SRIT Envoi de questionnaire web

Pour mise à jour des bordereaux

Affectés aux OT

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Adrien TUTIN

Introduction

• Ce manuel a pour mission de vous familiariser avec l’envoi de questionnaire web au travers du SRIT auprès d’offres déjà présentes dans la base.

• Vous apprendrez également à utiliser le profil qui vous permettra de valider une offre de retour de modification de la part du prestataire.

• Pré-requis: • Un profil d’ajout/modification sur le bordereau concerné par la mise à jour pour

effectuer la recherche.

• Un profil de validation sur le bordereau concerné pour valider les offres de retour de MAJ

• L’URL dynamique fournit par l’ADRT et à insérer dans le mail envoyé aux prestataires.

• Une adresse mail en @tourinsoft.com affectée au compte SRIT effectuant la mise à jour afin d’éviter les spams et blacklistage de la part des FAI des prestataires.

• Les offres sélectionnées pour la MAJ doivent toutes disposer d’une adresse e-mail valide.

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1ère étape • Ajout des offres au panier

• Sur l’écran d’accueil du module de gestion, commencer par

choisir un des bordereaux dont vous avez la charge.

• Pour l’exemple, nous allons travailler sur ASC

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Partez d’un panier vide ! L’envoi de questionnaire ne fait pas de distinction entre les

bordereaux. Si il reste des offres d’un autre bordereau, vous risquez d’envoyer un mail

contenant des erreurs à un prestataire non concerné par votre demande de mise à jour.

!

• Ajout des offres au panier

Choisissez vos critères

de recherche selon les offres que

vous souhaitez mettre à jour.

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Cliquez sur

« Recherchez »

pour lancer la

requête.

• Veillez à ce que votre moteur de

recherche soit correctement

personnalisé afin de disposer

de tous les critères nécessaires

pour effectuer une recherche

efficace !

• Nous vous recommandons

fortement d’utiliser les champs

« OT Aisne – MAJ Offres »

pour faire une recherche sur

l’année, et ainsi sélectionner les

offres qui n’ont pas encore reçus

de MAJ.

!

• Ajout des offres au panier

Une fois sur la page de résultat,

ajoutez les offres souhaitées dans

votre panier.

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Soit une par une

Soit en ajoutant tous les

résultats en une seule

fois.

• Ajout des offres au panier

Les offres ajoutées apparaissent en

grisée

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Le nombre d’offres

ajoutées à votre panier

apparait ici.

2ème étape • Elaboration du questionnaire web

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Avec toutes les offres que vous souhaitez mettre à jour dans votre

panier, cliquez sur « Mailing », puis sur « Electronique ».

• Elaboration du questionnaire web

Sélectionnez le contenu

de votre panier.

Cliquez sur « Etape suivante ».

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• Rappel: la mise à jour ne doit concerner qu’un seul bordereau à la fois !

• Veuillez n’avoir que les offres d’un seul et même bordereau dans votre panier.

!

• Elaboration du questionnaire web

Le SRIT va rechercher les différents e-mails de vos

offres. Veillez à bien avoir « Gestion des doublons »

coché afin de ne pas envoyer 2 voire plusieurs même

mails au même prestataire.

Laissez les autres cases cochées. Cliquez sur « Etape suivante ».

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• Elaboration du questionnaire web

Sélectionnez un modèle de mail préconçu. Si vous ne

disposez pas de modèle adapté, partez du modèle

vierge.

Après avoir fait votre sélection, cliquez sur

« Etape suivante ».

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• Elaboration du questionnaire web

Vous allez désormais composer le contenu du mail qui sera adressé à vos prestataires. Vous

pouvez y insérer le texte que vous désirez, mais évitez d’y insérer des images, les web-mails de

type orange y sont allergiques. Votre mail risque alors de passer dans les spams.

Saisissez l’objet et le texte de votre mail comme

dans n’importe quel autre mail pour vos

prestataires.

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• Tâchez d’être convainquant sur l’importance de la mise à jour

• Expliquez que le prestataire peut vous faire parvenir par mail ses photos pour ajouter à

son offre, ceci afin de garder les visuels en qualité optimale dans votre photothèque pour

les ré-exploiter ultérieurement.

• Cela évitera aussi les envois de photos non adaptées directement dans la médiathèque du

SRIT.

!

• Elaboration du questionnaire web Nous allons maintenant insérer le fameux lien vers le questionnaire en ligne où le prestataire

pourra modifier son offre.

Collez l’URL fournie par l’ADRT du questionnaire

dans ce champ.

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Sélectionnez le texte que vous voulez

transformer en lien.

1 Cliquez sur le bouton « Gestionnaire

d’hyperliens » pour ouvrir le pop-up qui nous

permettra de créer le lien.

2

3

Dans la liste déroulante « cible », sélectionnez « _blank »

N’oubliez pas cette étape où le lien ne fonctionnera pas !

4 Cliquez sur OK pour valider.

5

• Elaboration du questionnaire web Votre mail est prêt ! N’oubliez d’y ajouter votre signature ou

tout autre contenu utile. Il s’agit d’un mail institutionnel.

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Cliquez sur « Enregistrement final » pour

terminer votre mail.

• Elaboration du questionnaire web Suite à l’enregistrement, votre mail est prêt à partir. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours

le modifier, le visualiser, le planifier, le supprimer, et bien sur l’envoyer.

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Cliquez sur « envoyer » pour faire partir votre e-

mailing.

• Elaboration du questionnaire web L’option « Mails en attente » vous permet de contrôler les mailings électroniques pas encore

envoyés.

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• Elaboration du questionnaire web L’option « Mails envoyés » vous permet de voir les mailings que vous avez envoyés. Cette

option peut être utile pour effectuer vos relances, car vous n’avez qu’à copier le mailing pour

récupérer tout son contenu (titre et corp du mail, et surtout le lien URL déjà inséré dans votre

mail).

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• Elaboration du questionnaire web L’option « Tracking » vous permet de faire le suivi de tous vos e-mailings. Combien ont été lu ?

Est-ce que le lien contenu dans le mail a été cliqué ? Si oui combien de fois ? Vous trouverez

tous ces détails en cliquant sur « détail ».

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3ème étape • Validation

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Cliquez sur le bordereau dont vous attendez des retours d’offres pour MAJ.

Suite à l’envoi de votre e-mailing, vous allez recevoir des offres en

attente de validation, qu’il va falloir vérifier et valider.

• Le nombre d’offres en attente baisse quand vous réalisez des validations, mais n’augmente

pas si vous restez connecté au SRIT.

• Pour mettre à jour les offres en attente de validation, il faut vous déconnecter et vous

reconnecter à votre session SRIT sur le module de gestion.

!

Les administrateurs de structure auront accès

aux offres en attente de validation grâce à cet

onglet supplémentaire.

• Validation

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Cliquez sur le bordereau souhaité pour accéder au détail des offres en attente.

Sur cette page apparait les offres en attente de validation par bordereau.

• Validation

20

• Vous disposez que d’un seul profil qui vous permet de contrôler et valider les offres,

ASC_VALID_OT.

• Cliquez sur le profil pour le sélectionner.

Comme votre profil de validation n’est pas mis par défaut, vous devez le sélectionner en cliquant

sur l’onglet correspondant.

• Validation

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Cliquez sur « modifier » pour aller dans l’offre en attente de validation.

Vous trouverez alors la ou les offres en attente de validation. Elles sont représentées par ce

symbole.

• Validation

22

Vous pouvez alors intervenir sur la partie de l’offre qui le nécessite, comme une date

mal renseignée ou en double…

A vous de faire correspondre l’offre aux régles de saisie, pas forcément respecter par le

prestataire lors de sa mise à jour.

Une fois dans l’offre, tous les champs qui auront subis une modification apparaitront en surlignage

rose.

• Validation

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• Complétez le champs avec un nouvel item et

avec toutes les informations nécessaires.

• Ajouter un nouvel item plutôt que de modifier

l’existant afin de garder une trace des toutes les

MAJ

Après avoir apporté les ajustements nécessaires, rendez-vous dans l’onglet « Gestion OT » pour

compléter le champ « OT Aisne – MAJ Offres » qui vous permettra de garder une trace et de ne

pas inclure cette offre dans votre relance potentielle.

Cliquez sur « Enregistrement final » pour

finaliser la validation.

Félicitations ! • Vous disposez désormais de tous les éléments

indispensables à une bonne mise à jour via le module d’e-

mailing du SRIT.

• Vous n’avez pas compris un chapitre ? Vous êtes bloqués

à une étape de la manipulation ?

• N’hésitez pas à me contacter à l’ADRT:

• Par mail: a.tutin@aisne-tourisme.com

• Par téléphone: 03.23.27.76.76

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