materiales y equipos de archivo srs
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TÉCNICAS BÁSICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN (MÓDULO “REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO”)
MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO
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EQUIPOS DE ARCHIVO
Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información, la frecuencia de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa,…
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EQUIPOS DE ARCHIVO
1. Cajas de archivo definitivo :
• Son de cartón o plástico.• Pueden contener carpetas
simples de un asunto o un expediente.
• El contenido se anota en uno de sus lados
Uso: Documentos que no se utilizan con frecuencia
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EQUIPOS DE ARCHIVO
2. Archivadores :• Son de cartón, con tapas
rígidas y con anillas donde se introducen los documentos previamente taladrados. Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca
• El modelo más utilizado es el archivador A-Z.
Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o cuando hay que intercalar nuevos documentos entre los que ya están archivados.
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EQUIPOS DE ARCHIVO
3. Bandejas :
• Son de plástico o cartón.
Uso: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que esperan a ser archivados.
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EQUIPOS DE ARCHIVO
4. Carpetas:• Suelen ser de cartulina o
de material plástico. Pueden ser:
Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen tener relación con un mismo expediente.
Simples : Una cartulina doblada por la mitad o con un fuelle. Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la carpeta tiene gomas y a veces, solapas. Carpeta de suspensión: Tiene enganches laterales para poder colgar, de unas guías, dentro de los armarios o cajones.
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EQUIPOS DE ARCHIVO
4. Carpetas:
Carpeta de fuelle
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MATERIALES AUXILIARES
1. FICHAS:Son de cartulina e incluyen
datos importantes o un resumen de la información de los expedientes.
Sirven para hacer consultas rápidas
Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros. En empresas como extracto de datos de clientes, proveedores,.. En la clasificación numérica como material auxiliar.
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MATERIALES AUXILIARES
2.GUÍAS: Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas.
Tienen una pestaña o saliente en el que se indica la categoría a la que responden.
Uso: Separadores en los ficheros.
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EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
1. ESTANTERÍAS ABIERTAS:
Sirven para colocar de forma horizontal o vertical los documentos organizados en cajas de archivo definitivo o en archivadores.
Uso: Habitaciones destinadas a almacenar documentos.
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EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
2. ARMARIOS DE OFICINA:Con puertas: abatibles, con
bisagra, correderas, plegables, etc.
Pueden ser metálicos, de madera, PVC,…
Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para carpetas en suspensión.
Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.
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EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
3. ARCHIVADORES CON CAJONES
Suelen ser metálicos y con gavetas para carpetas en suspensión.
Tienen cajones a distintas altura.
Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentos de uso frecuente.
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EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
4. ARMARIOS MÓVILES
Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.
5. ARMARIOS GIRATORIOS
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FIN