metodika výkonu řídící kontroly˜k_metodika_ciia-1-.pdf · obsah prezentace představení ......
TRANSCRIPT
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Obsah prezentace
Představení společnosti
Metodika výkonu řídící kontroly
Elektronizace řídící kontroly
Diskuze
2
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Představení společnosti DYNATECH
Na trhu veřejné sféry úspěšně působíme od roku 1997
Specializace: komplexní řešení pro efektivní řízení organizací
Komplexní služby
AUDIT & ANALÝZA - audit organizace, návrh opatření
STUDIE PROVEDITELNOSTI
IMPLEMENTACE - zavedení změn do organizace
ORGWARE - Organizační narovnání
SOFTWARE - Softwarová podpora
UDRŽITELNOST - konzultační, zákaznická a technická podpora
Efektivní řízení
veřejnoprávních korporací (ÚSC) – tj. skupiny organizací jako celku
veřejnoprávních organizací (jednotlivě)
Vnitřního řídící a kontrolního systému
© 2013 DYNATECH s.r.o
Vybrané reference
Státní správa
Ministerstvo zahraničních věcí
Ministerstvo financí
Úřad vlády ČR
Národní Bezpečnostní Úřad
Správa Pražského hradu
Úřad pro ochranu osobních údajů
Kraje
Kraj Vysočina
Středočeský kraj
Královehradecký kraj
Liberecký kraj
Olomoucký kraj
Moravskoslezský kraj
Plzeňský kraj
Města
Město Liberec
Město Chomutov
Město Děčín
Město Břeclav
© 2013 DYNATECH s.r.o
Řídící kontrola - kompetence
Metodika výkonu řídící kontroly – praktická příručka pro vykonavatele řídící kontroly v organizaci
Akreditované kurzy
O vnitřním kontrolním systému organizace
Metodika výkonu ŘK
SW nástroj „Elektronická řídící kontrola“ – nová verze systému
Certifikace
Interní auditoři ve veřejné správě – ČIIA
V procesu – CIA certifikace
Praktické zkušenosti
Realizace auditů VŘKS
Realizace nastavení finančních procesů
Elektronické zavedení řídící kontroly do organizace
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Obsah prezentace
Představení společnosti
Metodika výkonu řídící kontroly
Elektronizace řídící kontroly
Diskuze
6
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Proč metodika výkonu ŘK?
8
Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, účinný
od 1.1.2003
§26, 27
Vyhláška č. 416/2004 Sb., k provádění zákona o
finanční kontrole.
§ 10, 16
Vnitřní předpisy (dokumentace)
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Metodika výkonu ŘK
Cíl:
Vysvětlit ŘK jako nepřetržitý proces
Dát praktický návod pro funkce PO, SR a HÚ
Vysvětlit povinnosti orgánu veřejné správy
Upozornit na nedostatky z aplikace ŘK v růzchych
typech organizacích
9
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Obsah metodiky
Základní pojmy a principy ŘK
Pověření k řídící kontrole
Výkon ŘK ve finančních operacích
Výdaje
Závazky
Výdaje
Příjmy
Nároky
Příjmy
Výkon ŘK v majetkových operacích
Specifika při provádění ŘK
10
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Obsah metodiky
Specifika ŘK v jednotlivých orgánech veřejné správy
OSS
ÚSC
PO
Malá organizace
Záznam, auditní stopa a archivace ŘK
Kontrola výkonu ŘK
Co dělat v případě nedostatků v ŘK
Elektronizace ŘK
11
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Akce x operace
12
Akce – soubor činností, které mají svůj odraz v příslušných evidencích
Př. nákup vozidla, pronájem budovy, zajištění úklidu (externí)
Operace – jednotlivá činnost, ze které se skládá celý průběh akce
Př. , vyhlášení veřejné zakázky, vystavení objednávky, uzavření smlouvy, úhrada faktury, vystavení penále
AKCE: Stavba zimního stadiónu
Výběr dodavatele
(VZ)
Uzavření smlouvy
Dílčí fakturace
Konečná fakturace
I. Fáze operace (právní)
II. Fáze operace (finanční)
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Orgán veřejné správy
13
Odkazuje §2 bod a) 320/2001 Sb. o finanční kontrole
Je to ten orgán, který musí vykonávat zákon o finanční kontrole. OSS, Statní PO, státní fond
ÚSC (obce, kraje), městská část, PO
a jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky (zdravotní pojišťovny, vysoké školy)
Orgán veřejné správy není:
Obchodní společnosti
Obecně prospěšné společnosti
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Vedoucí orgánu veřejné správy
14
Odkazuje §2 bod d) 320/2001 Sb. o finanční kontrole.
Osoba odpovědná jednat jménem státu, ÚSC nebo jiné organizace uvedené výše:
Kraj – ředitel krajského úřadu
Obec – starosta
Statutární město – primátor
Hlavní město Praha – ředitel Magistrátu HMP
OSS – ministr, ředitel, předseda
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Průběžná a následná řídící kontrola
15
Průběžná – probíhá mezi 1 a 2 fází (před a po vzniku závazku)
Následná – probíhá po ukončení obou fází předběžné řídící kontroly.
© 2013 DYNATECH s.r.o.
3E vs. 6E
18
3E z angl. (efficiency, effectiveness, economy)
6 E (enviroment, ethics, equity)
Efektivnost – optimální poměr nákladů a přínosů.
Účelnost – jaká kvalita je potřeba, aby to fungovalo
Hospodárnost - za co nejméně prostředků, co nejvyšší kvalitu
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Pojmy
19
Vnitřní kontrolní systém
Příslib
Limitovaný
Individuální
Fáze operace
Závazek x výdaj
Nárok x příjem
Povinnosti a odpovědnosti
Příkazce operace,
Správce rozpočtu,
Hlavní účetní
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Pověření k výkonu řídící kontroly
20
Vydává vedoucí orgánu veřejné správy
Vhodné číslovat
Pověření založit v personálním spise
Personalistka musí hlídat pověření osob a jejich odchod či přechod mezi pracovními místy v organizaci.
Dostupnost pro SR a HÚ
Vhodné převést do elektronické podoby, aby byla přístupná pro SR a HÚ (zabezpečená složka, intranet)
PO, SR a HÚ nemůže pověření dále delegovat
V případě dlouhodobé nepřítomnosti musí vedoucí orgánu veřejné správy jmenovat někoho jiného
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Finanční operace Pokladna
Platební poukaz
Přijatá faktura
Mzdy a odvody
Cestovní příkazy
Transfery
Veřejné zakázky
Objednávka
Smlouva
Přímý nákup
Sankce
Vydané faktury
Příchozí platby
Nakládání s fondy
21
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Veřejné zakázky Je povinné provádět úkony, které zákon o finanční kontrole
předepisuje u předběžné ŘK před vznikem závazku i před zahájením zadávacího řízení pro veřejné zakázky.
PROČ ?
Zákon neříká, kdy přesně vykonávat předběžnou ŘK před vznikem závazku
Smlouva je vkládaná jako součást VZ a nelze jí měnit
Cílem je uskutečnit operaci ne zrušit zakázku
Provádět kontrolu 3E
Provedení této kontroly také ulehčí pozici zadavatele u sestavování odůvodnění veřejné zakázky dle § 86 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
22
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Co kontrolovat u smluv Identifikace smluvních stran
Kontrola ve veřejném rejstříku
Kontrola oprávněnosti podepisovaných osob
Identifikace smluv
Výše ceny
Předmět smlouvy
Smluvní podmínky (penále) – vyváženost
Termín dodání
Místo dodání
Předání a předávací, akceptační protokoly
Přílohy smluv (jen ty, na které je odkazováno)
Fakturace – podmínky, lhůty splatnosti
Sankce za nesplnění podmínek
Záruka v souladu nebo nad rámec zákona
23
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Přijatá faktura Úkony může připravit zaměstnanec odpovědný za přípravu konkrétní
operaci
Podpisový záznam osoby potvrzení o splnění,
Odpovědnost příkazce operace
V případě nedostatků příkazce operace vrátí fakturu druhé smluvní straně k přepracování
Informace osobě pověřenou vedením účetnictví
24
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Doklad, auditní stopa, archivace
25
Doklad o ŘK se musí archivovat
Archivace stejnou dobu jako průvodní doklad
Lhůty pro archivaci jsou různé a jsou dány legislativou
Zákon o účetnictví
Zákon o dani z přidané hodnoty
Zákon o organizaci sociálního zabezpečení
Vnitřní předpisy
Spisový a skartační řád
Oběh účetních dokladů
Specifika EU projektů
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Kontrola výkonu ŘK v organizacích
§30 odst. 7 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole musí vedoucí orgánu veřejné správy nejméně jednou ročně prověřit účinnost vnitřního kontrolního systému, který zahrnuje všechny kontrolní činnosti v rámci provozního a finančního řízení tohoto orgánu.
Forma prověření pomocí interního auditu (IA)
Pokud IA není zaveden vykonává to vedoucí orgánu veřejné správy – zároveň prověří potřebu jeho zavedení.
26
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Obsah prezentace
Představení společnosti
Metodika výkonu řídící kontroly
Elektronizace řídící kontroly
Diskuze
27
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Elektronická řídící kontrola – přínosy
Dokonalý přehled o stavu schvalovacích procesů
Přehled procesů v kategoriích: v schvalování, schváleno, zamítnuto
U koho se schvalovaná položka momentálně nachází, průběh a trvání schvalování u jednotlivých účastníků procesu
Manažerský pohled na všechny finanční a majetkové operace a čerpání rozpočtu
Komplexní přehled o požadavcích, aktuálním stavu rozpočtu, realizovaných závazcích a úhradě výdajů.
Neustálý přehled o čerpání svého rozpočtu ve všech důležitých stavech (pro správce rozpočtu a hlavního účetního)
Dosažení lepších výsledků organizace při auditech
Automatická kontrola vybraných položek (prevence chyb)
Snazší dokladovatelnost postupů a učiněných rozhodnutí
Možnost rychlé kontroly většího počtu případů
29
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Elektronická řídící kontrola – přínosy
Automatizovaná a plně elektronická podpora pracovních postupů dle zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě.
Nahrazení papírových formulářů elektronickými a zajištění oběhu těchto dokladů prostřednictvím workflow dle zákona
Vytvoření jednotné žádanky o řídící kontrolu
Automatické evidování historie veškerých operací a rozhodnutí (auditní stopa).
Uložení všech dokladů v elektronickém archivu.
Využívání zaručeného elektronického podpisu v rámci schvalování (všichni účastníci schvalovacího procesu)
Zrychlení procesu schvalování finančních a majetkových operací.
Automatický oběh a předávání elektronických dokumentů prostředníctvím definovaného workflow
Automatizovaně vytváření vybraných dokladů a dokumentů (např. generace objednávek atp.)
Přidělování úkolů v souladu s organizační směrnicí a dle přítomnosti pracovníků na pracovišti.
30
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Co zajistit při elektronizaci
Sériové schvalování - pořadí zákonných rolí
Neumožnit schválení jako PO x SR, PO x HÚ
Umožnit konfigurovatelnost SR a HÚ pro malé organizace
Umožnit nastavení pracovního postupu (workflow) dle zákona (nelze změnit)
Závazek x výdaj
Nárok x příjem
Umožnit rozšíření možnosti konfigurovatelnosti pracovního postupu dle typu účetního dokladu
Umožnit konfigurovatelnosti výsledného dokladu o ŘK (co se ukládá do dokladu)
Zavést seznam úkolů pro daného pracovníka s podporou přímého řízení pracovního postupu ze zadaného úkolu.
31
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Přístup pro roli supervizora nebo auditora
Umožnit sledování akcí (skládající se z operací)
Umožnit záznam a časový údaj o pověření osoby k ŘK
Zastupitelnosti jednotlivých rolí.
Nastavení organizační struktury organizace
Podpora procesu průběžné řídící kontroly
Podpora procesu následné řídící kontroly
Doklad PDF/A 1 a dle ISO 19005.
Auditní stopa
Podpora pro vyhodnocování a zefektivňování pracovního procesu – výstup pro vedoucího orgánu veřejné správy (reportování).
Přímé propojení reportů a aplikace
Notifikace mailem - konfigurovatelná
32
Co zajistit při elektronizaci
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Elektronický doklad o ŘK
VĚROHODNOST
NEPORUŠITELNOST
OTEVŘENÝ FORMÁT
NEZÁVISLOST NA ÚLOŽIŠTI
AUDITNÍ STOPA
35
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Náležitosti dokladu o ŘK
Elektronický podpis
Každá osoba vystupující v roli PO, SR, HÚ musí v elektronické řídící kontrole dokument podepsat platným zaručeným elektronickým podpisem.
Časové razítko
k tomu, abychom prokázali čas vytvoření podpisu, je třeba užívat v rámci procesu i časové razítko vydané uznávanou certifikační autoritou.
Formát dokladu
musí být výstupním datovým formátem Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).
36
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Školení
Metodika výkonu řídící kontroly
Ve spolupráci s ČIIA
Proběhlo na konci března
Plánují se další běhy
Interaktivní vzájemné vyměňování zkušeností
Příklady z praxe
Elektronická řídící kontroly
Ve spolupráci s ČIIA
Plánované 19.6 v Olomouci
Detailní specifikace elektronizace
Více informací v katalogu ČIIA
42
© 2013 DYNATECH s.r.o.
Závěr
Každá organizace má nastaven VŘKS individuálně
Řídící kontrola může mít řadu specifik v různých
organizacích
Elektronizace by měla probíhat až po analýze procesů a
narovnání procesů v organizaci
3E může být pro každou organizaci individuální
ŘK je pouze nástroj, vše záleží na konkrétních nastavení v
organizaci a lidech.
43