materi surat
DESCRIPTION
materi bahasa indonesiaTRANSCRIPT
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 1/36
Materi Bahasa IndonesiaMateri Bahasa IndonesiaMenulis surat denganMenulis surat dengan
memerhatikan jenis suratmemerhatikan jenis surat
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 2/36
PENGERTIAN SURATPENGERTIAN SURATSurat adalah salah satu saranaSurat adalah salah satu sarana
komunikasi tertulis untukkomunikasi tertulis untuk
menyampaikanmenyampaikaninformasi dari satu pihak (orang,informasi dari satu pihak (orang,instansi, atau organisasi) kepadainstansi, atau organisasi) kepada
pihak lain (orang, instansi, ataupihak lain (orang, instansi, atau
organisasi).organisasi).
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 3/36
FORMAT SURATFORMAT SURAT
format surat yang lazim dipergunakan ada 5bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 4/36
KOP SURAT
Tanggal
Nomor Surat :
Lampiran :
Hal :
Yth………………………………………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda TanganNama Jabatan
Tembusan
…………………
Gambar 1. Format Lurus Penuh (Full block style)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 5/36
KOP SURAT
Nomor Surat : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth…………………………
……………………………..……………………………..
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………
Gambar 2. Format Lurus (Block style)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 6/36
KOP SURAT
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth…………………………
……………………………..Salam Pembuka,
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama JabatanTembusan
…………………
Gambar 3 Format Setengah Lurus versi a (Indonesia lama)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 7/36
KOP SURAT
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth…………………………
……………………………..Salam Pembuka,
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama JabatanTembusan
…………………
Gambar 4 Format Setengah Lurus versi b (Indonesia baru)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 8/36
KOP SURAT
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth…………………………
……………………………..Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama JabatanTembusan
…………………
Gambar 5 Format Lekuk (Indented style)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 9/36
KOP SURAT
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Yth………………………… Hal
……………………………..
Salam Pembuka,…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan…………………
Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 10/36
JENIS-JENIS SURATJENIS-JENIS SURAT
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untukkepentingan pribadi.
Isi surat berhubungan dengan urusanpribadi.
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untukkepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dariperseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untukkepentingan
pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas.Surat ini berasal dari instansi atau lembaga
baik swasta maupun negeri.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 11/36
BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT
• KEPALA SURAT• TANGGAL SURAT• NOMOR/LAMPIRAN/HAL• ALAMAT YANG DITUJU
• SALAM PEMBUKA• PARAGRAF PEMBUKA• ISI• PARAGRAF PENUTUP
• SALAM PENUTUP• NAMA/TANDA TANGAN/NIP• TEMBUSAN
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 12/36
Surat Lamaran PekerjaanSurat Lamaran PekerjaanPenulis surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu
berikut ini.1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergarisdengan
menggunakan kertas berkualitas baik.
2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan
satu spasi.3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan
koreksian.
4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerjadengan
baik.5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu”
atau “bapak”,
dan tidak disarankan menyapa dengankata”Saudara”/”Anda”.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 13/36
bahasa surat lamaran pekerjaan harusbahasa surat lamaran pekerjaan harus
memenuhi aturan sebagai berikut:memenuhi aturan sebagai berikut:
(1) Bahasa yang digunakan sopan dan
simpatik.(2) Kalimat yang digunakan efektif dan
komunikatif.
(3) Menggunakan bahasa yang baku danejaan yang tepat.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 14/36
Pengertian Surat EdaranPengertian Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuantertulis yang ditujukan
kepada pejabat/pegawai. Surat edaran iniberisi penjelasan mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan
pimpinan,petunjuk mengenai tatacara pelaksanaan, atau suatu peraturan
perundang-undangan.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 15/36
Fungsi surat edaran:Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah,
merupakan surat yang dapat memberi
petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan
atau peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran
dapat berfungsi sebagai pemberitahuan
atau pengumuman.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 16/36
Macam surat edaran:
1.Surat edaran pemerintah,yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh
rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 17/36
2. Surat edaran dari instansipemerintah adalah pemberitahuan dan
penjelasan tentang pelaksanaan peraturan
di lingkungan instansi tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan membuat edaran tentang:(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian
serta penentuan pelaksanaan ujian danpetunjuk penilaian ujian serta petunjuk
kelulusan ujian.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 18/36
3. Surat edaran dari perusahaan
Terdiri dari:
(1) Surat edaran khusus adalah surat
pemberitahuan sesuatu yang
ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2) Surat edaran umum adalah surat edaran
untuk memperkenalkan
jasa perusahaan dan hasil produk dari ke
seluruh lapisanmasyarakat / khalayak.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 19/36
KRITERIA SURAT YANG BAIKKRITERIA SURAT YANG BAIK
1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yangmenarik serta disusun secara sistematis sesuai denganaturan yang berlaku dalam penyusunan surat.
2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak
terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.
3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dankomunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuaidengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dansopan.
5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 20/36
BAHASA SURATBAHASA SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudahdipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakanbahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan
maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pundinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang
digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalanyang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atauberbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahamidan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada
pikiran pembacanya.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 21/36
Nomor SuratNomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungandengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali
jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyuratpada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun
tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-
Nomor: KMP/5/1457 .
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 22/36
LampiranLampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepadapenerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakanbersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak
ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perludicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 23/36
Hal SuratHal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untukmemberitahukan kepada penerima surat tentangpokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar
efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang,tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernastanggal 5 Juli 2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 24/36
Alamat yang Dituju Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihakyang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakanhendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 25/36
Salam PembukaSalam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis suratkepada penerima surat, juga merupakan salah satu penandasurat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan
sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akanbertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itudianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 26/36
Paragraf PembukaParagraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsiuntuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yangditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah
untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalahyang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-
hal berikut.(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan
itu, kami beri tahukan bahwa ....
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 27/36
Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….
Pilihan yang tepat
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor …
tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai
berikut.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 28/36
Paragraf IsiParagraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti darisebuah surat. Pada paragraf ini penulismengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkanmemperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yangpositif sesuai dengan harapan penulis surat.Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya
hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masinghendaknya diungkapkan dalam paragraf yangberbeda.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 29/36
Paragraf PenutupParagraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraansudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya
mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikanterima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 30/36
Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terimakasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya,
diucapkan terima kasih.(4) Harap maklum adanya.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 31/36
Salam PenutupSalam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tanganpengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai
ucapan permisi atau pamitan setelah seseorangbertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 32/36
Tanda TanganTanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap suratdinas yang bersifat wajib karena sebuahsurat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yangberwenang. Untuk surat-surat dinas diIndonesia, tanda tangan penulis suratlazimnya juga dilengkapi dengan cap atau
stempel instansinya sebagai penandakeresmian.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 33/36
Nama, Jabatan, dan NIPNama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tandatangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangansurat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapitalseluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapittanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat
pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.
Misalnya:
(Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687 atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 34/36
TembusanTembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama jugadikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan.Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalamhubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengannomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perludicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro KeuanganContoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 35/36
InisialInisial
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupasingkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat danpengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui
nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jikaterjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan denganmudah dapat mengecek dan mengembalikannyakepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.
Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah,tepatnya di bawah tembusan (jika surat yangbersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra
5/10/2018 Materi Surat - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/materi-surat 36/36
Terima kasihTerima kasih
Wasalam