Ejemplo:

OBJETIVO:

ESTABLECER UN PROCESO DE ATENCION DE RECLAMOS.

PASO 2: Definir Claramente Dónde Comienza el Proceso y Donde Termina.

Los integrantes del equipo deben estar de acuerdo en cuanto al nivel de detalles que deben mostrar en el diagrama de proceso para comprender claramente el proceso e identificar las áreas problemáticas.

El diagrama de proceso puede ser un Macrodiagrama de proceso simple en el que se mestre solo la suficiente información para comprender el flujo general del proceso o podría ser detallado y mostrar cada acción finita y punto de desición.El equipo puede comenzar con un Macro diagrama de proceso y luego añadir detalles mas tarde o sólo donde es necesario.

PROCESOINGRESO RECLAMO ACCION PREVENTIVA

PASO 3: Determinar los Pasos del Proceso.

Elaborar una lista de todas las actividades principales, introducciones, resultados y decisiones empleando papeles tipo post, desde el principio hasta el final.

Puede emplearse la herramienta de gestión “Tormenta de Ideas “ para lograr la generacion creativa de ideas.

Registrar el Reclamo

Investigar

Asigna el Reclamo

PASO 4: Establezca una Secuencia de los Pasos

Ordene los pasos en el orden en que son efectuados.

Use hojitas Post-It para que pueda moverlas de un lugar a otro. No dibuje flechas todavía.

Registrar el Reclamo

Investigar

Sugerencia: A menos que esté creando el diagrama de procesos de un proceso nuevo, establezca una secuencia de lo que sucede en realidad, no de que debiera suceder o lo ideal.

Esto puede ser difícil al principio, pero es necesario para ver en qué lugar del proceso están las causas probables de problemas.

Asigna el Reclamo

PASO 6: Verifique si el Diagrama de Proceso está Completo.

Los símbolos están usados correctamente?

Los pasos del Proceso ( Introducciones,resultados,acciones , decisiones, esperas / demoras) están identificados claramente?

Asegúrese de que cada camino lo lleva hacia otro paso, ya vaya hacia adelante o hacia atrás.

Verifique que cada conector tenga un punto correspondiente en otro lugar del diagrama de proceso o en otra página del diagrama.

Valide un programa del proceso con personas que no pertenezcan al equipo y que lleven a cabo las acciones del proceso. Señale las añadiduras o sustracciones que estas recomiendan. traiga las recomendaciones al equipo a fin de analizar e incorporar el diagrama de proceso final.

PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN UN FLUJOGRAMA

La principal causa de deficiencia en la interpretación de los Diagramas de Flujo es que éste NO REFLEJA LA REALIDAD debido a:

Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y No la práctica habitual de aquellos que lo ejecutan.

Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera el proceso.

Se utilizan Diagramas de Flujo de procesos obsoletos o bien No han sido revisados después de producirse cambios en los procesos.

PASO 7 Para Finalizar Conteste Si:

¿El proceso está funcionando de la manera que debe?

¿Las personas están siguiendo el proceso según el diagrama?

¿Existen complejidades o redundancias obvias que puedan ser reducidas o eliminadas?

¿En Qué se diferencia el proceso actual del Proceso ideal?

Dibuje un diagrama de proceso ideal para: Comparar los dos ( el actual y el ideal ) identificando las discrepancias y mejoras.

Mantenga Diagrama de Proceso Simples, usando los símbolos básicos que se acaban de mencionar. A medida que su experiencia crece, use otros símbolos mas gráficos para representar los pasos.

Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.

Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños detalles.

Nombre cada paso del proceso usando palabras que resulten comprensibles para todo el mundo.

Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en el proceso.

Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha.

No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el título de proceso, la flecha en que se hizo el diagrama y los nombres de los integrantes del equipo.

RECOMENDACIONES

EJERCICIOS EN CLASES

Desarrolle un diagrama de flujo simple para el proceso de:

c) Encendido y manejo de un automóvil.

b) Retiro de dinero en un cajero automático.