markku kivioja: henkilöstöhallinnon asianohjausmallit kiekussa

Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit Kiekussa

Valtio Expo 2015

Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori

19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

Henkilöstöhallinnon asianohjaus Kiekussa

• Kieku-tietojärjestelmässä henkilöstöhallinnon asioiden ja

sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen

(Workflow).

• Kiekun perusratkaisussa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat

SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti

oikeille henkilöille käsiteltäväksi.

• Kiekussa on sähköisille lomakkeille kolme asianohjausmallia,

joista

- asianohjausmalli 1 on SAPin strandardin mukainen malli

- asianohjausmalli 2 on esim. virastojen organisaatiorakenteesta ja

työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli

- asianohjausmalli 2b on ministeriöiden tarpeisiin mukautettu malli.


Asianohjausmallin valinta

• Kieku-hanke suosittelee ensisijaisesti Asianohjausmallia 1 (SAP standardi)

• Asianohjausmallin valinta on henkilöstöaluekohtainen

ja vain yksi asianohjausmalli per henkilöstöalue

on mahdollinen.

• Viraston vastuulla on tunnistaa omien prosessien yhteensopivuus valitun

asianohjausmallin kanssa.

• Asianohjausmallin pitää tukea tehokkaita prosesseja ja tarvittaessa on

muutettava prosessia, päätöksentekorakenteita, työjärjestyksiä tai

asetuksia.

• Mikäli Asianohjausmalli 1 tuottaa yhteensopimattomuusongelmia eivätkä

edellä todetut muutokset ole mahdollisia tai tarkoituksenmukaisia, virasto

voi tehdä hankkeelle perustellun esityksen Asianohjausmalli 2:n

saamisesta käyttöön.

• Asianohjausmalli 2 voidaan myöntää vain hakemuksesta. Hakemuksen

tulee sisältää perustelut, jotka käydään läpi Kieku-hankkeessa.

• Asianohjausmalli 2b:n osalta riittää ministeriön ilmoitus hankkeelle.


ME 5085:

Asianohjaus valittavissa

työnantajavirastoittain

(Kieku 10.0 / 11.9.2015)

19.5.2015

Asianohjausmalli 2 – ns. syvä organisaatio

Valtio Expo, Markku Kivioja

19.5.2015

Asianohjauksia Kieku -portaalissa


Asianohjausmallit portaali-toiminnallisuutena

”Asianohjausmalli 1 ja 2”

• Portaalin asianohjaus noudattaa organisaation

hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti

esimiehelle.

Ei-harkinnanvarainen virkavapaus

(=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle

hyväksyttäväksi.

Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle

hyväksyttäväksi.

Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle

hyväksyttäväksi.


Harkinnanvarainen virkavapaus portaalitoiminnallisuudesta lomakkeelle

Asianohjausmalli 1

• Portaalitoiminnallisuutena

virkamieheltä esimiehelle

esiteltäväksi päätöksentekoa

varten esimiehen esimiehelle

harkinnanvarainen

virkavapaus

(=poissaolohakemus)

virkamieheltä portaalista

osittainen

virkavapauslomake

irtisanoutumislomake

Asianohjausmalli 2

• Sähköisenä lomakkeena

virkamieheltä erikseen

määritellyn asianohjausketjun

mukaisesti mahdollisten

puoltajien kautta esiteltäväksi ja

päätettäväksi

harkinnanvarainen

virkavapauslomake

osittainen

virkavapauslomake.

irtisanoutumislomake


Sähköiset lomakkeet ja niihin kytketyt asianohjaukset

Luo uusi budjetoitu toimi (asianohjaus ei ole kytkettynä)

Palvelussuhteen luonti (WS94100040 asianohjaus kytketty)

Palkkionmaksu (WS94100043 asianohjaus kytketty)

Muu palkan muutos (WS94100046 asianohjaus kytketty)

Palkanlisien muutos (WS94100042 asianohjaus kytketty)

Henkilökohtaisen palkanosan muutos (WS94100045 asianohjaus kytketty)

Tehtäväkohtaisen palkan muutos (WS94100044 asianohjaus kytketty)

Irtisanoutuminen (WS94100047 asianohjaus kytketty)

Osittainen virkavapaus (WS94100048 asianohjaus kytketty)

Harkinnanvarainen virkavapaus (WS94100049 asianohjaus kytketty, malli 2)

Palvelussuhteen tietojen muutos (WS94100053 asianohjaus kytketty)

Budjetoidun toimen kopionti (WS94100056 asianohjaus kytketty)


Asianohjausmallit ohjausperiaatteiden näkökulmasta

Asianohjausmalli 1

• Organisaatiorakenne ohjaa

lomakkeen kulkua

järjestelmässä.

• Automaattinen ohjautuminen

rakenteen mukaan.

• Suosii organisaation yhtenäistä

päätöksentekorakennetta.

• Esimiesten ”vahva”

hallinnollinen johtamisrooli.

Asianohjausmalli 2

• Jokaiselle lomakkeelle

määritellään erikseen kulkua

ohjaava asianohjausketju.

• Manuaaliset valinnat

asianohjausketjun

muodostamiseksi.

• Soveltuu hyvin organisaatioille,

joiden päätöksenteko ei noudata

systemaattisesti

organisaatiorakenteen mukaista

päätöksentekoa.

• Esimiesten ”vahva” operatiivinen

työnjohdollinen rooli.


Asianohjausmallit joustavuuden näkökulmasta

Asianohjausmalli 1

• Esimiehen mahdollisuus valita

päättäjä harkinnanvaraisissa

virkavapauksissa.

• Esimiehen mahdollisuus

välittää virkavapaus tai

irtisanomislomake toiselle

esimiehelle esiteltäväksi.

• Esimiehen välitä –toimintoja voi

olla useita peräkkäin.

• Välitä –toiminnallisuuden

jälkeen lomake palautuu

alkuperäisen rakenteen

mukaiselle päätöksentekijälle.

Asianohjausmalli 2

• Asianohjaus esittelijälle ja

päättäjälle voidaan toteuttaa

suoraan organisaatioraketeista ja

tasoista riippumatta

työjärjestyksen mukaisesti.

• Voidaan valita 1-2 puoltajaa.

• Asianohjausketju määritellään

yhdellä kerralla ja se huomioi

myös sijaisuudet normaaliin

tapaan.

• Mahdollistaa päätöksenteon

keskittämisen harkinnanvaraisissa

päätöksentekotilanteissa

asiakohtaisesti.


Asianohjausmallit esimiesnäkökulmasta

Asianohjausmalli 1

• Mitä systemaattisemmin

päätöksentekorakenne noudattaa

organisaatiorakennetta sitä

kustannustehokkaampi malli on.

• Kaikki poikkeamat synnyttävät

turhaa työtä (”välitä” -toiminto).

• Esimiehellä on hyvä olla laajat

esimiesvastuut päätöksenteossa.

• Esimiehen on seurattava

tehtävälistaansa säännöllisesti.

• Esittelijän on oltava aina esimies.

Asianohjausmalli 2

• Kustannustehokkuus ei edellytä

organisaatiorakenteen ja

päätöksentekorakenteen

yhteneväisyyttä.

• Asianohjausmalli mahdollistaa

organisaatiossa erilaisia

esimiesrooleja, jotka voivat tukea

parhaiten operatiivisen toiminnan

luonnetta.

• Esittelijän ei tarvitse aina olla

esimies.

• Päätöksenteko ilman esittelyä on

mahdollinen.


Asianohjausmallien ilmoitukset ja muistutukset

Asianohjausmalli 1

• Asianohjausmallissa ei tule

ilmoituksia tehtävälistalle

tulleista tehtävistä.

• Asianohjausmallissa ei tule

muistutuksia tehtävälistalla

olevista käsittelemättömistä

tehtävistä (esimiehelle,

esittelijälle tai päättäjälle).

• Virkamies saa häntä koskevat

ilmoitukset hyväksymisistä ja

hylkäämisistä tehtävälistalle,

jotka hänen on käytävä

avaamassa, että ne

kuittaantuvat luetuksi.

Asianohjausmalli 2

• Virkamies saa sähköpostiinsa

ilmoituksen hyväksymisistä ja

hylkäämisistä eikä näistä mene

ilmoituksia tehtävälistalle

kuitattavaksi.

• Sähköposti-ilmoitus tehtävälistalla

käsittelyä odottavasta uudesta

tehtävästä koontisanomana

kerran vuorokaudessa.

• Sähköpostimuistutus käsittelyä

odottavasta tehtävästä lähetetään

yhden kerran koontisanomana 7

vuorokauden kuluttua

ensimmäisestä ilmoituksesta

henkilölle, jonka tehtävälistalla

asia odottaa.19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

Millä tekijöillä on merkitystä asianohjauksen toimivuudelle?

19.5.2015

Organisaatiorakenne Moniportaiset organisaatiorakenteet

Toistuva välitä -toiminnon käyttö

Turhautuneisuus, hitaus, tehottomuus

Matalat organisaatiorakenteet

Puuttuu toimijoita ohjausketjusta

Pitäisi luoda keinotekoisia rakenteita

Kirjavat organisaatiorakenteet

Rakenteiden yhtenäistäminen aiheuttaa

haittaa perustoiminnoille

Päätöksentekorakenne ja -valtuudet Keskitetty päätöksenteko asian sisällön perusteella

Harkinnanvaraiset päätökset

Yhtenäisen linjan varmistaminen

Hajautettu päätöksenteko suhteessa ratkaisuvaltaan

Hajautus eri tasoille ja toimijoille

Viran luonne, asema, nimityksen pituus jne.

Poikkeavat päätöksentekovaltuudet

Vahvemmat valtuudet (päätöksiä ilman esittelyä)

Heikommat valtuudet (vain puolto-oikeus)

Esimiesrooli Vahva operatiivinen esimiesrooli

Johtaa perustoimintaa ”kentällä”

”Liikkuvuus” oman perustehtävän

suorittamiseksi ”kentällä” on keskeistä

Keskittyy työnjohdollisiin esimiestehtäviin

Operatiivinen työskentely ei mahdollista

monipuolista hallinnollista esimiestyötä

Vahva asiantuntijalähtöinen esimiesrooli

Esimies johtaa vahvasti asiantuntijatyötä

Organisaatio arvostaa asiantuntijaosaamista

Esimiestyö on alisteinen asiantuntijatyölle

Niukat aikaresurssit asiantuntijatyöhön

Hallinnollisesta esimiestyöstä tehdään minimi

Päätöksenteon valmistelu Virastossa keskitetty esittelymalli

Asiakokonaisuuskohtaisesti ja/tai

Organisaatiorakenteen mukaan kaikissa asioissa

Pois operatiivisen toiminnan rajapinnasta

Esittelymenettelyn pirstaleisuus viraston sisällä

Mm. toimijat, valtuudet, aikajaksot, rakenne

Toisen viraston asioiden esittely

Nimitykset ja virkavapaudet ilman esittelyä

Esimies vain esittelijä, mutta ei koskaan päätöksentekijä

Päätöksentekijä yksikön ainoa hallinnollinen toimija

Esimies vain puoltajan roolissa päätöksenteossa

Päätöksenteon valmistelu tarvitsee puoltajia.

ASIANOHJAUSMALLI 1

Y

H

T

E

E

N

S

O

P

I

M

A

T

T

O

M

U

U

S


Kiitos!

Lisätietoa Kiekusta:

www.valtiokonttori.fi/kieku

Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt:

[email protected]


markku kivioja: henkilöstöhallinnon asianohjausmallit kiekussa

Government & Nonprofit