merci à nos commanditaires...

Association desCowboys Extrêmes du Québec

(ACEQ)

Assemblée générale annuelleAnnée 2018

3 novembre2018

Ordre du jour

1. Ouverture de l'assemblée ;

2. Lecture et adoption de l'ordre du jour ;

3. Lecture et adoption du compte rendu de l'assemblée générale annuelle de l'année 2017

4. Présentation des membres du conseil d’administration ACEQ 2018

5. Rapport du Président (Michel Gareau)

6. Rapport du Vice-Président – Activités saison 2018 (Lysanne Boucher)

7. Rapport du directeur administratif – membres (Jessica Fortin)

8. Rapport directeur Boutique ACEQ et communication (Genevieve Lejeune Ross)

9. Rapport du Trésorier – Présentation et adoption des états financiers ACEQ au 31 octobre 2018 (Mélissa Longtin)

10. Dossiers saison 2019

11. Varia

12. Remerciement membres quittant le comité

13. Élection des administrateurs pour les 5 postes vacants;

14. Présentation du nouveau conseil ;

15. Levée de l'assemblée

Rapport du Président

Comité 2018

Comité Éxécutif

2018

Relation et communications

G Lejeune-Ross

Secrétaireprovinciale

Jessica Fortin

Trésorière

Mélissa Longtin

Président

Michel Gareau

Vice-Présidente

Lysanne Boucher

Directeurs régionaux

Ce qui a été accompli en 2018

• + de 53 courses sanctionnées ACEQ

• +30 courses sanctionnées EXCA

• Clinique des juges ACEQ avec Peter Fraser– Sommaire des points clés à être publié à tous (à suivre)

• Spectacle principal au Salon du cheval 2018 : 2 courses (vendredi et samedi)

• 3 x finales régionales

• Commanditaires ACEQ = plus de $5000

• Plusieurs articles média

• 6 membres ACEQ au EXCA World Championship

Tâches exécutées par le comité

• Facebook ACEQ

• Email

• Courrier postal

• Trouver commanditaires

• Finances

• Renouvellement des membres

• Base de donnée des membres

• Calendrier de saison

• Courses et Pointages EXCA

• Événements spéciaux

• Dossiers épineux

• Site Web

• Communications

• Formulaires, documentation

• Boutique

• Compilation points provinciales

• Compilation points régionaux

• Création formulaires de compétition

• Rubans de compétition

• Trophées et plaques

• Meeting comité mensuels

Ce qui peut être amélioré

• Régions inactives (Trop éloigné, pas de membres, pas organisateurs)

• Communications aux membres

• Commandites et levée de fonds - plus tôt– Responsabilité de tous

• Membership– besoin des renouvellements le plus tôt possible sinon pas assez de fonds dans

le compte en début de saison

• Compilation et suivi des points des régions = responsabilité des régions

• Transmission des points à ACEQ après les compétitions

• Transmission des Go/points EXCA et paiement à ACEQ

• Refaire et simplifier la trousse organisateur

• # Cliniques sanctionnée ACEQ – Si Rabais 10% aux membres

• Charge de travail du comité provincial = ajout de 2 directeurs

Points de pression

• Suivi et implication des directeurs régionaux

• Finales et Gala (Lieux, organisateurs, participants, bourses et cadeaux)

• Événements hors ACEQ: ex Salon du cheval

• Activités, Bourses et Cadeaux versus Revenus

– Pour faire plus = besoin de plus de $$

– Ou Réduire dépenses (cadeaux, activités, boucles, bourses)

Suggestions reçues

• Minimiser les frais aux finales

• Cadeaux positions 4 à 10 aux finales

• 2 juges aux finales sur 2 jours

• Lieu de finale plus central et neutre

– Espaces/boxes chevaux et camping

• « Meilleure région » à développer…

• Améliorer les communications

Membres ACEQ au WWC EXCA

• Brigitte Boisvert – Novice

• Rosemary Huxted - Pro

• Mackenzie Kuntz - Youth

• Tyler Seguin – Youth

• Guy Simoneau - Novice

• Shannon Townsend – Pro

Rapport de la Vice-Présidente

ACEQPartout au Québec

L’ACEQ en chiffre

2016 2017 2018

Membres 155 240 242

Facebook 1762 2,294 2,606

Comité ACEQ 5 5 5

Compétitions 28 28 53

Finale régionale 0 3 3

Finale provinciale 1 1 1

Cliniques 15 14 14

Activité de rayonnement 0 1 1

Membres EXCA 2 6 12

4 juges13 OXC

26 eastern canada

Bilan d’événement

• Gagnant – Trophée Méritas – Association Affiliée CQ– Soirée Aramis Année 2017 (Cheval Québec)

• Formation des organisateurs et directeurs.

• Salon du Cheval 2018 (St-Hyacinthe)

• Formation des juges ACEQ (mise à jour Peter Fraser)

• Clinique de formation avec Peter Fraser (RT Ranch)

• Championnats Régionaux -(Centre du Québec – Chaudières Appalaches)

-(Estrie – Montérégie)

-(Laurentides – Outaouais)

• Finale Provincial (Ranch S Martin, Centre du Québec)

• Gala et AGA saison 2018

ACEQ Gagnant du prix Aramis

L’ACEQ était finaliste dans la catégorie « Association affilée de l’année 2017 » à la soirée Aramisorganisée par Cheval Québec. C’est avec fierté qu’en la présence quelques cavaliers et directeurs de région, L’ACEQ a reçu le trophée Aramis de l’Association de l’année à sa 2e

année d’existence

Salon du Cheval 2018

• Nous félicitons les membres participants 2018!

• Nouveau gestionnaire du Salon 2018 (M. Jonathan Lebeau)– Problématique au niveau du paiement des bourses selon contrat/ententes

signées… ce qui a entraîné des impacts financiers à l’ACEQ.

• Félicitation aux gagnants 2018– Classe Diamant Madame Claudine Doyon

– Classe Platine Monsieur Benoit St-Germain• Pour la remise des boucles une erreur c’est produite dans la

conception d’une boucle, nous nous excusons du délai pris pour refaire cette boucle.

• Salon du Cheval 2019 à suivre…..

Plan d’action 2019

• Formation des directeurs et organisateurs– formation sur l’organisation de compétitions ACEQ et utilisation de

notre nouveau logiciel de pointage

• Réunion de directeurs – nominer 1 directeur responsable pour le suivi des Championnats)

• Alléger la trousse d’outils pour les organisateurs, améliorer le processus et étapes à suivre.

• Faire des compte rendu des différents événements.– Créer une liste des organisateurs et personne sources

• Améliorer la gestion des cartes de membres ACEQ – Échéancier pour 2019

• Bottin professionnel ACEQ de nos membres – générer revenus• Finale Provinciale 2019 aura lieu au nouveau Complexe Équestre de

Bécancour.

Félicitations!

• Nous tenons à féliciter:– tous les organisateurs et promoteurs d’événements

ACEQ!– Les commanditaires impliqués dans ses activités!– Les cavaliers qui participent avec enthousiasme!– Les bénévoles sans qui beaucoup de chose seraient

impossible!– Les directeurs de régions qui s’impliquent à

promouvoir le sport!!

• Merci de faire partie d’une aussi belle famille qu’est le Cowboy Extrême!

Vive ACEQ !!

Rapport Directrice Communications

Rapport d’activités des Communications

• Page FB 2606 Abonnés

• Infos Bulletin Cheval Québec

Publiés en 2018 : 3 bulletins

Objectif 2019: 1 bulletin par mois

• Infos Bulletin ACEQ

Publiés en 2018 : 2 bulletins

Objectif 2019: 3 bulletins (novembre à Avril)

6 bulletins (mai à Octobre)

Rapport d’activités de la Boutique

• Achat de Chandails divers d’Écusson brodés,

casquettes, chemises, drapeaux et épices

Détail Montant

Achat inventaire 4567,19

Ventes en 2018 4203,50

Profits ACEQ 2018 - 363,69

Valeur Inventaire 2810,00

Bilan de la Formation des Organisateurs et Directeurs

À eu lieu le 3 mars 2018

Au Ranch S. Martin à St Majorique (centre du Québec)

Nombre de Participants :15

Revenus total : 260$

Dépenses: 40$

Bénéfices ACEQ: 220$

Une autre Formation est prévue en 2019 (printemps)

Rapport de la Trésorière

Saison 2016 Saison 2017 Saison 2018

Revenus 14 741,51$ 20 568,27$ 25 224,87$

Dépenses -12 747,41$ -15 369,55$ -21 233,12$ *

+1994, 10$ +5 198,72$ +3 901,75$

Bilan en date du 3 novembre 2018**

Note *: Le bilan 2018 n’inclut pas les revenus et dépenses du gala 2018Note 2**: Le bilan financier est bouclé le 31 décembre 2018Note 3 ***: Encaisse en banque =

Bilan par postes financiers

CREDIT DEBIT SOLDE

Salon du cheval 3610,50 4377.00 -766,5

Cartes membre 3845,00 0 3845Cartes de membres 1 jours 730,00 0 730

Finales provinciales 4850,00 5048,92 -198,92

Commanditaires 5220,00 0 5220

Opération et boutique 3769,00 6697,91 -2928,91

Rubans 2410,37 3863,29 -1452,92

EXCA 790,00 1246,00 -546

Gala

TOTAL 25224,87 21233,12 3901,75

Non-inclutCommandite +1,500 SdC

Inclut: Frais box SdC = 1391Valeur Articles restants = 2810

Valeur rubans restants = xxxx

Bilan à venir

Revenus

REVENUS

Salon du cheval 3 610,50 $

Cartes membre 3 845,00 $Cartes de membres 1 jours 730,00 $Finales provinciales 4 850,00 $

Commanditaires 5 220,00 $Opérations et boutique 3 769,00 $

EXCA 790,00 $

Rubans 2 410,37 $

Gala

TOTAL 25 224,87 $

14%

15%

3%

19%

21%

15%

3% 10% 0%

REVENUS

Salon du cheval

Cartes membre

Cartes de membres 1 jours

Finales provinciales

Commanditaires

Articles promotionnels

EXCA

Rubans

Dépenses

DÉPENSES

Salon Du cheval 4 377,00 $

Finales provinciales 5 048,92 $Opérations et boutique 6 697,91 $

Rubans 3 863,29 $

EXCA 1 246,00 $

Gala

TOTAL 19 987,12 $

21%

24%31%

6%

18%

0%

DÉPENSES

Salon Du cheval

Finales provinciales

Dépenses / AP

EXCA

Rubans

GalaEnviron $3000

Administration

Administration et suivi

• Directeurs de région 2019

• Re-confirmation – Responsabilités

• Atelier des directeurs de région - obligatoire

• Commanditaires

• Besoin de l’aide de TOUS le membres (Saison 2019)

• Organisateurs/promoteurs

• Atelier des organisateurs

• Responsabilités,

• Reçus paiement (ACEQ, CQ 1 jour, classes EXCA),

• Transmission des résultats (ACEQ, EXCA)

Dates critiques 2019

• Renouvellement des membres

• Calendrier 2019 – contrat d’engagement

• Date limite pour réserver les dates= 30 avril

• Rencontre de formation pour les organisateurs

• Directeur de région – invitation

• Finales provinciales

• Gala 2019

Besoins en bénévolat pour 2019

• Organisation et aide pour le championnat provincial ACEQ

• Organisation et aide pour les démonstrations ou autresévénements promotionnels

• Commanditaires

Remerciements spéciaux

REMERCIEMENT AUX MEMBRES QUITTANT LE COMITÉ

Saison 2017 - 2018

CONSEIL ADMINISTRATION 2019

Élection au Conseil d’administration

– 5 x postes de libre

– 5 x mises en candidature

• Lysanne Boucher

• Geneviève Lejeune Ross

• Kim Ogilvie

• William Van Der Windt

• Karine Dubord

Nouveau Comité 2019

1. Michel Gareau

2. Jessica Fortin

3. Lysanne Boucher

4. Geneviève Lejeune Ross

5. Kim Ogilvie

6. William Van Der Windt

7. Karine Dubord

Levée de l’Assemblée

• Merci à tous nos membres passionnés

• Bonne soirée du gala des Champions

• Bonne saison 2019

Nous contacter

• Site Web: www.aceq.ca

• Facebook: www.facebook.com/ACEQ.Quebec

• Email: [email protected]

• Téléphone (418) 456-1779

merci à nos commanditaires...

Documents