ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTIVIDAD 4 Parte 1

DICCIONARIO DE DATOS

MARIA EUGENIA VEGA URUETA

V SEMESTRE GRUPO 5

DOCENTE

INGENIERO ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BARRANQUILLA

2016

INTRODUCCIÓN

En la siguiente actividad trataremos sobre las actividades realizadas en las

unidades de información, en específico en la Biblioteca de la Corporación

Universitaria Americana, como es el manejo y desarrollo de la manejo de los

sistemas de información, aplicando los diagramas de datos y los diccionarios de

datos, ya que estos conocimientos son esenciales para el profesional de la

información, teniendo en cuenta los adelantos tecnológicos, creando la

necesidad de estudiar más a fondo los sistemas de información, establecer que

sistemas llevan a cabo las entidades.

OBJETIVOS

Saber que sistema de información son utilizadas en las entidades, empresas e

instituciones, así como tambien saber desarrollar los diccionarios de datos y los

diagramas de flujos de datos, aplicados a los procesos de nuestras instituciones.

ACTIVIDAD 4 PARTE 1

LA PRIMERA CONSISTE EN REALIZAR UN TRABAJO DEL TEMA DE ESTA

UNIDAD (DICCIONARIO DE DATOS), EL CUAL CONTENGA LOS SIGUIENTES

ÍTEMS:

1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución

donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información,

utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o

cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y

realice cada uno de los siguientes puntos:

Para esta actividad escogí la Biblioteca de la Corporación Universitaria Americana,

lugar donde soy auxiliar, está ubicado en la ciudad de Barranquilla, y el proceso

sobre el cual trabajaré es en los pagos de multas de los retrasos del material

bibliográfico.

a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de

información).

¿Cuáles son las actividades que se realizan en la Biblioteca?

Procesos técnicos.

Inventarios.

Préstamos y devolución del material bibliográfico

Notificar cuando el usuario queda bloqueado por la demora en la entrega de

dicho material.

b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.

La finalidad de cada una de estas finalidades se hace con el fin de llevar un control

en la organización, que los procesos se hagan cumpliendo los parámetros

establecidos y prestar un servicio excelente y oportuno.

La finalidad de los procesos técnicos es que el material bibliográfico quede

a disposición de los usuarios para que tengan acceso a la información y

puedan hacer consultas posteriores.

Los inventarios se realizan para tener un dato exacto del material

bibliográfico, saber cuántos libros están prestados o perdidos, según el

caso.

En los préstamos y devolución del material bibliográfico tener un control de

los libros que entran y salen de biblioteca por este motivo, saber que libros

tienen mayor consulta para próximas adquisiciones, y lo más importante,

que los estudiantes utilicen esta herramienta para una excelente

preparación profesional.

Se notifica en caso de bloqueo para que el estudiante normalice su estado

y pueda hacer uso posterior de dichos recursos.

c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.

En los procesos técnicos: una vez recibidos los libros con su respectiva

clasificación (realizada por el bibliotecólogo) se procede a colocarles los pines de

seguridad, sellos y la ficha devolución de libros, luego se catalogan, rotulan y se

le hace el control de calidad, y luego se colocan en los estantes para que queden

a disposición de los usuarios, teniendo en cuenta su ubicación en el área

respectiva según su clasificación.

En los préstamos: El estudiante solicita el material bibliográfico, el auxiliar realiza

su búsqueda en el software de Biblioteca o el estudiante realiza la búsqueda en el

catálogo en línea (OPAC) una vez ubicado el libro, se solicita el carnet que debe

estar vigente, se registra el usuario al software para verificar su estado, para luego

proceder al préstamo ingresando el código de barras, se le notifica la fecha de

devolución y los cargos (multas) que tiene en caso de presentar retrasos.

En la devolución y notificación de Bloque (según el caso): se recibe el

material bibliográfico (libro), se ingresa el código de barras en el respectivo ítem

para devolución de libros, en caso de tener multa se le informa el valor y su

respectivo trámite para realizar dicho pago.

d. Donde se realizan estos pasos.

Estos pasos se realizan en la biblioteca, unidad de información de la Corporación

Universitaria Americana, ubicada en el cuarto piso de dicha institución, en la

ciudad de Barranquilla.

e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.

Los tiempos son distintos dependiendo del proceso que se esté realizando, para

los préstamos, devolución y notificación de bloqueos y multas son tiempos

relativamente cortos, entre 3 a 5 minutos, ya que se requiere de agilidad y

competencias para atender de manera rápida y oportuna a los usuarios, en los

procesos técnicos dependiendo del libro que se esté catalogando, es entre 10 y

20 minutos, para los inventarios el proceso es mayor ya que se requiere de días

para su finalización.

f. Con qué frecuencia la realizan.

Los procesos técnicos pueden ser trimestrales o dependiendo de las adquisiciones

que realicen en la Corporación; los préstamos, devolución y notificación de

bloqueos y multas se hace diariamente, y los inventarios se realizan

semestralmente.

g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información).

Estos procesos los realizan las auxiliares y son liderados bajo la supervisión del

Coordinador de Biblioteca, que es el encargado velar por la organización y

funcionamiento de estos procesos; todos estos procesos se realizan en el mismo

puesto de trabajo de atención al públicos, pues no existe una dependencia para

cada proceso, ya que es una Corporación relativamente nueva, de igual forma la

biblioteca tienen alrededor de 5.000 ejemplares de libros y aproximadamente

3.000 publicaciones seriadas.

h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente,

así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.

El sistema de información es excelente, pues cuenta con un software que cumple

con todas las expectativas para un buen desarrollo de los procesos, es un sistema

en línea que permite a los usuarios interactuar desde cualquier lugar donde se

encuentre, realizar búsqueda de información y hacer reservas de libros, puede

verificar su estado, libros prestados, etc.

Los fallos encontrados fueron en las publicaciones seriadas, ya que no cuentan

con el proceso de catalogación y la consulta la realizan manual al no encontrarse

en el OPAC de biblioteca, lo cual hace que los estudiantes no realicen consultas e

investigaciones en dichos recursos, la solución sería hacer la respectiva

catalogación con sus respectivas analíticas, para que los estudiantes puedan

acceder a este recurso con la búsqueda de información.

i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.

Utilicé las orientaciones dadas para dicha actividad, la técnica no utilice una

técnica específica ya que dicha actividad la realice en mi lugar de trabajo, pero

traté de que se asemejara a la entrevista.

2. Elabore el diagrama de flujo de datos que describa uno de los

procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa.

Cont.

3. Realice Un Diccionario De Datos Basándose En El Diagrama De Flujo De

Datos Realizado En El Punto Anterior, En El Diccionario De Datos Se Debe

Identificar:

A. DESCRIPCIÓN DE FLUJO DE DATOS (DESCRIBIR UNO).

Nombre del Flujo de datos: Proceso pago multas.

Descripción: Una vez informado al usuario que está bloqueado - debe pagar una

multa, por la no entrega oportuna del libro - explicación del procedimiento a seguir

dependiendo de la forma de pago. - Procede a realizar el respectivo pago o

cancelación – habilitarlo y entregar paz y salvo.

Proveniente de los procesos: verificación de las multas adeudadas – recepción

de la boleta de multa pagada, para su respectiva normalización y desbloqueo.

Para los procesos: valor del pago de la factura (en el registro de muestreo de

multas retrasadas).

B. DESCRIPCIÓN DE ESTRUCTURAS DE DATOS (DESCRIBIR UNO).

Estructura de datos: Detalle de la boleta de pago de los estudiantes.

Datos de usuario: Estudiantes, docentes

Requerimiento de información: dirección y teléfono

Descripción del caso: Pago de factura por generación de multas, verificada y

archivada, para desbloquear al estudiante, para realizar posteriores prestamos de

libros.

C. DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE DATOS (DESCRIBIR UNO).

Elemento dato: usuario.

Nombre: estudiante.

Alias: registro de multa, valor de la multa.

Descripción: el estudiante (X) solicita valor de la multa para hacer el respectivo

pago y solicitar nuevos préstamos en biblioteca, una vez pagada la sanción.

D. DESCRIPCIÓN DE ALMACENES DE DATOS (DESCRIBIR UNO).

Almacén de datos: Muestreo de facturas pagadas.

Descripción: Solicitudes de pago de multa por parte del estudiante, con el valor

de la multa, para la entregarle el paz y salvo.

Tipo de tramite: Pago en efectivo + cheque + transferencia.

Descripción de datos: valor de la factura, nombre y apellidos del estudiante.

Volumen: Ocasional, presentándose un incremento en la quincenas de cada mes.

Acceso: Los estudiantes con multa, hasta no cancelar la facura no pueden hacer

uso de la biblioteca.

e. Descripción de procesos (Describir uno)

Proceso: pago de multa

Descripción: se verifica el valor pagado.

Proceso: pago de multas

CONCLUSIÓN

Los profesionales de la información debemos mantenerse actualizados en los

sistemas de información, para comprender con facilidad el funcionamiento y los

procesos de un sistema de información.