mesyuarat persediaan audit dalam iso … · web viewrc baru/ manusia tiada salinan dokumen...
TRANSCRIPT
PENEMUAN AUDIT DALAM BIL AD02/2008 (11-12 NOV 2008)LOG AUDIT / TINDAKAN PEMBETULAN
Analisis Penemuan Audit Dalam Bil AD02/2008
Bil Bil Audit Major Minor RC SFI
1 AD02/2008 0 1 53 23
2 AD01/2008 2 0 12 5
1
Kumpulan 1: Dokumen Kualiti ISO9001:2000
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor -
3 RC 18
4 SFI 1
Gred1
Status2
Penemuan3
Semakan Tindakan4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
RC Baru Prosedur wajib Tindakan Pencegahan tidak di kemas kini dari segi skop, lampiran dan borang tindakan pencegahan yang berkaitan.
Pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH01
4.2.3
SFI Baru Dokumen terkawal dan dokumen induk tidak di cop pada setiap helaian prosedur yang di semak.
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH02
4.2.3
RC Baru Muka surat di dalam Isi Kandungan tidak sama dengan muka surat sepatutnya.
Pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH03
4.2.3
RC Baru Dalam tanggung jawab dan tindakan perlu di masukkan tanggungjawab PA supaya selaras dengan carta alir yang di sediakan.
Penbetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH04
4.2.3
RC Baru Carta alir perlu selaras dengan Tanggung Jawab dan Tindakan
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH05
4.2.3
2
RC Baru Orang yang bertanggung jawab (BPP) dalam carta alir tidak terdapat dalam singkatan.
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH06
4.2.3
RC Baru Dokumen tidak lengkap.PK.UiTM.KPH.(O).11.ms 5
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR01
4.2.3
RC Baru Terdapat kesilapan ejaan dalam sebahagian prosedur yang di semak
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR02
4.2.3
RC Baru Nombor rujukan pada tetulang semua fail prosedur di tulis P.K sedangkan nombor rujukan di dalam kandungan di tulis PK.
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR03
4.2.3
RC Baru Fail prosedur tidak di kemaskini PK.UiTM.KPH.(O).07
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR04
4.2.3
RC Baru Nombor muka surat melebihi isi kandungan dan muka surat di letakkan pada lampiranDicadangkan agar hanya nombor muka surat di tulis dan bukannya cth:1/10 dan tiada nombor muka surat di letakkan pada lampiran hanya nombor lampiran.
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR05
4.2.3
RC Baru Dokumen sokongan tidak lengkap bagi Manual Kualiti (MK).Perlu ditambah:
i) Dokumen MQAii) Outcome Based Education
(OBE)iii) Penilaian Risiko (Risk As-
sessment)iv) PKPA-KPI
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/AHA01
4.2.3
3
RC Baru Dokumen rujukan (MK) tidak di kemas kini cth:URDC diganti dengan RMU
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/AHA02
4.2.3
RC Baru Penerangan bagi klausa 7.3 dan 7.5.2 tidak mengikut klausa QMS ISO 9001(MK).
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/AHA03
4.2.3
RC Baru Objektif kualiti belum dipinda selepas MKSP diadakan (MK).
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ01
4.2.3
RC Baru E-mail rasmi (lotus notes) dan laman web UiTM tidak dimasukkan sebagai komunikasi dalaman (5.5.3) (MK).
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ02
4.2.3
RC Baru Dokumen rujukan (MK) 4.2.4 nama prosedur yang dirujuk tidak wujud (Prosedur Kawalan Kualiti)Prosedur yang perlu dirujuk adalah Prosdur Kawalan Rekod
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ03
4.2.3
RC Baru Jumlah jam latihan dalam 6.2.2(b) 40 jam dan sepatutnya 56 jam.
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ04
4.2.3
RC Baru Prosedur Penilaian Bengkel/Makmal PK.UiTM.KPH.(O).16 masih tersenarai dalam MK walaupun telah dimansuhkan.(4.1.3.3)
pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ05
4.2.3
4
Kumpulan 2: Tanggungjawab Pengurusan
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor -
3 RC 2
4 SFI 7
5
Gred1
Status2
Penemuan3
Semakan Tindakan4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
RC Baru Rekod didalam fail (MKSP, ME, JKP, PIN) tidak disusun mengikut senarai kandungan dan perlu dikemaskinikan
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS01
4.2.4
SFI Baru Pihak pengurusan perlu memastikan data yang di perolehi seperti objektif kualti yang kedua di analisa dengan lebih terperinci
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS02
8.1
SFI Baru Pihak Pengurusan perlu ada maklumat terkini berkenaan kelima-lima objektif kualiti dan perlu ada dalam simpanan Pengarah Kampus.
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS03
4.2.4
SFI Baru Buku catatan pertemuan dengan Pengarah tiada dibuat analisa kepuasan pelanggan.
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS04
8.2.1
SFI Baru Pautan Dokumen ISO perlu mudah di capai di laman web UiTM Pahang bagi memudahkan staf mendapatkannya
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS05
5.5.3
SFI Baru Bahagian Pengurusan perlu mendapatkan maklumbalas daripada pihak industri untuk memastikan produk UiTM memenuhi spesifikasi yang dikehendaki. Peranan UiLC perlu dihidupkan.
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS06
8.2.1
SFI Baru Melantik staf khusus yang berkemahiran dalam bidang penerbitan bagi melicinkan kerja-kerja penerbitan di Unit Korporat
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS07
6.2.2 (a)
6
SFI Baru Pihak Pengurusan perlu menyediakan kursus/bengkel protokol majlis untuk staf UiTM Pahang keutamaan perlu diberikan kepada Unit Korporat
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS08
6.2.2 (b)
RC Baru Didapati salah seorang ahli ME (bil 06/2008) tidak menandatangani senarai kehadiran dan ada minit mesyuarat (bil. 02/2008) yang juga tidak di tandatangani di ruang pengesahan dan penyediaan minit
Akan di sempurnakan secepat mungkin.
Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS09
4.2.4
Kumpulan 3: Proses Akademik (P&P)
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor -
3 RC 9
7
4 SFI -
Gred1
Status2
Penemuan3
Semakan Tindakan4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
RC Baru Berdasarkan maklumat yang diperolehi dari HEA, penggunaan sistem ISIS di UiTM Pahang tidak mempunyai sebarang prosedur yang jelas untuk dijadikan rujukan oleh setiap pengguna. Terutama sekali apabila pengguna menghadapi masalah dengan sistem ISIS, pengguna tidak ada panduan kepada pihak mana mereka harus merujuk atau membuat laporan
Pendaftaran Kursus / Penambahbaikan
12/11/2008 AD5/PHG/RR1 7.1b7.3.1
4.2.4
RC Baru Pengimplementasian sistem Penasihat Akademik (PA) di UiTM Pahang menurut HEA hanya berdasarkan kepada buku peraturan akademik yang mana ia adalah terlalu umum. Kesannya para PA, ketua program tidak mempunyai panduan terperinci akan tanggungjawab dan tugas yang perlu dilaksanakan sebagai PA.
Pengendalian Kursus / Penambahbaikan
12/11/2008 AD5/PHG/RR2 7.1b7.3.14.2.4
RC Baru Data mengenai rayuan semak semula disimpan oleh UPKA tanpa membuat sebarang analisa bagi mewujudkan statistik yang berkaitan dengan rayuan semak semula bagi setiap semester
Pengurusan Keputusan / Penambahbaikan
12/11/2008 AD5/PHG/RR3 8.4c
RC Baru Didapati teaching portfolio seorang jurulatih ko-kurikulum tidak mempunyai senarai semak yang terkini.
Ko-kurikulum 12/11/2008 AD5/PHG/RR4 4.2.3d
8
RC Baru Didapati silibus dalan fail program AS120, CITU dan BM112 tidak dikemaskinikan.
Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR5 4.2.4
RC Baru Fail ATA Pensyarah AS120 tidak diwujudkan. Maklumat cuma dalam bentuk ”softcopy”.
Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR6 4.2.4
RC Baru Fail Pembimbing Mahasiswa AS120 tidak diwujudkan. Maklumat hanya wujud dalam sistem ISIS sahaja. Makluman aktiviti pelajar bersama Pembimbing Mahasiswa dimaklumkan melalui emel sahaja.
Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR7 4.2.4
RC Baru Program Intervensi bagi program AS120 tidak dilakukan untuk tahun 2008. Dimaklumkan dengan alasan kesuntukan masa.
Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR8 4.2.4
RC Baru Terdapat beberapa fail kursus CITU dan AS120 tidak dikemaskini.
Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR9 4.2.4
Kumpulan 4: Penambahbaikkan Prosidur (Wajib)
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor -
3 RC 2
4 SFI 3
9
Gred1
Status/Punca2
Penemuan3
Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
RC Baru/manusia Tiada fail PDCA pada program CITU/DIS dan tidak lengkap/kemaskini
Audit susulan 20/11/2008
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/PHG/MAZ1 8.3
RC Baru Capaian prosidur tidak terkawal di dalam laman web pahang perlu diletakkan katakunci atau password kerana memudahkan dicapai oleh orang luar sedangkan ianya adalah dokumen sulit ISO UiTM Pahang
Kawalan Dokumen 11/11/08 AD6/PHG/MNA1 4.2.3
SFI Baru/manusia Sistem fail yang tidak teratur Audit susulan 20/11/2008
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/PHG/MAZ2 4.2.3
SFI Baru/manusia Tiada penilaian/maklumbalas bagi program yang telah di jalankan.
Penambahbaiakan 11/11/08 AD6/PHG/MAZ3 8.5.1
SFI Baru/manusia Tiada rekod pemantauan dan penilaian pensyarah pakej yang telah di lakukan.
Kawalan rekod 11/11/08 AD6/PHG/MAZ4 4.2.4
Kumpulan 5 : Penambahbaikan Prosidur (Pengurusan)
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor -
3 RC 18
4 SFI 11
1
Gred
1Status
2Penemuan
3Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
Tindakan9
RC Baru/ Manusia
Fail Surat permohonan pembelian ICT (300-CPH(UPTM 3/3) Jilid 5 perlu ditutup dan dibuka fail yang baru
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB1
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Prosedur kualiti pelupusan peralatan ICT UPTM perlu dikemaskinikan
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB2
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Tiada dokumen panduan rasmi yang menyatakan mengenai tempoh masa meminjam sesuatu peralatan ICT
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB3
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Tiada salinan dokumen inventori ICT terkini
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB4
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Tiada pekeliling rasmi dikeluarkan kepada pengguna mengenai penggunaan perisian cetak rompak
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB5
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Tiada salinan cetak tempahan penggunaan makmal yang dibuat melalui telefon atau email
Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB6
4.2.3 UPTM
SFI Baru/ Manusia
Dokumen atau sijil yang berkaitan dengan tempoh sah laku sesuatu perisian perlu diletakkan di dalam fail khusus
Kawalan dokumen/ Penambahbaikan
11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB7
4.2.3 UPTM
RC Baru/ Manusia
Tidak mempunyai ruang yang mencukupi untuk meletakkan peralatan ICT yang rosak.
Infrastruktur 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB8
6.3 UPTM
1
Gred
1Status
2Penemuan
3Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
Tindakan9
RC Baru/ Manusia
Tiada carta alir proses dipamerkan.
Kawalan rekod 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB9
4.2.4 BPF
RC Baru/ Manusia
Tiada tahap pengukuran pada piagam pelanggan yang dipamerkan.
Pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan
11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB10
8.1 BPF
SFI Baru/ Manusia
Klasifikasi tahap kerosakan perlu dinyatakan di dalam borang aduan kerosakan dan rekod aduan
Kepuasan pelanggan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB11
8.2.1 BPF
RC Baru/ Manusia
Tiada catatan atau rekod dibuat jika sesuatu aduan kerosakan itu tidak dapat dilaksanakan mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan
Kawalan rekod 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB12
4.2.4 BPF
SFI Baru/ Manusia
Definisi yang terperinci mengenai klasifikasi tahap kerosakan perlu dinyatakan di dalam arahan kerja
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB13
4.2.3 BPF
RC Baru/ Manusia
Tiada memo atau maklumbalas kepada pelanggan jika aduan tersebut tidak dapat dilaksanakan.
Kawalan rekod 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB14
4.2.4 BPF
SFI Baru/ Manusia
Pengukuran tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang telah dilakukan perlu diletakkan di dalam borang pengesahan kerja
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB15
4.2.4 BPF
1
RC Baru/ Manusia
Pengesahan pelanggan pada borang aduan kerosakan tidak dilakukan sepenuhnya
Proses perkhidmatan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB16
7.5.2 BPF
Gred1
Status2
Penemuan3
Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
Tindakan9
SFI Baru/ Manusia
Panduan pengiraan mengenai pengiraan jam latihan yang lebih terperinci untuk staf perlu diadakan
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB17
5.5.3 Pentadbiran
RC Baru/ Manusia
Laporan dan maklumbalas daripada staf yang menghadiri kursus tidak diterima sepenuhnya.
Kawalan rekod 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB18
4.2.4 Pentadbiran
SFI Baru/ Manusia
Panduan format untuk penulisan laporan menghadiri kursus perlu diadakan
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB19
5.5.34.2.3
Pentadbiran
RC Baru/ Manusia
Piagam pelanggan tidak jelas Maklumbalas pelanggan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB20
8.2.1 Unit korporat
SFI Baru/ Manusia
Tempoh masa dan klasifikasi aduan perlu dinyatakan
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB21
7.5.1 Unit korporat
RC Baru/ Manusia
Persembahan data sukar difahamidan tiada ulasan data
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB22
8.4 Unit kualiti
SFI Baru/ Manusia
Penetapan gred sasaran untuk penilaian maklumbalas pelanggan perlu diadakan
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB23
8.2.3 Pentadbiran/Unit kualiti/Unit
korporat/BPF/UPTM
SFI Baru/ Manusia
Analisa pengukuran terhadap piagam pelanggan perlu dilakukan
Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB24
8.2.1 Pentadbiran/Unit korporat/BPF/UPTM
1
Gred1
Status2
Penemuan3
Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
Tindakan9
RC Baru/Manusia
Fail arahan kerja tidak dikemaskini. Bahagian perolehan
a)Carta alir proses kerja tidak dikemaskinikan dengan prosedur terbaru.-Kontrak bernilai kurang daripada RM200 000 tidak lagi memerlukan cagaran kontrak mulai Febuari 2007Bahagian harta
Carta alir penandaan harta tidak dikemaskini
Proses perolehan/pembetulan
11/11/08 AD6/PHG/RZA1
7.4.1 Bendahari
SFI Baru/Manusia
Laporan prestasi pembekal perlu disertakan di dalam fail sebut harga rasmi berkenaan tetapi diasingkan di fail yang lain
Maklumat perolehan/penambahbaikan
11/11/08 AD6/PHG/RZA2
7.4.2 Bendahari
SFI Baru/Manusia
Tandatangan daripada pihak atasan perlu ada pada helaian depan prosedur storan PK.UiTM.KPH.(P).14 dalam fail arahan kerja
Kawalan rekod/penambahbaikan
11/11/08 AD6/PHG/NO1
4.2.4 Bendahari
1
Gred
1Status
2Penemuan
3Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
Tindakan9
RC Baru/Manusia
Didapati Laporan pengiraan stok tidak dibuat sepertimana yang nyatakan dalam carta alir fail arahan kerja.
Perancanagan bagi penyampaian perkhidmatan
kepada pelanggan/pembetulan
11/11/08 AD6/PHG/RZA3
7.1 Bendahari
RC Baru/Manusia
Didapati tiada buku rekod bagi penerimaan borang pengeluaran barang KEW 300 – A1.
Kawalan rekod/pembetulan
11/11/08 AD6/PHG/RZA4
4.2.4 Bendahari
1
Kumpulan 6 : Penambahbaikkan Prosidur (Operasi)
Analisis Penemuan :
Bil Penemuan Jumlah
1 Major -
2 Minor 1
3 RC 4
4 SFI 1
Gred1
Status/Punca2
Penemuan3
Semakan Tindakan
4
Proses / Aspek5
Tarikh6
Rujukan7
Klausa8
RC Baru/Manusia
Tiada analisis yang dijalankan terhadap pelajar yang berhenti/diberhentikan serta cuti khas.
audit susulan (18/11/08)
Kawalan Rekod, Penambahbaikkan
11/11/08 AD6/PHG/AN 4.2.44.2.3
RC Baru/Manusia
Fail Rayuan Semakan Semula (RSS) (Peperiksaan Akhir): Tidak dilampirkan analisa terhadap pelajar
mengikut program. Isi kandungan fail tiada
audit susulan (18/11/08)
Kawalan Rekod, Penambahbaikkan
11/11/08 AD6/PHG/UAB 4.2.44.2.3
SFI Belum selesai/Manusia
Tiada ‘deadline’ disediakan bagi proses pengambilan pensyarah pakej diantara pihak pentadbiran dan HEA serta Ketua Program.
Pengambilan pensyarah Pakej/Sambilan
11/7/08 AD6/PHG/MAA 8.5.3
RC Baru/Manusia Bahagian pelupusan bahan kimia: audit susulan Makmal 11/11/08 AD6/PHG/YY 4.2.4
1
Rekod untuk bahan-bahan kimia yang dilupuskan wujud namun tidak difailkan dengan betul.
(18/11/08)
RC Baru/Manusia Tidak ada papan tanda stor pelupusan bahan kimia
audit susulan (18/11/08)
Makmal 11/11/08 AD6/PHG/RA 4.2.4
I Baru/Manusia Ciri-ciri keselamatan amat membimbangkan dan memerlukan satu tindakan pembetulan dijalankan kerana tiada tempat pelupusan bahan kimia yang selamat dan sesuai. Tempat bahan pelupusan sudah reput dan tiada ama-ran bahaya yang standard diletakkan.
Tiada tempat simpanan bahan kimia yang selamat. Keadaan ini membahayakan pem-bantu makmal, pelajar dan pensyarah
Makmal 11/11/08 AD6/PHG/NA 6.3(a)7.5.5
1