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MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO DE VEÍCULOS - 2005/2006/2007 (até JUL)
Palestrante: Antônio R. A. Coelho
TÓPICOS DA APRESENTAÇÃO:
1 - Missão
2 - Aspectos legais
3 - Aspectos históricos
4 - Desenvolvimento do Sistema
5 - O Sistema
1- MISSÃO
A Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, foi criada em 26 de abril de 1973. Sua missão é viabilizar soluções para o desenvolvimento sustentável do espaço rural, com foco no agronegócio, por meio da geração, adaptação e transferência de conhecimentos e tecnologias, em benefício dos diversos segmentos da sociedade brasileira.
EMBRAPA
É um sistema formado por 12 (doze) Unidades Administrativas, localizadas no edifício-sede, e por 41 (quarenta e uma) Unidades Descentralizadas distribuídas nas diversas regiões do Brasil. As Unidades Descentralizadas são assim classificadas:
• Unidades de serviço• Unidades de pesquisa de produtos• Unidades de pesquisa de temas básicos• Unidades de pesquisa agroflorestal ou agropecuária
EMBRAPA
0303
1313
1515
1010
Medir é importanteMedir é importante::
““O que não é medido não O que não é medido não é gerenciado”.é gerenciado”.
Robert S. Kaplan & David P. NortonRobert S. Kaplan & David P. NortonA Estratégia em Ação, Editora Campus, 1997A Estratégia em Ação, Editora Campus, 1997
2- ASPECTOS LEGAIS
Lei de Responsabilidade Fiscal
Lei comp. Nº 101/2000, Art. 50 parágrafo 3º
Acórdão do TCU 1078/2004
• Determina adotar providências para que a administração pública federal possa dispor com maior brevidade possível de sistema de custos
• Promover alterações necessárias na estrutura dos programas finalísticos e nos sistemas de planejamento, contábil e orçamentário, de forma a demonstrar, tanto na apropriação de custos como na apropriação das despesas, quais são as despesas administrativas e quais são referentes a execução de ações finalísticas.
3 - ASPECTOS HISTÓRICOS
Em 1996 a Embrapa desenvolveu e implantou em todas as unidades, o seu primeiro Sistema de Custos;
• Sistema simples, concebido para ser provisório;
• Dificuldades de operacionalização dada as limitações do mesmo;
• O Sistema foi utilizado até o ano de 2003.
Fundamentos do Novo Sistema
• Necessidade de conhecer a sua real estrutura de custos para poder administrá-la com eficiência;
• O reconhecimento de que o sistema anterior já não atendia satisfatoriamente à administração;
• A necessidade de melhoria contínua no processo de alocação de custos;
• A necessidade de saber os custos dos Macroprogramas, Projetos, Planos de Ações, Macroprocessos, Processos, Atividades e Áreas.
Metodologia de Custo
• Em 1999 foi iniciado o desenvolvimento de um novo
Sistema de Custos;
• O Sistema, foi desenvolvido com base na metodologia
de custos ABC;
• A implantação da Rede Corporativa de Informações
ajudaram nessa definição.
4- DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
• Desenvolvimento de protótipo;
• Teste em 03(três) Unidades sediadas em Brasília;
• Período do teste - um ano;
• Alterações foram introduzidas a partir desses testes.
Implantação do Sistema
• A implantação ocorre de forma gradual, em virtude das
dificuldades de definições dos modelos de cada Unidade e
da dispersão geográfica da empresa.
• O processo de implantação do Sistema ocorre no período
de 2005 a 2008.
CNPF, CNPUV, CNPSA,CNPF, CNPUV, CNPSA,
CNPT, CPACT, CPPSULCNPT, CPACT, CPPSULRegião Sul
CNPTIA, CNPDIA, CPPSE,CNPTIA, CNPDIA, CPPSE,
CNPM, CTAA, CNPABCNPM, CTAA, CNPABRegião
Sudeste
Implantado a partir de janeiro/2005 - (12 unidades)
CNPA, CNPMF,CPATC,CNPA, CNPMF,CPATC,
CNPAT, CPAMN,CNPC,CPATSA CNPAT, CPAMN,CNPC,CPATSA Região Nordeste
CPAA, CPATU, CPAF-AC,CPAA, CPATU, CPAF-AC,
CPAF-AP, CPAF-RR, CPAF-RORegião Norte
Implantação a partir de Janeiro/2006 -(18 unidades)
CNPH,CENARGENCNPH,CENARGENRegião C.Oeste
Região Sudeste
CNPS, CNPMACNPS, CNPMA
Região Sul CPACTCPACT
CNPAF, CNPGC, CPAP, CPAO,CPACCNPAF, CNPGC, CPAP, CPAO,CPACRegião C.Oeste
CNPSORegião Sul
Implantação a partir de Janeiro/2007 - ( 8 unidades)
CNPMSCNPMSRegião Sudeste
Região C.Oeste
SNTSNT
SEDE , SCT, CAFÉSEDE , SCT, CAFÉRegião C.Oeste
Implantação a partir de Janeiro/2008 - ( 3 unidades)
Sede
Unidades
Multiplicadores
Gestores do Sistema
Gestores da Unidade
Empregados
Capacitação de Gestores
• Os empregados responsáveis pelas atividades de Os empregados responsáveis pelas atividades de
implantação, receberam treinamento em Brasília por um implantação, receberam treinamento em Brasília por um
período de 05 dias. período de 05 dias.
• Foram capacitados 80 empregados, sendo aproximadamente Foram capacitados 80 empregados, sendo aproximadamente
02 empregados de cada Unidade02 empregados de cada Unidade
• Sensibilizar as chefias e empregados• Abordar os aspectos legais• Mostrar o Sistema aos empregados• Definir as estratégias de implementação • Definição do Modelo de Custos
• As reuniões foram realizadas no período de 05 dias
Implantação nas Unidades
Definição do Modelo
• Criação dos centros de custos;
• Levantamento dos Planos de Ação (objetos de custos);
• Lotação de empregados nos centros de custos;
• Definição das Alocações de custos (drivers).
Representação Gráfica das Alocações (modelo básico)
Administração
&
Suporte
Comunicação e
Transferência de
Tecnologias
Pesquisa e Desenvolvime
nto P&D
Planos de Ações
Gestão Com.Neg.
Gestão Adm.Gestão P&D-CH
Gestão P&D Pesquisadore
s
Planos de Ações de Pesquisa
Gestão de Laboratóri
os
Gestão de Campos
Exp.
Planos de Ações de Adm. Manutenção
%
%
%
Ítens
Equip
Empreg
Km
%
%
Empreg
Mapa dedicação
%
Gestão Orc.Financ.
Gest. Logistica
Gestão Manutenção
Gest.Patrimônio
Gest.Infraestrutura
Gest.Tec.Inform.
Gest.Mov.Veículos
Gest. Rec.Hum
Gest. Bem-estar
Gest.Compras
Gestão Inf. Conh.
Gestão Unidade
Objetos de Custeios
Macroprogramas,
Projetos,
Planos de Ações,
Produtos e Serviços,
Eventos
Macroprograma 01...
Projetos 01 02 03...
Planos de Ação 01 02 ... 01 02 ... 01 02 ...
Exemplificação da composição
Clientes
Secretáriosexecutivos
Gestoresdo
Sistema
LíderesProjetos
Resp.PlanosAções
DiretoriaExecutiva
Chefiasunidades
VIAGENS
INFOSEG
VEÍCULOS FINANCEIRO
PESSOAL
SIAFI ALMOXARIFADO
INTEGRAÇÃO SIDE
5- O SISTEMA
Objetivo
Dotar a empresa de ferramenta gerencial para acompanhar e rastrear os diversos custos da organização, através do mapeamento das despesas desde a sua origem até o consumo final pelos projetos, e que as informações geradas sejam disponibilizadas de forma on-line a todos aqueles que delas necessitem.
I N TRANET
Entrada de dados
Custos à calcular
Custos calculadosConsultas
Relatórios
SISTEMA
S
O
F
T
W
A
R
E
Unidades Gestor do Sistema
Tela Principal
ABERTURA DO MÊS
Após o fechamento do mês anterior a Unidade faz a abertura do novo mês para entrada de dados.
Existe um cronograma que determina a data limite para fazer o fechamento.
Telas de Entrada de Dados
Mapa de dedicaçao Mapa de Despesas Mapa Material Mapa de Serviços
Mapas do Sistema
Para acessarem os mapas os empregados recebem perfis de acesso específicos
FECHAMENTO
Após digitar todas as informações, o gestor de custos
da Unidade inicia o fechamento do mês;
Existem críticas que impedem o fechamento.
CÁLCULO DOS CUSTOS
Após o fechamento do mês pela Unidade a Sede faz a
importação dos dados para outro Software onde são
realizados os cálculos de todos os custos.
Em seguida os custos são exportados para o Sistema
ficando à disposição para a emissão dos relatórios.
SAÍDA DE DADOS - RELATÓRIOS
• Os relatórios são emitidos em cada Unidade;
• O Acesso aos relatórios depende de um Perfil;
• Os relatórios podem ser impressos ou gravados.
Custos dos recursos
Contribuição dos recursos nos planos de
ação
Orçamento e custos
Custos dos projetos e
planos de ação
EXEMPLOS DE RELATÓRIOS
OTIMIZAÇÃO DO USO DE RECURSOS DE CUSTEIO
NAS UNIDADES DE PESQUISA
GRUPO GESTOR DE CUSTOS
• Depois dos custos calculados, as unidades começarão a
visualizar onde ocorrem e como podem ser melhor
apropriados, aperfeiçoando o seu modelo. A análise deve ser
constante, visto que por inúmeros fatores, as formas como os
custos são apropriados nos objetos de custos podem variar
significativamente.
• Importância da participação do grupo gestor de custos.
PrincipaisDificuldades
• Resistências internas;
• Dificuldades no levantamento de
informações ( área, kwh, etc);
• Falta de experiência na Gestão
dos custos;
• Falta de integração nos Sistemas
Corporativos.
SoluçõesApresentadas
• Conscientização da importância dos dados de custos;
• Criação de documento orientador (participação das unidades);
• Semana de integração entre unidades e gestores de custos;
• Criação de grupo para promover a integração entre os diversos sistemas existentes.
Equipe de custos:
- Antônio R. A. Coelho
- Marcos Bischoff
- Fábio Pereira Santos
Contatos: 3448-4272 / 3448-4087
E-mail: [email protected]