1

Een algemene introductie op de Qsuite

Voor stichting MEE

Handleiding

2

Welkom bij de Qsuite!Een nieuw systeem waar we je in deze slides even op hoofdlijnen mee doorheen willen nemen. In de vervolgcursussen leer je meer over de details. Hier gaat het over de hoofdlijnen.Met de informatie die je hebt ontvangen in de starterskit kan je inloggen. Als het goed is, staat het icoontje met Qsuite op je bureaublad, kan je daar op klikken en ben je ingelogd.

Kom je er niet uit? Dan kan je in de leeromgeving een vraag stellen binnen je leergroep, zodat de superusers met je mee kunnen denken. In de leergroep kunnen jullie in het forum inhoudelijk kennis uitwisselen. Heb je een meer technische vraag of probleem, dan kan je ook een vraag stellen aan de servicedesk. Links onderin je scherm zie je een knop Support. Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77.

Welkom

3

1. Ben je ingelogd, dan kom je op je Startpagina.

Je startpagina2. Hier aan de linkerkant zie je aantal blokken die gaan over leren en kennis. Je vindt er de link naar de leeromgeving en een blokje met nieuwsitems. Is er iets te melden over het systeem, dan vind je die informatie hier.

3. Aan de rechterkant zie je een aantal blokken met informatie. In het eerste blok zie je een aantal snelkoppelingen.

4. Daaronder een blok met alle dossiers. Dat is een dossier voor de informatievraag, de vooraanmelding, maar ook de cliëntdossiers en projectdossiers. Je ziet de dossiers waar je toegang toe hebt.

5. Heb je toegang tot medewerkersdossiers, dan zie je die ook..6. En onderaan zie je een blok met ‘meldingen’. Is er een FOBO of Melding ter Verbetering door je ingediend of moet je hem juist oppakken, dan zie je die hier.

4

1. Deze startpagina is je vertrekpunt tot een compleet systeem.Het systeem bestaat globaal uit de volgende indeling:

Globale indeling

2. In het systeem liggen de personen vast.3. Een persoon kan eventueel bij een organisatie horen (een verwijzer bijvoorbeeld).4. Iedere persoon kan één of meerdere dossiers hebben. Er zijn cliëntdossiers en medewerkersdossiers. In de dossiers kan je verschillende gegevens vastleggen. 5. Een organisatie kan een projectdossier hebben.

OrganisatiePersoon

Cliënt-

dossier

Medewerker-

dossier

Traject

(werkproces)

Project

(werkproces)

Groeps-

activiteit

Tijd

schrijven

6. Binnen een project kunnen we ook een training of andere groepsactiviteit bieden waaraan meerdere cliënten deelnemen.7. Alles wat we doen, leidt tot geschreven tijd: een medewerker boekt tijd binnen een traject of project, vanuit een groepsactiviteit of ook vanuit indirecte tijd.

5

1. De snelkoppelingen geven een snelle klik naar de belangrijkste functies die je nodig hebt om je werk uit te voeren.2. Je zoekt de snelkoppeling naar Mijn Menu. Dat is dezelfde link als die je bovenin de grijze balk ziet staan.

Deze link verwijst naar jouw persoonlijke dossier.3. Daarnaast kan je ook alle personen en dossiers opzoeken

die in het systeem staan.4. Je kunt de groepsactiviteiten bekijken en plannen.5. Is er een groepsactiviteit voor jou gepland om uit te

voeren? Dan zie je die in je agenda.6. Werk je in het systeem en heb je een verbeteridee?

Dan kan je Melding ter Verbetering vastleggen.7. Zijn er bepaalde opvolgacties of verbeteracties aan jou

toegewezen? Of heb je ze zelf als reminder ingesteld?Dan staat ze in je agenda maar ook hier op een aparte pagina.

8. Wil je verlof aanvragen of zicht houden op je verlofkaart? Dan klik je op deze link.9. En tenslotte; wil je je indirecte tijd boeken of al je geboekte tijd in de cliënt- of projectdossiers checken? Dan klik je

op de weekstaat.

Snelkoppelingen

6

1. Waar je verreweg het meest in zult werken, zijn de dossiers.

2. Iedere cliënt en ieder project heeft een dossier. Iedere medewerker heeft ook een dossier, maar in dit blok gaat het over onze ‘klantdossiers’ (onze cliënten en projecten zijn onze klanten).

3. Dossiers kunnen actief (groen) zijn, op de wachtlijst staan of afgesloten zijn en in het archief staan. Dan hebben ze de grijze kleur.

4. Er zijn twee bijzondere dossiers met een andere kleur. In een apart dossier leggen we de informatievragen en de vooraanmeldingen vast. Wil je een informatievraag of een vooraanmelding registreren? Dan moet je in deze dossiers zijn.

5. Mis je een dossier op jouw voorpagina? Geef dat dan even door; dan staan waarschijnlijk de rechten nog niet helemaal goed.

Dossiers bekijken

7

1. Het dossier van een project verschilt van dat van een cliënt. Ben je in een dossier van een cliënt dan zie je bovenin de blauwe balk de verschillende onderdelen.

2. Van persoonsgegevens, Vraag en Plan tot en met documenten én het gemigreerde archief vanuit MEE@Work. Onder de blauwe balk kan je de gegevens bewerken. Op het voorblad worden de gegevens getoond.

Wat staat waar?

8

1. Het belangrijkste onderdeel binnen het cliënt-of projectdossier is wellicht het traject c.q. project (de algemene term is ‘werkproces’ maar daar wordt dus een traject bij een cliënt of een project bij een organisatie mee bedoeld).

2. Aan een dossier kunnen één of meerdere werkprocessen worden toegevoegd. Aan een werkproces wordt een status gekoppeld, zodat je snel kunt zien of er bijvoorbeeld al een definitieve financiering is.

Het traject

9

1. Het belangrijkste onderdeel binnen het cliënt-of projectdossier is wellicht het traject c.q. project (de algemene term is ‘werkproces’ maar daar wordt dus een traject bij een cliënt of een project bij een organisatie mee bedoeld).

2. Aan een dossier kunnen één of meerdere werkprocessen worden toegevoegd. Aan een werkproces wordt een status gekoppeld, zodat je snel kunt zien of er bijvoorbeeld al een definitieve financiering is.

Het traject

10

1. In het werkproces klik je vervolgens op het tabje Status. Daarbinnen zie je dan de verschillende onderdelen van het werkproces, zoals deze overeenkomen met de ‘zwembanen’.

2. Klik je op het blokje binnen de juiste kolom, dan kan je daarna op de juiste activiteit boeken. Zo wordt er tijd weggeschreven.

3. Deze tijd kan je vervolgens op je weekstaat controleren en aanvullen.

4. Daarover verderop in de lessen meer…

Het traject

11

1. De gegevens vanuit MEE@Work worden ook gemigreerd.2. Uiteraard worden de basisgegevens (persoonsgegevens en

gegevens van de werkprocessen gemigreerd).3. Alle overige gegevens migreren we en plaatsen we in het

‘archief MEE@Work’.

En uit MEE@Work?

12

De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door de Novire, kenniscentrum. Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy. De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.