memoria tecnica de un trabajo profesional mi …biblio.uabcs.mx/tesis/te 2586.pdf · departamento...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA SUR
ÁREA DE CONOCIMIENTO DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANIDADES
Departamento Académico de Economía
MEMORIA TECNICA DE UN TRABAJO PROFESIONAL
“MI EXPERIENCIA LABORAL EN MARINA COSTABAJA
GOLF COURSE AND RESORT”
Presenta:
GABRIEL ANGEL PLATA HERNANDEZ
Para obtener el título de:
LICENCIADO EN COMERCIO EXTERIOR
Director:
M. en C. FRANCISCO ISAIAS RUIZ CECEÑA
La Paz, Baja California Sur Junio del 2011
Dedicada a mi familia.
AGRADECIMIENTOS.
Este documento fue realizado con los conocimientos adquiridos en mi
trabajo realizado en Marina Costabaja, especial agradecimiento a mi
familia, a mis padres por apoyarme en esta etapa de mi vida, por
motivarme a no rendirme y superarme.
Agradezco infinitamente a mis suegros la M. en. C. Raquel Victoria
Peñaloza Ayala por su contribución y asesoría a este trabajo, y el
Profesor. José de Jesús Amador Álvarez, por su apoyo constante, gracias
a los maestros M. en. C. Francisco Isaías Ruiz Cenceña y Placido Roberto
Cruz Chávez por su ayuda y asesoría a la terminación de este proyecto,
por su aportación para mi formación personal.
Dedico con especial énfasis a mi compañera eterna, mi esposa, gracias a
ti Cynthia por estar conmigo en cada momento, por tu ayuda y apoyo, por
mostrarme el deseo por aspiraciones mayores.
PRESENTACIÓN
El presente proyecto tiene como objetivo compartir la experiencia y el conocimiento
adquirido, durante el tiempo de colaborar en el equipo de la empresa: “MARINA
COSTABAJA GOLF COURSE AND RESORT”, como uno de los proyectos turísticos
más grandes en este momento para la ciudad de La Paz y del Estado de Baja
California Sur.
En este trabajo profesional se describirán las aportaciones personales así como la
experiencia adquirida en las diferentes áreas del desarrollo turístico, donde tuve la
oportunidad de colaborar con directivos de este importante proyecto.
El proyecto turístico mencionado anteriormente, me abrió las posibilidades de ofrecer
servicios como profesionista y aplicar los conocimientos adquiridos durante mi
formación académica de la carrera de Comercio Exterior en diferentes campos:
Mercadotecnia, administración, contabilidad, economía, presupuestos, formulación y
evaluación de proyectos y mercadología.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL.
Dar a conocer mis aportaciones y experiencia adquirida como colaborador en
diferentes puestos desempeñados en el proyecto turístico MARINA COSTABAJA
GOLF COURSE AND RESORT aplicando conocimientos adquiridos en la licenciatura
en comercio exterior, así como la formación y aplicación de conocimientos de
administración, contabilidad, economía y uso de la lengua extranjera inglés.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1) Exponer las actividades desempeñadas en mi área de trabajo, así como las tareas
realizadas en conjunto con otras áreas de la empresa.
2) Mencionar los conocimientos aportados y la experiencia adquiridos en el ámbito laboral
así como también mostrar manejo particular de presupuestos.
3) Mostrar la innovación de procedimientos de formatos internos que se han dado
propuesta personal.
4) Analizar el desempeño propio en la toma de decisiones en los puestos asignados,
creación y administración de partidas presupuestales.
5) Explicar criterios para la toma de decisiones basadas en la importancia del comercio
exterior, proceso de importación, icoterms y negociación de compras.
JUSTIFICACCION
Hoy en día la búsqueda de oportunidades de trabajo son más solicitadas, y las
empresas buscan a profesionistas que tengan una formación integral es decir, si bien
es cierto que es importante especializarse en un ramo, también es importante
adaptarse y desarrollar tareas de las cuales la empresa está requiriendo en el
momento.
La formación profesional que recibí me permitió desempeñarme en este proyecto
turístico el cual me ha dado la oportunidad de desarrollar un gran número de
actividades, responsabilidades y crecer dentro de la empresa.
Presentar a alumnos egresados o por egresar de esta casa de estudios los diferentes
ramos en los que se pueden desempeñar no únicamente en comercio exterior. Así
como mostrar la importancia de enfocar empeño en los demás cursos curriculares
durante la carrera, esto es con el objetivo de tener una mejor preparación por lo cual se
tendrán una mayor oportunidad en el campo laboral. Esta memoria estará disponible
para la población estudiantil. La memoria está integrada en 9 capítulos los cuales se
presentan según el orden en que fue desarrollándose y el avance que se ha tenido en
la empresa.
TOPICOS PRINCIPALES DE MARINA COSTABAJA
CAPITULO I: GERENCIA DE MANTENIMIENTO, DEPARTAMENTO OPERATIVO.
1.1 Auxiliar de mantenimiento Costabaja.
1.2 Formación de equipos de trabajo en el departamento de mantenimiento.
1.3 Control presupuestal por secciones del proyecto COSTABAJA.
1.4 Procedimiento y aplicación de Proceso de compras.
CAPITULO II: REGLAMENTO DE TRABAJO Y SUPERVISIÓN
2.1 Supervisión de trabajos realizados, calidad y tiempo dedicado.
2.2 Formato de captura de incidencias (rol de nóminas).
2.3 Creación de perfiles de técnicos de trabajo.
2.4 Reglamento interno de trabajo.
CAPITULO III: ELABORACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE PRESUPUESTOS ANUALES
3.1 Presupuesto anual para gastos de área operativa, mantenimiento.
3.2 Características y necesidades a considerar de áreas a presupuestar.
3.3 Creación de conceptos para asignaciones contables.
3.4 Presentación, correcciones y aprobación de presupuesto anual.
CAPITULO IV. MODIFICACIÓN DE FORMATOS DE ORDEN DE COMPRA Y
FORMAS DE USO INTERNO.
4.1 Formato de orden de compra
4.2 Formato de salida de almacén o solicitud de material.
4.3 Formato de orden de trabajo.
CAPITULO V: SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN ORACLE.
5.1 Implementación de sistema Oracle.
5.2 Capacitación para uso de sistema operativo ORACLE.
5.3 Automatización de órdenes de compra, requisición y orden de trabajo.
5.4 Existencia de material.
CAPITULO VI: INTEGRACIÓN DE ¨TROONGOLF¨
6.1 Que es troongolf.
6.2 Introducción Troongolf -Costabaja.
6.3 División de presupuestos propietario-operador.
6.4 Recepción de obra “Club house” según estándares Troongolf.
6.5 Recepción de mercancía para equipamiento de “Club House y Golf Course”.
CAPITULO VII: CAPACITACIÓN DE PERSONAL PARA CLUB HOUSE.
7.1 Capacitación de nuevo personal.
7.2 Introducción a personal con material de juego de Golf.
7.3 Areas de trabajo.
7.4 Puestos a desarrollar.
7.5 Reglamento de trabajo.
CAPITULO VIII: Compras Golf Course.
8.1 Proceso de cotización y compra de equipo para operación campo de golf y club
house.
8.2 Contacto y coordinación con proveedores locales, nacionales y extranjeros.
8.3 Documentación para proceso de compra.
8.4 Tramito logia y coordinación con agencia aduanal.
8.5 Seguimiento de proceso de compra y recepción de mercancía en almacenes de
campo de golf.
CAPITULO VIX. Procesos Administrativos.
9.1 Administración de departamento operativo campo de golf.
9.2 Recursos humanos (parcial) división campo de golf.
9.3 Convenios y comodatos.
9.4 Supervisión de prestadores de servicios.
9.5 Gastos de departamento operativo campo de golf.
CAPITULO 1
GERENCIA DE MANTENIMIENTO, DEPARTAMENTO OPERATIVO
1.1 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO COSTABAJA
El puesto inicial con el que ingrese a este proyecto turístico fue el de auxiliar de
mantenimiento de Costabaja. Había la necesidad de una persona en el
departamento operativo de mantenimiento que cumpliera con el perfil necesario de
conocimientos administrativos y de campo, así como de trabajo arduo y exigencia,
disponibilidad y capacidad para dirigir el personal del departamento de
mantenimiento.
El organigrama del departamento lo integran dos directivos: gerente de
mantenimiento y auxiliar del gerente. Debido a la carga excesiva de trabajo, fue
necesario solicitar la creación de una nueva plaza de trabajo, (auxiliar de gerente de
mantenimiento) que cubriera el trabajo administrativo y dirección del personal,
administración interna del departamento, además de entrenamiento para la
implementación de un sistema computacional que permita la eficiencia de los
procedimientos administrativos y así mejorar el trabajo operativo.
Al iniciar a laborar en esta área fui aprendiendo la metodología, los alcances y los
tipos de trabajos que se realizaban. En el proyecto turístico Costabaja, la
comunicación entre departamentos de trabajo es importante, ya que existe más de
una empresa dentro del citado proyecto. Las empresas son:
1) Promociones turísticas Costabaja SA. DE CV.
2) Marina Costabaja SA. DE CV.
3) HSBCMéxico DIV. FID.
La creación de estas empresas es con el fin de administrar de manera
independientes. Dentro de estas empresas se encuentran diferentes departamentos
de trabajo que cuentan con presupuestos diferentes según sus propias
necesidades.
A continuación se presenta de manera general la estructura de las empresas y los
sub departamentos de trabajo en las cuales se opera este proyecto turístico.
Promociones turísticas Costabaja SA. DE CV.
En esta empresa se encuentran dos departamentos de trabajo:
Condominio maestro: así se nombra la parte del desarrollo que ya fueron
terminadas y son operables por los particulares que viven en el desarrollo, pagando
una cuota de mantenimiento y seguridad que ampara la operación de todas las
aéreas privadas y públicas visibles. También se encuentra dado de alta como
empresa en el padrón de importadores para realizar importaciones para el proyecto.
Marina Costabaja SA. DE CV.
Esta empresa incluye dos departamentos:
La oficina de marina: Es la encargada de administrar el área de las Marinas, su
funcionamiento operativo, seguridad, servicios, rescate y mantenimiento de los
muelles. Administrar los espacios de marina seca y resguardad el almacenamiento
de residuos peligrosos emitidos por el proyecto.
Estación de servicios Costabaja: este departamento se encarga de la operación y
suministro de combustible para embarcaciones que se encuentran resguardadas en
las dársenas de nuestra marina, así como la venta de combustibles para naves
ajenas a la marina. El resguardo de áreas naturales y operación de los servicios de
seguridad marítima interna y control de derrames.
HASBC México DIV. FID.
En esta empresa se encuentra el mayor número de departamentos:
Mantenimiento: Responsable de las áreas públicas, privadas, oficinas
administrativas, operativas, ventas y toda área que solicite la dirección operativa
(mantenimiento se considera departamento operativo). Fabricación de obras y
colocación de exposiciones.
Oficinas administrativas: se encargan del control y dirección de todo el personal,
control presupuestal, cuentas por pagar y por cobrar, contraloría, RH, sistemas,
compras, ecología, servicios generales.
Ventas: este departamento se encarga directamente del trato y contacto de clientes
potenciales, mostrar y realizar labor de venta directamente con el cliente. Se cuenta
con una división de oficina de ventas en San diego, California, que hace el papel de
contacto preliminar.
Plantas tratadoras de agua: el proyecto cuenta con una red de plantas tratadoras de
agua, tanto para aguas residuales así como la planta desaladora de agua la cual
suministra agua para todo el proyecto.
Club de playa: este departamento es la joya del proyecto turístico, en esta área se
provee de lo necesario para eventos sociales de residentes únicamente y/o los
solicitados por la dirección operativa. Supervisa la operación de eventos, restaurant
y albercas.
Campo de golf: este departamento administra, controla, dirige y promociona sus
instalaciones. Este departamento es diferente a los demás, ya que es
especialmente administrado por una empresa externa.
Oficinas de operación: en estas oficina se encuentra el gerente del proyecto a nivel
local, atención a residentes, servicio posventa, legal y relaciones públicas.
Esta es la forma en la cual son divididas y administradas cada una de las áreas de
este proyecto. Es necesario conocer estas empresas y departamentos para poder
entender la división de presupuestos y así solicitar los fondos económicos para la
realización de trabajos necesarios en el proyecto.
1.2 FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
Cada solicitud de trabajo que se recibe en el departamento de mantenimiento es
analizada y se canaliza al técnico o personal capacitado y especializado en esa área en
específico es decir, si se habla de la necesidad de la reparación de muebles de
madera, se envía al técnico especialista en carpintería o ebanista, se evalúa el trabajo
a realizar por medio de una solicitud. El técnico realiza una evaluación de lo necesario
para solucionar esta orden. Después, el técnico regresa a la gerencia de
mantenimiento a entregar el resultado de su evaluación, donde expresara los
materiales, tiempo, procedimiento y cantidad de personas que requiere para atender y
solucionar lo antes posible el trabajo.
Solucionar rápidamente cualquiera de las solicitudes de trabajo de mantenimiento es
urgente por ser un proyecto que genera un contacto frecuente con los clientes y
visitantes, razón por la cual es necesario otorgar y formar equipos de trabajo lo más
eficientes y completos posibles que nos permitan tener resultados favorables en poco
tiempo.
Las eventualidades climatológicas que se generan en nuestro estado son motivo de
monitoreo constates. Tormentas, huracanes o lluvias ocasionales son fenómenos
donde se requiere la formación de equipos de trabajos eficientes y balanceados.
Debido a quela ubicación del desarrollo turístico se encuentra en un cauce natural de
desagua pluvial de las montaña colindantes, la dirección operativa del proyecto llama a
las áreas involucradas a reunirse. El departamento de mantenimiento y Marina son los
equipos más reforzados, ya que son las áreas de mayor cobertura en el desarrollo.
Esto se debe a que los primeros problemas que podrían surgir durante un fenómeno
natural son los costos.
Los edificios en el desarrollo cuentan con plantas de electricidad de emergencia, que
pueden encender automáticamente en caso de alguna falla en el suministro eléctrico
por parte de CFE. Las plantas eléctricas funcionan con diesel por lo que se realizan
revisiones constantes a los depósitos de estas plantas para minimizar fallas.
Para atender estos problemas ocasionados por algún fenómeno natural, el
departamento de mantenimiento integra equipos de trabajo de la siguiente manera: el
equipo está integrado por un técnico electromecánico, plomero, operador de equipo,
ayudantes y un director. Después, del mismo equipo se conforman dos equipos
similares y se les asigna un día a cada uno de ellos para atender, considerando que
trabajara las 24horas o según los días que dure el evento. En el caso de que el evento
durara más de ese tiempo, el primer equipo será relevado por un segundo equipo
conformado de la misma manera. Estos equipos trabajaran en conjunto realizando
rondas por todo el proyecto y apoyando a las áreas que así lo requieran.
Para integrar los equipos, es muy importante poder identificar al personal observando
su rendimiento y disposición. Esta estrategia es la base para que la dirección del
departamento de mantenimiento tome decisiones para la conformación de los equipos
de trabajo.
1.3 CONTROL PRESUPUESTAL POR SECCIONES DELTRABAJO COSTABAJA.
El proyecto se compone de 3 etapas (correspondiente a la construcción del desarrollo).
En la primera etapa del proyecto, los gastos de mantenimiento se asignaron a un
presupuesto integral y cada gasto que era por concepto de mantenimiento era cargado
a una asignación contable o liga contable, ejemplo: iluminación y luminarias (lámparas,
focos, filamentos, tubos fluorescentes).Pintura, solventes y acabados (pinturas
esmaltes, acrílicos, thiener, compuestos de acabado).Vialidades y señalamientos
(cemento, arena, grava, asfalto, madera, metal). Cada una de las necesidades de
estética y operativos por reparar, retocar o modificar, son por parte del presupuesto
asignado al mantenimiento.
La operación de un presupuesto que contemple un proyecto turístico tan grande y
complejo requiere del manejo y control de los gastos a realizar, priorizando
necesidades y emergencias.
El manejo y operación de un presupuesto de mantenimiento se realiza en conjunto con
la contraloría general del proyecto, estas oficinas se encuentran en la ciudad de México
DF.
Mensualmente es necesario solicitar un resumen de gastos los cuales sirven de control
para realizar balances de gastos y así destinar o transferir fondos de cuentas a las
cuales, los gastos del mes pasado no fueron significativos y destinarlos a ligas
contables o partidas que requieran de más fondos para el mes en curso.
Ejemplo:
En el balance de gastos del mes de Julio, aparece que el mes de junio los gastos por
concepto de iluminación sumaron un total de $31,200.00 y los fondos destinados por
conecto de iluminación son únicamente $27,000.00, tenemos un déficit en los gastos
de este concepto, más los gastos por conceptos de herramientas menores del mes de
Junio son $7,000.00, de los cuales se gastaron solo $1,000.00. En este caso se solicita
la reubicación de fondos de las partidas de herramientas menos a la de iluminación por
un monto $5,000.00.
Es necesario llevar un control estricto de los gastos, y evitar este tipo de desajustes. En
ocasiones estos desajustes son ocasionados por factores externos, si bien es difícil
predecirlos, si es posible contemplarlos.
Es de suma importancia evitar gastos fuera del presupuesto y mantener un historial de
gastos lo más limpio posible, esto con la finalidad de que la oficina de contraloría nos
pueda otorgar los fondos requeridos en casos extraordinarios. Este y otros beneficios
se otorgan a las empresas que mantienen un control presupuestal en orden.
1.4 PROCEDIMIENTO Y APLICACION DE PROCESO COMPRAS
Este procedimiento surge de la necesidad general de solucionar problemas de
mantenimiento. En las áreas de trabajos del proyecto se requiere de mantenimiento de
dos tipos, mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo, la mayor parte del
trabajo que se realiza en el departamento de mantenimiento es preventivo. Esto
corresponde a correcciones y reparaciones menores, las correctivas corresponden a
las que requieren de un trabajo de construcción o modificación de algún espacio.
Cada trabajo requiere de materiales específicos, según las necesidades. Para este fin
se creó un formato llamado orden de compra, este documento contiene información
como: la empresa que lo está solicitando, el vendedor, fecha de solicitud, lugar de
entrega, cantidad solicitada, descripción, precio, firmas de quien solicita, autoriza y
responsable de comprases decir si en una de las áreas del proyecto se tiene luminarias
sin funcionamiento y durante la revisión, el técnico determina la reposición de la
luminaria, se repone y si no se cuenta con el material se hace la orden de compra para
surtir el material faltante. Cada compra que se haga se ubica en una asignación
contable, en este caso dentro de la asignación de iluminación, es decir si se solicitara
pintar una oficina se asignaría a los gastos de pintura y acabados.
Las solicitudes de mantenimiento se realizan a través de la recepción de un correo
electrónico ya sea al gerente de mantenimiento o a mí en este caso como auxiliar de la
gerencia de mantenimiento con las necesidades que se requieren.
CAPITULO 2
REGLAMENTO DE TRABAJO Y SUPERVISION.
2.1 SUPERVISIÓN DE TRABAJOS REALIZADOS,
CALIDAD Y TIEMPO DEDICADO
Un proyecto como el de Costabaja, requiere de un estándar de calidad muy exigente,
ya que se pretende presentar como un proyecto turístico de gran magnitud. De esto
surge la necesidad de supervisar no solo la calidad en las reparaciones, sino evaluar el
tiempo de cada trabajo realizado. La supervisión consiste en conocer el tipo de trabajo
que se realiza no solo en los talleres de trabajo del área de mantenimiento, sino
también en las diferentes áreas del proyecto como lo son:
Locales comerciales
Áreas públicas
Vialidades.
Andadores.
Marinas
Club de playa.
Oficinas de ventas dentro y fuera de Costabaja.
Condominios y departamentos.
Playa.
Albercas.
Uno de los objetivos principales de la supervisión de los trabajos es verificar que se
realicen con eficiencia, limpieza, tiempo y forma. Esto se hace con el fin de estimular
al trabajador para que se esfuerce cada vez por hacer su trabajo mejor y obtener
resultados favorables de calidad, Para esto se requiere proporcionar las herramientas y
verificar que sean utilizadas para su uso correspondiente.
2.2 FORMATO CAPTURA DE INCIDENCIAS
El pago oportuno al personal de la empresa es de suma importancia, ya que se
pretende que el ambiente laboral sea idóneo para la convivencia dentro de Costabaja.
En el departamento de mantenimiento tuve la oportunidad de poner en práctica los
conocimientos adquiridos de manejos de personal y Admón. de recursos humanos.
Para integrar este documento es necesario contar con los siguientes datos:
Horas extra laboradas.
Primas dominicales.
Faltas
Incapacidades
Días festivos.
Entre otros.
Para la presentación de este formato hay tiempos estipulados por el departamento de
Recursos Humanos. Las fechas de entrega son de 5 a 7 días máximos antes de la
fecha de pago próxima. Los días de pago son los días 15 y 30 de cada mes. Para este
rol de pago se lleva un calendario programado tardío, es decir se paga una quincena
atrasada, ejemplo: el día de pago próximo es 15 de mayo 2011, las horas extra, faltas,
primas dominicales que se acumularon del 1 al 15 de Mayo, se pagaran en la segunda
quincena del mes de Mayo o sea el día 31 de Mayo 2011.
Se presenta a continuación un formato de captura de incidencias en el cual se
muestran los datos que se envían al departamento de recursos humanos que procede
a darle trámite según lo que se exprese en este formato.
2.3 CREACION DE PERFILES DE TECNICOS DE TRABAJO.
Las aportaciones que logre dar a este departamento de mantenimiento fueron diversas.
Una de estas aportaciones fue el crear un perfil de los colaboradores especializados en
diferentes áreas.
Dentro del departamento se cuenta con técnicos especializados en electricidad,
hidráulica, electromecánica, carpintería, pintura y acabados, albercas, soldadura y
detallado, cada uno de ellos realizaba tareas diversas, En ocasiones, para resolver un
problema se enviaba a un plomero a realizar trabajos de pintura o igualación de pintura,
al no estar preparado o no tener conocimientos acerca de lo que se le había asignado,
el resultado no era plenamente favorable.
En base a esta necesidad se propuso una solución: crear perfiles de los técnicos y
crear un rango de conocimientos y habilidades específicos de cada persona a través de
un examen de conocimientos y aptitudes basadas en solicitudes de trabajo y
necesidades dentro del proyecto turístico. De este examen se obtuvieron resultados los
cuales nos permitió poder canalizar a cada técnico en tareas más específicas, es decir
el técnico en electromecánica tenía conocimiento de hidráulica y podía resolver
problemas en el sistema hidráulico más no tenia conocimientos ni aptitudes en
acabados ni soldadura.
Con la creación del perfil de cada técnico nos fue más sencillo ubicar a la persona
adecuada para cada trabajo solicitado y así ahorrar tiempo y aumentar la calidad de los
trabajos.
2.4 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
La operación y el funcionamiento de todo el proyecto se rige bajo un reglamento interno
de trabajo. En este, se marca las pautas para mantener el orden en relación de los
compañeros y la relación con los directivos o patrones. De parte del departamento de
RH, se nos instruye a llevar el reglamento lo más apegado posible.
La aplicación y el estudio del reglamento interno como asistente de gerente, es de
mucha importancia debido a la cantidad de colaboradores del departamento, es común
que algunos compañeros cometan faltas al reglamento y es responsabilidad de la
gerencia marcar las correcciones de estos comportamientos o acciones. Las faltas
más comunes que se presentan son las faltas injustificadas y conducta inapropiada o
inaceptable. Tomando en cuenta estas conductas, se procede a llamar a la persona y
se le informa acerca las posibles sanciones a las que se puede hacer merecedor por
incurrir en faltas al reglamento interno de trabajo.
Durante algunas pláticas individuales con algunos compañeros que incumplían con el
reglamento, pude observar que realmente lo desconocían. Realice una solicitud al
departamento de RH para poder proporcionar el reglamento interno de trabajo a cada
compañero y que conocieran plenamente este documento. Si bien este reglamento se
encuentra en su mayoría a favor de la empresa el patrón, contiene también las pautas
para reconocer o premiar a los compañeros que realicen su trabajo de manera
constante y eficientemente entre otros reconocimientos que pudieron dar un equilibrio a
la relación laboral
CAPITULO 3
ELABORACION Y JUSTIFICACION
DE PRESUPUESTOS ANUALES
3. 1 PRESUPUESTO ANUAL PARA GASTOS DE AREA OPERATIVA, DE
MANTENIMIENTO
La creación de un presupuesto que ampare las necesidades y requerimientos para un
proyecto turístico de esta magnitud, en muy importante. Año con año se hace la
estructuración de presupuestos considerando las necesidades de cada área. En este
apartado hare referencia específicamente al departamento de mantenimiento.
En el mes de noviembre se inician los preparativos para la estructuración del
presupuesto para el año próximo. El presupuesto consiste en la compilación de
información monetaria de gastos ejercidos y los no ejercidos, motivos, modificaciones y
ampliaciones que se reflejen directamente en los resultados expresados.
La elaboración del presupuesto lleva dos etapas y los tiempos de cada etapa pueden
ser variables La primera etapa es el análisis: consiste en examinar lo solicitado un año
atrás y se revisa lo que se ejerció, es decir cuáles fueron las cuentas o asignaciones
contables (ligas contables) que se mantuvieron en orden. Se realiza un balance de las
asignaciones contables, se revisan las cuentas que tuvieron déficit y cuáles fueron las
razones y las decisiones que se tomaron para atender este aspecto.
La segunda etapa son las propuestas: es el aumento o disminución de fondos. Una vez
realizado el análisis del presupuesto anterior, se procede a realizar la toma de
decisiones sobre las asignaciones contables que presentaron déficit (se resuelve en
primer lugar lo errores en los que se incurrió).
3.2 CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES A CONSIDERAR EN LAS ÁREAS A
PRESUPUESTAR.
Este presupuesto se conforma según las necesidades de cada área. Se realiza un
análisis con base a recorridos por las áreas observando e identificando aquellos
detalles a reparar. Con frecuencia resultan daños en iluminación, pintura, plomería etc.
Para atender algunas reparaciones se toma en cuenta los siguientes aspectos:
a) Los costos de los materiales que se requieren para resolver los problemas por
atender.
b) El aumento en precios de los materiales (esto se hace tomando en cuenta que cada
presupuesto se aprueba en enero de cada año).
c) Ser revisa si en necesario realizar mantenimiento a equipos de refrigeración,
auxiliares eléctricos, mantenimiento de redes de agua riego y desalada y todo lo que
requiera mantenimiento.
d) Los gastos por contratación de terceros para los trabajos de mantenimiento y
reparación de equipos especiales, compra de equipo especial.
e) Los gastos que se puedan generar por eventos especiales del desarrollo
(presentaciones de libros, exposiciones fotográficas, día de niños, navidad, día de las
madres, etc.).
f) Los costos por concepto de mantenimiento y se integran al formato de presupuesto
anual por partidas específicas asignadas y se ingresan los datos a un formato
previamente analizado y autorizado por la dirección general del proyecto.
La creación de este presupuesto anual se reduce a la recopilación, análisis, aplicación
y propuesta de la información precisa recabada durante los recorridos en las diferentes
áreas. Esta información es la base para poder contar con los recursos necesarios
durante el siguiente año en curso.
3.3 CREACION DE CONCEPTOS PARA ASIGNACIONES C0NTABLES.
La estructuración de un presupuesto anual se guía por la especificación de cada
partida señalada, la cual será la asignación o el alcance que se le dará a cada cuenta.
Para la integración de este presupuesto se hace tomando en cuenta las áreas que se
atenderán y se realizan reuniones con el personal asignado a cada una de ellas para
conseguir la mayor cantidad de información ya que son ellos los que perciben
directamente los desperfectos en sus áreas.
El presupuesto está integrado en diferentes partes:
Concepto: Se le asignan un nombre a cada partida por medio del cual se engloban
diferentes productos o actividades. El nombre del concepto se hace pensando en que
pueda englobar diferentes aspectos. Ejemplo: Vialidades. (Asfalto, cemento, arena,
grava, micro esfera, pintura reflejante, pintura, madera, barniz, material metálico).
Liga contable: la liga contable o asignación contable, es una serie de números que
son asignados a diferentes cuentas con fondos específicos para cada gasto.
Resumen de presupuesto: esta parte es una compilación de los datos ingresados al
presupuesto, se organizan de manera compacta y únicamente se muestran cifras. Esta
parte muestra el comparativo con los resultados del ejercicio anual anterior para poder
observar los totales y ver en que rubros se excede en cantidades. Cuando esto sucede
se presenta una justificación de esos excedentes.
3.4 PRESENTACION, CORRECCIONES Y APROBACION
DEL PRESUPUESTO ANUAL.
Una vez realizada la recolección de la información para el presupuesto, es necesario
justificarlo ante dos filtros antes de su aprobación. El primer filtro es la dirección
operativa y el segundo es ante la contraloría general.
Para la presentación del presupuesto debe estar perfectamente armado y con el
formato adecuado. Se requiere presentar cotización y toda la información necesaria
que ayude a poder justificar los gastos o la disminución de las cantidades presentadas.
Presentación y correcciones: Dirección Operativa.
Se realiza una reunión con el director operativo para plantearle, presentarle y justificar
el presupuesto anual realizado. El director sugerirá las modificaciones que crea
conveniente con el fin de poder conservarlos números de las inversiones en niveles
aceptables.
El presupuesto se envía por correo electrónico y se muestra al director general con un
proyector a fin de poder tener una vista más amplia del mismo. Para este proceso, el
director después que revisa el presupuesto y hace sus observaciones para mejorarlo, lo
modifica en los casos que el director considere necesario. Cuando el sugiera la
disminución en cuentas en las que nosotros consideramos importantes, justificamos el
aumento mediante la información adicional.
En los casos que se sugiera la compra de equipo especial, es necesario presentar los
datos del equipo así como el uso que se le dará al mismo y el mes en el que se
propone la compra. También se especifica si la compra será en moneda nacional o
extranjera.
Este proceso se hace con el fin de realizar un presupuesto más concreto y preciso. La
siguiente etapa es la revisión y supervisión en la oficina de la contraloría general
ubicada en la CD de México. Es importante la justificación adecuada de este
presupuesto ya que el personal de la contraloría tiende a reducir el presupuesto en
cantidades y gastos. El director general al estar físicamente en el proyecto, conoce de
las necesidades y apoya a la formación de este presupuesto dándole soporte solido al
presupuesto.
Presentación y correcciones: Contraloría General.
La reunión de presentación de este presupuesto se realiza por medio de una
videoconferencia con la dirección general de contraloría en la ciudad de México.
Durante la reunión de presentación del presupuesto anual ante la dirección de
contraloría general, es importante tener el presupuesto lo más limpio y libre de dudas
para evitar que los contralores realicen recortes a las cantidades o al esquema del
presupuesto.
El objetivo de estas revisiones es poder minimizar los gastos operativos y maximizar
los recursos existentes. Los recortes que la contraloría solicite son una orden más que
una sugerencia. Debido a que no hay otra reunión para tratar el mismo tema es
importante tener el presupuesto estructurado y no tener errores en la presentación. En
esta parte también se justifica la contratación de
nuevo personal.
Una vez realizada la presentación y justificación de este presupuesto, (la reunión puede
durar entre 4 y 5 horas), en caso de que resulte aprobado, se nos da una fecha
tentativa de la apertura de estos fondos para empezar a trabajar con ellos. En caso que
la contraloría tenga dudas, son tratadas con la dirección operativa y se informan los
resultados por vía electrónica. Después se entregara el presupuesto ya autorizado en
un formato codificado para evitar futuras modificaciones.
CAPITULO 4
MODIFICACIÓN DE FORMATOS DE ORDEN DE COMPRA Y FORMAS
DE USO INTERNO
4.1 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
Es un documento de uso interno para compras externas de Costabaja donde se
especifican los productos o servicios que se desean adquirir. Dicho formato contiene
información de la empresa que está solicitando los productos o servicios, (cualquier
empresa de Costabaja ya mencionadas anteriormente) también el nombre del
vendedor, lugar de entrega, descripción de lo que se necesita, cantidad, precio,
asignación o liga contable, junto con una cotización previa del vendedor. Éste formato
es uso único de los empleados del área administrativa de la empresa.
La orden de compra se utiliza cuando es necesario comprar un producto o servicio que
no se encuentran dentro de Costabaja ni en el almacén general.
Una vez elaborado el documento con todos los requerimientos, es necesaria la
autorización del jefe de área encargado de compras y director operativo o
administrativo.
Como aportación a este proceso, propuse poder agregar la implementación de la liga
contable, esto para poder llevar un orden más cercano de los gastos y asignar de una
manera más correcta los costos de los productos. Al contener la liga contable es más
fácil ubicar a quién corresponde esa orden de compra ya que es fácil confundirse
debido a que hay varias empresas en Costabaja y resultaba confuso saber a qué
asignaciones contables se destinaba cada gasto según de las órdenes de compra.
Ya recolectadas las firmas del formato orden de compra, sé da el formato original al
encargado de compras y una copia al solicitante, el primero realiza el procedimiento de
adquisición del producto o servicio requerido dando una fecha aproximada de la
entrega de lo que se solicitó.
4.2 FORMATO DE SALIDA DE ALMACÉN O SOLICITUD DE MATERIAL
Los materiales que se tienen en el almacén general de Costabaja son para uso
exclusivo del proyecto, quedando excluidos departamentos, condominios, casas,
campo de golf y locales privados.
Cada empresa de Costabaja cuenta con un mínimo y máximo de existencia de
materiales en este almacén. Los requerimientos de mantenimiento que se generan
requieren de utilización de dichos materiales.
Al tener la solicitud de mantenimiento revisada por el técnico, este solicita los
materiales necesarios a la gerencia de mantenimiento y se procede a elaborar el
formato de salida de almacén. Este formato contiene los datos necesarios para que el
encargado de almacén pueda conocer que inventario afectara. Este formato contiene:
Nombre del técnico.
Empresa.
Material.
Cantidad.
Firmas: persona que solicito, técnico y gerencia de mantenimiento.
El objetivo de la utilización de este formato es para evita el uso excesivo de material, y
asegurar que lo que sale del almacén se utiliza realmente en el lugar de trabajo. Es
importante la supervisión de estos trabajos para corroborar el tiempo que se utiliza en
la realización y la utilización de estos materiales.
4.3 FORMATO DE ORDEN TRABAJO.
Este documento se propuso y se aprobó para poder tener un control y poder corroborar
y comprobar el tiempo de los técnicos. Al realizar solicitudes de mantenimiento,
anteriormente solo se reportaba la solicitud de mantenimiento en determinada área por
vía correo electrónico pero surgieron inconformidades internas, razón por la cual se
propuso la implementación de este formato de orden de trabajo.
Este formato contiene información referente al lugar donde se trabajó, el técnico en
dicha aérea, el tiempo que se trabajó, material que se utilizó para atender la solicitud y
detalles de reparación.
Con esta información, se solicita la supervisión del trabajo de la gerencia de
mantenimiento. Una vez aprobado el trabajo (cuidando la calidad), el técnico firma el
formato y por último lo firma la persona que recibe el trabajo.
Tras la puesta en marcha de este formato, las inconformidades disminuyeron al grado
de no presentarse ninguna.
Este formato se utiliza para cada orden de trabajo solicitada por mínima que esta sea,
ya que cada orden requiere de tiempo y material. Este tiempo y material es necesario
justificarlo.
Este formato se les hizo llegar a cada persona que tuviera acceso a correo electrónico
de todas las empresas y áreas de trabajo de Costabaja, ya que es un formato que
cualquiera puede llenar y solicitar.
CAPITULO 5
SITEMA DE AUTOMATIZACION ORACLE
5.1 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ORACLE
Es un sistema computacional que ayuda a automatizar, sintetizar y hacer más eficiente
los procedimientos internos de cualquier empresa.
El operador de ORACLE le da instrucción a la empresa quien solicito el sistema, para
realizar una base de datos que contiene: cantidades, presupuestos, responsables de
autorización, tiempos de autorización, formatos, contabilidad y actividades que deben
de realizar cada área o unidades internas.
Este programa es utilizado por los directivos, los gerentes o encargados de área y
asistentes. Se utiliza cada vez que se requiera hacer una compra, alguna mejora en el
sistema, programar algún pago, cuando se solicita alguna salida de almacén, cuando
se requiere el control de la contabilidad, y para tener el conocimiento de las cantidades
y los tipos de productos que hay en existencia en el almacén general.
Esta implementación ayuda a tener una gran mejora y minimiza perdidas de productos
y económicas entre otros errores. También ayuda a tener un mejor control de
inventarios para programar pagos y disminuir los tiempos de autorización.
El objetivo principal por el cual se implementó este sistema en Costabaja es para estar
a la vanguardia en automatización de servicios y procedimientos de índole
internacional.
5.2 Capacitación para uso de sistema operativo ORACLE.
Se da una instrucción sobre el uso adecuado de ORACLE donde se muestran los
alcances en el sistema que cada puesto posee, se instruye la manera de identificar
errores y como solucionarlos, identifica errores del usuario y del sistema, como realizar
órdenes de compra, como solicitar al administrador algunas modificaciones y ver el
status de las solicitudes.
Esta capacitación la dan los especialistas en sistemas, contraloría y administrador de
ORACLE que se encuentran en la ciudad de México, se transmite en las oficinas de
Costabaja por medio de videoconferencias, se da instrucción para mostrar cómo hacer
las operaciones, se capacita cada trimestre o cada vez que haya alguna actualización
relevante. Primeramente se instruye a los directivos, después a los jefes de área y por
último a los asistentes o suplentes.
5.3 Automatización de órdenes de compra, requisición y orden de trabajo
La automatización es la digitalización de los formatos de compra, requisición y trabajo
que se dio con la implementación de sistema operativo Oracle. Que permite eficiencia
en el tiempo además de ser más práctico al dejar de manejar formatos escritos y
firmados, esto se cambió con hojas electrónicas que el sistema maneja y envía.
Este sistema se da con la creación de hojas electrónicas a las que los usuarios tienen
acceso a un menú de opciones de trabajo. Dentro de este menú se encuentras los
formatos que son necesarios para el trabajo administrativo de mantenimiento. Esto me
ha permitido saber con eficacia, los productos o servicios que he requerido con
anterioridad y aquellos que requiero por primera vez, además de un pre validación que
reduce tiempo de espera, (de 45 min a 5 min) además de que no requiere firmas. La
única desventaja es que los tres últimos días y el día primero de cada mes no
funciona el sistema porque se encuentra en actualización por fines contables.
Los directivos, administrativos, contadores y asistentes son quienes hacen uso de este
nuevo sistema. Lo utilizan cada vez que sea necesario realizar este tipo de órdenes ya
descritas.
5.4 Existencia de material
La existencia y los inventarios en almacén también formaron parte de la
implementación de este sistema operativo, esta base de datos es información interna
que sirve para poder conocer con que materiales se cuenta y la cantidad de los
mismos, estos materiales se encuentran en el almacén general.
Para poder ingresar los datos al sistema, previamente se hizo un inventario físico
(conteo unitario de piezas) y los datos se pasaron en un inventario electrónico y este a
su vez se intercomunico con las áreas relacionadas. Esto se hizo con la intención de
evitar errores al no actualizar los datos de inventario.
Club de playa, marina, pueblo marinero y mantenimiento son las áreas que
intercomunicadas para utilizar el material que se encuentra en el almacén general.
Cada vez que cualquiera de ellos solicite un producto, es posible verificar la existencia
del material que necesitaran en un tiempo de terminado o para alguna actividad.
CAPITULO VI
INTEGRACION DE “TROONGOLF”
6.1 ¿QUE ES TROONGOLF?
Troongolf es una empresa americana de alcance internacional, que se encarga de
administrar recursos destinados al mantenimiento, mejoramiento y difusión de campos
de golf. Troon Golf ofrece una gestión profesional, sofisticada, y sistemática de los
campos de golf a un nivel sin precedentes en la industria. Ha desarrollado una serie de
manuales operativos que representan la experiencia y el conocimiento colectivo de
Troon Golf y proporcionan una guía para los profesionales sobre el terreno en el
tratamiento de las diversas facetas de las operaciones.
Gracias a complejos parámetros bien definidos que miden el rendimiento de las
diferentes instalaciones, Troon Golf monitorea continuamente el logro de los objetivos,
establece análisis sobre la rentabilidad y reducción de los costes, desarrolla y mejora
nuevos sistemas operativos para lograr el máximo rendimiento en cada campo de golf.
A medida que la industria se vuelve cada vez más competitiva, los propietarios buscan
todas las ventajas posibles para aumentar sus posibilidades de éxito con el fin de
maximizar la rentabilidad y el rendimiento de la inversión. Es por ello que Costabaja
contrata a especialistas de esta empresa para que manejen la nueva área del resort, el
campo de golf.
6.2 INTRODUCCION TROONGOLF-COSTABAJA
Costabaja resort tiene la experiencia en la construcción de condominios, casas,
departamentos y hoteles sin embargo el departamento técnico no contaba con la
experiencia para construir un campo de golf, ante esto, solicita a la empresa Troongolf
para que personal profesional supervise la construcción de esta nueva área.
La construcción del campo constaba de tres etapas, cuando la primera etapa ya estaba
terminada, los nuevos directivos contrataron personal local para trabajar en el
mantenimiento del campo. Conforme la construcción avanzaba, era necesario darles
equipo y herramientas de trabajo para el área de mantenimiento. Ante esta necesidad
los nuevos directivos proponen a Costabaja mi cambio de departamento para que
colabore con los nuevos directivos como responsable de compra de materiales y
mercancía extranjera, realizando trámites de importaciones (logística) de maquinaria y
almacén del campo de golf.
6.3 DIVISION DE PRESUPUESTOS PROPIETARIO-OPERADOR
El propietario es Costabaja y Troongolf es el operador. El propietario asigna una parte
del presupuesto de construcción al operador para gastos de operación. El operador
distribuye los gastos que se utilizaran en el mantenimiento del campo y de las
unidades como: carritos de golf, salarios, suministros, restaurant, tienda de golf y
eventos especiales que ofrece el campo de golf.
El propietario de Costabaja se encarga del activo fijo: edificios, oficinas, restaurante,
equipos. Un contador asignado al campo de golf es quien organiza y distribuye los
gastos respectivamente sin embargo, Troongolf es quien decide la forma en que se
utilizaran los recursos. Dentro de la organización de campo de golf existen áreas
diferentes, como son: mantenimiento de campo de golf, tienda de golf, restaurante y
atención a clientes. Estas áreas tiene una parte del presupuesto, las cuales los utilizan
bajo la supervisión de los dos directivos de Troongolf en Costabaja.
Al entrar en funciones en su totalidad el campo de golf, Troongolf dirige con autonomía
esa área. Desde la utilización de recursos hasta la toma de decisiones como
contratación de personal y todas las cuestiones relacionadas con el campo de golf.
También da informes mensuales a los directivos de Costabaja relacionados con la
utilización de recursos y eventos que involucren a todo el desarrollo turístico.
6.4 RECEPCION DE OBRA “CLUB HOUSE”
SEGÚN
ESTÁNDARES DE TROONGLOF.
Troongolf es una empresa internacional que cuenta con estándares de calidad y de
servicio los cuales se deben conservar en cada proyecto donde se trabaja. Fui
capacitado con referencia a los estándares de calidad de instalaciones y servicio de
esta empresa. Al acercarse la apertura oficial del campo de golf, el edificio llamado
Club House precisaba la entrega de las obras de construcción de dicho edificio.
Para hacer entrega de la construcción del edificio de campo de golf, es necesario
realizar un oficio de recepción de construcción. Debido a mis conocimientos de
mantenimiento, acabados e instalaciones, recibí como asignación la supervisión y
recepción de las áreas construidas y que serían entregadas por parte de la
constructora. En caso necesario señalar las correcciones necesarias y solicitar un
tiempo determinado para estas. Respecto a las instalaciones, era necesario probar
que todas funcionaran correctamente, así como los acabados de finales, según
estándares de esta empresa.
Cuando se hicieron las correcciones y se termino por completo el edificio, se firmo el
acta de supervisión, Y los directivos de Troongolf firmaran firmaron de recibido el
edificio de Club House.
6.5 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA PARA EQUIPAMIENTO
DE CLUB HOUSE Y GOLF COURSE.
Club House se considera la carta de presentación de un campo de golf. Los equipos,
muebles y mercancía con los que cuenta, obedecen a los estándares que la empresa
Troongolf maneja. La mayoría de la mercancía, muebles y equipo fue traída de Estados
Unidos. Todo esto fue importado por medio de una comercializadora que presentaba
los servicios integrales. Trabaje en la coordinación la recepción de esta mercancía en
Club House, se revisaron los pedimentos de importación que llegaron, así como los
códigos de importación, el estado en el que llego y las cantidades. Esto se hizo
minuciosamente y con apoyo del personal administrativo del campo de golf, ya que
esta mercancía era con la que se haría la apertura y era muy importante que no
presentara ningún faltante o daño que ocasionara algún retraso en la apertura.
Con este mismo procedimiento se realizó la recepción de equipo de trabajo, maquinaria
y fertilizantes, fungicidas, entre otros químicos para el cuidado del campo de golf. Este
procedimiento se realizó con el apoyo del superintendente a cargo y su asistente. De
esta manera se realizó la entrega de 5 camiones de mercancía para este campo de
golf.
CAPITULO 7
CAPACITACION DE PERSONAL PARA CASA CLUB
7.1 CAPACITACIÓN DE NUEVO PERSONAL
Con la apertura de nuevas áreas en Costabaja, el campo de golf requería de personal
nuevo para sus áreas nuevas. Se contrató personal para atención a clientes, para la
tienda de golf, para mantenimiento de carritos de golf, así como para el restaurante.
Se realizaban reuniones para todo el personal nuevo, se me asigno la capacitación de
mantenimiento de carritos de golf, así como también familiarizar al personal con los
instrumentos de trabajo, ya que el personal nuevo no tenía conocimientos anteriores en
este ramo laboral. En estas reuniones se les mostraba los instrumentos así como la
manera de darle mantenimiento adecuado. Se mostró en el campo la forma de
utilizarlo, se dio muestras y ejemplo de la forma de utilizar y mantener de la manera
óptima los carritos de golf, se capacito para utilizar todo el equipo necesario para la
operación y el correcto funcionamiento del campo de golf.
Esta capacitación se dio para que todo el personal pudiera tener un conocimiento
general del trabajo en equipo y pudieran conocer el trabajo que se realiza al estar
directamente relacionado con este deporte. Se capacito al personal de la tienda de golf
para trabajar con el sistema operativo Oracle con el menú de fabricación de facturas y
realización de transferencia de ventas a cuenta de ganancia, se capacito también para
conocer el inventario y para ingresar artículos nuevos al sistema.
El personal nuevo que me fue asignado a capacitar, fue el personal de atención a
clientes, tienda de golf, mantenimiento y mecánico Golf Car. A todos los colaboradores
nuevos se les mostro en teoría y en práctica intensiva durante una semana
únicamente.
7.2 INTRODUCCION A PERSONAL CON MATERIAL
DE JUEGO DE GOLF.
El juego de golf es un deporte que implica instrumentos de juego costosos y delicados,
de ahí la importancia de una introducción y capacitación completa, que abarque desde
los costos de estos equipos hasta el mantenimiento y composición de estos.
Esta capacitación se dio en el aspecto teórico y práctico. De la teoría se abordó el
tema de los tipos de instrumentos, composiciones, medidas y costos de estos equipos,
mantenimiento de los mismos, limpieza y manera de colocar y cargar. En la práctica se
pudo mostrar lo aprendido en la teoría, se mostró como identificar cada palo de golf,
para que se utiliza y los alcances de los mismos.
Con esto se buscó compartir el conocimiento acerca de este deporte así como poder
generar una conciencia de respeto y cuidado de los instrumentos de trabajo. También
se pretendía que se lograra entender la pasión del jugador por este deporte, lograr que
el personal nuevo comprendiera que los clientes que son aficionados y profesionales
son personas que gozan de niveles económicos elevados y exigen calidad en servicio
así como los instrumentos adecuados para este juego.
Se instruyó para conocer las reglas del juego y respetarlas. La capacitación en la
práctica tuvo una duración de 3 días. Se proporcionó un manual de operaciones para
este deporte así como normas de servicio de la empresa operadora del campo de golf
Troongolf. La capacitación se impartió en el campo de juego y en las áreas de práctica.
7.3 AREAS DE TRABAJO
El campo de golf y sus áreas de operación son áreas de trabajo que se dividen por
secciones o áreas de juego. Las áreas son: Campo de juego, atención al cliente, tienda
de golf, restaurante, carro de bebidas y alimentos. En cada una de estas áreas trabajan
los compañeros que fueron asignados según las instrucciones del gerente del campo.
Esta asignación fue según sus aptitudes que mostraron en la capacitación previa.
Para el personal que se asignó a las áreas de trabajo, se les dio capacitación general
para que cada nueva persona conociera el trabajo de sus compañeros y todos tuvieran
la oportunidad de poder tener contacto con el cliente.
7.4 PUESTO A DESARROLLAR
Se capacito al personal nuevo y se le mostro las áreas de trabajo, se asignó un puesto
y área de trabajo. A continuación Se describen los puestos y las actividades en las que
se desempeñaron:
Atención a clientes. El trabajo que se desarrolla en este puesto es de recibir al
cliente, preparar un carrito con agua fría, pelotas , toallas y téss (objeto de
madera donde se colocan las pelotas), colocar su bolsa de palos en el carrito
Tienda de golf. Darle la bienvenida al cliente, se encarga de cobrar las rentas
de los equipos de golf (carritos, tiros de práctica, palos, membrecías, artículos
de la tienda) y agendar visitas o lugares para jugar.
Carrito de bebidas. Este puesto está integrado por dos personas, y se
encargan de dar recorridos constantes para ofrecer servicio de venta de
bebidas, alimentos y botanas, además ofrece servicios de primeros auxilios y
asistencia al jugador.
Asesor Profesional. Es una persona que se encarga de dar servicio de
asesoría al cliente respecto a técnicas de juego. Se ofrece tecnología para el
mejoramiento del juego.
Personal de Mantenimiento. En este puesto se realizan trabajos de reparación
y operación de máquinas de lavado de toallas de mano y juego. También da
mantenimiento menor al edificio.
Mecánico de carritos de golf. Esta persona se encarga del mantenimiento
preventivo de las unidades, cambio y reparación de llantas dañadas.
7.5 REGLAMENTO DE TRABAJO
El reglamento de trabajo para esta área nueva, se rige por normas de conducta
escritas por la empresa Troongolf, razón por la cual el director general del campo es el
responsable del el personal de todo el campo de golf,
Los reglamentos de conducta se le entregaron a cada personal de nuevo ingreso en
un pequeño manual. Esta empresa le da un valor mayor a las conductas de las
personas ya que su cultura es diferente, los métodos de sanciones son diferentes.
Esto se hace con el objetivo de invitar a corregir errores y proponer mejores
resultados.
Todas las personas que trabajan en campo de golf están contratadas por Costabaja y
se rigen también por el reglamento interno de esta empresa sin embargo, el reglamento
de Costabaja está apegado a los lineamientos de la ley federal de trabajo, de modo que
el reglamento de Costabaja viene a complementar el reglamento de campo de golf.
CAPITULO 8
COMPRAS GOLF COURSE
8.1 PROCESO DE COTIZACION Y COMPRA DE EQUIPO PARA OPERACIÓN
CAMPO DE GOLF Y CLUB HOUSE
En otra etapa del proyecto Costabaja, empieza la construcción y operación de un
campo de golf. Esta nueva etapa está dirigida por una empresa subcontratada llamada
Troon golf esta a su vez tenia la necesidad de una persona capacitada para buscar
bienes o servicios que ayude a la integración de Troongolf con Costabaja. Ante esto,
solicitaron mi colaboración definitiva al área de campo de golf.
Mi nueva responsabilidad es de buscar productos o servicios que sean requeridos por
los responsables del área de mantenimiento del campo de golf. Después procedí
procedo a localizar las mejores opciones a nivel local primeramente, si no se consigue
se continua con la búsqueda de manera nacional y por último se busca a nivel
internacional; consiste en solicitar precio, tiempo de entrega, calidad, y tipos de pago,
esta es una de las tareas que como responsable de compras y almacén personalmente
tengo de comprar o solicitar un servicio cada vez que el gerente del campo de golf o
su asistente de manera verbal lo soliciten.
Este proceso se realiza en un plazo no mayor de 2 días, esto debido a la importancia
que presenta la compra de productos y servicios destinados al campo de golf. Aunque
el proceso de importación y entrega en las instalaciones lleva aproximadamente tres
semanas en total.
8.2 CONTACTO Y COORDINACION CON PROVEEDORES LOCALES,
NACIONALES Y EXTRANGEROS.
El poder contar con una cartera de proveedores confiables es sumamente importante
para poder realizar de la manera más efectiva la labor de negociación y compra.
La tecnología nos ayuda a poder estar en contacto de diferentes maneras con
proveedores con los que cuento para realizar las compras. Cuando es necesaria la
compra de productos o servicios de los cuales solicito previamente cotización de estos,
se siguen pasos para poder concretar la compra.
Una vez solicitada y recibida la cotización, ya sea por vía correo electrónico o impresa
o en casos urgentes de manera telefónica, se analiza el precio, los tiempos de entrega
y condiciones de pago. Aquí es importante la experiencia en negociación, se hace con
la convicción de obtener la mayoría de los beneficios y cerrar la compra. En este caso
para los directivos y mis jefes inmediatos es de suma importancia el tiempo de entrega,
de modo que es el punto de la negociación que tiene más importancia, es decir se les
da preferencia a quienes nos favorecen con el tiempo de entrega y servicio.
Este procedimiento se realiza con cada compra, para el campo de golf, por el
mantenimiento del pasto del campo, debido a que es un elemento sumamente
importante y delicado. La variedad del pasto con el que cuenta este campo de golf es
uno de los más resistentes a las inclemencias climáticas sin embargo, no deja de ser
una planta por lo que es muy importante tratarlo con todo lo necesario.
La posición geográfica de nuestro estado dificulta las condiciones de entrega variables
y la mayoría de los materiales y productos son importados, por lo cual esto nos lleva a
darle una importancia extra a la parte del trabajo, el contacto con proveedores locales,
nacionales y extranjeros. Estos últimos son nuestros principales proveedores.
8.3 DOCUENTACION DE PARA POCESO DE COMPRA.
El proceso de compra es el procedimiento para realizar la adquisición de productos y
servicios, para lo cual se necesitan documentos y procedimientos internos.
El proceso de compra es primeramente identificar qué es lo que se requiere, en este
caso solicitar una cotización de un proveedor, una vez obtenida la cotización, se
somete a aprobación y como tramite final es la elaboración de orden de compra para
este producto.
Para el proceso de pago de facturas, con el sello de recepción del producto o servicio
del área de campo de golf. De modo que los documentos son:
Cotización del producto por parte de proveedor.
Orden de compra autorizada.
Factura con sello de recepción del mismo.
Esta documentación la maneja solo el encargado de compras y almacén ya que es él
quien se encarga de este proceso y es requerido para cada proceso de compra.
Cada área cuenta con un formato en específico para las órdenes de compra, el campo
de golf cuenta con su orden de compra con los logos de costa baja y el logo de
Troongolf para diferenciarse de los otros formatos de compra.
8.4 TRAMITOLOGIA Y COORDINACIÓN CON AGENCIA ADUANAL
El proceso de importación de mercancía para el campo de golf se realiza en conjunto
con 3 integrantes. EL proceso se inicia partir del contacto con el proveedor al solicitar
una cotización de productos, al aprobarse la cotización y realizarse la orden de compra.
Al momento de realizar la orden de compra se hacen modificaciones a los trámites en
caso necesario. Anteriormente las compras de importaciones las realizaba una de las
empresas de Costabaja, pero al ver la posibilidad de que las compras de importación
serian constantes, se propuso la integración de una empresa de Costabaja al padrón
de importadores.
Se ingresó la empresa de Costabaja denominada Promociones Turísticas Costabaja.
Con este cambio, el proceso de compra se trasladó a una de las áreas generales de
compras del proyecto. Esto se realizó para fines administrativos de control contable, el
proceso de pago al agente aduanal. La responsabilidad de coordinación de fecha de
entrega, cantidad de cajas y embalaje quedo a supervisión del campo de golf.
El tercer integrante de las compras por importaciones es la agencia aduanal Columbia
Export and Servicios, la cual realiza una cotización de los impuestos y honorarios por el
proceso de importación, transporte y entrega en almacenes de campo de golf. Esta
cotización se realiza en base a la factura de compra.
La mercancía se envía desde el proveedor en EU, a las bodegas de Columbia Export,
una vez que la mercancía esta en los almacenes, en este momento Columbia
programa la llegada y recepción de esta mercancía a los almacenes de campo de golf.
La correcta y precisa coordinación de la agencia aduanal con el departamento de
compras de Costabaja es muy importante ya que de esta coordinación depende que la
mercancía este en el almacén en el tiempo y forma correcta para su uso.
CAPITULO 9
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
9.1 ADMINISTRACION DE DEPARTAMENTO
OPERATIVO CAMPO DE GOLF
El manejo de una administración correcta para el departamento operativo
específicamente el campo de golf, resulta ser una tarea dinámica. Llevar registros de
gastos así como archivos de controles y trámites internos, es necesario para obtener
un control tanto del funcionamiento y operación de este departamento. Este proceso se
da con la creación de una base de datos con las principales actividades y controles:
compras, presupuestos, personal, proveedores, importaciones, residuos químicos y
activo fijo.
Con esta división se busca lograr obtener un control más claro y fácil de identificar,
determinando las tareas que se realizan o algún movimiento en específico, de modo
que si se realiza algún cambio de personal o solicitud de vacaciones, podemos obtener
de un archivo de personal la fecha de ingreso y cuantos días le corresponden según su
antigüedad. En el caso de alguna inconsistencia en gastos del mes, podemos
identificar con facilidad los gastos que se realizaron en el mes.
Los directivos del campo de golf y el jefe de compras y almacén pueden acceder a
estos archivos y consultarlos, pero solamente el encargado de compras y almacén
puede hacer modificaciones o agregar archivos conforme el trabajo lo requiera.
Estos archivos son únicamente para el área de mantenimiento de campo de golf y sus
directivos, ya que la administración de casa club campo de golf se maneja con un
sistema diferente operado por personal de esa área.
9.2 RECURSOS HUMANOS (PARCIAL)
CAMPO DE GOLF.
Las tareas a realizar en el puesto que desarrolle abarcan diferentes actividades. Se me
asigno la administración del personal del área de campo de golf de manera parcial.
Esto fue debido a la experiencia en ramo administrativo interno.
Esta administración se lleva a cabo por medio de una base de archivos creada con los
datos de los empleados de esta área. También se administra y entrega documentos a
los empleados como comprobantes de nómina y copias de contratos, se pueden dar
trámite a constancias de trabajo, aclaración con respecto a horas extra trabajadas o
sanciones por faltas al cumplimiento de reglamento interno.
Este trabajo se realiza en coordinación con la dirección general de recursos humanos
de Costabaja, así como la realización de rol de nóminas, programación de descansos y
calendario de personal que labora en días feriados o fines de semana ya que se
requiere atención los 7 días de la semana durante todo el año.
Son importantes estos procedimientos debido a que cualquier cambio o cálculo mal
aplicado al rol de nómina, repercute de manera positiva o negativa en una de las dos
partes, al empleado o al empleador.
El rol de nóminas se autoriza por medio del superintendente, esto se hace cotejando
listas de asistencias y retardos, para poder verificar que los datos que se están
colocado son los correctos, una vez hecho esto, la dirección de recursos humanos
realiza su trámite.
Cada área lleva su propio control de rol de nóminas. Este trámite se realiza los días 12
y 25 de cada mes, para el caso de campo de golf pueden existir variantes debido a que
esta área trabaja todos los días del año.
9.3 CONVENIOS Y COMODATOS
Para el suministro de bienes y servicio para la operación de este campo de golf es
necesario poder contactar a proveedores que estén dispuestos a trabajar con el tiempo
de pagos de Costabaja. Para asegurar el suministro de productos y servicios se recurre
a proponer la realización de convenios con proveedores de mercancía que son de
consumo y necesarios para la operación.
Esto se da con la propuesta de promesa de consumo a cambio de periodos de pagos
más prolongados, esto es para poder proteger el presupuesto a corto plazo. En caso de
que se tengan algunos contratos con proveedores como lo son el de suministro de
agua potable y hielo para consumo, el concesionario proporciona una cisterna de agua
purificada y un refrigerador con hielo para consumo. Esta modalidad de contrato se
hace con otros proveedores y se han tenido resultados satisfactorios.
En el caso de comodatos, se cuenta con un contrato con las compañías de limpieza y
suministro de materiales químicos de limpieza y papel, de manera que la empresa
proporciona dispensadores de jabón, papel y químicos de limpieza sin ningún costo,
haciendo el trato con este proveedor de consumir y comprar en el futuro más de sus
productos.
Estos convenio y comodatos viene a beneficiar mutuamente y generan un ambiente
idóneo entre las empresas proveedoras y Costabaja.
Este tipo de relación comercial es una modalidad que se puede aprovechar en gran
manera en mutuo sentido. La negociación es una parte muy importante del comercio,
ya que nos permite explotar la relación de compra venta y compra. Esto amplia la
posibilidad de explorar futuras relaciones comerciales.
9.4 SUPERVISION DE PRESTADORESY SERVICIO.
El campo de golf cuenta con prestadores de servicios los cuales cubren las
necesidades que genera la operación de esta área es importante contar con lo
necesario para que la operación de este campo de golf siempre esté funcionando de la
mejor manera.
La supervisión de prestadores de servicios es una de las tareas a realizar. Es necesario
llevar a cabo la supervisión en cada servicio que se realiza, ya sea de limpieza,
suministros de limpieza, agua purificada, hielo y servicio de recolección de basura. Esto
se hace revisando la cantidad que suministran y verificando que lo que se está
suministrando es realmente lo que se requiere. Esto es con el fin de que en el momento
de la presentación de facturas, resulte la misma información de los productos o
servicios que se venden.
Esto se hace para evitar supuestos casos de preferencia con algún proveedor, así
como para evitar facturas con cantidades que sobrepasen la cantidad correcta. Estas
supervisiones se realizan en las oficinas de la dirección de mantenimiento de campo de
golf.
La supervisión de estos servicios es una de las tareas asignadas a este puesto.
Consiste en seguir de cerca las compras que se hacen y la entrega de las mismas, así
como poder correlacionar los gastos con las compras realizadas. Esto como parte de la
administración de presupuestos y costos.
9.5 GASTOS DE DEPARTAMENTO OPERATIVO CAMPO DE GOLF
La administración y supervisión de presupuestos y gastos del departamento de campo
de golf, es una de las tareas que cobran mucha importancia debido a que es necesario
trabajar bajo el límite de gastos mensuales. Este control se lleva realizando un
resumen de gastos.
De los datos que se extraen de un balance que se envía de la contraloría general de
Costabaja, se separan los gastos que corresponden al campo de golf departamento de
mantenimiento y una vez extraída esta información, se organiza por tipos de gastos,
Estos puede ser:
Fertilizantes
Herramientas.
Refacciones.
Herbicidas.
Consumibles.
Gastos de operación.
Papelería.
Ente otros.
Estos gastos se presentan en una forma impresa al superintendente del campo de golf.
Es importante conocer estos datos para poder hacer un balance a futuro, poder
programar la compra de algún equipo o para conocer cuál es el estado del presupuesto
al día de hoy y conocer con cuanto se cuenta para poder realizar compras necesarias.
La realización de este formato y balance de gastos de departamento de campo de golf
es la última de las tareas administrativas que me fueron asignadas. Esta es una de las
tareas más importantes para futuras inversiones o compras en el extranjero.
CONCLUSIÓN
La administración de recursos económicos, supervisión, toma de decisiones y
aportaciones a esta empresa han sido de gran experiencia para mí. El poder conocer
esta empresa la cual se dirige a ser uno de los proyectos turísticos de los más
importantes para nuestro país y nuestro estado, el alcance que tiene y la diversidad de
servicios y productos que ofrecer hacen de este proyecto un modelo a seguir para otros
desarrollos turísticos.
La oportunidad que se me dio al participar en este proyecto en la parte administrativa y
operativa, me ha servido de mucho para poder comprender y adquirir experiencia
laborar al poder trabajar con empresas nacionales y empresas internacionales
contribuyendo al crecimiento y al funcionamiento correcto de este proyecto turístico.
Si bien esta empresa tiene mucho que ofrecer también está abierta y necesitada de
propuestas innovadoras que contribuyan al mejoramiento, fortalecimiento y crecimiento.
La construcción de campo de golf con las medidas ecológicas necesarias para
ocasionar el menor impacto ecológico, habla del compromiso por contribuir al desarrollo
de Estado.
Con la integración de una empresa extranjera para la dirección del campo de golf al
equipo de este proyecto, abre una gama de posibilidades de atraer turismo a nuestro
estado. Proyectos como estos que son socialmente responsables contribuyen a sobre
resaltar el nombre de nuestra ciudad ya que también esta empresa contribuye y
promueve el cuidado ecológico, cultural y social de nuestra ciudad y nuestro Estado.
La elaboración de este documento es para compartir y detallar las experiencias
adquiridas al desempeñar un puesto dentro de la empresa Marina Costabaja Golf
Course and Resort y mostrar en la práctica los conocimientos teóricos adquiridos en mi
formación académica durante la carrera de Lic. Comercio exterior.
ANEXOS
FORMATO DE INSIDENCIAS
FORMATO DE CAPTURA DE INCIDENCIAS
FORMATO SALIDA DE MATERIALES DE ALMACEN
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO
CONSTACIA DE VACACIONES
BIBLIOGRAFIAS
Bancomext (2007). Guía básica del exportador, 12a. ed., México, Bancomext
Czinkota, Michael (2003). Marketing internacional, México, McGraw-Hill.
Dvoskin, R. (2004). Fundamentos de Marketing, Buenos Aires, Granica.
Fred R. David (2003). Conceptos de administración estratégica, 9a. ed., Pearson
Prentice Hall
García Fonseca, C. (2004). Elementos de Comercio Exterior, Guía para estudiantes y
profesionistas, 1a. ed., México, Trillas.
Bancomext, (2007). Guía básica del exportador, 10a. ed., México, Bancomext.
Bancomext, (2000). Guía práctica para la elaboración de un contrato de compraventa
internacional de mercaderías, México, Bancomext.
Ávila Marcué, Felipe (2005). Estrategias de promoción en comercio exterior, México,
Trillas.
Cervera Fantoni, Ángel Luis (2006). Envase y embalaje, España, ESIC.
Compendio de comercio exterior (2009). México, ISEF.
Di Gioia, Miguel Ángel (2005). Envases y embalajes para la exportación, Buenos Aires,
Macchi.
Bauman, Zygmunt. La globalización. Consecuencias humanas. Fondo de Cultura
Económica, México, 2001
De la Dehesa, Guillermo. Comprender la globalización, Alianza Editorial, Madrid, 2001
Gonzalez, Sara (Coord.). Temas de Organización Económica Internacional, McGraw-
Hill, Madrid, 1993.
IvanovaNocheva Antonina y Manuel Angeles (2004, eds.). Diagnóstico estratégico de
Baja California Sur, PROADU-UABCS.