materi surat

36
 Materi Bahasa Indonesia Materi Bahasa Indonesia Menulis surat dengan Menulis surat dengan memerhatikan jenis surat memerhatikan jenis surat

Upload: himakunta-stie-pm

Post on 10-Jul-2015

669 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

materi bahasa indonesia

TRANSCRIPT

Page 1: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 1/36

Materi Bahasa IndonesiaMateri Bahasa IndonesiaMenulis surat denganMenulis surat dengan

memerhatikan jenis suratmemerhatikan jenis surat

Page 2: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 2/36

PENGERTIAN SURATPENGERTIAN SURATSurat adalah salah satu saranaSurat adalah salah satu sarana

komunikasi tertulis untukkomunikasi tertulis untuk

menyampaikanmenyampaikaninformasi dari satu pihak (orang,informasi dari satu pihak (orang,instansi, atau organisasi) kepadainstansi, atau organisasi) kepada

pihak lain (orang, instansi, ataupihak lain (orang, instansi, atau

organisasi).organisasi).

Page 3: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 3/36

FORMAT SURATFORMAT SURAT

format surat yang lazim dipergunakan ada 5bentuk, yaitu :

(1) bentuk lurus penuh (full block style)

(2) bentuk lurus (block style)(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)

(4) bentuk lekuk (indented style)

(5) bentuk paragraf menggantung (hanging  paragraph)

Page 4: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 4/36

KOP SURAT

Tanggal

Nomor Surat :

Lampiran :

Hal :

Yth………………………………………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda TanganNama Jabatan

Tembusan

…………………

  Gambar 1. Format Lurus Penuh (Full block style)

Page 5: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 5/36

  KOP SURAT

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

  Gambar 2. Format Lurus (Block style)

Page 6: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 6/36

KOP SURAT

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..Salam Pembuka,

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama JabatanTembusan

…………………

  Gambar 3 Format Setengah Lurus versi a (Indonesia lama)

Page 7: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 7/36

KOP SURAT

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..Salam Pembuka,

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………

……………………………………………………………………..

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama JabatanTembusan

…………………

  Gambar 4 Format Setengah Lurus versi b (Indonesia baru)

Page 8: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 8/36

KOP SURAT

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..Salam Pembuka,

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama JabatanTembusan

…………………

  Gambar 5 Format Lekuk (Indented style)

Page 9: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 9/36

KOP SURAT

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Yth………………………… Hal

……………………………..

Salam Pembuka,…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan…………………

  Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)

Page 10: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 10/36

JENIS-JENIS SURATJENIS-JENIS SURAT

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untukkepentingan pribadi.

Isi surat berhubungan dengan urusanpribadi.

2. Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untukkepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dariperseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.

3. Surat Dinas

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untukkepentingan

pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas.Surat ini berasal dari instansi atau lembaga

baik swasta maupun negeri.

Page 11: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 11/36

BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT

• KEPALA SURAT• TANGGAL SURAT• NOMOR/LAMPIRAN/HAL•  ALAMAT YANG DITUJU

• SALAM PEMBUKA• PARAGRAF PEMBUKA• ISI• PARAGRAF PENUTUP

• SALAM PENUTUP• NAMA/TANDA TANGAN/NIP• TEMBUSAN

Page 12: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 12/36

Surat Lamaran PekerjaanSurat Lamaran PekerjaanPenulis surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu

berikut ini.1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergarisdengan

menggunakan kertas berkualitas baik.

2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan

satu spasi.3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan

koreksian.

4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerjadengan

baik.5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu”

atau “bapak”,

dan tidak disarankan menyapa dengankata”Saudara”/”Anda”.

Page 13: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 13/36

bahasa surat lamaran pekerjaan harusbahasa surat lamaran pekerjaan harus

memenuhi aturan sebagai berikut:memenuhi aturan sebagai berikut:

(1) Bahasa yang digunakan sopan dan

simpatik.(2) Kalimat yang digunakan efektif dan

komunikatif.

(3) Menggunakan bahasa yang baku danejaan yang tepat.

Page 14: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 14/36

Pengertian Surat EdaranPengertian Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuantertulis yang ditujukan

kepada pejabat/pegawai. Surat edaran iniberisi penjelasan mengenai

sesuatu hal, misalnya kebijakan

pimpinan,petunjuk mengenai tatacara pelaksanaan, atau suatu peraturan

perundang-undangan.

Page 15: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 15/36

Fungsi surat edaran:Fungsi surat edaran:

1. di kalangan instansi pemerintah,

merupakan surat yang dapat memberi

petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan

atau peraturan;

2. di perusahaan swasta, surat edaran

dapat berfungsi sebagai pemberitahuan

atau pengumuman.

Page 16: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 16/36

Macam surat edaran:

1.Surat edaran pemerintah,yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh

rakyat Indonesia yang bersifat nasional.

Misalnya:

(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional

(2) edaran tentang sensus penduduk

(3) edaran tentang Pemilu

Page 17: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 17/36

2. Surat edaran dari instansipemerintah adalah pemberitahuan dan

penjelasan tentang pelaksanaan peraturan

di lingkungan instansi tersebut.

Misalnya, Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan membuat edaran tentang:(1) petunjuk kenaikan kelas

(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian

serta penentuan pelaksanaan ujian danpetunjuk penilaian ujian serta petunjuk

kelulusan ujian.

Page 18: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 18/36

3. Surat edaran dari perusahaan

Terdiri dari:

(1) Surat edaran khusus adalah surat

pemberitahuan sesuatu yang

ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2) Surat edaran umum adalah surat edaran

untuk memperkenalkan

 jasa perusahaan dan hasil produk dari ke

seluruh lapisanmasyarakat / khalayak.

Page 19: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 19/36

KRITERIA SURAT YANG BAIKKRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yangmenarik serta disusun secara sistematis sesuai denganaturan yang berlaku dalam penyusunan surat.

2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak

terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.

3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dankomunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuaidengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dansopan.

5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

Page 20: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 20/36

BAHASA SURATBAHASA SURAT

1.  Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudahdipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakanbahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan

maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang

disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pundinyatakan secara tegas atau eksplisit.

3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang

digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalanyang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atauberbasa-basi.

4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahamidan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada

pikiran pembacanya.

Page 21: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 21/36

Nomor SuratNomor Surat

1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungandengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali

 jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Nomor surat juga berfungsi sebagai

a. alat petunjuk bagi petugas arsip;b. alat untuk mengetahui unit asal surat;

c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyuratpada periode tertentu;

d. alat referensi.

3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun

tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:

Nomor: 3546/F8/C.11/2007 

bukan

Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-

Nomor: KMP/5/1457 .

Page 22: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 22/36

LampiranLampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepadapenerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakanbersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak

ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perludicantumkan.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembar 

Lampiran: Satu (1) set Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:

Lampiran: Lima lembar 

Lampiran: Satu set 

Page 23: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 23/36

Hal SuratHal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untukmemberitahukan kepada penerima surat tentangpokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar 

efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang,tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernastanggal 5 Juli 2007 

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan 

Page 24: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 24/36

 Alamat yang Dituju Alamat yang Dituju

 Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihakyang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakanhendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl. Daksinapati Barat IV 

Rawamangun

JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala Pusat Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV 

Rawamangun

Jakarta 13220  

Page 25: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 25/36

Salam PembukaSalam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis suratkepada penerima surat, juga merupakan salah satu penandasurat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan

sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akanbertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itudianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:

Dengan hormat,

Bapak ... yang terhormat,

Salam sejahtera,

 Asalamualaikum w.w.,

Page 26: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 26/36

Paragraf PembukaParagraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsiuntuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yangditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah

untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalahyang disampaikan.

Misalnya:

(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-

hal berikut.(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....

(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan

itu, kami beri tahukan bahwa .... 

Page 27: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 27/36

Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat

1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas,

dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

2. Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepat

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor …

tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai

berikut.

Page 28: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 28/36

Paragraf IsiParagraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti darisebuah surat. Pada paragraf ini penulismengemukakan pokok persoalan yang ingin

disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkanmemperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yangpositif sesuai dengan harapan penulis surat.Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya

hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masinghendaknya diungkapkan dalam paragraf yangberbeda.

Page 29: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 29/36

Paragraf PenutupParagraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraansudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya

mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:

(1)  Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(2)  Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3)  Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikanterima kasih.

(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. 

Page 30: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 30/36

Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat

(1)  Atas perhatiannya, diucapkan terimakasih.

(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami 

ucapkan terima kasih.(3) Demikian harap maklum, dan atas

 perhatian dan kerja samanya,

diucapkan terima kasih.(4) Harap maklum adanya.

Page 31: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 31/36

Salam PenutupSalam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tanganpengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai

ucapan permisi atau pamitan setelah seseorangbertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:

Salam kami,

Hormat kami,

Salam takzim,

Wasalam, 

Page 32: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 32/36

Tanda TanganTanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap suratdinas yang bersifat wajib karena sebuahsurat belum dapat dianggap sah jika

belum ditandatangani oleh pejabat yangberwenang. Untuk surat-surat dinas diIndonesia, tanda tangan penulis suratlazimnya juga dilengkapi dengan cap atau

stempel instansinya sebagai penandakeresmian.

Page 33: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 33/36

Nama, Jabatan, dan NIPNama, Jabatan, dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tandatangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangansurat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapitalseluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapittanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat

pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:

(Tanda tangan)

Drs. Hasibuan, M.Si.

NIP 010345687 atau:

(Tanda tangan)

Dr. Awaluddin, M.Hum.

Kepala

Page 34: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 34/36

TembusanTembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama jugadikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan.Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalamhubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengannomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perludicantumkan.

Misalnya:

Tembusan:

1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah

2. Kepala Biro Organisasi

3. Kepala Biro KeuanganContoh yang tidak tepat:

Tembusan

1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)

2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi

3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan

4. Arsip. 

Page 35: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 35/36

InisialInisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupasingkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat danpengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui

nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jikaterjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan denganmudah dapat mengecek dan mengembalikannyakepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.

Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah,tepatnya di bawah tembusan (jika surat yangbersangkutan ada tembusannya).

Misalnya:

 AM/ra 

Page 36: Materi Surat

5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 36/36

Terima kasihTerima kasih

Wasalam