menambahbaik proses penyediaan ringkasan discaj pesakit di

MENTOR

Dr Tengku Mastura Tg

Mohd

Ketua Penolong

Pengarah (Klinikal)

KETUA

Prof Dr Shaiful

Bahari Ismail

Pakar Perunding

Kanan

AHLI KUMPULAN

Pn Noor Aini bt

Abu Samah

Timbalan

Pengarah

Farmasi

Dr Sudzilla

binti

Nordin

Pensyarah

Perubatan

Dr Siti Suhaila binti

Mohd Yusoff

Pensyarah

Perubatan

Cik Intan Farahanah

binti Amran

Pegawai Farmasi

Pn Maznah binti Ab

Rahman

Ketua J/R

8 Selatan

Pn Masitah binti

Yusoff

Ketua Jururawat 7

Selatan

Pn Aminah@

Kamilah bt Beran

Pegawai Rekod

Perubatan

Cik Nuru Asyikin

Binti Mamat Saman

Pegawai Tek

Maklumat

Cik

Nurul Anis Binti

Ramli

Pegawai Tek

Maklumat

AHLI KUMPULAN GPP-DS

AHLI KUMPULAN GPP-DS

TAJUK:

MENAMBAHBAIK

PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ

PESAKIT DI

WAD 7 SELATAN

HOSPITAL USM

Tajuk : Menambahbaik proses penyediaan ringkasan discaj pesakit di wad 7 selatan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikkan

5 W dan 1H

(What , When, Where, Who, Whom, dan How)

1. Meningkatkan kesedaran tentang peri pentingnya DS

pesakit dalam kalangan pengamal perubatan dan

pesakit

2. Menyediakan satu platform secara atas talian bagi

memudahkan akses kepada semua unit

3. Menyediakan satu format yang sama bagi seluruh

HUSM

4. Mengurangkan masa penyediaan DS oleh Pegawai

perubatan siswazah

5. Menguatkuasa penyediaan DS seperti dipraktiskan

oleh Hospital KKM .

Sasaran Projek Skop Projek

1. Sasaran : Selaras dengan praktis di Hospital KKM dan

dikeluarkan oleh Majlis Perubatan Malaysia, kesemua

pesakit yang telah didiscaj diberikan Ringkasan Discaj

pesakit.

2. Memastikan DS pesakit di wad 7S disediakan 90% dan

diberikan kepada pesakit ketika discaj

BERMULA: Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor di wad

7S

BERAKHIR: Ringkasan Discaj diserahkan kepada pesakit

PROJEK PROFIL

5W 1H

Definisi Borang Ringkasan Discaj W

W

W

W

W

H

Lokasi

Kenapa Ringkasan Discaj Penting ?

Siapakah yang akan mendapat manfaat

daripada penyediaan borang ringkasan discaj?

Bilakah Ringkasan Discaj perlu

disediakan oleh Pegawai Perubatan?

Bagaimanakah Ringkasan Discaj

ini diwujudkan dan diuruskan ?

ringkasan_discaj.docx

IMG-20151107-WA0002 (1).jpg

IMG-20151011-WA0019.jpg

surat_pekeliling.docx

6

AKTIVITI

MEI JUN JULY AUGUST SEPT OCT NOV DIS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

PENGENALAN LEAN & PEMILIHAN

PROJEK

P

A

PROCESS FLOW ANALYSIS &

MENGUMPUL MAKLUMAT/DATA

P

A

VSM, WASTE & VALUE ANALYSIS P

A

MENGENALPASTI MASALAH P

A

RANCANGAN TINDAKAN &

LEAN/KAIZEN TOOLS

P

A

D PELAKSANAAN CADANGAN P

A

C

MENGUMPUL DATA SELEPAS &

GEMBA

P

A

PENILAIAN & TINDAKAN

PEMBETULAN

P

A

A PENYERAGAMAN/STANDARD WORK

PENYELARASAN & PELAPORAN

P

A

P

A

RANCANG LAKSANA

CARTA PERBATUAN KESELURUHAN

7

SURAT PERSETUJUAN DARIPADA KETUA JABATAN

PERUBATAN

SURAT PERSETUJUAN DARIPADA PIHAK

PENGURUSAN HOSPITAL

SURAT PERLAKSAAN

CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ

(CURRENT PROCESS FLOW)

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ

PESAKIT DI WAD 7 SELATAN

Doktor Discaj pesakit

Jururawat Kemaskini Folder

Jururawat Urus Dokumentasi Discaj

Jururawat Agih folder

Doktor Tulis Ringkasan Discaj

Doktor Letak Folder Dalam Rak

CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (BERGAMBAR)

10

Jururawat kemaskini

folder

Doktor Discaj Pesakit

Jururawat urus dokumentasi

discaj

Doktor meletakkan folder

ke dalam rak Jururawat agih folder

Doktor menulis ringkasan

discaj

1 2 3

6 5

4

VSM CURRENT STATE &

WASTE IDENTIFICATION

11

Pesakit

1 Pesakit didiscaj

2 Kemaskini

Folder

6 Folder diletak

di rak

3 Urus

dokumentasi discaj

5 Tulis DS

Doktor

P/T 10

W/T 47.3

FTQ 1

I

Doktor

P/T 21.75

W/T 0

FTQ 1

I

doktor

P/T 0.25

W/T 0

FTQ 1

I

Jururawat

P/T 2.15

W/T 154

FTQ 1

I

J Jururawat

P/T 20.85

W/T 1.45

FTQ 0.95

I

Jururawat

P/T 6.35

W/T 37.85

FTQ 1

I

47.3 37.85 1.45 154 0.25

10 6.35 20.85 2.15 21.75

0.25

1 1 1 0.95 1 1

Total process time : 61.35 min Total Waiting Time :240.85min Total Lead Time :302.2min

4 Proses pengagihan

folder

PROCESS EFFICIENCY :

PROCESS TIME X 100 = 61.35X 100 = 20.3%

TOTAL LEAD TIME 302.2

CURRENT STATE VSM

Pesakit

1 Pesakit didiscaj

2 Kemaskini

Folder

6 Folder diletak

di rak

3 urus

dokumentasi discaj

5 Tulis DS

Doktor

P/T 10

W/T 47.3

FTQ 1

Doktor

P/T 21.75

W/T 0

FTQ 1

doktor

P/T 0.25

W/T 0

FTQ 1

I

Jururawat

P/T 2.15

W/T 154

FTQ 1

J Jururawat

P/T 20.85

W/T 1.45

FTQ 0.95

Jururawat

P/T 6.35

W/T 37.85

FTQ 1

4 Proses pengagihan

folder

I I

13

•Waiting •Inventori

•Defects •Waiting

•Overprocessing •Inventori

•Defect •Defects •Inventori

47.3 37.85 1.45 154 0.25

10 6.35 20.85 2.15 21.75

0.25

1 1 1 0.95 1 1

Total process time : 61.35 min Total Waiting Time :240.85min Total Lead Time :302.2min


PROCESS TIME X 100 = 61.35X 100 = 20.3%


SPAGHETTI DIAGRAM (CURRENT)

SPHAGHETTI DIAGRAM-CURRENT

WASTE IDENTIFICATION

STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED

1 Pesakit

dibenarkan

discaj oleh doktor

1)Waiting- Selepas arahan discaj oleh doktor, folder akan ditinggalkan di

katil pesakit

2)Inventori- Banyak folder discaj yang tidak diproses di katil pesakit-

pesakit

2

Folder

dikemaskini

oleh jururawat

incaj di katil

pesakit

1) Defects – Banyak gangguan seperti (telefon, ikut doktor ‘round’, hantar

pesakit, pesakit panggil, dispens ubat dsb)

2) Waiting – Folder hanya akan diurus selepas jururawat menyelesaikan

tugas-tugas lain)

3) Inventori – Banyak folder discaj yang perlu diuruskan

4)Overprocessing – banyak proses yang terlibat termasuk mengenalpasti

kembali dokumen yang berkaitan dengan pesakit termasuk carta

pengubatan, penyiasatan, laporan kejururawatan, catatan kemajuan pesakit

dll)

STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED

3

Dokumentasi discaj

dilakukan oleh jururawat

yang bertugas di meja

pesakit

1) Waiting – Folder tidak didapat dikemaskini

kerana kekurangan dokumen perawatan pesaki

2) Motion – Folder dibawa dari katil pesakit ke

kaunter

3) Inventori – Beberapa folder yang telah

dikemaskini menunggu proses dokumentasi

4) Overprocessing – Folder terpaksa diperiksa

berulang kali bagi melengkapkan proses

dokumentasi

5) Defects – proses pengumpulan dokumen tidak

lengkap

o STEP ACTIVITY WASTE IDENTIFIED

4 Jururawat agih folder

diatas rak ikut doktor

incaj

Defect

– folder berkemungkinan tidak diletakkan di tempat

sepatutnya (tertukar doktor incaj, tertukar pesakit)

– folder dihantar ke jabatan-jabatan/unit lain untuk

urusan perawatan pesakit atau dipinjam oleh doktor untuk

perbincangan dan rujukan kes tertentu

5

Ringkasan Discaj

ditulis di kaunter oleh

Pegawai Perubatan

yang merawat pesakit

tersebut.

1) Defects – gangguan persekitaran (panggilan telefon,

rondaaan pakar, memenuhi keperluan perawatan pesakit)

2) Inventori – banyak DS yang perlu disiapkan kerana ramai

pesakit discaj

6

Doktor letak semula

folder di rak discaj

dan Jurarawat

serahkan ringkasan discaj kepada pesakit

Tiada

PROCESS CHART (CURRENT)

PROCESS CHART-CURRENT

TABLE SUMMARY OF PROCESS CHART (CURRENT)

ACTIVITY NO. OF STEPS TIME (MIN) DISTANCE (M)

OPERATION 5 61.35 -

TRANSPORT 4 10 24.48

INSPECT - - -

DELAY 5 213 -

STORE - - -

TOTAL 14 302.2 24.48

5j 2min 24.48

DATA SHEET (CURRENT STATE)

DATA GEMBA LAPORAN DISCAJ WAD 7 SELATAN HUSMBIL PROSES/SAMPEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 JUMLAH PURATA

1 Pesakitdibenarkandiscaj olehdoktor

PT - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

WT 14 10 30 0 0 0 20 0 10 15 25 10 30 30 15 10 180 5 10 30 416 20.8

1.1 Folder

ditinggalkan diatas meja pesakitoleh doktor

PT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

WT 0 0 0 0 0 0 0 180 10 15 25 10 30 30 15 10 180 5 10 10 530 26.5

2 Folderdikemaskiniolehjururawatincaj di katilpesakit

PT 4 9 20 10 5 2 1 3 5 15 5 5 2 5 5 2 9 5 5 10 127 6.35

WT1 60 0 0 2 0 1 180 0 0 8 15 28 30 5 39 0 0 0 0 369 18.45

2.1 Folderditinggalkan diatas meja pesakitoleh jururawat

PT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

WT0 0 0 0 0 0 0 0 20 45 8 15 20 30 5 39 5 10 15 10 222 11.1

3 Folder dibawa kekaunter olehjururawat

PT 2 1SEC

3SEC

1SEC

1SEC

1SEC

1SEC

12SEC

15SEC

20SEC

2

SEC

10

SEC

10

SEC

15

SEC

12

SEC

1

SEC

20

SEC

22

SEC

15

SEC

12

SEC

176

SEC

8.8

SECWT 12 0 7 4 12 0 7 0 10 0 10 20 10 0 10 0 0 59 15 0 166 8.3

3.2 Folderdiletakkan di ataskaunter

Jarak(meter)

10 12.5 35 13.5 37.5 5.5 37.5 18.5 20 35 20 15 20 15 10 3 35 35 40 20 428 21.48meter

4 Discajdilakukanolehjururawatyangbertugas dimeja pesakit

PT 30 10 20 10 15 7 10 10 10 10 25 20 30 30 30 50 20 30 15 30 417 20.85

WT 19 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 29 1.45

4.1 Folder dibawa ke rakdiscaj

Jarak

(meter)

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20 2

5 Folderpesakitdiletakkan dirak discaj

PT 3SEC

1SEC

5SEC

1SEC

1SEC

1SEC

1SEC

3SEC

1SEC

5SEC

1SEC

1SEC

1SEC

3SEC

1SEC

5SEC

1SEC

1SEC

1SEC

1SEC

38

SEC

1.9

SECWT 90 59 125 211 194 79 277 150 270 240 180 180 59 170 29 180 90 60 84 29 2540(42j3m) 127minit

2j 11m

6 Ringkasandiscaj ditulisoleh doktor.

6.1 Ambil folder

dari rak kekaunter

Masa(saat)

0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 5 minit 0.25sec

6.2 Nota discaj

ditulis di kaunter

PT 30 30 15 15 30 15 15 15 30 30 15 15 30 15 15 30 30 15 15 30 435 21.75

WT 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Letak

semula folder dirak

Masa(saat)

0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 5 minit 0.25 sec

JUMLAH MASA

Masa

30m50sc

254

Jarak 11m

VALUE ANALYSIS (CURRENT STATE)

No Analysis Number

1 Value-Added 2

2 Business Value-Added 4

3 Non Value-Added 8

SUMMARY OF VALUE ANALYSIS

Mengurangkan “Total lead Time” daripada 5 jam 2 min kepada 2 jam

Meningkatkan peratus penyediaan ringkasan discaj pesakit

Daripada 40% kepada 90%

90% ringkasan discaj diberikan kepada pesakit

BASE LINE TARGET

CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (FUTURE STATE)

CADANGAN CARTA ALIR PENYEDIAAN DISCHARGE SUMMARY (FUTURE STATE)

Doktor Discaj pesakit

Jururawat Kemaskini Folder

Jururawat Urus Dokumentasi Discaj

Jururawat Agih folder

Doktor Tulis Discharge Summary

Doktor Letak Folder Dalam Rak

4

6

5

3

2

1 1

2

3

4

5

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ PESAKIT DI WAD 7 SELATAN

(CURRENT STATE)

CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (BERGAMBAR)

31

Jururawat kemaskini

folder


Jururawat urus dokumentasi

discaj

Doktor meletakkan folder

ke dalam rak Jururawat agih folder

Doktor menulis ringkasan

discaj

1 2 3

6 5

4

Jururawat kemaskini folder&

urus dokumentasi discaj


Ringkasan discaj diberikan kepada pesakit

Jururawat agih folder

Doktor tulis ringkasan discaj secara online

CARTA ALIR PENYEDIAAN RINGKASAN DISCAJ (FUTURE)

1 2 3

5 4

VSM (FUTURE STATE) KAIZEN

18/11/15 – 31/12/15

33

COMBINE STEPS

Pesakit

1 Pesakit didiscaj

5 Ringkasan

Discaj diserah kpd pesakit

2 Kemaskini Folder & Urus

dokumentasi discaj

4 Ringkasan

Discaj ditulis oleh

doktor

Doktor

P/T 10

W/T 0

FTQ 1

I

Doktor

P/T 10.05

W/T 15.25

FTQ 1

I

doktor

P/T 5

W/T 0

FTQ 1

I

Jururawat

P/T 0.0375

W/T 111.2

FTQ 1

I

J Jururawat

P/T 11.75

W/T 6.725

FTQ 0.95

I

3 Folder diletakkan

di atas rak

I I


PROCESS TIME X100 = 36.83 X 100 = 27.65 %


34

Total process time : 36.83 min Total Waiting Time : 133.18 min Total Lead Time : 170.01 min

FUTURE STATE VSM

0 6.725 111.2 15.25

10 11.75 0.0375 10.05 5

1 0.95 1 1 1

SPAGHETTI DIAGRAM (FUTURE STATE)

Sebelum kaizen GAMBAR SPAGHETTI

Selepas kaizen

4/12/2016

B22 B21

B23 B20

B34 B33

B35 B32

B28 B27

B29 B26

B16 B15

B17 B14

B10 B9

B11 B8

B4 B3

B5 B2

B36 B31 B30 B25 B24 B19 B18 B13 B12 B7 B6 B1 Kaunter (J)

Rak Folder

4

1,2

5

8,9,10

6 7

3

MULA

TAMAT

PROCESS CHART (FUTURE STATE)

PROSES : MEMENDEKKAN MASA PEMBERIAN NOTA DISCAJ KEPADA PESAKIT. SUBJEK :SEMUA PESAKIT DISCAJ BERMULA : APABILA PESAKIT DIBENARKAN DISCAJ SELESAI : APABILA RINGKASAN DISCAJ DISERAHKAN KEPADA PESAKIT

PROSES CHART – FUTURE STATE

DATA SHEET (FUTURE STATE)

DATA GEMBA LAPORAN DISCAJ BARU..SELEPAS KAIZEN 1 WAD 7 SELATAN HUSM (18/11/15-30/12/15)

TABLE SUMMARY OF PROCESS CHART (FUTURE STATE)

ACTIVITY NO. OF STEPS TIME (MIN) DISTANCE (M)

OPERATION 5 36.83 -

TRANSPORT 2 0.275 9.5

INSPECT - - -

DELAY 3 132.9 -

STORE - - -

TOTAL 10 170.01 9.5

2 j 50m 9.5

VALUE ANALYSIS (FUTURE STATE)

NO STEP VA NVA BVA

1 Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor

2 Folder di bawa ke kaunter oleh jururawat

3 Folder berada di atas kaunter jururawat

4 Folder dikemaskini dan discaj dilakukan oleh jururawat yang bertugas

5 Folder diletakkan di atas rak discaj

6 Folder pesakit berada di rak discaj mengikut nama doktor incaj

7 Doktor ambil folder dari rak ke kaunter

8 Folder yang lengkap disaring bagi proses ringkasan discaj

9 Ringkasan discaj ditaip dan dicetak di kaunter

10 Ringkasan discaj diberikan kepada Pesakit

VALUE ANALYSIS (FUTURE STATE)

No Analysis Number

1 Value-Added 4

2 Business Value-Added 2

3 Non Value-Added 4

SUMMARY OF VALUE ANALYSIS

ACTION/IMPLEMENTATION PLAN/JOB DEPLOYMENT

No Descriptions of Problem

Counter Measure Person responsible

Date started

% Complete Date Complete

1

OPTIMISE SUMBER DALAMAN DAN

MENINGKATKAN KECEKAPAN

Beri orientasi format baru DS

DR SUDZILA/ SR MASITAH

MEI 2015 100% OKT 2015

Beri pendedahan

SR MASITAH/ SR MAZNAH

MEI 2015

100% OKT 2015

Gabung kemaskini dan dokumentasi discaj

SR MASITAH/ SR MAZNAH

JUN 2015

100% OKT 2015

2 KURANG

PENGUATKUASAAN DARI ORGANISASI

Adakan polisi bertulis

PROF. SHAIFUL SEPT 2015

100% OKT 2015

Wujudkan format seragam dan mudah dicapai

(ONLINE)

PROF. SHAIFUL

SEPT 2015

100% OKT 2015

DS online Puan SYIKIN/ ANIS

SEPT 2015

70% EXPECTED FEB 2016

Penguatkuasaan penggunaan online

PN. NOOR AINI/ CIK INTAN

FARAHANAH

SEPT 2015

70% MAC 2016

3 MENGATASI WORKLOAD

Agihkan staf mengikut keperluan wad

DR SUDZILA/ DR SITI

SUHAILA

MEI 2015

70% OKT 2015

Bekerjasama dalam pengurusan pesakit

DR SUDZILA/ SR MAZNAH

MEI 2015

70% OKT 2015

Adakan polisi bertulis

48

OBJEKTIF CADANGAN PENYELESAIAN TINDAKAN KEPUTUSAN

MEMPERCEPATKAN PROSES PENYEDIAAN DS

MENAMBAH SUMBER DALAMAN

DAN MENINGKATKAN

KECEKAPAN

KURANG PENGUATKUASAAN DARI ORGANISASI

Tambah staf

Beri pendedahan

Beri orientasi YA

YA

RUMUSAN CADANGAN PENYELESAIAN

MENGATASI WORKLOAD

Beri latihan

Wujudkan format seragam dan mudah dicapai -online

Bekerjasama dalam pengurusan pesakit

Agihkan staf mengikut keperluan wad

YA

YA

YA

YA

TIDAK

Penguatkuasaan penggunaan online

YA

DS online

YA

YA

Kaizen 2

Kaizen 1

Gabung kemaskini dan dokumentasi discaj

Kaizen 3

Susun folder atas rak mengikut nama doktor Kaizen 6

Kaizen 5

Kaizen 4

STEP ACTIVITY KAIZEN (CADANGAN/PEMBETULAN/

PENAMBAHBAIKAN)

1 Pesakit dibenarkan discaj oleh doktor

Jururawat terus membawa folder ke kaunter untuk tindakan

kemaskini

2

Folder dikemaskini oleh jururawat incaj di katil pesakit

Proses kemaskini dilakukan di kaunter oleh Jururawat incaj dokumentasi discaj

3

Dokumentasi discaj dilakukan oleh jururawat yang bertugas di meja pesakit

STEP AKTIVITI KAIZEN (CADANGAN/PEMBETULAN/

PENAMBAHBAIKAN)

4

Jururawat agih folder diatas rak ikut doktor incaj

Jr yang melaksanakan dokumentasi discaj mengagihkan folder di rak mengikut doktor yang merawat pesakit tersebut.

5

Ringkasan Discaj ditulis di kaunter oleh Pegawai Perubatan yang merawat pesakit tersebut.

Cadangan ringkasan discaj disediakan secara atas talian oleh doktor sebaik pesakit didiscaj

6

Doktor letak semula folder di rak discaj dan Jurarawat serahkan ringkasan discaj kepada pesakit

Tiada spesifik kaizen dilakukan.

KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET - 1

KAIZEN THEME

Orientasi dan pendedahan tentang ringkasan discaj baru diberikan kepada jururawat dan pegawai perubatan siswazah di wad 7 Selatan

BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN

Tidak ada orientasi spesifik diberikan berkaitan dengan penulisan nota discaj

semasa pegawai perubatan melaporkan diri ke wad

PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECTS

•Tiada orientasi spesifik berkaitan dengan nota discaj diberikan kepada semua pegawai perubatan yang baru melaporkan diri

• Orientasi nota discaj diberikan dengan lebih spesifik dan terperinci oleh pihak wad.

SPESIFIC & CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION

- Borang baru diwujudkan. -


KAIZEN THEME

Folder disusun atas rak mengikut nama doktor



•Folder tidak tersusun. •Ambik masa untuk mencari folder. •Ambik masa untuk membuat nota discaj

• Folder disusun mengikut pegawai perubatan incaj • Lebih kemas dan tersusun • Proses pencarian folder lebih cepat dan tepat • Proses menyiapkan nota discaj lebih cepat


- -


KAIZEN THEME

Mengadakan polisi bertulis untuk menyediakan ringkasan discaj untuk di berikan kpd pesakit


Tiada Polisi Khas Sebelum Ini


- Panduan yang sediada tidak dilaksanakan dengan sepenuhnya.

• Arahan yang tepat, terang dan jelas tentang penulisan yang diperlukan.

• Memenuhi spesifikasi yang diperlukan oleh pihak pengurusan.


- -


KAIZEN THEME

Wujudkan format seragam (2 D, Anaest dan wad lain menggunakan Ringkasan Discaj yang lain) -Penambahbaikan drpd manual kpd secara atas talian



•Terdapat banyak jenis nota discaj mengikut bes masing-masing. •Nota discaj sedia ada tidak memenuhi maklumat yang lengkap berkenaan masalah, rawatan dan perawatan kepada pesakit sepanjang hospitalisasi.

• Nota discaj terkini memenuhi semua maklumat yang diperlukan oleh caregiver terhadap pesakit secara holistik.


- Borang baru diwujudkan.

DOKUMEN INI ADALAH SAH BAGI KEGUNAAN PERAWATAN SAHAJA(THIS DOCUMENT IS VALID ONLY FOR MEDICAL TREATMENT )

RP 046/10/15 (P2)

NAMANO K.P.

BANGSAJANTINATARIKH LAHIR

ALAMAT

::

:::

:

RINGKASAN DISCAJ

NO. PENDAFTARANWAD

TARIKH MASUKTARIKH KELUAR

::

::

DOKTOR PERUJUK (NAMA DAN ALAMAT, sekiranya ada) :

ADUAN UTAMA:(CHIEF COMPLAINT)

DIAGNOSA UTAMA SEMASA DISCAJ :( MAIN DIAGNOSIS ON DISCHARGE)

KOMORBIDITI :(COMORBIDITY)

SENARAI PROSEDUR/PENYIASATAN YANG BERKAITAN(LIST OF RELEVENT INVESTIGATIONS/PROCEDURES)

PERANCANGAN SEMASA DISCAJ (PLAN ON DISCHARGE):

UBAT-UBATAN SEMASA DISCAJ:(MEDICATIONS ON DISCHARGE)

NASIHAT:(ADVISE)

TEMUJANJI:(APPOINTMENT)

TARIKH : MASA:

NAMA PEG PERUBATAN: TANDATANGAN(COP RASMI):

NAMA PENSYARAH/PAKAR PERUBATAN YANG MERAWAT:

RIN

GK

AS

AN

DIS

CA

J

HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIAKampus Kesihatan, Jalan Raja Perempuan Zainab II,

16150, Kubang Kerian, Kelantan

Tel: 09-7673000 http://h.usm.my

RINGKASAN DISCAJ DI ATAS TALIAN (ONLINE DISCHARGE SUMMARY)

LANGKAH-LANGKAH:

1.Taip url berikut pada pelayar web (IE/Google Chrome/Mozilla Firefox) http://ds.kk.usm.my

2.Masukkan Login ID dan Password

3.Masukkan RN pesakit dan klik butang SEARCH

4.Pada bahagian menu, klik Admissions

5.Untuk create summary, klik butang CREATE

Untuk papar, edit atau print, klik butang SHOW.

Langkah 1: Taip url berikut pada pelayar web (IE/Google Chrome/Mozilla Firefox) http://ds.kk.usm.my

Langkah 2: Masukkan Login ID dan Password

Login ID : nostaf

Password : nostaf (default)

Langkah 3: Masukkan RN(Nombor Pendaftaran) pesakit untuk cari pesakit

Langkah 4: Laman dibawah dipaparkan sebaik sahaja pengguna klik butang Search. Butiran pergerakan pesakit sepanjang kemasukan ke wad dan senarai temujanji

pesakit yang akan datang dipaparkan.

Paparan Maklumat Pesakit

Langkah 5: Klik butang CREATE untuk menghasilkan ringkasan discaj. Klik butang SHOW untuk lihat dan edit draf ringkasan discaj.

Gambaran Borang Ringkasan Discaj (Fasa 1)

Gambaran Borang Ringkasan Discaj (Fasa 2)

PAPARAN DRAF RINGKASAN DISCAJ (dipaparkan apabila pengguna klik butang SHOW)

PAPARAN 'FINAL' RINGKASAN DISCAJ (dipaparkan apabila pengguna klik butang SHOW)

KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET – 5

KAIZEN THEME

Staf bagi urusan discaj disusun secara berperingkat dan teratur bagi melancarkan proses dicaj. Contohnya, proses discaj dilakukan oleh staf yang telah ditetapkan (staf yang bertugas pada waktu pejabat)



•Pengemaskinian folder pesakit dilakukan di katil pesakit menyebabkan kerja yang sama dilakukan oleh beberapa jururawat. •Merugikan masa dan tenaga kerja

• Pengemaskinian folder dapat dilakukan dalam masa yang sama semasa discaj dilakukan oleh staf yang bertanggungjawab

• Lebih menjimatkan masa dan mengurangkan pertindihan kerja


-

KAIZEN AND PLAN (KP) SHEET – 6

KAIZEN THEME

Ringkasan Discaj diberikan kepada pesakit


Nota discaj tidak diberikan


•Pihak wad terpaksa mengesan folder pesakit semula untuk menyelesaikan urusan maklumat pesakit. •Pegawai perubatan terpaksa menyemak semula folder pesakit untuk memaklumkan kepada hospital lain-kes-kes pesakit mendapat rawatan/ temujanji di hospital lain.

• Pesakit balik bersama nota discaj yang lengkap dengan semua maklumat rawatan dan perawatan yang telah dan akan diterima sepanjang di hospitalisasikan di HUSM.


-

ANALISA KOS

BIL PERKARA SEHARI SEMINGGU SEBULAN KOS

1 Kertas A4 10 sheet

(± 5 pts/day)

70 sheet 280 sheet 1 Rim (500 sheet)

± ½ rim

2 Ink ** - - - **exchange

cartridge every 2

month

PERLAKSANAAN PEMBERIAN NOTA DISCAJ

KEPADA ORGANISASI

Penggunaan hanya sebuah komputer sahaja

Sepanjang proses perlaksanaan gemba

STAF MASA AKTIVITI INVESTMENT

DOKTOR PELATIH 10 + 0.25 + 21.75 + 0.25 =

32.25 mins

RM 0.57 x 32 = RM 17.24

PEGAWAI PERUBATAN 10 minit RM 0.82 x 10= RM 8.20

PAKAR PERUBATAN 10 minit RM 0. 93 x 10= RM 9.30

PAKAR PERUNDING 10 minit RM 1.47 x 10 = RM 14.70

JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 20.85 +1.3 +

0.15 + 2.15 = 39.6 mins

RM 0.42 x 39.6 =

RM16.63

TOTAL RM 66.07

ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (CURRENT)


DOKTOR PELATIH 0.25 + 21.8 + 0.25 = 22.3

mins

RM 0.57 x 22.3 = RM

12.70




JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 20.85 +0.25 =

36.25 mins

RM 0.42 x 36.25 =

RM15.23

TOTAL RM 60.13

ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (FUTURE)

Return Of Investment (POST GEMBA 1)

BILANGAN PESAKIT DISCAJ SETAHUN DI 7 SELATAN = 1,825

ROI = RM 10,840


DOKTOR PELATIH 0.25 + 6.7 + 0.25 = 7.2 mins RM 0.57 x 7.2 mins =

RM 4.104




JURURAWAT 6.35 + 8.8 + 11.75 +0.25 = 27.15

mins

RM 0.42 x 27.15 = RM11.403

TOTAL RM 47.707

ANALISA KOS BAGI PROSES PENYEDIAAN SATU DISCHARGE SUMMARY (FUTURE)

Return Of Investment (POST GEMBA 2)

BILANGAN PESAKIT DISCAJ SETAHUN DI 7 SELATAN = 1,825

ROI = RM 22684.75

IMPACT MEASUREMENT

IMPACT MEASUREMENT NO DESCRIPTION BEFORE AFTER (1) AFTER (2) ACHIEVEMENTS

1 PROCESS TIME 61.35 min 42.27 min 36.83 min 40.03%

2 TOTAL LEAD TIME 302.2 min 186.77 170.01min 43.74%

3 DISTANCE 24.48m 24.48m 9.5m 61.2 %

4 MAN POWER 9 8 8 11%

5 P. E RATIO 20.3 % 22.6 % 27.65 % 36.2 %

6 ROI - RM 10,840 RM22,684.7 109%

7 PENJIMATAN

WANG PESAKIT - - - -

8 NON VALUE

ADDED ANALYSIS 8 5 4 50%

MONITORING

4 7 8 9 5 6 3

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

2 JAM 28

MIN

SASARAN

30%

KENAIKAN

5

JAM

TOTAL LEAD TIME (JAM)

KAIZEN (POST GEMBA 1)

JIMAT min

MASA

(Bulan)

TARGET

60%

10 11 12

3 JAM 6 MIN

2 JAM 50 MIN

KAIZEN (POST GEMBA 2)

54.3%

56.7%

STANDARDIZATION

PELAKSANAAN NOTA DISCAJ ONLINE

SECARA MENYELURUH DISEMUA WAD

HOSPITAL USM

DI MASA AKAN

DATANG

PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN

•Memudahkan proses kemasukan semula

pesakit ke wad.

•Memudahkan dan mempercepatkan proses

temujanji/rawatan susulan.

•Proses rawatan dan perawatan adalah lebih cepat

dan spesifik.

•Tidak berlakunya pertindihan perawatan dan

penyiasatan.

•Dapat menjimatkan masa dan kos perawatan pesakit.

•Dapat memenuhi kepuasan pelanggan (cth

maklumbalas dari hospital luar)

PENILAIAN KEBAIKAN KEPADA ORGANISASI

• menjimatkan masa untuk review pesakit

secara individu.

•Meningkatkan produktiviti kakitangan

•Intervention pengubatan/perawatan lebih tepat

•Intention kepada pesakit dapat ditingkatkan

•Meningkatkan kesedaran dan kebertanggungjawaban

Terhadap kepentingan DS

•Rekod dapat dihantar dalam masa yang

Ditetapkan-48 jam selepas discaj (100%).-dalam

Tempoh pilot projek

•Penghantaran folder lengkap dengan nota discaj

(97%)

TERIMA KASIH

menambahbaik proses penyediaan ringkasan discaj pesakit di

Documents