módulo 5. liderazgo y administración
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Módulo 5. Liderazgo y administración
Presentación
El módulo de "Liderazgo y Administración" cubre las habilidades de gestión y liderazgo necesarias para que las personas o asociaciones que procuran fondos, lleven a cabo sus responsabilidades. Incluido en este módulo podrá encontrar sugerencias para la gestión de los recursos del departamento - incluyendo a las personas (voluntarios y personal), los recursos financieros, y recursos de información. A su vez se consideran las cuestiones éticas y legales en la recaudación de fondos.
Los objetivos de aprendizaje de este módulo se centran en las funciones del personal voluntario y del staff de recaudación de fondos (estructuras y procesos que deberían estar en marcha antes de contratar a voluntarios y personal, la contratación, evaluación, reconocimiento y capacitación de voluntarios y personal ) del presupuesto; analizar y evaluar el desempeño de un plan de desarrollo, la gestión de datos sobre los donantes y las donaciones, y tomando medidas para garantizar la responsabilidad y buena administración.
Resultados de aprendizaje
Al finalizar el módulo, el participante será capaz, de manera específica, de:
Entender las habilidades de liderazgo y administración relacionadas a la recaudación de fondos. Describir los roles de los voluntarios y del equipo de trabajo en la recaudación de fondos de roles
Entender los conceptos de la administración del equipo de trabajo. Crear un presupuesto para el programa de desarrollo. Entender cómo establecer un sistema para administrar la información Describir los puntos legales y éticos para tomar en cuenta en la
recaudación de fondos.
Temario
Temas
Tema 1. Las habilidades del liderazgo y administración Tema 2. Los roles de los voluntarios y del equipo de trabajo los colaboradores en la recaudación de fondos Tema 3. La administración del equipo de trabajo Tema 4. Preparar el presupuesto y la evaluación Tema 5. La administración de los datos Tema 6. Los puntos legales y éticos para tomar en cuenta en la recaudación de fondos
Tema 1. Las habilidades del liderazgo y administración
Quienes recaban fondos deben de utilizar varias habilidades de liderazgo y administración para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades.
Según la autora Lilya Wagner en su libro Leading Up: Transformational Leadership for Fundraisers (El Líder: El liderazgo transformador para los líderes que recaudan fondos). Los líderes que recaudan fondos, ponen el ejemplo o rol a seguir, motivan a otros a actuar, planean y guían la acción, toman en cuenta los deseos y sentimientos de los otros, logran un consenso en grupo y obtienen resultados prácticos.
Hay muchas definiciones de liderazgo y muchos modelos para explicar lo que los líderes hacen. Un modulo de liderazgo del Kouzes y Posner describe Cinco Principios de Liderazgo. Según este modulo, los líderes exitosos:
• Ponen el ejemplo de cómo hacerlo
Los líderes están preparados a ser los primeros en hacerlo, ellos viven o ponen el comportamiento que quieren que los otros adopten antes de pedirlo. En la recaudación de fondos estos líderes quienes piden donaciones grandes para una campaña deben demostrar que ellos mismos han dado donaciones substanciales.
• Inspira una visión compartida
La gente está motivada no por el miedo o el premio pero más bien por las ideas que captan sus imaginaciones. Esto no es solo de tener una visión, es de comunicar efectivamente la visión para que los otros puedan tomarla como suya. La visión es muy importante al momento de recabar fondos. ¿Puedes describir la visión de tu organización? ¿Qué tan efectivo estas en comunicar la visión? ¿Cuántas veces compartes la visión con otra gente?
• Retar al proceso
Los líderes crecen y aprenden de la adversidad y las situaciones difíciles. También, los líderes adoptan la innovación muy pronto. Ellos buscan las cosas que funcionan e insisten en mejorarlas. Los recaudadores de fondos deben de pedir más y no sentarse cómodos a hacer las cosas como siempre se han hecho. Retar el estatus, implementar nuevas ideas.
• Permite a otros actuar
Los líderes no tratan a lograr todos ellos mismos. Ellos logran resultados a través de otros, y no simplemente repitiendo la visión o el caso; apoyan a otros mientras ponen a actuar las ideas. ¿Tú como recaudador de fondos asistes a otras personas a actuar? ¿Actúas como un directivo técnico y no haciéndolo todo tu mismo?
• Anime el corazón
Las personas actúan mejor cuando son apasionados sobre lo que están haciendo. Los líderes provocan el entusiasmo de sus seguidores con sus propias historias y pasiones. Los recaudadores de fondos exitosos motivan a su equipo de trabajo y sus voluntarios haciendo que la comunicación sea emocionante y divertida.
Fuente: “What is Leadership?” (¿Qué es el liderazgo?), un texto escrito por Bernard Ross en “The Resource Alliance online newsletter” (El boletín de noticias en línea, la Alianza del Recurso), Octubre 2006.
Los recaudadores de fondos necesitan habilidades de gerencia y liderazgo para ser exitosos. Según Peter Drucker:
Hay una diferencia muy significativa entre la gerencia y los directivos. Ambas son funciones esenciales y porque son vitales, es crítico entender cómo son diferentes entre sí y que una no se confunde con la otra. … Los directivos se centran en hacer las cosas correctas; la gerencia se centra en hacer las cosas bien. Los directivos se enfocan que en la escalera que estamos subiendo esté inclinando correctamente contra la pared; la gerencia revisa que estemos subiendo la escalera de la manera más eficiente posible.
Tema 2 Los roles de los voluntarios y del equipo de trabajo en la recaudación de fondos
Un voluntario es cualquier individuo que trabaje sin remuneración para una organización. La relación de voluntario con el equipo de trabajo es una sociedad o colaboración de trabajar en consenso hacia una visión común. Cada socio tiene papeles específicos en el proceso de recabar fondos y ambos contribuyen al éxito. A menudo, es la interacción entre el equipo de trabajo y los voluntarios, cada uno trae a la tarea su conocimiento, que permite lograr las metas de la organización.
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Tema 3 La administración del Equipo de trabajo
Los voluntarios son esenciales para el trabajo de la organización sin fines de lucro pero el equipo de trabajo es el responsable para las operaciones cotidianas. Los miembros del equipo de trabajo con mayor experiencia, incluyendo al presidente ejecutivo, tienen funciones adicionales en administrar a los otros miembros del equipo de trabajo para asegurarse que la organización y su programa de desarrollo esta funcionado efectivamente.
Sin importar si el equipo de trabajo ya esta creado, se aumentó o se creó desde cero, es la responsabilidad de la administración en asegurarse que la persona correcta esta en el puesto correcto para implementar efectivamente los planes de estrategia, desarrollo y mercadotecnia. Claro, la disponibilidad de los recursos y el presupuesto puede influir el equipo de trabajo en todos niveles de la organización. Sin embargo, parte de la planeación es de tomar en cuenta todos los recursos disponibles y el equipo de trabajo es un recurso.
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Tema 4 Preparar el presupuesto y la evaluación
Construir y realizar un presupuesto El desarrollo y recabar fondos requieren de gastar dinero para hacer dinero. Sin embargo, es importante ser realísticos. Hay que construir y realizar un presupuesto que sea el más exacto posible para poder realizar las actividades de la organización. Hay que incorporar los puntos apropiados del monitoreo, supervisión y los puntos críticos de avance. Es esencial supervisar los gastos e ingresos actuales con los pronosticados del presupuesto.
La construcción de un presupuesto se puede hacer de dos maneras:
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Analizar y evaluar el desempeño del plan de desarrollo
Para el análisis de desempeño del plan de desarrollo, se necesitarán varios recursos de información. Mientras se está creando el plan desarrollo, hay que incluir métodos para captar la información sobre el desempeño en cada aspecto. Las metas, los objetivos, los planes de acción y los tiempos determinados deben ser específicos y mediables para ayudar a medir el progreso.
Hay siete áreas importantes de donde se puede obtener la información para evaluar al programa.
1. Las descripciones de los puestos:Utiliza el lenguaje específico y sencillo paradescribir los tipos de administración y/o de los servicios de apoyo proporcionado porcada miembro del equipo de trabajo y el porcentaje del tiempo dedicado a estastareas. Revisa anualmente las descripciones de los puestos para asegurar laconveniencia continua.
2. La evaluación anual de desempeño: para todos los miembros del equipo de trabajoy los voluntarios basado en el plan de desarrollo y evaluado con el plan de acción enlos periodos determinados. Debe ser escrito para que los logros se puedan medir conlos estándares.
3. Un plan y calendario para actuar: esté escrito para proporcionar los pasos a seguir ylas metas en pesos para cada elemento del programa de desarrollo (como losdonativos anuales, donativos del gobierno y las fundaciones, etc.). Esté preparadopara registrar los logros y los ajustes y se debe monitorear por semana, mes ytrimestre.
4. Los presupuestos de los departamentos: apoya el plan de desarrollo a través de laasignación adecuada de los materiales, el equipo de trabajo y los otros recursos queson aplicables a cada programa.
5. Los sistemas y los registros de los patrocinadores potenciales: para mantenerlos perfiles de los patrocinadores potenciales que son seleccionados y clasificados asícomo para mantener un registro de los números, las fuentes y las conversaciones.
Hay que registrar el número de los patrocinadores nuevos que son identificados cadames, trimestre y año así como los primeros e importantes patrocinadores. Tambiénhay que registrar el numero de patrocinadores potenciales que fueron convertidos apatrocinadores, bajo cual técnica y el nombre de la persona quien es el contactoprimario o el nombre de la persona quien hizo el contacto.
6. Los sistemas y registros de los patrocinadores: es una base de datos principal detodos los donativos e incluye información profundizada sobre la selección yclasificación de los patrocinadores para las mejoras en el estatus y participación.
7. Los informes de los donativos (los informes de los donativos y las promesas dedar): los resultados de la campañas e incluye el porcentaje de la participación, lastasas de renovación, la cantidad en promedio de los donativos, el desempeño derecabar fondos de los voluntarios y las respuestas de los patrocinadores alreconocimiento.
Los informes de los donativos y las promesas de donar
Los informes de los donativos y las promesas son una fuente de una cantidad de información increíble sobre el plan de desarrollo de la organización. Todos ellos se reflejan el desempeño por completo de cada método de recabar fondos en el programa de desarrollo.
Sin importar la forma de los informes, es muy importante mantenerlos actualizados y exactos. Los informes dan un registro o una historia de cada método de recabar fondos y sus resultados. Se permite monitorear los métodos y compararlos con los años anteriores, con las metas y los objetivos estratégicos.
¿Cuales son algunos objetivos de asegurar que los informes de los donativos y las promesas de donar abarcan tanta información?
1. Demuestra los resultados exactos de recabar fondos.2. Proporciona la mayor comprensión del desempeño de los métodos de
recabar fondos.3. Permite un análisis de la actividad del desempeño de cada método de
recabar fondos.4. Compara el desempeño anterior con el actual.5. Compara el desempeño del método de recabar fondos, con las metas, los
objetivos de los planes estratégicos y de desarrollo de la organización.6. Prepara y justifica las peticiones del presupuesto.7. Establece las relaciones entre los pesos gastados por programa y los
resultados individuales dentro de cada programa.8. Permite un análisis del desempeño del patrocinador.
Existen tres áreas primarias para los informes:
1. Las Fuentes de donativos y promesas de donar: ingresos por los donativosy el tipo de patrocinador (un miembro de la junta directiva, un patrocinadornuevo, un patrocinador anterior, una corporación, una fundación, unaherencia, otros).
2. Los propósitos y usos de los fondos: una tabla o una gráfica que muestra elnúmero de patrocinadores, los ingresos por los donativos y la cantidad enpromedio de los donativos por propósito designado (sin restricciones, conrestricciones temporales o con restricciones permanentes).
3. Los resultados de cada programa y campaña de recabar fondos: una tablao una gráfica que muestra el número de patrocinadores, los ingresos por losdonativos y la cantidad de los donativos en promedio por el tipo de actividad(donativos anuales, incluyendo las respuestas directas, inscripciones,clubes de patrocinadores, donativos por teléfono y los donativos mayoresincluyendo las corporaciones, fundación, individuos, proyectos especiales,campañas de capital y herencias).
¿Qué nos indica esta información?
Los donativos y las promesas de donar dan:
1. Porcentajes de participación – las claves que indican si lospatrocinadores potenciales les gusta lo que está mandado o indicadorestempranos de un cambio de interés.
2. La cantidad en promedio de los donativos y las tasas de renovaciones– indicaciones del entusiasmo del patrocinador por el método o técnica desolicitar donativos.
3. El desempeño de solicitar donativos de los voluntarios – el porcentajede visitas designadas, completadas con el número y la cantidad de losdonativos.
4. La respuesta del patrocinador al reconocimiento – su asistencia en loseventos de reconocimiento y su respuesta a las invitaciones de donar encantidades mayores.
5. Venta de boletos para eventos especiales y de beneficencia – cuantosboletos fueron vendidos, el nivel de interés del público en el evento, pistassobre el diseño, sabor del evento, se debe cambiar en fecha o si aun senecesita el evento.
1. El costo en promedio de cada donativo (un indicador de cadaesfuerzo requerido a obtener cada donativo.
2. El ingreso neto recibido (un indicador de la productividad de cadaactividad de solicitar fondos).
3. El costo de recabar fondos (los gastos entre el ingreso x 100 = %)4. Retorno de la inversión (el ingreso neto entre los gastos x 100 = %)
Estos datos serán muy útiles en poder medir el éxito del desempeño y en estimar los presupuestos próximos. James Greenfield, en su libro, Fund-Raising Cost Effectiveness: A Self-Assessment Workbook (1996) (La efectividad de recabar fondos: Un cuaderno de tarea para la autoevaluación) dice que cada programa o actividad debe ser evaluada independiente. También, hay que tomar en cuenta la unicidad de la actividad y cómo cabe en la misión de la organización. Algunas actividades serán más eficientes y provechosas que otras, pero las que levantan menos dinero o cuestan más no son necesariamente fracasos, se pueden contribuir a las metas de largo plazo de la organización. La meta de organización de identificar a los patrocinadores potenciales).
James Connell (Connell, James E. “Budgeting for Fund Raising,” (Realizando el Presupuesto para la Recaudación de Fondos) en Greenfield, James M. The Nonprofit Handbook: Fund Raising (La Guía Esencial Para las Organizaciones Sin Fines de Lucro: Recabar Fondos) (segunda ed.). Nueva York, NY: John Wiley & Sons, Inc., 1997) da un ejemplo de cómo utilizar a los indicadores de desempeño de Greenfield en el desarrollo del presupuesto:
El programa: Donativos Individuales Por Correo
Actual Presupuesto Presupuesto del Año Anterior
Datos Básicos
1. Participantes 1,000 1,250 1,250 2. Ingresos $60,000 $75,000 $67,500 3. Gastos $15,000 $15,000 $18,750 Medidas de Desempeño 4. % Participación 20% 25% 5. Donativo en Promedio $60 $60 $54 6. Ingreso Neto $45,000 $60,000 $48,750 7. Promedio Costo por donativo $15 $12
8. Costo del grupo relacionadoa la función $0.25 $0.20 $0.28
9. Retorno de la inversión $3.00 $4.00 $2.60
En el Presupuesto Proyectado 1, la asunción subyacente es que la participación aumentará en un 25% y los costos y el tamaño en promedio de los donativos seguirán siendo constantes. En el Pronostico 2 del presupuesto, se asume que los costos aumentarán en un 25%, los números de la participación seguirá siendo constante, y un 25% más en los patrocinadores potenciales quienes contribuirán un donativo promedio de 10% menos que los actuales.
Podríamos utilizar varios escenarios de “Si se pasa esto….” mientras se desarrollan las proyecciones del presupuesto. La utilización de programas de cálculos como el Excel puede hacer el proceso más fácil. El punto clave es entre mas información y datos disponibles tenga de lo que ha pasado en años anteriores, más éxito tendrán el desarrollo del presupuesto y la planeación financiera.
Tema 5 La administración de los datos.
La información almacenada de los patrocinadores es parte de la responsabilidad de la organización ante los patrocinadores, la junta directiva y las agencias reguladoras. Enseguida esta una recapitulación breve de la información que se guardará de cada patrocinador, la relación de datos y la responsabilidad de la organización.
Los datos de contacto del patrocinador.
La historia de la participación del patrocinador – el nivel de apoyo, el patrón de donativos, las respuestas a las campanas. La contabilidad correcta de cada donativo para el informe: interno, las agencias regulatorias, los patrocinadores. Las temas de seguridad y confidencialidad – el acceso a los archivos es limitado y las platicas con los patrocinadores ocurren solamente internamente. Los puntos éticos sobre cuales datos guardar – por ejemplo, ¿se debe guardar información privada como el estatus matrimonial, etc.?
Puede ser útil que los directivos y el equipo de trabajo acuerdan cuales datos a mantener y como estos serán utilizados. Llegar a un consenso sobre las políticas y las prácticas asegurará que todos estén en sintonía con el cumplimiento de todas las normas y regulaciones legales. Además, estas políticas se deben repasar frecuentemente para asegurar que todavía se ajustan la situación actual.
Tema 6 Los puntos legales y éticos para tomar en cuenta en la recaudación de fondos
Nosotros, como profesionales de recabar fondos, tenemos una responsabilidad importante con nuestras organizaciones así como con el público y comunidad. La habilidad de la organización para continuar sus operaciones depende de la confianza, la credibilidad y seguridad que el público y los miembros de la comunidad tengan en la organización. La integridad con la cual realizamos la administración, las operaciones, y las actividades de recabar fondos así como los programas y los servicios apoya más aun esta confianza.
Cuando el público y la comunidad tienen confianza en la organización, ellos están seguros de la calidad de los programas y la utilización efectiva de los recursos y donativos así como el comportamiento del equipo de trabajo, los voluntarios y los demás personas quienes están relacionadas con la organización.
Preparando la base para la responsabilidad
Las declaraciones de la misión y el propósito describen la razón por lo cual existe la organización.
Los mecanismos de monitoreo, seguimiento y reportes se aseguran que las intenciones de los patrocinadores son ejecutadas y que todos los reportes están administrados eficazmente. La comunicación frecuente con las personas en todos niveles y puestos de la organización aseguran que ellos sepan que la organización está cumpliendo con sus responsabilidades. Así como tener y usar activamente las estrategias y planes de acción específicas contribuyen en la responsabilidad.
Lo que la junta directiva, el equipo de trabajo, los voluntarios y lo interesados quieren saber
Patrocinadores Actuales y Potenciales Cuando los patrocinadores actuales y potenciales están pensando en realizar un donativo, sin importar si es la primera vez o la quincuagésima, hay algunas cosas que quieren saber sobre la organización y como sus donativos serán utilizados y administrados.
Tener la confianza de que sus propias necesidades y deseos está siendo completados
Para que será utilizado su donativo Quien está administrando la organización y sus fondos: el conocimiento del equipo de trabajo y la junta directiva La confidencialidad apropiada está siendo mantenida Hay reportes frecuentes para saber cómo van las cosas
Las causas que apoyaron con sus donativos El reconocimiento apropiado
Una razón clave por la existencia de la asociación de los profesionales de recabar fondos es de promover altos estándares de ética en la profesión de la recaudación de fondos. Este documento es una representación tangible de este propósito.
El código sugiere que un profesional de recabar fondos debe:
Buscar a inspirar a las otras personas a través de su propio sentimiento de dedicación y propósito.
Comprometerse a la mejoría de su conocimiento y habilidades profesionales para servir mejor a la gente.
Practicar la integridad, honestidad y transparencia, ya que son las piezas esenciales para el desarrollo de la responsabilidad ética del profesional de recabar fondos.
La ética en la práctica Los documentos impresos son muy útiles, sin embargo estos documentos únicamente tienen un propósito si son parte de la vida cotidiana del profesional de recabar fondos. ¿Cómo podemos utilizarlos en la vida real?
Sitios de interés
En esta sección podrás consultar las siguientes ligas:
Sitios:
• AFP Ready Reference Series
Referencias
• “What is Leadership?” (¿Qué es el liderazgo?), un texto escrito por BernardRoss en “The Resource Alliance online newsletter” (El boletín de noticias enlínea, la Alianza del Recurso), Octubre 2006
• Frances Hesslebein, Marshall Goldsmith, Richard Beckhard (eds.), TheLeader of the Future (El Líder Del Futuro) (Nueva York: La FundaciónDrucker, 1996)
• Curso de Repaso del la Asociación de Profesionales de Recabar Fondos delos Executivos Certificados de Recabar Fondos, 2009.
• Bringing a Development Director on Board (Como Integrar a un Director deDesarrollo en la Organización) escrito por Susan E. Geary y Gayle L.Gifford, AFP Ready Reference Series (La Serie de Referencias Rápidas dela Asociación de Profesionales de Recabar Fondos)