mengurus mesyuarat yang effektif dan...
TRANSCRIPT
1
MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN
MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEHMOHD. FARID BIN RAHMAT
PENOLONG PENDAFTAR
TUJUAN
• Menguruskan mesyuarat denganlebih cekap dan berkesan.
• Menyelesaikan atau menyelarasusaha sesuatu program.
• Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukandibuat dengan jayanya.
TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan Pra-Mesyuarat
• Tindakan SemasaMesyuarat
• Tindakan SelepasMesyuarat
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat.– Berunding dengan Pengerusi
Mesyuarat.– Tentukan tarikh, masa dan tempat
yang sesuai.– Tentukan agenda mesyuarat dan
peruntukan masa setiap agenda.
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan BilikMesyuarat.– Tempahan secara bertulis / borang.– Kemudahan Dewan Kuliah sila isi
borang di Pejabat PengurusanAkademik dan lain-lain dewan sila isiborang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan– Sediakan minit terdahulu (jika ada)
atau bahan rujukan dengansecukupnya.
– Gunakan kertas pelbagai warnauntuk mengasingkan bahan-bahanrujukan.
2
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menghantar Surat JemputanMesyuarat.– Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10
hari sebelum mesyuarat.– 10 hari adalah masa norma yang baik untuk
hantar surat.– Kandungan surat; Nama mesyuarat, Tarikh,
Masa, Tempat, Agenda, Nama Pengerusidan Lampiran (jika ada)
– Sebaik-baiknya jangan menghantar wakilke mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Persediaan kemudahan di BilikMesyuarat.– Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli
mesyuarat.– Bilik bersih dan kemas.– Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat.– Alat pembesar suara.– Alat multimedia atau over-head projector– Tempahan minum ringan.
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan kehadiran– Urusetia berhubung dengan ahli
mesyuarat untuk menetukan senaraiahli mesyuarat yang hadir.
– Tempoh yang sesuai ialah 2 harisebelum mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
• Memberitahu ahli mesyuaratmengenai etiket mesyuarat.– Cara memberi penghormatan kepada
Pengerusi.– Menghadiri mesyuarat menepati
masa.– Memberitahu Pengerusi / Setiausaha
jika berhajat untuk meningggalkanmesyuarat.
Tindakan Semasa Mesyuarat
• Catatan Minit– Minit hendaklah direkodkan:-
• Senarai kehadiran.• Perkara penting yang dibincangkan.• Keputusan-keputusan yang dibuat.• Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil.
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Penyediaan Minit– Draf minit untuk kelulusan Pengerusi
selewat-lewatnya 3 hari selepastarikh mesyuarat.
– Minit mesyuarat diluluskan olehPengerusi dan diedarkan kepada ahlimesyuarat 1 minggu selepas tarikhmesyuarat.
3
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Format Minit– Format minit disusun mengikut
agenda mesyuarat.
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat– Catatan nama ahli mesyuarat
disusun mengikut kekananan ahliyang hadir.
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Catatan Perbincangan– Minit mesyuarat hendaklah
direkodkan secara padat, tepat dan jelas.
– Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklahmenunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja.
– Contoh: (Catatan Minit)Tindakan: (nama)
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Pengesahan maklumbalasperlaksanaan keputusanmesyuarat.– Pihak yang telah diberi
tanggungjawab melaksanakansesuatu keputusan mesyuarathendaklah memberi maklumbalaskepada urusetia mesyuarat.
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Laporan maklumbalas olehUrusetia.– Maklumbalas yang diterima
hendaklah diedarkan untuk perhatianahli-ahli mesyuarat.
– Urusetia hendaklah membuatriangkasan dan penganalisaanterhadap maklumbalas yang diterima.
Tindakan Selepas Mesyuarat
• Penyediaan laporan maklumbalas.– Tanggungjawab Urusetia
menyediakan laporan maklumbalaskepada pihak yang bertanggungjawab menyelarasperlaksanaan program mereka.
4
Format Minit Mesyuarat
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.
• Tarikh, masa dan tempat.• Kehadiran.• Hadir bersama (nama jemputan
yang bukan ahli mesyuarat).• Senarai Urusetia.
Format Minit Mesyuarat
6. Aluan Pengerusi Mesyuarat.7. Pengesahan minit terdahulu dan
pindaan.8. Perkara-perkara berbangkit.9. Pembentangan dan
perbincangan.10. Hal-hal lain.11. Penutup dan masa tamat.
Format Minit Mesyuarat
12. Urusetia (Nama pencatat)13. Tarikh minit disediakan.
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Kawal emosi dan janganbertindak kasar.-Ambil fakta yang bergunasahaja.-Setuju pada fakta yang berguna.
Agresif
TINDAKANPERANGAI
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Mencelah bila dia ‘pause’bercakap dan ajukan soalankepada ahli yang lain.-Bagi soalan yang susahuntuk dia menjawab.-Minta komen ahli mesyuaratterhadap penjelasan dia.
Banyak cakap
TINDAKANPERANGAI
5
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Terangkan tujuan mesyuaratuntuk berbincang dan menyelesaikan masalahsecara muzakarah.-Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain darianda.
Suka komplain
TINDAKANPERANGAI
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Tanya pandangan mereka.-Tanya pengalaman merekamengenai perkara yang dibincangkan.-Menggalakkan merekamemberi komitment ketikamesyuarat.
Senyap
TINDAKANPERANGAI
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Minta mereka memberitumpuan untuk mencari jalanpenyelesaian.-Tumpukan kepadapandangan yang membina.-Alihkan fokus kepada ahlilain dengan menanyakansoalan.
Pertembunganpersonaliti
TINDAKANPERANGAI
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Ajukan soalan jika merekaada pandangan yang bolehdikongsikan.-Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / faktayang dibincangkan dan meminta pendapat merekamengenainya.
Cakap belakang
TINDAKANPERANGAI
Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat
-Ulangi pandangan anda atauahli mesyuarat anda denganlebih jelas.-Kalau ahli atau anda tersilapmemberi maklumat, berikanpujian kepada mereka.
Kebingungan
TINDAKANPERANGAI
Peranan Pengerusi Mesyuarat
• Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan.
• Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat.• Mendapatkan / mendengar cadangan,
pandangan dan komen ahli mesyuarat.• Membuat keputusan dengan persetujuan
sebulat suara ahli-ahli mesyuarat.• Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak
difikirkan biadap dalam mesyuarat.
6
Peranan Setiausaha Mesyuarat
• Menganjurkan mesyuarat.• Menyediakan keperluan mesyuarat.• Mencatatkan Minit Mesyuarat.• Mengedarkan Minit Mesyuarat.
Peranan Ahli Mesyuarat• Hadir mengikut tarikh, masa dan tempat yang telah
ditetapkan.• Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha
mesyuarat.• Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada
setiausaha sebelum mesyuarat.• Boleh memberi pandangan, cadangan komen, sokongan
atau mengundi dalam mesyuarat, dengan keizinanPengerusi.
• Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap.
• Ahli mesyuarat yang ingkar, biadab dan berbahasakasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit didalam minit mesyuarat.
SOALAN
RujukanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, JabatanPerdana Menteri.
Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis MinitMesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-UniversitiAwam Malaysia (MAKLUM).
How To Organise An Effective Meeting and Conference, David Seekings, 1992.
Effective Meeting Skills, Marion E.Haynes, 1988.
Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat, KursusPengurusan Persatuan, 2003.