memoria de la primera anualidad: mayo 2011 - abril...

Memoria de la primera anualidad: Mayo 2011 - Abril 2012

- Cátedra LOGISMAN de la Universidad de Zaragoza para

la gestión tecnológica documental

Título Memoria de la primera anualidad: Mayo 2011 - Abril 2012

Autor Javier Nogueras

Fecha de creación 12/06/2012

Fecha de última revisión 16/11/2012

Materias y palabras clave Memoria

Estado Borrador Final

Publicador Cátedra LOGISMAN de la Universidad de Zaragoza para la gestión tecnológica documental

Tipo Texto

Descripción Memoria de la primera anualidad de la Cátedra Logisman

Colaborador

Formato Doc

Fuente

Derechos Restringido Público

Identificador del recurso memoriaAnual_2011_2012.doc

Idioma Es

Relación

Cobertura Si es aplicable

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memoriaAnual_2011_2012.doc 2/14

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Fecha Modificado por Comentarios

0.1 12/06/2012 Javier Nogueras Creación del documento

0.2 17/10/2012 Javier Nogueras Borrador

1.0 16/11/2012 Javier Nogueras Versión final



ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 Datos identificativos ................................................................................................................. 4 2 Resumen ejecutivo .................................................................................................................. 4 3 Actividades docentes ............................................................................................................... 5

3.1 Propuesta de curso de formación: Integración de la gestión de archivos en la gestión empresarial” ................................................................................................................................. 5 3.2 Curso de verano de la Universidad de Zaragoza .............................................................. 5 3.3 Realización de proyectos Final de Carrera y prácticas de empresa .................................. 7

4 Actividades de difusión ............................................................................................................ 8 4.1 Creación del portal Web de la Cátedra ............................................................................. 8 4.2 Jornada sobre aspectos básicos en gestión documental .................................................. 9 4.3 Organización de futura sesión sobre "Gestión de la información y documentación judicial: retos y oportunidades" dentro de las jornadas de IBERSID 2012 .............................................. 11 4.4 Organización de futura sesión sobre "Información geográfica: gestión, acceso e interoperabilidad" dentro de las jornadas de IBERSID 2012 ...................................................... 12

5 Actividades de investigación .................................................................................................. 12 5.1 Convenio de colaboración entre la Universidad de Zaragoza y el Gobierno de Aragón para la innovación tecnológica en la gestión de archivos ........................................................... 12 5.2 Proyecto de investigación: Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y destrucción de documentos judiciales ........................................................................................................... 13

FIGURAS Fig. 1. Cartel publicitario del curso .................................................................................................. 7 Fig. 2. Diagrama de navegación del Portal Web de la Cátedra ....................................................... 8 Fig. 3. Portal Web de la Cátedra Logisman ..................................................................................... 9 Fig. 4. Folleto publicitario de la Jornada en aspectos básicos en gestión documental .................. 10 Fig. 5. Imagen de los asistentes a la Jornada en Aspectos básicos en gestión documental ......... 11

ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS Abreviatura Nombre

CEPYME Confederación de Empresarios de la Pequeña y Mediana Empresa

EINA Escuela de Ingeniería y Arquitectura

IAAA Grupo de investigación de Sistemas de Información Avanzados de la

Universidad de Zaragoza

IBERSID Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y

Documentación

INAEM Instituto Aragonés de Empleo

LABJE Laboratorio Avanzado de Aplicaciones Jurídicas y Empresarial en la

Sociedad de la Información (Laboratorio Jurídico-Empresarial) de la

Universidad de Zaragoza

UNIVERSA Servicio de Orientación y Empleo de la Universidad de Zaragoza



1 DATOS IDENTIFICATIVOS

Cátedra Logisman de Gestión Tecnológica Documental Creación: 30 de Marzo de 2011. Objetivos: Contribuir a la generación de conocimiento en las áreas de archivística y gestión

documental desde un punto de vista tecnológico. Director:

Javier Nogueras Iso Dpto. de Informática e Ingeniería de Sistemas, Escuela de Ingeniería y Arquitectura C/ María de Luna, 1. 50018 Zaragoza Tf : 876 55 55 33 e-mail: [email protected]

Portal Web: http://catedralogisman.unizar.es

2 RESUMEN EJECUTIVO

La Cátedra Logisman creó mediante un convenio firmado el 30 de marzo de 2011 entre la Universidad de Zaragoza y la empresa Logisman, empresa de referencia nacional en el sector de la custodia y gestión documental, con el objeto de coordinar investigaciones sobre nuevas tecnologías que afectan al desarrollo directo de la gestión documental; y para ser un foco de proyección de nuevos profesionales que desarrollen sus competencias en las áreas de gestión documental y de archivos, con el conocimiento y aprovechamiento máximo de las nuevas tecnologías y formación específica en la gestión de archivos de empresas, administración pública y banca. El 4 de Mayo de 2011 se constituyó la Comisión Mixta de seguimiento de la Cátedra formada por los siguientes miembros:

D. Eduardo Andrés Valdivia, Logisman, Presidente

D. Juan Ignacio Garcés Gregorio, Universidad de Zaragoza, Secretario

D. Bienvenido Pardos Daga, Logisman, Vocal

D. Enrique Masgrau Gómez, Universidad de Zaragoza, Vocal En esta reunión se realizó la propuesta de nombramiento de D. Javier Nogueras Iso como director de la Cátedra. Aparte de esta reunión de constitución, durante esta primera anualidad se han realizado otras tres reuniones de la Comisión Mixta: una reunión para aprobar el plan de actuación de la cátedra celebrada el 4 de Julio de 2011, y dos reuniones de seguimiento de actividades celebradas el 23 de Noviembre de 2011 y el 21 de Marzo de 2012. Actualmente, los miembros de la comisión mixta de seguimiento son los siguientes:

D. Eduardo Andrés Valdivia, Logisman, Presidente

D. José Muñoz Embid, Universidad de Zaragoza, Secretario

D. Bienvenido Pardos Daga, Logisman, Vocal

D. Rafael Bilbao Duñabeitia, Universidad de Zaragoza, Vocal El objetivo de este documento es describir las actividades de la cátedra, que se pueden clasificar en tres grandes grupos: docencia, actividades divulgativas, e investigación. A modo de resumen e índice de los siguientes apartados, enumeramos a continuación las actividades dentro de estos

mailto:[email protected]

http://catedralogisman.unizar.es/



tres grupos indicando en negro las actividades programadas y realizadas con éxito, y en azul las actividades que se encuentran todavía bajo desarrollo:

Actividades docentes o Propuesta de curso de formación: Integración de la gestión de archivos en la

gestión empresarial o Curso de verano de la Universidad de Zaragoza o Realización de proyectos Final de Carrera y prácticas de empresa

Actividades de difusión o Creación del portal Web de la Cátedra o Jornada sobre aspectos básicos en gestión documental o Organización de futura sesión sobre "Gestión de la información y documentación

judicial: retos y oportunidades" dentro de las jornadas de IBERSID 2012 o Organización de futura sesión sobre "Información geográfica: gestión, acceso e

interoperabilidad" dentro de las jornadas de IBERSID 2012

Actividades de investigación o Convenio de colaboración entre la Universidad de Zaragoza y el Gobierno de

Aragón para la innovación tecnológica en la gestión de archivos o Proyecto de investigación: Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y

destrucción de documentos judiciales Aunque durante esta primera anualidad solo se han finalizado tres actividades (organización de una jornada divulgativa, creación del portal web de la cátedra y firma del convenio de colaboración con el Gobierno de Aragón), se han sentado las bases para las actividades y eventos que se celebrarán durante la segunda anualidad.

3 ACTIVIDADES DOCENTES

3.1 Propuesta de curso de formación: Integración de la gestión de archivos en la gestión empresarial”

Entre Junio y Noviembre de 2011 se elaboró una propuesta de un curso de formación sobre la temática de “Integración de la gestión de archivos en la gestión empresarial” con una duración aproximada de 200 horas. El objetivo principal del curso propuesto es transmitir a archiveros, y personal con formación en gestión de la información, el conocimiento práctico para la gestión de archivos en la empresa, facilitando así su incorporación al mundo laboral. Asimismo, se han estudiado distintas posibilidades de cofinanciación de este curso de formación a través de distintas convocatorias públicas ofertadas por organismos como INAEM, CEPYME o UNIVERSA. Debido a la reducción de ayudas públicas para cursos de formación con este elevado número de horas, todavía no se ha podido dar salida a la realización de este curso en esta primera anualidad. Sin embargo, se seguirá avanzando en esta línea de trabajo en próximas anualidades.

3.2 Curso de verano de la Universidad de Zaragoza

Durante los meses de Enero y Febrero 2012 se preparó una solicitud para la organización de un curso extraordinario de verano de la Universidad de Zaragoza sobre la temática “Archivos y gestión de documentos ante la web semántica” en colaboración con el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza.



En Marzo de 2012 la dirección de los cursos de verano comunicó la aceptación de dicha solicitud de organización del curso de verano proponiendo la realización de dicho curso en Ejea de los Caballeros entre el 16 y 18 de Julio de 2012. Los objetivos de este curso son dar a conocer los fundamentos de las tecnologías de la Web Semántica; y explicar a los alumnos como estas tecnologías puede aplicarse en el mundo de los archivos y la gestión de documentos para plantear nuevas formas de gestionar, compartir, relacionar y reutilizar la información y documentación. La Web Semántica es una extensión de la Web tradicional donde los datos adquieren un significado bien definido gracias a la referencia compartida a ontologías disponibles en la red. Actualmente, proyectos como el de Linking Open Data, desarrollado por el grupo de la W3C, están consiguiendo que la Web Semántica sea una realidad mediante la publicación de bases de datos en RDF y mediante el establecimiento de enlaces RDF entre datos de diferentes fuentes. Por tanto, dado este contexto actual, el curso pretende que los archiveros y gestores de documentos conozcan y sepan utilizar las tecnologías semánticas disponibles para continuar ofreciendo sus servicios tanto a los usuarios especializados como a la sociedad en su conjunto. Los alumnos destinatarios de este curso se pueden categorizar en tres grandes grupos: archiveros y profesionales relacionados con los archivos y los gestores documentales; profesionales del sector TIC relacionados con el desarrollo de software o la puesta en marcha de servicios de gestión documental; y estudiantes y personal docente e investigador en las áreas de archivística y ontologías. Para alcanzar los objetivos del curso se cuenta con la participación de 12 profesores, incluyendo tanto con investigadores como con profesionales del sector privado de alta cualificación. En total, se han planificado 14 ponencias con una duración total de 21 horas y distribuidas en tres bloques temáticos: fundamentos tecnológicos (ponencias del 16 de Julio de 2012), apertura de los archivos a la Web Semántica (ponencias del 17 de Julio de 2012), y experiencias de proyectos reales (ponencias del 18 de Julio de 2012). En todas las ponencias se intenta combinar tanto la presentación de contenidos teóricos como la demostración de sistemas reales disponibles en la Web y la realización de ejercicios prácticos.



Fig. 1. Cartel publicitario del curso

3.3 Realización de proyectos Final de Carrera y prácticas de empresa

Durante esta primera anualidad se ha realizado el lanzamiento de propuestas de proyectos final de carrera (PFC) y prácticas asociadas a las actividades de la Cátedra para estudiantes de la Escuela de Ingeniería y Arquitectura (EINA) sobre las siguientes temáticas:



Creación de un Registro Central de Autoridades y Descriptores Geográficos

Externalización de la gestión de archivos administrativos Actualmente, Marta María Guerrero Sanz, alumna de la titulación de Ingeniería en Informática, está desarrollando su PFC en la primera de estas temáticas.

4 ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN

4.1 Creación del portal Web de la Cátedra

Entre los meses de Septiembre y Octubre 2011 se contrataron los servicios de la empresa GeoSpatiumLab para desarrollar la plataforma Web para la difusión de objetivos y actividades de la cátedra1. La plataforma Web de la Cátedra se ha elaborado utilizando la tecnología del gestor de contenidos dotCMS. Entre las funcionalidades soportadas por el portal Web de la cátedra se encuentran las siguientes: versionado de contenidos, internacionalización de contenidos, registro de usuarios para comentar contenidos e inscripción en actividades, y disponibilidad de una sección privada para que los miembros de la comisión mixta puedan compartir documentación. La Fig. 2 muestra el diagrama de navegación del portal, cuyo aspecto se puede observar en la Fig. 3,

Enlaces

Contacto

Presentación

Actividades LogismanObjetivos

ProyectoProyectos deInvestigación

Noticias Noticia

Publicaciones de investigación

Informes anuales

Informes técnicos

PublicaciónPublicaciones

Jornadas ySeminarios

Jornada

Conferencias organizadas

Participación en otras jornadas

Docencia

Cursos deformación

Curso

Becas Beca

Premios Premio

Fig. 2. Diagrama de navegación del Portal Web de la Cátedra

1 http://catedralogisman.unizar.es



Fig. 3. Portal Web de la Cátedra Logisman

Posteriormente, en Abril de 2012 se solicitaron de nuevo los servicios de la empresa GeoSpatiumLab para extender la funcionalidad del portal Web de la Cátedra y que se puedan crear foros electrónicos de discusión accesible donde distintos grupos de usuarios puedan compartir documentación de distintas temáticas. Aparte de posibles usos futuros, estos foros electrónicos facilitarán la preparación de material del curso de verano por parte de los ponentes (ver sección 3.2), y la interacción de expertos en el proyecto de investigación sobre gestión de documentación judicial (ver sección 5.2).

4.2 Jornada sobre aspectos básicos en gestión documental

El 3 de Noviembre de 2011 se celebró una Jornada en Aspectos Básicos en Gestión Documental en el Edificio I+D+i del Campus Río Ebro de la Universidad de Zaragoza. Esta jornada, organizada por TecnoEbro y la Cátedra Logisman, estuvo dirigida a investigadores, personal de PYMES y Administración Pública con interés en adquirir conocimientos acerca de seguridad de la documentación y eficiencia en su gestión. El 14 de enero del 2012 se cumplieron 12 años de la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), precursora de la importancia de la seguridad de la información en las empresas. Este hecho, así como la propia evolución en la cantidad de información que se maneja en las organizaciones, ha dado pie a nuevas metodologías y tecnologías que facilitan una mejor gestión, almacenamiento y categorización del conocimiento



generado. El objetivo de esta jornada fue presentar estas nuevas normas y tendencias tecnológicas desde un punto de vista aplicado a experiencias reales.

Fig. 4. Folleto publicitario de la Jornada en aspectos básicos en gestión documental

A este evento asistieron más de 50 personas provenientes tanto del sector privado, como de la administración pública y de la Universidad. Entre otros medios de difusión, la jornada fue publicitada a través de los periódicos ABC2, El Periódico de Aragón3; las asociaciones ANABAD4, y Ebrópolis5; y el boletín iUnizar6.

2 http://www.abc.es/agencias/noticia.asp?noticia=984500

3 http://www.elperiodicodearagon.com/noticias/aragon/una-jornada-analiza-seguridad-y-eficiencia-en-

gestion-de-documentacion_711973.html 4 http://feedproxy.google.com/~r/ElBlogDeAnabadAragon/~3/kZTIkHQcbhU/jornada-aspectos-basicos-en-

gestion.html 5 http://www.ebropolis.es/web/noticias/noticiasampliada.asp?id=350

6 http://www.unizar.es/actualidad/vernoticia.php?id=5952&idh=1984



Fig. 5. Imagen de los asistentes a la Jornada en Aspectos básicos en gestión documental

4.3 Organización de futura sesión sobre "Gestión de la información y documentación judicial: retos y oportunidades" dentro de las jornadas de IBERSID 2012

Dentro de las jornadas de IBERSID7 (Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación), que se celebrarán en Zaragoza entre el 1 y el 3 de octubre de 2012, se ha planificado una jornada especializada sobre "Gestión de la información y documentación judicial". Se trata de una iniciativa impulsada por la Cátedra Logisman de la Universidad de Zaragoza para la gestión tecnológica documental en colaboración con los grupos de investigación del Laboratorio Jurídico-Empresarial del Centro Tecnológico Walqa, el Grupo de Sistemas de Información Avanzados (IAAA) del Departamento de Informática e Ingeniería de Sistemas, y el Departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de la Ciencia. Los tópicos de interés son la digitalización de registros, la gestión de documentos de acuerdo a las últimas normas ISO, el desarrollo de esquemas y herramientas interoperables, los problemas y las estrategias de preservación digital, las cuestiones legales implicadas, y, en general, los retos del desarrollo de la administración judicial digital. Los trabajos enviados serán publicados en la revista IBERSID8 como artículos o experiencias y proyectos en curso.

7 http://www.ibersid.org/

8 http://www.ibersid.eu/ojs/index.php/ibersid/



4.4 Organización de futura sesión sobre "Información geográfica: gestión, acceso e interoperabilidad" dentro de las jornadas de IBERSID 2012

Dentro de las jornadas de IBERSID (Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación), que se celebrarán en Zaragoza entre el 1 y el 3 de octubre de 2012, se ha planificado una sesión específica sobre "Información geográfica: gestión, acceso e interoperabilidad". Esta sesión es una iniciativa que se enmarca dentro del convenio de colaboración entre el Gobierno de Aragón y la Universidad de Zaragoza para la innovación tecnológica en la gestión de archivos a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural del Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte y la Cátedra Logisman de la Universidad de Zaragoza. Por parte de la Universidad de Zaragoza también colaboran el Departamento de Geografía y Ordenación del Territorio, el Grupo de Sistemas de Información Avanzados (IAAA) del Departamento de Informática e Ingeniería de Sistemas, y el Departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de la Ciencia. Los tópicos de interés son bibliotecarios de SIGs ("GIS librarians"), repositorios de información geográfica, metadatos y ontologías para la descripción y recuperación de información geográfica, cartotecas digitales y visualización de información geográfica, georreferenciación de documentos y otros recursos, y, en general, cuestiones teóricas relacionadas con la Geographic Information Science. Los trabajos enviados serán publicados en la revista SCIRE9 como artículos o experiencias y proyectos en curso.

5 ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

5.1 Convenio de colaboración entre la Universidad de Zaragoza y el Gobierno de Aragón para la innovación tecnológica en la gestión de archivos

El 22 de Febrero de 2012 se firmó un convenio que establece la relación entre el Gobierno de Aragón y la Universidad de Zaragoza en aspectos relacionados con la innovación tecnológica en la gestión de archivos a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural del Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte y la Cátedra Logisman de la Universidad de Zaragoza. Dicho convenio fue publicado en el Boletín Oficial de Aragón con fecha 24 de Abril de 2012 (BOA num 77 de 2012). El convenio contempla una amplia serie de actividades, entre ellas la celebración de encuentros, jornadas y congresos destinados al intercambio de información entre los especialistas de la gestión de archivos y la gestión documental, la colaboración en actividades de investigación relacionadas con la indexación, búsqueda y publicación de información patrimonial, la preparación y realización de actividades de formación encaminadas a la gestión de archivos y la gestión documental con reconocimiento académico, la realización de prácticas de estudiantes y la edición de publicaciones. Para la consecución de este convenio se va a constituir una comisión mixta de seguimiento formada por los siguientes miembros:

9 http://www.ibersid.eu/ojs/index.php/scire/



- Dª. María Teresa Iranzo Muñío (Gobierno de Aragón), Presidenta - D. Javier Nogueras Iso (Universidad de Zaragoza), Secretario - D. F. Javier García Marco (Universidad de Zaragoza), Vocal - D. Juan José Generelo Lanaspa (Gobierno de Aragón), Vocal

Actualmente, bajo el marco de este convenio se están organizado las siguientes actividades:

Curso extraordinario de verano de la Universidad de Zaragoza "Archivos y gestión de documentos ante la web semántica", del 16 al 18 de Julio de 2012 en Ejea de los Caballeros (ver sección 3.2).

Sesión sobre "Información geográfica: gestión, acceso e interoperabilidad" dentro de las jornadas de Ibersid 2012 (ver sección 4.4).

5.2 Proyecto de investigación: Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y destrucción de documentos judiciales

Entre sus áreas de negocio Logisman trabaja en la gestión de documentación judicial, encontrándose entre sus clientes los órganos judiciales de Murcia, Burgos, Soria y Segovia. En esta línea de negocio Logisman mantiene una activa política de colaboración con los responsables de la Administración de Justicia y, dentro de las líneas de investigación promovidas conjuntamente con la Cátedra Logisman, se planteó en Diciembre de 2011 la conveniencia de realizar un estudio para la búsqueda de posibles medidas orientadas al ahorro de costes en la gestión de los archivos de la Administración de Justicia. El motivo principal de este estudio fue la constatación de que en los dos últimos años se ha incrementado la documentación enviada desde los órganos judiciales al archivo definitivo y con ello los costes de gestión del archivo, principalmente el de custodia de la documentación. Y, además, las previsiones presentan una clara tendencia al crecimiento. Esta situación obliga a hacer un análisis de la raíz del problema y estudiar medidas que aplicadas tanto a corto, como a medio y largo plazo puedan reducir el gasto en la gestión de los archivos judiciales. El objetivo es la elaboración de un Libro Blanco aplicable, inicialmente, a las Comunidades Autónomas en las que las competencias de justicia continúan en manos del Gobierno Central, sobre el ahorro de costes en la gestión de archivos. Para abordar este proyecto de investigación desde la Cátedra Logisman, aparte de contar con la colaboración del personal cualificado de la empresa Logisman, se ha iniciado una colaboración con los investigadores del Laboratorio Jurídico Empresarial (LABJE)10 de la Universidad de Zaragoza. Igualmente, se ha planificado la realización del proyecto incluyendo las siguientes tareas:

Recogida de opinión de expertos entre Marzo y Agosto de 2012 mediante las siguientes actividades:

o Realización de entrevistas a expertos de justicia. o Creación de un foro electrónico de discusión accesible a través del portal Web de la

cátedra donde los expertos en justicia puedan compartir y comentar la documentación generada en el proyecto.

Elaboración entre Abril y Agosto de 2012 de una primera versión del informe (libro blanco) de recomendaciones sobre gestión de documentación judicial.

Validación de resultados entre Septiembre y Diciembre de 2012 mediante las siguientes actividades:

10

http://labje.unizar.es



o Organización de una sesión específica sobre gestión de documentación judicial dentro del congreso internacional de IBERSID, organizado anualmente por la Universidad de Zaragoza (ver sección 4.3).

o Revisión final del informe.

memoria de la primera anualidad: mayo 2011 - abril...

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