marco teÓrico 1. antecedentes de la investigaciÓn
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MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Con el propósito de apoyar la fundamentación teórica de este estudio, se
hizo necesaria la realización de una exhaustiva revisión de diversos trabajos
que se han insertado en la temática correspondiente a los sistemas de auto
despacho.
A la luz de la investigación realizada se debe considerar el trabajo de
Bermúdez y Valladares (1996), quienes realizaron un estudio titulado
“Rediseño de los Procedimientos Administrativos de Recepción,
Almacenamiento y Despacho de productos en la Distribuidora Molinos
Nacionales, C.A. “MONACA”.
El objetivo del proyecto estuvo dirigido a realizar el Rediseño de los
procedimientos administrativo de recepción, almacenamiento y despacho de
los productos de la Distribuidora MONACA, como trabajo práctico en el área
de Organización y Métodos con la finalidad de actualizar su contexto
operativo a las necesidades establecidas por el sistema, determinar la
logística más conveniente para la empresa, estableciendo sus deficiencias y
fallas que obstaculizan su eficiente consecución.
En el desarrollo de las bases teóricas se utilizo los siguientes autores
Melinkoff (1994), Stoner y Wankel (1996), Robbins (1996).
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El tipo de investigación se caracterizó como de tipo aplicada, prospectiva,
descriptiva, transversal y observacional calificándose el diseño como no
experimental, la población se constituyó por quince (15) sujetos,
responsables fijos y activos del sistema de recepción, almacenamiento y
despacho de productos de consumo masivo. Los instrumentos aplicados
para la recolección de datos fueron la observación directa simple, el análisis
documental y las entrevistas no estructuradas y se indicó la descripción
cualitativa como la vía de interpretación más adecuada para el análisis de los
datos aportados por el estudio, de acuerdo al área que delimitaron la
variables e indicadores.
Finalmente, los resultados señalaron que los procedimientos de recepción,
almacenamiento y despacho presentaban debilidades operativas y
administrativas en su ejecución las cuales estaban representadas
principalmente por falta de comunicación consecuente entre los
responsables y fallas en los sistemas de registro y documentación señalados
como soportes de las tramitaciones entre las operaciones.
Asimismo, se detectó a partir de la recepción de los pedidos de los
vendedores, que ocurrían fallas las cuales incidían negativamente en el
desarrollo administrativo de los procedimientos estudiados, por lo cual, el
rediseño establecido se fundamentó en la reestructuración de sus principales
aspectos operativos, así como también en la formalización administrativa de
los sistemas de registros para su correcto desenvolvimiento ejecutivo.
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La investigación consultada aporta información importante para el
desarrollo de este estudio, por cuanto reseña la comunicación como un
elemento esencial, así como la actualización de los sistemas de registros en
los procesos productivos de las empresas de consumo masivo, como es
Polar.
Posteriormente, Hernández y Zárraga. (1997) realizaron un trabajo,
titulado “Diseño de un Manual de Normas y procedimientos, para el proceso
de Recepción, Almacenaje y Despacho de Materiales. Caso: Empresa
DISTUCA de Maracaibo”.
El principal objetivo de este estudio fue Diseñar un Manual de Normas y
procedimientos, para el proceso de Recepción, Almacenaje y Despacho de
Materiales. Caso: Empresa DISTUCA de Maracaibo, con el propósito de
suministrar al personal de la referida empresa una herramienta que sirviera
de guía, para el logro eficiente de las actividades desarrolladas en ese
momento.
Los fundamentos teóricos de la variable se basó sobre los autores
Galindo (1994), Munch y García (1996), David (1995).
Para el diseño se desarrolló una metodología de tipo descriptiva,
aplicada y transversal. La población la constituyó un total de ocho
empleados, por ser esta acorde para la investigación se utilizó toda en su
totalidad. Los instrumentos para la recolección de datos fueron la
recopilación documental, la observación de campo y las entrevistas no
estructuradas.
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Con el material bibliográfico se soportó científicamente los conceptos
aplicados al estudio, se realizó posteriormente la redacción y diagramación
de los procedimientos, para revisarlos y discutirlos con los empleados
involucrados en el proceso y, posteriormente se estandarizaron las
actividades a través de normas, expresadas en un lenguaje claro y sencillo.
Finalmente, los resultados de este estudio descriptivo revelaron debilidades
operativas, por lo cual se hace necesario implementar un manual de normas
y procedimientos que sirve de herramienta útil, para la ejecución de las
actividades, lograr reducir el desperdicio de tiempo, materiales y recurso
humano, eliminando la duplicidad existente y provocar la efectividad en la
ejecución de las tareas.
El estudio reseñado ofrece importantes puntos referidos a lo fundamental
que son las normas en la ejecución de las diferentes actividades y
procedimientos en una organización, al igual que correcta y regular
aplicación de las mismas, propiciando un desenvolvimiento eficiente en los
procesos ejecutados por las organizaciones.
Más tarde, Marrero y Prieto. (1998), realizaron un trabajo, titulado
“Diseño de un Sistema de Almacenamiento, para la empresa Fosfatos
Industriales, C.A.”.
El propósito de esta investigación fue el Diseño de un Sistema de
Almacenamiento, para la empresa Fosfatos Industriales, C.A., dirigido a la
optimización de las actividades para el cual se utilizó un método exploratorio,
descriptivo, aplicado. Para la recopilación de la data, la información se aplicó
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a cinco sujetos involucrados, por medio de cuestionarios abiertos tomando
de estos las respuestas de forma coincidente para ser luego analizados e
interpretados.
En el desarrollo de las Bases Teóricas se utilizaron los siguientes autores
koontz y Weihrich (1994), Stoner y Freeman (1996), Arias (1994), entre
otros.
Los resultados arrojaron relación en el proceso de recepción, se conoció
que la entrega es tardía, por la cual se pierde esfuerzos, también durante el
proceso de inventario, esto como consecuencia de la inexistencia de un
sistema eficiente de operación, para solucionar el problema se propuso un
diseño que sugiere operaciones estratégicas en secuencias lógicas como
procedimiento estándar, adiestramiento del personal en ellas, creación de un
maestro de inventario, delimitación de roles y adaptar la infraestructura del
área, tanto la fija como la móvil a las necesidades existentes; las medidas
redundarán en el funcionamiento óptimo del área.
La investigación aporta conocimientos científicos que son válidos en el
desarrollo del presente trabajo, por cuanto arrojan información amplia sobre
los elementos y factores que deben ser considerados al momento de realizar
una evaluación sobre los procesos de almacenamiento y despacho en las
organizaciones, que manejan un volumen significativo de materiales en el
desarrollo de sus actividades, como es el caso de la empresa Polar
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Asimismo, se revisó el trabajo de Soto y Troconis (1998), titulado
“Redieño de los procesos de almacenamiento y despacho de la empresa
C.A. Seagram de Venezuela, Distribuidora de Productos Licoreros”.
La investigación estuvo orientada al Rediseño de los procesos de
almacenamiento y despacho de la empresa C.A. Seagram de Venezuela.
La fundamentación teórica de la variable se basó sobre los autores
como Melinkoff (1994), Galindo (1994), Robbins (1996).
El tipo de investigación se tipificó como aplicada, descriptiva, transversal
y prospectiva, calificándose el diseño como no experimental. La población se
caracterizó por ser finita, determinada y accesible, constituida por dieciséis
16 sujetos que laboran en el departamento de administración, almacén y
ventas.
La recolección de datos se llevó a cabo a través de un instrumento,
representado por una entrevista, diseñada por preguntas abiertas en total
doce (12) ítems y la revisión documental, siendo validada por cinco expertos,
por el tipo de preguntas no necesario medir su confiabilidad. La
interpretación y análisis de los datos aportados por la investigación se indicó
de manera cualitativa, delimitados por los objetivos e indicadores.
Los resultados permitieron, evidenciar demandas reales no acordes con
los niveles de inventario, un lento aprovisionamiento de mercancía, los
tiempos promedios de despacho son altos y muy variables, existen elevados
costos de distribución, existiendo mucha burocracia, y un debilitamiento en la
demanda por falta de un servicio oportuno y efectivo.
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La propuesta del rediseño se centró en la racionalización de los
almacenes dada la subutilización de los almacenes regionales y la
automatización de los procesos, a fin de reducir esfuerzos, costos, tiempo y
papeleo.
El trabajo revisado contribuye en el suministro de datos reveladores,
en cuanto al manejo de los niveles de inventario, costos de distribución y
automatización de los procesos, de igual manera señala los instrumentos y
técnicas para recabar información requerida para el sistema.
Otro trabajo que se revisó fue el Carrillo y Quintero (1999), denominado
“Evaluación de los procesos de almacenamiento y despacho de Alimentos
Kraft de Venezuela, C.A.”
El estudio tuvo como objetivo la evaluación de los procesos de
almacenamiento y despacho de Alimentos Kraft de Venezuela, C.A.
El Marco Teórico se fundamentó en los criterios de, Gómez, Melinkoff,
Galindo, Much y García, Lira entre otros autores sobre los procesos de
Almacenamiento y despacho. El tipo de investigación caracterizó una
metodología descriptiva, de carácter aplicada, de campo, y prospectivo,
calificándose el diseño como no experimental transversal. La población
quedó constituida por cinco sujetos, integrantes del área de Almacenamiento
y despacho de la citada empresa, debido a lo reducido de su tamaño la
población fue finita, determinada y accesible.
La recolección de datos se llevó a cabo a través de un cuestionario
constituido por cuarenta y siete (47) preguntas, las cuales permitieron
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obtener los elementos y características de las actividades y procedimientos
de la mencionada área, al igual que las especificaciones necesarias para la
descripción de las tareas, actividades y funciones establecidas por las
autoridades competentes. Los datos obtenidos se analizaron cualitativa y
cuantitativamente, con el uso de frecuencia absolutas y relativas, cuya
información permitió finalmente la evaluación del proceso de
Almacenamiento y despacho.
Concluyéndose que se amerita ciertos cambios, en cuanto a la logística
administrativa y operativa del área evaluada, específicamente en la
formulación y elaboración, tanto de las estrategias y políticas como en los
objetivos y metas del proceso estudiado, así como también en la
comunicación organizacional y en el método o sistema de control aplicados
por la empresa para este proceso, los cuales deben ser contenidos, como los
elementos fundamentales que en forma integrada y coordinada existan para
la funcionalidad eficiente del proceso de Almacenamiento y Despacho de
Alimentos Kraft, C.A.
El estudio consultado, reviste importancia en cuanto a la significación que
tienen los lineamientos organizacionales en todos los ordenes de las
organizaciones, vale decir, las políticas, objetivos, estrategias y metas a ser
alcanzadas en su contexto empresarial, y señala las pautas que deben ser
consideradas en el presente trabajo.
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2. BASES TEÓRICAS
En este segundo segmento, se presenta la fundamentación teórica de
esta investigación, la cual es producto de una pormenorizada revisión de las
principales propuestas que se han ocupado del estudio de áreas referidas al
tema desarrollado en este trabajo.
En este orden de ideas, en las primeras páginas de este apartado se
realiza un análisis de la conceptualización y supuestos básicos para la
calidad de servicio también se va hacer referencia a los términos básicos
Asimismo la fundamentación teórica expuesta incluye una disertación
acerca de las más importantes concepciones que sobre sistemas de
autodespacho, se han formulado en la actualidad.
En tal sentido, la idea sobre los sistemas son una herramienta, si se
quiere, casi imprescindible para una organización. De este modo, el apoyo
que le brinda a los administradores es relevante para el desempeño eficiente
de sus funciones. Los sistemas le brindan al administrador, como a los
demás empleados de una empresa conocimientos necesarios para la toma
de decisiones. Aunado a lo anterior, se citaran algunos conceptos formales
de diversos autores:
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2.1 SISTEMA
Por consiguiente, que los sistemas son un conjunto de elementos que se
relacionan e interactúan entre sí para el logro de un fin común. Actualmente,
los sistemas cumplen una función determinante e importante dentro de una
organización, ya que proporcionan información concerniente a los procesos,
actividades, metas, costos, entre otros; que sé están desarrollando dentro del
ámbito organizacional.
Para Senn (1996, p. 55), un sistema “es un conjunto de componentes
que interactúan entre sí para un cierto objetivo. Es una colección de
elementos o medios que están relacionados y que pueden ser descritos en
términos de sus atributos o de sus partes componentes”.
Para Hernández (1996, p. 155), un sistema “es un todo organizado
compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas y delineados
por los limites identificables de su ambiente o suprasistemas”.
Los sistemas a su vez esta formados por diversos elementos, entre los
cuales se pueden mencionar: el entorno o medio circundante, los limites o
fronteras, las entradas y salidas y los componentes. Cada uno de estos
elementos delimitan y estructuran un sistema.
El proceso eficaz de los datos para generar información es vital en las
operaciones de las empresas y de otras organizaciones. La manera en la
cual esto se efectúa ha venido cambiando en los últimos años, y en gran
parte puede atribuirse a la introducción de sistemas de computación y el
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procesamiento de datos basados en computadoras que han alterado en
forma significativa la capacidad de las empresas para procesar transacciones
y tomar decisiones.
Los sistemas ayudan a mejorar o esquematizar las actividades que se
llevan a cabo, lógicamente después de llevarse a cabo una serie de
recolección de información y datos para mejorar el proceso global de la
empresa.
Según Gómez C. (1997, p. 11), define de la siguiente manera un sistema,
“un conjunto de reglas, funciones, principios y cosas lógicamente
organizadas e interrelacionadas los cuales mediante acción coordinada,
conllevan al logro de determinado objetivo, sirviendo a la vez, de marco de
referencia y patrón de comportamiento”.
Se puede deducir, que un sistema es cualquier cosa compuesta por parte
o elementos que se relacionan e interactúan entre sí para el logro de uno o
más objetivos previamente establecidos. Es un conjunto de elementos que
se relacionan entre sí para el logro de un fin común.
Actualmente, los sistemas cumplen una función determinante e
importante dentro de una organización, ya que proporcionan información
concerniente a los procesos, actividades, metas, costos, entre otros; que sé
están desarrollando dentro del ámbito organizacional.
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2.1.1 TEORIA DE LOS SISTEMAS
En su conjunto la organización empresarial, es un sistema de partes
interrelacionadas operando unas conjuntamente con otras a fin de cumplir
con los objetivos individuales de los elementos participantes.
La sistematización en el desarrollo de la actividad empresarial, ha sido
esbozada desde el momento en el que se define que la empresa necesitaba
ser un conjunto coordinado para cumplir con sus objetivos, en este sentido
Kendall (1996, p. 55), " plantea que los miembros de la organización así
como los procesos deberían encontrarse sistematizados y puestos en
contactos, como para funcionar como partes eficaces de un todo”.
De lo anteriormente expuesto se concluye que la teoría de sistemas
suministra el enfoque desde el cual su pueden observar y detallar todos los
tipos de sistemas, intentando desarrollar principios científicos que ayuden a
comprender los sistemas organizacionales, los cuales son dinámicos y
poseen un alto grado de interacción.
2.1.2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Según Catacora (1996, p. 21), “un proceso que genera información
dentro de una empresa, es conducido por una serie de sistemas que
manejan dicha información y que poseen una serie de variables que hacen
posible el proceso organizacional”.
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Por consiguiente, la importancia de un sistema radica en la calidad de
información generada por los insumos y a su vez sea capaz de suavizar la
incertidumbre a la hora de tomar una fuerte decisión dentro de una
organización.
2.1.3 CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS.
Los sistemas presentan características resaltantes en sus conjuntos
según Chiavenato (1992, p. 574), señala las siguientes:
Propósito u Objetivo: Todo sistema tiene uno o varios propósitos u
objetivos. Las unidades o elementos (u objetivos) como también las
relaciones, definen la distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o Totalidad: Todo sistema tiene una naturaleza orgánica
por lo cual una acción que produzca cambios en una de las unidades del
sistema, tiene mucha probabilidad de producir cambios en todas las otras
unidades de este.
Entropía: En la tendencia que los sistemas el desajuste y la
desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de
la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se
descomponen en estados más simples, la segunda Ley de la termodinámica
explica que la entropía en los sistemas aumentaran con error del tiempo.
Por lo que se podría resumir sobre dichas características, éstas
sostienen que todo sistema requiere alcanzar objetivos con probabilidad de
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producir cambios en todas las unidades interrelacionadas, presentando
tendencias de desajustes y desintegración.
2.2 PROCESO
Las organizaciones en su desenvolvimiento operacional y funcional
requieren de la realización de actividades y tareas para lograr desarrollar sus
actividades productivas estas se aglomeran en proceso.
En tal sentido, afirma Stoner (1994, p. 86), que un proceso es el
conjunto de pasos necesarios para llevar a cabo una tarea que así mismo se
realizan de acuerdo con unas normas, leyes, principios y reglas para
alcanzar los objetivos y las metas de la organización.
Estos objetivos deben ser trazados estableciendo bases racionales de
instrumentación, que significa crear la compatibilidad entre los objetivos y los
instrumentos, ya que todo objetivo debe ser fijado con la clara convicción de
que es posible de alcanzar.
En ese orden de ideas, Melinkoff (1990, p. 27) define: los procesos
“como un medio, un instrumento por excelencia para alcanzar los fines u
objetivos establecidos por la organización”.
Sin duda alguna, que sólo mediante la utilización de estas herramientas
es posible lograr este fin. Por esto, todo el objetivo debe ser planteado,
estableciendo bases racionales de instrumentación, que significa crear
compatibilidad entre los objetivos y los instrumentos, de los cuales son los
procesos y en ellos los procedimientos uno de los más importantes, como
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también son los instrumentos de trabajo o medios de trabajo que sirven para
actuar sobre los objetos que han de ser transformados.
2.2.1 PROCESO ADMINISTRATIVO
Se dice que la administración está compuesta por un conjunto de
procesos por el que todos los administradores, sin importar sus actitudes
particulares o su capacidad deben participar para el logro de los objetivos
deseados.
Londoño y Mesa (1998, p. 66), sostienen que el proceso administrativo
se define como “el conjunto de actividades secuenciales que debe desarrollar
el administrador para alcanzar los propósitos organizacionales”.
Ahora bien, también se puede definir el proceso administrativo de
forma más sencilla, como la administración en acción o también, como el
conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración misma que sé interrelacionan y forman un proceso integral.
Por otra parte, debe señalarse que el proceso administrativo es
considerado como universal, por su aplicación y esto es de gran importancia,
ya que las etapas fundamentales de planificar, organizar, ejecutar y controlar
son básicas y son puestas en práctica por los gerentes, sin importar el tipo
de empresa, la actividad principal o el nivel en el cual trabaje el gerente.
En la realidad, las cuatro etapas básicas de la administración
están entrelazadas e interrelacionadas. El desempeño de una función no
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termina por completo antes de que comience la siguiente y por lo general no
se ejecuta en una situación particular, sino, como parezca necesitarlo la
situación.
Por consiguiente, las actividades que se ven envueltas en el proceso
administrativo son fundamentales para el desarrollo exitoso de la
organización y, a través de ellas se busca lograr la eficiencia y efectividad,
para el logro de los objetivos organizacionales, es por ello que, deben estar
bien definidos y orientados para cada propósito que se desee alcanzar; como
es el propósito que se persigue con el sistema propuesto.
2.2.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Todo proceso administrativo se basa en cuatro etapas las cuales son:
Planificación, Organización, Dirección, Control. A continuación se describen
todas y cada una de ellas.
Planificación: Es el paso o etapa administrativa donde se decide que
meta de la organización se quiere alcanzar y los objetivos que deben
cumplirse por departamento, para el logro de las metas mediante la
realización de programas sistematizados.
Sobre la base de las ideas expuestas, Melinkoff, (1996, p. 49), sostiene
que, la aplicación involucra la idea central de racionalidad, entendiéndose
como tal el hecho de que, existiendo una multitud de posibilidades de acción,
se elija racionalmente cuales son las mejores alternativas. Tal como
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demuestra el autor en su definición, este proceso persigue la cuantificación
de los objetivos establecidos.
La Planeación implica que los administradores piensen a través de sus
objetivos y acciones, de manera que, estas acciones estén basadas en algún
método, plan o lógica, más que en una mera suposición. Los planes dan a la
organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para obtenerlos. Por
lo que, una organización sin planificación es un ente sin rumbo, que no tiene
razón empresarial, en cuanto a objetivos y metas a cumplir o lograr.
Por tanto, la planificación es una herramienta de gran utilidad por
permitir que todos los recursos se utilicen en el logro de los objetivos, que los
miembros de la organización realicen sus actividades correspondientes al
procedimiento escogido y además que el progreso en la obtención de los
objetivos sea vigilado y medido para imponer alguna medida correctiva.
Objetivos de la planificación: Los objetivos son factor determinante
en la etapa de planificación, ya que estos permiten llegar con mayor facilidad
a las metas trazadas.
Dentro de esta perspectiva, Martínez y Villegas (1997, p. 55), señalan
que la planificación busca predeterminar un curso de acción a seguir para
lograr los objetivos establecidos. Esto implica por consiguiente:
Fijar resultados finales u objetivos, desarrollar estrategias que señalen
como y cuando alcanzar los objetivos establecidos, formular programas que
determinen en forma precisa los resultados finales la conducta a seguir, las
etapas por superar y los recursos a utilizar y determinar políticas que orienten a
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los gerentes en la toma de decisiones. Los objetivos en la planificación deben
ser muy precisos y realizables para la organización y, al momento de
establecerse se deben considerar la disponibilidad de todos los recursos de la
empresa (humanos, materiales, técnicos, financieros, de tiempo entre otros),
para que los mismos no encuentren trabas en su alcance.
Importancia de la Planificación: Tomando como referencia lo
señalado por Galindo (1996, p. 73), la planificación es necesaria para el
adecuado funcionamiento de un grupo, independientemente de cual fuese su
contexto, ya que a través de ella se prevén las amenazas y cambios que se
puedan presentar en el futuro, también con la planificación se establecen los
mecanismos necesarios para enfrentarlos y por otro lado al saber hacia
donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los
esfuerzos.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el
futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una visión futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán
de lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que la rodea.
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Establece un sistema racional para las tomas de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Por lo que se debe decir que, si no hay planificación, las empresas
desarrollan las actividades de forma arbitraria, sin coordinación reflejándose
en improductiva, deficiente y con un margen de beneficios menor a las de
otras empresas en el mismo ramo. Para que la planificación sea exitosa
requiere de un proceso.
Proceso de Planificación: La Planificación se puede llevar a cabo a
través de la puesta en práctica de una serie de procesos coherentes y
relacionados entre sí, dichos procesos son:
Formulación: Este proceso está comprendido desde la preparación del
plan, que comienza con el diagnóstico y pronóstico, seguidamente se hace
necesario formular objetivos y metas concretas, se puede decir que esta es
la etapa de las proyecciones, ya que se destinan los recursos, se aplican los
coeficientes de rendimiento y se evalúan las alternativas, aplicando el
proceso de aproximaciones sucesivas.
Discusión y Aprobación: Esta comprende la discusión en torno a un
plan, con la finalidad de captar la aceptación mayoritaria, situación primordial
para el logro del éxito en todo plan. Los sectores que participan en la
discusión, dan su aprobación al mismo, pero corresponde a la alta gerencia
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la decisión final. Por supuesto, tomando en consideración las
recomendaciones y críticas, producto de la discusión.
Ejecución: Este es el proceso de las acciones que se realizan para
conseguir los objetivos establecidos en el plan. Una vez que un plan se
aprueba, corresponde la ejecución de sus programas y subprogramas. Esta
etapa es muy dinámica, ya que participan todos los miembros de la
organización. También es necesario contar con una organización adecuada y
con una buena dirección; además también se requiere una gran
coordinación, buena comunicación, buena administración de personal,
efectividad y eficiencia en las decisiones, niveles de autoridad y
responsabilidad perfectamente definidos, buenas relaciones humanas,
división racional del trabajo. Estas acciones y medidas que se han
mencionado anteriormente corresponden a la implementación de los planes.
Control y Valoración: La naturaleza de estos procesos es vigilar y
controlar el cumplimiento de las metas y como se van dando estas en los
distintos programas. Las metas deben ser evaluadas en forma permanente.
La aplicación oportuna y sistemática de estos procesos permite introducir
correctivos a tiempo.
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2.2.3 ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
Propósitos: Identifica la función o tarea básica de una empresa o de
cualquier parte de ella. Las empresas para poder estar organizadas deben tener
por lo menos un propósito.
En tal sentido, Galindo (1996, p. 70) los describe, como las aspiraciones
fundamentales o finales de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
Dicho de otro modo, los propósitos son los fines esenciales, o las
directrices que definen la naturaleza, carácter y razón de ser de cualquier
grupo social. Estos nos propician las pautas para el diseño de un plan
estratégico.
Objetivos: Estos son primordiales en una organización, dado que
representan no sólo el objetivo final de la planeación, sino también son el fin
hacia el que encamina la organización, la integración del personal, la dirección y
el control, aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, ya
que los departamentos también pueden tener sus propios objetivos.
Una vez que se establecen los propósitos se determinan los objetivos
futuros, los cuales deben satisfacer las expectativas y necesidades de la
organización, indicando los resultados o fines que la organización desea
lograr en un tiempo determinado y que éstos a la vez proporcionan las
directrices y pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
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De allí que Galindo (1994, p. 81), considera que los objetivos representan
los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido
un tiempo especifico.
Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de
una empresa. También son cursos de acción planificados y que se diferencian
generalmente por el alcance y la magnitud de la acción a seguir, la cual debe
estar dirigida hacia el cambio de condiciones futuras, para el logro de los
objetivos.
En este orden de ideas, Koontz y Weihrich, (1996, p. 123), definen: la
estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de
una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los
recursos necesarios para alcanzarlos.
Es importante resaltar que el propósito de las estrategias es determinar y
transmitir mediante un sistema de objetivos y políticas básicas, una imagen
de la clase de empresa que se quiere proyectar. Estas no intentan describir
como la empresa va a lograr sus objetivos pero, si ofrece una estructura para
orientar el pensamiento y la acción.
Política: Las políticas también son llamadas planes, ya que guían o
encauzan el pensamiento para la toma de decisiones; Galindo (1996, p. 88), la
define como las guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
una y otra vez dentro de una organización.
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En tal sentido, las políticas son medios para estimular la iniciativa y la
libertad, entendiendo que esta dependerá de la política y a la vez reflejará la
posición y la autoridad en la organización.
Por consiguiente, en la medida en que se cumplan todas y cada una de
las etapas señaladas anteriormente en esa misma medida la planeación
logrará cosechar los frutos esperados.
Organización: Esta es una de las cuatro funciones principales de la
administración, ya que la misma es utilizada para establecer usos adecuados
de todos los recursos del sistema administrativo, cabe destacar que el
establecimiento de estos usos es muy importante, porque presentan la forma
en que los planes serán activados.
De esta manera Melinkoff (1996, p. 14) define que, la organización tiene
como fin primordial, el ordenar los esfuerzos y crear la estructura adecuada
de acuerdo a los objetivos de una unidad administrativa.
El término “Organización” posee otra acepción, la cual ve a la
organización como una entidad o grupo social, pero dentro de este estudio
se refiere al significado que tiene como etapa del proceso administrativo. La
organización une a las personas en tareas interrelacionadas con el fin de
lograr los objetivos específicos.
Por consiguiente, para que se justifique y tenga sentido la existencia de
cualquier rol organizacional, es necesario:
Poseer objetivos ciertos y precisos elaborados con anterioridad en la etapa
de planeación.
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Existencia de un concepto claro de los deberes y tareas a realizar.
Entendimiento del área de autoridad de cada persona para que cada quien
sepa que puede hacer y obtener los resultados deseados. Bittar (1997, p .454).
De allí pues que organizar, es un integrante primordial dentro del proceso
gerencial el cual establece relaciones efectivas de comportamiento entre
personas con la finalidad de que puedan trabajar juntas con eficiencia y
puedan obtener una satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo
un contexto dado, con el propósito de alcanzar alguna meta u objetivo.
Objetivos e Importancia de la Organización. Según Martínez y Villegas
(1998, p. 51), esta función administrativa tiene por objeto asignar y relacionar
a la gente dentro de la estructura orgánica para el logro efectivo de los
objetivos establecidos tales como:
Definir las funciones y actividades necesarias para el logro efectivo de los
objetivos establecidos.
Integrar esas funciones y actividades en unidades orgánicas con fisonomía
e importancia propia coordinadas entre sí.
Definir cada puesto en cuanto a sus requerimientos, tareas y relaciones con
los demás elementos de la organización.
La función de organización es de extrema importancia para el sistema
administrativo, dado que es el principal mecanismo por el cual los
administradores activan los planes. La organización crea y mantiene
relaciones entre todos los recursos organizacionales indicando que recursos
serán usados para actividades especificas, y cuando, donde y como se
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usaran estos recursos. El verdadero esfuerzo de la organización es ayudar a
los administradores a minimizar costos y puntos débiles, tales como la
duplicación de las tareas y/o actividades y la ociosidad de los recursos
organizacionales.
Proceso de Organización. La organización como función administrativa
posee un proceso que está compuesto por diferentes pasos, los cuales tienen
que ir entrelazados cada uno de ello para que la función cumpla realmente con
los propósitos y/o finalidad reseñados anteriormente.
Los cinco principales pasos del proceso de organización son:
Reflexionar sobre los planes y objetivos.
Establecer las principales tareas.
Dividir las principales tareas en sub-tareas.
Asignar recursos y directrices para las sub-tareas.
Evaluar las estrategias de organización implantada.
El primer paso que el administrador daría para iniciar el proceso de
organización consistiría en reflexionar sobre los planes y objetivos. El
segundo y tercer paso del proceso de organización se centran en las tareas
que deberán ser ejecutadas dentro del sistema administrativo. El cuarto paso
para organizar consiste en determinar quien tomara las ordenes. El quinto
paso, la evaluación de los resultados de una estrategia de organización en
particular, requiere que el administrador reúna retroalimentación acerca de
que tan bien está funcionando su estrategia de organización implantada.
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Cervecería Modelo, C.A.
Esta retroalimentación debe proporcionar al administrador información que
podrá usar para mejorar la organización actual.
2.3 CONTROL
A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisó
algunas definiciones, entre las que destacan:
Fayol (1987, p. 116), considera que “consiste en verificar si todo ocurre
de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con
los principios establecidos” teniendo como fin señalar las debilidades y
errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Terry (1996, p. 135), afirma que es el proceso para determinar lo que sé
esta llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle dé acuerdo con lo
planeado.
Para Koontz y O’Donnell (1996, p. 108) “implica la medición de lo logrado
en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan”.
A partir de las definiciones anteriores se puede afirmar que el Control es
el proceso por el cual los gerentes se aseguran que sus actividades reales
correspondan a lo planeado. En la planeación de las actividades de una
organización se establecen las metas y los objetivos fundamentales, lo
mismo que los métodos para lograrlo. El proceso de control mide el avance
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Cervecería Modelo, C.A.
en la obtención de las metas y permite a los gerentes detectar a tiempo las
desviaciones del plan para tomar medidas correctivas antes de que sea
demasiado tarde.
Por lo tanto, el control es una etapa primordial en la administración, pues
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar
cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Afirman Terry y Franklin (1996, p. 256) que, se ha concebido el control
como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir
defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han
sucedido. De tal manera, vista esta etapa se percibe como método que reprime
y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios
para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.
La anterior afirmación, es errada por cuanto el control bien aplicado es
dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que
histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura
presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo
su principal propósito prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.
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Cervecería Modelo, C.A.
2.3.1 TIPOS DE CONTROL El control que se aplican en las empresas a sus funciones difieren de
unos a otros, por cuanto éstas tienen características propias y algunos
controles no son permisibles a ellas.
En este orden de ideas, Robbins (1998, p. 258) plantea que, el control se
clasifica en tres tipos, tal como se presentan a continuación:
Control Previo. Este tipo de control está dirigido hacia el futuro, ya que
por medio de éste, se puede prever los problemas de manera anticipada, es
el más deseable por los administradores, ya que evita prevenir el problema
en vez de tratar de solucionarlo, como resultado, los administradores a
menudo tienen que usar algunos de los otros dos tipos de control.
Control Concurrente. Tiene lugar mientras se desarrolla una actividad.
La forma más adecuada y la que se conoce es por medio de la supervisión
directa. El administrador por medio de este control puede supervisar a los
subordinados en forma directa, y a su vez este puede evaluar el desempeño
constante y corregir cualquier problema que se pueda presentar, logrando
con esto la reducción de los costos.
Control Posterior. Como su nombre lo indica tiene lugar después del
desarrollo de una actividad. La forma más apropiada es la que se realiza a
través de la supervisión directa. El administrador por medio de este control
supervisar la eficacia de los subordinados en forma directa, y a su vez este
permite evaluar el desempeño constante y corregir cualquier problema que
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Cervecería Modelo, C.A.
se pudo haber presentado y evitar la reincidencia de la falla u omisión en
alguna tarea. El control presenta su importancia dentro del contexto
organizacional.
2.4 INVENTARIO
El inventario es definido por Plossl (1997, p. 17), define el inventario desde
dos puntos de vista: material que preceden a la producción y materiales de
mantenimiento. Ambos requieren inversiones significativas (aún cuando algunos
contadores cancelan artículos importantes como gasto), ambos son esenciales en
la fabricación y pueden administrarse más eficazmente utilizando la información y
control así como de técnicas apropiadas para llevar el control de inventarios.
Meigs y Meigs (1998, p. 483), lo define el inventario como uno de los
activos corrientes más importantes en los almacenes de ventas al por menor
o al por mayor, donde la venta de mercancía es la fuente principal de
ingreso, el inventario, consta de todos los bienes propios y disponibles para
la venta a los clientes, convirtiéndose en efectivo y considerado como un
activo corriente.
También se puede definir el inventario como recursos utilizables que se
encuentran almacenados en algún punto determinado del tiempo, son
unidades de artículos, dinero, individuos, que se conservan en previsión de
necesidades futuras. También se puede decir que son la cantidad de bienes
que una empresa mantiene en existencia en un momento dado.
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Cervecería Modelo, C.A.
2.4.1 TIPOS DE INVENTARIOS
Much Galindo & García Martínez (1998, p. 187) indica cuatro tipos de
Inventarios:
Materias Primas: son aquellas que no han sufrido cambios previos al
proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo proceso.
Materiales en Proceso: Se utiliza en la elaboración del producto.
Productos Terminados: Son los productos terminados que están listos para
almacenar.
Partes de Máquina y/o Herramientas: No forman parte del producto, pero
son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de la máquina.
Alvarez (1996, p.6) considera el tipo de sistema en el cual la diversidad
del inventario puede ser máxima o superior sobre una empresa comercial, se
puede indicar:
Materia Prima: Materiales que se utilizan en el proceso de fabricación para ser
transformados en productos que serán posteriormente destinados a la venta o a
otros procesos. El valor de las existencias de materia prima depende de los
costos de adquisición, estos incluyen además del precio, costos tales como
transporte, mantenimiento y gastos de adquisición.
Productos en Procesos: son las materias primas que han sufrido parte del
proceso de transformación, pero no constituyen todavía productos totalmente
terminados. El valor de éstos se obtiene añadiendo al costo de la materia
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Cervecería Modelo, C.A.
prima, el costo de la producción como mano de obra directa, otros gastos y la
depreciación de los equipos.
Productos Terminados: Son aquellos que pueden ser vendidos
inmediatamente. Su valor se obtiene añadiendo al costo de la materia prima, el
costo de la producción y los gastos generales de fabricación.
2.4.2 METODOS DE INVENTARIOS
Para Plossi (1997, p. 24) la frecuencia con que se toman los
inventarios, pueden ser hechos para dos métodos; Inventario Continuo o
Inventario Periódico.
Inventario Continuo o Perpetuo: Es el más idóneo, para mantener un registro
constante de las existencias sobre la base de las entradas, menos las salidas
de mercancías. También se le llama Inventario Perpetuo y es llevado mediante
tarjetas, con distribución columnar para mantener un registro de las entradas,
salidas y existencias, así como fechas, precios, unidades, características,
cantidades máximas y mínimas que han de mantener siempre en
existencia cada producto. Constituye un procedimiento para contabilizar el
movimiento de mercancías en forma tal, que permita conocer en todo momento
las existencias, el costo de la mercancía vendida y la utilidad.
Inventario Periódico, Físico o Intermitente: Es un inventario “extra-contable”
que consiste en el control físico de las mercancías y la asignación de sus
respectivos valores, al final de cada ejercicio económico. Este método se utiliza
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Cervecería Modelo, C.A.
aun, cuando se utilice el anterior, con el fin de verificarlo. En la toma de
inventario periódico, se han distinguidos dos etapas: Preparación y Realización.
La preparación comprende todo aquel trabajo preliminar de la planificación de la
labor, ordenamiento de las mercancías, entrenamiento del personal y la
escogencia de los formularios a emplear. La realización comprende el conteo
de los artículos, su registro en las hojas de inventario, claro está, previamente
elaboradas con todos los datos necesarios y luego la valoración de cada
artículo. Una vez contadas las existencias, se pasan las tarjetas a una hoja
resumida, la cual es llamada Hoja de Inventario, en ella se dará valor a las
mercancías inventariadas para calcular el valor total del inventario tomado.
2.4.3. METODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Afirma Plossl (1997, p.26) que los Métodos de Inventarios
permiten conocer el volumen de mercancía en existencia en un momento
dado, la evaluación de esa existencia reviste una gran significación, debido
al precio que se le asigne a cada ítem, así será el monto del inventario.
Existen muchos métodos de inventarios, entre ellos se pueden contar los
detallados a continuación:
1.- METODO “PEPS” o “FIFO” (primero en entrar primero en salir)
Este supone que las existencias están formadas por las últimas
compras, ya que lo primero que se compró fue lo primero que salió
(se vendió) como una de sus ventajas podemos indicar que es el que
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Cervecería Modelo, C.A.
se ajusta más a la realidad, se adapta más a la situación actual ya que
la valoración está basada en costos más recientes.
2.- METODO “UEPS” o “LIFO” (último en entrar, primero en salir)
Este supone que lo último que se compra es lo primero en
venderse. Así se trata de agotar las últimas compras para satisfacer
las ventas, entre sus ventajas cuenta que cuando hay tendencia al
alza de los precios, el inventario tiende a mantener su valor estable.
3.- METODO DEL PROMEDIO ARITMETICO
Consiste en tomar la medida aritmética de los precios unitarios
del costo de los artículos.
4.- METODO DEL COSTO PROMEDIO MOVIL
Consiste en fijar el precio de las existencias de acuerdo a las
variaciones producidas por las entradas y salidas.
5.- METODO DEL PROMEDIO ARMONICO PONDERADO
Se obtiene ponderando los precios unitarios con el número de
unidades de productos comprados.
6.- METODO DEL COSTO BASICO
Tiene su base en que nunca el costo de todas las mercancías
se recuperan exactamente por medio de las ventas, debido a que
algunas no se venden, otras se deterioran, pasan de moda y de
venderse se hace por debajo de su precio de costo.
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Cervecería Modelo, C.A.
2.4.4 NIVELES DE INVENTARIO
Según Gómez Rondon (1993, p.8-4), los niveles de inventario operan
en forma muy similar al de los inventarios máximos y mínimos de productos
terminados. De acuerdo a ellos, se harán estimaciones de compras mínimas
y máximas; para después, a juicio de la gerencia de compra, decidirse por
un volumen de compras intermedio, más o menos.
Se partirá del volumen de materiales requeridos para la producción. A
este se le sumara el nivel de inventario de materiales preestablecido; a lo
cual se le restara el inventario inicial; es decir, la cantidad que ya tenemos en
los almacenes. La diferencia resultante seria la cantidad que hay que
comprar.
Matemáticamente; este proceso de cálculo podría representarse por la
siguiente formula: PC = Mr + If - Ii
Donde:
PC = Presupuesto de compra.
Mr = Material requerido para la producción
If = Inventario final de materiales preestablecidos
Ii = Inventario inicial de materiales.
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Cervecería Modelo, C.A.
2.4.5. NIVEL DE INVENTARIO MINIMO
Este ha de ser un volumen tal de las existencias, por debajo de las
cuales no debe encontrarse nunca la empresa; por correr el riesgo de no
satisfacer en un momento dado los pedidos de su clientela.
El nivel mínimo es el nivel más inferior, por debajo del cual no
deberían descender los stocks. Se trata esencialmente de unos stocks de
reserva que no se debería tocar. En el caso de que cualquier material
descienda hasta el nivel mínimo, se pondrá inmediatamente en alerta a la
dirección, y se concederá la prioridad máxima a la adquisición de nuevos
suministros.
Este mínimo ha de ser determinado por la gerencia después de
considerar:
- Los hábitos de la clientela
- Posibilidades de pedidos extraordinarios
- Urgencias de entradas
- Tiempo de Manufacturas
- Los costes de montaje
- Fluctuaciones estacionales.
- La tasa de consumo
- El tiempo que se necesita en condiciones de prioridad máxima para
adquirir una cantidad de suministro suficiente.
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Cervecería Modelo, C.A.
Lógico es que, quienes determinen estos limites sean: quienes han de
elaborar el producto y quienes han de venderlo; por eso la Gerencia de
Ventas actuara en forma mancomunada con la producción, y con la de
Compras.
2.4.6 NIVEL DE INVENTARIO MAXIMO
Ha de constituir un limite para evitar el producir en exceso y el
abarrotamiento de productos en los almacenes, y los riesgos y costos que
conllevan. A este limite se llega, mediante razonamientos inversos a los
anteriores, y salvaguardando los mismos intereses. Es evidente que el nivel
de inventarios incide notablemente en la buena marcha de la empresa y sus
costos; debido a que, manteniendo inventarios en exceso, propicia la
inmovilización innecesaria de gran parte de capital de trabajo, con el
aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tales inventarios,
como de los intereses del capital invertido indebidamente.
El nivel máximo de un determinado material es la cantidad máxima
que puede retenerse en el almacén. Se trata fundamentalmente de un limite
superior que el comprador debe asegurase que no supere a menos que los
altos directivos de la empresa autoricen específicamente, dicho nivel.
Al otro extremo, si los inventarios son insuficientes, se correrá el
riesgo de no poder satisfacer pedidos, con todas las desventajas
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Cervecería Modelo, C.A.
subsiguientes y, si se tratara de materias primas, podría llegarse a paralizar
la producción, por falta de las mismas.
Los elementos determinantes del problema son los siguientes:
- Volumen de ventas presupuestadas
- Rotación de los inventarios
- Costo de mantenimiento de las existencias
- Demora en la fabricación, o recibo de los pedidos
- Capital de trabajo disponible
- Riesgo de antiguamiento, daños, entre otros
- Costos de montaje incidentales
- Características de la demanda particular de cada articulo.
- La tasa de consumo
- Los riesgos de obsolescencia
- Los riesgos de deterioro
- Los costos de almacenar unos stocks por encima de los normales
- El espacio de almacenamiento de que se dispone.
Al estudiarse minuciosamente cada uno de estos elementos incidentes,
se observa que ninguno de ellos tendrán un valor fijo todos ellos estarán
sujetos a variaciones, por lo tanto el problema estará latente en todo
momento, y esto hará necesario efectuar revisiones frecuentes, para
actualizar los resultados. De no procederse así, o de no acometerse este
problema racionalmente, nos toparemos con el panorama de ver agotados
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Cervecería Modelo, C.A.
algunos renglones, mientras que otros permanecerán “fríos” y en exceso en
los almacenes, originando las inevitables perdidas.
2.4.7 FACTORES A CONSIDERAR EN EL ESTABLECIMIENTO DE
MINIMOS Y MAXIMOS.
Para Plossl (1997,p.29) existen varios que deben considerarse para
establecer máximos y mínimos como son:
- Costos unitarios
- Costos de pedidos
- Costos de almacenamiento
- Cantidad y oportunidad de oferentes
- Cercanía de proveedores.
Punto de Reorden
Es una señal en el Registro de inventario que indica cuando debe
colocarse el orden de reposición. Si la demanda es uniforme y constante; el
punto de reorden debe ser el nivel de Stock de Seguridad o reserva más el
consumo durante el tiempo de reposición. En otras palabras, el volumen de
mercancías necesarias para cubrir el consumo durante el tiempo normal de
reposición más el tiempo de reposición de emergencia.
Punto de reorden = (Normal + Emergencia) + Consumo.
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Cervecería Modelo, C.A.
El gran determinante consiste en determinar el "tiempo de reposición
normal", como este varia de un valor a otro, es muy conveniente disponer de
dos o más suplidores para depender de un solo proveedor. Además, este
método fomenta la competencia, obteniéndose necesariamente beneficios
marginales.
Podría resultar conveniente fijar el "tiempo de reposición normal" en
base, al mayor tiempo de los diferentes proveedores. Otra alternativa podría
consistir en fijar dichos tiempos para cada proveedor en particular y dejar en
libertad al responsable de las existencias para que seleccione en cada caso
el proveedor y actúe en consecuencia.
Por otra parte, si la demanda es muy grande, podría fijarse el tiempo de
la reposición, sobre la base del proveedor con el tiempo de reposición con
lo cual estamos también seleccionando nuestro proveedor.
2.4.8. ROTACION DE INVENTARIOS
Un recurso de consistencia matemática, muy útil en la determinación de
los niveles de inventarios, es el de la Rotación de los Inventarios; la cual se
define como: la razón geométrica entre ventas e inventarios, donde el
excedente es las ventas y el consecuente el inventario anual promedio; es un
índice que señala las veces que el inventario promedio se vendió en el año.
Una conclusión lírica de todo esto es que, cuanto mayor sea el índice de
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Cervecería Modelo, C.A.
rotación de inventarios, será menor el capital del trabajo requerido en el
negocio, y mayor su rendimiento porcentual, en situaciones normales; de allí
que la rotación venga a constituir también una base para evaluar la eficiencia
operacional de las empresas.
Así que: Rotación de inventario = Ventas / Inventarios
Mercancías Anticuadas y Dañadas
Para Michelle (1996, p. 60), los residuos y desperdicios vendibles que
resultan de las operaciones primarias de la manufactura y de otras actividades,
difícilmente pueden valorarse como los productos de costo conexo, y de hecho,
ni siquiera pueden tratarse como subproductos, la manera más factible de
manejar estos productos irregulares de la manufactura es acreditar las ventas
de los mismos costos originales de la producción y valuar los inventarios de las
existencias a los precios netos de ventas.
Cualquiera que sea la base adoptada para la evaluación de los
inventarios, la mercancía que se ha vuelta obsoleta o ha sufrido depreciación
a causo del uso en la planta o almacén por algún otro daño, debe ser
totalmente excluida del inventario si no es vendible o puede utilizarse en la
producción. Si hay posibilidad de que se venda a precio reducido, puede
asignarle una estimación conservadora del valor realizable.
La perdida correspondiente a los artículos que han sufrido algún daño o se
han vuelto obsoletos debe considerarse en el ejercicio en que se produjo la
perdida. Los artículos recuperables en condiciones de desgaste o dañada
deben valuarse a los fines del inventario en una cantidad que no exceda del
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Cervecería Modelo, C.A.
valor neto realizable (precio estimado de venta en las operaciones ordinarias del
negocio menos los costos razonables previsibles de reacondicionamiento y
venderlos).
La valuación del material desecho presenta algunos problemas
especiales. Si no puede ser vendido ni usado, no debe dársele ningún valor
en el inventario. Si se puede vender, puede valorarse a los fines del
inventario a una base neta realizable para que las perdidas que resultan de
trabajos defectuosos o deteriorados sean lo mas reducidas posibles, es
necesario establecer un sistema adecuado de inspección del trabajo a
medida que va progresando.
Nivel de Re-pedido
El nivel de re-pedido, es aquel en que se formula una petición de
compra, se reciben los nuevos suministros justo antes de llegar al nivel
mínimo. Se determinara después de considerar:
- La tasa de consumo
- El nivel mínimo
- El tiempo de la entrega
- Las variaciones en el tiempo de entrega.
Cantidad de Re-pedido
Es la cantidad que hay que volver a pedir en circunstancias normales.
Fijando este nivel el comprador se ahorra tener que recalcular cuanto debe
comprar cada vez que efectúa un pedido. Por supuesto, puede hacer caso
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Cervecería Modelo, C.A.
omiso de esta cantidad de pedido si las circunstancias lo aconsejan. Se
determina después de tomar en consideración:
- La tasa de consumo
- El coste de retener el stock frente al coste de su compra
- Los descuentos por compras al por mayor
- Los costes de transporte
- Los riesgos de obsolescencia y deterioro.
2.5 NORMAS
Las tareas y actividades desarrolladas en la empresa, para alcanzar nivel
adecuados de eficiencia, y en coordinación con los propósitos de la
organización, deben ser controladas, supervisadas y dirigidas, en el marco
de una logística planificada, es la única forma de verificar que las actividades
que se están llevando a cabo de manera eficiente. Al no supervisar estas
actividades, probablemente el logro de los objetivos dependerá directamente
de la perdida de tiempo esfuerzo y costos, factores éstos muy importantes
para la organización.
Según Melinkoff (1994, p. 33), normas son guías o propósitos que
conducen las operaciones en la dirección deseada, a través de contenidos
específicos y correctamente aplicables.
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Cervecería Modelo, C.A.
Expone Rosemberg (1996, p 129), que en los procesos de recepción
almacenamiento y despacho se debe tener en cuenta, las normas sobre
seguridad, rotación de inventarios y todos aquellos procedimientos
indispensables para asegurar la calidad de los materiales y por ende del
sistema en el almacén y/o depósito.
Asimismo, plantea el autor que, en los procesos de recepción
almacenamiento y despacho deben verse como un sistema global e
interdependiente en el cual participa los protagonistas del mismo, es decir los
clientes internos.
2.6 PROCESO DE RECEPCIÓN
Este proceso representa la primera actividad que cualquier mercancía,
producto o partida debe realizar ante un proceso de almacenaje. De esta
manera Kotler (1996, p. 364), lo describe como: la adquisición de efectivo o
de cualquier otra partida de activo, un acuse de recibo por escrito de algo
adquirido; por tanto un documento contable que registra la recepción de
material, mercancía; una boleta o una nota de recepción.
Por otra parte, Tawfik (1996, p. 264), lo define antes de un
almacenamiento, la mercancía se guarda en una zona de control en espera
de la inspección y verificación. El procedimiento de inspección varía de una
empresa a otra según la cantidad de mercancía y la importancia de la calidad
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Cervecería Modelo, C.A.
misma. Si la eficacia de este procesamiento deja que desear, ello ocasionará
retardos en la fabricación y en consecuencia una baja en el nivel de servicio.
Por consiguiente un proceso de recepción, evidencia por escrito la
entrada de los artículos, de manera ordenada en el orden en que fueron
emitidos, la función de recepción necesita ser organizado de manera que
sirva también a los fines de control, al mismo tiempo el departamento de
recepción inspecciona los productos para confirmar si están de acuerdo con
las especificaciones notificadas por el cliente.
Plantean Cashin, Neuwirth y Levy (1996, p. 577), el proceso de recepción
debe contar con una serie de pasos, describiéndolos así:
El departamento de recepción debe encargarse del recuento u otro tipo
de medición de todos los artículos recibidos, para facilitar esta tarea suele
enviarse a este departamento una copia del pedido de compra. La copia de
recepción presenta por lo general todas las áreas de recuento bien
separadas para fomentar los recuentos independientes.
El impreso de la parte de recepción debe ser prenumerado y tener copias
del departamento de compras, para efectuar el seguimiento de recepciones
parciales en el caso de pedidos de compra según un precio acordado, debe
facilitar copias del mismo al grupo de auditoria de comprobantes de cuentas
a pagar con el fin de verificar los comprobantes de desembolsos, se deben
facilitar copias de revisión para los almacenes o para otras necesidades.
Debe guardarse una copia en el departamento de recepción junto con las
demás ordenadas numéricamente. El auditor debe visitar este departamento
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Cervecería Modelo, C.A.
al comienzo de su examen y revisar el funcionamiento del mismo como una
parte eficaz del control interno sobre los desembolsos e inventarios.
Por consiguiente, el proceso de recepción queda sujeto a funciones
delegadas para la gerencia las cuales van dirigidas de manera directa al
personal involucrado, el cual debe estar al tanto de las especificaciones
señaladas al momento de recibir la mercancía.
2.7. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
En las empresas que por su razón social deriva el manejo de cantidades
significativas de diferentes materias, requieren de los procedimientos de
almacenamiento.
Plantea Lira (1998, p. 29) que, “el almacenamiento comprende el
conjunto de operaciones y actividades que tienen por objeto el ocuparse de
los materiales que la empresa recibe y manipula”.
Asimismo, García (1998, p. 15) opina que, “el almacén es un medio para
lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa”.
Teniendo como objetivo general tener disponibilidad de los materiales
necesarios en el momento oportuno, bien sea para el proceso productivo o
para su redistribución.
Por consiguiente, esta actividad es muy importante para las
organizaciones, ya que, facilita el despliegue de todas las actividades de la
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Cervecería Modelo, C.A.
empresa, en cuanto a los requerimientos del artículo y/o producto necesario
para la realización de las tareas laborales.
Objetivos del almacenamiento
En líneas generales se considera que uno de los objetivos principales del
almacenamiento consiste en proporcionar un servicio para las venta, la
producción y la corporación del empresa.
Para Harper (1988, p. 49) menciona que él propósito de una buena labor
de almacenamiento consiste en almacenar materiales para conseguir los
siguientes objetivos:
- Una localización inmediata de los materiales requeridos.
- Una recepción y entrega rápida de los materiales.
- Plena identificación de todos los materiales en cualquier momento.
- Capacidad para dar detalles cuando se soliciten acerca del stock
existente en el almacén.
- Protección de los materiales contra el deterioro debido a ciertos factores
(humedad, iluminación, etc.)
- Protección de los materiales contra el robo (interno y externo), el fuego.
- El uso económico del espacio de almacenamiento
Función del Almacenamiento
El procedimiento del almacenamiento posee sus características propias y
por ende unas funciones específicas, siendo estas:
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Cervecería Modelo, C.A.
Mantener el control de la recepción, ubicación y despacho de materiales y
mercancías adquiridas, a través de un sistema de información manual o
mecanizado.
La creación de sistemas y métodos apropiados para el almacenamiento.
El establecimiento de registros que dan una idea exacta del estado de cada
mercancía y su situación precisa, con el fin de facilitar su identificación, con el
empleo de métodos y claves.
La vigilancia de las existencias para preveer las compras con debida
anticipación.
La entrega de materia prima, materiales, equipos, suministros y productos
terminados que soliciten los departamentos de producción y ventas, dicha
entrega debe estar respaldada mediante requisiciones u órdenes.
La disposición más adecuada de los espacios del almacén.
La práctica de los inventarios físicos.
La debida custodia de los materiales, evitando hurtos o deterioros por mala
manipulación o por condiciones de almacenamiento inadecuadas.
Por lo tanto, la función de almacenamiento, en la empresa Cervecería
Modelo; implica una actividad debidamente planeada donde deben
considerarse una serie de aspectos que van a incidir directamente sobre la
óptima gestión de los materiales, partes, accesorios, repuestos entre otros.
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Cervecería Modelo, C.A.
Almacén
El almacen comprende el lugar o sitio que posee la empresa para
depositar sus materiales, equipos, materia prima y demás insumos utilizados
en sus actividades, en este caso los dirigido a los diferentes procesos de la
empresa.
Plantean Stanton y Futrell (1996), que en el almacén se derivan otras
actividades que incluye el mantenimiento y preservación de los productos
desde el momento de su elaboración hasta su venta.
Lira (1998, p. 1), lo define como: “Un lugar específicamente estructurado
y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijos y
variables de la empresa, antes de ser requerido para la administración,
producción o su comercialización.
En el caso de la empresa estudiada (CERVECERIA MODELO, C.A.), es
indispensable contar con un almacén, por cuanto ésta debe mantener en un
sitio y condiciones adecuadas para depositar todos los materiales y equipos
requeridos para el desarrollo normal de sus actividades productivas.
Funciones del Almacén
El almacén tiene establecida ciertas funciones específicas, que caracteriza a
está dependencia dentro de las organizaciones.
Formula Lira (1998, p. 1) que, las funciones del almacén son:
Tener suficientes materiales y productos, tanto en volumen y
especificaciones para el momento en que se necesiten, en cualquiera etapa del
proceso y evitando discontinuidades inherentes a la fabricación.
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Cervecería Modelo, C.A.
Debe asegurar la recepción, conservación y distribución de los materiales.
Controlar administrativamente los movimientos de materiales mediante
formularios apropiados.
Permite la acumulación de productos en función de las mejores condiciones
de la oferta y demanda del mercado.
De acuerdo a ciertos requerimientos técnicos, se necesita de un
almacenamiento de la materia en proceso o a procesar y terminada, para que
adquiera o mantenga ciertas características o que necesita un cierto reposo.
Por lo tanto, el seguimiento de estas funciones deberá estar ajustado a
los procedimientos realizados por Cervecería Modelo, C.A., que brindará los
beneficios que del almacenamiento se esperan.
Personas encargadas de almacenar
El almacenamiento implica empacar, etiquetar, cargar, descargar y
desempacar los empaques. Quienes aplican estos procedimientos en el
almacén se les llama almacenista.
Para Ertel (1996, p. 137) los almacenistas son personas que dentro de
una empresa llevan a cabo todos los movimientos físicos que realizan dentro
de un almacén. Estas personas deben saber utilizar y dar mantenimiento a
los equipos disponibles. Su trabajo tiene tres objetivos principales:
Manejar los productos menos posible, es decir protege las mercancías,
puesto que mientras más se manejen estas, mayor es la probabilidad de que se
dañen.
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Cervecería Modelo, C.A.
Mover los materiales más rápido posible y esto se logra aumentando el
volumen por unidad sacando así el mayor provecho.
Utilizar el espacio lo mejor que se pueda, esto es muy importante porque un
inadecuado uso de éste, representa un despilfarro.
2.8. PROCESO DE DISTRIBUCION
Según Michelle Calimeri (1996, p18), una buena distribución es uno e
los factores esenciales de la gestión económica de una empresa, entre las
cuales están:
La distancia que existe entre el deposito y los estantes.
La cantidad necesaria de empleados para las áreas de servicio.
Los tiempos perdidos por el personal en los desplazamientos.
El estudio de una distribución aparentemente es una cosa sencilla si solo
hacemos uso de nociones elementales del sentido común. En efecto, se
trata simplemente de economizar espacio y de reducir el desplazamiento
entre el deposito y los estantes.
Sin embargo, en la práctica, la experiencia señala que el espacio
disponible no es utilizado del modo más racional. Esto es debido a
numerosas causas como lo son:
La distribución inicial ha podido ser buena, pero no ha sido
"reconsiderada", suficientemente al variar los datos del problema.
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Cervecería Modelo, C.A.
Los locales existentes no permiten una distribución conveniente y no se
ha querido tomar la decisión de modificarlo o cambiarlo.
Finalmente, el estudio de una distribución no es nada sencillo, a pesar
de las apariencias, las soluciones en general deben buscarse en numerosas
aspectos que conlleven a la redistribución. La elección de una distribución,
es una decisión importante para la empresa, ya que condiciona a menudo y
en gran parte, el precio de costo. La distribución del local debe ser estudiada
con vista a: economía de espacio, facilidad de acceso a los productos por
parte de los usuarios, facilidad de ordenar los productos y facilidad de
contabilización.
La distribución del espacio físico, es el eje principal de operaciones
para el manejo de mercancía que se encuentra en un deposito. A medida
que se tenga el deposito bien organizado y distribuido, ayudara al empleado
a localizar y desplazar la mercancía.
De acuerdo a Michelli Calimeri (1996, p20) señala que existen cuatro
métodos posibles de ordenación:
Asignar a cada articulo una ubicación de almacenaje bien determinada.
En el momento de cada recepción, colocar los artículos donde exista
lugar disponible.
Clasificar el deposito por zonas donde van a ir almacenados productos
de características similares.
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Cervecería Modelo, C.A.
Utilizar un deposito donde se encuentre un pequeño stock de cada
articulo y un deposito de reserva donde se almacene la mayor parte del
mismo.
2.9. PROCESO DE DESPACHO
Según Lira (1998, p. 125), el despacho es la función del almacén, en el
cual se realizan un conjunto de actividades que tienen como objetivo
principal entregar productos de la empresa a los clientes (externos o
internos). La administración del movimiento de productos terminados,
materias primas u otros, varía de acuerdo con el tamaño del pedido,
disponibilidad de inventario y la urgencia del movimiento. En lo que
concierne al proceso de despacho Paton (1194, p413), señala que la regla
fundamental de las entregas establece que ninguna mercancía puede salir
del almacén, y que tampoco puede sacarse de los almacenes materiales y
accesorios sino en cumplimiento de una requisición o nota de pedido
debidamente autorizada.
El empleado encargado de los almacenes retiene una copia de la
requisición firmado por las personas que reciben los materiales, hasta que se
haya hecho la anotación en el marbete correspondiente. Enseguida se
envían las requisiciones diariamente al departamento de control de
almacenes o materiales, si esta función no la desempeña el jefe del almacén,
lo que constituye la base de los asientos de los mayores de almacenes.
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2.10. IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES DE DESPACHO
Expone Lira (1996, p. 125) que, el despacho:
Provee una salida inmediata a los departamentos de producción y hace
posible planear y programar para tamaños de lotes económicos, con el fin de
lograr la utilización óptima de la mano de obra y equipo de producción.
El despacho constituye uno de los elementos más importantes dentro del
proceso de elaboración y comercialización de productos, pues es el
encargado de establecer la comunicación con el mercado y de suministrar los
bienes en condiciones y características exigidas, en el período de tiempo
establecido.
Servicio al departamento de ventas, guardando y controlando las
existencias.
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Cervecería Modelo, C.A.
2.11 OBJETIVOS DE LOS DESPACHOS
Describe Lira (1998, p. 127) que, el despacho tiene como objetivo servir al
cliente eficientemente y lo describe en la Figura 1.
FIGURA 1. OBJETIVOS DE LOS DESPACHOS. Fuente: Lira (1996)
Despacho
Objetivos
Servir al cliente eficientemente • En tiempo oportuno. • Artículos pedidos. • Cantidades correctas. • De acuerdo con los requisitos de carga del cliente. • Con la transportación más económica. • Mercancía en buen estado.
Proceso de la función de despacho
- Carga. - Embalaje. - Área de despacho.- Control - Espacio para acumulación.
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3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
Actividades Organizacionales: Conjunto de tareas y asignaciones
determinadas por la organización a sus respectivos recursos humanos, con
el objetivo claro y preciso de concentrar los recursos y los esfuerzos de todos
hacia un objetivo común: el alcance productivo y rentable de los objetivos
planificados. En función de lo expuesto, se especifican los procedimientos
laborales a seguir y las perspectivas esperadas en cuanto a los resultados de
las actividades ejecutadas. (Carrillo y Quintero. 1999, p 52).
Administración: Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo
de los miembros de la organización y utilizar todos los recursos disponibles
de ellas para alcanzar las metas establecidas.(Stoner y Wankel.1994, p. 751)
Almacenaje: Es la actividad mercadológica que incluye el mantenimiento y
preservación de los productos desde el momento de su elaboración hasta su
venta. (Stanton y Futrell. 1996, p. 437).
Deberes Organizacionales: Constituyen el conjunto de obligaciones que
son asumidas por el personal a través de las tareas y actividades que les han
sido asignadas por las autoridades directivas respectivas, mediante el cargo
o posición operacional que ocupan dentro de la organización. (Barrios. 1996,
p. 16).
Departamentos Organizacionales: Secciones, áreas o divisiones físicas
que configuran a la empresa, sobre las cuales el administrador tiene
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Cervecería Modelo, C.A.
autoridad respecto al desempeño de actividades o resultados específicos.
(Barrios 1996, p. 16).
Eficacia Organizacional: Capacidad de determinar los objetivos apropiados
para el desarrollo funcional de la empresa. Hacer las cosas correctas, o
simplemente, ejecutar las normas y procedimientos correctos para los
procesos de la organización o de una unidad estructural. (Stoner y Wankel.
1994, p. 10).
Eficiencia Organizacional: Capacidad de minimizar el uso de recursos para
alcanzar los objetivos de la organización o de algunas de sus unidades
estructurales. Aplicar y ejecutar las normas y los procedimientos
correctamente. Hacer las cosas correctamente.(Stoner y Wankel.1994, p.10).
Manuales Administrativos: Herramientas directivas que explican y
describen las operaciones productivas, los lineamientos objetivos y/o os
reglamentos bajo los cuales se sujeta la integridad funcional de la
organización. Es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización,
políticas y/o procedimientos de una empresa, cuya aplicación se considera
necesaria para la mejor educación del trabajo. (Morales. 1996, p. 22).
Metas: Aspiraciones que las organizaciones deben lograr, con el objeto de
alcanzar en el futuro objetivos a un plazo más largo. Deben ser medibles,
realista, cuantitativas, estimulantes, coherentes. (David 1998, p. 11)
Productividad: Desde el punto de vista estructural, consiste en la cantidad
producida en función de la capacidad de producción establecida con
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Cervecería Modelo, C.A.
respecto al recurso humano, tiempo y al dinero invertido por la organización.
Desde el punto de vista funcional, puede entenderse como la medida de
desempeño de un trabajador o sistema de operación en relación con la
exactitud de los resultados aportados y los planificados por la dirección.
(Stoner y Wankel. 1994, p. 155).
Reglas: Son normas o patrones de operación previamente establecidos por
la organización, para uniformar y canalizar los procesos y el desarrollo de las
actividades, con fines de control y evaluación ejecutiva. (Stoner y Wankel
1994, p. 43).
Responsabilidades Organizacionales: Deberes asignados por la dirección
de la organización, con respecto al desarrollo, ejecución y resultados
esperados de ciertas actividades o funciones. (Carrillo y Quintero. 1999, p.
55).
Tareas: Son las labores menudas, partes de las grandes actividades
ejecutadas por los individuos. Es el trabajo personal que se realiza en
correspondencia a las actividades y procedimientos administrativos de la
organización. (Carrillo y Quintero. 1999, p.56).
Unidad Organizacional: Área, sección o departamento de la estructura de la
organización, con características físicas, funcionales y operativas propias y
particulares al resto de las unidades que constituyen a la totalidad de la
empresa. (Carrillo y Quintero. 1999, p. 57).
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Cervecería Modelo, C.A.
4. SISTEMA DE VARIABLES
Variable: Sistema de Autodespacho.
Para poder establecer un concepto general de variable estudiada es
necesario plasmar un concepto individual de los componentes del enunciado
para lograr una mejor comprensión, comenzando con:
Sistema: Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para
un cierto objetivo. Es una colección de elementos o medios que están
relacionados y que pueden ser descritos en términos de sus atributos o de
sus partes componentes. (Senn 1996, p. 55).
Despacho: Función del almacén, en el cual se realizan un conjunto de
actividades que tienen como objetivo principal entregar productos de la
empresa a los clientes (externos o internos). La administración del
movimiento de productos terminados, materias primas u otros varía de
acuerdo con el tamaño del pedido, disponibilidad de inventario y la urgencia
del movimiento. (Lira 1998, p. 125).
Definición Conceptual de Sistema de Autodespacho: Conjunto de
actividades interactuantes, en el cual el cliente interno toma los materiales
requeridos del almacén general, cumpliendo con las normativas y
procedimientos establecidos para el mismo. (Rincón y Torres, 2001).
Definición Operacional: se define como, las actividades que realiza el
almacén general de la Cervecería Modelo, ejecutando los procesos de
recepción, almacenamiento y despacho, para lo cual mantiene los niveles
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Cervecería Modelo, C.A.
mínimos y máximos de inventario conservando un punto óptimo de reorden,
requiriendo un tipo de control, que debe estar adaptado a los requerimientos
operativos del almacén general, es decir, un control previo, concurrente y/o
posterior; orientado a las políticas, objetivos, estrategias y metas
establecidas por la Gerencia de la empresa.
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Cervecería Modelo, C.A.
CUADRO No. 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE OBJETIVO GENERAL: Diseñar un Sistema de Autodespacho en el Almacén
General de Materiales de la Empresa Cervecería Modelo, C.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VARIABLE
DIMENSIONES
INDICADORES
Diagnosticar el proceso de
recepción y almacenamiento en el almacén general de materiales de la empresa Cervecería Modelo, C.A
Situación actual de los Procesos de
Recepción y Almacenamiento
- Recepción de Materiales. - Almacenamiento de Materiales
Analizar el proceso de
despacho en la Cervecería Modelo C.A.
Proceso de Despacho -Registro de la Salida de Materiales
Determinar los niveles de
seguridad de inventario, en términos de mínimos y máximos para lograr un
óptimo punto de reorden.
Niveles de Seguridad de
Inventario.
- Nivel mínimo de inventario - Nivel máximo de inventario - Punto de reorden
Establecer los Controles del Sistema de Despacho en el
Almacén General.
Controles del Sistema de Despacho
- Control Preventivo de Inventario - Control Concurrente de Inventario - Control Posterior de Inventario
Determinar la Logística del Almacén General en los Procesos de Recepción,
Almacenamiento y Despacho en la Cervecería Modelo C.A.
Logística del Almacén General
en los Procesos de Recepción,
Almacenamiento y Despacho
- Objetivos del Almacén General en los Procesos de Recepción, Almacenamiento y Despacho. - Estrategias del almacén general en los Procesos de Recepción, Almacenamiento y Despacho. - Metas del Almacén Genera en los Procesos de Recepción. Almacenamiento y Despacho.
Establecer las Políticas,
Normas y Procedimientos del Sistema de Autodespacho en
el Almacén General de la empresa objeto de estudio.
S
iste
ma
de
Au
tod
esp
ach
o
Políticas, Normas y Procedimientos de Autodespacho
en el Almacén General
- Políticas de Autodespacho - Procedimientos de Autodespacho - Normas de Autodespacho
FUENTE: Rincón y Torres (2001)