© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Managementul timpuluiAprilie 2014

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

“Sed fugit interea, fugit irreparabile tempus”

Virgiliu – Georgicele

Agenda

1. Să ne cunoaştem

2. Introducere în cadrul teoretic

3. Analizează

• Tipuri de priorităţi – Legea lui Pareto

4. Decide

• Definirea şi prioritizarea obiectivelor

5. Pune în practică – administrarea eficientă a timpului

A. Cum să evităm amânarea

B. Cum să spunem „nu”

C. Evitarea întreruperilor

6. Sfaturi pentru gestionarea timpului

Să ne cunoaştem

Ma numesc ……si sunt profesor de………predau de….

Ma astept de la acest curs sa……..

Am un exemplu cand nu am avut timp suficient sa……

Elemente cheie ale managementului timpului

Legile timpului – Principiul Pareto sau regula 80/20

80% din timp contribuie cu doar 20% la obţinerea rezultatelor dorite

20% din activităţi – timpul de lucru al unei persoane, contribuie în proporţie de 80% la rezultatele obţinute

4 tipuri de priorităţi

Planificarea eficientă ar trebui să includă 15% din sarcinile primului grup, 20% din sarcinile celui de-al doilea grup şi 65% din sarcinile celui de-al treilea grup.

• Importante şi urgenteDefectarea unei aplicaţii folosite zilnic, întâlniri care nu suportă amânare

• Importante şi ne-urgenteMenţinerea relaţiei cu furnizorii, încheierea unui proiect

• Neimportante, dar urgenteRezolvarea unei probleme apărute la computerul unui coleg, realizarea unui raport de activitate cerut de superiorul ierarhic

• Neimportante, ne-urgenteUtilizare internet în scop personal,

discuţii cu colegii

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

3. Decide

Decide

Definirea corectă a obiectivelor:

Specifice

Măsurabile

Accesibile

Relevante

Temporale

Structura SMART duce la o mai bună alegere a obiectivelor şi o planificare mai eficientă, adică la şanse mai mari de reuşită.

Decide

Dezvoltă o imagine de ansamblu asupra tuturor obiectivelor pe care doreşti să le îndeplineşti.

Organizează obiectivele identificate în funcţie de urgenţă şi importanţa îndeplinirii lor (tabelul dezvoltat de Stephen Covey în 1989). În ajutor poate veni şi modalitatea dezvoltata de Alan Lakein (1989) – categorizare A, B, C

Dezvoltă un plan pe termen lung, mediu şi scurt

Evită supra-planificarea

Paşi către o bună prioritizare a obiectivelor:

Decide

Procrastinarea reprezintă frica de a face lucruri pe care nu ne dorim să le facem.

Frica are deseori efecte mai negative decât rezultatul îndeplinirii activităţii amânate.

Deciziile trebuiesc luate prompt. Astfel se încurajează crearea momentumului în luarea viitoarelor decizii.

“Nu lăsa niciodată pe mâine ceea ce poţi finaliza astăzi.”

Benjamin Franklin

Evitarea procrastinării:

Decide

În mod inevitabil, lucrurile nu vor merge întotdeauna conform planului.

Perseverenţă Frustrare, Eşec

Învingerea presiunii ca factor demotivant:

• tehnici de relaxare (yoga, exerciţii fizice)

• discutarea problemelor cu prieteni, colegi

• împărţirea activităţilor între colegi ce pot oferi noi perspective

• a spune „nu” într-un mod politicos

Puterea perseverenţei:

Lista cu lucruri de făcut

Paşi în crearea unei liste viabile cu lucruri de făcut pe termen scurt (1 zi)

• Ce am de făcut astăzi? Ce trebuie făcut astăzi?

• Cât de importantă şi urgentă este fiecare activitate în parte?

• Îmi setez obiectivele pentru astăzi;

• Care este segvenţialitatea activităţilor?

• Cât durează fiecare activitate în parte?

(IMPORTANŢĂ+SEGVENŢIALITATE)/TIMP =

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

4. Pune în practicăAdministrarea eficientă a timpului

Evitarea „consumatorilor de timp”

Introducere

Consumatorii de timpTimpul nu e niciodată suficient!2 categorii de cauze ce duc la apariţia acestor „consumatori”

/ “găuri negre” care absorb timpul

1. Interne

2. Externe

Introducere

1. Cauze interneSunt cele asupra cărora avem controlul:

AmânareaNu spunem „Nu!”Perfecţionism în loc de a duce treaba până la capăt

Introducere

2. Cauze externeSunt cele care vin din exterior. Nu le putem controla

100% dar putem încerca.Exemple:

Activităţi birocraticeÎntreruperi cauzate de colegiŞedinţeConvorbiri telefonice

Introducere

Obiective practice:A. Cum să evităm amânarea

B. Înfrângerea tendinţei de a prelua mai mult decât putem „duce”;

Cum să spunem „nu” sarcinilor noi

C. Reducerea timpului pentru convorbiri telefonice;

Cum să împiedici vizitatorii să-ţi mănânce timpul

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

A. Cum să evităm amânarea

A. Amânarea

Vizionare / Exerciţiuhttps://www.youtube.com/watch?v=VJ1Kh7YhkbUTrebuie să duci la bun sfârşit o sarcină, DAR:

Biroul nu e curatPlanta nu e udată, etc.

Numiţi motive pentru care aţi amânat îndeplinirea unei sarcini

A. Amânarea

Motive frecvente pentru amânare:1. Nu ştiu de unde să încep

2. Nu-mi place sarcina

3. Mi-e teamă că voi face treaba prost

A. Amânarea

1. Nu ştiu de unde să începSarcina este prea complexăNu am înţeles exact ce mi se cereSunt depăşitAceste situaţii vor duce deseori la amânarea startului lucrului

A. Amânarea

2. Nu-mi place sarcinaCând nu-ţi place ce ai de făcut, întotdeauna găseşti ORICE

altceva decât ce ar trebui făcut, oricât de importantă ar fi sarcina primordială

A. Amânarea

3. Mi-e teamă că voi face treaba prostCând sarcina pare prea dificilă, amânarea este un mod de a

evita eşeculUn perfecţionist refuză să înceapă o lucrare atâta timp cât nu

e sigur că rezultatul va fi excepţionalEfectul acestei strategii este că din cauza amânării chiar şi

un rezultat mediocru devine imposibil din cauza lipsei de timp

A. Amânarea

Beneficii pentru a evita amânareaProductivitate crescută

Timpul „alocat” amânării va fi investit în munca efectivă, deci calitatea/cantitatea muncii va creşte

Dispare graba, lucrul făcut sub presiunea timpuluiNivel scăzut de stres

Nu există sarcini pe care ştii că ar trebui să le duci la îndeplinire, dar le amâni

Nu va trebui să lucrezi contra cronometruCreşte nivelul de control

Rezolvând lucrurile la timp creşte încrederea în forţele proprii de a atinge obiectivele

A. Amânarea

Strategii pentru a evita amânarea1. Gândeşte-te la consecinţe

2. Înlătură piedicile

3. Stabileşte-ţi un termen limită

4. Treci la treabă

A. Amânarea

1. Gândeşte-te la consecinţeCe se va întâmpla dacă NU te apuci de treabă?

Creşte stresulScade calitatea lucrăriiRatezi termenul limită şi suporţi consecinţeleCresc costurile (d.ex. Dacă nu plăteşti o factură la timp)

A. Amânarea

2. Înlătură piedicileIdentifică elementele care te împiedică să începi treaba şi

îndepărtează-leDacă pentru a îndeplini misiunea B ai nevoie de resursa A,

faptul că amâni să obţii resursa înseamnă automat că amâni şi îndeplinirea misiunii

Dacă nu ştii cum – cere ajutor, întreabă

A. Amânarea

3. Stabileşte-ţi un termen limităStabileşte un termen limită anterior celui „oficial”, dar fă-l

cunoscut celor din jurDeseori suntem înclinaţi să respectăm mai strict termene

pentru care ne-am luat angajamentul faţă de alţi oameni

A. Amânarea

4. Treci la treabăAruncă-te cu capul înainte şi vezi cât de departe ajungiÎmparte sarcina în mai multe sarcini intra-dependente,

aranjează-le în ordinea logică şi începe cu începutulDacă e o sarcină dificlă începe cu cea mai uşoară sub-sarcinăAlternativa: începe cu cea mai dificilă sub-sarcină; cere mai

mult efort, dar după aceea am scăpat de stres

A. Amânarea

ExerciţiuUn elev dificil perturbează constant orele de

biologie. Doamna profesoară amână să aibă o discuţie cu elevul (sau cu părinţii acestuia) deoarece îi displac confruntările.

Alegeţi câte o strategie de evitare a amânării şi pune-ţi-o în aplicare.

A. Amânarea

Idei adiţionaleEvitaţi perfecţionismulAranjaţi sarcinile în funcţie de importanţăSărbătoriţi terminarea la timp a sarcinilor importante,

acordaţi-vă o recompensă

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

B. Cum să spunem „nu“

B. Cum să spunem „nu”

Implicarea în prea multe activități – consecințe frecvente:• Prea mult stres, care în final poate duce la epuizare

• Neglijarea vieții personale

• Imposibilitatea îndeplinirii responsabilităților și activităților cotidiene

B. Cum să spunem „nu”

Implicarea în mai multe activități conduce frecvent la MULTITASKING.

Încercarea de a face mai multe lucruri în paralel duce la greșeli, ineficiență, nivel crescut al stresului.

B. Cum să spunem „nu”

Strategii pentru a spune Nu

1. Cunoașterea responsabilităților și obiectivelor principale

2. Planificarea timpului

B. Cum să spunem „nu”

1. Cunoașterea responsabilităților și obiectivelor principale:- Este imposibil să rezolvați toate lucrurile în același timp- Puneți-vă întrebarea ’’Care este activitatea cu cel mai mare

impact?’’

2. Planificarea timpului- împărțiți-vă ziua în intervale de timp- alocați intervale de timp necesare activităților pe care trebuie să

le îndepliniți- Odată ce toate intervalele dintr-o zi de lucru au fost alocate nu

mai acceptați activități noi.

B. Cum să spunem „nu”

A fi pe placul colegilor de muncă este o tendință naturală a oamenilor. De aceea, a spune nu, pentru unele persoane este un lucru dificil. Și mai dificil este să acceptăm un lucru care nu poate fi dus la bun sfârșit. Astfel, atitudinea corectă este de a refuza o activitate dacă nu avem posibilitatea de a o îndeplini.

B. Cum să spunem „nu”

De luat în considerare când spunem nu:• Nu trebuie dat un răspuns pe moment, daca e nevoie, luați-vă un

răgaz pentru a analiza dacă timpul dvs permite angajarea în noua activitate

• Formulați refuzul în modul ’’Dacă preiau această nouă activitate, activitățile mele principale (A, B, C) vor avea de suferit’’

• Nu oferiți motivații paralele (ex: „nu cred oricum că e printre îndatoririle mele”), ci referiți-vă strict la constrângerile de timp

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

C. Evitarea întreruperilor

C. Evitarea întreruperilor

Întreruperile pot fi cauzate de:

Şefi

Colegi

Şedinţe

Convorbiri telefonice

E-mail-uri, începând cu cele oficiale şi terminând cu cele cu bancuri şi poze nostime

Zgomot de fundal

O întrerupere costă mai mult timp decât durata ei propriu-zisă din cauza efortului adiţional de a ne concentra din nou asupra temei iniţiale

De multe ori e nevoie să luăm o activitate de la început dacă am fost întrerupţi

C. Evitarea întreruperilor

Strategii de evitareNu răspundeţi la telefon – folosiţi mesageria vocalăNu mai verificaţi E-mail-ulPe cât posibil, izolaţi-vă

C. Evitarea întreruperilor

Respingeţi întreruperileCând d.ex. un coleg vrea să discute ceva trebuie să

respingeţi interacţiunea într-un mod directFiţi politicos şi menţionaţi ce anume vă lipseşte ca să duceţi

activitatea la bun sfârşit ca persoana care vă întrerupe să înţeleagă

C. Evitarea întreruperilor

Convorbirile telefoniceTransferul apelului

Există o altă persoană care se poate ocupa de apel?Scurtarea duratei apelului

Informaţi apelantul că nu aveţi decât puţin timp la dispoziţie şi că faceţi tot posibilul să rezolvaţi problema în această perioadă

ReprogramareDacă nu puteţi prelua apelul acum, reprogramaţi-l; oferiţi

o scurtă explicaţie de ce nu aveţi timp şi când vă veţi elibera

C. Evitarea întreruperilor

Fiţi amabilCând evitaţi o întrerupere este important să o faceţi într-un mod

amabil

„Nu pot vorbi acum, sunaţi-mă în 3 ore” vs „Mi-e teamă că momentan sunt implicat într-o problemă urgentă, vă pot suna eu înapoi, în jurul orei 15?”

Transferul apelului: „Sunt presat de timp, dar cred că vă poate ajuta dna X, care s-a ocupat de o problemă identică. Pot să vă fac legătura cu ea?”

Scurtarea duratei: „Sunt la curent cu problema, dar din păcate nu am decât 5 minute la dispoziţie. Dacă doriţi mai multe detalii, haideţi să stabilim o alte convorbire pe după-amiază”

Reprogramare: „Acum trebuie să particip la o şedinţă, dar sunt liber după ora 17 sau mâine dimineaţă. Pot să vă sun eu într-unul din aceste intervale?”

C. Evitarea întreruperilor

Apelanţi sâcâitoriFiţi proactiv – dacă cineva vă tot sună cu aceeaşi problemă, o

strategie bună este să veniţi în întâmpinarea persoanei şi s-o sunaţi dvs.

Specificaţi când sunteţi disponibil pentru a fi apelat

C. Evitarea întreruperilor

Exerciţiu 1 Ion lucrează la un raport, când îl sună colegul Ştefan şi îl roagă să discute despre plângerile din ultimele 3

luni

Reacţii posibile:

1. Mi-e teamă că sunt prins momentan. Te pot suna eu când am timp? E ok pe după-masă, sau mâine la prima oră?

2. Mai important decât să discutăm plângerile din ultimul trimestru este să termin eu raportul ăsta – trebuie să-l predau până diseară. Te rog sună-mă mâine

3. Nu sunt eu cel mai în măsură să te ajut. Pot să-ţi fac legătura cu Mihaela? Ea îţi poate da toate informaţiile

4. Te ajut cu plăcere, dar nu am decât 10 minute la dispoziţie. Te ajut cât pot şi dacă mai e nevoie mai stăm de vorbă şi mâine

5. Nu pot vorbi acum!

C. Evitarea întreruperilor

Exerciţiu 2 Imediat ce a închis telefonul, Ion este sunat de un client care îi pune

pentru a 3-a oară aceleaşi întrebări despre contract. Discuţia ar dura cel puţin jumătate de oră

Reacţii posibile:

1. Să stea la telefon cu clientul până clientul e pe deplin satisfăcut, oricât ar dura

2. Să sune clientul o dată pe săptămână pentru a verifica dacă are nevoie de clarificări

3. Să-l roage politicos pe client să nu-l mai sune decât dacă are o problemă serioasă

4. Să-l informeze pe client când e mai liber şi poate sta de vorbă

C. Evitarea întreruperilor

Vizitatori nepoftiţi Colegi care vin în vizită şi consumă timpul alocat activităţilor importante

Strategii de evitare:

Informaţi vizitatorii cât timp aveţi la dispoziţie

Puneţi-vă un semn cu „vă rog nu deranjaţi” pe birou

Întrebaţi „cu ce te pot ajuta?” cum apare vizitatorul:

Cei care vin pentru a socializa ar trebui să înţeleagă că nu e momentul potrivit

Cei care vin cu o problemă profesională vor trece direct la subiect

Aranjaţi întâlniri în afara orelor de muncă, la masă sau după program

C. Evitarea întreruperilor

Vizitatori nepoftiţiDacă nu aveţi timp, informaţi vizitatorul: „sunt extrem de

ocupat, te superi dacă vorbim mai târziu?” Un coleg ar trebui să înţeleagă situaţia dificilă în care vă aflaţi şi să vă lasă să terminaţi treaba, iar dvs veţi fi mult mai bine-dispus odată ce treaba e gata şi veţi putea sta de vorbă cu colegul

Punând obligaţiile pe primul loc câştigaţi de fapt timp pentru a putea petrece timpul liber mai relaxaţi, la dispoziţia colegilor

Stil de lucru

In loc de recapitulare…

Fiecare zi să aibă un scop al ei: setează un obiectiv al zilei.

Pentru a-ți atinge obiectivele stabilite, trebuie să știi întâi unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hartă (planul anual) și un drum (acele sarcini zilnice), dacă nu știi care e situația ta de acum. Pentru asta e bine să faci o revizuire lunară a evoluției obiectivelor tale.

Începe ziua scriind o listă de sarcini. Sau scriind în agendă sarcinile zilei. Ideea este că primul lucru pe care îl faci de dimineață (sau în seara precendetă) să fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului săptămânal și a celui lunar. Care trebuie să vină automat din planul anual.

Stabilește obiective ambițioase și în același timp realiste. Nu te rezuma să alegi “ceva” ușor de făcut. Visează, îndrăznește la mai mult! Dar ai grijă să fie și tangibile în același timp.

© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Vă mulţumim!