master in obiettivi -...

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Prof. Nunzio Casalino

[email protected]

Master in

Regolazione delle attività e dei

mercati finanziari

Digitalizzazione dei processi e dei flussi documentali: aspetti organizzativi e

procedure da sviluppare

Obiettivi

• migliorare l’efficienza nelle organizzazioni, ottenendo un fortecambiamento, favorendo il ciclo di convergenza digitale fraprocessi amministrativi, servizi e nuove tecnologie;

• realizzare l’interoperabilità e la piena cooperazione fra varieorganizzazioni sfruttando le tecnologie di collaborazione edintegrazione di processi e la condivisione degli archivi e delleinformazioni, per ridurre i tempi e semplificare le procedure;

• migliorare la trasparenza ed il controllo attraverso strumenti checonsentano la tracciabilità dei processi, responsabilità, unefficace controllo di gestione e supporti decisionali allaprogrammazione e alla gestione delle finanze;

• progressiva eliminazione di documentazione cartacea;

• riduzione drastica di oneri burocratici “ex-ante” ed attivazione dicontrolli “ex-post”.

Situazione attuale della gestione documentale

• Il flusso documentale vale almeno il 3% del PIL Fonte:NetConsulting

– 3% se si considerano i soli documenti contabili-amministrativi(fatture attive e passive, libri giornale, cedolini paga, note spese...)

– 5% se si considerano tutte le tipologie di documenti prodotti dallaPA e dalle aziende (documenti contabili-amministrativi, commerciali, dimarketing, documentazione tecnica...)

• Un risparmio di appena il 10% vale 3 miliardi di euro

• Pagine stampate all’anno: > 100 miliardi

• Costo carta per pagina: 1,5 cent

• Valore economico: 1,5 miliardi di Euro

• Vita media del 30% delle pagine: 5 minuti

• Quadro normativo di base completo (Doc. amministrativi in generale e fiscali)

• Quadro normativo in itinere (Giudiziari - atti processuali e casellari, Catastali -

autonomie locali, Popolazione–anagrafe, Sanitari-cartelle cliniche, Lavoro-libro matricola e libropaga)

Costi di trattamento

80% dei documenti prodotti in azienda(ciclo attivo, ciclo passivo, amministrazione e contabilità)

• Costi di redazione (hardware, software, carta, data entry)

• Invio (spese postali, buste, “imbustamento”)

• Archiviazione (classificazione, ricerche, duplicati, spazio e attrezzatura

archivio, distruzione – in giorni uomo full-time equivalenti)

• Gestione degli incassi (controllo, solleciti pagamento, data entry)

• Ricezione (controllo, classificazione, smistamento, riscontro con gli ordini,

data entry)

• Dispute e controversie (errori di fatturazione, richieste invio copia

fatture)

• Altri costi nascosti (tempo di ricerca di un documento nei vari faldoni

archiviati)

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Riferimenti normativi e di prassi

• D.l. 10 Giugno 1994 n 357, art. 7 e 7-bis;• Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio 13 dicembre

1999, n. 1999/93/CE;

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

• Direttiva Comunitaria 2001/115/CE del Consiglio del 20dicembre 2001;

• D.M. 23 gennaio 2004;

• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 (e noteesplicative);

• D.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52;

• D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82;

• Circolare Agenzia Entrate 19 Ottobre 2005 n. 45;

• D.lgs. 4 aprile 2006, n. 159;

• Circolare Agenzia Entrate 6 Dicembre 2006 n. 36 e successive

• Nuovo Codice Amministrazione Digitale 22 dicembre 2010

La dematerializzazione

• insieme di azioni miranti a risolvere gli inconvenienti dellamaterialità della carta: spostamento, conservazione e ricerca

• comprende due azioni diverse:

– eliminazione di archivi di carta esistenti (il passato)

– riduzione della produzione di nuovi documenti cartacei (il futuro)

• Gli obiettivi– Riduzione dei costi

– Aumento delle performance

– Percezione ottenimento di benefici per tutta l’organizzazione

• Gli approcci e le strategie di intervento– La strategia di “digitalizzazione”

– I modelli di governance

– Misurazione dell’impatto organizzativo

Approcci alla dematerializzazione

•Sostituzione di documenti originali cartacei con riproduzionifotografiche o digitali

•Introduzione del documento informatico “nativo”, produzionedi documenti originali direttamente in formato elettronico

•Semplificazione, eliminazione o riduzione della produzione dicerte tipologie di documenti (sia cartacei che digitali) a seguitodi processi di reingegnerizzazione o di modifica delleprocedure amministrative;

Un modello “dinamico” di riferimento

Form

azio

ne, g

estio

ne

e c

on

servazio

ne

Ricezione

Protocollazione• Segnatura

• Registrazione

Assegnazione:•Responsabileprocedimento

•Ufficioincaricato

Fascicolazione

Gestione del procedimento

Protocollazione• Segnatura

• Registrazione

FascicolazioneGestione del procedimento

Invio

Archivio corrente

Titolario di C

lassificazione

Documenti in uscita

Documenti in ingresso

Archivio di deposito

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Documento analogico

unico

• Originale

non unico

• Copia (matrice di una manifestazione di volontà)

Documento originale non unico

Documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraversoaltre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione,anche in possesso di terzi e dunque indifferentemente:

• deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativaannotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno unsoggetto;

• deve essere annotato e conservato per legge da almeno unsoggetto in libri o registri obbligatori;

• il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suocontenuto riproduce quello di altri documenti che devono essereconservati obbligatoriamente, anche presso terzi.

Documento originale unico

Documento analogico il cui contenuto non può esseredesunto da altre scritture o documenti di cui siaobbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi.

Precisazione:

l’assegno bancario o la cambiale ricevuti dal beneficiario oprenditore soggetto IVA rientrano nella categoria deidocumenti originali non unici allorquando ne è prescrittal’annotazione in libri o registri obbligatori (e dunqueattraverso questi è possibile ricostruire il contenuto deldocumento).

Supply chain

I Conservatori accreditati

Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (22 dicembre 2010) introduce, accanto al Responsabile della conservazione , la figura dei Conservatori accreditati : soggetti che ottengono da DigitPA (ex CNIPA) il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici (art. 44 bis).

I soggetti pubblici e privati che vogliano avviare il processo di dematerializzazione possono:

•Gestire in proprio il sistema di conservazione sosti tutiva, senza alcuna certificazione . Una scelta debole che espone il soggetto alla contestazione di scarsa garanzia del rispetto della normativa in materia.

•Gestirlo in proprio sottoponendolo al vaglio di un conservatore accreditatoche attesti la sicurezza, ma con evidenti nuove voci di costo.

•Scegliere la gestione esterna integrale di tutto il processo, con automatica certificazione .

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Costi della fattura

• Gestione fatture: 1,4 mld di fatture l’anno; almeno 7 €ogni fattura; costo totale: 10 miliardi € l’annoFonte: CNIPA 2005

• Costo medio di trattamento:– fattura cartacea stimato tra i 9 € e i 18 € (att./pass.)

con un’incidenza del costo in capo al ricevente-clienteper circa 2/3 e per circa 1/3 in capo all’emittentefornitore

– Fattura elettronica stimato tra i 4 € e i 9 €

– Risparmio del 50% circaFonte: Studio Arthur D. Little e BVA 2007

• CNR 100.000 fatture passive, 15.000 attive, 8.000collaboratori (rapporto ciclo passivo 12,5 a 1)

Benefici

• Economici (Riduzione costi amministrativi e contabili)

• Organizzativi (accesso on-line da parte di diverse aree

aziendali, integrazione con i principali sistemi informativi – ERP,possibilità di esternalizzare la fatturazione e l’elaborazione deidati contabili)

• Logistici (eliminazione degli spazi destinati agli archivi ed

eliminazione fisica dei documenti archiviati)

• Fisco (armonizzare la legislazione dei Paesi UE ai fini IVA inprevisione dell’IVA europea e controlli incrociati)

• Rapporti con i terzi (maggiore interazione tra

fatturazione, pagamenti, incassi e finanziamenti con le banche)

I costi della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Fonte: NetConsulting su dati BVA e Arthur D. Little

• Ricevimento della fattura• Controllo e smistamento• Ricerca e archiviazione• Gestione dei pagamenti• Copie “allegate”• Dispute e controversie

Costi fattura passiva: ~18

Costi fattura passiva: ~9

• Ricevimento della fattura• Controllo e smistamento• Ricerca e archiviazione• Gestione dei pagamenti• Copie “allegate”• Dispute e controversie

Costi fattura attiva: ~9

• Redazione della fattura• Invio della fattura• Ricerca e archiviazione• Gestione degli incassi• Copie “allegate”• Dispute e controversie

Fattura tradizionale

Costi fattura attiva: ~4

• Redazione della fattura• Invio della fattura• Ricerca e archiviazione• Gestione degli incassi• Copie “allegate”• Dispute e controversie

Fattura elettronica

Documenti informatici rilevanti ai fini tributari

• Devono essere documenti statici non modificabili

• Devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporalee della firma digitale

• Devono essere memorizzati su supporti di cui sia garantita laleggibilità nel tempo, dove sia assicurato l’ordine cronologico e lanon soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta

• Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazionedelle informazioni dagli archivi informatici

• In caso di verifiche, controlli e/o ispezioni, possono essere esibiti

N.B. il processo di conservazione sostitutiva deve essere effettuato concadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altridocumenti fiscali

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In concreto: la conservazionedeliberazione CNIPA n. 11/2004

• conserva i documenti, garantendone l’integrità el’autenticità nel tempo

• deve consentire l’accesso e l’esibizione del singolodocumento nel tempo, nel rispetto della privacy

• comporta continue verifiche del sistema informativo permantenere le caratteristiche di autenticità, integrità,leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documentiinformatici

• viene gestita dal Responsabile della conservazione

In concreto: le attività preliminari

• progettazione e formazione degli archivi digitali (complessistrutturati di contenuti e relazioni, per la tenuta del sistemainformativo, dei suoi contenuti e della sua struttura)

• assegnazione delle responsabilità e predisposizione deglistrumenti archivistici (titolario di classificazione e massimario discarto)

• individuazione dei metadati (profilo dei documenti chedescrivono i documenti e gli aggregati logicamente superiori, nel tempoe nello spazio)

• valutazione dell’opportunità di sostituire i documenticartacei con documenti informatici e attuazione dellepolitiche di scarto

• individuazione del sistema informativo e adozione dellemisure di sicurezza fisiche e logiche del sistema

• è una figura non (ancora) prevista dai contratti nazionaliin vigore

• per le attività attribuite e le responsabilità assegnate,deve riunire in sé conoscenze archivistiche, informatiche,organizzative, giuridico-amministrative

• può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altrisoggetti interni alla struttura

• può affidare in tutto o in parte le attività del processo diconservazione a soggetti terzi (outsourcing)

• esistono già iniziative di formazione professionale eMaster

Profilo del Responsabile della conservazione Outsourcing elettronico intero processo

• processo di conservazione sostitutiva affidabile, in tutto o inparte, ad altri soggetti, pubblici o privati (sono tenuti ad osservarequanto previsto dalla delibera CNIPA 11/2004)

• servizio di gestione in outsourcing dell’intero processo difatturazione tramite sistemi web-based per la trasmissione el’archiviazione in modalità ASP (semplice, sicura ed economica)

• trasferire all’esterno un processo aziendale non strategico conuna rilevante componente tecnologica, quale la gestioneelettronica dell’intero ciclo di fatturazione

• integrazione dei dati contenuti nelle fatture con il softwaregestionale e con i sistemi di incasso e di pagamento dellabanca

• visualizzazione in formato immagine di tutte le fatture passivepervenute sia in formato elettronico che cartaceo, importazioneautomatica sugli ERP aziendali in formato XML (protocollo SSL)

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Contratto di outsourcingUn contratto di outsourcing dovrebbe contenere:

• compiti affidati all’outsourcer e le sue responsabilità

• sola conservazione sostitutiva del documento e obbligo per ilcliente di inoltrare i documenti contabili entro brevissimo tempodalla loro emissione

• durata contrattuale ed eventuali proroghe, periodo di startup delprogetto, eventuale servizio di formazione del personale

• condizioni di recesso e risoluzione (con descrizione di inadempimenti in materiadi sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione,ecc.)

• definizione sistemi di report informativi e resoconti del processodi conservazione, tempi di gestione delle anomalie e diassistenza tecnica

• includere uno S.L.A. (Service Level Agreement), per leprocedure informatiche utilizzate, tempi di lavorazione, rispettodi privacy e sicurezza

Step per la realizzazione di un progetto di conservazione sostitutiva

• Analisi delle tipologie di documenti e dei processi

• Valutazione dei costi della conservazione cartacea e della conservazione

sostitutiva

• Determinazione delle priorità di tipologia di documenti da conservare in

maniera sostitutiva

• Definizione di un team di progetto in funzione della tipologia di documenti

• Valutazione delle soluzioni (on-site e ASP) e dei fornitori

• Definizioni di obiettivi, modalità e tempi di progetto

• Costituzione di un team di progetto (referenti interni + risorse del

fornitore)

• Avvio del progetto

Organizzazione degli archivi e livelli di servizio

Tecnologie e organizzazione dipendono dai servizi e dai loro livelli

ottimali.

Servizio: “data una matricola, consegna di un fascicolo di un dipendente in

originale”

Indicatore: “tempo che trascorre tra la richiesta e la consegna del fascicolo”

Livello ottimale: “entro 4 ore”

il “livello di servizio ottimale” è il valore minimo che non provoca impatti negativi

sulle performance o sui costi dei processi di lavoro che usano il servizio

2 ore2 giorniVisione urgente fascicolo

6 ore15 giorniReinserimento fascicolo in archivio

4 ore10 giorniConsegna fascicolo originale a funzionario

Livello

ottimale

Livello

attuale

Servizio

Tecnologie, organizzazione e livelli di servizio

Relazione tra organizzazione, tecnologie e livelli di servizio

Archivio fisico non ordinato non

informatizzatoArchivio fisico ordinato

informatizzatoArchivio totalmente informatizzato

1) Aumentare i livelli di servizio del “sistema archivio” comporta un investimento ingente

2) Predisporre un sistema che eroghi livelli di servizio “tempo reale” anche quando non

necessario è un inutile spreco di risorse

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Soluzione “mista” per gestire la transizione

• Dematerializzazione “mirata”

• Dematerializzazione “progressiva”

• Mantenimento dell’archivio cartaceo ed ottimizzazione deiprocessi di gestione/accesso

• Integrazione:

– tra la gestione corrente (totalmente informatizzata)

– l'accesso all’archivio di deposito (parzialmenteinformatizzato)

ARCHIVIO FISICO

CED

DIPENDENTI/UTENTI

•REGISTRO INFORMATICO

Rete

Flusso fisico

Flusso informatico

Scansione on demand

Accesso fascicoli già informatizzati

Fascicolirichiesti

Fascicolirestituiti

D.Lgs. 20/2/2004, n. 52 e D.M.E.F. 23/1/2004

La fattura è il principale strumento di rappresentazionedocumentale di un’operazione commerciale nonché il documentofondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplinaIVA

Obbligo di emettere fattura fa carico al soggetto d’imposta

• Fatturazione elettronica (dematerializzazione dell’intero ciclodi vita)

• Emissione, conservazione, esibizione delle fatture ancheanalogiche

• Fatturazione da parte di un terzo (outsourcing)• La conservazione digitale è consentita, ad esempio, in

relazione alla seguente documentazione rilevante ai finitributari:

– fatture, lettere e telegrammi ricevuti e relative copie– libro giornale e libro degli inventari– registri prescritti ai fini dell’IVA– scritture ausiliarie di magazzino– registro dei beni ammortizzabili

Riflessioni

• complessità superiore al previsto a causa della prevalenza dellequestioni giuridico-fiscali su quelle tecniche

• acquisizione ed integrazione dei dati standard della fattura con isoftware gestionali o ERP (OCR per quelle cartacee?)

• significativa azione di sensibilizzazione e di formazione tramiteassociazioni di categoria

• specificare i formati elettronici da utilizzare per la conservazione:– aperti e standard (indipendenza, interoperabilità, durata)– è opportuno individuare supporti digitali per la conservazione

diversificati, affidabili per tecnologia e gestione nel lungoperiodo

• creazione di affidabili servizi di gestione in ASP, dato l’elevatonumero di potenziali utilizzatori (PAC e PAL, PMI)

• costituzione di depositi digitali territoriali avvalendosi di strutturepubbliche consortili

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Conclusioni e obiettivi futuri

Quelli illustrati sono presupposti tecnici, per l’attuazioneconcreta necessitano:

– gestione dei documenti fiscali gestiti in modalità tradizionale nella

PA, necessità di una ridefinizione dei processi nelle PA

– interventi formativi per fornire la spinta psicologica al “distacco”

dalla carta

– cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi

modelli organizzativi

– impegno della Direzione a promuovere un cambiamento radicale

“Politica dei piccoli passi”

L’innovazione presuppone il “coraggio di osare”, dipercorrere nuove strade, di affrontare le critiche di chi teme lenovità

Alcuni dati

Eventualegestione

archiviodocumenti

cartacei

Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento

Le attività della gestione documentale

Documento digitale=Elemento cardine nella gestione documentale

Acquisizione documentie trasformazionein formatoelettronico

Condivisionedocumenti egestioneworkflow

Archiviazionesostitutivadocumenti elettronici

Distribuzionedocumenti asoggetti esterni

Principali ambiti di gestione di documenti digitali

� Fatturazione elettronica

� Cedolino stipendi elettronico

�P

osta Elettronica C

ertificata (PE

C)

�A

rchiviazione e conservazione sostitutiva

Codice dell’Amministrazione Digitale

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La normativa di riferimento per il documento digitale

Fonte: NetConsulting, 2006

NormativaNormativa Cosa definisceCosa definisceImpatto su gestione documentaleImpatto su gestione documentale

D.L. 20 febbraio 2004 n. 52D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica .

Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio

DPR n. 68 del 11/02/2005DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata , sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC

Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale , aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche

Dal 1°gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale.

Deliberazione CNIPA n. 11

del 19/02/2004


del 19/02/2004Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici . Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali.

Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti

Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale

Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta

62,1%

55,2%

34,5%31,0%

24,1%

6,9%3,4%

17,2%

2,3

1,0

2,7

3,43,5

3,8

3,2

2,5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Processicore

Acquisti Amm.ne Personale CustomerCare

Marketing/vendite

Legale Logistica

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4Complessità

Propensione investimento


Esigenze di gestione documentale

Valori da 1: poco importante a 5: molto importante

4,3

3,6 3,53,1

2,92,6

2,3

Acquisizione didocumenti da

formato cartaceoa formato digitale

a norma e non

Gestione delworkflow

documentale inazienda

Protocolloelettronico con

conservazione anorma (otticasostitutiva)

Sicurezza/protezione del

documento (firmadigitale)

Gestione flussidocumentali in

uscita

Archiviazione deidocumenti

cartacei residui

Pubblicazionedocumenti econtenuti su

Internet


Riduzionedocumenticartacei

Gestione documenti digitali

Gestionedocumenticartacei

Gestionedocumenti digitali

Gestionedocumenticartaceie digitali

Propensione all’adozione del documento digitale –priorità per settore

PA Personale gestione pratiche

Industria Customer Care Ciclo Attivo, Personale

Finanza Core business, Personale Marketing/vendite

GDO/Distribuzione Acquisti/ciclo passivo Ciclo Attivo, Personale

ServiziAcquisti/ciclo passivo, Ciclo

AttivoMarketing/vendite,

Personale

Propensione all'investimento

Alta Medio-AltaFonte: NetConsulting, 2006

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Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei

In corso13,8%

Non sa/non

risponde3,4%

Già fatta31,0%

Non prevista

51,8%

Fonte: NetConsulting, 20067,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

30,8%

30,8%

69,2%Ciclo passivo

Ciclo attivo

Gestione HR

Gestione delleattività degli

Acquisizionedoc. da clienti

Erogazione dicircolari

Gestionesinistri

Comunicazioniai clienti

Gestionenegozi

Gestionedocumenti

ControlloQualità

Potenziali aree di riduzione flussi cartacei

Progetti di adozione del documento digitale

Previsto (entro 1 anno)3,4%

In corso48,3%

Concluso48,3%

Aree interessate (progetti conclusi)

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

28,6%

64,3%Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Processi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclopassivo

Personale

Marketing/ vendite

Logistica

Customer Care/gestione reclami

Legale

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

42,9%

50,0%Pocessi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo

Personale

Marketing/ vendite

Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Customer Care/gestione reclami

Aree interessate (progetti in corso)


Obiettivi progetti

69,0%

51,7%

37,9%

31,0%27,6% 27,6%

20,7%17,2%

10,3%

3,4%

Riduzionetempi

svolgimentoprocesso

Riduzionecosti

processo

Migliorecondivisioneinformazioniin azienda

Riduzionepersonaleaddetto agestioneprocesso

Riduzionecomplessità

processo

Sicurezza/protezione

deldocumento

Miglioramentorelazioni con

fornitori/partner

Miglioreservizio al

cliente

Riduzionediffettositàprocesso

Riduzionespazio fisico

diarchiviazione


I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005

Acquisizionedocumenti

Stampa/ Produzione documenti

Distribuzionedocumenti

Archiviazionedocumenti

� 115 miliardi di paginestampate, di cui 19,5miliardi inutilizzate

Costo: 287 milioni di euro all’anno

� Ogni documento vieneduplicato da 9 a 11 volte =>costo: 18 euro perdocumento

� 1 documento perduto su20

� 3% dei documentiarchiviati erroneamente

� Costo per recuperare undocumento non archiviatocorrettamente: 120 euro

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Glo bal e Xplor Italia Research, 2006

40%:Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale

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I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005

100% 68%

32%

Costi totali Costi diretti Costi indiretti

Costi gestione documentale tradizionale

CartaStampaCopia

CartaStampaCopia

PersonaleArchiviazioneRicerca documenti

PersonaleArchiviazioneRicerca documenti

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006

70 Mld di Euro70 Mld di Euro

Tutte le tipologie di documenti:peso gestione documentaletradizionale su PIL: 5%

Documenti contabili-amministrativi:peso gestione documentaletradizionale su PIL: 3%

42 Mld di Euro42 Mld di Euro

I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Risparmio50-60%Risparmio50-60%

� costi per l’acquisto di carta, buste efrancobolli

� Costi di archiviazione� tempo destinato all’archiviazione ed alle

successive ricerche� ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle

fatture� costi di distruzione delle fatture

Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)

Fattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euroFattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euro

• Costi:• redazione della fattura• invio della fattura• archivio• gestione degli incassi• copie “allegate”• dispute e controversie

Costo fattura tradizionale

• Costi:• ricevimento della fattura• controllo e smistamento• archivio• gestione dei pagamenti• copie “allegate”• dispute e controversie

Fattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 13 euroFattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 13 euro

Costo fattura elettronica

Fattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 4 euroFattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 4 euro

Fattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euroFattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euro

I risparmi ottenibili: cedolino elettronico

Risparmio:90%

Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006

• Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico

• Imbustamento

• Spedizione

• Invio via eMail

I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC)

Raccomandata A/RRaccomandata A/R

3,29 €3,29 €

Affrancatura+Carta+Busta+Archiviazione

Affrancatura+Carta+Busta+Archiviazione

PEC

0,35 €

Risparmio:90%

Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 20 06

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Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali

53,6%

-79,9%

46,4%

-42,8%

42,9%

-73,1%

35,7%

-71,9%

21,4%

-90,0%

17,9%

-34,7%

14,3%

-29,5%

Tempo ricercadocumento

Numero dipersone

dedicate alprocesso

Tempo medio disvolgimento del

processo

Numerodocumenti

cartaceistampati e

gestiti all'anno

% documentiperduti

Difettosità delprocesso

Costo medio digestione deldocumento

Aree impattate Impatto stimatoFonte: NetConsulting, 2006

Valori in % su totali rispondenti

Indicatori di efficienza dei progetti: rilevanza e variazione media per processo/area aziendale


PersonaleAcquisti/

ciclo passivo

Marketing/ vendite

LogisticaAmministr.

/ ciclo attivo

Core business

Customer Care

Numero documenti cartacei stampati e gestiti all'anno

-70% -78%

Costo medio di gestione del documento

-28%

Numero di persone dedicate al processo (FTE)

-17% -90% -75% -75%

Tempo medio di svolgimento del processo

-75% -70% -50% -60%

Difettosità del processo (% documenti non corretti)

% documenti perduti -85%

Tempo ricerca documento -90% -90% -67% -67% -54%

PersonaleAcquisti/

ciclo passivo

Marketing/ vendite

LogisticaAmministr.

/ ciclo attivo

Core business

Customer Care

Numero documenti cartacei stampati e gestiti all'anno

-70% -78%

Costo medio di gestione del documento

-28%

Numero di persone dedicate al processo (FTE)

-17% -90% -75% -75%

Tempo medio di svolgimento del processo

-75% -70% -50% -60%

Difettosità del processo (% documenti non corretti)

% documenti perduti -85%

Tempo ricerca documento -90% -90% -67% -67% -54%

Alta Medio-Alta Media Medio-bassa Bassa

I risparmi potenziali dall’utilizzo del documento digitale nella PA

CodiceAmministrazione

Digitale

CodiceAmministrazione

Digitale

Trasmissione telematicacertificati

Posta ElettronicaCertificata

Cedolino elettronico

Risparmio:472,5 Mln di €Risparmio:472,5 Mln di €

Risparmio:360 Mln di €Risparmio:360 Mln di €


Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNI PA - 2006

Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di EuroRisparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro

Risparmi complessivi dall’uso di documenti digitali

Risparmio:472,5 Mln di €Risparmio:472,5 Mln di €


Risparmio:14 Mld di €


Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIP A, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

Risparmio complessivo: 16 Miliardi di EuroRisparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro

Trasmissionetelematicacertificati

Trasmissionetelematicacertificati

35 milionidi certificati cartacei

35 milionidi certificati cartacei

PA

PECPEC

245 milionidi raccomandate A/R

245 milionidi raccomandate A/R

PA + aziende

CedolinoelettronicoCedolinoelettronico

3,5 milionidi cedolinicartacei al mese

3,5 milionidi cedolinicartacei al mese

PA

di fatture cartacee1,4 miliardidi fatture cartaceee doc. contabili

FatturazioneElettronica eConservaz. Sost.

Aziende

13

Considerazioni conclusive

� Crescente importanza documento digitale:� Evoluzione normativa� Riconoscimento benefici

(risparmi e ottimizzazione processi)

� Costi ed inefficienze gestione documentale a livell o sistema-Paese: 42-70 miliardi di Euro

� Potenziali risparmi complessivi da adozione forme p iù diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro

Considerazioni conclusive

� Elevata propensione di enti ed aziende a sostituire documenti cartacei con digitali

� Processi core (gestione pratiche), Amministrazione/ Finanza, Acquisti/Ciclo Passivo e Personale come principali aree di interesse per i progetti conclusi ed in corso

� Necessità di evidenziare indicatori di efficacia sp ecifici per i progetti di adozione del documento digitale per sup erare vincoli organizzativi e culturali

La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale

Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Mo vimprese e survey interne, 2006

0,8%

99,2%

Aziende/enti con soluzioni gestionedocumentaleTotale altre aziende/enti

Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti

521.745

Circa 4.000aziende

0,3%

0,5%

12,0%

13,0%Finanza

PA

Servizi

Industria

0,10%

0,40%

16,00%

55,00%oltre 500

da 101 a 500

da 10 a 100

da 6 a 9

Penetrazione per settore

Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti)

Il mercato della gestione documentale


Valori in mln di Euro

91,8

202,4

403,9

91,5

92,9

208,5

419,2

97,7

93,6

214,5

437,4

105,1

2004 2005 2006

BPOdocumentale

Servizi

Software

Hardware

789,6 818,3850,6

1.2%

3.6%3.6%3.9%3.9%

0.8%

3.0%2.9%

3.8%4.3%

6.8%7.6%

14

Da gestione documentale a Enterprise Content Management

Oggi

Documenti cartacei

Documenti elettronici

Archiviazione

Processi ?

Domani

Documenti in diversi formati

Doc. cartacei

E-mail Pagine Web

Record di DB

Fax

Documenti elettronici

Gestione workflow

Archiviazione

Integrazione con sistemi aziendali

Otti

miz

zazi

one

proc

essi

Sic

urez

zaFonte: NetConsulting, 2006

Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA

Stimoli

Vincoli


2,8

2,9

3,2

4,0

4,3Ottimizzazione processi

Riduzione costi/efficienza

Sicurezza e protezionepatrimonio informativo

Adempimenti a vincoli normativi

Miglioramento servizio al cliente

1,5

1,8

1,9

2,6

2,8

3,0Cultura aziendale

Costi

Vincoli organizzativi

Incertezza normativa

Gestione pregresso

Scarsa conoscenza offerta

Imprese

3,1

3,3

3,3

3,9

4,0Ottimizzazione processi

Sicurezza e protezionepatrimonio informativo

Adempimenti a vincoli normativi

Miglioramento servizio al cliente

Riduzione costi/efficienza

1,3

1,4

1,7

2,6

3,9

4,0Vincoli organizzativi

Cultura

Costi

Gestione pregresso

Scarsa conoscenza offerta

Incertezza normativa

PA

Valori da 1: poco importante a 5: molto importante

La normativa di riferimento per il documento digitale

NormativaNormativa Cosa definisceCosa definisce Impatto su gestione documentaleImpatto su gestione documentale

D.L. 20 febbraio 2004 n. 52D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica.

Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio

DPR n. 68 del 11/02/2005DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC

Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82

Decreto Legislativo

7 Marzo 2005 n. 82Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche

Dal 1°gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale.


del 19/02/2004


del 19/02/2004Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali.

Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti

master in obiettivi -...

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