mapa de riesgos institucional - procuraduria.gov.co · 2 – 2 introducciÓn. la administración de...

1 –

1

MAPA DE RIESGOS

INSTITUCIONAL.

OFICINA DE PLANEACIÓN AÑO – 2013/2014.

2 –

2

INTRODUCCIÓN. La administración de riesgos es reconocida como una parte integral de las buenas prácticas gerenciales. Es un proceso iterativo que consta de varios pasos, los cuales, cuando son ejecutados de manera secuencial, posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones. Administración de riesgos es el término aplicado a un método lógico y sistemático para establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. La Administración de riesgos consiste en identificar oportunidades y evitar o mitigar pérdidas. El Mapa de Riegos Institucional de la PGN es una Herramienta administrativas para luchar contra la corrupción”, es una serie de mecanismos administrativos para reducir determinados fenómenos que afectan la gestión de la entidad, introduce disposiciones que se ajustan a las nuevas prácticas en materia de gestion y pretende subsanar e integrar aquellos aspectos en los cuales se requiere una acción contundente de la PGN y de la Sociedad para acabar con este fenómeno. Entre estas disposiciones se destacan las políticas institucionales y pedagógicas, mediante las cuales “Se adoptan una serie de medidas cuya finalidad es lograr una gestión pública más eficiente bajo el entendido de que solo con una administración pública moderna y con control es posible enfrentar la gestion y establecer disposiciones pedagógicas para generar en la entidad una cultura permanente del riegos en todos los ámbitos de la entidad. Desde esa perspectiva se implementa de mapa de Riesgo, en el cual cada dependencia de la PGN deberá elaborar LOS RIEGOS ANUALMENTE Y UNA ACCIONES PARA MITIGAR EL RIESGO. ( Resoluciones 429 del 30 Noviembre del 2005 y 256 del 15 Septiembre del 2006). En atención a lo expuesto y en especial a que la Procuraduría General de la Nación tiene implementado un sistema integral de administración de riesgos desde 2005 el cual se traduce en la Política de Administración de Riesgos y en la asignación de competencias y responsabilidades para su administración de la siguiente manera: Política de Administración del Riesgo de la PGN. “Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación, así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios, garantizando el mejor manejo de los recursos, mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la minimización de los costos causados por estos. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico, la pronta identificación de las amenazas y fuentes, el acertado estudio y valoración de los riesgos, así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo, impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o impedir el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”.

3 –

3

RIESGOS. DOCUMENTO. DEPENDENCIA

RESPONSABLE. Naturales (Terremoto, maremotos, inundaciones, etc.) Plan de emergencias

Grupo de Desarrollo y Grupo Bienestar de Personal y Grupo de Salud Ocupacional Incendios

Atentado terrorista (Explosivos, biológico, francotirador, etc.) Manual de seguridad de

instalaciones División de Seguridad

Toma de instalaciones

Asonada o alteración social

Seguridad de personas Manual de esquemas de seguridad

Emergencias de salud Cartilla de primeros auxilios Grupo de Desarrollo y Grupo de Salud Ocupacional

Accidentes de trabajo, Accidentes de tránsito, Falla de ascensores, anegaciones, Daño de instalaciones, (Caída de techos, paredes, puertas, escaleras, etc.)

Manual de seguridad industrial

Grupo de Desarrollo, División Administrativa y Grupo de Salud Ocupacional

Contaminaciones biológicas o químicas Manual de seguridad Ambiental

Delegada de Asuntos Ambientales y Agrarios

Suspensión de servicios públicos

Plan de Contingencias Logísticas

Oficina de Planeación, División Administrativa Grupo de Salud Ocupacional

Desabastecimiento de elementos de oficina

Daño memoria institucional, archivo Oficina de Planeación, División de Documentación

Daño informático Oficina de Planeación y Oficina de Sistemas

Riesgos organizativos internos o externos

Mapa de riesgos DAFP Oficina de Planeación

Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos de Corrupción

Oficina de Planeación

4 –

4

PRESENTACIÓN.

La administración del riesgo para las entidades públicas en todos sus órdenes, cobra hoy mayor importancia, dado el dinamismo y constantes cambios, que el mundo globalizado de hoy exige. Estos cambios hacen que dichas entidades deban enfrentarse a factores internos y externos que pueden crear incertidumbre sobre el logro de sus objetivos. Así el efecto que dicha incertidumbre tiene en los objetivos de una organización se denomina “riesgo”. Es importante recordar que el Estado Colombiano mediante el Decreto 1537 de 2001, estableció una serie de elementos técnicos requeridos para el desarrollo adecuado y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las diferentes entidades y organismos de la Administración Pública, uno de ellos la “Administración del Riesgo”, considerando que la identificación y análisis del riesgo, entrega información suficiente y objetiva que les permitirá aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos institucionales. Al ser un componente del Subsistema de Control Estratégico, la Administración del Riesgo se sirve de la planeación estratégica (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas, factores críticos de éxito), del campo de aplicación procesos, proyectos, sistemas de información), del Componente Ambiente de Control y todos sus elementos. Su mirada sistémica contribuye a que la entidad no solo garantice la gestión institucional y el logro de los objetivos sino que fortalece el ejercicio del Control Interno en las entidades de la Administración Pública. La actualización de la Administración del Riesgo”,en la PGN obedece a la armonización entre el Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009, donde se sugiere adoptar la metodología planteada por la Dirección de Control Interno y del Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de facilitarle a las entidades el ejercicio de la administración del Riesgo. Cabe anotar que el ICONTEC a través de la norma NTC ISO 31000 actualizó la norma NTC5254 base para el documento original.

5 –

5

Para dar cumplimiento con este mandato la PGN, atreves de la Oficina de Planeación Trabajo los Riegos de acurdo a la metologia planteada por la funcion publica y con los Procesos y Procedimientos existente, a continuación su relación.

PROCESOS PLANEAR PROCESOS HACER PROCESOS VERIFICAR PROCESOS ACTUAR

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

MACROPROCESO ESTRATÉGICO

MEJORAMIENTO CONTINUO

MACROPROCESO MISIONAL

MACROPROCESO DE APOYO

PROCESO DE INTERVENCIÓN

Administración

de Bienes y

Servicios

Gestión

Seguridad

Gestión

de la

Comunicación

Gestión

Financiera

Gestión

Jurídica

Gestión de

Tecnologías

de

Información

Gestión de

Talento

Humano

Gestión

DocumentalRelatoría

PROCESO DISCIPLINARIO

PROCESO PREVENTIVO

EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

US

UA

RIO

S: S

AT

IS

FA

CC

CIÓ

N

US

UA

RIO

S: N

EC

ES

ID

AD

ES

MACROPROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Gestión de

Contratación

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

MACROPROCESO ESTRATÉGICO


MACROPROCESO MISIONAL

MACROPROCESO DE APOYO

PROCESO DE INTERVENCIÓN

Administración

de Bienes y

Servicios

Gestión

Seguridad

Gestión

de la

Comunicación

Gestión

Financiera

Gestión

Jurídica

Gestión de

Tecnologías

de

Información

Gestión de

Talento

Humano

Gestión

DocumentalRelatoría

PROCESO DISCIPLINARIO

PROCESO PREVENTIVO

EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

US

UA

RIO

S: S

AT

IS

FA

CC

CIÓ

N

US

UA

RIO

S: N

EC

ES

ID

AD

ES

MACROPROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Gestión de

Contratación

SEP-10-07

6 –

6

METODOLOGÍA.

Se realizaron talleres con los responsables de los procesos, en los cuales se describían, de un lado los rangos que debían tenerse en cuenta para calificar la probabilidad de ocurrencia y el impacto de las situaciones amenazantes, en dos escenarios; uno sin controles, y otro, atendiendo a los controles, de acuerdo con las siguientes pautas, tomadas del Procedimiento PRO-AR-00-001 de nuestro Sistema de Gestión de Calidad:

DEFINICIÓN DE LOS COMPONENTES

RIESGO:

Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos en cualquier momento. Pueden ser externos e internos.

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO:

Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

QUE GENERA EL RIESGO: Es la descripción de la consecuencia que me genera el riesgo al no mitigarlo.

IDENTIFICACION DE RIESGOS ABSOLUTOS ( SIN CONTROLES)

CONSECUENCIAS O IMPACTOS QUE GENERA EL RIESGO

CONSECUENCIAS

Nivel Rangos Descripción

5 Catastrófico Pérdidas de reputación e imagen enormes. Pérdidas económicas enormes

4 Mayor Pérdidas de reputación e imagen mayores. Pérdidas económicas mayores

3 Moderado Pérdidas de reputación e imagen medias. Pérdidas económicas medias

2 Menor Pérdidas de reputación e imagen bajas. Pérdidas económicas bajas

1 Insignificante Pérdidas de reputación e imagen mínimas. Pérdidas económicas mínimas

Fuente: Norma AS/NZ4360

7 –

7

PROBABILIDAD DE QUE OCURRA EL RIESGO Nivel Rangos Descripción

5 Casi cierta La expectativa de ocurrencia se da en todas las circunstancias

4 Muy probable Probabilidad de ocurrencia en la mayoría de las circunstancias

3 Moderada Puede ocurrir

2 Improbable Podría ocurrir algunas veces

1 Rara Puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales


Las gráficas elaboradas esquematizan la calificación de la severidad del riesgo absoluto y del riesgo con controles del proceso. De acuerdo con su posición se puede establecer qué tipo de políticas y acciones se deberían utilizar para un acertado manejo que conlleve a la atenuación de los riesgos identificados. La calificación del riesgo se refleja en la severidad, que es el resultado de cruzar la consecuencia y la probabilidad, mide la intensidad en que un riesgo está presente y se puede presentar en 4 niveles:

Rojo = Extremo. Naranja = Alto. Amarillo = Moderado. Verde = Bajo.

El riesgo absoluto se refiere a la posibilidad de que algo suceda y la consecuencia que podría tener el evento sobre los objetivos o el proceso, en este caso, sin considerar las medidas o acciones que las personas toman para su control y mitigación.

VALORACION DE LOS RIESGOS CON CONTROLES

NIVEL DE EXPOSICIÓN O DE SEVERIDAD DEL RIESGO

Riesgo Descripción

Extremo Riesgo extremo, se requiere acción inmediata. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a la alta dirección. INACEPTABLE

Alto Riesgo alto, requiere atención de la alta dirección. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a los Jefes de Delegadas, Oficinas, Divisiones *, etc. IMPORTANTE

Moderado Riesgo moderado, aceptable, debe ser administrado con procedimientos normales de control. TOLERABLE

Bajo Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados. Riesgo bajo, se administra con procedimientos rutinarios, riesgo insignificante. No se requiere ninguna acción. ACEPTABLE


Se evalúa la calidad de los controles de acuerdo con los parámetros señalados así como la probabilidad de ocurrencia e impacto del hecho, información que luego de ser analizada para cada caso, en cuanto los controles advertidos por las dependencias, lo cual arrojará una nueva matriz conjunta.

8 –

8

ESTRATÉGICO.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Análisis Gráfica

PLANEACIÓN

PRESUPUESTAL Análisis Gráfica

MISIONAL.

PREVENTIVO Análisis Gráfica

INTERVENCIÓN

Análisis Gráfica

DISCIPLINARIO

Análisis Gráfica

APOYO.

ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS

Análisis Gráfica

CONTRATACIÓN

Análisis Gráfica

TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN Análisis Gráfica

COMUNICACIÓN

Análisis Gráfica

DOCUMENTACIÓN

Análisis Grafica

GESTION DEL

TALENTO HUMANO Análisis Gráfica

FINANCIERA

Análisis Presupuesto Gráfica

Análisis Tesorería Gráfica

Análisis SIIF Gráfica.

SEGURIDAD

Análisis Gráfico.

RELATOR Y BIBLIOTECA

Análisis Gráfica

IEMP

Análisis Grafica

JURÍDICA Análisis Grafica

OFICINA DE CARRERA

Análisis Grafica

DIRECCIÓN NACIONAL DE

INVESTIGACIONES ESPECIALES

Análisis Grafica

GRUPO DE

ANTICORRUPCION Análisis Grafica

SIM.

Análisis Grafica

9 –

9

SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO. Análisis

Grafica

GRUPO SIRI

Análisis Grafica

EVALUACIÓN.

EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL

CONTROL INTERNO Análisis Grafica

ADMINISTRACIÓN DE RIESGO. Análisis Grafica


ANÁLISIS Grafica

El Mapa de Riesgos de la PGN, ha proporcionado la herramienta, eficaz para establecer las alerta y llevar a cabo las actividades de localizar, controlar, dar seguimiento y representar en forma gráfica, los agentes generadores de riesgos en las actividades, institucionales de la entidad, en el trabajo. De esta misma manera se ha sistematizado y adecuado para proporcionar el modo seguro de crear y mantener los ambientes y condiciones de trabajo, que contribuyan a la preservación al bienestar de los trabajadores, así como el mejor desenvolvimiento de ellos en su correspondiente labor. Los fundamentos del Mapa de Riesgos en la PGN, están basados en cuatro principios básicos:

La nocividad del trabajo no se paga sino que se elimina. Los funcionarios, no delegan en nadie el control. Los funcionarios más “interesados” son los más competentes para decidir sobre las

condiciones ambientales en las cuales laboran. El conocimiento que tengan los funcionarios sobre el ambiente laboral donde se

desempeñan, debe estimularlos al logro de mejoras.

Estos cuatro principios se podrían resumir, no delegación, participación activa en el proceso y necesidad de conocer para poder cambiar, con el cual queda claramente indicado la importancia de la consulta a la masa laboral en la utilización de cualquier herramienta para el control y prevención de riesgos, como es el caso de los Mapas de Riesgo.

Como definición entonces de los Mapas de Riesgos se podría decir que consiste en una representación gráfica a través de símbolos de uso general o adoptados, indicando el nivel de exposición ya sea bajo, mediano o alto, de acuerdo a la información recopilada en archivos y los resultados de las mediciones de los factores de riesgos presentes, con el cual se facilita el control y seguimiento de los mismos, mediante la implantación de programas de prevención.

10 –

10

CÓMO SE IDENTIFICA EL RIESGO EN LA PGN. La identificación del riesgo en la PGN se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que pueden afectar el logro de los objetivos Intitucinales. Una manera para que todos los servidores de la PGN conozcan y visualicen los riesgos, es a través de la utilización del formato de identificación ( Matrices de Riegos) el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratégico), presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos institucionales de la PGN. Es allí donde, al igual que todos los servidores, de la Entidad adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en sus contextos estratégicos y misionales los factores o causas que pueden afectar el curso institucional, Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con más detalle los siguientes conceptos:

1.PROCESO 2. OBJETIVO DEL PROCESO, 3. RIESGO, 4. CAUSAS, 5. DESCRIPCIÓN, 6. EFECTOS. En la PGN durante el ejerció de identificación del riesgo por proceso se puedo hacer una clasificación de los mismos, con el fin de establecer con mayor facilidad el análisis del impacto, considerado en el siguiente paso del proceso de análisis del riesgo. Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución. Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

11 –

11

Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión

CÓMO SE ANALIZO LOS RIESGO EN LA PGN. El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias, éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase de identificación de riesgos. Los pasos claves en el análisis de riesgos en la PGN. 1. Determinar probabilidad. 2. Determinar consecuencias. 3. Clasificación del Riesgo. 4. Estimar el nivel del riesgo. Por Probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: número de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado. Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la Organización la materialización del riesgo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: Calificación del riesgo y Evaluación del riesgo. Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo .Bajo el criterio de Probabilidad, el riesgo se debe medir a partir

ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS EN LA PGN. El mapa de riesgos en la PGN, es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento, como se sugiere a continuación: Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de la calificación del riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al mismo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Para facilitar la calificación y evaluación a los riesgos, a continuación se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo, para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia probabilidad). Las categorías

12 –

12

relacionadas con el Impacto son: insignificante, menor, moderado, mayor y catastrófico. Las categorías relacionadas con la Probabilidad son: raro, improbable, posible, probable y casi seguro.

MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

PROBABILIDAD

IMPACTO

Insignificativo Raro Moderado Mayor Catastrófico.

Raro 1 B B M A E

Improbable 2 B B M A E

Posible 3 B M A E E

Probable 4 M A A E E

Casi Catastrófico 5 A A E E E

13 –

13

Proceso - Misional

PREVENTIVO.

Riesgos y Controles

Riesgo 1 Demora en la resolución de conflictos. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva, debido a demora en la resolución de conflictos por parte de las entidades

Score Riesgo

Score Control Exposic. Riesgo

8,00 0,00 8,00

Consecuencia

Probabilidad Nivel de Riesgo

Sever. Riesgo Mayor Improbable Alto

Severidad control Mayor Improbable Alto

Evaluación

Control 1. Referencia

Legal

Clave No Estado No Definido

Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Res. 490/2008. Dcto 262/2000. Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Ley 734/ 2002. Res.015/2010


Dependencia



Descripción Revisión sistema de información SIM. Protocolos de actuación e implementación de modelos de seguimiento. Evaluación periódica de Inventario de preventivas por parte de los funcionarios. Control de los términos de la acción preventiva. Manual de operaciones, políticas y procedimientos preventivos. Aplicación del Proceso Preventivo Oficial de la PGN.

No Testeado


Funcionario



14 –

14

Descripción Reunión para verificar los avances de los compromisos del POA. Registro y seguimiento de casos en los diferentes sistemas de información misional existente. Evaluación y seguimiento por parte del Jefe de la dependencia. Hacer uso de los formatos institucionales establecidos por el Registro de Actividad Preventiva. Autocontrol.

Riesgo 2 Incumplimiento de los Términos para atender solicitudes de la Ciudadanía.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción preventiva debido al incumplimiento de los Términos establecidos para cada etapa del Proceso.

Score Riesgo Score Control Exposic. Riesgo

6,00 2,00 6,00

Consecuencia Probabilidad Nivel de Riesgo

Sever. Riesgo Moderado Improbable Alto

Severidad Control

Moderado Improbable Moderado

Evaluación


Legal



Descripción Res. 192/2004. Directiva 02/2002. Res 472/ 2002, Ley 80/1993. Ley 134/1994. Art. 75. Dcto 262/2000 Reuniones del comité con de los jefes de cada una de las dependencias que conforman el Convenio Manual de Operaciones. Res. del señor Procurador General de la Nación y Viceprocurador.

No Testeado


Dependencia



Descripción Actas de reunión. Reunión semestral con los Jefes de las Entidades que suscribieron el convenio. Programación de visitas por parte de la dependencia. Seguimiento al POA, SIM y Strategos.

No Testeado


Funcionario


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Seguimiento a compromisos. Solicitar a las dependencias vinculadas en el convenio información sobre las acciones realizadas. Practica de visita por parte de los funcionarios comisionados.

15 –

15

Riesgo 3 Falta de articulación entre la diferentes entidades de orden nacional y territorial que limita la funcion preventiva.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por deficiencia en la acción preventiva, debido a la ausencia Instrumentos en la vigilancia en el procesos preventivo. Para las Entidades del Estado.


12,00 10,00 2,00


Sever. Riesgo Mayor Moderado Extremo.

Severidad Control

Menor Raro Alto.

Evaluación


Legal



Descripción Art.24 y Art. 75, del Dcto 262/2000.Ley 734/ 2002.Reunión de los jefes de entidades que integran y con el comité regional de moralización. Requerimientos a las entidades de las acciones adelantadas. Ley 80/1993, Estatuto orgánico de presupuesto. Manual de operaciones libro 4.


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Realización de seminarios para capacitar y concientizar a los ciudadanos a fin ejercer una veeduría y vigilancia permanente sobre los procesos contractuales que realizan las diferentes entidades del Estado. Realizar foros para intensificar la lucha contra la corrupción. Promover la participación ciudadana como paso previo a la selección de procesos contractuales a vigilar. Planeación de las acciones por parte de los profesionales. Revisión trimestral de la contratación. Utilizar las herramientas tecnológicas y la conectividad. Coordinación por parte del Regional. Consigna de compromiso en actas de reunión.


Funcionario


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

16 –

16

Descripción Vigilancia y acompañamiento aleatorio en los procesos de contratación adelantados por las entidades. Promover la suscripción de pactos de lucha contra la corrupción a nivel de las entidades. Evaluación y seguimiento por parte del Jefe de la dependencia. Revisión y cumplimiento de los proyectos inscritos en el POA. Visitas para verificar la contratación. Programación de reuniones mensuales.

Riesgo 4 Inadecuado trámite o demora en la Funcion Preventiva. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función preventiva, debido a la demora en los tramites.

Score Riesgo Score Control Exposic .Riesgo

9,00 2,00 6,00


Sever Riesgo Moderado Moderado Moderado

Severidad Control

Menor Moderado Moderado

Evaluación


Legal

Descripción Ley 734/ 2.002 En cuanto a los Der. De los Servidores Públicos. Res 490/2008. Manual de Operaciones libro 4. Dcto 262/2000. CPC Art. / 277.


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Protocolos de actuación e implementación de modelos de seguimiento. Asignación de recursos propicios para llevar a cabo tal función .Filtro de quejas, tratando de evaluar si lo contenido amerita adelantamiento de proceso disciplinario. Seguimiento - visitas procesos contratación.- Aplicación de los diferentes sistemas de información misional.


Funcionario



Descripción Implementar visitas continuas a las áreas ambientales, étnicas y DD.HH. Seleccionar casos de relevancia para hacerle seguimiento. Capacitaciones. Manual de operación de la PGN.

17 –

17

Riesgo 5 Incurrir en coadministacion dando ordenes a las Entidades o Funcionarios Publicó.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia del diseño de una Política preventivo para realizar actividades preventivas.


6,00 2,00 6,00


Sever. Riesgo Menor probable Alto

Severidad Control


Evaluación.


Legal



Descripción Res. 490/2008. Dcto 262/2000. Manual de operaciones.


Dependencia



Descripción Realizar actividades preventivas.Evaluación periódica, auditorias mediante el SIM y el Strategos


Funcionario



Descripción Informes de las actividades realizadas con informaciones y recomendaciones. Aplicación del Procedimiento Preventivo. Autocontrol.

Riesgo 6 Inoportunidad de decisiones en vigilancia del patrimonio público.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional debido a la inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control del patrimonio público.


6,00 2,00 6,00


Sever. Riesgo Menor probable Alto

Severidad Control Menor Moderado Moderado

Evaluación

+

18 –

18


Legal



Descripción Constitución Política de Colombia. Dcto 262/2000, Art. 24.


Dependencia



Descripción Mesas de trabajo con entidades vigiladas. Capacitaciones.

No Testeado


Funcionario


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Manual de operaciones de la PGN. Autocontrol.

Riesgo 7 Inadecuada asignación de solicitudes y quejas. Referencia

Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva, debido a la inadecuada asignación y evaluación de registros, solicitudes, quejas, etc.


9,00 3,00 6,00


Sever. Riesgo Moderado Moderado Alto

Severidad Control Moderado Improbable Moderado

Evaluación


Legal



Descripción Constitución Política. Código Contencioso Administrativo. Decreto 262/2000. Ley 734/2002. Manual de procedimientos.


Dependencia



Descripción Seguimiento de los trámites efectuados a las Peticiones. Reuniones de internas. Capacitación a los funcionarios en atención al público.


Funcionario



19 –

19

Descripción POA y control a través de Strategos. Aplicación del Manual de operaciones de la PGN.

Riesgo 8 Desarticulación de la Función Preventiva con la Disciplinaria.

Referencia

Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva.


9,00 3,00 6,00


Sever. Riesgo Moderado Moderado Alto.

Severidad Control Moderado Improbable Moderado.

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




20 –

20

Riesgo 9 Inadecuada asignación de personal para atender asuntos preventivos en temas de su competencia.

Perdida de imagen y credibilidad institucional que puede afectar la acción preventiva.


9,00 3,00 6,00



Severidad Control Moderado Improbable Moderado.

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




Riesgo 10 Incumplimiento en la Aplicación plena del Sistema Integral Preventivo – SIP.

Referencia

Perdida de imagen y credibilidad institucional por falta de Aplicación del Sistema SIP


9,00 3,00 9,00



Severidad Control

Moderado Moderado Alto.

21 –

21

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




Riesgo 11 Incumplimiento en la Funcion Preventiva al No contar con un sistema de Información o recurso Tecnológico para uso adecuado y eficiente de la Información

Referencia

Perdida de imagen y credibilidad institucional por falta de un sistema de Información para el uso adecuado de la Información


9,00 3,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Constitución Política. Código Contencioso Administrativo. Decreto 262/2000. Ley 734/2002. Manual de procedimientos, Resolución 018 de2000.


Dependencia

Clave No Estado No Eficacia Bueno Cobertura

22 –

22

Definido

Descripción Seguimiento de los trámites efectuados a las Peticiones. Reuniones de internas. Capacitación a los funcionarios en atención al público. Conocer las normas y reglamentos de la PGN, elabora carpetas y procedimientos en la secretaria,



Descripción Realizar vigilancia preventiva al la gestión, POA y control a través de Strategos. Aplicación del Manual de operaciones de la PGN.



Riesgo Descripción





23 –

23

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO PREVENTIVO:

# Nombre del Riesgo Consecuencias

Probabilidad Store Riesgos.

Consecuencias

Probabilidad Severidad después de controles

1 Demora en la resolución de conflictos.

Mayor Improbable 8,00 Mayor Improbable 8,00

2

Incumplimiento de los Términos para atender solicitudes de la

Ciudadanía. Moderado Improbable 6,00 Moderado Improbable 6,00

3

Falta de articulación entre la diferentes entidades de orden nacional y territorial que limita la función preventiva.

Mayor Moderado 12.00 Menor Raro 2.00

4 Inadecuado trámite o demora en la Función Preventiva.

Moderado Moderado 9,00 Menor Moderado 6,00

5 Incurrir en coadministración dando órdenes a las Entidades o Funcionarios Públicos.

Menor Moderado 6,00 Menor Moderado 6,00

6 Inoportunidad de decisiones en vigilancia del patrimonio público.


7 Inadecuada asignación de solicitudes y quejas.

Moderado Moderado 9,00 Moderado Improbable 6,00

8 Desarticulación de la Función Preventiva con la Disciplinaria.


9 Inadecuada asignación de personal para atender asuntos preventivos en temas de su competencia.


10 Incumplimiento en la Aplicación plena del Sistema Integral Preventivo – SIP.

Moderado Moderado 9,00 Moderado Moderado 9,00

11

Incumplimiento en la Función Preventiva al No contar con un sistema de Información o recurso Tecnológico para uso adecuado y eficiente de la Información


24 –

24

Proceso - Misional

INTERVENCION

Riesgos y Controles.

Riesgo 1 Vencimiento de términos para intervenir. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención, debido al vencimiento de los términos procesales para intervenir como agente del Ministerio Público.


9,00 3,00 6,00



Severidad Control Moderado Moderado Alto.

Evaluación


Legal



Descripción Constitución Política, Dcto 2067/1991, Dcto 2591/1991, Reglamento interno de la Corte Constitucional. Dcto 262/2000. Manual de operaciones, Códigos Sustantivos y Procedí mentales. Expedición de normas internas indicando los lineamientos para la intervención. Ley 600/2000,Art. 243, Ley 906/2004,Ley 5/1992.Contencioso Administrativo

Control 2.. Referencia

Dependencia



Descripción Seguimiento y evaluación periódica de los Expedientes. Consulta diaria Autos de Selección de Tutelas Proferidas por la C.C. Determinación exacta del vencimiento del término. Asignar con carácter inmediato a un funcionario para tramitar derechos de petición. Asistir a las diligencias. Registro de llegada de las insistencias.


Funcionario


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Revisión del concepto a rendir por parte del Jefe de la dependencia con la debida anticipación al vencimiento del término. Cada uno de los asesores ejerce el control sobre los términos. Solicitud directa en

25 –

25

la que se pide a las autoridades judiciales agilidad y celeridad. Asignación inmediata a un Funcionario Competente. Revisión constante de la página Web de la rama judicial. Hacer seguimiento estricto a los procesos civiles y laborales en los que se intervenga. Libro de radicación y reparto. Informar al Despacho oportunamente los problemas del trámite con otras entidades.

Riesgo 2 Falta de Agentes del Ministerio Público para intervenir en los procesos.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales y administrativas en las cuales debe intervenir.


9,00 0,00 9,00



Severidad Control Moderado Moderado Alto

Evaluación


Legal



Descripción Manual de operaciones, Art. 277 Constitución Política. Dcto 262/2000.Adopción de regulación interna fijando los parámetros de intervención. Apoyo ocasional a la labor de intervención territorial por parte de Procuradores Judiciales del nivel central, Personeros y/o Procuradores Provinciales.


Dependencia



Descripción Indagación permanente sobre posibles audiencias. Una vez llega el proceso a la dependencia es asignado a un funcionario competente. Seguimiento permanente a las diligencias judiciales. Una vez notifica al Ministerio Público la fecha de sustentación de la demanda se procede al reparto para su preparación priorizando la intervención o prelación de casos. Establecer prioridades de acuerdo a los criterios fijados por el Procurador General de la Nación. Proveer personal idóneo para atender la Función de Intervención. Solicitud de asignación de judicantes para apoyar el proceso.


Funcionario



Descripción Control por parte del Delegado de la agenda de las actuaciones. Revisión del expediente, Informe verbal o escrito de las actuaciones relevantes. Presentación de memoriales y alegatos Preparación de la

26 –

26

audiencia oral. Revisión del estado de los casos en el sistema de la secretaría.

Riesgo 3 Inadecuada intervención. Referencia

Ineficiencia e ineficacia en la intervención.

Score Riesgo Score Control

Exposic. Riesgo

8,00 4,00 4,00




Evaluación


Legal



Descripción Constitución Política de Colombia, Art. 277, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 7. Códigos Sustantivos y Procesales. Dcto 262/2000. Resoluciones del Despacho del Procurador. Ley 600/2000.Ley 906 de 2004.Manual de Operaciones. Dcto 196/1971 y Ley 1123/ 2007.


Dependencia



Descripción Solicitudes de prelación de fallo. Revisión periódica de expedientes asignados y conceptuados y aceptados, por parte de la Coordinación, Estadística mensual elaborada por la Secretaría de cada despacho. Informar al Procurador y Viceprocurador sobre temas puntuales en casos relevantes. Capacitación y actualización en el Proceso de Intervención.


Funcionario



Descripción Consulta con el Jefe de la dependencia sobre el trámite que se debe seguir inmediatamente se recibe el expediente. Propiciar solicitudes de conciliación .Revisión del estado de los casos asignados en el sistema de Información Misional SIM.

27 –

27

Riesgo 4 Ineficiencia en le Tramite de Actuación, para la Intreverción.

Referencia

Limitan el debido ejercicio o Proceso de Intervención.


8,00 4,00 4,00


Sever. Riesgo Moderado probable Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal

Clave

No Estado

No Definido


Descripción

Dcto 262/2000 Códigos Sustantivos y Procesales.


Dependencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Bueno Cobertura

Descripción

Suministrar al Funcionario los recursos (CD, DVD, TRANSPORTE, etc.) necesarios y suficientes para el ejercicio de sus funciones. Gestionar ante la dependencia correspondiente la provisión de recursos.


Funcionario

Clave No Estado

No Definido


Descripción

Optimizar el uso de los recursos

Riesgo 5 Recepción errores de asunto que no son competencia de las delegadas, o cuyo conocimiento corresponde a otra de las delegadas que también cumple funciones de Interversion.

Referencia



Exposic. Riesgo

6,00 4,00 460


Sever.Riesgo Mayor Improbable Alto

Severidad Control


Evaluación

28 –

28


Legal



Descripción Dcto 262/2000 Códigos Sustantivos y Procesales.


Dependencia



Descripción Permanente retroalimentación a los funcionarios encargados, repacto de los asuntos que hacen parte del área de competencia de la Delegada.


Funcionario



Descripción Asuntos que tiene que ser trasladado a otras dependencia por competencias

Riesgo 6 Perdida de Expedientes o de Piezas Procesales. Referencia



Exposic.Riesgo

6,00 4,00 460


Sever. Riesgo Moderado Improbable Moderado


Evaluación


Legal




29 –

29


Dependencia





Funcionario




Riesgo 7 No permite revisar el proceso de la Ley 906, solo la denuncia y Desconocimiento en la etapa de Indagación.

Referencia



Exposic. Riesgo

6,00 4,00 460



Severidad Control


Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario



30 –

30


Riesgo 8 Duplicidad de Investigación Referencia



Exposic. Riesgo

6,00 4,00 460




Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




31 –

31

Riesgo 9 Expedientes llegados de las Cortes, Fiscalias, ETC que se encuentran próximo a prescribir.

Referencia



Exposic .Riesgo

6,00 4,00 460




Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




32 –

32

Riesgo 10 Ineficiencia o Ineficacia de la Intervención Referencia



Exposic .Riesgo

6,00 4,00 460




Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




33 –

33

Riesgo 11 Retardo en el recibo de las peticiones e inadecuada asignación de solicitudes

Referencia



Exposic .Riesgo

6,00 4,00 460


Sever .Riesgo Moderado Improbable Moderado

Severidad Control


Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario






Riesgo Descripción





34 –

34

MAPA DE RIESGOS PROCESO DE INTERVENCION:



Consecuencias


1 Vencimiento de términos para intervenir.


2 Falta de Agentes del Ministerio Público para intervenir en los procesos.


3 Inadecuada intervención. Mayor Improbable 8.00 Moderado Improbable 6,00

4 Ineficiencia en el trámite de Actuación, para la Intervención

Moderado Probable 8,00 Menor Moderado 4,00

5

Recepción con errores de asuntos que no son competencia de las delegadas, o cuyo conocimiento corresponde a otra que también cumple funciones de Intervención.

Mayor Improbable 8,00 Moderado Improbable 6,00

6 Pérdida de expedientes o de piezas procesales

Moderado Improbable 6,00 Moderado Improbable 6,00

7

No permite revisar el proceso de la Ley 906, solo la denuncia y desconocimiento en la etapa de Indagación.

Mayor Improbable 8.00 Moderado Improbable 6,00

8 Duplicidad de Investigación Moderado Improbable 6,00 Moderado Improbable 6,00

9 Expedientes llegados de las Cortes, Fiscalías, etc. que se encuentran próximos a prescribir.


10 Ineficiencia o Ineficacia de la Intervención


11 Retardo en el recibo de las peticiones e inadecuada asignación de solicitudes


35 –

35

Proceso - Misional

DISCIPLINARIO

Riesgos y Controles

Riesgo 1 Tramite inadecuado del Procedimiento Verbal. Referencia

Desgaste administrativo y pérdida de imagen. y Credibilidad Institucional por Ineficiencia de la Acción disciplinaria


12,00 6,00 6,00


Sever .Riesgo Moderado Probable Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal

Clave No Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Constitución Política. Ley 734/2002, Dcto 262/2000. Res 017 y 018/. Res 191/2003.Libro 4 y 8 del Manual de Operaciones. Res 456/2008. Res 346/2002. Res 108/2002. Directivo 010/2010. Directivo 015/ 2007. Ley 1015. Ley 190/1995.


Dependencia

Clave No Estado No Presente


Descripción Revisión de los sistemas SIAF, SIM .Selección prioritaria de procesos próximos a prescribir. Seguimiento periódico a los procesos por parte del Jefe de la dependencia. Relación de quejas inventariadas entregadas a cada profesional, responsable de proyectar. Implementar en compañía de los organismos de control competentes acciones que permitan identificar con suficiente tiempo las conductas que posiblemente puedan constituir falta disciplinaria. Análisis de Gestión mensual. Revisar las necesidades del Recurso Humano y sus perfiles frente a la función y cargo laboral asignado.


Funcionario



36 –

36

Descripción Revisión final del Jefe de la dependencia. Dar celeridad a los procesos a punto de prescribir Sistematizar a nivel regional los procesos. Estadística de los sistemas. Autocontrol.

Riesgo 2 Pérdida, Reconstrucción del expediente y piezas procesales.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional y desgaste administrativo.


6,00 5,00 0,00


Sever.Riesgo Catastrófico Raro Alto

Severidad Control

Moderado Improblabe Moderado

Evaluación


Legal



Descripción

Ley 734/2002, Ley 599/2000. Manual de Operaciones, libro 4, políticas de operación del proceso disciplinario. Res 191/2003, Res 017/2000. Código Penal. Código de Procedimiento Civil.


Dependencia



Descripción

Aumento de los mecanismos de seguridad. Ubicación del archivo y documentos, en lugar adecuado y seguro. Reporte de los expedientes que salen del Despacho. Inventario de expedientes mensual. Mejoramiento de la planta física.


Funcionario



Descripción

Requerir a los correos nacionales para que adquieran compromiso y responsabilidad en el recibido y entrega del correo oficial. Control en la entrega de proyectos. Aplicación efectiva de la normatividad vigente, por parte de los funcionarios de esta dependencia, y seguimiento del Procurador. Sistema de Información SIM.

37 –

37

Riesgo 3 Prescripción de la acción disciplinaria. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional e impunidad por ineficacia de la acción disciplinaria, debido a que se presente el fenómeno de la prescripción.


9,00 5,00 4,00


Sever .Riesgo Moderado Moderado Alto


Evaluación


Legal



Descripción Ley 734/2002, Res 191/2003, Res 017/2000..Manual de Operaciones, libro 4, políticas de operación del proceso disciplinario. Res 017 y 018 /2002.Res 456/2008, Res 1089/2002, Res 346/2002. Dcto 262/ 2000, Art. 75 numeral 9. Directivo 010/2010. Directivo 015/ 2007. Ley 1015/ Ley 190/1995.


Dependencia



Descripción Proveer número de funcionarios necesarios e idóneos de acuerdo con la carga laboral. Elaboración y Evaluación del Mapa de Riesgo, con base en la fecha de los hechos. Nivelación de la carga laboral, entre los profesionales. Reiterada indicación en el acta de compromiso mensual, respecto de la prioridad en el trámite de los procesos próximos a prescribir. Revisión periódica de las comisiones. Control de seguimiento periódico al inventario de expedientes. Reunión mensual con los funcionarios de la dependencia Confrontación de inventarios físicos y SIM. Capacitación.


Funcionario



Descripción Dar celeridad a los procesos a punto de prescribir .Seguimiento continuo al Mapa de Riesgo. Reasignaciones internas para tratar de equilibrar la carga laboral existente. Revisión periódica del proceso por parte del funcionario encargado. Capacitación

38 –

38

Riesgo 4 Violación de la Reserva Procesal. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional e impunidad por ineficacia de la acción disciplinaria,


12,00 6,00 6,00


Sever .Riesgo Moderado Improbable Moderado o

Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Ley 734/ 2003, Res.191/2003, Res. 017/ 2000. Manual de operaciones. Las descritas en el mapa de riesgos institucional. Norma que implementa sistema de información SIM.


Dependencia



Descripción Revisar periódicamente los procesos, hechos, implicados. El despacho asume procesos. Determinar los casos o eventos donde se presente duplicidad de investigaciones Verificación de los datos contenidos en cada caso a fin de evaluar duplicidades en los sistemas de información institucional. Permitir consultar bases de datos para confrontar hechos similares Evaluación de quejas ante del reparto. Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones. Creación de una herramienta eficaz en el control de duplicados.


Funcionario



Descripción Revisar en sistemas de información. Filtrar la información desde la recepción de las quejas. Diligenciamiento del formulario examen de duplicidad en el sistema de información misional SIM. Revisión de los Coordinadores y del Despacho de la Dirección. Controles en la secretaria del grupo, para la entrega y recepción de documentación que se allega a los procesos. Revisión final del Jefe de la dependencia. Consulta por parte del funcionario encargado del sistema.

39 –

39

Riesgo 5 Retraso en la gestión Secretarial. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria, debido al retraso en la Gestión secretarial.


12,00 3,00 9,00


Sever. Riesgo Mayor Moderado Extremo

Severidad Control Moderado Moderado Alto

Evaluación


Legal



Descripción Ley 734/ 2002, Res.191/2003, Res. 017/2000. Aplicación de Resolución de manual de funciones. Circular 049/2001.Circulares 031 del 28 de agosto de 2001 y 021 del 10 de julio del mismo año.


Dependencia



Descripción Revisión periódica de expedientes para notificación. Empoderamiento por parte del personal de secretaria. Revisión de las comisiones ordenadas a las diferentes oficinas a nivel nacional. Manual de operaciones de la PGN.


Funcionario



Descripción Auditoria mediante el SIM. Notificación. Solicitud de la información sobre el trámite de las comisiones. Constancias pertinentes de los diferentes trámites.

40 –

40

Riesgo 6 Evaluación Inadecuada o demora en le tramite de la Queja.

Referencia

Incrementó de gasto de Funcionamiento por desgaste Administrativos

Score Riesgo Score Control Exposic.Riesgo

12,00 3,00 9,00



Severidad Control

Moderado Moderado Alto

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




41 –

41

Riesgo 7 Inoperancia y lentitud de los Equipos de Computo y Sistema SIM-

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional, que produce un retraso considerable en la acción disciplinaria.


12,00 3,00 9,00


Sever .Riesgo Mayor Moderado Extremo

Severidad control Moderado Moderado Alto

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




42 –

42

Riesgo 8 Demora en el Cumplimiento de Términos en las distintas Etapas Procesales.

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional, que produce un retraso considerable en la acción disciplinaria.


12,00 3,00 9,00



Severidad control Moderado Moderado Alto

Evaluación


Legal





Dependencia





Funcionario




43 –

43



Riesgo Descripción





MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DISCIPLINARIO:

# Nombre del Riesgo Consecuen

cias Probabilidad

Store Riesgos.

Consecuencias

Probabilidad Severidad

después de controles

1 Tramite inadecuado del procedimiento verbal


2 Pérdida, reconstrucción del expediente y piezas procesales.

Catastrófico Raro 5,00 Moderado Raro 3,00

3 Prescripción de la acción disciplinaria


4 Violación de la reserva procesal.


5 Retraso en la gestión secretarial.

Mayor Moderado 12,00 Moderado Moderado 9,00

6

Evaluación inadecuada o demora en el trámite de la queja


7 Inoperancia y lentitud de los equipos de computo y sistema SIM-


8 Demora en el cumplimiento de términos en las distintas etapas procesales.


44 –

44

Proceso - APOYO Riesgos y Controles

GESTIÓN: ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Riesgo 1 Demora en la entrega de elementos de oficina Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por mora en el servicio por falta de los elementos necesarios para el cumplimiento de las tareas misionales.


Exposic.Riesgo

12,00 6,00 6,00


Sever. Riesgo Mayor Moderado Alto

Severidad Control


Evaluación

Control 1. Decreto 262 de 2000 Referencia

Legal



Descripción

Control 2 Se exige la relación de los usuarios a quienes van a designarse los bienes adquiridos.

Referencia

Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción

control 3. Revisión del contrato de nuevos y consumos. Referencia

Funcionario



Descripción

45 –

45

Riesgo 2 La no confiabilidad del Sistema de Información SIAF. Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por no tener un sistema de información confiable, oportuno, ya que es incompleto, desactualizado y por mala digitación.


Exposic. Riesgo

12,00 3,00 9,00



Severidad Control


Evaluación

Control 1. Decreto 262 del 2000 Referencia

Legal


Eficacia Insatisfactorio Cobertura Del

Descripción

Control 2.Revision Semanal de avance de solución a los requerimientos enviados a Sistemas

Referencia

Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción

control 3. Verificar el documento de ingreso y egreso, detectar errores y reportarlos.

Referencia

Funcionario



Descripción

46 –

46

Riesgo 3 No cumplir con los requisitos de Entrada (ingreso) al Almacén.

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por no cumplir con los procesos y procedimientos requeridos.


6,00 2,00 4,00



Severidad Control Menor Improbable Bajo

Evaluación

Control 1. Decreto 262 del 2000. Referencia

Legal



Descripción Circulares internas. Planillas de reparto

Control 2. Aplicación de Check List, de no cumplirla devolver el contrato.

Referencia

Dependencia



Descripción Actualización de Sistema de Información AS de ASES

Control 3. Persona encargada de realizar el ingreso del contrato, revisión de check list.

Referencia

Funcionario



Descripción Manual de operación de la PGN

47 –

47

Riesgo 5 Que el interventor haga la certificación, sin realmente haber efectuado la verificación de cantidad, calidad y especificaciones del contrato.

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por la no actualización de los inventarios


12,00 8,00 4,00


Sever .Riesgo Mayor Improbable Alto


Evaluación


Legal

Riesgo 4 No efectuar una inspección adecuada (ocular del estado y calidad de los bienes.

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por no cumplir con los procedimientos establecidos


Exposic. Riesgo

16,00 10,00 6,00


Sever. Riesgo Mayor Probable Alto

Severidad Control


Evaluación

Control Legal

1. Decreto 262 del 2000 Referencia Resolución 107 de 2003


Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Res.107/2003

Control 2. Observación y presencia de funcionario del almacén en el conteo/ acta de recibo por parte del interventor.

Referencia

Dependencia



Descripción

Control 3. Garantizar la observación de parte del funcionario del almacén. Referencia

Funcionario



Descripción

48 –

48


Eficacia Pobre Cobertura

Descripción

Control 2.Recibir el Acta y compararla con lo especifico en el contrato. Referencia

Dependencia



Descripción

Control 3. Leer el acta y el contrato e informar errores. Referencia

Funcionario



Descripción

Riesgo 6 Que el proveedor autorizado para llevar a cabo el remate no entregue a tiempo la información pertinente,

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por desconocimiento de los Procesos. a nivel regional.


12,00 8,00 4,00



Severidad Control

Menor Moderado

Moderado

Evaluación

Control 1. Resolución 332 del 2009 Referencia

Legal



Descripción

Control 2. Hacer Seguimiento a la entrega del avaluó. Referencia

Dependencia



Descripción


Funcionario



Descripción

49 –

49

Riesgo 7 Que el nuevo Coordinador que llegue al grupo, no conozca bien los procesos y esto haga que reciba lo que le entrega el coordinador anterior sin conocimiento.

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por desconocimiento del procedimiento a nivel nacional.


12,00 8,00 4,00


Sever Riesgo

Mayor Moderado Extremo

Severidad Control

Moderado Improbable Alto


Legal

Clave

No Estado

No Definido


Descripción

Contrato 179-007 de 2010, Manual de Funciones

Control 2. Que la comisión designada participe directamente y permanente en todo el proceso de la entrega o cambio de coordinador.

Referencia

Dependencia



Descripción

Control 3.Quien recibe el almacén amplié todo tipo de aspectos que considere claves o en los que se siente que el proceso de la entrega no este bien.

Referencia

Funcionario



Descripción

50 –

50

Riesgo 8 Expedición de resoluciones para la baja de bienes incompleta.

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por las resoluciones expedidas para las bajas de los bienes de la PGN son incompletas y afectan al almacén de la entidad.


12,00 8,00 4,00


Sever.Riesgo Mayor Moderado Moderado

Severidad Control

Moderado Moderado Moderado

Evaluación

Control 1. Decreto 262 del 2000 Referencia

Legal



Descripción

Control 2. Asegurar el registro completo de elementos autorizados a incluir conforme el acta del comité de bajas.

Referencia

Dependencia



Descripción .

Control 3. Revisión documental del acta del comité de bajas Referencia

Funcionario



Descripción

Riesgo 9 No contar con algunos de los elementos de seguridad industrial, que aseguren el movimiento y seguridad de la mercancía y de los servidores

Referencia

Pérdida de credibilidad institucional por no contar con los elementos básicos de seguridad.


12,00 8,00 4,00


Sever .Riesgo Mayor Improbable Extremo


Evaluación

Control 1.Decreto 1295 de 1994 Referencia

Legal

51 –

51

Clave No Estado

No Definido


Descripción

Control 2. Acordar con el proveedor el personal de apoyo para el movimiento de la mercancía/acordar el suministro de estos con el área encargada.

Referencia

Dependencia



Descripción

Control 3. Usar los elementos de protección que sean asignados obligatoriamente.

Referencia



Descripción



Riesgo Descripción





52 –

52

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS:



Consecuencias


1 Demora en la entrega de elementos de oficina .

Mayor Moderado 12,00 Moderado Improbable 6,00

2 La no confiabilidad del sistema de información SIAF.


3 No cumplir con los requisitos de entrada al almacén

Moderado Improbable 6,00 Menor Improbable 4,00

4 No efectuar una inspección adecuada ( ocular de estado y cantidad de los bienes

Mayor Moderado 12,00 Menor Moderado 6,00

5

Que el interventor haga la certificación sin realmente haber efectuada la verificación de cantidad calidad y especiación del contrato.

Mayor Improbable 8,00 Menor Moderado 6,00

6 Que el proveedor autorizado para llevar acabo el remate no entregue a tiempo la información pertinente.


7

Que el nuevo Coordinador que llegue al grupo, no conozca bien los procesos y esto haga que reciba lo que le entrega el coordinador anterior sin conocimiento


8 Expedición de resoluciones para la baja de bienes incompleta. Mayor Improbable 8,00 Menor Moderado 6,00

9

No contar con algunos de los elementos de seguridad industrial, que aseguren el movimiento y seguridad de la mercancía y de los servidores


53 –

53


GESTIÓN: CONTRATACION

Riesgo 1 Demoras en trámites y fallas en el objeto contractual. Referencia

Pérdida de Imagen y credibilidad por la inadecuada formulación del proceso precontractual.


9,00 3,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Ley 80/93. Ley 1150/2007 y Dto Reglamentario 2474/2008. Res.008/08. Res.340/2001. Res 382/2005 y Procedimiento de Contratación.


Dependencia


Descripción Procesos de capacitación e Implementación de políticas de autocontrol. Implementación de procedimientos de contratación, de plan de compras y plan de contratación. Revisión de los documentos previos de la contratación.


Funcionario


Descripción Exigencia en la aplicación de procedimientos y del cumplimiento de la normatividad vigente en materia contractual.

Riesgo 2 Identificación errada de las necesidades internas reales Referencia

Incremento en los Costos operativos por la inadecuada identificación de las necesidades.


9,00 3,00 6,00




Evaluación


Legal


54 –

54

Descripción Ley 80/93. Ley 1150/2007 y Dcto Reglamentario 2474/2008. Res.008/08. Procedimiento de Contratación. Res. 340/2000 y 382/2005 (funciones y procedimientos de los interventores).


Dependencia


Descripción Procesos de capacitación e Implementación de políticas de autocontrol. Realizar controles de los bienes, servicios y obras que se requieran en las dependencias.


Funcionario


Descripción Exigencia en la aplicación de procedimientos y normatividad vigente en materia contractual. Estricto conocimiento de la normatividad vigente y del cumplimiento de procedimientos en materia contractual.

Riesgo 3 Selección con criterios erróneos y la no presentación de oferentes

Referencia

Incremento en los Costos operativos por la inadecuada utilización de los recursos utilizados en el desarrollo de la convocatoria (talento humano y material.


Exposic. Riesgo

9,00 5,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 80/93. Ley 1150/2007 y Dcto 2474/2008.


Dependencia


Descripción Divulgación telefónica de los procesos publicados en la página WEB.


Funcionario


Descripción Aplicación del Manual de Contratación.

Riesgo 4 Estudios previos sin los requisitos esenciales para la identificación de la modalidad a contratar.

Referencia

Incremento en los Costos operativos por la pérdida de tiempo y pérdida de imagen y credibilidad por la inadecuada formulación del proceso contractual.


8,00 2,00 6,00


55 –

55


Severidad Control


Evaluación

Control 1 Referencia

Legal

Clave

No Estado No Definido Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Ley 80/1993.Ley 1150/2007. Dcto 2474/2008. Res.008/2008


Dependencia

Clave


Descripción

Procesos de capacitación e implementación de políticas de autocontrol. Realizar controles de los bienes, servicios y obras que se requieran en las dependencias.


Funcionario

Clave


Descripción Aplicación del Manual de Contratación.

Riesgo 5 No cumplimiento de lo establecido en el Plan de Compras.

Referencia

Incremento en los Costos operativos por la inadecuada ejecución en el Plan de Compras


9,00 3,00 6,00




Evaluación


Legal




Dependencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Aplicación del Manual de Procedimientos.


Funcionario


Descripción Autocontrol

56 –

56

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN



Consecuencias


1 Demoras en trámites y fallas en el objeto contractual


2 Identificación errada de las necesidades internas reales


3 Selección con criterios erróneos y la no presentación de oferentes


4 Estudios previos sin los requisitos esenciales para la identificación de la modalidad a contratar


5 No cumplimiento de lo establecido en el Plan de Compras.




Riesgo Descripción





57 –

57

Proceso - APOYO

Riesgos y Controles

GESTIÓN: DE LA COMUNICACIÓN.

Riesgo 1 Deficiencia de sistemas y equipos. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de las funciones misionales debido a la deficiencia de los sistemas y equipos de comunicación


Exposic .Riesgo

9,00 3,00 6,00


Sever .Riesgo


Severidad Control

Menor Moderado Moderato

Evaluación


Legal

Clave No Estado Presente Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Manual de operaciones, Ley 734/ 2002.


Dependencia


Descripción Solicitar a la dependencia pertinente de la Procuraduría la corrección de fallas de los equipos de telefonía IP, del servicio de Internet y de los demás problemas que se presenten con la red de la Procuraduría General de la Nación”..


Funcionario


Descripción Manejo adecuado de equipos a su cargo y solicitud de mantenimiento preventivo de equipos informáticos, de telefonía, de Comunicación Dinámica Digital y demás equipos técnicos (video y fotografía) bajo su responsabilidad. Presentar los reportes de novedades correspondientes.

58 –

58

Riesgo 2 Desconocimiento de los productos de comunicación (escritos, audiovisuales y de audio, entre otros)

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por el desconocimiento de los productos de comunicación (escritos, audiovisuales y de audio, entre otros) que difunde la Procuraduría General de la Nación a sus diferentes públicos a través de comunicaciones internas (funcionarios) y externas (ciudadanía)


8,00 2,00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Decreto 734 de 2002, Decreto 262 de 2000, manuales de procedimientos de la Oficina de Prensa.


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción producción de piezas de comunicación interna y externa a partir de actividades que permitan obtener el impacto y los resultados deseados.


Funcionario


Descripción Actualización de los medios informativos de la Entidad, es decir, revisión periódica de los canales de comunicación bajo su responsabilidad (Internet, intranet, Comunicación Dinámica Digital, redes sociales).

59 –

59

Riesgo 3 Deficiente atención al usuario. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuada atención al usuario debido a la deficiente comunicación interna a fin de fijar políticas y directrices de acción.


4,00 1,00 3,00


Sever. Riesgo Mayor Raro Alto

Severidad Control Moderado Raro Moderado

Evaluación


Legal

Clave No Estado No Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Manual de operaciones, Res.041/2007. Res.302/2005.


Dependencia


Descripción Capacitación a los funcionarios en atención al público. Página WEB de la PGN. A través de los procedimientos establecidos y difundidos para suministrar información. Adecuación y modernización de los equipos de comunicación de las territoriales


Funcionario


Descripción Reuniones internas. Revisión final por el Jefe de la dependencia. Mantenimiento preventivo continúo de los equipos de sistemas y comunicación.

Riesgo 4 Demora o falta de respuesta de las entidades. Referencia

Pérdida de imagen y de credibilidad institucional por ineficacia de las funciones misionales debido a la demora o falta de respuesta de las entidades.


Exposic. Riesgo

6,00 2,00 4,00


Sever.Riesgo Moderado Improbable Moderado

Severidad Control

Menor Improbable Bajo

Evaluación


Legal

60 –

60



Descripción Res.191/2003. Dcto Ley 262/2002, Art. 18 y Art. 24, (n.1, 2, 6, 9, 12), y normas reglamentarias.


Dependencia


Descripción Aplicación adecuada de los procedimientos.


Funcionario


Descripción Reiterar las citaciones y oficios librados periódicamente. Aplicación SIM - Autocontrol por parte de cada funcionario responsable.

Riesgo 5 Fallas en la actividad de notificación. Referencia

Pérdida de imagen y de credibilidad institucional por ineficacia de la función disciplinaria debido a fallas en la actividad de notificación.


12,00 3,00 9,00


Sever.Riesgo Mayor Moderado Extremo

Severidad Control

Moderado moderado Alto

Evaluación

Control Legal

1. Referencia


Descripción Ley 836/2003. Ley 734/2003, Res.191/2003. Manual de Operaciones, libro 4, políticas de operación del proceso disciplinario.

Dependencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Revisar la notificación de las providencias inmediatamente se efectúe el reparto. Realizar reuniones con el Centro de Notificaciones. Procedimientos establecidos y difundidos para suministrar información.


Funcionario

61 –

61


Descripción Revisión de que el trámite sea realizado en la debida forma. Revisión final por el Jefe de la División CAP en conjunto con el Coordinador del Grupo de Notificaciones y Recursos.

Riesgo 6 Afectación de los derechos fundamentales de los ciudadanos

Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por el desconocimiento de los derechos fundamentales de los ciudadanos como resultado de la publicación de información por parte de la Oficina de Prensa que atente contra su buen nombre, honra u otros derechos.


6,00 0,00 6,00


Sever.Riesgo Moderada Moderado Alto

Severidad Control


Evaluación

Control Legal

1. Referencia


Descripción Constitución Política Colombiana, Decreto 734 de 2002, Decreto 262 de 2000, manuales de procedimientos de la Oficina de Prensa


Dependencia


Descripción La Oficina de Prensa no publica boletines de prensa o informaciones sobre fallos de primera instancia proferidos por las Procuradurías Regionales y Provinciales, a menos de que éstos hayan quedado en firme. Diseño de protocolo de atención y respuesta de los derechos de petición interpuestos por ciudadanos ante la Oficina de Prensa como consecuencia de las informaciones publicadas por ésta.

62 –

62


Funcionario


Descripción 1. cumplimiento de los procedimientos documentados de la Oficina de Prensa,

específicamente los controles establecidos en el procedimiento de elaboración de información noticiosa. 2. Cumplimiento de protocolo de atención y respuesta de los derechos de petición ante la Oficina de Prensa interpuestos por ciudadanos como consecuencia de las informaciones publicadas por esta Oficina

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN



Consecuencias


1 Deficiencia de sistemas y equipos Moderado Moderado 9.00 Menor Moderado 6,00

2

Desconocimiento de los productos de comunicación ( escrito, audiovisuales,y de audio,entre otros).

Catastrófico Moderado 8.00 Menor Moderado 6.00

3 Deficiente atención al usuario. Mayor Raro 4,00 Moderado Raro 3,00

4 Demora o falta de respuesta de las entidades.


5 Fallas en la actividad de notificación. Mayor Moderado 12,00 Moderado Moderado 9,00

6 .Afectación de los derechos fundamentales de los ciudadanos

Moderada Moderado 6,00 Moderado Moderado 6,00



Riesgo Descripción





63 –

63

Proceso - APOYO

Riesgos y Controles

GESTIÓN: DELA DOCUMENTACIÓN.

Riesgo 1 Procedimientos inadecuados para el trámite. Referencia

Incremento en los costos operativos por desconocimiento o inexistencia de procedimientos adecuados para el manejo de la documentación


Exposic. Riesgo

9,00 3,00 6,00


Sever.Riesgo Moderado Moderado Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Dcto 262/2000. Circulares y directivas sobre la austeridad en el gasto. Ley 594/ 2000. Manual de operaciones.


Dependencia


Descripción Memorandos a los servidores para que controlen el desperdicio de papel. Secretaria de la dependencia. Mantener actualizada la información del GEDI y el SIM.


Funcionario


Descripción Conceptos emitidos por el Procurador General de la Nación. Reciclar la papelería, utilizar en debida forma, controlar su uso. Cada Profesional mantenga un registro físico de los expedientes a su cargo. La continua actualización de PIREL

64 –

64

Riesgo 2 Desactualización de relatoría. Referencia Pérdida de imagen y credibilidad institucional e ineficacia de las funciones

misionales por demoras en la solución de consultas y errores conceptuales debido a la desactualización de la información de relatoría.


Exposic.Riesgo

2,00 0,00 2,00


Sever.Riesgo Menor Raro Bajo

Severidad Control Menor Raro Bajo

Evaluación


Legal


Descripción Resolución 030/2005 - Se aprueban los procedimientos del Sistema Directiva 15/2002 Programa de Relataría PIREL (Web). Biblioteca


Dependencia


Descripción Solicitar la capacitación respectiva. Incrementar el tiempo de elaboración de informes y estadísticas de los sistemas y SIM. Estudio de la información de carácter preventivo y de intervención que debe proveer a peticionarios la Entidad


Funcionario

Clave No Estado No Presente Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Actualizar los archivos de acuerdo a la norma. Solicitar una aplicación a la Oficina de Sistemas que sirva de herramienta para la generación automática de informes y estadísticas. Solicitar a la Oficina de Sistemas el fortalecimiento de la revisión de informes y estadísticas por la administración técnica.

Riesgo 3 Inadecuado manejo de archivos Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función administrativa debido al inadecuado manejo de archivos.


Exposic.Riesgo

9,00 3,00 6,00



Severidad Control


65 –

65

Evaluación


Legal


Descripción Ley 594/2000, Directiva Presidencia 012/2001. Manual de operaciones .Ley 734//2002, Art.23 CN, Art.5 CCA, Res.093/2008. Documentación elabora cronogramas para la organización de archivo con apoyo de personal capacitado. Res. 302/2005. Dcto 262/2000 y demás normas que reglamentan la materia

No Testeado


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción La Secretaría deberá permanentemente revisar que el archivo de expedientes y documentos este acorde a las normas establecidas por la ley. Observar que todas las puertas permanezcan cerradas. Carta de valores y principios éticos.


Funcionario


Descripción Se debe solicitar al archivo central colaboración en la gestión documental, y en lo posible que se asigne una persona de apoyo en dicha gestión. Revisión final por parte del funcionario que entrega los documentos. Manual de operación de la PGN. Revisión final por parte del jefe de la dependencia.

Riesgo 4 Asignación equivocada de asuntos. Referencia

Incremento de gastos operativos por desgaste administrativo, debido a la asignación equivocada de asuntos.


Exposic. Riesgo

12,00 3,00 9,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Ley 734/2002, Dcto 001/1984, Res.17 y 18/2000, Res.127/2008, Ley 190/1995, Resolución 30/2005. Directrices sobre correspondencia registro y actualización de la información en el sistema SIAF. Dcto

66 –

66

262/2000 estructura y organización PGN. Manual de operaciones.


Dependencia



Descripción Establecer en la Secretaría filtro para el estudio de la documentación que es recibida en la dependencia. Tener reserva y cuidado de los asuntos asignados a cada funcionario. Control, revisión y reporte por los funcionarios encargados. Monitoreo de competencia.


Funcionario


Descripción Fortalecer la actividad de recepción de las comunicaciones. Maximizar la seguridad. Establecer junto con las otras dependencias una directriz unificada de criterios jurídicos para dar competencia en la PGN.

Riesgo 5 Demora en trámite de correspondencia. Referencia

Incremento de gastos operativos por desgaste administrativo, debido a la demora en el trámite de la correspondencia.


Exposic.Riesgo

8,00 4,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Manejo adecuado del libro de registro de correspondencia. Manejo de la planilla de control de términos. Directrices sobre trámites procedí mentales. Res.127/2008 - Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición en la PGN.


Dependencia


Descripción Capacitación a funcionarios. Una pronta solución al ajuste de la implementación del Sistema SIAF - módulo de correspondencia y SIM. Fortalecer la intervención del contrato de Correo Postal 4-72 para revisar y exigir su cumplimiento.


Funcionario


Descripción Solicitar a la División Administrativa, elementos de escritorio. Solicitar a la División de Seguridad la revisión continua de los paquetes de correo postal que ingresan a la PGN. Solicitar el soporte a la Oficina

67 –

67

de Sistemas para Implementar el módulo de la correspondencia del sistema SIAF y el ingreso de todas las dependencias del nivel central al sistema SIAF.

Riesgo 6 Pérdida de documentos. Referencia

Incremento de gastos operativos por desgaste administrativo, debido a la pérdida de documentos.


Exposic.Riesgo

4,00 1,00 3,00



Severidad Control

Moderado Raro Moderado

Evaluación


Legal


Descripción Res.361/2006. Ley 734 sobre deberes de servidores públicos de conservación de elementos y documentos. Individualización de inventarios. Cir.039/2004. Circular 051/2002 - control de ingreso de documentos a la PGN, DIR: 02/2002 (Gobierno en Línea); 040/2006 (Política de Calidad); NTC-ISO 9001.


Dependencia


Descripción Tabla de retención documental. El que lleva cada funcionario y la secretaría. Adecuar un control durante el recorrido del documento hasta que llegue al destinatario. Sistema de información.


Funcion


Descripción Autocontrol. Solicitar a la División Administrativa, elementos de escritorio. Libros radicadores. Documentar en la bitácora el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo e impresoras.

68 –

68

Riesgo 7 Daño documental por inundación, goteras, humedad y otros que afectan la calidad de la conservación documental.

Referencia Archivo Central

Perdida de información institucional. Traumatismo en el proceso de gestión documental.


Exposic.Riesgo

4,00 1,00 3,00


Sever.Riesgo Mayor Raro Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 594/2000, Dcto 262/2000 Art. 18 y 19, Res.264/2000 y normatividad archivística vigente del Archivo General de la Nación.


Dependencia


Descripción Revisión periódica de las instalaciones, prevención con mantenimiento locativo oportuno.


Funcionario


Descripción Funcionarios del grupo de archivo y del grupo de bienes inmuebles.

Riesgo 8 Pérdida de información institucional. Referencia Archivo C

La no conservación de información institucional.


Exposic.Riesgo

4,00 1,00 3,00


Sever.Riesgo Mayor Raro Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 594/2000, Directiva Presidencia 012/2001. Manual de operaciones .Ley 734//2002, Art.23 CN, Art.5 CCA, Res.093/2008. Documentación elabora cronogramas para la organización de archivo con apoyo de

69 –

69

personal capacitado. Res. 302/2005. Dcto 262/2000 y demás normas que reglamentan la materia


Dependencia


Descripción Revisión con cada jefe de área sobre los ajustes cada que se presenta la novedad de una nueva función.


Funcionario


Descripción El funcionario encargado de actualizar la TRD. Con cada jefe de dependencia para establecer los ajustes.

Riesgo 9 Que no se seleccione documentación con valor histórica para la entidad.

Referencia Archivo Central

Pérdida de información irremplazable


Exposic.Riesgo

400 1,00 3,00



Severidad Control


Evaluación

Control 1

Legal Referencia


Descripción Ley 594/2000, Dcto 262/2000 Art. 18 y 19, Res. 264/2000 y normatividad archivística vigente del Archivo General de la Nación.


Dependencia


Descripción Listas de chequeo, T.V.D. Cuadros evolutivos.


Funcionario



Descripción Los funcionarios del grupo de archivo.

70 –

70

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL



Consecuencias


1 Procedimientos inadecuados para el trámite.


2 Desactualización de relatoría. Menor Raro 2,00 Menor Raro 2,00

3 Inadecuado manejo de archivos Moderado Moderado 9,00 Moderado Improbable 6,00

4 Asignación equivocada de asuntos. Mayor Moderado 12,00 Moderado Moderado 9,00

5 Demora en trámite de correspondencia.

Mayor Improbable 8,00 Menor Improbable 4,00

6 Pérdida de documentos Mayor Raro 4,00 Moderado Raro 3,00

7

Daño documental por inundación, goteras, humedad y otros que afectan la calidad de la conservación documental.

Mayor Raro 4,00 Moderado Raro 3,00

8 Pérdida de información institucional. Mayor Raro 4,00 Moderado Raro 3,00

9 Que no se seleccione documentación con valor histórica para la entidad.

Mayor Raro 4,00 Moderado Raro 3,00



Riesgo Descripción





71 –

71

Proceso - APOYO

Riesgos y Controles

GESTION: DEL TALENTO HUMANO. Procesos: De Secretaria General: Seguridad y Salud en le Trabajo.

Riesgo 1 Falta de asignación de recursos financieros

logísticos y talento humano. Referencia

La entidad no cuneta con el presupuesto o personas suficiente para cumplimiento con las solicitudes hachas desde el programa de salud ocupacional


9,00 2,00 6,00


Sever Riesgo Moderado Probable Alto

Severidad Control

Menor Probable Alto

Evaluación


Legal

Descripción Resolución 2400 de 1979, decreto 614 de 19884 resolución 1016 de 1989 decreto ley 1295 de 1994 decreto ley 262 de 2000.


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Se envía comunicaciones a las dependencias competentes informando la condiciones inseguras detectadas con el fin de que soluciones y se logre la mejora del ambiente de trabajo


Funcionario



Descripción Seguimiento para verificar el cumplimiento de la solicitudes

72 –

72

Riesgo 2 Que no tengan en cuenta las recomendaciones originales en el desarrollo del programa de salud Ocupacional

Referencia

Por falta de personal o de recursos no es posible cumplir las recomendaciones dadas por las entidades del sistema general de riesgos profesionales o de la entidad.


9,00 2,00 6,00



Severidad Control

Menor Improbable. Moderado

Evaluación


Legal

Descripción .Decreto 614 de 1984 resolución 19016 de 1989 decreto ley 1295 de 1994 resoluciones 2346 de 2007 resoluciones 1918 de 2009 resoluciones 2646 de 2008


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Realizar de exámenes médicos ocupacionales campañas de inmunización programada ,programas de prevencion de desordenes musculares esqueléticos riesgos cardiológicos y riesgos psicosolociles estudios de ausentismo seguimiento administrativo a casos de enfermedad comunes o profesionales.


Funcionario



Descripción Revisión que todo el personal se haga los exámenes médicos ocupacionales . procurando que todo el personas participe en las actividades del Subprograma de medicina preventiva y de trabajo

Riesgo 3 No se realizaron el mejoramiento de los ambientes de trabajo o no se identifique la condiciones inseguras.

Referencia

Por falta de materiales o de personales no se ha mejoremos el ambientes de trabajo los funcionarios del programa del programa de salud ocupacional no han identificado una condiciones insegura.


9,00 2,00 12,00

73 –

73



Severidad Control


Evaluación


Legal

Descripción Decreto 614 de 1984 resolución 19016 de 1989 decreto ley 1295 de 1994 resoluciones 2346 de 2007 resoluciones 1918 de 2009 resoluciones 2646 de 2008


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Realización de talleres tendencias a mejoras las relaciones interpersoameles al manejo del estrés y al fortalecimiento del trabajo en equipo.


Funcionario



Descripción Seguimiento a las dependencias en el donde se reporta la situaciones y se realizan la Interversión.

Riesgo 4 Se presentaron roces entre personales de la entidad que dañan el clima laboral

Referencia

Malas relaciones interpersonales entre funcionarios .


9,00 2,00 6,00


Sever Riesgo Moderado Moderado Moderado

Severidad Control


Evaluación


Legal

Descripción Decreto 614 de 1984 resolución 19016 de 1989 decreto ley 1295 de 1994 resoluciones 2346 de 2007 resoluciones 1918 de 2009 resoluciones 2646 de 2008.


Dependencia

74 –

74


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Funcionario




MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTIONDEL TALENTO HUMANO SECRETARIA

GENARL. – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.



Consecuencias


1

Falta de asignación de recursos financieros logísticos y talento humano.


2

Que no tengan en cuenta las recomendaciones originales en el desarrollo del programa de salud Ocupacional

Menor Raro 9,00 Menor Raro 6,00

3

No se realizaron el mejoramiento de los ambientes de trabajo o no se identifique la

condiciones inseguras.


4

Se presentaron roces entre personales de la entidad que dañan el clima laboral


75 –

75



Riesgo Descripción





76 –

76

Proceso - Apoyo

Riesgos y Controles

GESTION: DEL TALENTO HUMANO.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. – DGH –CAS

Vinculaciones de personal - Compensación – Viáticos - Seguridad Social .

Riesgo 1 Verificación de certificaciones laborales Referencia

Verificar que las certificaciones laborales estén acordes con lo establecido en el Grupo de Nómina con relación a sueldos, capacidad de endeudamiento, tiempo de servicio, cargo, vacaciones, funciones, etc.).


12,00 8,00 4,00


Sever. Riesgo Moderado Probable Moderado

Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Decretos 262, 263 de 2000, Ley 190 de 1995, Manual de Funciones y Requisitos- Ley 1474 de 2011 Anticorrupción, Constitución Política artículos 29,209,277


Dependencia



Descripción Verificación de certificaciones.


Funcionario



Descripción Registrar planilla de entrega de las certificaciones.

77 –

77

Riesgo 2 Respuestas inoportunas o incompletas en el tiempo establecido

Reparto tardío frente a la vigencia de la Situación Administrativa - Falta de actualización de la Historia Laboral como insumo para el trámite


12,00 6,00 6,00


Sever. Riesgo Moderado Probable Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Decreto 262 de 2000-Res 274 de 2000- Res 127 de 2008 -Decreto 1145 de 2004- Manual de procedimiento SIAF- Manual de Funciones y Requisitos


Depende



Descripción Radicación y traslado al competente en tiempo real - Digitalización y archivo oportuno de la información en las Historia Laboral .


Funcionario



Descripción Radicación y traslado oportuno de la solicitud del interesado Verificación de la información necesaria por parte del funcionario que tramite la Situación Administrativa.

78 –

78


PROCESOS: GESTION DEL TALENTO HUMANO.

VINCULACIÓN DE PERSONAL – CAS

Riesgo 1 Incumplimiento de los requisitos para posesión establecidos por la norma.

Referencia

Congestión por cantidad de posesiones - Documentación incompleta - incumplir las normas- Documentación no válida, desactualizada, sin vigencia, adulterada o falsa


12,00 8,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Decretos 262, 263 de 2000 Ley 190 de 1995 Ley 270 de 1996- Manual de Funciones y Requisitos- Constitución Política artículos 29,209,277 Memorando 002 de ene. 25 de 2010


Dependencia



Descripción Verificación de requisitos de posesión


Funcionario



Descripción Revisar la documentación correspondiente - Generar el Certificado de Cumplimiento de Requisitos.

79 –

79



COMPENSACIÓN- CAS

Riesgo 1 Aprobación de solicitudes de libranzas y descuentos por nómina que no cumplan con los requisitos exigidos.

Referencia

La cantidad de solicitudes por libranzas a tramitar puede generar que por la premura no se revise con el debido detenimiento que requiere cada descuento a tramitar


8,00 4,00 4,00


Sever. Riesgo Menor Probable Moderado


Evaluación


Legal



Descripción Código Sustantivo del trabajo, Memorando de Secretaría General del 29 de abril del 2011


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción *Establecer los horarios de atención tanto para asesores como para funcionarios, de manera que haya un tiempo determinado exclusivamente para el estudio de cada libranza.


Funcionario

Clave No Estado

No Definido


Descripción * Revisión detallada de información suministrada por nómina a través del SIAF y solicitud de los respectivos soportes de acuerdo con cada caso.

80 –

80


COMPENSACIÓN NOMINA.

Riesgo 1 Que los datos incluidos en la nomina no correspondan al soporte enviado o al funcionario y se genere un error en el valor cancelado mensual

Referencia

Error en la digitación de una novedad,


20,00 16,00 4,00


Sever. Riesgo Catastrófico Probable Extermo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto N 262 de 2000 Resolución 226 de Julio 19 de 2002, Decreto 546/71 Art. 46 del Decreto 1045-1978.


Dependencia


Descripción Revisión posterior de las novedades ingresadas, con listados expedidos por el sistema, reliquidación del funcionario al cual se le afecta la nomina mensual.


Funcionario


Descripción Cruce comparativo de los listados (mes anterior contra novedades del mes actual).

81 –

81

Riesgo 2 Error en la programación del parámetro del sistema Referencia

Que no se le informe oportunamente a la oficina de sistemas sobre cambios que afectan la liquidación de los funcionarios (aplicación de decretos nuevos)


20,00 16,00 4,00


Sever .Riesgo Catastrófico probable Extremo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto N 262 de 2000 Resolución 226 de Julio 19 de 2002, Decreto 546/71 Art. 46 del Decreto 1045-1978.


Dependencia


Descripción Actualización permanente por parte de los funcionarios del Grupo Nomina sobre conceptos, leyes, decretos para que se informe oportunamente los cambios al Administrador Funcional del sistema.


Funcionario


Descripción Consulta expedición de decretos en materia laboral.

Riesgo 3 No inclusión de las novedades de ingreso y retiro de funcionarios

Referencia

Reporte inoportuno de novedades de retiro e ingreso de funcionarios. Score Riesgo Score Control Exposic.Riesgo

12,00 8,00 4,00


Sever. Riesgo Catastrófico probable Extremo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 100/1993 y Decretos complementarios.


Dependencia

82 –

82


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Ingreso de novedades oportunamente al sistema con el fin de que quede la información completa en la planilla.


Funcionario



Descripción Revisión listados comparativos con cruce de información.

Riesgo 4 Que los Certificados sean expedidos sin la totalidad de la información o con errores de digitación, problemas con fondos de pensiones para el reconocimiento de las pensiones de los funcionarios a quienes se les expiden con diferencias entre la información del formato CLEB y los datos registratos en le sistema de fondos.

Referencia

Carencia de documentos soportes en la hoja de vida de los funcionarios. No contar con las bases de datos adecuada para consulta (TQM)


16,00 4,00 12,00


Sever. Riesgo Mayor Probable Extremo

Severidad Control

Moderado probable Alto

Evaluación


Legal



Descripción Decreto 1158 de 1994, circular interna del ministerio de hacienda (Expedición de formatos CLEB) Bono pensional.


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Verificar fondo de pensiones para determinar que tipo de formato se requiere para elaborar el documento, Búsqueda en TQM de la información requerida. Confrontación hoja de vida con la información reportada por el Sistema. Elaboración del certificado requerido, Revisión por parte del funcionario encargado y posteriormente del Coordinador.


Funcionario



Descripción Consulta decretos salariales por año y confrontación reportes de ingresos y deducciones por año. Revisión del sistema SIAF para verificar salarios por cargo

83 –

83

ocupado.

Riesgo 5 Que la liquidación se efectúe de manera incorrecta basada en datos desactualizados o erróneos

Referencia

Error de digitación. Y Certificaciones de salarios desactualizadas,


6,00 2,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Parte resolutiva de las sentencias, Código Contencioso Administrativo


Dependencia


Descripción Revisión posterior de los datos ingresados, con listados expedidos por el Dane y Dian y verificación de las formulas para la liquidación.


Funcionario


Descripción Consulta decretos salariales por año y confrontación reportes de ingresos y deducciones por año. Revisión del sistema SIAF para verificar salarios por cargo ocupado. Revisión sentencia para determinar a valores a liquidar.

84 –

84


COMPENSACIÓN CESANTIAS

Riesgo 1 El no pago oportuno de las Cesantías Referencia

Que no se liquiden las cesantías


12,00 8,00 4,00

Consecuencia Posible Nivel de Riesgo


Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 244 de 1995 y 1071 de 2006


Dependencia


Descripción Liquidar y actualizar el sistema SIAF de la Entidad


Funcionario


Descripción Verificación de la información en el sistema y fechas de cancelación

Riesgo 2 Liquidación errada de cesantías. Referencia

Que no se liquide correctamente las cesantías


12,00 10,00 2,00



Severidad Control

Menor Raro Bajo

Evaluación


Legal


Descripción Art, 23 CN, artículos 5,6,9 ,50 y .siguientes C.C.A.


Dependencia

85 –

85


Descripción Verificación individual de la preliquidación generada por el SIAF.


Funcionario


Descripción Comprobación manual, de cada uno de los factores a tener en cuenta para la liquidación de cesantías


GESTION - HISTORIAS LABORALES.

Riesgo 1 Error en la digitalización de la información en el sistema ( SIAF).

Referencia

Falta de conocimiento técnico. Y Falta de concentración en la ejecución del proceso.


4,00 0,00 4,00


Sever. Riesgo


Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción

Dcto 262/2000. Res. 354/2000 Creación de Grupos de la División (Modificatorias).Res. 450/2000, Manual de Funciones y Requisitos (Modificatorias). Res.082 de 2007 Reglamentación del Carné de Funcionarios


Dependencia


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Procedimientos internos establecidos en el SGC. Control selectivo de la información registrada entre historia laboral y SIAF.


Funcionario



86 –

86

Descripción Revisión de los documentos ingresados en la Historia laboral, física y virtualmente. Revisión de Historias laborales nuevas.

Riesgo 2 Inadecuado manejo de historia laboral. Referencia

Manipulación inadecuada de los usuarios. Score Riesgo Score Control Exposic.Riesgo

4,00 0,00 4,00


Sever. Riesgo Menor Improbable Bajo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 594 de 2000. Decreto 262 de 2000. Resolución No. 354 de 2000


Dependencia


Descripción Formato "Afuera". REG-GH-001 Confrontación de los datos de la historia laboral. Acceso restringido al archivo.


Funcionario


Descripción Revisión de la hoja de vida. Observación directa al usuario.

Riesgo 4 Errores en la expediciones de certificación laborales Referencia

Presentación información incompleta o inexacta y/o presentación de registros fuera de los términos legales .


4,00 0,00 4,00


Sever. Riesgo Menor Improbable Bajo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 594 de 2000. Decreto 262 de 2000. Resolución No. 354 de 2000


Dependencia


Descripción Formato "Afuera". REG-GH-001 Confrontación de los datos de la

87 –

87

historia laboral. Acceso restringido al archivo.


Funcionario


Descripción Revisión de la hoja de vida. Observación directa al usuario.


SALUD OCUPACIONAL – BIENESTAR

Riesgo 1 No contar con los recursos para la ejecución de los programas de Bienestar a Nivel Nacional. -

Referencia

La entidad no cuenta con el presupuesto o personal suficiente para cumplir con las solicitudes hechas desde el Programa de Salud Ocupacional


12,00 0,00 12,00



Severidad Control

Moderado Probable Alto

Evaluación


Legal


Descripción Resolución 2400 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolución 1016 de 1989, Decreto Ley 1295 de 1994, Decreto Ley 262 de 2000.


Dependencia


Descripción Se envía comunicación a las dependencias competentes informando la condición insegura detectada, con el fin de que se solucione y se logre la mejora del ambiente de trabajo.


Funcionario


Descripción .Seguimientos para verificar el cumplimiento de la solicitud

88 –

88

Riesgo 6 No contar con recursos para la ejecución de los programas de bienestar a nivel Nacional

Referencia

Los decretos de austeridad del gasto publico afectan directamente el presupuesto asignado al desarrollo de los programa de bienestar


12,00 6,00 6,00



Severidad Control

Menor Probable Moderado

Evaluación


Legal


Descripción Seguminto al POA, Resolución 252 / 2006, Resolución 207 /

2008 Decreto Ley 1567 / 98 Dectar ley 262 / 2000, Ley 100 / 93 , Manual de funciones .


Dependencia


Descripción Se encarga de generar espacios dentro de la procuraduria

General de la Nación que garanticen la calidad de vida de los servidores y sus familias, a través de programas encaminados a promover , mantener y mejoras la condiciones que favorezcan la productividad y participación de la población trabajará en su desarrollo integral.


Funcionario


Descripción Llevar registrito a través de planillas de asistencias.

Realizar encuestas de satisfacción de manera aleatoria. Invitación con oficio para la participación en las actividades Realización registro fotográfico Utilización de todos los medios de comunicación para la divulgación de las actividades.

89 –

89

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO GESTION HUMANO



Consecuencias


SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

1 Incumplimiento de los requisitos para posesión establecidos por la norma

Mayor Moderado 12,00 Mayor Improbable 8,00

2

Rechazo de la afiliación al Sistema General de Seguridad Social por documentación incompleta y mal diligenciamiento en el momento de realizar las afiliaciones


3 Respuestas inoportunas o incompletas en el tiempo establecido


4 Que se quede sin fondos la Caja Menor

Mayor Moderado 12,00 Mayor Improbable 8,00

5 No se puedan realizar comisiones por falta de tiquetes aéreos

Mayor Moderado 12,00 Menor Improbable 4,00

COMPENSACIÓN NOMINA

1

Que los datos incluidos en la nomina no correspondan al soporte enviado o al funcionario y se genere un error en el valor cancelado mensual

Menor Improbable 20.00 Menor Improbable 4,00

2 Error en la programación del parámetro del sistema

Menor Improbable 20,00 Menor Improbable 4,00

3 No inclusión de las novedades de ingreso y retiro de funcionarios


4

Que los certificados sean expedidos sin la totalidad de la información o con errores de digitación, problemas con los fondos de pensiones para el reconocimiento de las pensiones de los funcionarios a quienes se les expiden con diferencias entre la información del formato CLEB y los datos registrados en el sistema del fondo


5 Que la liquidación se efectúe de manera incorrecta basada en datos desactualizados o erróneos


COMPENSACIÓN CESANTIAS

1 El no pago oportuno de las cesantías

Moderado Moderado 9,00 Menor Improbable 4,00

2 Liquidación errada de cesantías. Moderado Moderado 9,00 Menor Raro 2,00

3

Aprobación de solicitudes de libranzas y descuentos por nómina que no cumplan con los

requisitos exigidos.

Menor Moderado 6,00 Menor Raro 2,00

COMPENSACIÓN HISTORIAS LABORALES

1 Error en la digitalización de la información laboral


2 Inadecuado manejo de historia laboral.


SALUD OCUPACIONAL – BIENESTAR

1

Falta de asignación de recursos financieros, logísticos y talento

humano. Moderado Moderado 9,00 Moderado Moderado 9,00

2

Que no se tengan en cuenta las recomendaciones originadas en el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional.


90 –

90

3

No se ha realizado el mejoramiento de los ambientes de trabajo o no se ha identificado la condición insegura


4 Se presentan roces entre personas de la Entidad que dañan el clima laboral

Raro Posible 9.00

Raro Posible 6.00

5 No contar con recursos para la ejecución de los programas de Bienestar a nivel Nacional

Moderado Probable 9.00

Raro Posible 6.00



Riesgo Descripción





91 –

91

Proceso - APOYO

Riesgos y Controles

GESTIÓN: FINANCIERA

Procesos de Presupuesto Tesorería y Contabilidad.

Riesgo 1 Pérdida de credibilidad por errónea imputación presupuestal en la expedición de un CDP o en el registro presupuestal de un compromiso u obligación.

Referencia

Desconocimiento de las normas presupuestales; falta de criterio presupuestal; falta de cuidado al hacer los registros.


9,00 5,00 4.00


Sever Riesgo Moderado Moderada Alto

Severidad Control

Menor Improbable Moderado.

Evaluación


Legal

Clave Estado Presente Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Acto 111/1996, Ley 488/1998, Acto 262/2000; Res.036/1998; Res.0037 del despacho del viceprocurador.


Dependencia

Clave Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Controles inherentes SIIF Revisión de pagos PAC Seguimiento permanente PAC


Funcionario

Clave Estado Presente Eficacia Excelente Cobertura

Descripción Respaldos de Backup y esquemas de seguridad del Ministerio de Hacienda que garantizan el manejo de información. Realizar seguimiento a la ejecución de los pagos de contratos y obligaciones por sentencias y cesantías por parte de la División y del Grupo de Presupuesto, envío de comunicaciones a los interventores, a la Oficina Jurídica y al Grupo de Cesantías.

92 –

92

Riesgo 2 Pérdida de imagen y credibilidad por baja ejecución presupuestal del presupuesto de vigencia o rezago, y alta constitución de reservas presupuestales

Referencia

Falta de planeación; programación presupuestal inadecuada; no realizar trámites oportunamente.


9,00 3,00 6.00



Severidad Control


Evaluación


Legal

Clave Estado Presente Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública- Contaduría General de la Nación.


Dependencia


Descripción Verificación de Tesorería. Capacitación. Conciliación mensual. Conciliaciones diarias. Control refrendación. Validación por el funcionario.


Funcionario


Descripción En forma diaria y mensual cada funcionario realiza una conciliación de las cifras que maneja. En Tesorería a través del Sistema SIIF se verifica la obligación y la cuenta, en caso contrario se bloquea Se recibe capacitación sobre temas técnicos de presupuesto y manejo financiero, así como de los sistemas SIIF y SIAF. El Coordinador de presupuesto verifica la forma como se afectará el gato, la imputación, cuantía. Validación del funcionario sobre soportes y de información del sistema, verifica saldos, rubro. El Coordinador de Presupuesto verifica rubro a afectar y forma de registro.

93 –

93

Riesgo 3 Pérdida de credibilidad y afectación económica por ineficiencia en la ejecución del PAC.

Referencia

Inadecuada programación de las necesidades de PAC; incumplimiento de los planes de pago.


8,00 2,00 6.00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública- Contaduría General de la Nación


Dependencia


Cobertura

Descripción Firma digital. Verificación de Tesorería. Verificación cuenta activa. Validación de las cuentas. Control refrendación. Controles inherentes SIIF. Capacitación.


Funcionario


Descripción En Presupuesto se verifica que la cuenta esta activa para hacer el registro de la obligación y su trámite. Existe firma digital para acceder a las cuentas. En Tesorería a través del Sistema SIIF se verifica la obligación y la cuenta, en caso contrario se bloquea. Se validan las cuentas en el momento en que se registra el compromiso, lo solicita en la División Financiera y lo hacen a través del CENIT. El Coordinador de presupuesto verifica la forma como se afectará el gasto, la imputación, cuantía.

94 –

94


Dependencia

Clave Estado

Presente Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Soporte SIAF. Controles inherentes SIAF. Línea Soporte directo del SIIF. Controles inherentes SIIF.


Funcionario


Descripción Se recibe atención por parte de personal técnico del área de sistemas. Existen esquemas de seguridad del sistema SIAF. Call Center de atención para eventualidades y consultas

Riesgo 5 Pérdida de confianza por inadecuado registro y prevalidación de un beneficiario-cuenta

Referencia

Diligenciamiento erróneo de la información en SIIF; registro de datos sin contar con formato beneficiario cuenta y certificación bancaria.


9,00 3,00 6,00



Severidad Control


Riesgo 4 No realizar la legalización definitiva de las cajas menores antes de la fecha establecida por la Dirección de Presupuesto Nacional.

Referencia

Pérdida de imagen institucional por no cerrar definitivamente la caja menor en un tiempo prudencial; no legalizar los gastos oportunamente; no hacer conciliaciones permanentemente; no efectuar reintegro de sobrantes o no aplicarlo en el SIIF.


9,00 3,00 6.00



Severidad Control

Menor Moderado Moderado.


Legal


Descripción

Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública.

95 –

95

Evaluación


Legal


Cobertura

Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública


Dependencia


Cobertura

Descripción Programación Pagos Revisión de pagos PAC Seguimiento permanente PAC Controles inherentes SIIF


Funcionario

Clave Estado Presente Eficacia Bueno. Cobertura

Descripción Realizar la programación de las obligaciones a pagar en forma mensual. Se realiza seguimiento semanal y mensual sobre conceptos de gasto, principalmente de los gastos generales e inversión. Se realiza un seguimiento a la ejecución de los pagos de los contratos y obligaciones por sentencias y cesantías por parte de la División Financiera y el Grupo de Presupuesto. Con base en lo anterior se envían comunicaciones a los interventores, a la Oficina Jurídica y al Grupo de Cesantías. Este control se realiza conjuntamente por Presupuesto y Tesorería.

Riesgo 6 Pérdida de credibilidad por información presupuestal o contable defectuosa en las regionales.

Referencia

No recibir oportunamente las cuentas contables de las regionales para su revisión, o recibirlas sin los soportes idóneos.


6,00 2,00 4.00



Severidad Control

Menor Improbable Moderado

Evaluación


Legal


Cobertura

96 –

96

Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública.


Dependencia

Clave Estado Eficacia Cobertura

Descripción Control refrendación. Capacitación. Conciliación mensual. Conciliaciones diarias. Control SIIF. Validación por el funcionario.


Funcionario


Descripción El Coordinador de presupuesto verifica la forma como se afectará el gato, la imputación, cuantía.

Riesgo 7 Afectación económica por mora en pagos a terceros. Referencia

Pérdida de imagen institucional y Solicitudes de PAC erróneamente justificadas, extemporáneas o por montos insuficientes; falta de información sobre las necesidades de PAC.


6,00 6,00


Sever .Riesgo Menor Moderado Moderado

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública. Ya documentado


Dependencia


Descripción Reuniones de seguimiento. Informes periódicos


Funcionario


Descripción Programar y realizar reuniones de seguimiento sobre la ejecución con el ordenador del gasto y con la División Administrativa. Informe y análisis periódicos sobre el avance de la ejecución tanto de los compromisos como de las obligaciones.

97 –

97

Riesgo 8 Afectación económica por retraso en los procesos de contratación atribuible a insuficiencia de disponibilidad presupuestal o no trámite de vigencias futuras.

Referencia

Falta de planeación; programación presupuestal inadecuada.


8.00 1,00 6,00


Sever. Riesgo MAYOR IMPROBABLE Alto

Severidad Control

MODERADO IMPROBABLE Moderado

Evaluación Se tiene como tratamiento el ajuste en el sistema SIAF, este debe ser real para que a futuro se pueda certificar en forma exacta.


Legal

Clave No Estado No Presente Eficacia No Definido Cobertura

Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública- Contaduría General de la Nación de la vigencia.


Dependencia


Descripción control siaf. control listado siaf - siif. control documental

No Testeado


Funcionario


Descripción En forma ideal se considera que debería existir posibilidad de ajuste por el Sistema y que el mismo lo controle. Es un control propuesto. Existen listados de deducciones frente a los cuales se hacen las revisiones para la expedición de los certificados. Se tiene archivo de los documentos que originan las devoluciones que deben ser revisados para la expedición de certificados.

Riesgo 9 Pérdida de confiabilidad por estados financieros que no reflejan razonablemente la situación financiera de la entidad.

Referencia

Información contable no cumple con las cualidades exigidas por la normatividad vigente.


9.00 3.00 6.00



Severidad Control


Evaluación La solución sería pago a través de medios electrónicos. Decreto 2789 dice que se debe privilegiar el pago electrónico, lo conveniente sería abrir la cuenta en un banco. Para lo bancos resulta en un sobrecosto este proceso dado que los

98 –

98

medios electrónicos son más efectivos.


Legal


Descripción Dcto 2789/2004 , Circular de Secretaria General

No Testeado


Dependencia


Descripción Norma que regula el pago a través de medios electrónicos. Circular interna # del Secretario General donde se insta a que se haga utilización del pago electrónico, así como los servicios del sistema bancario, se informa sobre las exenciones del 4 por mil.


Funcionario


Descripción Autocontrol.

99 –

99

Riesgo 10 Pérdida de imagen institucional y afectación económica por mora en pagos a terceros.

Referencia

Mora en la radicación de cuentas por parte de supervisores; devoluciones a interventores por inconsistencias o documentación incompleta; caídas y fallas en el SIIF o en Internet; no dar prioridad a pagos urgentes.


Exposic.Riesgo

8.00 2.00 6.00


Sever. Riesgo Mayor improbable Alto

Severidad Control MODERADO improbable Moderado

Evaluación Por ejemplo las nóminas adicionales, en ellas se presentan además ajustes. La base de datos sobre dirección y teléfono de los contratistas, en especial los de arrendamientos se desactualiza y los oficios que informan sobre los pagos son devueltos, esto principalmente en arriendos y algunos proveedores. Sobre el tema se debe comunicar según el Decreto 2789 de 2004 indica que se debe comunicar al día hábil siguiente del pago. También ocurre en las cesantías y a las prestaciones sociales de exfuncionarios. Políticas: Mayores controles a las nóminas para que no se realicen tantos ajustes. Se solicita en forma periódica a los proveedores la actualización de datos de dirección y teléfono. En el formato de beneficiario cuenta se dejará una nota que indique que en caso de cambios de datos se informe. Se solicita que informen el correo electrónico para los efectos.


Legal



Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública- Contaduría General de la Nación de la vigencia


Dependencia


Descripción La actualización de las bases de datos con base en el formato beneficiario. La cuenta la realiza Presupuesto. La información que se actualiza es de las cuentas y datos comerciales del proveedor. Esta información es validada por la División Financiera. Nota: La información que se desactualiza es de la dirección de correo.


Funcionario


Descripción Controles a la nómina y su liquidación, corresponde a la División de Gestión Humana. En su mayoría las nóminas adicionales son exfuncionarios. En el momento que se va a realizar la comunicación se verifica la dirección en la documentación soporte del pago o en el mismo SIIF, la dirección y teléfono.

100 –

100

Riesgo 11 Afectación económica por sanciones debidas a errónea liquidación y aplicación de retenciones y otras deducciones en los pagos.

Referencia

Desconocimiento de las normas tributarias; inadecuada interpretación de las normas tributarias; falta de cuidado del servidor que liquida deducciones o de quien las aplica al hacer la obligación.


6.00 2.00 4.00



Severidad Control


Evaluación El error en el reporte de información que presenta tesorería puede surgir de la información que recibe de otros subprocesos o de la misma información de la dependencia.


Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Excelente Cobertura

Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública. Contaduría General de la Nación de la vigencia


Dependencia


Descripción Controles SIIF, Controles SIAF. Conciliaciones.


Funcionario


Descripción El sistema SIIF y SIAF permiten el registro y detectar errores en la información. Se realizan conciliaciones entres los sistemas SIAF y SIIF y se valida contra soportes. Revisiones de las conciliaciones bancarias, se revisan las observaciones.

Riesgo 12 Pérdida de confiabilidad por inadecuada imputación contable en el registro de obligaciones, ingresos y contabilización de hechos económicos en general.

Referencia

No revisión de los asientos automáticos que hace el sistema; desconocimiento de las normas contables; falta de criterio contable; falta de cuidado; fallas en las interfaces automáticas de los sistemas de información


8.00 4.00 4.00



Severidad Control Mayor Raro Alto



Legal

101 –

101


Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública. Contaduría General de la Nación de la vigencia


Dependencia




Funcionario



Riesgo 13 Pérdida de confiabilidad por no reconocimiento de la totalidad de hechos económicos que afectan la situación financiera de la Entidad.

Referencia

Fallas de comunicación entre dependencias proveedoras de información contable y Grupo de Contabilidad.


12.00 6.00 6.00


Sever Riesgo Mayor Moderado Extremo




Legal


Descripción Dcto 262/1996. Régimen Contabilidad Pública. CGN de la vigencia


Dependencia




Funcionario



102 –

102

MAPA DE RIESGOS GESTIÓN FINANCIERA



Consecuencias


Procesos de Presupuesto Tesorería y Contabilidad

1

Pérdida de credibilidad por errónea imputación presupuestal en la expedición de un CDP o en el registro presupuestal de un compromiso u obligación.

Moderado Moderado 9,00 Menor Improbable 4,00

2

Pérdida de imagen y credibilidad por baja ejecución presupuestal del presupuesto de vigencia o rezago, y alta constitución de reservas presupuestales


3 Pérdida de credibilidad y afectación económica por ineficiencia en la ejecución del PAC.


4

No realizar la legalización definitiva de las cajas menores antes de la fecha establecida por la Dirección de Presupuesto Nacional.


5 Pérdida de confianza por inadecuado registro y pre validación de un beneficiario-cuenta


6 Pérdida de credibilidad por información presupuestal o contable defectuosa en las regionales.


7 Afectación económica por mora en pagos a terceros.


8

Afectación económica por retraso en los procesos de contratación atribuible a insuficiencia de disponibilidad presupuestal o no trámite de vigencias futuras.


9

Pérdida de confiabilidad por estados financieros que no reflejan razonablemente la situación financiera de la entidad.


10 Pérdida de imagen institucional y afectación económica por mora en pagos a terceros


11

Afectación económica por sanciones debidas a errónea liquidación y aplicación de retenciones y otras deducciones en los pagos.


12

Pérdida de confiabilidad por inadecuada imputación contable en el registro de obligaciones, ingresos y contabilización de hechos económicos en general.

Mayor Improbable 8,00 Mayor Raro 4,00

13

Pérdida de confiabilidad por no reconocimiento de la totalidad de hechos económicos que afectan la situación financiera de la Entidad.


103 –

103



Riesgo Descripción





104 –

104


GESTIÓN: DE SEGURIDAD

Riesgo 1 Ocupación de Instalaciones Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por intento de ocupación de la plazoleta por parte de diferentes grupos sociales que alteren el funcionamiento de la Entidad.


6,00 3,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262/ 2000, Res. 356/2000


Dependencia


Descripción Análisis de Documentos


Funcionario


Descripción Revisión de Documentos.

Riesgo 2 Perdida de información física. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por perdida de expedientes disciplinarios o piezas procesales de los mismo.


8,00 0,00 8,00



Severidad Control

Mayor Improbable Alto

Evaluación


Legal


Descripción Dcto 262/2000. Res.0038/2002; Res.356/2000

Control 2 Referencia Dependencia Clave No Estado No Definido Eficacia Bueno Cobertura

105 –

105

Descripción Implementar medidas de seguridad adecuadas Control 3 Referencia Funcionario


Descripción Solicitar recurso humano de la Policía Nacional.

Riesgo 3 Desprotección de funcionarios Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por afectación del recurso humano en especial al grupo mas vulnerable y mayor exposición por el ejercicio de sus funciones.


8,00 0,00 8,00



Severidad Control

Mayor Improbable Alto

Evaluación


Legal


Descripción Ley 734/ 2002, Decreto 262/2000.


Dependencia


Descripción Comunicación con autoridades departamentales y municipales para toma de medidas pertinentes.


Funcionario


Descripción Comunicación con el Jefe de Seguridad de la PGN

Riesgo 4 Incendio. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por Incendios y propagación mayor antes de que se pueda advertir


8,00 2,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Pobre Cobertura

Descripción Constitución Política, Dto 262/2000; Res. 0038/2002; Res.356/2000


106 –

106

Dependencia


Descripción Dar aplicación a los medios de protección sugeridos en el estudio técnico de nivel de riesgo con el fin de controlar y minimizarlos.


Funcionario


Descripción Capacitación y auto control. Identificación de amenazas

Riesgo 5 Baja protección de instalaciones e inventario Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por perdidas de inventario y la información así como la seguridad de las instalaciones en le nivel territorial


8,00 2,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Constitución Política, Dto 262/2000; Res. 0038/2002; Res.356/2000


Dependencia


Descripción Dar aplicación a los medios de protección sugeridos en el estudio técnico de nivel de riesgo con el fin de controlar y minimizarlos.


Funcionario


Descripción Capacitación y auto control. Identificación de amenazas

107 –

107

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTION DE SEGURIDAD



Consecuencias


1 Ocupación de Instalaciones Moderado Moderado

6,00 Moderado Improbable

6,00

2 Perdida de información física Mayor Improbable

800 Mayor Improbable

8,00

3 Desprotección de funcionario Mayor Improbable

8,00 Mayor Improbable

8,00

4 Incendio. Mayor Improbable

8,00 Moderado Improbable

6,00

4 Baja protección de instalaciones e inventario

Mayor Improbable 8,00

Moderado Improbable 6,00



Riesgo Descripción





108 –

108


GESTION DE: RELATORIA.

Riesgo 1 Envío de providencias no ejecutoriadas. Referencia

Mala imagen institucional. Tutelas. Vulneración de los derechos fundamentales como buen nombre, intimidad personal y familiar, honra y debido proceso.


12,00 3,00 9,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Res. 289/2009, Cir.026/2009.


Dependencia


Descripción Envío de comunicaciones (oficios, correos electrónicos, fax, etc.) para recordar el envío de la información debidamente ejecutoriada.


Funcionario


Descripción Cada relator solicita personalmente al Delegado, la entrega de las providencias producidas por la correspondiente delegada.

109 –

109

Riesgo 2 Envío por parte de la Delegada documentos con la información incompleta, como número de expediente, fecha, etc.

Referencia

Mala imagen institucional, por no enviar la documentación completa de los expedientes.


9,00 3,00 6,00


Sever. Riesgo


Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto Ley 262, Res.289/2009.


Dependencia


Descripción Envío de comunicaciones recordando el correcto envío.


Funcionario


Descripción El relator se comunica personal o telefónicamente con la delegada para confirmar y verificar datos.

Riesgo 3 Perdida de material bibliográfico (libros). Referencia

Mala imagen institucional, por no tener detector o control electrónico falle por fluido eléctrico, por descuido del personal de biblioteca. y. que la puerta de ingreso se quede abierta. y. la no vigilancia de los usuarios que ingresan a consultar.

Score Riesgo Score Control Exposic Riesgo

6,00 4,00 4,00


Sever. Riesgo


Severidad Control


Evaluación


Legal


110 –

110

Descripción Decreto Ley 262, Res.289/2009.


Dependencia


Descripción Solicitar la dotación de equipos de última tecnología.


Funcionario


Descripción Después de escanear los documentos se corrigen manualmente.

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE RELATORIA



Consecuencias


1 Envío de providencias no ejecutoriadas.


2

Envío por parte de la Delegada documentos con la información incompleta, como número de expediente, fecha, etc.


3 Pérdida de material bibliográfico (libros).


111 –

111



Riesgo Descripción





112 –

112


GESTIÓN: JURIDICA Riesgo 1 Inoportunidad en respuesta a derechos de petición y/o

tutelas. Referencia

Pérdida de imagen, credibilidad Institucional e Incremento en los costos operativos por ineficacia en la respuesta oportuna a los derechos de petición y las tutelas.


12,00 6,00 6,00




Evaluación

Control Legal

1 Referencia


Descripción Constitución Política, Código Contencioso Administrativo, Dcto 262/2000, Manual de Funciones.


Dependencia


Descripción Establecer funciones para contestación de derechos de petición y tutelas, con el objeto de que se les de un trámite prioritario.


Funcionario


Descripción Clasificar oportunamente la correspondencia, controlar los términos de respuesta y darle un trámite prioritario a las peticiones y tutelas.

Riesgo 2 Falta de oportunidad en el cobro coactivo Referencia

Pérdida de imagen, credibilidad Institucional y negligencia en el cobro por jurisdicción coactiva.


9,00 3,00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Código Contencioso Administrativo, Código Único Tributário.


113 –

113

Dependencia


Descripción Cobro persuasivo e investigación de los bienes de los ejecutados.


Funcionario


Descripción Autocontrol y Capacitación

Riesgo 3 Inadecuada defensa Institucional. Referencia

Incremento en los costos operativos por ineficacia de la función de defensa judicial debido a la toma de decisiones erróneas y a la inadecuada defensa institucional.


9,00 3,00 6,00




Evaluación Control 1 Referencia

Legal


Descripción Códigos de procedimiento. Ley 734/2002, normas sobre gestión humana y sobre contratación pública.


Dependencia


Descripción Vigilar que no se venzan los términos en los procesos administrativos donde sea parte la entidad.


Funcionario


Descripción Capacitación y autocontrol.

Riesgo 4 Conceptualización equivoca. Referencia

Incremento en los costos operativos por ineficacia de la función administrativa debido a la conceptualización equivoca sobre temas jurídicos y administrativos.


8,00 2,00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Código Contencioso Administrativo, Manual de Operaciones, Normatividad sobre el tema consultado.


Dependencia

114 –

114


Descripción Seguimientos en cuanto a términos dentro de la Oficina.


Funcionario


Descripción Autocontrol y capacitación.

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTION JURIDICA



Consecuencias


1 Inoportunidad en respuesta a derechos de petición y/o tutelas.


2 Falta de oportunidad en el cobro coactivo


3 Inadecuada defensa Institucional. Moderado Moderado 9,00 Moderado Improbable 6,00

4 Conceptualización equivoca. Mayor Improbable 8,00 Moderado Improbable 6,00



Riesgo Descripción





115 –

115

Proceso - APOYO


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

SELECCIÓN EMPLEADOS DE CARRERA Y CALIFICACIÓN DE SERVICIOS.

Riesgo 1 Inscripción extemporánea en registro único de carrera. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad debido a la demora del calificador, que puede repercutir en acciones judiciales en contra de la PGN.


6,00 3,00 3,00


Sever. Riesgo Moderada Improbable Moderado

Severidad Control Moderada Rara Moderado

Evaluación Control 1 Referencia

Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Buena Cobertura

Descripción Artículos 218, 222, 224 y 227 del Decreto 262 de 2000.


Dependencia


Descripción Cumplimiento del POA y puntos de control en los procedimientos del sistema de gestión de calidad.


Funcionario


Descripción Cuadro control excel de calificaciones en periodo de prueba pendientes.

116 –

116

Riesgo 2 No proveer periódicamente cargos de carrera por concurso de acuerdo con las necesidades de la PGN.

Pérdida de imagen y credibilidad, debido a que no hay oportunidad de ingreso de la ciudadanía o ascenso en el escalafón de carrera de la PGN.


9,00 9,00


Sever. Riesgo Moderado Moderada Alto

Severidad Control Moderado Moderada Alto

Evaluación


Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Buena Cobertura

Descripción Artículos 191 a 216 del Decreto 262 de 2000, Manual de funciones


Dependencia


Descripción Cumplimiento de compromisos del POA y proyecto estratégico. Control 3 Referencia

Funcionario


Descripción Estudios actualizados de planta presentados por el Jefe de Oficina ante Procurador General de la Nación.

117 –

117

SUBPROCESO: CALIFICACIÓN DE SERVICIOS.

Riesgo 1 Calificación faltante en historia laboral del servidor. Referencia

Pérdida de imagen y credibilidad debido a la ineficiencia del calificador, que puede repercutir en acciones judiciales en contra de la PGN.


6,00 2,00 4,00


Sever. Riesgo Menor Moderada Moderado


Evaluación


Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Regular Cobertura

Descripción Artículos 224 y 227 al 230 del Decreto 262 de 2000.


Dependencia


Descripción Cumplimiento de compromisos del POA y puntos de control en los procedimientos del sistema de gestión de calidad.


Funcionario


Descripción Cuadro de control en Excel de calificaciones anuales pendientes.

Riesgo 2 No concertar objetivos, y/o no hacer seguimiento del plan de acuerdos sobre el desempeño laboral.

Referencia

Falta de seguimiento y control en el sistema de calificación de servicios, debido al incumplimiento de los deberes de calificadores y calificados.


9,00 3,00 6,00


Sever. Riesgo Moderado Moderada Alto

Severidad Control Moderada Improbable Moderado

Evaluación


Legal

Clave No Estado No Definido Eficacia Deficiente Cobertura

Descripción Artículos 226, 232 y 233 del Dto. 262/2000 y Resolución 188 de 2010.


Dependencia


Descripción Cumplimiento de compromisos del POA y puntos de control en los procedimientos del sistema de gestión de calidad.


Funcionario


Descripción Asesoría personalizada a los evaluadores, por parte del funcionario asignado por grupo de dependencias.

118 –

118

MAPA DE RIESGOS - SUBPROCESOS DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA Y CALIFICACIÓN DE SERVICIOS



Consecuencias


Selección de empleados de carrera

1 Inscripción extemporánea en registro único de carrera.

Moderado Improbable 6,00 Moderado Raro 3,00

2 No proveer periódicamente cargos de carrera por concurso de acuerdo con las necesidades de la PGN.


Calificación de servicios

1 Calificación faltante en historia laboral del servidor.

Menor Moderado 6,00 Menor Improbable 4,00

2 No concertar objetivos, y/o no hacer seguimiento del plan de acuerdos sobre el desempeño laboral.




Riesgo Descripción





119 –

119

PROCESO – ESTRATEGICO

Riesgos y Controles

PLANEACION ESTRATÉGICA Y PRESUPUESTAL

Riesgo 1 Inadecuado diagnostico del Plan Estratégico Referencia

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional e Ineficiencia de las funciones misionales por mora en le diagnostico del plan.

I


8,00 2,00 6,00




Evaluación

Control Normas Referencia

Legal


Descripción Decreto Ley 262, Res. 071/ 2008, Res. 341/2007 y Res. 119/ 2004.POA

Control Reuniones Referencia

Dependencia

Clave No Estado No Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Seguir los señalamientos normativos, metodológicos y procedí mentales establecidos. Reunión de elaboración del POA con los funcionarios de la dependencia.

Control Seguimiento Strategos Referencia

Funcionario

Clave No Estado Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción El Jefe de la dependencia, realiza seguimiento para el cumplimento de la metodología del Sistema de información STRATEGOS

Riesgo 2 Lineamientos estratégicos inadecuados Referencia

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional e Ineficiencia de las funciones misionales por que los linimentos estratégicos no están definidos.


8,00 2,00 6,00




Evaluación


Legal

Clave No Estado Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Res.212/ 2003, Res. 450/2000, Res. 472/2002, Res. 468/2002, Res.168/ 2009, Plan de Desarrollo Estratégico. Libro 8 del Manual de Operaciones.

120 –

120


Dependencia



Descripción Integrar a los funcionarios a la cultura organizacional. Predistribución de funciones entre las áreas. Manual de operaciones de la PGN. Diseñar y aplicar estrategias para firma de nuevos Convenios. Seguimiento a los compromisos adquiridos del POA con la totalidad de los funcionarios. Informes de Gestión.


Funcionario



Descripción Implementar procesos de inducción y reinducción. Designar un profesional para seguimiento. Reuniones internas Manual de operación de la PGN. Sistema de información STRATEGOS

Riesgo 3 Inadecuado seguimiento del Plan Estratégico Referencia

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional por falta de un mecanismo eficiente para el seguimiento del plan en su control y ejecución .del plan.


Exposic.Riesgo

8,00 2,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Dcto 1599/2005, Res. 228/ 2006 y 339/ 2006. Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87/ 1993, Res. 5544/2003, Dcto 2145/1999, Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones, Res. 450/ 2000.Directrices de la Oficina de Control Interno.


Dependencia

Clave No Estado No Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Direccionar requerimientos por parte del jefe de la dependencia. Capacitación. Planes de mejoramiento. Resoluciones Procurador.


Funcionario


Descripción Realizar monitoreo a los de requerimientos de OCI y OPLA.

121 –

121


Legal


Descripción Res. 450/2000.Res.070/2008.Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones


Funcionario

Descripción Seguimiento permanente por parte del Jefe de los programas de capacitación. Seguimiento y asesoría a las dependencias que formulan proyectos. Grupos de Estudios.

Riesgo 4 Falta de efectividad del Plan Estratégico Referencia

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional e Ineficiencia de las funciones debido a la ineficiencia de un plan de capacitación.


8,00 2,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Dependencia


Descripción Implementación de procesos de capacitación y formación orientados al mejoramiento de habilidades y competencias. Implementar el banco de proyectos de la PGN.

122 –

122

Riesgo 5 Inadecuado flujo de la información. Referencia

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional por no tener unos procedimientos actualizados.


8,00 2,00 6,00



Severidad Control

Moderado

Improbable Moderado

Evaluación


Dependencia


Descripción Integrar a los funcionarios a la cultura organizacional. Predistribución de funciones entre las áreas. Manual de operaciones de la PGN. Diseñar y aplicar estrategias para firma de nuevos Convenios. Seguimiento a los compromisos adquiridos del POA con la totalidad de los funcionarios. Informes de Gestión.


Legal




Funcionario


Descripción El Jefe y funcionarios de la Oficina, realiza seguimiento para el cumplimento de la metodología del Sistema de información.

Riesgo 6 Falta de confiabilidad de la información que suministran los sistemas de gestión institucionales

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional por desconocimiento y manejo de los sistemas.


8,00 2,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Dependencia


123 –

123



Legal


Descripción Res. 450/2000.Res.070/2008.Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones.


Funcionario



Descripción Integrar a los funcionarios a la cultura organizacional. Predistribución de funciones entre las áreas. Manual de operaciones de la PGN.

Riesgo 7 Inadecuada financiación del plan estratégico.

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional al no cumplir objetivos del plan por recursos insuficientes.


Exposic .Riesgo

9,00 9,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Dcto 1599/2005, Res. 228/ 2006 y 339/ 2006. Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87/ 1993, Res. 450/ 2000.


Dependencia Clave No Estado No Presente



Funcionario Clave No Estado No Definido Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Plan de necesidades, anteproyecto presupuesto, proyectos de inversión

124 –

124

Riesgo 8 No cumplimiento con los riesgos de Corrupción y Institucionales

Perdida de Imagen y credibilidad Institucional al no cumplir objetivos del plan.


Exposic .Riesgo

9,00 9,00


Sever. Riesgo Moderado Moderado Extremo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Dcto 1599/2005, Res. 228/ 2006 y 339/ 2006. Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87/ 1993, Res. 450/ 2000.


Dependencia Clave No Estado No Presente



Funcionario Clave No Estado No Definido Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Plan de necesidades, anteproyecto presupuesto, proyectos de inversión

125 –

125

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE PLANEACION



Consecuencias


1 Inadecuado diagnostico del Plan Estratégico


2 Lineamientos estratégicos inadecuados


3 Inadecuado seguimiento del Plan Estratégico


4 Falta de efectividad del Plan Estratégico


5 Inadecuado flujo de la información Mayor Improbable 8,00 Moderado Improbable 6,00

6 Falta de confiabilidad de la información que suministran los sistemas de gestión institucionales


7 Inadecuada financiación del plan estratégico


8 No cumplimiento con los riesgos de Corrupción y Institucionales




Riesgo Descripción





126 –

126

PROCESO - EVALUCIÓN INSTITUCIONAL

Control Interno

Riesgos y Controles

Riesgo 1 Incumpliendo del Plan Anual de Auditoria Inertna.

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de Recursos Financieros.


Exposic .Riesgo

4,00 0,00 4,00


Sever .Riesgo Menor Improbable Bajo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 1599 de 2005 (Autocontrol). Resolución 278 de 2007 (Elaboración del POA).


Dependencia



Descripción Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE.


Funcionario



Descripción Seguimiento individual al cronograma de cada auditoría asignada.

127 –

127

Riesgo 2 No evaluar en forma Objetiva y Oportuna el SCI.

Pérdida de imagen y credibilidad institucional debido a que no se efectúa un seguimiento al SCI.


Exposic .Riesgo

12,00 6,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes .Decreto 3246 de 2007, Decreto 1599 de 2005.Ley 1474 de 2011.


Dependencia



Descripción Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE.


Funcionario



Seguimiento individual al cronograma de actividades asignadas

Descripción Grupos de Estudios

128 –

128

Riesgo 3 No realizar en forma Objetiva y Oportuna las Auditorias Internas de gestion y Resultados.

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por que no se cumple el plan de Auditoria de la PGN.


Exposic .Riesgo

2,00 -2,00 4,00


Sever .Riesgo Menor Raro Bajo

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Art.13 Decreto 262 de 2000, Decreto 1599 de 2005, Resolución Manual de Operaciones de la OCI.


Dependencia



Descripción Aplicación de procedimientos y criterios de auditorias establecidos


Funcionario



Descripción . Plan de auditoria.

129 –

129

Riesgo 4 No realizar en forma Objetiva y Oportuna las Auditorias Internas de Calidad.

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por que no cumple los Procedimiento y el plan de Auditoria.


Exposic .Riesgo

2,00 -2,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 9004:2009, NTC ISO 19011:2011.


Dependencia



Descripción Procedimiento para la realización de las Auditorias internas de calidad. Control 3 Referencia

Funcionario



Descripción . Plan de Auditoria.

130 –

130

Riesgo 5 No realizar de Forma Adecuada y Oportuna el Seguimiento a los Planes de Mejoramiento

Pérdida de imagen y credibilidad Institucional por que no se establece el seguimiento al cronograma de actividades.


Exposic .Riesgo

2,00 -2,00 2,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Resolución Orgánica 6289 de 2011 de la CGR, Resolución 6445 de 2012, Resolución 228 de 2006 PGN, Resolución 6368 de 2011


Dependencia



Descripción Procedimientos internos Manual de Operación de la OCI. Control 3 Referencia

Funcionario



Descripción Seguimiento individual al cronograma de actividades asignadas.

131 –

131

Riesgo 6 No Elaborar ni presentar de forma Adecuada y Oportuna los Informes de Ley.

Pérdida de imagen y credibilidad, Institucional por que no se cumple con el POA y no se verifica los expedientes


Exposic .Riesgo

6,00 0,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 1599 de 2005, Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes. Decreto 3246 de 2007, Circular Externa Contaduría General de la Nación, Circular 04 de 2006 Dirección Nacional de Derechos de Autor.

Directrices Ministerio de Hacienda, Ministerio del Interior – LITIGOB. Control 2 Referencia

Dependencia



Descripción Cumplimiento del POA Normograma OCI. Control 3 Referencia

Funcionario



Descripción Verificación de expedición y/o actualización de normas.

132 –

132

Riesgo 7 No fomentar la Cultura del Control Interno de la Entidad.

Pérdida de imagen y credibilidad, debido a que no hay un programa Institucional


Exposic .Riesgo

12,00 6,00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005. Control 2 Referencia

Dependencia



Descripción No


Funcionario



Descripción No

133 –

133

Riesgo 8 No dar respuesta Adecuada y Oportuna a las Solicitudes de Asesoría y Acompañamiento o a la Gestion.

Pérdida de imagen y credibilidad Institucional por que no se establece el seguimiento al cronograma de actividades.


Exposic .Riesgo

4, 00 2,00 2,00


Sever .Riesgo Menor Improbable Bajo

Severidad Control

Menor Raro Bajo

Evaluación


Legal


Descripción Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005. Control 2 Referencia

Dependencia



Descripción Trazabilidad de la solicitud o requerimiento de la dependencia


Funcionario



Descripción Seguimiento individual a las actividades asignadas.

134 –

134

MAPA DE RIESGOS PROCESO DE EVALUACION



Consecuencias


1 Incumpliendo del Plan Anual de Auditoria Inertna.


2 No evaluar en forma Objetiva y Oportuna el SCI.


3

No realizar en forma Objetiva y Oportuna las Autidorias Internas de gestion y Resultados.


4

No realizar en forma Objetiva y Oportuna las Auditorias Internas de Calidad


5

No realizar de Forma Adecuada y Oportuna el Seguimiento a los Planes de Mejoramiento.


6

No Elaborar ni presentar de forma Adecuada y Oportuna los Informes de Ley.


7 No fomentar la Cultura del Control Interno de la Entidad.


8

No dar respuesta Adecuada y Oportuna a las Solicitudes de Asesoría y Acompañamiento o a la Gestion.




Riesgo Descripción





135 –

135


GESTION DE: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION.

Riesgo Pérdida de imagen y credibilidad debido a no disponibilidad de las capacidades y desempeño requeridas para los recursos de tecnologías de información

Referencia

Causa Falta presupuesto de inversión


20,00 11,00 9,00



Severidad Control Moderado Rara Moderado

Evaluación


Legal


Descripción Plan estratégico de la entidad. Aprobación presupuesto Congreso. Decreto 10/09.

No Testeado


Dependencia


Descripción Definición presupuesto de tecnología.


Funcionario



Descripción Elaboración PDI. Elaboración Plan de presupuesto anual. Reuniones periódicas coordinadores. Remisión presupuesto de inversión en octubre.

Riesgo Pérdida de la imagen y credibilidad institucional por no cumplimiento de normas, reglamentos, acuerdos y políticas de seguridad informática

Referencia

Causa Desconocimiento y falta de concientización sobre las políticas de seguridad informática.


8,00 2,00 6,00



Severidad Control

Menor Rara Bajo

Evaluación

136 –

136


Legal


Descripción Decreto 9/09

control 2. Referencia

Dependencia



Descripción Manual de políticas y procedimientos de seguridad de la información


Funcionario


Descripción Monitoreo Aranda Aplicación de políticas y procedimientos.

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de

recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Referencia

Causa Fallas en la conectividad, sean técnicas, logísticas o ambientales.


25,00 16,00 9,00


Sever. Riesgo Mayor Improbable. Alto

Severidad Control Menor Rara Bajo

Evaluación


Legal


Descripción Directiva: 02/2002 (Gobierno en Línea)

No Testeado


Dependencia


Descripción Software gestión redes, Manual de políticas y procedimientos de seguridad de la información. Datacenter con norma Tier 3

No Testeado


Funcionario


Descripción Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Administrador de anchos de banda Contratos soporte. Ingeniero en sitio. Monitoreo de red. Redundancias.

No Testeado

137 –

137

Riesgo Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Referencia

Causa Falta de claridad en la designación de recurso humano para realizar las funciones del administrador del sistema, del servidor y de la base de datos.


25,00 19,00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Resolución 114/06. Resolución 111/06. Resolución de funciones Oficina de Sistemas


Dependencia




Funcionario


Descripción Designaciones formales de Administradores Técnicos. Administración técnica conjunta y/o administrador de respaldo.

Riesgo Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos

legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Referencia

Causa Falta de metodología y procedimiento de desarrollo y mantenimiento de software, sea para desarrollo interno o por particulares.


20,00 0,00 9,00


Sever. Riesgo Mayor Moderada Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Contrato de mantenimiento Normas de adopción de procedimientos, instructivos y formatos. Decreto 262/00


Dependencia



Descripción Procedimiento de atención de requerimientos de SI. Procedimiento despliegue de software aplicativo y/o SI.

138 –

138

Procedimiento de entrega de software aplicativo y/o SI. Formato de pruebas, desarrollo y cambios en producción. Formato de solicitud a los contratistas


Funcionario



Descripción Plan de mejoramiento Reuniones de entendimiento de requerimientos. Casos de uso Supervisión al contrato de desarrollo y mantenimiento del sistema. Documentación de cambios del sistema. Actas y documentos soporte del desarrollo.

Riesgo Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos

legales contra la entidad por no disponibilidad, no confiabilidad y no integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Accesos y modificaciones no autorizadas al aplicativo y base de datos


20,00 12,00 8,00


Sever. Riesgo Catastrófico Improbable Extremo


Evaluación


Legal


Descripción Resolución 036/09. Ley 1273/09

Control 2. Referencia .

Dependencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Bueno

Cobertura


control 3 Referencia

Funcionario


Descripción El SI está integrado con el directorio activo de la PGN. Implementación de seguridad en el sitio a través de http. Ingreso al sistema por medio de uso de tokens. Solución de firewall para aplicaciones web

139 –

139

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confiabilidad de la información

Referencia

Causa Inoportunidad en la entrega de las soluciones a los requerimientos de modificación y/o actualización del sistema.


12,00 6,00 8,00


Sever. Riesgo Mayor Moderada Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Contratos de soporte de los sistemas de información


Dependencia


Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información.


Funcionario


Descripción Requerimientos sistematizados en SIAF. Evaluación de indicadores de solución de requerimientos vs. Requerimientos reportados.

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración

de recursos legales contra la entidad por no confiabilidad y no integridad de la información

Referencia

Causa Falta de validaciones o registro o cargue incorrecto o inoportuno de la información.


12,00 6,00 8,00




Evaluación


Legal


Descripción Res.036/2009; Res. 302 de 2005.


Dependencia


Descripción Manuales de usuario. Tutorial interactivo. Formato carga masiva de datos. Manuales de sistemas de información Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información.


Funcionario


140 –

140

Descripción Reportes del sistema. Capacitaciones funcionales. Auditoría de control Interno. Plan de mejoramiento. Revisión e inclusión de validaciones en el sistema. Revisión continua de la información. Análisis de tablas de auditoría. Convenio con otras entidades para validación de información.

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración

de recursos legales contra la entidad por no integridad de la información.

Referencia

Causa Definición incompleta o imprecisa de los requerimientos de información.


12,00 6,00 8,00



Severidad Control Mayor Improbable Alto

Evaluación


Legal



Descripción Res.036/2009; Res. 114 de 2006.


Dependencia





Funcionario



Descripción Reuniones de entendimiento con el grupo funcional. Elaboración casos de uso. Respaldo de información. Documentación de mejoras al sistema.

141 –

141

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no integridad de la información.

Referencia

Causa Deficiencia en la integración de los sistemas.


12,00 6,00 8,00




Evaluación


Legal




Dependencia



Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información


Funcionario



Descripción Plan de mejoramiento. Reunión de Administradores técnicos. Cruces de datos a partir de otras bases de datos. Visitas por parte de contratistas. Análisis de vulnerabilidad por parte del grupo de Seguridad y atención a los mismos. Captcha. Implementación protocolo de seguridad https.

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de

recursos legales contra la entidad por no integridad y/o no disponibilidad de la información.

Referencia

Causa Ataques a la infraestructura tecnológica.


12,00 6,00 8,00




Evaluación


Legal


Descripción Resolución 036/09. Res. 302 de 2005. Contratos de mantenimiento y soporte con pólizas constituidas.


142 –

142

Dependencia


Descripción Recomendaciones para la elaboración de estudios previos (especificaciones técnicas). Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información


Funcionario


Descripción El acceso al SI es privado (intranet). Análisis de vulnerabilidad por el grupo de seguridad. Log sistemas. Firewall. Administradores Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Hosting de página web. Dispositivos de seguridad perimetral. Filtrado de contenido. Antivirus. Segmentación de red.

Riesgo Pérdida de confianza y/o aumento en la instauración de

recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información.

Referencia

Causa No suscripción de acuerdos de confidencialidad en los contratos de soporte y mantenimiento de los sistemas de información.


12,00 6,00 8,00


Sever. Riesgo Menor Moderado Moderado


Evaluación


Legal


Descripción Manual de contratación


Dependencia


Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información


Funcionario


Descripción Seguridad y restricción a la información confidencial. Acuerdos de confidencialidad. Contratación de servicios.

143 –

143

Riesgo Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Fallas en el proceso de copia de respaldo o de restauración de la información, o pérdida de la misma.


12,00 6,00 8,00




Evaluación


Legal


Descripción Res.036/2009; Res. 302/05


Dependencia


Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información. Procedimiento Copias de respaldo y Manual técnico de la herramienta de backup


Funcionario


Descripción Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Contrato de custodia

Riesgo Pérdida de imagen y credibilidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Carencia o deficiencia en el soporte técnico, desconocimiento de los usuarios en el uso de los recursos tecnológicos, afectación por virus informático o robo de los equipos de cómputo


12,00 6,00 8,00


Sever. Riesgo Catastrófico Improbable Extremo

Severidad Control Mayor Rara Alto

Evaluación


Legal


Descripción Res 452 de 2002, adopción carta de valores y cumplimiento de las funciones a cargo de los servidores. Res 302 de 2005. Decreto Ley 262 de 2000.Ley 87 de 1993 (Control Interno).Decreto 1599 de 2005 (MECI).Ley 734 de 2002. Res. 111 de 2006 (Grupos OS)


Dependencia



144 –

144

Nombramiento de Personal. Proceso de selección del contratista que preste el servicio de Soporte Técnico Integral. Procedimiento Soporte Técnico.


Funcionario


Descripción Campañas de sensibilización para el manejo de los recursos tecnológicos, a través del correo institucional, boletines de prensa, Talleres, Manuales con el recibo de los equipos, con los procesos de contratación capacitación en el manejo de los activos informáticos. Monitoreo de la Consola de Antivirus, Verificación de agentes, Talleres Vacuna de dispositivos móviles. Contratación Adquisición y actualización licenciamiento antivirus. Brigadas. Monitoreo de la Consola de WSUS, Brigadas de Verificación, Con cada correctivo se realiza preventivo. Alistamiento de equipos durante el proceso de contratación.



Riesgo Descripción





MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTION DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION:

145 –

145



Consecuencias


1

Pérdida de imagen y credibilidad debido a no disponibilidad de las capacidades y desempeño requeridas para los recursos de tecnologías de información


2

Pérdida de la imagen y credibilidad institucional por no cumplimiento de normas, reglamentos, acuerdos y políticas de seguridad informática


3

Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado


4

Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado


5

Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado


6

Pérdida de imagen y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad, no confiabilidad y no integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Catastrófico Improbable 10,00 Mayor Improbable 8,00

7

Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confiabilidad de la información


8

Pérdida credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confiabilidad y no integridad de la información de imagen,


9

Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no integridad de la información


10

Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no integridad y/o no disponibilidad de la información


11

Pérdida de confianza y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información.


12

Pérdida de imagen, credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado


13

Pérdida de imagen y credibilidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado


146 –

146

Proceso - Apoyo Riesgos y Controles.

DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN IEMP.

Riesgo 1 No disponibilidad de la red de formadores interna para poder

cumplir con los compromisos pactados en contratos o convenios interinstitucionales.

Referencia

Pérdida de imagen institucional Carga laboral de los formadores. Conflicto de intereses entre jefes y funcionarios formadores. Falta de comprensión por parte de las jefaturas de las competencias de su equipo de trabajo y de la importancia de la labor del IEMP en el Ministerio Público. Falta de incentivos para la participación en la red de formadores.


6, 00 6,00


Sever.Riesgo Menor Moderada Moderado

Severidad Control

Menor Moderada Moderado

Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000, Resolución No. 128 de 2010 de red de formadores, kit de herramientas para procesos educativos y procedimientos internos. POA aprobado para la vigencia, Ley 1098 de 2006 Código de la Infancia y Adolescencia.


Dependencia


Descripción Existencia y diligenciamiento de de procedimientos y formatos establecidos.


Funcionario


Descripción Verificación presencial del proceso educativo por el funcionario responsable o coordinador del programa.

147 –

147

Riesgo 2 Reducción del presupuesto. (Escasos recursos asignados para la adquisición de tiquetes y pago de viáticos para los funcionarios que participan en los procesos de capacitación).

Referencia

Pérdida de imagen institucional No se cuenta con los ingresos por venta de certificados de antecedentes disciplinarios. No se cuenta con ingresos corrientes de la Nación. El IEMP aplica criterios de austeridad en el gasto y de optimización de los recursos. Condicionamiento legales impiden que gastos de inversión a gastos de funcionamiento. El ciclo presupuestal público no permite hacer uso de los ingresos de comercialización en la misma vigencia.


6, 00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000 articulo 56 numeral 5 y de mas relacionados. POA aprobado para la vigencia. Ley 1098 de 2006 Código de la Infancia y Adolescencia.


Dependencia


Descripción Existencia y diligenciamiento de de procedimientos y formatos establecidos.


Funcionario


Descripción Verificación y validación de la información por parte del coordinador académico.

Riesgo 3 Deficiente calidad de los diseños curriculares Referencia

Pérdida de imagen institucional, Falta de diseños curriculares Diseños curriculares no pertinentes Fallas en la determinación de los requisitos y expectativas del cliente. No se cuenta con expertos para el diseño de currículos


6, 00 6,00


Sever.Riesgo Menor Moderado Moderado


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000 , POA aprobado para la vigencia

148 –

148


Dependencia


Descripción Existencia y diligenciamiento de procedimientos y formatos establecidos.


Funcionario Clave No Estado No Definido Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Verificación e información oportuna por parte de los supervisores de contrato y el coordinador académico.

Riesgo 4 Deficientes competencias del formador Referencia

Pérdida de imagen institucional, Falta de un programa de mejoramiento de competencias. Fallas en la selección y evaluación como formador


6, 00 6,00




Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000 , POA aprobado para la vigencia


Dependencia




Funcionario



Descripción Verificación e información oportuna por parte de los supervisores de contrato y el coordinador académico.

149 –

149

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN IEMP



Consecuencias


1

No disponibilidad de la red de formadores interna para poder cumplir con los compromisos pactados en contratos o convenios interinstitucionales.

Menor Moderado 6,00 Menor Moderada 6,00

2

Reducción del presupuesto. (Escasos recursos asignados para la adquisición de tiquetes y pago de viáticos para los funcionarios que participan en los procesos de capacitación).


3 Deficiente calidad de los diseños curriculares


4 Deficientes competencias del formador




Riesgo Descripción





150 –

150

Procesos de: Investigación.

(Sociopolítico y Asuntos Socioeconómicos)

Riesgo 1 Incumplimiento de requisitos para categorización de grupos de investigación.

Referencia

Pérdida de imagen institucional por Sobrecarga laboral; desinterés de los investigadores y falta de seguimiento a las actividades de actualización de los diferentes documentos


8, 00 6,00


Sever. Riesgo Menor Moderado Moderado

Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000, Titulo VII, Acuerdo 001 del Consejo Académico de 2009, Resolución 450 de 2000, Resolución 190 de 2011 por la cual se crea la red de Investigadores.


Dependencia




Funcionario


Descripción Manual de funciones, calificación previa del Director IEMP, y validación del comité de investigaciones y aprobación del consejo académico.

151 –

151


Dependencia




Funcionario


Descripción Manual de funciones, validación previa de la información por parte de los coordinadores de investigación y de las dependencias de la PGN responsables del tema.

Riesgo 2 Entregar productos o realizar socializaciones deficientes.

Referencia

Pérdida de imagen institucional por. Inadecuada selección del investigador, del coordinador. Inadecuada metodología. Falta de preparación del tema para la socialización. Inadecuada organización


6, 00 6,00



Severidad Control


Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000, Titulo VII, Acuerdo 001 del Consejo Académico de 2009, Resolución 450 de 2000, Resolución 190 de 2011 por la cual se crea la red de investigadores

152 –

152


Dependencia




Funcionario




Dependencia


Riesgo 3 Agotamiento de recursos para el desarrollo de investigaciones

Referencia

Pérdida de imagen institucional por. Surgimiento de otros institutos u organizaciones que adelanten nuestra misión No asignación de recursos por parte del gobierno Fuente agotada de recursos presupuestales Supresión del IEMP. Cambio prioridades del Ministerio Publico

Score Riesgo ScorControl Exposic.Riesgo

6, 00 6,00


Sever.Riesgo Menor Moderado Extremo

Severidad Control

Menor Moderado Alto

Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000, Titulo VII, Acuerdo 001 del Consejo Académico de 2009, Resolución 450 de 2000, Resolución 190 de 2011 por la cual se crea la red de investigadores

153 –

153


Dependencia




Funcionario



Riesgo 4 Infringir la ley de propiedad intelectual. Referencia

Pérdida de imagen institucional por. Por desconocimiento de la Ley de Propiedad Intelectual, los derechos de autor y sus conexos. Mala fe en la información suministrada por autores o solicitantes. Inadecuada e insuficiente asesoría legal. Omisión de alguna formalidad determinada por la ley.


8, 00 6,,00 4,00




Evaluación


Legal


Descripción Decreto 262 de 2000, Titulo VII, Acuerdo 001 del Consejo Académico de 2009, Resolución 450 de 2000, Resolución 190 de 2011 por la cual se crea la red de investigadores.

154 –

154

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN IEMP



Consecuencias


1 Incumplimiento de requisitos para categorización de grupos de investigación


2 Entregar productos o realizar socializaciones deficientes.


3 Agotamiento de recursos para el desarrollo de investigaciones


4 Infringir la ley de propiedad intelectual.




Riesgo Descripción





155 –

155

Proceso - APOYO

Riesgos y Controles

GESTION DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN - SIM.

Riesgo 1 Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM por no contar con un acto administrativo que adopte el SIM. como único sistema de información misional.

Referencia

Que caiga en desuso el aplicativo que la información registrada no tenga valor para la entidad perdida de la inversión efectuada en el proyecto SIM.


8,00 6,00 4,00



Severidad Control

Mayo Raro Alto

Evaluación


Legal



Descripción No contestaron


Depend



Descripción Proyectar resoluciones de adopción del SIM como Sistema de Información Misional de la entidad.


Funcion

Clave No

Descripción No contesto

156 –

156

Riesgo 2 Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM debido a no contar con un acto administrativo que conforme el grupo SIM como un ente de soporte funcional

Referencia

Ausencia del soporte al usuario del sistema falta de continuidad en el proceso de mejoramiento del aplicativo.


5, 00 2,,00 6,00




Evaluación


Legal





Depne



Descripción Proyectar resolución de conformación del SIM como ente funcional.


Funcion




Riesgo 3 Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM debido a falta de recursos económicos para los procesos de capacitación, actualización, acompañamiento y control de calidad

Referencia

Capacitación inadecuada registro de inadecuado de información misional en el SIM


9,00 6,00 4,00


157 –

157



Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend



Descripción Solicitar recursos del IEMP y apropiación de recursos por medi de Secretaría General.


Funcion



Descripción No contesto.

Riesgo 4 Perdida de comunicación con los usuarios del sistema debido a no contar con canales adecuados para mantener una debida retroalimentación, no escuchar inquietudes y sugerencias de mejora en la fuente primaria (usuarios SIM)

Falta de oportunidad para optimización y mejora del sistema


9,00 5,00 4,00




Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura


158 –

158


Depend



Descripción Revisión de planillas y registros de todas revisión de respuesta en tiempos reales.


Funcion




Riesgo 5 Perdida de control sobre las actividades de seguimiento y acompañamiento a los requerimientos de usuario debido a falta de documentación

Referencia

falta de oportunidad y generación de desconocimiento para optimizar y mejorar el servicio al usuario


6,00 0,00 6,00




Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend



Descripción Crear base de conocimientos, Elaboración de Instructivos Efectuar reuniones periódicas.


Funcion




159 –

159

Riesgo 6 Perdida de información e inconsistencias de los datos consignados en el SIM debido a fallas técnicas relacionadas con el aplicativo

Perdida de tiempo en el registro de información en el sistema-desgaste administrativo


9,00 6,00 4,00




Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend



Descripción Solicitud de mejoras


Funcion



Descripción Revisión de Usuarios y perfiles

Riesgo 7 Perdida de usabilidad e imagen del SIM debido a largos tiempos de espera en la solución de requerimientos y corrección de errores técnicos.

Referencia

Rechazo y resistencia al sistema


8,00 5,00 6, 00




160 –

160

Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend



Descripción Capacitación, Seguimiento. Plan de identificación y corrección de datos de baja calidad


Funcion




Riesgo 8 Perdida de usabilidad del SIM debido a la falta de soporte de la mesa de ayuda debidamente capacitado al interior de la entidad

Desactualización de la funcionalidad del sistema


6,00 4,00 2,00



Severidad Control


Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend


161 –

161

Definido

Descripción Capacitación seguimiento


Funcion




Riesgo 9 Fuga de información sensible debido a deficiencias en los controles sobre la seguridad en el manejo de información

Referencia

Desactualización de la funcionalidad del sistema


9,00 6,00 3,00




Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura



Depend



Descripción Capacitación Seguimiento


Funcion



Riesgo 10 Disminución de la calidad de la información almacenada en el SIM debido al registro inadecuado (incompleto, inoportuno) por parte del usuario ocasionado por la resistencia en el registro de la información misional por parte del funcionario y la falta de compromiso de los directivos para exigir el cumplimiento del registro

Reportes incoherentes e incompletos

162 –

162


9,00 6,00 4,00


Sever. Riesgo Moderado Probable. Alto


Evaluación


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Circular 048 de 2009: "Registro completo de información en el SIM" Circular 038 de 2009: "Radicación SIAF-SIM" Circular 021 de 2009: "Responsabilidad en el Registro, control y seguimiento de la información en el SIM" Oficio VP-017 de 2009: "Actualización del SIM frente a la Constancia de Derechos Humanos" Circular 009 de 2009: "Directrices procesos disciplinarios.


Depend



Descripción Capacitación Seguimiento

Plan de identificación y corrección de datos de baja calidad.


Funcion




163 –

163

Riesgo 11 Bajo nivel de conocimiento de los usuarios en manejo del sistema ocasionado por debilidades en la capacitación y acompañamiento de manejo del aplicativo.

Referencia

Registro inadecuado en el SIM


6,00 3,00 4,00


Sever.Riesgo Moderado Moderado Alto.


Evaluación No contestaron


Legal.


Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción No constataron


Depend



Descripción Capacitación, Seguimiento ,cumplimiento POA


Funcion

164 –

164

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO: GESTION DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN - SIM.



Consecuencias


1

Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM por no contar con un acto administrativo que adopte el SIM. como único sistema de información misional.


2

Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM debido a no contar con un acto administrativo que conforme el grupo SIM como un ente de soporte funcional


3

Perdida de sostenibilidad del proyecto SIM debido a falta de recursos económicos para los procesos de capacitación, actualización, acompañamiento y control de calidad


4

Perdida de comunicación con los usuarios del sistema debido a no contar con canales adecuados para mantener una debida retroalimentación, no escuchar inquietudes y sugerencias de mejora en la fuente primaria (usuarios SIM)


5

Perdida de control sobre las actividades de seguimiento y acompañamiento a los requerimientos de usuario debido a falta de documentación


6

Perdida de información e inconsistencias de los datos consignados en el SIM debido a fallas técnicas relacionadas con el aplicativo


7

Perdida de usabilidad e imagen del SIM debido a largos tiempos de espera en la solución de requerimientos y corrección de errores técnicos.


8

Perdida de usabilidad del SIM debido a la falta de soporte de la mesa de ayuda debidamente capacitado al interior de la entidad


9

Fuga de información sensible debido a deficiencias en los controles sobre la seguridad en el manejo de información


10

Disminución de la calidad de la información almacenada en el SIM debido al registro inadecuado (incompleto, inoportuno) por parte del usuario ocasionado por la resistencia en el registro de la información misional por parte del funcionario y la falta de compromiso de los directivos para exigir el cumplimiento del registro


11

Bajo nivel de conocimiento de los usuarios en manejo del sistema ocasionado por debilidades en la capacitación y acompañamiento de manejo del aplicativo.


165 –

165



Riesgo Descripción





166 –

166

PROCESO - APOYO

Riesgos y Controles

GRUPO ASESORES – ANTICORRPCION.

Procesos de : Disciplinario.

Riesgo Demora en la Evaluación. Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por el elevado volumen de queja,terminos cortos para la evaluación y escaso personal en la unidad coordinadora para organizar las quejas para el reparto.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control Improbable Moderado Moderado

Evaluación


Legal



Descripción Ley 734/ 2002, Res.191/2003, Res. 017/2000. Aplicación de Resolución de manual de funciones. Circular 049/2001.Circulares 031 del 28 de agosto de 2001 y 021 del 10 de julio del mismo año


Dependencia



Descripción Revisión de los sistemas SIAF, SIM .Selección prioritaria de procesos próximos a prescribir. Seguimiento periódico a los procesos por parte del Jefe de la dependencia. Relación de quejas inventariadas entregadas a cada profesional, responsable de proyectar. Implementar en compañía de los organismos de control competentes acciones que permitan identificar con suficiente tiempo las conductas que posiblemente puedan constituir falta disciplinaria. Análisis de Gestión mensual. Revisar las necesidades del Recurso Humano y sus perfiles frente a la función y cargo laboral asignado

167 –

167


Funcionario




Riesgo Desgaste administrativo por tratamiento inadecuado de la queja.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por asumir sin competencia o remitir a un no competente.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control Menor Improblabe Bajo

Evaluación


Legal




168 –

168


Dependencia








Riesgo Ineficacia de la acción disciplinaria por falta de concreción probatoria y claridad con relación a los hechos investigados.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por no no solicitar y valorar adecuadamente las pruebas , falta de seguimiento a las pruebas y practicadas por comisionado y inadecuada instrucción por parte de los comisionados.


8, 00 6,,00 4,00




Evaluación


Legal





Dependencia

169 –

169





Funcionario




Riesgo Falta de Efectividad de la Sancion Disciplinaria. Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por fallos contra derecho y demoras en los tiempos para decidir en segunda instancia.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal





Dependencia



Descripción Revisión de los sistemas SIAF, SIM .Selección prioritaria de procesos próximos a prescribir. Seguimiento periódico a los

170 –

170

procesos por parte del Jefe de la dependencia. Relación de quejas inventariadas entregadas a cada profesional, responsable de proyectar. Implementar en compañía de los organismos de control competentes acciones que permitan identificar con suficiente tiempo las conductas que posiblemente puedan constituir falta disciplinaria. Análisis de Gestión mensual. Revisar las necesidades del Recurso Humano y sus perfiles frente a la función y cargo laboral asignado





Riesgo Falta de efectividad de la Sancion Disciplinaria. Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por demora o inadecuado registro de la sancion disciplinaria.


8, 00 6,,00 4,00


Sever.Riesgo Menor Probable Alto

Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción

Ley 734/ 2002, Res.191/2003, Res. 017/2000. Aplicación de Resolución de manual de funciones. Circular 049/2001.Circulares 031 del 28 de agosto de 2001 y 021 del 10 de julio del mismo año.


Dependencia



Descripción Revisión de los sistemas SIAF, SIM .Selección prioritaria de procesos próximos a prescribir. Seguimiento periódico a los procesos por parte del Jefe de la dependencia. Relación de quejas inventariadas entregadas a cada profesional,

171 –

171

responsable de proyectar. Implementar en compañía de los organismos de control competentes acciones que permitan identificar con suficiente tiempo las conductas que posiblemente puedan constituir falta disciplinaria. Análisis de Gestión mensual. Revisar las necesidades del Recurso Humano y sus perfiles frente a la función y cargo laboral asignado

Control 3. Funcionario


MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO: GRUPO SASORES – ANTICORRPCION.



Consecuencias


1 Demora en la Evaluación. Mayor Improbable 8,00 Mayor Improbable 8,00

2

Desgaste administrativo por tratamiento inadecuado de la queja.


3

Ineficacia de la acción disciplinaria por falta de concreción probatoria y claridad con relación a los hechos investigados.


4 Falta de efectividad de la sancion disciplinaria.


5 Falta de efectividad de la sancion disciplinaria.




Riesgo Descripción





172 –

172

PROCESOS DE APOYO.

Riesgos y Controles

DIRECCIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIONES ESPECIALES.

Riesgo 1 1. No prestar la asesoría o el apoyo técnico solicitado por la imposibilidad en algunos casos de programación de los viáticos.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por la generalidad de las solicitudes son de carácter urgente o con términos próximos a vencer.


Exposic.Riesgo

8, 00 6,,00 4,00


Sever.Riesgo Mayor Moderado Alto

Severidad Control

Mayor Moderado Alto

Evaluación


Legal



Descripción Decreto Nacional 954 de 2011,; resolución 249 de julio11 de 2011


Dependencia



Descripción Elaborar la programación de actividades en los casos no urgentes, promover en la Resolución de reglamentación d el los viáticos la inclusión de la D.N.I.E en los casos de tratamiento especial.


Funcionario

Descripción Revisar con los coordinadores en el tiempo señalado las solicitudes de desplazamiento y su viabilidad antes de su radicación.

Riesgo 2 2. Falta de integración material entre las dependencias del Ministerio publico o de los clientes externos de la solicitud de apoyo y la actividad misional de la D.N.I.E.

Referencia

173 –

173

pérdida de imagen y credibilidad institucional por Falta de coordinación entre las dependencias requerientes y la D.N.I.E.


Exposic. Riesgo

8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control

Menor Probable Alto

Evaluación


Legal



Descripción Decreto 262 de 2000, ley 734 de 2002, Resolución 383 de 2001 Resolución 340 del 24 de agosto de 2011.


Dependencia



Descripción Elaborra procesos de coordinacion previa con los solicitantes para revisar el contenido de la solicitud.


Funcionario



Descripción Vincular a los funcionarios solicitantes o peticionarios para que cumplan con los procedimientos.

Riesgo 3 3. Limitación para el acceso a la información o los documentos necesarios para la prestación del apoyo técnico, por parte de las entidades que los tienen a cargo.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por la desatención de los entes públicos y privados que poseen la información.


Exposic.Riesgo

8, 00 6,,00 4,00



174 –

174

Severidad Control Menor Probable Alto

Evaluación


Legal



Descripción Ley 734 de 2002, decreto 262 de 2000.


Dependencia



Descripción Seguimiento permante y continuo si es el caso para la obtención oportuna de la información.


Descripción Funcionario que los realiza elaborara el seguimiento correspondiente.

Riesgo 4 4. Falta de personal especializado, en materia de Ingeniería Civil y Arquitectura.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por Exceso de solicitudes, frente al número de funcionarios idóneos en la materia. En el año 2011 hubo 266 solicitudes (en orden mensual fueron: ene 16, feb 22, mar 27, abr 24, may 30, jun 19, jul 15, ago 19, sep 27, oct 8, nov 29 y dic 30). En 2012 hasta marzo hubo 69 (ene 13, feb 26 y mar 30). La planta de personal está conformada por 3 arquitectos y 7 ingenieros civiles.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Ley 734 de 2002 Etapas procesales y prescripción de la acción disciplinaria. Ley 1474 estatuto anticorrupción modifica término investigación disciplinaria y crea la caducidad de la acción y prescripción e la investigación. Código de Procedimiento Civil Término de 10 días para aclaración informes.


Dependencia


175 –

175

Definido

Descripción Continuo seguimiento a las fases de los apoyos técnicos. Desplazamiento a obras, rendición e informes y correcciones. Control sobre los trámites secretariales. Apoyo en el decreto de pruebas técnicas por parte de los competentes disciplinarios.


Funcionario



Descripción Reunión semanal para reparto de asesorías, considerando especialidades, grado de los funcionarios y cargas laborales.

Riesgo 5 5. Asignación de asesorías técnicas a funcionarios no adscritos a la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales, en atención a la particularidad de la materia.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por Falta de experiencia por parte de los comisionados en el trámite y elaboración de informes técnicos. Conflicto con sus funciones propias, en la dependencia a la que pertenecen.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Resolución 344 el Despacho del Procurador General de la Nación. Ley 734 de 2002 Términos de etapas procesales. Ley 1474 estatuto anticorrupción.


Dependencia



Descripción Especial orientación por parte del Coordinador de Unidad y de los compañeros de comisión en el tramite (Funcionario DNIE).

176 –

176



Descripción Reunión semanal con los comisionados para verificar el avance y trazar nuevas metas verificables.

Riesgo 6 6. Alimentación inadecuada de la planilla de seguimiento a los apoyos técnicos de la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales,

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por las personas responsables no registran en su totalidad la plantilla interna de seguimientos a los apoyos técnicos de la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Decreto 954 de 2011; Resolución del Procurador General No. 249 de julio 11 de 2011.


Dependencia



Descripción Controlar la ejecución el presupuesto anual, en consideración a los tiempos transcurridos.


Funcionario



Descripción Verificación mensuales a los nivel de ejecución, respecto del presupuesto.

Riesgo 7 7. Falta de registro de los apoyos técnicos adelantados por la Dirección Nacional de

Referencia

177 –

177

Investigaciones Especiales. pérdida de imagen y credibilidad institucional por Los servidores

públicos responsables no realizan los registros establecidos por la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción Decreto ley 262 de 2000.


Dependencia



Descripción Revisión periódica que permita verificar si la planilla de seguimiento a los apoyos técnicos de la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales ha sido alimentada en su totalidad.


Funcionario



Descripción Los funcionarios responsables deben alimentar adecuadamente la planilla de seguimiento a los apoyos técnicos de la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales.

Riesgo 8 8. Agotamiento del presupuesto de viáticos para desplazamientos en apoyos y asesorías técnicas.

Referencia

pérdida de imagen y credibilidad institucional por presupuesto insuficiente para atender el número de desplazamientos. Complejidad de los asuntos. En el año 2011 hubo 266 asesoría en ingeniería civil y arquitectura. Se agotó el

178 –

178

presupuesto en septiembre. En 2012, hasta marzo hubo 69 solicitudes, se proyectan 276. Se ha consumido el 40% del presupuesto lo cual indica una sobre ejecución a marzo del 60%. ( A marzo corresponde el 25%).


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



Descripción decreto ley 262 de 2000.


Dependencia



Descripción Revisión periódica que permita verificar si se han realizados los registros establecidos por la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales


Funcionario



Descripción los funcionarios responsables deben cumplir con los procedimientos establecidos por la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales para el trámite de los apoyos técnicos.

179 –

179

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO INVESTIGACIONES ESPECIALES :



Consecuencias


1

No prestar la asesoría o el apoyo técnico solicitado por la imposibilidad en algunos casos de programación de los viáticos.


2

Falta de integración material entre las dependencias del Ministerio publico o de los clientes externos de la solicitud de apoyo y la actividad misional de la D.N.I.E


3

Limitación para el acceso a la información o los documentos necesarios para la prestación del apoyo técnico, por parte de las entidades que los tienen a cargo.


4

Falta de personal especializado, en materia de Ingeniería Civil y Arquitectura.


5

Asignación de asesorías técnicas a funcionarios no adscritos a la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales, en atención a la particularidad

de la materia.


6

Alimentación inadecuada de la planilla de seguimiento a los apoyos técnicos de la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales


7

Falta de registro de los apoyos técnicos adelantados por la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales.


8

Agotamiento del presupuesto de viáticos para desplazamientos en apoyos y asesorías técnicas.




Riesgo Descripción





180 –

180

181 –

181

PROCESOS DE APOYO.

Riesgos y Controles

GRUPO - SIRI .

Riesgo 1 Perdida de credibilidad en la visión y misión del grupo siri en cuanto a ser una Base de Datos completa Confiable y Segura en el registro de Sanciones y Causas de inhabilidad impuestas por la autoridad competente.

Referencia

No uso ó uso incorrecto de los formularios establecidos para el reporte de sanciones e inhabilidades. Extemporaneidad del reporte de los formularios.


Exposic. Riesgo

8, 00 6,,00 4,00


Sever.Riesgo Mayor Moderado Alto

Severidad Control

Mayor Moderado Alto

Evaluación


Legal



Descripción Decreto Nacional 954 de 2011,; resolución 249 de julio11 de 2011


Dependencia



Descripción Elaborar la programación de actividades en los casos no urgentes, promover en la Resolución de reglamentación d el los viáticos la inclusión de la D.N.I.E en los casos de tratamiento especial.


Funcionario

Descripción Revisar con los coordinadores en el tiempo señalado las solicitudes de desplazamiento y su viabilidad antes de su radicación.

Riesgo 2 Perdida de calidad y oportunidad en el registro de la información.

*Inadecuado Perfil de los sustanciadores: El perfil de los sustanciadores no está definido y el personal que se asigna para realizar dicha labor operativa no cumple con caractristicas que debería contar para ser seleccionado de acuerdo a la actividad a

182 –

182

realizar. * Falta de Competencias requeridas para el registro de información *Alta movilidad y rotación de Personal.


Exposic. Riesgo

8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control

Menor Probable Alto

Evaluación


Legal



Descripción Decreto 262 de 2000, ley 734 de 2002, Resolución 383 de 2001 Resolución 340 del 24 de agosto de 2011.


Dependencia



Descripción Elaborra procesos de coordinacion previa con los solicitantes para revisar el contenido de la solicitud.


Funcionario



Vincular a los funcionarios solicitantes o peticionarios para que cumplan con los procedimientos.

183 –

183

Riesgo 3

Aumento en el tiempo empleado en el registro de Sanciones e inhabilidades.

Referencia

-El aplicativo que permite realizar el registro de la sanción actualmente no se ajusta al soporte documental (formulario). - Salidas e interrupciones no programadas del sistema.

- Desactualización del Sistema de información a la realidad de las necesidades de

sustanciación (Datos Registraduria, Normatividad, Auroridades Falladoras. - Asignación equivocada de asuntos.


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control Menor Probable Alto

Evaluación


Legal


Descripción Ley 734 de 2002, decreto 262 de 2000.


Dependencia



Descripción Seguimiento permante y continuo si es el caso para la obtención oportuna de la información.


Descripción Funcionario que los realiza elaborara el seguimiento correspondiente.

Riesgo 4 Incremento en los costos operativos por ineficacia de la función administrativa (Destinacion de personal del Grupo a contestar Solicitudes legales).

Referencia

* Registros erróneos

* Certificación inoportuna y/o incorrecta de Sanciones, inhabilidades, Condenas a Ciudadanos y/o Entidades


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluac

184 –

184

ión


Legal



Descripción Ley 734 de 2002 Etapas procesales y prescripción de la acción disciplinaria. Ley 1474 estatuto anticorrupción modifica término investigación disciplinaria y crea la caducidad de la acción y prescripción e la investigación. Código de Procedimiento Civil Término de 10 días para aclaración informes.


Dependencia



Descripción Continuo seguimiento a las fases de los apoyos técnicos. Desplazamiento a obras, rendición e informes y correcciones. Control sobre los trámites secretariales. Apoyo en el decreto de pruebas técnicas por parte de los competentes disciplinarios.


Funcionario



Descripción Reunión semanal para reparto de asesorías, considerando especialidades, grado de los funcionarios y cargas laborales.

Riesgo 5 Desborde operativo Referencia

* No se cuenta con equipos, configurados específicamente para el registro y manejo

del sistema de información * No se cuenta con personal suficiente para evacuar los registros que allegan a diario a la procuraduría


8, 00 6,,00 4,00



Severidad Control


Evaluación


Legal



185 –

185

Descripción Resolución 344 el Despacho del Procurador General de la Nación. Ley 734 de 2002 Términos de etapas procesales. Ley 1474 estatuto anticorrupción.


Dependencia



Descripción Especial orientación por parte del Coordinador de Unidad y de los compañeros de comisión en el tramite (Funcionario DNIE).



Descripción Reunión semanal con los comisionados para verificar el avance y trazar nuevas metas verificables.

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DEL GRUPO SIRI :



Consecuencias


1

Perdida de credibilidad del Grupo SIRI como una Base de Datos Confiable.


2

Perdida de calidad y oportunidad en el registro de la información.


3 Aumento en el tiempo empleado en le registro de sanciones e inhabilidad


4

Incremento en los costos operativos debido a solicitudes producto de errores de registro


5 Desborde operativo




Riesgo Descripción





186 –

186

mapa de riesgos institucional - procuraduria.gov.co · 2 – 2 introducciÓn. la administración de...

Documents