mapa procesu zarządzania projektem - it bps · w projekcie, • określać zasady zarządzania...
TRANSCRIPT
Rekomendacja D w obszarze zarządzania projektami
– na przykładzie rozwiązań w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A.
SPIS TREŚCI • Rekomendacja D UKNF
• Rekomendacja Nr 4: Zasady współpracy obszarów biznesowych i technicznych (treść Rekomendacji oraz rozwiązania przyjęte w BPS)
– Określenie płaszczyzny współpracy Biznes - IT
– Zasady i zakres odpowiedzialności stron
• Rekomendacja Nr 6: Projekty w zakresie środowiska teleinformatycznego (treść Rekomendacji oraz rozwiązania przyjęte w BPS)
– Metodyka zarządzania projektami
– Definicja projektu
– Klasyfikacja inicjatyw biznesowych
– Fazy procesu zarządzania projektem
– Uczestnicy procesu (role, uprawnienia, odpowiedzialności)
– Dokumentacja projektu
– Zasady współpracy i komunikacji w projekcie
– Zasady zarządzania w projekcie (budżet, harmonogram, ryzyko, jakość, odbiór produktów)
– Zaniechanie realizacji projektu
• Wsparcie Banków Spółdzielczych w dostosowaniu do wymogów Rekomendacji D
2
Domeny Rekomendacji D (4 i 6)* STRATEGIA I
ORGANIZACJA ROZWÓJ
UTRZYMANIE I EKSPLOATACJA
ZARZĄDZANIE BEZPIECZEŃSTWEM
Planowanie strategiczne w obszarze IT
i bezpieczeństwa
Prowadzenie projektów*
Zarządzanie danymi Proces zarządzania
ryzykiem IT
Zasady współpracy obszarów biznesowych i
technicznych*
Zarządzanie
zmianami
Współpraca z zewnętrznymi
dostawcami
Klasyfikacja informacji i systemów IT
System informacji zarządczej obszarów IT i
bezpieczeństwa
Wdrażanie nowych rozwiązań
Przetwarzanie w chmurze (CC)
Incydenty bezpieczeństwa
Wycofywanie
rozwiązań Wykorzystanie narzędzi
pracownika (BYOD) Zgodność
Edukacja klientów
Aplikacje tworzone
oddolnie (EUC)
*Największy brak zgodności wykazany po przeprowadzonej analizie luk w Bankach Spółdzielczych, został rozpoznany w stosunku do rekomendacji szczegółowych o numerach 4 i 6 3
Rekomendacja 4: Współpraca Biznes – IT
4
„Bank powinien określić zasady współpracy oraz zakresy odpowiedzialności obszaru biznesowego, technologii informacyjnej i bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, pozwalające na efektywne i bezpieczne wykorzystanie potencjału środowiska teleinformatycznego w działalności banku.”
Płaszczyzna współpracy
Zasady i zakres odpowiedzialności stron
Potencjał środowiska IT
Rekomendacja 4: Współpraca Biznes – IT : działania
5
Stworzenie struktury organizacyjnej (Komitet, Komisja ds. Projektów, Zespół ds. Projektów) – na poziomie strategicznym (Zarząd) i na poziomie operacyjnym (Departamenty/Działy i IT)
Strategia informatyzacji jako ogólnodostępne źródło wiedzy o możliwościach śodowiska IT
Uprawnienia do podejmowania decyzji, określenie ról po stronie Biznesu i IT, zakres decyzji, częstotliwość spotkań
Płaszczyzna współpracy
Zasady i zakres odpowiedzialności stron
Potencjał środowiska IT
Strategia Banku
Biznes
IT
Rekomendacja 4: Współpraca Biznes – IT : rozwiązanie BPS
• Stworzenie płaszczyzny współpracy do zarządzania projektami i zmianami: Komitet Innowacji do zatwierdzania nowych projektów i
podejmowania decyzji w zakresie budżetów projektów oraz wysokości nakładów i kosztów na realizację projektów w planie finansowym Banku
Komisje ds. Projektów Domen Biznesowych do akceptacji zgłaszanych zmian do systemów oraz rekomendowania realizacji nowych projektów
• Stworzenie struktury organizacyjnej wspierającej proces zarządzania projektami w Departamencie Zarządzania Informatyką i Projektami Zespół Projektów i Zmian (prowadzenie projektów) Zespół Kontrolingu Projektów (centrum kompetencyjne w zakresie
zarządzania projektami) • Określenie ról i odpowiedzialności
dedykowany zespół Kierowników Projektów i osób odpowiedzialnych za proces realizacji zmian (Opiekunowie Domen Biznesowych)
Wyznaczenie osób po stronie Biznesu odpowiedzialnych za prowadzenie projektów i definicję wymagań
6
Współpraca Biznes – IT w BPS: powołanie Komitetów i Komisji ds. Projektów
KOMITET INNOWACJI
Przewodniczący: Prezes Zarządu
Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej
Zarządzanie Bankiem i Bankowość Spółdzielcza
KDB_ZBBS
Pion Zarządzania Bankiem
Pion Bankowości Spółdzielczej
Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej
Wsparcie, Produkty i Sprzedaż KDB_WPS
Pion Wsparcia
Pion Bankowości Komercyjnej
Departament Skarbu
Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej
Finanse i Ryzyko KDB_FR
Pion Finansów i Ryzyka PORTFEL PROJEKTÓW
Projekt 3
Projekt 1
Projekt 2
7
Współpraca Biznes–IT w BPS: uczestnicy
Departament Zarzadzania Informatyką i Projektami
Departamenty Biznesowe
Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej (KDB)
Komitet
Innowacji (KI)
• Pracownicy komórek organizacyjnych zgłaszających inicjatywę biznesową odpowiedzialni za realizację projektu
• Dyrektorzy Departamentów / Biur zgłaszający inicjatywę biznesową
•Wiceprezes Zarządu
•Dyrektor Zarządzający
•Dyrektorzy Departamentów / Biur zgłaszający inicjatywę biznesową
• Prezes Zarządu
• Wiceprezes Zarządu – Pion Bankowości Spółdzielczej
• Wiceprezes Zarządu
– Pion Finansów i Ryzyka • Wiceprezes Zarządu – Pion Bankowości Komercyjnej
• Dyrektor DPA
• Dyrektor DIP • Kierownik Zespołu
Projektów i Zmian • Kierownicy Projektów • Opiekunowie Domen
Biznesowych
• Dyrektor DIP • Kierownik Zespołu
Projektów i Zmian • Kierownicy Projektów • Opiekunowie Domen
Biznesowych
•Wiceprezes Zarządu
– Pion Wsparcia
• Dyrektor DIP
Płaszczyzna operacyjna – zakres projektu
Płaszczyzna strategiczna – decyzje inwestycyjne, zasadność projektu
BIZNES
I T
8
Współpraca Biznes – IT w BPS: – proces podejmowania decyzji
Komitet Innowacji
(poziom Zarządzania
Bankiem)
Komisja ds. Projektów Domeny
Biznesowej (poziom
Zarządzania Pionem)
Komitet Sterujący
(poziom Zarządzania Projektem)
• Zatwierdzanie portfela Projektów i ich budżetów
• Zatwierdzanie planu finansowego w zakresie nakładów i kosztów na projekty
• Ustalanie priorytetów realizacji projektów, akceptacja zmian do projektów
• Przegląd korzyści uzyskanych w zrealizowanych projektach
• Akceptacja zgłaszanych zmian do
systemów informatycznych
• Przegląd statusu projektów, budżetów i zatwierdzonych planów finansowych projektów
• Rekomendowanie do akceptacji nowych projektów przez KI
• Powoływanie KS dla nowych projektów
• Nadzorowanie i monitorowanie realizacji projektu
• Decyzje dot. zakresu, harmonogram
• Akceptacja wydatków rekomendacja zwiększania / zmniejszania budżetu
• Zapewnienie zasobów
9
Rekomendacja 6: Zarządzanie projektami
10
„Bank powinien posiadać sformalizowane zasady prowadzenia projektów w zakresie środowiska teleinformatycznego, adekwatne do skali i specyfiki realizowanych projektów. „
Definicja projektu
Zasady prowadzenia projektów
Wybór metodyki
Rekomendacja 6: Zasady prowadzenia projektów
11
Zasady prowadzenia projektów w zakresie środowiska teleinformatycznego powinny w szczególności: • wprowadzać definicję projektu, • obejmować wszystkie etapy projektu, od jego inicjacji i podjęcia decyzji o rozpoczęciu do
formalnego zamknięcia, • określać sposób wskazywania interesariuszy projektu, • określać sposób doboru uczestników projektu i wskazywać ich role, uprawnienia i
odpowiedzialności, • uwzględniać sposób dokumentowania realizacji projektu, • określać zasady współpracy i komunikacji stron biorących udział w realizacji projektu, • określać zasady zarządzania harmonogramem, budżetem, zakresem i jakością
w projekcie, • określać zasady zarządzania ryzykiem w projekcie, • określać zasady zarządzania zmianą w projekcie, • określać zasady oraz role i odpowiedzialności w zakresie odbioru i
wprowadzania do eksploatacji produktów prac projektu, • określać zasady podejmowania decyzji o zaniechaniu realizacji projektu
Rekomendacja 6: Wybór metodyki
12
„Projekty powinny być prowadzone z wykorzystaniem lub w odniesieniu do uznanych standardów i dobrych praktyk w obszarze zarządzania projektami, jak np. standardy dotyczące zarządzania projektami proponowane przez PMI (Project Management Institute) – w szczególności standard PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – czy metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). „
Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego.
Definicja PRINCE 2
Projekt jest czasowym przedsięwzięciem, mającym na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi.
Definicja za PMBOK®Guide
Standard zarządzania projektami publikowany przez biuro Ministerstwa
Skarbu Wielkiej Brytanii jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od
dziedziny biznesowej. Metodyka stosowana głównie w Europie, powszechna w Polsce
dzięki projektom unijnym.
Międzynarodowy instytut zrzeszający kierowników projektów (and. project manager, PM). Project
Management Institute powstał w 1969 w Pensylwanii w USA jako stowarzyszenie non- profit zrzeszające
profesjonalistów w dziedzinie zarządzania projektami. Publikuje standardy zarządzania
projektami, m.in. PMBOK®Guide.
Rekomendacja 6: Definicja projektu
Organizacja tymczasowa (grupa ludzi /
zasobów/zadań)
Powołana na określony czas
Zgodnie z określonym Uzasadnieniem Biznesowego
Projekt organizacja tymczasowa, realizująca niepowtarzalny i jednorazowy zbiór aktywności i zadań wzajemnie ze sobą powiązanych, stanowiący proces wdrożenia uprzednio zdefiniowanego
Produktu końcowego zgodnie z określonym Uzasadnieniem Biznesowym; inicjatywa biznesowa jest uznawana za Projekt, gdy jej budżet jest większy niż określona kwota
W celu wytworzenia uprzednio określonego
rezultatu
„Definicja projektu może zostać określona np. w odniesieniu do wielkości szacowanego budżetu projektu lub liczby dni roboczych niezbędnych do jego realizacji.”
13
Zgłoszenie zmiany (CR)
– change request; inicjatywa, która nie jest Projektem, a wiąże się ze zmianami
w procesie biznesowym i/lub w systemie/aplikacji informatycznej
(zgłoszenie zmiany);
Definicje
14
Przedsięwzięcie rozwojowe (PR) – inicjatywa biznesowa, dla której
całkowita wartość nakładów i kosztów jest mniejsza niż wartość zdefiniowana dla Projektu; dla PR mają zastosowanie
zasady i przepisy jak dla Projektu
Inicjatywa biznesowa zgłoszenie potrzeby zmiany lub stworzeni nowgo procesu
biznesowego / systemu informatycznego
Projekt (opis jak na slajdzie 13)
Inicjatywy biznesowe
15
Mała zmiana wartość do 50 tys.
Duża zmiana wartość od 50 tys.
do 200 tys. zł
Zgłoszenie zmiany
Inicjatywa mająca charakter
Projektu o wartości poniżej
200 tys. zł
Przedsięwziecie rozwojowe
Inicjatywa o
wartości powyżej
200 tys zł.
Projekt
wdrożenie nowego produktu bankowego/ usługi finansowej/ rozwiązania organizacyjnego/ procesowego lub modernizacja/ wycofanie rozwiązania/
produktu/ oprogramowania lub zbycie spółki etc.
ZMIANA/PRZEDSIĘWZIĘCIE ROZWOJOWE
PROJEKT
Klasyfikacja inicjatyw w BPS
P O Z I OM
D E C Y Z Y J N Y
DYREKTOR KOMÓRKI
BIZNESOWEJ
DYREKTOR DIP*
KOMISJA DS. PROJEKTÓW
DOMENY BIZNESOWEJ
KOMITET INNOWACJI ZARZĄD
PION
DEPARTAMENT
BIURO
WYDZIAŁ
< = 20.000 PLN > 20.000 PLN < = 50.000 PLN
>50.000 PLN < = 200.000 PLN > 200.000 PLN
DYREKTOR DIP*
16 DIP – Departament Zarządzania Informatyką i Projektami
Rekomendacja 6: Fazy procesu zarządzania projektem
INICJOWANIE PROWADZENIE ZAMYKANIE PRZYGOTOWANIE
17
Dokumenty Decyzje Działania Uczestnicy
DLA KAŻDEJ FAZY ZDEFINIOWANE ODRĘBNIE
Faza projektu - przygotowanie
18
Kluczowe działania: – Zgłoszenie inicjatywy biznesowej – Podstawowe informacje o projekcie (cel,
zakres) – Ocena korzyści z projektu i analiza
kosztów w formie Uzasadnienia Biznesowego
– Możliwe warianty realizacji – Analiza ryzyka, w tym ryzyka
operacyjnego związanego z przedsięwzięciem
– Wstępny harmonogram i struktura organizacyjna
– Powołanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego
Faza projektu - inicjowanie
19
Kluczowe działania: – Utworzenie Zespołu Projektowego – Ostateczna formuła realizacji
(przeprowadzenie przetargu, wybór dostawcy)
– Określenie Wymagań Biznesowych – Stworzenie Specyfikacji
Funkcjonalnej – Pełna dokumentacj zarządcza:
Strategia Zarządzania Ryzykiem, Jakością, Komunikacją; Rejestru Ryzyka, Jakości i Zagadnień
– Stworzenie Planu Przeglądu Korzyści uzyskanych po zamknięciu projektu
Faza projektu - prowadzenie
20
Kluczowe działania: – Prowadzenie całości prac po stronie
Biznesu, po stronie technicznej i w zakresie zarządzania projektem
– Raportowanie zgodnie z oczekiwaniami Komitetu Sterującego
– Nadzór nad prawidłowością wydatków
– Kontrola wysokości budżetu / planu finansowego - raportowanie wykonania do Komitetu Sterującego
– Podejmowanie decyzji projektowych
Faza projektu - zamykanie
21
Kluczowe działania: – Monitoring i weryfikacja aspektów
biznesowych i technicznych projektu – Monitoring i weryfikacja efektywności
funkcjonalnej i ekonomicznej wdrażanego projektu
– Weryfikacja warunków umożliwiających zamknięcie projektu
– Zatwierdzenie Protokołu Odbioru, Raportu Końcowego wraz z zaktualizowanym Uzasadnieniem Biznesowym, Planem Przeglądu Korzyści i Raportem Doświadczeń
– Przyjęcie rozliczenia finansowego Projektu – Podjęcie decyzji o Zamknięciu Projektu i
rozwiązaniu Komitetu Sterującego
Rekomendacja 6: Struktura organizacyjna projektu
22
Przewodniczący Komitetu Sterującego
Prezes/Wiceprezes/ Dyrektor
Właściciel Biznesowy
Główny użytkownik
(kierujący działem, który będzie używał
produkt projektu)
Dyrektor IT (Dostawca)
Dyrektorzy działów merytorycznie
zaangażowanych w projekt Dostawca
zewnętrzny
Rekomendacja 6: Uczestnicy projektu
23
Możliwe funkcje w projekcie
Komitet Sterujący
Kierownik Projektu
Kierownik Biznesowy
Kierownik Techniczny
Koordynator Zespołu Zadaniowego
Kontroler Jakości
Stanowisko ds. testów
.......
Rekomendacja 6: Dokumentacja projektu
24
Katalog dokumentów dla każdej fazy projektu z instrukcją wypełniania i przykładową zawartością*
• dla Kierownika Projektu
• dla Właścicieli Biznesowych
• dla Dostawcy
Wykorzystanie dokumentacji, zakres i częstotliwość sporządzania ustalane każdorazowo przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego
*wzorce dokumentów zarządczych będą mogły być wykorzystane przez Banki Spółdzielcze na potrzeby wdrożenia Rekomendacji D zgodnie z zasadą proporcjonalności (dostosowane do skali działalności BS)
Rekomendacja 6: Zasady zarządzania w projekcie
25
zasady współpracy i komunikacji stron
zarządzania harmonogramem, budżetem, zakresem i jakością
zasady zarządzania ryzykiem
zasady zarządzania zmianą
zasady oraz role i odpowiedzialności w zakresie odbioru i wprowadzania do eksploatacji produktów prac projektu
Strategia Zarządzania Komunikacją
Regulamin Komitetu Sterującego
Strategia Zarządzania Ryzykiem
Procedura zarządzania zmianami
Rekomendacja 6: Zaniechanie realizacji projektu
26
Po stronie Banku: zmiana strategii, modelu biznesowego Banku, struktury organizacyjnej Po stronie dostawcy rozwiązania: upadłość/ zmiana właściciela, brak wsparcia dla wdrażanego rozwiązania Po stronie Projektu: utrata Uzasadnienia Biznesowego Projektu
KATALOG ZDARZEŃ
OPIS DZIAŁAŃ
1. Przygotowanie przez Kierownika Projektu do Komitetu Sterującego rekomendacji o zamknięciu projektu wraz z Raportem Okresowym uzasadniającym przyczynę rekomendacji.
2. Akceptacja rekomendacji i przekazanie do organu nadzorującego (Zarząd, Komitet Innowacji,...) w celu podjecia decyzji o zamknięciu projektu i rozliczeniu finansowym.
