TUGAS RANGKUMAN

PERILAKU ORGANISASI

CHAPTER 15

Managing Communication

KELOMPOK 2:

1. ANDI I A M

2. DHIYAU S

3. RAHMA PERDANA S

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014

Mengelola Komunikasi

(Managing Communication)

PENTINGNYA KOMUNIKASI

Menemukan aspek pekerjaan seorang manajer yang tidak melibatkan komunikasi akan

sangat sulit. Masalah serius muncul ketika arahan yang disalahpahami, ketika bercanda santai

dalam kelompok kerja menyebabkan kemarahan, atau ketika pernyataan resmi oleh manajer

tingkat atas yang berlebihan. Masing-masing situasi ini hasil dari kerusakan di suatu tempat

dalam proses komunikasi.

Dengan demikian, pertanyaan yang paling penting bukanlah apakah manajer terlibat

dalam komunikasi karena komunikasi melekat pada fungsi organisasi. Sebaliknya, masalah

sebenarnya adalah apakah manajer berkomunikasi dengan baik atau buruk. Dengan kata lain,

komunikasi itu sendiri tidak dapat dihindari dalam fungsi organisasi, tetapi komunikasi yang

tidak efektif dapat dihindari. Setiap manajer harus komunikator.

Proses Komunikasi

Proses umum komunikasi mengandung lima unsur: komunikator, pesan, media,

penerima, dan umpan balik (gambar 15.1). Untuk menghargai setiap elemen dalam proses,

kita harus mengkaji bagaimana komunikasi bekerja.

Komunikasi yang sukses hanya jika komunikator mentransmisikan pemahaman ke

penerima. Hence, dapat mendefinisikan komunikasi yaitu transmisi informasi dan

pemahaman, menggunakan simbol-simbol verbal atau nonverbal.

Model Klasik

Penghubung

Dalam kerangka organisasi, komunikator yaitu karyawan dengan ide-ide, niat,

informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Misalnya, komunikator bisa menjadi perawat

ruang gawat darurat yang berbagi ide dengan atasannya tentang cara untuk mengurangi waktu

tunggu untuk pasien pada malam akhir pekan yang sibuk. Atau, komunikator dapat menjadi

server di lingkungan restoran populer yang berencana meminta pengawas untuk kenaikan

gaji.

Encoding

Mengingat komunikator , proses encoding harus terjadi yang menerjemahkan gagasan

komunikator ke dalam satu set sistematis simbol - ke dalam bahasa mengungkapkan tujuan

komunikator . Bentuk utama dari encoding adalah bahasa. Di restoran contoh, server

memperhitungkan kerja kerasnya , skor layanan pelanggan yang tinggi, jumlah meja berubah

per jam, dan gaji yang relatif rendah dan menerjemahkannya ke dalam satu pesan. Fungsi

encoding, kemudian, adalah untuk memberikan suatu bentuk di mana ide-ide dan tujuan

dapat dinyatakan atau dikemas sebagai pesan.

Pesan

Hasil dari proses encoding adalah pesan. Tujuan dari komunikator dinyatakan dalam

bentuk pesan-baik verbal atau nonverbal tersebut. Manajer memiliki banyak tujuan untuk

berkomunikas, seperti untuk orang lain memahami ide-ide mereka, untuk memahami gagasan

orang lain, untuk mendapatkan penerimaan diri sendiri atau ide-ide mereka, atau untuk

menghasilkan tindakan.

Kebisingan

Dalam rangka komunikasi manusia, noise dapat dianggap sebagai faktor-faktor yang

mendistorsi pesan yang dimaksudkan. Kebisingan dapat terjadi di setiap elemen komunikasi.

Sebagai contoh, seorang manajer di bawah kendala waktu sempit mungkin terpaksa bertindak

tanpa komunikasi atau dapat berkomunikasi dengan tergesa-gesa informasi yang tidak

lengkap. Atau bawahan dapat melampirkan arti yang berbeda untuk kata atau frase dari apa

yang dimaksudkan oleh manajer. Waktu adalah bagian penting dari meminimalkan

kebisingan dan menjadi komunikator yang efektif !

Pesan nonverbal

Informasi komunikator mengirimkan yang tidak berhubungan dengan informasi

secara lisan yaitu, pesan nonverbal, atau komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal yaitu

pesan yang dikirim dengan postur tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan tangan dan mata; sama

pentingnya dengan komunikasi verbal.

Sebuah penelitian meneliti hubungan antara perilaku nonverbal dan speaker persuasif

dalam konteks berbicara di depan umum. Studi ini menunjukkan bahwa pembicara yang

menggunakan gerakan dipraktekkan dan tidak spontan saat menyampaikan pidato akan

kehilangan perhatian banyak penonton, akhirnya mengurangi dampak dari pidato.

Sebaliknya, pembicara harus fokus pada yang terbuka dan menghubungkan dengan penonton,

dan kemudian mengamati penonton hati-hati dan menggunakan umpan balik ini untuk

memodifikasi pidato.

Infleksi vokal mengacu pada bagaimana pesan ditransmisikan: keras atau lembut,

cepat atau lambat, dengan infleksi terkontrol atau tidak terkendali, atau dengan nada tinggi

atau rendah. Metode transmisi menambah arti ke penerima, yang menilai isyarat ini. Ekspresi

tubuh adalah sumber penting dari komunikasi nonverbal. Ekman dan Friesen telah

diklasifikasikan bahasa tubuh menjadi lima jenis ekspresi: emblem, ilustrator, regulator,

adaptor, dan mempengaruhi penampilan.

Emblem adalah gerakan seperti bahasa isyarat. Gerakan-gerakan ini cepat

menyampaikan suatu kata atau frase dipahami. Ilustrator adalah gerakan yang memberikan

gambaran tentang apa yang dikatakan. Regulator adalah gerakan yang mengatur percakapan.

Misalnya, telapak tangan terangkat dari penerima memberitahu pengirim untuk

memperlambat, alis melengkung dapat menyampaikan permintaan pengirim untuk

menjelaskan apa yang telah dikatakan, dan anggukan kepala menunjukkan pemahaman.

Emblem, ilustrator, dan regulator secara sadar digunakan oleh individu.

Biasanya dipelajari sejak awal kehidupan, adapter sering digunakan untuk mengatasi stres

dalam situasi interpersonal. Drum jari di atas meja, menarik sehelai rambut, atau bergoyang

kaki atau kaki adalah cara-cara melepaskan beberapa tingkat stres. Mempengaruhi display,

biasanya bawah sadar, langsung berkomunikasi emosi individu. Kebanyakan mempengaruhi

menampilkan ekspresi wajah, yang adalah komunikator sangat penting dari perasaan

seseorang. Ada asumsi lama bahwa emosi seseorang tercermin di wajah dan bahwa emosi ini

dapat "membaca" dengan banyak akurasi. Mempengaruhi menampilkan juga dinyatakan

dalam posisi tubuh.

BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Ketika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi,

kesalahpahaman dapat terjadi. Miskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena berbagai

alasan (gambar 15.3). Antropolog budaya Edward T. dan Mildred R. Aula berteori bahwa

budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian

budaya ditentukan: kata-kata, ruang, waktu, dan perilaku.

Kata-kata

Budaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika orang

berinteraksi dengan satu sama lain. Individu dari budaya komunikasi konteks tinggi tidak

memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan bergantung pada pengetahuan yang sudah

mereka miliki tentang individu lain sebelum interaksi. Masalah dapat terjadi ketika seorang

individu dari budaya konteks tinggi harus melakukan bisnis dengan mitra di budaya konteks

rendah.

Ruang

Setiap orang memiliki batas tak terlihat dari ruang yang mengelilingi dirinya. Dalam

beberapa kebudayaan (misalnya, Eropa Utara), batas-batas yang luas, sedangkan dalam

budaya lain (misalnya, negara-negara Timur Tengah), ruang ini bisa sangat sempit. Jumlah

ruang pribadi dikelola oleh seorang individu dapat bergeser sementara tergantung pada

lingkungannya fisik (misalnya, lift yang penuh sesak) atau tingkat keintiman dengan orang

yang berinteraksi dengan (misalnya, pasangan). Kesalahpahaman dapat terjadi ketika seorang

pengusaha dari budaya di mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai

bagian dari normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya dari budaya

di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi dengan anggota keluarga.

Yang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan mungkin salah menafsirkan maksud

dari kontak fisik.

Waktu

Individu di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Latin cenderung melihat waktu berbeda

daripada kebanyakan orang dari Amerika Serikat, Inggris, dan Jerman. Manajer dari budaya

waktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus, tunduk pada interupsi, berkomitmen

untuk hubungan manusia, sering mengubah rencana, dan basis ketepatan pada hubungan.

Namun, manajer dari budaya monochronic melakukan satu hal pada suatu waktu, mengambil

komitmen waktu serius, mematuhi rencana, mengikuti aturan privasi dan menghormati hak

milik pribadi, dan menekankan ketepatan. Contoh yang paling umum dari kesalahpahaman

terjadi berkaitan dengan janji waktu.

Tingkah laku

Membaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang karena

melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal. Sebuah studi menarik dilakukan

untuk menentukan apakah perbedaan ada antara bagaimana individu Amerika dan Jepang

diakui ekspresi wajah. Temuan penelitian menunjukkan bahwa beberapa perbedaan memang

ada di antara dua budaya. Pertama, orang Amerika lebih akurat dibandingkan dengan Jepang

mengenali empat dari enam emosi (marah, jijik, takut, dan kesedihan), terlepas dari budaya

atau jenis kelamin poser dihakimi. Kedua, baik budaya maupun jenis kelamin poser yang

terkena keputusan Amerika 'dari foto-foto, sedangkan emosi perempuan yang lebih mudah

diidentifikasi dibandingkan emosi laki-laki oleh Jepang. Ketiga, baik Amerika dan Jepang

sepakat bahwa kebahagiaan adalah emosi yang paling mudah untuk mengidentifikasi dan

ketakutan itu yang paling sulit.

BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Arah Komunikasi

Desain organisasi harus menyediakan untuk komunikasi dalam empat arah yang

berbeda: bawah, atas, horisontal, dan diagonal. Keempat arah menetapkan kerangka mana

komunikasi dalam suatu organisasi terjadi. Secara singkat memeriksa masing-masing akan

memungkinkan kita untuk lebih menghargai hambatan komunikasi organisasi yang efektif

dan sarana untuk mengatasi hambatan tersebut.

Komunikasi ke bawah mengalir dari individu di tingkat yang lebih tinggi dari hirarki

dengan yang ada di tingkat yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum dari komunikasi ke

bawah adalah kelompok atau massa terdistribusi e-mail, instruksi kerja, memo resmi,

pernyataan kebijakan, prosedur, manual, dan publikasi perusahaan. Di banyak organisasi,

komunikasi ke bawah sering tidak memadai dan akurat. Banyak kali, tema dari bagian narasi

komunikasi ke bawah merupakan konsekuensi langsung dari keputusan komunikasi korporat.

Sebuah studi mengevaluasi isi pesan dalam surat presiden kepada pemegang saham, yang

terkandung dalam laporan tahunan organisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam

laporan tahunan, perusahaan-perusahaan yang berkinerja buruk cenderung memikirkan lebih

lanjut tentang peluang masa depan dari pada kinerja keuangan masa lalu sedangkan

sebaliknya adalah benar untuk organisasi yang lebih sukses.

Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas sebanyak

dibutuhkan komunikasi ke bawah. Memang, studi penelitian telah menemukan bahwa, dalam

organisasi di mana program komunikasi ke atas secara efektif dilaksanakan, mayoritas

manajer meningkatkan kinerja mereka. Beberapa studi menunjukkan bahwa dari empat

saluran komunikasi formal, komunikasi ke atas adalah yang paling efektif. Manajer tingkat

atas sering tidak menanggapi pesan yang dikirim dari karyawan tingkat rendah, dan karyawan

tingkat rendah sering enggan untuk berkomunikasi ke atas, terutama jika pesan berisi berita

buruk. Beberapa yang paling umum perangkat komunikasi ke atas adalah kotak saran,

pertemuan kelompok, dan banding atau prosedur pengaduan. Dalam ketidakhadiran mereka,

orang-orang yang entah bagaimana menemukan cara untuk beradaptasi dengan saluran

komunikasi ke atas tidak ada atau tidak memadai.

Sering diabaikan dalam desain organisasi adalah penyediaan untuk komunikasi

horizontal. Dalam sebuah perguruan tinggi administrasi bisnis , ketika ketua departemen

akuntansi berkomunikasi dengan ketua departemen pemasaran tentang persembahan saja,

arus komunikasi adalah horisontal. Meskipun ( atas dan ke bawah ) arus komunikasi vertikal

adalah pertimbangan utama dalam desain organisasi , organisasi yang efektif juga

membutuhkan komunikasi horizontal . Horisontal komunikasi - misalnya , komunikasi antara

produksi dan penjualan dalam sebuah organisasi bisnis dan di antara apartemen yang berbeda

atau perguruan tinggi dalam universitas - diperlukan untuk koordinasi dan integrasi fungsi

organisasi yang beragam . Sebuah studi penelitian terbaru menemukan bahwa karyawan

rumah sakit yang terlibat dalam komunikasi horizontal cenderung untuk mengidentifikasi

kuat dengan profesi mereka , sementara karyawan yang berkomunikasi secara vertikal lebih

mungkin untuk mengidentifikasi dengan organisasi.

Karena mekanisme untuk memastikan komunikasi horizontal biasanya tidak ada

dalam desain organisasi, fasilitasi yang diserahkan kepada manajer individu. Peer-to-peer

komunikasi sering diperlukan untuk koordinasi dan juga dapat memberikan kepuasan

kebutuhan sosial. Komunikasi diagonal, sementara mungkin saluran paling digunakan

komunikasi dalam organisasi, adalah penting dalam situasi di mana anggota tidak dapat

berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Sebagai contoh, pengawas keuangan dari

sebuah organisasi besar mungkin ingin melakukan analisis biaya distribusi. Salah satu bagian

dari tugas yang mungkin melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan khusus

langsung ke pengawas keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional di departemen

pemasaran. Dengan demikian, arus komunikasi akan diagonal sebagai lawan vertikal (ke

atas) dan horizontal. Dalam hal ini, saluran diagonal yang paling efisien dalam hal waktu dan

usaha bagi organisasi.

Komunikasi dan Teknologi

Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa inovasi teknologi tinggi telah memberikan

kontribusi terhadap ledakan alat komunikasi, yang telah menyebabkan "24/7" mentalitas

antara orang-orang bisnis saat ini. Secara umum, inovasi seperti ponsel pintar telah membuat

komunikasi lebih cepat, lebih mudah, dan dalam beberapa kasus lebih murah. Sekarang

seorang karyawan dapat men-download video dari komersial perusahaan, mendapatkan

petunjuk arah ke kantor klien, melihat sebuah spreadsheet dari biaya perjalanan, mengambil

foto dan e-mail sebuah poster promosi yang menarik, atau men-download file PDF sambil

menunggu untuk minum kopi di Starbucks melalui koneksi internet nirkabel. Sebuah tinjauan

dari beberapa inovasi besar dalam teknologi komunikasi disajikan berikutnya.

Internet/Intranet/Extranet

Internet telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari bagi jutaan orang di

banyak bagian dunia. Internet adalah sebuah organisasi jaringan komputer yang

menghubungkan segala sesuatu dari superkomputer besar pada instansi pemerintah untuk

mainframe dan server pada bisnis untuk PC di rumah individu.

Sebuah intranet adalah swasta, dilindungi sistem komunikasi elektronik dalam sebuah

organization.If terhubung ke Internet, ia memiliki privasi dilindungi oleh apa yang disebut

firewall. Firewall adalah modus jaringan diatur secara internal untuk mencegah lalu lintas

eksternal dari menyeberang ke domain pribadi. Intranet digunakan untuk berkomunikasi hal-

hal seperti informasi hak milik organisasi, rencana perusahaan, catatan medis rahasia,

program pelatihan, kompensasi data, dan catatan perusahaan.

Sebuah extranet dirancang untuk menghubungkan karyawan dengan individu

eksternal organisasi, seperti vendor, pelanggan, dan mitra strategis lainnya. Pada Campbell

Soup Company, portal extranet sedang dikembangkan untuk mendapatkan pengecer dan

konsumen lebih terlibat dalam pengembangan produk baru.

Email, Pesan, Jaringan Sosial, dan Blog

Penggunaan e-mail akan terus berkembang pesat dalam beberapa tahun mendatang.

Sebagai contoh, beberapa perkiraan menunjukkan jumlah pengguna e-mail secara global akan

meningkat dari 1,2 miliar di tahun 2007 menjadi 1,6 miliar pada 2011. Di masa lalu, beberapa

pengguna e-mail yang dikirim keluar diedit, pesan buruk yang ditulis dengan cepat. Jenis

kecerobohan telah dikritik dan tidak disarankan dalam organisasi. Privasi e-mail adalah

masalah serius lain. Supervisor, kolega, dan lain-lain dapat mengakses pesan e-mail.

Akibatnya, perawatan harus dilakukan dengan benar menggunakan e-mail sebagai

pendekatan komunikasi.

E-mail adalah cara yang efektif untuk mengkomunikasikan pesan-pesan sederhana.

Kompleks data dan informasi yang mungkin harus mengirimkan dokumen hard copy.

Berpikirlah sederhana. Mengamankan e-mail Anda. Selalu gunakan bahasa yang benar dan

profesional dalam mempersiapkan dan mengirim e-mail.

Texting untuk menjangkau pelanggan memiliki banyak keunggulan dibandingkan

dengan metode yang lebih tradisional seperti TV, radio, koran, majalah, atau surat langsung,

termasuk:

Texting lebih murah daripada banyak bentuk lain dari iklan dan pemasaran.

Ada sedikit spam karena perusahaan telepon seluler memblokir sebagian besar.

Texting adalah bentuk favorit komunikasi di kalangan konsumen muda, membuat mereka

target pasar yang menarik.

Orang-orang membaca 95 persen dari pesan teks karena mereka umumnya dari sumber

yang dikenal dan teman-teman.

Cara lain di mana teknologi adalah mengubah komunikasi dengan ledakan popularitas

situs jejaring sosial seperti Facebook, MySpace, dan LinkedIn. Sejumlah resiko yang

dihubungkan dengan dunia sering informal dan berbatas situs jejaring sosial . Sebagai contoh,

Virgin Atlantic menembakkan awak kabin untuk mengeluh di Internet (saat mereka bertugas)

tentang penumpang dan membuat lelucon tentang mesin jet rusak. Pengusaha menetapkan

pedoman untuk mencegah pengungkapan publik yang dapat merugikan reputasi organisasi

atau membuat skandal jejaring sosial . General Electric telah membentuk internal " Tweet

Squad " yang terdiri dari karyawan hipster muda yang membantu karyawan yang lebih tua

dan manajer memperbaiki keterampilan jaringan sosial mereka . Selain itu, IBM telah

membentuk pedoman berikut untuk membantu karyawan mengerti apa yang mereka bisa dan

tidak bisa mengatakan di blog dan situs jejaring sosial:

Karyawan secara pribadi bertanggung jawab untuk semua konten yang diterbitkan

secara online.

Apa yang diterbitkan mungkin menjadi publik untuk waktu yang lama. Ingatlah ini.

Karyawan harus transparan tentang peran mereka di IBM di semua posting.

Karyawan harus mendapatkan izin sebelum melaporkan pembicaraan internal maupun

swasta.

Bila perlu, karyawan harus segera kesalahan benar dan mengedit posting sebelumnya.

Smartphone

Ponsel pintar akan terus mendapatkan popularitas sebagai orang-orang bisnis

mencoba untuk tetap terhubung di hampir sepanjang waktu. Menurut laporan pasa , sekitar 91

persen atau 285 juta orang Amerika memiliki langganan telepon seluler pada tahun 2009 .

Keberhasilan ponsel sedang ditantang oleh "ponsel pintar, " seperti Motorola Android, Apple

iPhone, dan Research in BlackBerry Motion, yang memungkinkan pengusaha untuk

mengakses e -mail, pesan teks, dan video; men-download aplikasi perangkat lunak ("apps");

dan browsing internet sementara mereka pergi dari kota ke kota. Ponsel pintar

memungkinkan mereka untuk menyimpan alamat, nomor telepon, harga pelanggan, dan data

lainnya penting untuk fungsi sehari-hari. Pertumbuhan tersebut mencerminkan kebutuhan

bagi para manajer untuk tetap terorganisir dan terhubung dengan rekan kerja, pelanggan, dan

stakeholder penting lainnya dari mana saja kapan saja.

Voice-Mail

Voice -mail, atau meninggalkan pesan rekaman, adalah metode utama yang karyawan

berkomunikasi secara internal. Hal ini menyumbang sekitar 90 persen dari komunikasi

telepon dalam organisasi saat ini . Voice -mail , lebih populer daripada e -mail, melayani

banyak fungsi, tetapi salah satu yang paling penting adalah penyimpanan pesan. Pesan yang

masuk dikirim tanpa mengganggu penerima dan memungkinkan komunikator untuk fokus

pada alasan untuk panggilan mereka. Voice -mail meminimalkan mengambil pesan yang

tidak akurat dan perbedaan zona waktu. Karyawan saat ini didorong untuk mengembangkan

kemampuan untuk meninggalkan pesan voice-mail ringkas, profesional, dan sopan. Praktik

terbaik adalah sebagai berikut:

Mengatur pikiran Anda sebelum mengangkat telepon .

Mengidentifikasi , permintaan singkat tertentu yang dapat disampaikan melalui voice

-mail .

Sebutkan nama Anda , waktu dan tanggal , nama perusahaan Anda , dan tujuan

panggilan Anda .

Jadilah tepat dan menjaga sederhana pesan .

Katakan apa yang Anda ingin penerima yang dapat dilakukan.

Berikan alasan untuk permintaan tersebut .

Katakan " terima kasih. "

Finish dengan , " Jangan ragu untuk menghubungi saya di nomor berikut.

Videoconferencing, telekonferensi, dan e-Meetings/Collaboration

Videoconferencing mengacu pada teknologi yang terkait dengan melihat, dan

telekonferensi mengacu pada teknologi terutama terkait dengan berbicara. Seringkali istilah

ini digunakan secara bergantian. Kedua teknologi memungkinkan individu untuk melakukan

pertemuan tanpa bertatap muka.

Software pertemuan elektronik (EMS), atau meetingware, menggunakan jaringan

komputer untuk mengotomatisasi pertemuan. Sebuah layar besar di depan ruangan adalah

titik fokus. Layar berfungsi sebagai flip chart anmelectronic menampilkan komentar, ide-ide,

dan tanggapan dari peserta. Meetingware memungkinkan fasilitator untuk polling peserta

rapat, menganalisis hasil voting, dan membuat laporan rinci.

Ada banyak cara yang berbeda untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi, untuk

supervisor dan rekan kerja, dan secara eksternal, kepada pelanggan dan vendor. Media

komunikasi berbeda dalam kekayaan informasi mereka. Kekayaan komunikasi mengacu pada

jumlah informasi yang dapat ditransmisikan secara efektif.

Selentingan: Sebuah Saluran Komunikasi Informal

Selentingan adalah sarana komunikasi yang kuat yang melintasi jalur formal

komunikasi. Meskipun upaya banyak perusahaan untuk membatasi atau tidak menyetujui

penggunaan selentingan, itu masih sangat lazim. Meskipun sifat efeknya pada efektivitas

organisasi masih bisa diperdebatkan, tidak ada menyangkal bahwa efeknya nyata. Banyak

jika tidak sebagian besar karyawan organisasi mendengarkan berbagai macam fakta, opini,

kecurigaan, dan rumor selentingan menyediakan. Ini adalah informasi yang biasanya tidak

melakukan perjalanan melalui jalur formal organisasi. Menurut penelitian, sebuah organisasi

memiliki beberapa sistem selentingan, informasi perjalanan di selentingan tidak mengikuti

jalur tertib, dan selentingan setidaknya 75 persen akurat.

Manajer harus mengakui bahwa selentingan yang berfungsi sebagai sumber konstan

rumor dapat mengganggu. Beberapa rumor selentingan adalah benar ; ada juga yang tidak .

Rumor dapat dibagi menjadi empat kategori:

1. Mimpi Pipa Atau pemenuhan keinginan. Ini mengungkapkan keinginan dan harapan

dari orang-orang yang menyebarkan rumor. Ini adalah rumor yang paling positif,

membantu untuk merangsang kreativitas orang lain. Seringkali solusi untuk bekerja

masalah adalah hasil dari karyawan secara verbal mengungkapkan keinginan untuk

perubahan . Perbaikan ini kadang-kadang meningkatkan efisiensi untuk departemen

tertentu dalam organisas . Meskipun nada positif , mereka masih merupakan

kekhawatiran karyawan.

2. Rumor Bogie . Jenis rumor berasal dari ketakutan dan kecemasan karyawan,

menyebabkan kegelisahan umum di kalangan karyawan, seperti selama sit-up

anggaran. Dalam hal ini, karyawan secara verbal mengungkapkan ketakutan mereka

kepada orang lain . Rumor ini kadang-kadang merusak ( seperti rumor tentang

kemungkinan PHK ) dan perlu bantahan resmi dari manajemen .

3. Wedge driver . Ini adalah jenis yang paling agresif dan merusak rumor . Ini membagi

kelompok dan menghancurkan loyalitas . Rumor ini termotivasi oleh agresi atau

bahkan kebencian . Mereka adalah rumor memecah belah dan negatif . Mereka

cenderung merendahkan perusahaan atau individu dan dapat menyebabkan kerusakan

pada reputasi orang lain . Sebuah rumor pengemudi wedge mungkin kisah seperti "

Louise , manajer kantor , terlihat beberapa hari saja dengan akuntan baru . Mereka

berada di mobil bersama-sama meninggalkan Motel Six . " Atau seseorang mungkin

menyebarkan berita bahwa" Maria mendapat promosi karena dia tidur dengan bos .

"Perempuan lebih mungkin akan diserang dengan jenis seksual rumor.

4. Home- stretchers . Ini adalah rumor antisipatif . Mereka terjadi setelah karyawan telah

menunggu waktu yang lama untuk pengumuman . Mungkin ada satu hal terakhir yang

diperlukan untuk menyelesaikan teka-teki dan ini, pada dasarnya, meningkatkan

ambiguitas situasi.

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi interpersonal adalah sarana utama komunikasi manajerial, pada hari-hari

biasa , lebih dari tiga -perempat dari komunikasi seorang manajer terjadi dalam interaksi tatap

muka. Permasalahan yang muncul ketika para manajer berusaha untuk berkomunikasi dengan

orang lain dapat ditelusuri perbedaan persepsi dan perbedaan gaya interpersonal. Kita tahu

bahwa setiap manajer memandang dunia sesuai dengan latar belakangnya , pengalaman ,

kepribadian , kerangka acuan , dan sikap . Manajer berhubungan dengan dan belajar dari

lingkungan ( termasuk orang-orang di lingkungan itu ) terutama melalui informasi yang

diterima dan dikirim.

Interpersonal style

Gaya interpersonal mengacu pada bagaimana seorang individu lebih memilih untuk

berhubungan dengan orang lain. Fakta bahwa banyak hubungan interpersonal yang

melibatkan komunikasi menunjukkan pentingnya gaya interpersonal. Kombinasi yang

berbeda untuk mengetahui dan tidak mengetahui informasi yang relevan ditunjukkan pada

Gambar 15.4. Angka tersebut, yang populer dikenal sebagai Jendela Johari, mengidentifikasi

empat kombinasi, atau wilayah, dari informasi yang diketahui dan diketahui oleh diri dan

orang lain.

1. Arena . Wilayah yang paling kondusif untuk hubungan interpersonal yang efektif dan

komunikasi disebut arena . Dalam pengaturan ini , baik komunikator (self ) dan penerima

(orang lain ) tahu semua informasi yang diperlukan untuk melakukan komunikasi yang

efektif . Untuk upaya komunikasi yang berada di wilayah arena , pihak yang terlibat

harus berbagi perasaan yang sama , data, asumsi , dan keterampilan . Karena arena

adalah area pemahaman umum , semakin besar menjadi , komunikasi yang lebih efektif.

2. The blind spot . Ketika informasi hasil blind spot yang relevan diketahui orang lain tetapi

tidak untuk diri sendiri. Ini merugikan diri sendiri , karena satu tidak bisa memahami

perilaku , keputusan , dan potensi orang lain tanpa memiliki informasi yang didasarkan

tersebut .

3. The facade. Ketika informasi yang diketahui sendiri tetapi tidak diketahui orang lain ,

seseorang mungkin mengambil jalan untuk komunikasi yang dangkal yaitu , menyajikan

sebuah "sektor salah , " atau facade. Informasi yang kami anggap berpotensi merugikan

hubungan, keinginan untuk kekuasaan , atau apa pun , membuat facade . pelindung ini,

pada gilirannya , melayani fungsi defensif untuk diri sendiri. Situasi seperti itu sangat

merusak ketika bawahan " tahu " dan atasan langsung " tidak tahu . " facade , seperti

blind spot , mengurangi arena dan mengurangi kemungkinan komunikasi yang efektif .

4. Yang tidak diketahui . Wilayah ini merupakan bagian dari hubungan di mana informasi

yang relevan dikenal baik dengan diri sendiri maupun pihak lain. Seperti pernyataan,

"Saya tidak mengerti mereka , dan mereka tidak mengerti saya . " Sangat mudah untuk

melihat bahwa komunikasi interpersonal tidak baik dalam keadaan seperti itu.

Strategi Interpersonal

Seorang individu dapat meningkatkan komunikasi interpersonal dengan menggunakan

dua strategi: eksposur dan umpan balik.

1. Exposure. Meningkatkan luas arena dengan mengurangi area facade yang

mensyaratkan bahwa individu terbuka dan jujur dalam berbagi informasi dengan

orang lain.

2. Feedback. Ketika diri sendiri tidak tahu atau mengerti, komunikasi yang lebih efektif

dapat dikembangkan melalui umpan balik dari mereka yang tahu. Dengan demikian,

blind spot dapat dikurangi dengan peningkatan yang sesuai dalam arena. Tentu saja,

apakah umpan balik dapat digunakan tergantung pada kemauan individu untuk

mendengar dan pada kemauan orang lain untuk memberikannya. Dengan demikian,

individu kurang memiliki kendali atas penyediaan umpan balik, lebih dari penyediaan

eksposur.

Manajerial Styles

Secara teoritis, manajer yang ingin berkomunikasi secara efektif dapat menggunakan

eksposur dan umpan balik untuk memperbesar area pemahaman umum, arena. Ada empat

gaya manajerial yang berbeda dapat diidentifikasi.

1. Tipe A. Manajer yang merupakan pemimpin otokratis, biasanya menyendiri dan

dingin; komunikator interpersonal yang buruk.

2. Tipe B. Manajer yang mencari hubungan baik dengan bawahan tetapi tidak dapat

secara terbuka mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal yang sering tidak

efektif.

3. Tipe C. Manajer tertarik hanya dalam ide-ide mereka sendiri, bukan ide dan pendapat

orang lain; komunikator biasanya tidak efektif.

4. Tipe D. Manajer yang merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan kepada orang

lain dan untuk orang lain mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal yang

paling efektif.

HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Berikut adalah hambatan dalam komunikasi yang efektif:

Hambatan Dibuat oleh Pengirim. Ada lima hambatan spesifik yang diciptakan oleh

pengirim komunikasi:

- Masalah semantik. Komunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi informasi dan

pemahaman melalui penggunaan simbol umum . Sebenarnya , kita tidak dapat

mengirimkan pemahaman . Kami hanya dapat mengirimkan informasi dalam bentuk

kata-kata , yang merupakan simbol umum . Sayangnya , kata-kata yang sama

mungkin berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda . Pemahaman adalah di

penerima, bukan dalam kata-kata . Karena kelompok yang berbeda menggunakan

kata-kata yang berbeda , komunikasi sering bisa terhambat.

- Penyaringan. Filtering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam organisasi,

mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima merasakan itu sebagai positif.

Misalnya, bawahan "Menutupi" informasi yang tidak menguntungkan dalam pesan

kepada atasan mereka. Alasannya untuk penyaringan ini adalah arah (ke atas) yang

membawa informasi kontrol kepada manajemen.

- In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat mengakibatkan

kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok lain yang terlibat.

Manajemen , dalam hal ini , harus menyediakan komunikasi pelatihan keterampilan

untuk individu yang terkena untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif antara pihak

yang terlibat.

- Status Perbedaan. Organisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis melalui

berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai ancaman oleh

orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat mencegah atau

mendistorsi komunikasi.

- Tekanan Waktu . Tekanan waktu merupakan penghalang penting untuk komunikasi.

Manajer tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi dengan setiap bawahan.

Namun, tekanan waktu sering dapat menyebabkan masalah yang jauh lebih serius

dari ini. Hubungan arus pendek adalah kegagalan secara resmi ditentukan sistem

komunikasi yang sering terjadi karena tekanan waktu. Artinya adalah bahwa

seseorang telah ditinggalkan dari saluran komunikasi formal yang biasanya akan

disertakan.

Hambatan Dibuat oleh Penerima. Dalam beberapa situasi hambatan yang dibuat oleh

penerima:

- Selektif mendengarkan. Dalam hal ini, individu cenderung untuk menutup informasi

baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan keyakinan yang ada . Dengan

demikian, dalam arahan dari manajemen , penerima pemberitahuan yang menegaskan

kembali keyakinannya . Hal-hal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau

terdistorsi untuk mengkonfirmasi prasangka mereka.

- Putusan Nilai. Dalam setiap situasi komunikasi, penerima membuat penilaian. Ini

pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk pesan sebelum menerima

seluruh komunikasi. Nilai penilaian mungkin didasarkan pada evaluasi penerima dari

komunikator, pengalaman sebelumnya dengan komunikator, atau makna pesan yang

diantisipasi.

- Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan, dan

keyakinan bahwa penerima memiliki perkataan dan tindakan komunikator. Tingkat

kredibilitas penerima yang memberikan kepada komunikator secara langsung

mempengaruhi bagaimana pandangan penerima dan reaksi terhadap kata-kata

komunikator, gagasan, dan tindakan. Dengan demikian, evaluasi bawahan dari

manajer mempengaruhi bagaimana mereka melihat komunikasi dari dia.

Hambatan Dibuat oleh pengirim, Penerima, atau Keduanya. Pengirim atau penerima

juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai contoh, ada tiga tipe

tertentu dari hambatan.

- Kerangka Acuan. Individu yang berbeda dapat menafsirkan komunikasi yang sama

secara berbeda , tergantung pada pengalaman sebelumnya yang menghasilkan variasi

dalam proses encoding dan decoding . Masalah ini digambarkan pada Gambar 15.6.

Daerah interior dalam diagram ini mewakili pengalaman akumulasi dari para peserta

dalam proses komunikasi . Jika mereka berbagi area yang luas , komunikasi yang

efektif difasilitasi . Jika area yang luas tidak dibagi - jika belum ada pengalaman

umum - maka komunikasi menjadi mustahil atau, paling banter , sangat terdistorsi .

Komunikator dapat mengkodekan dan penerima dapat membaca sandi hanya dalam

hal pengalaman mereka.

- Perilaku Proxemic. proxemics , didefinisikan sebagai penggunaan individu dari ruang

ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang lain . Menurut Edward Hall,

seorang peneliti terkemuka proxemics , orang memiliki empat zona ruang - spasial

jarak informal yang mereka mempertahankan saat berinteraksi dengan orang lain :

zona intim (dari kontak fisik untuk 18 inci ) , zona pribadi (dari 18 inci sampai 4

kaki), zona sosial (dari lebih dari 4 sampai 12 kaki ) , dan zona publik ( lebih dari 12

kaki) . Proxemiks menciptakan penghalang komunikasi yang signifikan ketika

perilaku proxemic dari pengirim dan penerima berbeda.

- Overload komunikasi. Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh manajer adalah

pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang diperlukan dalam pengambilan

keputusan yang efektif adalah informasi. Karena kemajuan , kesulitan tidak terletak

dalam menghasilkan informasi . Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur oleh

banjir informasi dan data. Akibatnya , orang tidak bisa menyerap atau cukup

merespon semua pesan yang ditujukan kepada mereka. Gambar 15.7 mengilustrasikan

dampak hambatan ini ' pada proses komunikasi,

MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Manajer berusaha untuk menjadi komunikator yang lebih baik harus menyelesaikan dua

tugas yang terpisah. Pertama, mereka harus meningkatkan pesan mereka/ informasi yang

mereka ingin kirimkan. Kedua, mereka harus berusaha untuk meningkatkan pemahaman

mereka sendiri untuk berkomunikasi kepada mereka. Dengan kata lain, mereka harus menjadi

lebih baik encoders dan decoders. mereka harus berusaha tidak hanya untuk dipahami tetapi

juga untuk memahami. Teknik-teknik berikut dapat membantu menyelesaikan dua tugas

penting ini.

- Menindaklanjuti. Teknik ini digunakan ketika Anda menganggap bahwa Anda

disalahpahami, bila memungkinkan, upaya untuk menentukan apakah makna yang

Anda maksudkan benar-benar diterima.

- Pengaturan Arus Informasi. Mengatur komunikasi dapat menjamin aliran optimal

informasi kepada manajer, sehingga menghilangkan hambatan overload komunikasi.

- Menggunakan Umpan Balik. Mengembangkan dan mendukung mekanisme umpan

balik melibatkan jauh lebih banyak daripada menindaklanjuti komunikasi . Sebaliknya

, untuk menjadi efektif , umpan balik harus menarik , responsif , dan diarahkan

menuju hasil yang diinginkan.

- Empati. Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri sendiri dalam peran

orang lain dan menganggap sudut pandang dan emosi yang individu. Empati

membutuhkan komunikator untuk menempatkan diri pada posisi penerima untuk

mengantisipasi bagaimana pesan kemungkinan akan diterjemahkan.

- Pengulangan. Pengulangan adalah prinsip pelajaran yang telah diterima.

Memperkenalkan pengulangan atau kelebihan ke dalam komunikasi (khususnya yang

bersifat teknis) memastikan bahwa jika salah satu bagian dari pesan tidak dipahami,

bagian lain membawa pesan yang sama.

- Mendorong Saling Percaya . Tekanan waktu sering berarti bahwa manajer tidak dapat

menindaklanjuti komunikasi dan mendorong umpan balik atau komunikasi ke atas

setiap kali mereka berkomunikasi. Dalam keadaan seperti itu, suasana saling percaya

dan kepercayaan antara manajer dan bawahan mereka dapat memfasilitasi

komunikasi. Bawahan menilai sendiri kualitas hubungan yang dirasakan mereka

dengan atasan mereka.

- Waktu efektif. Sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat difasilitasi dengan waktu

pengumuman penting yang benar. Hambatan dibahas sebelumnya sering muncul dari

waktu sehingga hasil distorsi dan pertimbangan nilai buruk.

- Penyederhanaan Bahasa. Bahasa yang kompleks telah diidentifikasi sebagai

penghalang utama untuk komunikasi yang efektif. Manajer harus ingat bahwa

komunikasi yang efektif melibatkan transmisi pemahaman serta informasi. Manajer

harus mengkodekan pesan dalam kata-kata, banding,dan simbol-simbol yang

bermakna bagi penerima.

- Efektif Mendengarkan. Untuk meningkatkan komunikasi , manajer harus mencari

tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk mengerti. Hal ini melibatkan dengan

mendengarkan. Salah satu metode untuk mendorong seseorang untuk

mengekspresikan perasaan , keinginan , dan emosi adalah dengan mendengarkan.

Hanya mendengarkan saja tidak cukup ; seseorang harus mendengarkan dengan

pemahaman.

Gambar 15,8 menunjukkan teknik yang memfasilitasi lebih efektif komunikasi