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CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018

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MINISTERE DE LA DECENTRALISATION ET DE LA

GOUVERNANCE LOCALE (MDGL)

CENTRE DE FORMATION POUR L’ADMINISTRATION LOCALE

(CeFAL)

VERSION ACTUALISEE

Elaboré par :

COFIMA

Actualisé par :

BE Alpha et Oméga Consultants SARL

Tel : (229) 21 35 32 50 / 95 95 34 60

E-mail : [email protected] / [email protected]

Avril 2018

Manuel de procédures administratives,

comptables, financières et techniques.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


1

Table des matières Sigles et Acronymes .......................................................................................................... 4

Introduction ..................................................................................................................... 5

1 Partie 1 : Présentation du Manuel .............................................................................. 7

1.1 Objectifs du Manuel ................................................................................................... 7

1.2 Structure du manuel .................................................................................................. 7

1.3 Mise à jour du manuel................................................................................................ 7

1.3.1 Modification des procédures ............................................................................................... 7

1.3.2 Responsabilités de la mise à jour du manuel ................................................................ 8

1.3.3 Méthodologie de mise à jour ............................................................................................... 8

2 Partie 2 : Présentation du CeFAL ............................................................................... 10

2.1 Objectifs du CeFAL.................................................................................................... 10

2.2 Organisation du CeFAL ............................................................................................. 10

2.2.1 Organe d’administration : Le Conseil d’Administration (CA) .............................. 10

2.2.2 Organes de gestion ............................................................................................................... 11

2.2.3 Organigramme ....................................................................................................................... 13

2.3 Attributions et responsabilités des services de la direction du CeFAL ................... 14

3 Partie 3 : Procédures administratives ....................................................................... 23

3.1 Procédures de gestion de la communication interne .............................................. 23

3.1.1 Courrier Départ ..................................................................................................................... 23

3.1.2 Courrier Arrivée .................................................................................................................... 24

3.2 Procédures de gestion du personnel ....................................................................... 27

3.3 Procédures de Gestion des contrats ........................................................................ 36

3.3.1 Contrats fournitures ............................................................................................................ 36

3.3.2 Contrats des prestations de services de consultance ............................................. 38

3.4 Procédures d’approvisionnement et de gestion des biens et services ................... 41

3.4.1 Consultation de fournisseurs ou d’entreprise ........................................................... 41

3.4.2 Entrée en stock ...................................................................................................................... 45

3.4.3 Traitement des consommations ..................................................................................... 47

3.4.4 Inventaire des stocks........................................................................................................... 49

3.4.5 Valorisation des stocks ....................................................................................................... 51

3.4.6 Renouvellement des stocks .............................................................................................. 52

3.5 Procédure de suivi des immobilisations et des véhicules ........................................ 55


2

3.5.1 Entretien et réparation des équipements ................................................................... 56

4 Partie 4 : Procédures financières et comptables ........................................................ 61

4.1 Procédure de gestion de la trésorerie...................................................................... 61

4.1.1 Procédures de gestion de la caisse recette ................................................................. 61

4.1.2 Procédures de gestion de la caisse menues dépenses ............................................ 63

4.1.3 Procédures de réapprovisionnement de la caisse menues dépenses .............. 64

4.1.4 Procédures d’encaissement .............................................................................................. 66

4.1.5 Procédures de gestion de la banque .............................................................................. 68

4.1.6 Procédures de rapprochement bancaire ..................................................................... 70

4.2 Procédures Comptables ........................................................................................... 74

4.2.1 Journaux comptables ........................................................................................................... 74

4.2.2 Organisation du système comptable ............................................................................. 75

4.2.3 Analyse et contrôle comptable ........................................................................................ 76

4.3 Procédures de traitement des factures fournisseurs .............................................. 79

4.4 Procédures de traitement des frais de mission ....................................................... 83

4.5 Procédures de gestion de la paie du personnel ....................................................... 87

4.6 Procédures de gestion des avances sur salaire ........................................................ 92

4.7 Procédures de gestion des immobilisations ............................................................ 94

4.8 Procédures de gestion des tickets valeur de carburant ......................................... 103

4.9 Procédures de gestion budgétaires........................................................................ 106

4.9.1 Importance de la gestion budgétaire ..........................................................................106

4.9.2 Rôles et responsabilités des différents intervenants ............................................106

5 Partie 5 : Procédures techniques ............................................................................. 113

5.1 Procédures liées à la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques (FIAP) ....... 113

5.1.1 Gestion des inscriptions au centre ...............................................................................113

5.1.2 Gestion des formations .....................................................................................................115

5.1.3 Gestion des procédures de stage ..................................................................................117

5.1.4 Procédures relatives à la gestion des examens .......................................................119

5.1.5 Procédure de gestion des soutenances ......................................................................125

5.1.6 Procédure d’attribution des diplômes, attestions et relevé de notes .............127

5.2 Procédures liées à la Formation Continue et des Stages (FCS) .............................. 130

5.2.1 Gestion des inscriptions au Centre ..............................................................................130

5.2.2 Gestion des formations .....................................................................................................132


3

5.2.3 Gestion des stages ..............................................................................................................135

5.3 Procédures liées au Suivi-Evaluation, Communication et Relations Publiques

(SECRP) ................................................................................................................................ 137

5.3.1 Suivi-évaluation ...................................................................................................................137

5.3.2 Communication et Relations Publiques .....................................................................141

5.4 Procédures de gestion documentaire .................................................................... 144

5.4.1 Mise en œuvre de la politique d’archivage ...............................................................144

5.4.2 Procédures de gestion de la bibliothèque .................................................................146


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SIGLES ET ACRONYMES

AC Agent Comptable

B/C Bon de Commande

B/L Bordereau de Livraison

C/DCCB Chargé de la Division comptabilité et du contrôle budgétaire

C/DFCS Chef du Département de la Formation Continue et des Stages

C/DFIAP Chef du Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques

C/MS Chargé de Matériel et Stock

C/SRH Chef Service des Ressources Humaines

CA Conseil d’Administration

CeFAL Centre de Formation pour l’Administration Locale

CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale

CO Commission d’ouverture

CoDir Comité de Direction

CP Conseil Pédagogique

C/T Chargé de la Trésorerie

CT Collectivités Territoriales

D/CeFAL Directeur CeFAL

D/FCS Département de la Formation Continue et des Stages

D/FIAP Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques

D/SECRP Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques

FADeC Fonds d’Appui au Développement des Communes

IFU Identifiant Fiscal Unique

OC Organe de Contrôle

OM Ordre de Mission

PV Procès-Verbal

RIB Relevé d’Identité Bancaire

SA Secrétaire Administratif

SDA Service de la Documentation et des Archives

SG Secrétaire Général

SP Secrétaire Particulier

SRH Service des Ressources Humaines

SYSCOA Système Comptable Ouest Africain

TD Travaux Dirigés

TdR Termes De Référence

TP Travaux Pratiques

UF Unité de Formation


5

INTRODUCTION

Dans sa stratégie d’offrir un cadre formel d’exécution de ses activités, le Centre de

Formation pour l’Administration Locale (CeFAL), école ayant pour mission principale la

formation diplômante et qualifiante des agents des collectivités, envisage d’accroître

l’efficacité de sa gestion par l’actualisation de son manuel de procédures administratives,

comptables, financières et techniques adéquates.

Le présent document décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative,

financière, comptable et technique. Il constitue une référence commune en matière

d’organisation et de contrôle interne et assure la permanence des méthodes de travail de

l’ensemble du personnel. En effet, ce document constitue pour chacun, un moyen de

connaître l’organisation des fonctions, des tâches et des systèmes de traitement de

l’information et permet de préciser les limites de ses responsabilités. Il constitue en outre un

support efficace de formation en matière administrative, comptable et technique.

Les procédures désignent ici l'ensemble des instructions d'exécution des tâches, les

documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les

contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles à respecter,

l'enregistrement et le traitement des opérations de manière à assurer la fiabilité et la

pertinence de l’information.

A cet égard, la gestion du manuel se révèle toute aussi importante que sa conception. Il doit

être mis à jour après chaque modification par les responsables.

Après quelques années d’utilisation et notamment de pratique du manuel, au regard de

certains dysfonctionnements constatés et des évolutions structurelles, organisationnelles et

juridiques vécues, une actualisation est requise.


6

Partie 1 :

Présentation du Manuel


7

1 PARTIE 1 : PRESENTATION DU MANUEL

1.1 OBJECTIFS DU MANUEL

Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,

financière, comptable et technique du CeFAL. Il a pour objectifs de :

- fournir un cadre formel d’exécution des opérations,

- décrire l’organisation administrative, financière, comptable et technique,

- décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un

contrôle interne efficace,

- formaliser les contrôles à effectuer,

- décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs (personnel

comptable, administratif, financier et technique) ainsi que les tâches qui leur

incombent,

- utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis

en œuvre à savoir :

les moyens humains,

les moyens matériels,

les moyens financiers.

1.2 STRUCTURE DU MANUEL

Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de

l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du CeFAL que des procédures formalisées. Il

comprend cinq parties :

- partie 1 : Présentation du manuel ;

- partie 2 : Présentation du CEFAL ;

- partie 3 : Procédures administratives ;

- partie 4 : Procédures comptables et financières ;

- partie 5 : Procédures techniques.

1.3 MISE A JOUR DU MANUEL

1.3.1 Modification des procédures

La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet,

s’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il

perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par le CeFAL pour

permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera

effectuée.


8

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

- des changements dans l’organisation ou dans les activités du CeFAL suivant décisions

des autorités de tutelle,

- des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures

existantes pour faire face à des situations nouvelles,

- des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets

concernant les lois et règlements en vigueur au Bénin,

- des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui

incombant.

1.3.2 Responsabilités de la mise à jour du manuel

La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à la Direction du

Centre. La décision de modification des procédures existantes est prise à son initiative.

1.3.3 Méthodologie de mise à jour

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée par les

utilisateurs ou les commissaires aux comptes, le Directeur convoque une réunion à laquelle

doivent participer tous les acteurs impliqués.

Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à

adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments

suivants :

- les procédures devant être modifiées,

- les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées,

- les principes des modifications à apporter,

- la personne ou le consultant chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure

dans le manuel.

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le

Directeur du CeFAL fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Il doit

tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel et les

références de transmission des nouvelles sections.


9

Partie 2 :

Présentation du CeFAL


10

2 PARTIE 2 : PRESENTATION DU CEFAL

2.1 OBJECTIFS DU CEFAL

Le Centre de Formation pour l’Administration Locale (CeFAL) est une école d’application créé

au Bénin par décret n° 2011-886 du 30 Novembre 2011. Il est le fruit d’un long processus qui

résulte du constat selon lequel le personnel que les anciennes circonscriptions

administratives ont légué aux communes, présente des caractéristiques peu propices à la

gestion des actions de développement local.

Il a pour principales missions :

- d’assurer la formation professionnelle initiale et continue des agents des catégories B

et C des Collectivités Territoriales (CT) ;

- de coordonner toutes les actions de formation continue initiées et exécutées au

profit des agents territoriaux par les autres organismes de formation et en assurer le

contrôle qualité ;

- d’organiser pour les élus locaux des séminaires d’information et de formation.

Outre ces missions, le CeFAL se charge :

- d’organiser pour les élus locaux et pour les agents des collectivités décentralisées des

séminaires de formation continue qualifiante ou de perfectionnement.

- de nouer les relations ou partenariats indispensables avec d’autres centres de

formations professionnelles afin d’assurer la réussite de sa mission à travers les cinq

filières suivantes :

o administration Générale et Territoriale (AGT) ;

o planification et Développement Local (PDL) ;

o aménagement du Territoire et Gestion de l’Environnement (ATGE) ;

o finances et Fiscalités Locales (FFL) ;

o gestion et Maîtrise d’ouvrage Communale (GMOC).

2.2 ORGANISATION DU CEFAL

Le CeFAL comprend des organes d’administration et de gestion.

2.2.1 Organe d’administration : Le Conseil d’Administration (CA)

Le CeFAL est administré par un Conseil d’Administration investi des pouvoirs les plus étendus

pour agir en toutes circonstances en son nom. Il exerce ces pouvoirs dans les limites de son

objet social. La composition et le fonctionnement du Conseil d’Administration du CeFAL sont

définis dans le décret portant sa création. Le Conseil d’Administration exerce, dans les

limites des lois et règlements en vigueur, les attributions spécifiques suivantes :

- approuver la politique générale du centre conformément aux orientations et

objectifs fixés par le gouvernement ainsi que son plan d’action ;


11

- adopter le règlement intérieur du centre ;

- approuver les rapports d’activités soumis par le directeur ;

- approuver les rapports trimestriels et annuels du commissaire aux comptes ;

- adopter le budget prévisionnel, les comptes sociaux annuels et l’affectation du

résultat ;

- approuver la sélection du Directeur ;

- adopter l’étude prévisionnelle sur les perspectives d’activités du centre ;

- recueillir les dons, legs et subventions ;

- approuver les contrats ou toutes autres conventions avec d’autres établissements

ou organismes de formation nationaux ou étrangers ;

- procéder à l’évaluation des performances du centre en arrêtant annuellement les

notes, les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de performance du centre ;

- proposer au Ministre chargé de la Décentralisation sur rapport motivé, toutes

modifications utiles ou indispensables au décret portant sa création pour le bon

fonctionnement et/ou du centre notamment :

o l’extension ou la restriction de l’objet social,

o le transfert du siège social.

- fixer les primes et indemnités du personnel au regard des objectifs préalablement

déterminés et ce, conformément à la réglementation en vigueur.

2.2.2 Organes de gestion

L’organe de gestion de CeFAL comprend :

- le Conseil Pédagogique (CP) ;

- le Comité de Direction (CoDir) et

- la direction du Centre.

Le conseil pédagogique

Le conseil pédagogique (CP) est l’organe de gestion pédagogique du centre. Il est composé :

- du Directeur (Président) ;

- du Secrétaire Général (Secrétaire) ;

- du Directeur de la Formation Technique et Professionnelle ;

- des Deux Coordonnateurs des études ;

- de Trois représentants des enseignants.

Le CP est chargé de :

- la validation des différents programmes de formation ;

- l’évaluation des différents programmes de formation ;

- le suivi de la mise en œuvre de ces programmes ;

- l’appréciation des dossiers des formateurs et apprenants à recruter.


12

Le CP assure aussi la qualité de la formation dispensé par les autres organismes en direction

des agents des collectivités territoriales. Le conseil est présidé par le D/CeFAL et se réunit en

session ordinaire une fois par trimestre sur convocation de son président.

Comité de Direction (CoDir)

Le Comité de Direction est composé de :

- Directeur ;

- Secrétaire Général ;

- Chefs de département ;

- Chefs de service ;

- Un (01) délégué du personnel.

Le CoDir se réunit une fois par semaine et est présidé par le Directeur.

La direction du CeFAL

Le CeFAL dispose, pour sa gestion, des organes essentiels qui sont :

- la Direction (D/CeFAL)

- le Secrétariat Particulier (SP) ;

- l’Agence Comptable (AC) ;

- le Secrétariat Général (SG) ;

- le Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques (D/FIAP) ;

- le Département de la Formation Continue et des Stages (D/FCS) ;

- le Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques

(D/SECRP).


13

2.2.3 Organigramme

Cet organigramme est tiré du plan stratégique du CeFAL. Il s’agit de l’organigramme actuellement utilisé et qui est considéré comme l’intermédiaire

tendant vers l’organigramme cible.

Directeur du CeFAL

Secrétaire Général

Service des ressources Humaines

Agent Comptable

Division Trésorerie et

Contrôle du budget

Division Comptabilité

Secrétariat

Particulier

Secrétariat

Administratif

Chef Département FIAP Chef Dépt Suivi-Evaluation

Communication et

Relations Publiques

Chef Département FCS

Service de la Documentation et des archives

Service Suivi-

Evaluation

Service Com Et Relations Publiques

Service Affaires

Pédagogiques Service Formation

Initiale

Service des Stages Service Formation

Continue

Service Gestion de l’internat


14

2.3 ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES DES SERVICES DE LA DIRECTION DU CEFAL

CeFAL

La Direction

Rattachement hiérarchique : CA Actualisé :

Avril 2018 Révisé :

Intervenants Attributions

Le Directeur

Le directeur est chargé de :

- Veiller à la bonne exécution de l’ensemble des missions du CeFAL dont

notamment :

assurer la gestion du centre et le représenter dans tous les actes de la vie

civile ;

assurer la coordination des services du centre et en répondre devant le CA

élaborer et exécuter le budget de fonctionnement et d’investissement ;

signer les contrats de travail éventuels du personnel du Centre ;

élaborer l’avant-projet du plan de formation ;

élaborer le programme des matières enseignées ;

procéder au recrutement des enseignants ;

superviser les activités de veille à la qualité de la formation ;

préparer les comptes et états financiers et les rapports d’activités annuel

qu’il soumet dans les quatre (4) mois suivant la clôture de l’exercice, au

Conseil d’Administration pour approbation ;

veiller à la gestion des stocks dans le respect de la réglementation en

vigueur notamment en matière d’hygiène et de sécurité ;

assister aux réunions du Conseil d’Administration dont il assure le

Secrétariat ;

proposer au Conseil d’Administration, sur rapport motivé, toutes

modifications au présent décret qui lui paraissent utiles ou indispensables

pour le bon fonctionnement ou le développement du Centre ;

contrôler l’application correcte des procédures techniques,

administratives, financières et comptables.

CeFAL

Le Secrétariat particulier (SP)

Rattachement hiérarchique : Le Directeur Actualisé :



Le Secrétaire

particulier

Sous le contrôle du Directeur, le Secrétariat Particulier est chargé de :

- réceptionner, enregistrer, saisir et expédier les courriers confidentiels ;

- ventiler le courrier conformément aux instructions du Directeur ;

- réceptionner et envoyer les messages téléphoniques et postés, les courriers

électroniques ;

- préparer le courrier départ, à la signature ou au visa du Directeur ;

- recevoir et informer les visiteurs ;

- exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées par le Directeur ;

- gérer l’agenda du Directeur.


15

CeFAL

L’Agence Comptable

Rattachement hiérarchique : Le Directeur du Centre Actualisé :



L’Agence

Comptable

L’Agence Comptable est dirigée par un Agent Comptable nommé par un arrêté

interministériel du Ministre Chargé des Finances et du Ministre Chargé de la

Décentralisation. Elle est chargée de :

- gérer les ressources financières ;

- élaborer et suivre l’exécution du budget ;

- contrôler la régularité, la légalité et la sincérité des dépenses engagées ;

- veiller à l’imputation des opérations aux comptes appropriés ;

- recouvrer les recettes ;

- élaborer le rapport financier ;

- suivre les décaissements et réapprovisionnement des comptes ;

- traiter les salaires et autres avantages du personnel.

Elle coordonne les activités du :

- chargé de la comptabilité ;

- chargé de la trésorerie et du contrôle budgétaire.

1) Le Chargé (=chef division) de la comptabilité

Il est chargé de :

- recouvrer les dettes ;

- contribuer à l’élaboration du rapport financier ;

- traiter les salaires et avantages du personnel ;

- suivre l’exécution du budget ;

- veiller à l’imputation des opérations aux comptes appropriés.

2) Le Chargé de la trésorerie et du contrôle budgétaire.

Il est chargé de :

- suivre les encaissements des comptes ;

- suivre les décaissements des comptes ;

- contrôler la sincérité des dépenses engagées.

Selon le décret portant AOF du CeFAL, l’agence comptable est structurée en deux divisions

qui sont la division chargée de la comptabilité et la division chargée de la trésorerie et du

contrôle budgétaire. Mais vu les besoins actuels et la disponibilité en ressources humaines,

l’Agence Comptable est structurée de la façon suivante :

- Chef Division Matériel et Trésorerie chargé de Matériel et stock (C/MS),

- Assistant Comptable chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire (C/DCCB) et

La trésorerie est assurée par l’Agent Comptable lui-même qui joue le rôle de chef d’agence.


16

CeFAL

Le Service Chargé de la trésorerie

Rattachement hiérarchique : Agent Comptable Actualisé :



Le chargé de

la trésorerie

- préparer les prévisions de trésorerie ;

- gérer la trésorerie ;

- effectuer les encaissements et décaissements par chèques et virements ;

- comptabiliser quotidiennement ces opérations dans les journaux de

trésorerie à partir des pièces comptables,

- établir mensuellement les rapprochements bancaires ;

- établir quotidiennement la situation de trésorerie,

- effectuer mensuellement le règlement des paies ;

- effectuer après contrôle toutes les opérations d’encaissements et de

décaissements en espèces ;

- tenir les livres de caisse ;

- arrêter quotidiennement la caisse et procéder à un inventaire de caisse ;

- assurer la sécurité des fonds.

CeFAL

Le Service Chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire

Rattachement hiérarchique : Agent Comptable Actualisé :

Avril 2018 Révisé:


Le chargé de

la

comptabilité

et du

contrôle

budgétaire

- assurer les opérations de paie du personnel ;

- assurer le suivi des frais de missions ;

- assurer la comptabilisation de toutes les factures fournisseurs ;

- assurer l’enregistrement correct et régulier de toutes les écritures affectant

les comptes fournisseurs, notamment les fournisseurs d’immobilisations et

les fournisseurs d’exploitations ;

- retracer dans la comptabilité toutes les opérations se rapportant aux

prestations du Centre ;

- effectuer les imputations comptables des prestations ;

- effectuer le recouvrement auprès de la clientèle ;

- gérer l’échéancier client ;

- suivre quotidiennement l’en-cours par client ;

- de procéder à l’émission de relevés de factures.

Le service Chargé de Matériel et Stock (C/MS) assure la gestion et le suivi des biens et services ainsi

que le suivi des immobilisations et véhicules du centre.


17

CeFAL

Le Secrétaire Général (SG)

Rattachement hiérarchique : Le Directeur du

Centre

Actualisé : Avril

2018 Révisé :


Le Secrétaire

Général

Le secrétaire Général est chargé de :

- assurer la pérennité et le bon fonctionnement administratif du Centre ;

- assurer la gestion des ressources humaines du Centre ;

- veiller à la rédaction et à la mise en forme des documents produits par le

Centre ;

- contribuer à l’animation et à l’actualisation du site web du Centre ;

- contribuer à la gestion des archives du Centre ;

- veiller à la discipline générale du Centre.

CeFAL

Le Secrétariat administratif

Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé :



Le

Secrétariat

administratif

Le Secrétariat administratif est chargé de :

- mettre à jour les correspondances ;

- assurer le traitement la ventilation et le classement <<courrier arrivée>> et

« courrier départ » ordinaires ;

- assurer le pré-archivage des documents du centre ;

- reprographier les documents ;

- exécuter toutes autres tâches relevant du secrétariat et qui lui sont confiées.

CeFAL

Le Service des Ressources Humaines




Le SRH

Le service des ressources humaines rend compte au Secrétaire Général.

Il est chargé de :

- suivre la carrière des agents ;

- veiller à l’utilisation efficiente du personnel ;

- organiser des activités culturelles et sportives du centre

- instruire des dossiers disciplinaires des apprenants et du personnel du

centre ;

- promouvoir une culture favorable au travail en équipe, à la performance et

au mérite

- mettre en œuvre toutes les mesures visant à anticiper les crises sociales au

sein du centre


18


- mettre en œuvre des mesures de sécurité et de santé au travail ;

- mettre en œuvre des plans stratégiques des ressources humaines du

centre ;

- gérer les affaires juridiques et le contentieux.

- veiller à l’hygiène, à la santé, et à la sécurité au travail.

- assurer la diffusion de l’information vers le personnel (communication

interne).

- gérer les difficultés rencontrées par les membres du personnel.

- tenir à jour les tableaux de bord des ressources humaines du centre.

- coordonner la mise en place des applications informatiques en matière de

paye et de ressources humaines.

- s’assurer de la continuité des services en organisant le planning des congés

et en contrôlant l’assiduité du personnel.

- assurer la responsabilité permanente du bon fonctionnement de la paie, de

la gestion administrative du personnel, de la mise en œuvre du plan de

formation et de la politique de recrutement.

- moderniser la gestion du personnel : informatisation et automatisation des

procédures courantes (gestion de paie et administration du personnel)

- instaurer progressivement un système de planification de la gestion du

personnel (gestion des carrières, planification des départs

et recrutements, évaluation régulière du personnel, mise à niveau des

connaissances par la formation professionnelle continue….)

- tenir à jour les dossiers du personnel et en y enregistrant tous les

événements qui affectent la situation administrative des agents.

- délivrer tous certificats, attestations ou états concernant ladite situation

administrative.

- assurer le classement et la conservation de toutes pièces

administratives relatives au personnel.

- assurer le traitement administratif de toutes retenues sur salaires.

- déclencher toute procédure de recrutement extérieur et traiter

administrativement les dossiers des candidatures.

- traiter des dossiers de promotion et de mutation.

- animer le processus de notation des agents.

CeFAL Le service de la documentation

Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé : Avril

2018 Révisé :


Le service de

documentation

Il est chargé de :

- la mise en œuvre de la politique documentaire du Centre et la coordination

des moyens correspondants à ladite politique

- l’acquisition des fonds documentaires utiles à la formation des agents des


19


catégories des collectivités territoriales,

- la gestion de la bibliothèque du Centre et l’évaluation des services offerts aux

usagers

- la conservation et la sécurisation de tous les documents du centre et la tenue

de ses archives

CeFAL Le département de la formation initiale et des affaires pédagogiques




Le

Département

de la

Formation

Initiale et des

Affaires

Pédagogiques

(DFIAP)

Il est chargé de :

- élaborer le référentiel des métiers communaux ;

- élaborer le référentiel des compétences ;

- concevoir et assurer la mise en œuvre des différents programmes de formation

des cycles B et C ;

- définir les modalités des examens et de contrôle de la scolarité en liaison avec

le conseil pédagogique du centre ;

- gérer le matériel didactique ;

- créer et entretenir une banque de données de l’ensemble de la scolarité ;

- assurer l’organisation des examens et le contrôle de la scolarité.

CeFAL

Le département de la formation continue et des stages

Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé : Avril

2018 Révisé :


Le

Département

de la

Formation

Continue et

des Stages

(DFCS)

Le département de la formation continue et des stages assure :

- l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie du centre pour la formation

professionnelle continue

- la conception des différents programmes de formation, de recyclage des agents

des collectivités déjà dans un emploi territorial ;

- l’exécution, ou la mise en exécution et le suivi de ces différents programmes de

formation ;

- la coordination les différentes formations initiées par les collectivités

territoriales et exécutées par d’autres organismes de formation ;

- l’organisation et le suivi de la mise en stage des élèves du Centre.


20

CeFAL

Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques




Le Département

de Suivi-

Evaluation, de la

Communication

et des Relations

Publiques

(D/SECRP)

Le Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations

Publiques .

Il est chargé de :

- proposer et mettre en œuvre la politique de communication et de

coopération du centre ;

- mettre en place une stratégie de suivi des activités du centre ;

- étudier les référentiels de formation élaborés par les autres organismes

de formation ;

- préparer l’avis du CeFAL sur les sollicitations des collectivités territoriales

qui souhaitent bénéficier des interventions d’autres organismes de

formation autre que le CeFAL ;

- assurer la communication sur les outils et mesures visant à l’amélioration

de la qualité des services et prestations du centre ;

- élaborer des outils et stratégies d’évaluations des actions de formation

- mettre en place un mécanisme de collecte, de suivi et de rapportage des

données sur la formation ;

- capitaliser toutes les formations ;

- appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des plans de formation

- élaborer une base de données informatisée sur les statistiques et

données de formation.


21

Partie 3 :

Procédures administratives


22

3.1 PROCEDURES DE GESTION DE LA

COMMUNICATION INTERNE


23

3 PARTIE 3 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

3.1 PROCEDURES DE GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES

CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril

2018 Révisé :

GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE

3.1.1 Courrier Départ

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

CeFAL GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE Actualisé : Avril

2018 Révisé :

Courrier Départ

a- Objet de la procédure

Décrire le processus du traitement du courrier départ de CeFAL.

b- Application de la procédure

La procédure s'applique à tout courrier normal ou confidentiel (lettre, e-mail, PV de réunion)

devant quitter la Direction du Centre.

c- Règle de gestion

Tout courrier doit être au préalable visé par l’auteur, et soumis à la signature du Directeur.

d- Description de la procédure

Intervenants Description de la procédure Documents

Le SA

- réceptionne le courrier format papier ou électronique initié par un agent ;

- transmet le courrier initié par un agent au Secrétaire Particulier contre décharge ;

- saisit directement le courrier venant du Directeur ;

Courrier départ et cahier de transmission interne

SP

- réceptionne le courrier contre décharge dans le cahier de transmission interne,

- transmet sous parapheur le courrier au directeur pour être signer

Le D/CeFAL

- prend connaissance du courrier ; - valide le courrier, l’approuve et signe s’il n’y a pas d’observation - s’il a des observations, il effectue les amendements et transmet

au secrétariat administratif pour correction par le service émetteur.

Courrier départ

Le SA

- réceptionne le courrier - transmet le courrier au service émetteur pour correction, - retourne le courrier au Directeur pour signature via SG. - en cas d’urgence, demande au service émetteur le fichier et

apporte directement les modifications et fait signer le Directeur ; - enregistre dans le registre « courrier départ » ou « E-mail

Courrier départ et cahier de transmission externe


24


départ » selon qu’il s’agisse d'un courrier ou d’un message électronique avant sa transmission administrative.

Il inscrit : le numéro attribué au courrier, la date de départ, le destinataire, l'objet, les observations éventuelles.

- conserve une copie de chaque courrier dans un chrono "courrier départ", et un chrono "E-mail départ" à cet effet.

- fait copie du rapport de transmission délivré par le télécopieur et archivé avec le courrier électronique

- transmet le courrier aux destinataires contre décharge (cachet, signature et date de réception) dans cahier de transmission pour « Courrier départ » ou au chauffeur pour dépôt à la poste (si le courrier doit être posté) contre décharge dans le cahier de transmission « Correspondance expédiée par poste »

3.1.2 Courrier Arrivée


CeFAL GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE Actualisé :


Courrier Arrivée


Décrire le processus de traitement du courrier reçu.


La procédure s'applique à tout courrier reçu par le centre.

c- Règles de gestion

Tout courrier reçu doit être transmis au Directeur qui l'affecte aux destinataires par le biais

du secrétaire général après en avoir pris connaissance.



Le SA

- réceptionne le courrier - vérifie l’exhaustivité du courrier - décharge le courrier en apposant la signature et le

cachet de CeFAL sur le cahier de transmission qui est présenté avec « mention conforme »

- enregistre le courrier dans le registre "courrier arrivée" " ou dans le registre "E-mail arrivée" selon qu'il s'agit d'un courrier ou d’un E-mail. Il inscrit :

Courrier arrivée et registre "courrier arrivée"


25


la date d'arrivée, le numéro de la correspondance, l'expéditeur, l'objet, le destinataire.

- les "E-mail arrivé" sont enregistrés suivant leur accusé de réception.

- appose le cachet "courrier arrivée" sur le courrier et inscrit : la date d'arrivée, le numéro interne attribué aux courriers.

- transmet le courrier au Secrétaire Particulier du directeur contre décharge du cahier de transmission interne

SP

- réceptionne le courrier, - vérifie l’exhaustivité du courrier et décharge, - transmet sous parapheur le courrier au directeur

pour prise de connaissance

Courrier arrivée et cahier de transmission interne

D/CeFAL

- prend connaissance du courrier, - paraphe le courrier, - oriente le courrier au service concerné via le SG.

Courrier arrivée

Le SG - prend connaissance du Courrier - transmet le courrier au secrétariat administratif.

Le SA

- distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier.

- conserve une copie du courrier au secrétariat administratif dans le chrono "courrier arrivée", ou "e-mail arrivée" s'il s'agit d'un e-mail.

Courrier arrivée et cahier de transmission interne


26

3.2 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL


27

3.2 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

3.2.1 Recrutement du personnel


Recruter le personnel du CeFAL dans le respect de la législation en vigueur au Bénin.

b- Application

La procédure s'applique pour le recrutement d'un agent au profit du CeFAL.


- Le recrutement du personnel se fera conformément aux dispositions du droit privé

(confère le code de travail).

- Les contrats sont gérés par le Chef du service des Ressources Humaines.

Chaque agent doit signer un contrat de travail portant les mentions et obligations suivantes :

- les noms, prénom et adresse du travailleur,

- la description du poste occupé,

- la durée des obligations contractuelles des parties,

- le montant des rémunérations principales et autres avantages ou gratifications

accordés au travailleur.

Chaque agent a un dossier tenu par le chef Service Ressource Humaine. Ce dossier

comprend :

- le contrat de travail,

- tous les documents administratifs de l’agent (copie de l’extrait d’acte de naissance,

extrait du casier judiciaire, curriculum vitae, copie de la carte nationale d’identité,

copie des diplômes, etc.),

- les évaluations,

- Etc.


Recrutement du personnel


Le

responsable de l’entité

Poste vacant ou besoin de personnel - identifie le besoin ; - rédige ou actualise la fiche du poste à

pourvoir ; - renseigne la fiche « demande de personnel » ; - soumet la demande et la fiche au SG.

Fiche de poste Fiche de définition de profil Demande de personnel

Le SG - apprécie l’opportunité de la fiche renseignée ; - transmet la fiche au directeur ;

Le Directeur - affecte les documents reçus au Responsable Ressources Humaines (RH) pour analyse via SG


28



Le Responsable

RH

- analyse la demande au regard des prévisions ; - transmet son avis motivé au Directeur pour

décision à prendre via SG.

Le Directeur - s’assure de la pertinence de l’avis du Responsable RH ;

- retourne la demande avec son avis motivé via SG.

Le Responsable

RH

- en cas d’avis défavorable du Directeur informe l’entité demandeuse et classe la demande ;

- en cas d’avis favorable du Directeur informe l’entité demandeuse.

Le D/CeFAL - demande l’autorisation de recrutement au CA

Le

Responsable RH

Recrutement à l’interne - fait le point des agents pressentis pour la

promotion dont les profils sont en adéquation avec le poste ouvert ;

- soumet la liste des agents pressentis au Directeur via SG ;

- obtient l’avis du directeur via le SG.

Fiche de poste Demande de personnel Fiche d’évaluation Note d’affectation compte rendu

Le D/CeFAL - organise le recrutement selon la même procédure

NB. Élaboration des TDR pour le recrutement d’un cabinet. Validation des TDR par le CoDIR. Mise en place d’un comité de recrutement par une note de service. Recrutement du cabinet par le comité Le cabinet organise le recrutement en partenariat avec le RH. Le cabinet dépose le rapport de recrutement au D/CeFAL qui présente les résultats du recrutement au comité. Le D/CeFAL, après consultation du comité, choisit le candidat parmi les trois premiers identifiés par le cabinet de recrutement. Un compte rendu est élaboré à cet effet et signé par le directeur. Une note de service est prise et diffusée

Le Directeur

Plusieurs probables postulants ciblés (dans ce cas, plusieurs agents ont le profil indiqué, sont à performances égales) - le Directeur met en place un comité ad hoc

composé : o du Responsable-RH ; o du supérieur hiérarchique direct du poste

à pourvoir ; o Représentant du personnel ; o du SG.

NB : Cette composition des membres du comité n’est pas figée

Fiche de poste Demande de personnel Avis de recrutement Liste du personnel pressentis Dossiers de candidats Tests Grille d’évaluation


29



Le Responsable RH

- prépare l’avis de recrutement et le fait valider par le comité ad hoc ;

- fait signer l’avis par le Directeur ; - diffuse l’avis à l’interne ; - réception des CV actualisés et lettres de

motivation des candidats ; - soumet les dossiers au comité pour étude.

Le Comité Ad hoc

- étudie les dossiers sur la base du profil de poste et de la performance des agents prétendus ;

- Présélectionne les candidats méritants ; - soumets le rapport de présélection à

l’appréciation du Directeur.

Le Responsable RH

- fait proposer les épreuves par le supérieur hiérarchique ou par le responsable de l’entité demandeuse ou par une compétence externe ;

- convoque les candidats au test.

Le Responsable RH

- organise le test (écrit….) - convoque les candidats sélectionnés pour

l’entretien à l’issue du test écrit

Le Responsible RH

RECRUTEMENT A L’EXTERNE Au cas où il n’y a aucune candidature à l’interne - actualise ou fait le projet de l’avis de

recrutement pour une offre externe ; - fait signer l’avis par le Directeur via le SG ; - diffuse l’avis suivant le canal retenu (radio,

journaux, affichage…) ; - fait le point des dossiers déposés auprès des

entités réceptionnaires ; - soumet le point au comité.

Fiche de poste Demande de personnel Avis de recrutement Dossiers de candidatures Liste des candidats présélectionnés Tests Grille d’évaluation

Le Comité Ad hoc

- étudie les dossiers déposés suivant les critères préalablement retenus

- présélectionne les candidats

Le Responsable RH

- convoque les candidats sélectionnés pour l’entretien à l’issue du test écrit

- convoque les candidats présélectionnés pour la phase orale

Le Comité Ad hoc

Les candidats sont sélectionnés à l’issue de la phase orale - Retient les 3 premiers - Rédige le procès-verbal de sélection - Transmet le procès-verbal au Directeur pour le

choix final

Dossiers de candidatures Procès-verbal de recrutement Short liste des sélectionnés Guide d’entretien

Le Directeur

PRISE DE DECISION ET EMBAUCHE Choix final - assisté du responsable de l’entité du poste à

pourvoir fait la synthèse des résultats des entretiens de sélection

- opère le choix final - communique le choix final au comité

Procès-verbal Lettre Note de service Contrat de travail Liste des pièces administratives Fiche d’immatriculation


30



Le Responsable RH

Notification - fait préparer les lettres de notification (avis

favorable ou non favorable) aux candidats - contrôle, vise les lettres et les soumet à la

signature du Directeur via le SG

Le Responsable RH

Le contrat de travail - fait établir le contrat, contrôle et le soumet à

l’avis du Directeur via le SG - invite le candidat retenu pour la signature du

contrat - transmet le contrat signé par la nouvelle

recrue à la signature du Directeur via le SG - requiert le visa de la Direction Général du

Travail

Le Responsable RH

Formalités administratives - communique la liste des pièces

administratives à l’agent - organise la visite médicale - constitue le dossier de l’agent - fait immatriculer l’agent à la sécurité sociale - prépare l’intégration de la nouvelle recrue

Le Responsable RH

Préparation l’intégration - en concertation avec le responsable de l’entité

du poste à pourvoir, élabore le planning d’intégration

- soumet le planning au Directeur via le SG - en concertation avec le responsable de l’entité

du poste à pourvoir, désigne le tuteur de la nouvelle recrue et informe ce dernier

- veille à l’aménagement du poste de travail de la nouvelle recrue ;

- en concertation avec le responsable de l’entité du poste à pourvoir, prépare la formation d’adaptation au poste

Planning d’intégration ; Livret du personnel ; Support de formation (au besoin) ; Fiche d’évaluation ; Note de titularisation ou non ;

Le Responsable RH

Accueil de l’agent - reçoit l’agent le premier jour - présente l’agent à son supérieur hiérarchique - discute du planning de l’intégration avec

l’agent et son supérieur hiérarchique - fait visiter le cadre de travail à l’agent - présente la structure et son fonctionnement - remet les documents généraux de la structure

Le supérieur hiérarchique

Période d’essai et évaluation - soumet l’agent à des tâches - l’accompagne dans la réalisation de ses tâches - identifie les points forts et les points faibles - renseigne la fiche d’évaluation et le transmet

au Responsable-RH - le Responsable-RH approuve la fiche et la

transmet au Directeur via le SG pour décision


31



finale NB. La période d’essai dure un mois (pour les agents d’exécution) et 3 mois (pour les cadres) renouvelable une fois. Le contrat est signé soit pour une durée d’un an renouvelable soit pour une durée indéterminée. L’évaluation en interne est organisée à la fin de l’année. Le contrat est renouvelé si le Centre est satisfait de l’agent et s’il a toujours besoin de ses services. Dans le cas contraire, il ne le renouvellement pas.

Le Directeur

Renouvellement ou non du contrat - vise la fiche et instruit le Responsable-RH via le

SG pour la prise ou non de la note de renouvellement

Le Responsable RH

- soumet la note prise à la signature du Directeur via le SG

- notifie à l’agent via son supérieur hiérarchique direct

- porte la note à la connaissance de l’ensemble du personnel par affichage

3.2.2 Gestion administrative du personnel

a- Objet

Organiser la gestion administrative du personnel du CeFAL.

b- Application

La procédure s'applique à tous les agents du CeFAL.


Les dossiers du personnel sont créés et gérés par le Chef du service des Ressources

Humaines.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL


Le Responsable

RH

CREATION, GESTION ET ARCHIVAGE DU DOSSIER

Création - sollicite et obtient de la nouvelle recrue les pièces

nécessaires à la constitution de son dossier - vérifie les pièces à l’aide de la fiche individuelle de

renseignement et constitue le dossier de la nouvelle recrue

Plan de classement Dossier type Fiche individuel Dossier du personnel Fiche guide de sortie

Le Responsable

RH

Gestion - classe les pièces, suivant le plan de classement des

dossiers du personnel - adopte un classement alphabétique dans le

rangement des dossiers à l’intérieur du meuble « Dossiers actifs »


32

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL


- extrait un dossier à l’aide d’un guide sorti (fiche) pour consultation ou pour mise à jour

- met à jour le dossier au fur et à mesure qu’un élément nouveau doit être apporté à la vie professionnelle ou personnelle de l’agent

Le Responsable

RH

Archivage - procède à la clôture du dossier après départ de

l’agent - extrait le dossier du meuble « dossier actif » - range le dossier dans le meuble « dossiers départ »

3.2.3 GESTION DES CONGES ADMINISTRATIFS


Réglementer les départs en congés du personnel.


La procédure s’applique à tout le personnel du CeFAL pour le départ en congés.


Les congés ordinaires sont régis par les dispositions contenues dans les contrats du

personnel.

Le planning de départ en congé est dressé chaque année par le SRH en accord avec le

personnel et adressé au Directeur.

Congés de maternité

En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d'un congé de

maternité d'une durée de 14 semaines, dont 6 avant l'accouchement.

Pendant une période de quinze (15) mois à compter de la naissance de l’enfant, la femme a

droit à un repos d’une (1) heure par jour pour l’allaitement.

Congés maladie

Pour obtenir un congé maladie ou un renouvellement de congé maladie, l’agent doit

produire un certificat médical délivré par un médecin agréé.

Congés de veuvage

Un congé payé de veuvage est accordé à tout salarié à l’occasion du décès de son conjoint

conformément aux dispositions du Code du Travail.


33

GESTION DES CONGES ADMINISTRATIFS (GCA)


Le Responsable

RH

Droits à congé Planification des congés annuels - sollicite et obtient des supérieurs

hiérarchiques directs des agents, leur date probable de départ en congé et celle de leur collaborateur

Planning de congés Demandes de congés Titre de congé Fiche individuelle de congé

Le Responsable

RH

- compile les diverses données de congés - élabore le planning de congés du personnel - transmet le planning au Directeur via le SG

pour signature ; - communique le planning signé à l’ensemble

du personnel ;

L’agent demandeur

Traitement de la demande - adresse une demande de congé et le soumet

au visa de son supérieur hiérarchique direct au moins 15 jours avant la date probable de départ en congé ;

- dépose sa demande au SA pour transmission au Directeur ;

Le Responsable RH

- reçoit la demande de l’agent visée par le Directeur via le SG pour traitement

Le Responsable -RH

- vérifie le droit à congé à partir du planning des congés,

- soumet le titre visé par le SG à la signature du Directeur ;

- notifie le titre à l’Agent via son supérieur hiérarchique ;

- classe une copie du titre et de la demande écrite dans le dossier personnel de l’agent

- fait le suivi du congé.

Le Responsable de l’entité

Interruption de congés pour motif de service - prend contact avec l’agent pour s’assurer de

sa disponibilité ; - Informe le Responsable-RH ; - envoie une lettre motivant la nécessité de

rappeler l’agent en congé au Directeur via le SG.

Le Directeur - affecte la lettre au Responsable-RH pour analyse et disposition à prendre

Le Responsable RH

- prépare la note de service devant permettre à l’agent de reprendre service ;

- fait viser la note par le SG et la soumet à la signature du Directeur ;

- transmet la note signée à l’agent en congé via son supérieur hiérarchique.


34

3.2.4 GESTION DES PERMISSIONS


Réglementer les autorisations d’absence du personnel.


La procédure s’applique à la demande d’un agent devant s’absenter du service pour diverses

raisons.


Pour les autorisations d'absence, il sera fait référence à la Convention collective générale du

Bénin.


Agent demandeur

Demande d’absence ou de permission (congés spéciaux, absence pour évènements familiaux) - rédige la demande d’absence ; - reçoit le visa de son supérieur hiérarchique

direct ; - transmet la demande au SA pour

transmission au Directeur.

Demande d’autorisation d’absence Autorisation d’absence Certificat médical Certificat reprise de service

Le Directeur

- apprécie et affecte la demande au Responsable- RH via le SG

Le Responsable RH ;

- reçoit la décision, élabore et transmet la note autorisant l’agent au Directeur pour signature via le SG ;

- rempli la fiche de gestion des absences et classe la demande d’absence dans le dossier de l’agent demandeur.

Le SA

Certificat médical - reçoit le certificat de l’agent malade,

enregistre et transmets le certificat au Directeur.

Le Directeur - transmet via le SG le certificat au responsable RH pour classement dans le dossier de l’agent et suivi de la reprise de service de l’agent


35

3.3 PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS


36

3.3 PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS


CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé :


PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS

3.3.1 Contrats fournitures


CeFAL GESTION DES CONTRATS Actualisé :


Contrats Fournitures


Assurer un bon suivi de l’exécution des contrats passés entre le CeFAL et des tiers.


La procédure s'applique à tout contrat signé par le CeFAL avec un tiers.


Le suivi des contrats de fournitures est effectué par le Chargé du Matériel et Stock

conjointement avec l’Agent comptable dont le rôle principal est d’attirer l’attention du

Directeur sur le non-respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant

avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que ces derniers

disposent de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier

d’exécution.

Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par les chefs de département concernés

du CeFAL.



C/MS

- fait périodiquement (semaine, quinzaine, etc.…) le point des commandes : commandes échues non livrées et commandes à réceptionner dans la semaine ;

- contacte les fournisseurs devant livrer dans la semaine pour la confirmation des dates de livraison ;

- pour les commandes échues non livrées, contacte les fournisseurs concernés pour savoir les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison ;

- transmet la liste des commandes échues non livrées, les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison pour appréciation par l’Agent comptable et le Directeur.

État des commandes en Cours.


37


AC

- reçoit la liste des commandes échues non livrées, les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison

- apprécie les commandes échues non livrées ;

- transmet le document au Directeur pour décision ;

D/CeFAL

- reçoit le document

- apprécie les commandes échues non livrées

- instruit le comptable pour relancer les fournisseurs.

AC

Relance les fournisseurs ou annule certaines commandes en fonction de :

l’urgence de la situation ; la comparaison de la nouvelle date de livraison et du

délai moyen de livraison du bien commandé ; la qualité des relations avec le fournisseur.

- relance les fournisseurs dont les commandes ne sont pas annulées en leur adressant une lettre de relance signée du Directeur ;

- annule la commande et reprend la procédure si après deux relances le prestataire ne livre pas ;

- met à jour son fichier de suivi des commandes en inscrivant les nouvelles dates de livraison et les dates de relance.

Lettre de relance

AC

Annulation d’une commande L’annulation survient lorsque le produit demandé n’existe pas sur le marché, soit faute du prestataire.

- rédige une lettre d’annulation et la transmet au Directeur pour signature via le SG ;

Lettre d’annulation

le D/CeFAL - Signe la lettre d’annulation de la commande

- Transmet la lettre d’annulation dûment signée au SG

SG

- reçoit la lettre d’annulation,

- enregistre la lettre ;

- transmet la lettre d’annulation dûment signée au fournisseur ;

- transmet une copie de la lettre d’annulation à l’AC

AC

- agrafe une copie de la lette d’annulation au bon de commande dans le dossier" commandes en cours ;

- appose le cachet annulé sur le bon de commande ;

- classe le bon de commande annulé et la lettre d’annulation dans le dossier « commandes annulées » de l’année ;

- met à jour le fichier de suivi des commandes ;

Annulation de la réserve sur la ligne budgétaire

Lettre d’annulation


38

3.3.2 Contrats des prestations de services de consultance


CeFAL GESTION DES CONTRATS Actualisé :


Contrats Prestations de services

a- Objet

Assurer un bon suivi de l’exécution des contrats de prestations de services de consultance

passés entre le CeFAL et des tiers.


La procédure s'applique à tout contrat signé par CeFAL avec un tiers.


Le suivi des contrats de prestations est effectué conjointement par le Responsable concerné

et l’agent comptable dont le rôle principal est d’attirer l’attention du Directeur sur le non-

respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur

le bon déroulement du contrat. Ceci implique que ces derniers disposent de toutes les

informations sur le contrat en particulier sur le calendrier d’exécution.

Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par le Responsable concerné.



Le service concerné

Gestion du contrat

- suivi des contrats en cours d’exécution, certains évènements peuvent intervenir dans la vie du contrat, par exemple : La modification La résiliation

- etc. Suivi de l’exécution de la prestation

- suit la réalisation des prestations et rend régulièrement compte au Directeur de l'état d'avancement des travaux.

Projet d’avenant au contrat

Le service concerné

La modification des termes d'un contrat

- dès qu’il en a connaissance, informe le Directeur des informations susceptibles de modifier les clauses du contrat. Exemples : difficulté financière du prestataire ;

- apprécie les informations

- fait une lettre de comptes rendus au Directeur ;

- transmet la lettre de compte rendu au directeur via le SG


39


Le SG - reçoit le courrier

- transmet la lettre au Directeur

Le D/CeFAL

- discute avec le prestataire des points de modification éventuels ;

- instruit l’AC pour la proposition d’un projet d’avenant au contrat

AC

- rédige un projet d’avenant au contrat

- transmet le projet d’avenant au Directeur pour appréciation et validation ;

Le D/CeFAL Valide le projet d’avenant

Le prestataire Signe l’avenant au contrat Retourne le l’avenant signé au Directeur via le SG

Le D/CeFAL - signe l’avenant au contrat ;

Le SG - transmet un exemplaire de l’avenant dûment signé au

prestataire ainsi qu’à tous les destinataires du contrat initial

AC - Joint une copie au dossier original de prestation de

service.

C/DFIAP et C/DFCS

Dans le cas des formations :

- constate le non-respect du contrat par le formateur (par exemple non-respect la masse horaire prévue) ;

- informe le Directeur par une note.

Le D/CeFAL

- apprécie l’information

- prends une note de service en vue du règlement de la facture conformément à la masse horaire effectivement exécutée.

- transmet la note au SG

Le SG Transmet copie de la note à tous les destinataires(le chef département concerné, l’agent comptable et le formateur)

L’AC Prend copie de la note pour exécution


40

3.4 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE

GESTION DES BIENS ET SERVICES


41

3.4 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES BIENS ET SERVICES


CeFAL

PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé :

Avril 2018 Révisé : PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES BIENS

ET SERVICES

Les biens stockés constituent la seconde catégorie d’éléments corporels du patrimoine du

CeFAL.

Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations.

Par stock, il faut comprendre :

- Les matériels ;

- Les fournitures de bureau.

Leur niveau doit faire l’objet de suivi. Pour ceux qui ne sont pas directement consommés,

leur gestion est effectuée par le Chargé de Matériel et Stock sous la supervision de l’Agent

Comptable.

Il réceptionne la commande et met à jour les fiches de stocks.

La fonction approvisionnement et gestion des biens et services est constituée des

procédures suivantes :

- La consultation de fournisseurs ou d’entreprises

- Le traitement des entrées ;

- Le traitement des consommations ;

- L’inventaire ;

- La valorisation ;

- Le renouvellement.

3.4.1 Consultation de fournisseurs ou d’entreprise


CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé : Avril

2018 Révisé :

Lancement des commandes


Applique aux commandes dont les montants sont supérieurs ou égale à 50 000 FCFA.

Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois entreprises ou fournisseurs

régulièrement installés au Bénin et en règle vis-à-vis des administrations fiscale et sociale

Béninoises et disposant d’une expérience d’exécution des travaux à effectuer ou des

fournitures à livrer. Cela signifie que le fournisseur dispose des pièces suivantes à jour :


42

- Attestation fiscale ;

- Registre de commence ;

- IFU ;

- Attestation de non faillite ;

- Attestation CNSS

- RIB


La fonction achat exige en effet qu’un service spécialisé en assure la gestion par le contact

avec les fournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins du CeFAL par des articles acquis

aux meilleures conditions qualité, délai de livraison, prix et paiement. Le référentiel des prix

établit par le ministère fait office de référence dans ce processus.

Une commission ad’ hoc d’ouverture et d’analyse des offres est mise en place. Sa

composition varie selon la nature de l’offre.


Lorsqu’un fournisseur ne respecte pas ses engagements, il doit être inscrit sur une

liste noire après deux avertissements écrits. Tout fournisseur inscrit sur cette liste ne

peut être consulté pour les achats du CeFAL.

Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres selon la valeur des

biens à acquérir. Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant

supérieur ou égal à 50 000 FCFA doit faire l’objet d’une consultation d’au moins

trois fournisseurs dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs.

Les offres ne sont ouvertes par la commission ad’hoc d’ouverture et d’analyse

qu’après avoir reçu au moins trois offres. En cas de réception de moins de trois

offres, d’autres prestataires pourront être consultés sur la base du même dossier de

consultation afin de recevoir d’autres offres complémentaires avant de procéder à

l’ouverture des offres. Afin d’éviter des délais supplémentaires de passation de

marchés (pouvant être dus à la réception de moins de trois offres), il est conseillé de

consulter au moins cinq fournisseurs ou entreprises.

Le CeFAL dispose d’un carnet de bon de commande pré numéroté en triple :

- original à joindre au dossier de commande ;

- duplicata (à conserver par le fournisseur) ;

- souche est gardée dans le carnet.



Le Service

demandeur

Expression des besoins

L’expression des besoins d’achat se fait par un

service demandeur ou également dans le cadre

Demande d’achat


43


d’une commande groupée auprès du Directeur du

Centre.

Le demandeur doit préciser les caractéristiques

techniques du bien ou service demandé.

Transmet le besoin au Directeur

Le D/CeFAL

- reçoit et examine les besoins exprimés par

le demandeur ;

- donne son avis ;

- transmet le dossier à l’Agent Comptable

pour préparation de la demande de

cotation ou retourne le dossier au

demandeur en cas de rejet de la demande

Demande d’achat

L’AC

Préparation de la demande de cotation et

lancement de la consultation

- s’assure que le marché est prévu au budget ;

- identifie et établit en collaboration avec le

directeur la liste restreinte des prestataires

(fournisseurs ou entreprises) pré qualifiés à

consulter ; la liste doit comporter au moins

trois fournisseurs qualifiés ayant leurs pièces

administratifs (attestation fiscale, RC,

attestation de non faillite, numéro IFU etc.)

d’opérateur économique à jour.

- élabore le projet de dossier de demande de

cotation comprenant entre autres une lettre

d’invitation dûment datée rédigée (avec

précision de la date limite de dépôt des offres,

du délai de livraison/exécution, des modalités

de paiement, des critères d’évaluation et

d’attribution), et les annexes comportant le

cadre du devis quantitatif et estimatif, les

spécifications et plans, et le modèle de contrat

ou de lettre de commande ;

- soumet le dossier à la signature au Directeur

Dossier de demande de

cotation + liste des

prestataires

Le D/CeFAL

- examine le dossier de demande de cotation et

de la liste restreinte, et propose si nécessaire

des modifications

- approuve et signe la lettre de consultation

- fait transmettre la demande de cotation aux

entreprises ou fournisseurs retenus sur la liste

restreinte par le biais du Secrétariat

Administratif ;

- fait constituer la commission d’ouverture et la

commission d’évaluation


44


Le SA Réception des offres

- reçoit les offres ;

- enregistre les offres (inscription de la date,

de l’heure et du numéro d’ordre) ;

- transmet les offres au Directeur.

Offres des

soumissionnaires

Le D/CeFAL - convoque les membres de la commission

pour l’ouverture des plis.

La commission ad

‘hoc d’ouverture et

d’analyse des offres

- procède à l’ouverture des offres ;

- établit le procès-verbal de la séance

d’ouverture ;

- conserve les originaux des offres ;

Transmet les autres copies d’offres à la

Commission d’Evaluation.

PV d’ouverture

La commission

ad’hoc d’ouverture

et d’analyse des

offres

Evaluation des offres et proposition d'attribution

du marché

- vérifie l’exhaustivité et la conformité des

offres aux spécifications du dossier de

demande de cotation ;

- procède à l’évaluation des offres ;

- établit un rapport d’évaluation détaillé avec

indications précises des éléments sur lesquels

se fonde la recommandation d’attribution du

marché ou de rejet d’une offre ;

- transmet le rapport approuvé au directeur

Le Rapport d’évaluation

des offres

Le D/CeFAL - en cas d’approbation, soumet (si requis par le

code) le rapport à l’approbation de l’Organe

de contrôle désigné dans le code et reçoit

l’avis ;

- transmet le rapport approuvé à l’agent

comptable pour préparation de la lettre de

notification.

Le Rapport d’évaluation

des offres

L’AC

La notification à l'attributaire

Prépare la lettre de notification et d’invitation à la

signature du contrat qu’il soumet à la signature du

Directeur via le SG.

Lettre de notification

Le SG - paraphe la lettre de notification

- transmet la lettre au Directeur

Le D/CeFAL - signe la lettre de notification de l’attribution et

d’invitation à la signature du marché (Lettre

de Commande ou Bon de Commande) ;

- fait notifier la lettre du marché à l’attributaire

Lettre de notification


45


L’AC

Elaboration et signature du marché

- élabore le projet de contrat ;

- fait viser le projet de marché par le Directeur

- soumet le projet de marché à la signature de

l’Attributaire ;

- transmet le projet de marché signé par

l’attributaire à l’approbation et la signature du

Directeur.

Projet de marché

Le D/CeFAL - approuve et signe le projet de marché ;

- fait signer le contrat par tous les éventuels

autres signataires autorisés dans le Code des

Marchés Publics ;

- fait transmettre le marché dûment signé à

l’attributaire du marché pour enregistrement

(pour les contrats) ou non (pour les bons de

commande).

Marché dument signé

3.4.2 Entrée en stock


CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :


Entrée en stock


Mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser les stocks du centre

(biens notamment) dès leur réception.

Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci-

dessous.


Les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat.


Toute réception de stock doit transiter par l’Agent Comptable qui actualise sa fiche de stock.

Les consommations directes doivent être limitées. Même dans ce cas, l’Agent Comptable

inscrit simultanément en entrée et en consommation l’opération.


46


La CeFAL


APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :


Réception des biens


Le C/MS

Réception conforme

- reçoit le bien et délivre le bon de réception conformément à

la procédure des approvisionnements ;

- s’assure de leur exactitude ;

- stocke le bien.

- actualise sa fiche de stock en inscrivant la réception dans la

colonne des entrées ;

- informe l’Agent Comptable de la réception afin qu’il la porte

à la connaissance du demandeur et du Directeur.

(PV de réception

+ facture +

Bordereau de

livraison)

Le C/MS

En cas de livraison non conforme

- constate la livraison non conforme sur le plan quantitatif et

qualitatif ;

- délivre le bon de livraison provisoire ;

- invite le fournisseur à livrer les quantités

manquantes conformément à la demande ;

- s’abstient de signer le bon de livraison du fournisseur ;

- informe l’Agent Comptable.

Le

fournisseur - procède aux livraisons complémentaires

Le C/MS - reçoit les quantités manquantes ;

- lance la procédure de réception énoncée précédemment.

CeFAL

GESTION DES STOCKS

Affectation des biens aux Services Actualisé :



Le D/CeFAL - arrête la date d’affectation des stocks ;

- informe par note les différents services.

L’AC - propose un ordre de sortie

- transmet la proposition d’ordre de sortie au Directeur

Le D/CeFAL - valide l’ordre de sortie

Le C/MS

- organise l’affectation sur les instructions du Directeur ;

- émet les ordres de sortie ;

- fait signer les ordres de sortie par les différents services


47


bénéficiaires ;

- signe les ordres de sortie

- fait signer les ordres de sortie par l’Agent comptable et

le Directeur ;

Le

bénéficiaire

Signe les ordres de sortie

L’AC Signe l’ordre de sortie

LE D/CeFAL Signe l’ordre de sortie

Le C/MS

- donne les originaux des ordres de sortie aux services

bénéficiaires

- classe les copies et garde les souches dans le carnet

3.4.3 Traitement des consommations




Traitement des consommations


Traiter les consommations par l’intermédiaire des tâches mentionnées dans les lignes ci-

dessous.

b- Principe d’application

- Les différents services du CeFAL s’adressent à la direction pour leur fourniture de

biens préalablement stockés et gérés par l’Agence Comptable.

- Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d’avarie. Mais l’avarie devrait

être constatée par un PV établi sur la supervision d’une commission mise en place

par le Directeur et composé entre autres du C/MS et de l’Agent Comptable.


Le traitement des consommations se fait avec le Bon de Consommation (Fiche à la

disposition des différents services pour matérialiser les demandes de stocks) et la fiche

de stock.


La procédure comprend trois tâches :

- la demande de bien ;

- la sortie des stocks ;

- la demande insatisfaite.


48


Le service

demandeur

- constate le besoin ;

- délivre un bon de consommation adressé à l’Agent

Comptable

Bon de consommation

L’AC - reçoit le bon de consommation ;

- transmet le bon au Chargé de Matériel et Stock

Bon de consommation

Le C/MS

Cas de disponibilité du bien voulu

- reçoit le bon de consommation ;

- vise le bon ;

- prépare l’ordre de sortie ;

- prévient le service demandeur de la disponibilité

du bien.

- fait signer l’ordre de sortie par le bénéficiaire ;

L’AC

- signe l’ordre de sortie ;

- retourne l’ordre de sortie au Chargé de Matériel

et Stock

Le service

demandeur

- prend livraison de l’article souhaité ;

- récupère une copie de l’ordre de sortie signé par

le chargé du Matériel et Stock, l’Agent Comptable

et le Directeur.

Le C/MS - classe sa copie du bon de consommation ;

- met à jour la fiche de stock.

Le C/MS

Demande de bien insatisfaite

- reçoit le bon de consommation ;

- constate l’indisponibilité de l’article en quantité

ou en qualité ;

- retourne le bon de consommation au demandeur

en lui notifiant les quantités et qualités du bien

demandé ;

- dans le cas de disponibilité partiel des articles, fait

l’ordre de sortie qui précise au demandeur ce qui

est disponible.

- prévient l’Agent Comptable pour la

programmation de l’achat.

Le C/DCCB - Prépare l’achat si prévu dans le budget

Le service

demandeur

S’il le souhaite en cas d’absolue nécessité :

- prépare un bon de consommation pour la quantité

disponible ;

- transmet à l’Agent Comptable pour suite.

L’AC

- reçoit le nouveau bon de consommation pour

suite ;

- lance la procédure pour sortir le bien demandé.


49

3.4.4 Inventaire des stocks



2018 Révisé :

INVENTAIRE DES STOCKS

a- Objet

Inventorier les stocks par la technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine

et la confirmation de leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la

prise d’inventaire périodique.

La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de

préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.

b- Principe d’application

L’Agent Comptable est responsable de la planification des travaux d’inventaire. L’inventaire

est effectué sous sa responsabilité.

Les travaux d’inventaires s’effectuent au moins une fois par an. Les inventaires au 31

Décembre de chaque année sont obligatoires.

c- Documents supports

- Fiche d’inventaire : document retraçant les résultats de l’inventaire tout en

permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément

inventorié.

- Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les

soldes.

- Bon de réception provisoire : constate la réception des stocks pendant les travaux

d’inventaire.


La procédure comprend trois tâches :

- La préparation de la prise d’inventaire ;

- La réalisation de la prise d’inventaire ;

- La réception des biens pendant l’inventaire.


L’AC

Préparation de la prise d’inventaire

Avant le début des travaux :

- constitue une équipe pour la prise d’inventaire

dont il est le responsable.

- fait procéder à l’aménagement de l’espace

Fiches d’inventaire


50


d’inventaire ;

- liste (par numéro d’ordre, désignation et

localisation) tous les stocks à la date de

l’inventaire ;

- numérote et met les fiches d’inventaire vierges à

la disposition de l’équipe d’inventaire ;

- s’assure que les aires de stockage sont bien

délimitées ;

- détermine un endroit où seront entreposés les

biens usagés reçus durant l’inventaire ;

L’équipe

d’inventaire

Réalisation de la prise d’inventaire

Sous la coordination de L’Agent Comptable :

- procède au comptage exhaustif des stocks sur

leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ;

- transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche

récapitulative.

Fiche de décompte

Le C/MS

- fait signer la fiche récapitulative à toute l’équipe,

lui-même y compris ;

- détermine les écarts entre les stocks théoriques et

les comptages physiques à partir de la fiche des

écarts et les valorise ;

- arrête et signe les fiches de stocks à la date de la

prise d’inventaire en mentionnant le stock final ;

Fiche d’écart

d’inventaire

L’équipe

d’inventaire

Transfert les fiches récapitulatives, les fiches des écarts à

la comptabilité pour le traitement comptable.

Le C/DCCB

- reçoit les documents ;

- les confronte aux soldes comptables aux soldes

stocks ;

- diligente toutes les régularisations nécessaires selon

les procédures comptables prévues à cet effet.

- classe les documents relatifs aux stocks.

L’AC

Réception des biens pendant l’inventaire

- procède lui-même à la réception des nouveaux

stocks ;

- émet un bon de réception provisoire ;

- fait stocker les biens dans un espace distinct de

l’aire de stockage des biens inventoriés ;

- lance la procédure d’entrée en stocks à la fin de

l’inventaire.


51

3.4.5 Valorisation des stocks




VALORISATION DES STOCKS


Valoriser les stocks par une bonne exploitation des résultats de l’inventaire.


Les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation et prendre en compte des

dépréciations éventuelles.

Le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre

une méthode de valorisation des stocks.

La méthode proposée ici est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).


Les stocks sont gérés sur la base des documents ci-après :

- Fiche d’inventaire : document retraçant les résultats de l’inventaire tout en

permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément

inventorié.

- Factures de la période ;

- Référentiel de prix établit par le Ministère chargé des Finances.



L’AC

En collaboration avec le Chargé de la Comptabilité et du

contrôle budgétaire :

- regroupe l’ensemble des fiches d’inventaire ;

- effectue un classement selon la nature des stocks ;

- pondère les quantités respectives achetées selon la

nature par les prix sur la période concernée ;

- effectue une sommation de ce résultat (1) ;

- procède à la sommation des quantités de la période(2) ;

- détermine le prix moyens unitaire par le (1)/(2)

CMUP

- valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP

calculé ;

- effectue les corrections nécessaires des états

financiers.


52

3.4.6 Renouvellement des stocks



2018 Révisé :

Renouvellement de Stock


Assurer une gestion saine des stocks du centre.


Le renouvellement des stocks est fait suivant la procédure de passation des marchés en

vigueur en République du Bénin.

Le délai d’approvisionnement, la disponibilité des produits et la rotation des stocks sont des

éléments d’appréciation pour le lancement de cette procédure.


La prise des documents suivants doivent précédés le renouvellement de stock :

- Fiche de stock ;

- Rapport de gestion de l’agence Comptable.



C/MS

- constate le faible niveau des stocks ;

- informe par note l’Agent Comptable avec des données

chiffrées.

L’AC

- reçoit ladite note ;

- vérifie les données chiffrées ;

- émet des réserves à prendre en compte ;

- notifie son accord pour la préparation du dossier de

demande de cotation ;

L’AC - prépare le bon de commande ;

- transmet les documents au Directeur

Le D/CeFAL

- reçoit les documents ;

- vérifie l’opportunité ;

- signe le bon de commande ;

- émet des réserves à prendre en compte ;

- renvoie les documents à l’Agent Comptable.

L’AC

- reçoit l’autorisation d’engager la dépense ;

- lance la commande suivant la procédure de passation de

marchés.


53


54

3.5 PROCEDURE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET

DES VEHICULES


55

3.5 PROCEDURE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES


CeFAL

PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril

2018 Révisé : PROCEDURES DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET

VEHICULES


Contrôler et suivre l'utilisation des immobilisations ainsi que leur entretien.


Cette procédure s'applique à toutes les immobilisations.


- chaque immobilisation doit être immatriculée au nom du CeFAL

- le service utilisateur du matériel veille à l'entretien régulier des immobilisations. Il

veille au renouvellement des polices d'assurance ou des contrats de maintenance

souscrits.

- un inventaire physique des immobilisations est effectué à la fin de chaque exercice

comptable.

- les véhicules doivent être exclusivement utilisés dans le cadre des activités du CeFAL ;

- les conducteurs veillent à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu

par le plan d’entretien du constructeur.

- toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la

connaissance de l’Agence Comptable ;

- tous les mois, le conducteur relève le kilométrage ainsi que les consommations de

carburant à partir des fiches techniques de bord des véhicules ;

- le conducteur veille au respect des dates de renouvellement de polices d’assurance

et visites techniques.

A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,

pneumatique), le conducteur du véhicule remplit la fiche technique de bord du véhicule en

inscrivant :

- la date ;

- la nature des travaux réalisés ;

- son nom et sa signature ;

- s’index kilométrique.

d- Autres règles spécifiques à l’utilisation des véhicules

- les chauffeurs sous contrat sont les seuls habiletés à conduire les véhicules du

centre ;

- le transport des passagers extérieurs au centre est prohibé ;


56

- la maintenance des véhicules doit être périodique et les fiches d’information de

pannes doivent être régulièrement tenues à jour ;

- le véhicule en mission est sous la responsabilité du chef de mission. Aucun

déplacement avec le véhicule ne peut se faire sans son autorisation ;

- le lieu de garage d’un véhicule en mission est retenu par le chef de mission.

Toutefois, le lieu de garage le plus indiqué est le parking de l’hôtel où loge le chef de

mission ;

- l’utilisation des véhicules à des fins personnelles est interdites ;

- en cas d’accident, avisé la police et faire établir un constat ;

- les documents tels que le fichier des véhicules et les rapports de maintenance des

véhicules, doivent être régulièrement mis à jour sous la responsabilité du chargé de

Matériel et Stock ;

- les véhicules doivent être gardés au siège du centre ou en lieu sûr et bien gardés.

e- Sécurité des véhicules

Limitation de vitesse

- la vitesse maximum est de 50km/h en agglomération et de 110 km/h hors

agglomération. Cependant les conducteurs sont tenus de respecter les vitesses

maximales affichées sur les panneaux routiers.

- Rouler tard la nuit est déconseillé.

Les ceintures de sécurité

Elles doivent être de façon systématique pour tous les passagers du véhicule du centre.

Toutes surcharges des véhicules de passagers ou en bagages est interdit.

Le port de casque

Le port de casque est obligatoire pour tous les utilisateurs de motos du centre.

Les personnes à bord

Il est formellement interdit de prendre des personnes qui ne sont pas inscrites sur l’ordre de

mission.

3.5.1 Entretien et réparation des équipements


CeFAL

PROCEDURES DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES

VEHICULES Actualisé :


Entretien et réparation des équipements


57


Entretenir et réparer les équipements et le matériel roulant.


La procédure est appliquée pour les services relatifs à l'entretien et à la réparation des

équipements et du matériel roulant.


- Un contrat de maintenance devra être signé avec un prestataire de la place pour la

maintenance et la réparation des équipements de bureau (ordinateurs,

photocopieurs, climatiseurs, etc.).

- Les organes en charge de la passation des marchés doivent faire jouer la concurrence

pour obtenir les meilleures prestations au moindre coût.

Les opérations suivantes intègres la procédure d’Entretien et réparation des équipements :

- Préparation de la Demande de Réparation (DR) ;

- Etablissement du devis des travaux ;

- Accord du Directeur ;

- Préparation du B/C ;

- Signature du B/C.

- Ventilation des documents.



L’utilisateur

Du Matériel/

Chauffeur

Préparation de la demande de réparation (D/R)

- prépare une DR en précisant :

la date ;

l'objet de la demande ;

la description des travaux demandés ;

- transmet la DR à l’Agent Comptable.

DR

L’AC

- vérifie la disponibilité budgétaire ;

- initie et une lettre de demande de devis à l’intention du

prestataire

Le D/CeFAL - signe la lettre de demande de devis à l’attention du prestataire

Prestataire Etablissement du devis des travaux

- établi un devis pour les travaux demandés

- transmet le devis au garage central

Devis

Garage

Centrale

Dans le cas de réparation des véhicules :

- reçoit le devis du prestataire

- valide le devis ou le cas échéant fait des observations à prendre

en compte par le prestataire

Prestataire Transmet le devis validé par le garage central à l’agent comptable


58


L’AC - reçoit le devis

- transmet le devis au Directeur

- fait le suivi financier ;

Le D/CeFAL

Accord du Directeur Général

- approuve le devis ;

- retourne le devis à l’AC pour l'établissement du B/C.

L’AC

Etablissement du B/C - établit le B/C en trois (03) exemplaires en mentionnant :

le nom du prestataire ; l'adresse ; l'appareil ou le véhicule à réparer ; le service utilisateur ; la description détaillée des pannes signalées et les

montants correspondants.

L’AC Signature du B/C

Transmet le B/C et le devis au Directeur pour signature.

Le D/CeFAL

- signe le B/C ;

- retourne le B/C à l’AC.

L’AC

Ventilation des documents

- ventile les documents comme suit :

original B/C est joint au dossier ;

duplicata est remis au prestataire

souche B/C à la comptabilité.


59

Partie 4 :

Procédures financières et

comptables


60

4.1 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE


61

4 PARTIE 4 : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

4.1 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE


CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :


PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

4.1.1 Procédures de gestion de la caisse recette

PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé :


GESTION DE LA CAISSE RECETTE

a- Objet

Contrôler et gérer efficacement les fonds du Centre.


La procédure est appliquée pour la gestion de caisse recette.


Pour un meilleur contrôle des flux, une Caisse recette est tenue. Le compte Caisse recette

enregistre uniquement les opérations de débit, c’est-à-dire les entrées de fonds. Ainsi :

- Les recettes sont enregistrées au journal chronologiquement, les unes après les

autres.

- Toute écriture comptable doit être appuyée par une pièce justificative en bonne et

due forme.

- Le classement des pièces revêt une importance primordiale et s’effectue suivant

l’ordre numérique.

- Un bon pré numéroté de "Recette caisse" pour un encaissement est préalablement

préparé par le caissier pour chaque opération.

- Un numéro d’ordre est donné à chaque pièce de "Recette caisse" en commençant

par le numéro 1 au début de chaque mois comme moyen d’identification rapide. Ce

numéro de référence doit être enregistré en même temps que le montant avec le

libellé explicatif pour chaque opération dans le journal de caisse.


62



Le C /T

ENCAISSEMENT

1. Encaissement des espèces

- reçoit la facture correspondante et s’assure que

le montant versé est bien celui dû par le client ;

- appose le cachet « payé » sur la facture ;

- établit une fiche de recette en 3 exemplaires visés par le

client et par le Chargé de la trésorerie

- remet au client :

l’original de la fiche de recette ; et

l’original de la facture.

- enregistre l’opération dans le journal de caisse « Caisse-

Recette »

- transmet au service chargé de la comptabilité et contrôle

budgétaire :

l’exemplaire de la fiche de recette ;

le 2ème exemplaire de la facture correspondante.

Le C/DCCB

2. Mise à jour du journal de Caisse et classement

A la réception des documents :

- valide la saisie pour comptabiliser l’opération ;

- classe la fiche de recette et la facture ;

- transmet un exemplaire de la facture pour mise à jour du

fichier Client.

L’AC

3. L’actualisation du fichier Clients :

Dès la réception des documents :

- s’assure de la concordance des montants (celui de la facture

du client et celui figurant sur la fiche de recette) ;

- à l’issu de ce contrôle ultime, procède à la mise à jour du

fichier Client.

Le C/T

VERSEMENT A LA BANQUE

4. Versement des espèces en banque

- récapitule hebdomadairement tous les encaissements ;

- établît un bon de sortie « caisse » et le bordereau de

versement sur l’approbation du Chef de l’Agence Comptable

- verse les espèces sur le compte bancaire ouvert au nom du

CeFAL ;

- retourne avec une copie du bordereau de versement ;

- remet la copie du bordereau de versement au Chargé de la

Comptabilité et du Contrôle Budgétaire

Le C/DCCB

5. Comptabilisation du versement

Dès réception du bordereau de versement :

- saisit le versement effectué dans le brouillard de banque du


63


compte CeFAL et valide la saisie pour comptabiliser

l’opération ;

- classe la copie du bordereau de versement dans le dossier

banque.

Le C/DCCB

6. Contrôle de Caisse

- périodiquement, l’Agence Comptable procède à la vérification

de toutes les pièces justificatives correspondantes et au

contrôle de l’exactitude des totaux.

- vérifie les totaux et le solde déterminé par le caissier à la fin

de la journée.

- un contrôle de caisse est obligatoirement effectué à la fin de

chaque journée par l’Agent Comptable après que tous les

totaux auront été vérifiés.

- une certification de caisse est faite sur le journal de caisse à la

fin de chaque jour. Cette certification est signée par le caissier

et l’Agent Comptable.

L’AC

- l’agent Comptable peut effectuer un contrôle de caisse à

n’importe quel moment.

- à la fin de chaque mois, l’Agence Comptable doit procéder au

contrôle de caisse et produire à l’issu de ce contrôle un

procès-verbal dûment signé par lui et le Caissier.

4.1.2 Procédures de gestion de la caisse menues dépenses


CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé : Avril

2018 Révisé :

GESTION DE LA CAISSE MENUES DEPENSES


Fournir des fonds nécessaires pour le règlement des menues dépenses et dépenses

courantes de fonctionnement du CeFAL. Ces menues dépenses comprennent entre autres :

- le paiement de petites dépenses ;

- l’achat de matériel pour la maintenance des équipements.


La procédure est appliquée à la gestion des menues dépenses.

c- Généralités et règles de gestion

- La caisse sert à régler les menues dépenses urgentes dont le montant ne dépasse pas

50.000 Francs CFA TTC.


64

- Toute sortie de caisse doit être préalablement autorisée par l’agent Comptable et

visé par le Directeur.

- Les sorties de caisse pour achat, doivent être justifiées à posteriori par une facture

acquittée ou un reçu de paiement.

Le Chargé de la comptabilité et contrôle budgétaire assure la responsabilité de la caisse de

menues dépenses.



Le

demandeur

Etablissement du bon de caisse

- constate la défaillance

- exprime son besoin au Directeur

- en cas d’approbation, transmet la demande à l’Agent

Comptable pour traitement.

L’AC - traite la demande

- identifie un prestataire

Le prestataire - dépose la facture à l’agent comptable

- fait la prestation

L’AC

Signature du bon de caisse

- constate l’effectivité de la prestation

- procède au paiement du prestataire

- signe le bon de caisse.

Le C/T

Décaissement et enregistrement de la sortie

- reporte dans son journal de caisse le mouvement de sortie ;

- classe la facture dans le chrono

- classe le bon de caisse dans le chrono des bons de caisse ;

Après l’achat, le prestataire doit fournir tous les justificatifs de

l’achat (facture acquittée) au chargé de la trésorerie.

Le C/T

Régularisation de la caisse

A la réception du justificatif de l’achat :

- l’agrafe au bon de caisse

- classe les documents dans le chrono de caisse ;

- en cas de reliquat sur le montant décaissé, il l’encaisse et met à

jour son journal de caisse.

4.1.3 Procédures de réapprovisionnement de la caisse menues dépenses

PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

CeFAL GESTION DE LA CAISSE MENUES DEPENSES Actualisé :


PROCEDURES DE REAPPROVISIONNEMENT DE LA CMD


65


Réapprovisionner la caisse des menues dépenses pour fournir des fonds nécessaires pour le

règlement des dépenses courantes de fonctionnement du CeFAL.


La procédure est appliquée au réapprovisionnement de la caisse des menues dépenses


- La caisse des menues dépenses est tenue par le Caissier du CeFAL. Il est entièrement

responsable du solde qui découle des opérations qui y sont enregistrées et doit

prendre toutes les dispositions pour en assurer la sécurité.

- L’approvisionnement de la caisse des menues dépenses se fait obligatoirement sur

un compte bancaire et non par prélèvement sur la caisse recette. Le montant de

l’approvisionnement est enregistré en entrée (qui correspond au débit) dans le

journal de caisse des menues dépenses.

- Le fonds est reconstitué par le versement d’une somme égale au montant des

dépenses. A n’importe quel moment, le total de l’encaisse, des dépenses engagées et

des bons provisoires doivent être égaux au montant du fonds de caisse.

- Le montant annuel maximum pour l’approvisionnement de la caisse de menues

dépenses est d’un million (1 000 000) Francs CFA renouvelable une seule fois.

- Pour la sécurité de la caisse, les fonds doivent être déposés dans une caissette dont

la clé est détenue par le caissier seul. La caissette est à son tour déposée à la fin de la

journée dans le coffre de l’Agent Comptable.

d- description de la procédure


Le C/T

Dès que le niveau de la caisse atteint le seuil de

réapprovisionnement :

Arrêt de la caisse

- arrête la caisse,

- transmet à l’Agent Comptable :

L’arrêt de caisse ;

Les pièces justificatives.

L’AC

Contrôle de la caisse et établissement du chèque

d’approvisionnement

- procède à un contrôle de l’arrêté justificatif ;

- vérifie le solde de la caisse ;

- établît un PV de contrôle de caisse ;

- signe l’arrêté si aucune anomalie n’est détectée ;

- établît le chèque de réapprovisionnement

- transmet le chèque avec l’arrêté de caisse au Directeur

pour signature.


66


Le D/CeFAL

Signature du chèque

- contresigne le chèque

- fait une copie du chèque

- retourne le chèque à l’Agent Comptable.

Le C/DCCB

Comptabilisation des pièces de caisse

- saisit le chèque (avec toutes les références possibles) dans

le brouillard de la banque et valide la saisie ;

- saisit les pièces de caisse dans le brouillard de caisse et

valide la saisie ;

- classe dans le dossier caisse, l’arrêté de caisse avec les

pièces de caisse ;

- classe dans le dossier banque la photocopie du chèque.

Le C/T

Retrait de fonds

- retire les fonds à la banque.

Dès réception des fonds :

Etablissement du bon d’entrée en Caisse

- établît un bon d’entrée en Caisse ;

- signe le bon d’entrée et le transmet à l’Agent Comptable

pour Visa.

Enregistrement du montant reçu

- met les fonds en caisse après vérification de l’exactitude du

montant réel ;

- signe le bon d’entrée et reporte le montant reçu dans son

journal de Caisse ;

- Classe le bon d’entrée dans le chrono des pièces de Caisse.

4.1.4 Procédures d’encaissement




PROCEDURES D’ENCAISSEMENT


Enregistrer les règlements des clients lorsque ceux-ci sont effectués par chèque ou par ordre

de virement.


La procédure s’applique à tous les règlements des clients effectués par chèque ou par ordre

de virement.


- Les règlements sont effectués par chèque à l’ordre du CeFAL ou par virement

bancaire sur le compte du CeFAL ;


67

- Tout règlement des clients donne lieu à l’émission d’une fiche de recette établie en

trois (03) exemplaires par le CeFAL et dont une copie est remise au client.

- Les règlements des clients sont effectués sur la base des factures délivrées par le

CeFAL ;

- Dans le cas d’un ordre de virement bancaire, une copie de l’ordre de virement émis,

doit être transmise par le client au CeFAL.


L’AC

Les encaissements bancaires proviennent essentiellement de

l’encaissement des chèques Clients et des versements provenant des

recettes de prestations.

Contrôle et délivrance de la fiche de recette

- contrôle le chèque ou l’ordre de virement reçu :

mentions inscrites correctes

montant correspondant à la facture émise.

Si le chèque ou ordre de virement est correct :

- établît une fiche de recette en 3 exemplaires au nom du Client

mentionnant :

la référence du contrat et de la facture ;

les références du chèque (N° du chèque et Banque)

- signe la fiche et y appose le cachet du CeFAL ;

- remet l’original de la fiche au Client ;

- transmet la copie de la fiche + le chèque au service chargé de la

comptabilité et du Contrôle du budget.

Le C/DCCB

Comptabilisation du règlement

- saisit le règlement dans le compte de banque du CeFAL ;

- valide l’encaissement pour l’enregistrement en comptabilité ;

- fait une (01) photocopie du chèque ou de l’ordre de virement ;

- classe dans le dossier Client :

un (01) exemplaire de la fiche de recette

une (01) photocopie du chèque ou de l’ordre de virement ;

- classe dans une chemise d’attente pour la remise en banque :

le chèque

la photocopie du chèque ou l’ordre de virement.

L’AC

Remise à l’encaissement S’il s’agit de chèques :

- ressort du dossier d’attente tous les chèques à remettre à l’encaissement ;

- remplit un bordereau de remise en banque ; - fait remettre les chèques en banque ; - conserve une copie du bordereau de remise en banque ; - agrafe les photocopies des chèques au bordereau de remise en

banque ; - classe le bordereau dans le dossier banque ;

S’il s’agit d’ordre de virement classe l’ordre de virement dans le dossier banque.


68

4.1.5 Procédures de gestion de la banque




PROCEDURES DE GESTION DE LA BANQUE


Régler les dépenses du CeFAL sur ses comptes bancaires.


Cette procédure est appliquée au règlement des dépenses du CeFAL sur ces comptes.


Le Directeur du CeFAL et l’Agent Comptable sont les signataires des comptes bancaires du

Centre. Ils cosignent tous les moyens de paiement émis.

Les factures à régler sont classées par échéances ou par programmation par l’Agence

Comptable en accord avec le Directeur en fonction des disponibilités de Trésorerie.

d- Description des sous-procédures

PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE

CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA BANQUE Actualisé :


PROCEDURES DE PAIEMENT

Intervenants Descriptions de la procédure Documents

Le C/CCB

Vérification de la situation de trésorerie

A partir du dossier « Facture à payer »

- établît la situation totale des dépenses à payer cette situation

peut être obtenue par le logiciel ;

- vérifie que la situation des comptes bancaires permet de régler

les dépenses.

Mise en paiement

Si la situation de trésorerie permet de régler des dépenses :

- retire du dossier « Facture à payer » les factures à payer

- prépare les chèques de règlement

- prépare le parapheur des factures à payer contenant pour

chaque dossier :

la facture

le chèque

- transmet le parapheur à l’Agent Comptable du CeFAL pour

approbation et signature.

L’AC Approbation et signature

- vérifie les chèques émis par rapport aux factures à régler ;


69

Intervenants Descriptions de la procédure Documents

- vise les factures ;

- signe les chèques ;

- transmet le parapheur au Directeur

Le D/CeFAL

Signature des chèques

- contresigne les chèques ;

- retourne le parapheur à l’Agence Comptable.

Le C/DCCB

Saisie et comptabilisation des règlements

Dès la réception du parapheur, l’Agent Comptable le transmet au

chargé de la comptabilité.

- procède à l’enregistrement des chèques aux brouillards de

banque des comptes bancaires avec lettrage des factures

correspondantes dans le logiciel ;

- contrôle l’exhaustivité et l’exactitude des saisies à partir de

l’impression du brouillard ;

- valide les brouillards de banque pour comptabiliser les

règlements.

Le C/CCB

Organisation et classement des pièces

- appose la mention « payé » sur les factures avec

la référence du chèque

la date de paiement

- fait une photocopie de chaque chèque et de chaque facture ;

- mentionne sur les photocopies des chèques, les références

des factures réglées ;

- classe l’original de chaque facture dans le dossier

« Fournisseurs »

- classe les chèques dans une chemise « Règlement

Fournisseur »

- classe dans le dossier banque correspondant, les photocopies

des chèques et des factures réglées.

L’AC

Remise des chèques

Les chèques sont tenus à la disposition des fournisseurs.

- remet le chèque contre certificat de remise de chèque

dans le registre « règlement fournisseur » en mentionnant :

les noms, prénoms, qualité et contacts téléphoniques

du prestataire ;

la date ;

la signature du prestataire ;

les références du chèque ;

le montant du chèque en lettre et en chiffre ;

l’objet du règlement ;

la référence de la pièce d’identité du fournisseur ou

de son représentant.


70

4.1.6 Procédures de rapprochement bancaire




PROCEDURES DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

a- Définition et objectifs du rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire est un document établi à chaque fin de mois par l’Agence

Comptable pour chaque compte bancaire.

L’objectif est de rapprocher les comptes bancaires et les relevés bancaires produits par les

banques.

En effet, le solde inscrit sur le relevé bancaire ne coïncide pas toujours avec le solde du

compte banque tenu par le centre en raison des décalages d’écritures entre le compte

bancaire et le même compte tenu par la banque.

b- Présentation de l’état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau à deux parties.

Dans la partie gauche, figurent le solde du compte banque dans le grand livre du CeFAL, les

opérations non enregistrées en comptabilité et le solde ajusté.

Dans la partie droite, figurent le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire, les

opérations non comptabilisées par la banque et le solde ajusté.

c- Comptes à rapprocher

Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires

dont dispose le CeFAL.

d- Documents à utiliser et à établir

Afin d’établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents

ci-après :

- Le relevé bancaire à la date de rapprochement ;

- Le journal de banque pour la même période ;

- L’état de rapprochement bancaire du mois précédent.

e- Mise en œuvre du contrôle

Les écritures inscrites sur le relevé bancaire, et qui trouvent leur correspondant dans le

journal de banque du mois ou sur le rapprochement bancaire du mois précédent, sont

pointées, sur le relevé bancaire, sur le journal de banque tenue par le CeFAL et sur le

précédant état de rapprochement bancaire.


71

Les écritures non pointées sur le relevé bancaire sont inscrites dans la partie gauche de l’état

de rapprochement « compte banque » dans nos livres.

Les débits non pointés sur le relevé bancaire sont inscrits dans la colonne « crédit du compte

banque » dans nos livres.

Les crédits non pointés sur le relevé sont inscrits dans la colonne débit du compte banque

dans nos livres.

Les écritures non pointées sur le journal de banque du mois ou sur l’état de rapprochement

du mois précédent sont inscrites dans la partie droite de l’état de rapprochement : « Compte

Banque à la Banque » dans la colonne droite « Crédit ».

Il s’agit en particulier des chèques remis en banque les derniers jours de chaque mois et que

la banque n’aurait pas crédités avant la fin du mois ou des chèques non remis à

l’encaissement.

Les soldes de la partie gauche et de la partie droite de l’état de rapprochement bancaire

doivent être égaux et de sens contraire.

f- Visa et classement

Après l’établissement du rapprochement bancaire, l’Agent Comptable doit indiquer la date

réelle à laquelle a été effectué le rapprochement bancaire, le nom de la banque et le

numéro de compte bancaire.

Il appose en outre sa signature sur l’état de rapprochement bancaire et le classe dans le

dossier « Banque » correspondant.

g- Les Actions post-rapprochement

Une fois l’état de rapprochement établi, le comptable responsable de la tenue des comptes

doit réaliser les actions suivantes :

Les écritures de régularisation

Les seules écritures de régularisations à passer concernent :

- Les erreurs enregistrées dans les livres comptables détectées lors du rapprochement

bancaire ;

- Les frais administratifs de tenue de compte directement débités sur le relevé de

banque (ceux-ci ne faisant pas l’objet d’envoi de pièces de base par la Banque).

- Les écritures de régularisation sont passées sur la comptabilité du mois suivant.

Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles

ne soient considérées comme éléments en rapprochement bancaire le mois suivant.

Les réclamations


72

Les erreurs commises par la banque et détectées lors d’un rapprochement bancaire doivent

faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci par le comptable.

Les éléments en rapprochement revenant plusieurs fois sur les états de rapprochement,

notamment ceux qui figurent dans la partie gauche (comptabilité) de l’état de

rapprochement, doivent faire l’objet de réclamation auprès de la banque, car cela signifie

que les pièces justificatives n’ont jamais été reçues.

Pour les chèques émis par le CeFAL et non encaissés par le bénéficiaire, pour lesquels le délai

de prescription (3ans) est dépassé, le comptable constate un gain (subvention) et le compte

banque est régularisé. Cette décision doit être approuvée par le Directeur du CeFAL.


73

4.2 PROCEDURES COMPTABLES


74

4.2 PROCEDURES COMPTABLES




PROCEDURES COMPTABLES

4.2.1 Journaux comptables

Les opérations réalisées pour le compte du CeFAL, sont enregistrées chronologiquement

dans les journaux en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du CeFAL

comprend les journaux suivants :

Journal de prestations

Ce journal enregistre les facturations des prestations fournies par le CeFAL (locations,

prestations de formation, ressources diverses etc.)

Journal d’achat

Dans ce journal, sont enregistrées les factures relatives aux achats.

Journal de banque

Un (01) journal par compte bancaire.

Ces journaux enregistrent les opérations d’entrées et de sorties des fonds du CeFAL.

Journal d’opérations diverses

Ce journal enregistre toutes les autres opérations du CeFAL non comprises dans les cas

précédents, en particulier :

- Les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice ;

- Les opérations d’engagement ;

- Les opérations de paie du personnel.

Journal de caisse (Un journal par financement)

- Caisse menues dépenses

- Caisse recettes

- Caisse dépenses

Ces journaux enregistrent les entrées et sorties de fonds sur les caisses correspondantes.


75

4.2.2 Organisation du système comptable


CeFAL PROCEDURES COMPTABLES Actualisé :


ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

Le système comptable du CeFAL prend en compte 4 comptabilités auxiliaires :

Fournisseurs d’immobilisations : Suivi individuel de chaque fournisseur

d’immobilisation CeFAL (dépenses

immobilisées)

Fournisseurs d’exploitation : Suivi individuel de chaque fournisseur

d’exploitation (dépenses en charge)

Clients : Suivi individuel de chaque client

Personnel : Suivi individuel de chaque membre du

personnel du CeFAL, notamment pour

les avances sur salaires, sur frais de mission.

DOSSIERS COMPTABLES

Le comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers

comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement

des pièces comprend les dossiers suivants :

DOSSIER TYPE CRITERE DE CLASSEMENT

DES PIECES PIECES COMPTABLES CLASSEES

Clients

Bons de

commandes

fournisseurs

Permanent

Permanent

Client

N° Bon/lettre de commande

Contrat

Facture

Pièces règlement

Bon/lettre de commande

Factures à

payer

Temporaire Chronologique Factures + Pièces jointes

Copie Bon/ lettre de

commande

Copie bordereau de

livraison

Factures

fournisseur

Permanent - Mois

- N° de facture

Factures originales

Pièces de règlement


76

DOSSIER TYPE CRITERE DE CLASSEMENT

DES PIECES PIECES COMPTABLES CLASSEES

Banque

Compte CeFAL

Permanent

Mois

chronologique

Avis de règlement ;

Avis de crédit ;

Relevé bancaire ;

État de rapprochement ;

Ordre de virement ;

Copies chèques ;

Copies factures ;

Relevé bancaire ;

Idem

Règlement espèces

Virement/ chèques clients

OD Permanent Mois Autres pièces d’OD

Salaires Permanent Mois Ordres de virement

État des salaires

Caisse menues

dépenses

Caisse recettes

Caisse dépenses

Permanent

Permanent

Permanent

Mois

Mois

Mois

Pièces de caisse

Pièces de caisse

Pièces de caisse

4.2.3 Analyse et contrôle comptable

CEFAL

PROCEDURES COMPTABLES

ANALYSE ET CONTROLE COMPTABLE Actualisé :


Objet et généralités

Assurer, d’une part que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés dans le

détail par les comptes individuels correspondants et d’autre part que les comptes individuels

sont bien justifiés par le détail des opérations.

Il s’agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de tiers à moins d’un

an) et de la classe 5 (comptes financiers à moins d’un an).


77

Mise en œuvre du contrôle

1. Contrôle des balances auxiliaires

- Les soldes des balances auxiliaires (fournisseurs,…) doivent correspondre au solde du

compte collectif correspondant du plan comptable. En cas de différence, il existe une

anomalie qu’il conviendra d’analyser et de résoudre.

- Un dysfonctionnement du logiciel n’est pas à écarter.

- Vérifier que la balance fournisseur du mois reflète bien des mouvements au débit et

au crédit passés sur les tiers.

- En effet, une mauvaise saisie par exemple, un règlement affecté à un autre

fournisseur peut rendre le compte tiers débiteur alors qu’il n’aurait pas dû l’être.

- Pour l’ensemble des tiers fournisseurs ayant été imputés dans le mois, s’assurer

qu’aucune anomalie de cette nature n’existe (ceci ne devrait pas être en principe le

cas si les factures et les règlements sont lettrés au fur et à mesure).

2. Lettrage des tiers fournisseurs

Vérifier que toutes les opérations (factures et règlements) enregistrées sur les tiers pendant

le mois ont bien été lettrées.

3. Comptes devant avoir un solde nul

Le comptable doit s’assurer que les comptes qui doivent théoriquement avoir un solde nul à

chaque fin du mois, sont bien dans cette situation

4. Contrôle à l’exhaustivité de l’enregistrement des factures

Vérifie que toutes les factures reçues et traitées pendant le mois ont bien été enregistrées

en comptabilité.

Ce contrôle peut être effectué en rapprochant :

- Le nombre de factures contenues dans le brouillard d’achat du mois et

- Le nombre de factures reçues dans le mois calculé par la différence entre le dernier

numéro attribué et le premier numéro du mois à partir du registre des factures.

5. Contrôle de cohérence du compte d’immobilisation corporelle et du répertoire des

équipements

- Vérifier que chaque écriture du mois passée sur un compte d’immobilisation

corporelle correspond à un dossier d’équipement créé dans le répertoire des

immobilisations.

- L’état d’inventaire du répertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par

compte égaux aux soldes des comptes d’immobilisation corporelle.

Ainsi le répertoire des équipements doit constituer une comptabilité auxiliaire pour les

comptes d’immobilisation.


78

4.3 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES

FOURNISSEURS


79

4.3 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS




PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

a- Objet de la Procédure

Traiter les factures fournisseurs reçues par le CeFAL en contrepartie des prestations reçues,

des travaux effectués ou des fournitures livrées.


La procédure s’applique à tous factures émis par les fournisseurs en contrepartie d’une

prestation réalisée pour le CeFAL.

c- Règles de Gestion :

- Toutes les factures sont reçues au Secrétariat Administratif qui les enregistre de

façon chronologique.

- Toute facture doit porter les références du contrat ou du bon de commande sauf les

factures services publics (électricité, eau, téléphone)

- Les factures fournisseurs doivent être accompagnées d’une copie du bon de

commande et du bordereau de livraison dûment approuvés et signés par les

Responsables habilités.

- Les factures de services doivent être « certifiées services faits » par le Responsable

bénéficiaire avant d’être validées et comptabilisées par l’Agence Comptable.

- A la fin de chaque mois un rapprochement doit être effectué entre le cahier de

réception des factures du secrétariat et le brouillard des factures saisies en

comptabilité par l’Agence Comptable pour s’assurer que toutes les factures reçues

ont été traitées et comptabilisées.



Le SA

1- Réception et enregistrement des factures

- reçoit les factures fournisseurs ;

- vérifie que la facture est adressée au CeFAL, sinon renvoie

la facture au fournisseur ;

- vérifie que la facture porte la référence du contrat ou du

bon de commande, sinon le réclame ou au besoin retourne

la facture pour dossier incomplet ;

- appose la mention « COURRIER ARRIVE » sur la facture avec

la date d’arrivée et le numéro interne de la facture ;

- enregistre le numéro de la facture, le nom du fournisseur, la

date de réception de la facture et le montant total de la


80


facture dans le cahier des factures reçues.

- transmet la facture au Directeur qui l’affecte à l’Agence


L’AC

2 Contrôle et comptabilisation des factures

- vérifie l’authenticité de la référence du contrat ou du bon de

commande porté sur la facture. Si la référence n’est pas

authentique (ne correspondant pas à un contrat ou un bon

de commande existant), la facture est renvoyée au

fournisseur.

Facture de fournitures

- effectue un contrôle des quantités figurant sur la facture

par rapport aux quantités livrées en rapprochant la facture

au bon de livraison du fournisseur. Si les quantités livrées

diffèrent des quantités portées sur la facture, la facture est

renvoyée au fournisseur pour correction.

- vérifie en outre que le bordereau de livraison annexé à la

facture a été dûment approuvé et signé par le

réceptionnaire des fournitures au CeFAL.

- vérifie que la facture est conforme au bon de commande.

Facture relative à un contrat

- vérifie que la facture est conforme à l’échéancier de

facturation et de paiement.

Le C/DCCB

- vérifie que les conditions contractuelles ont été remplies

dans le cadre d’un contrat :

caution bancaire ;

attestation fiscale ;

attestation CNSS ;

etc.

- effectue un contrôle arithmétique des montants portés sur

la facture. Ces contrôles portent sur les totaux, les

additions, les taxes etc. Ces montants doivent être exacts.

Le cas échéant, la facture est renvoyée au fournisseur pour

révision

- porte sur la facture l’imputation analytique et budgétaire

correspondante

- enregistre la facture au brouillard achat dans le logiciel.

- transmet s’il s’agit d’une prestation de service, les

documents au Directeur pour certification du service fait.

Le Directeur

3 Certification de la facture

- s’assure que :

la facture corresponde à un contrat ou un bon de

commande émis par le CeFAL ;

les services sont rendus ou les fournitures sont

livrées


81


- Vise la facture « ok »

- Retourne les documents à l’Agent Comptable.

Le C/DCCB

4 Validation et classement de la facture

Si la facture est bonne à payer :

- appose le cachet « BON A PAYER » sur la facture

- procède à la validation de la facture en comptabilité dans le

logiciel de gestion du CeFAL.

- appose le cachet « SAISIE » sur la facture ;

- classe la facture et les pièces jointes dans le dossier

« FACTURES A PAYER »


82

4.4 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE

MISSION


83

4.4 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE MISSION


CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé : Avril

2018 Révisé :

PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE MISSION


Allouer aux agents du CeFAL allant en mission, une avance pour la couverture des frais de

mission.


La procédure s’applique au traitement des frais alloués aux agents en mission pour le

compte du CeFAL.


- Toute mission faite pour le compte du CeFAL donnera obligatoirement lieu à

l’établissement d’un ordre de mission.

- Tous les ordres de mission établis sont paraphés par le SG et l’Agent Comptable

avant d’être signés par le Directeur du CeFAL. Ils donnent droit aux frais de mission.

- Les frais de mission comprennent les frais de restauration et d’hébergement.

- Les taux journaliers payés aux agents sont effectués conformément au barème

établit par le ministère des finances.

- Ce barème doit être en conformité avec le Décret qui régit les missions.

- Tous les OM sont visés au départ comme au retour par les autorités compétentes.

- Un rapport de mission doit être rédigé par tout agent dans un délai de 3 jours après

le retour de sa mission. Lequel rapport doit être signé par lui et déposé avec l’ordre

de mission visé au Secrétariat administratif.


Le service

concerné

Définition et Planification de la mission

- élabore les TdR de la mission en précisant l’objet, le

lieu et les dates de départ et de retour,

- soumet les TdR à la validation du CoDir

CoDir

- apprécie le bien fondé et l’opportunité de la mission.

- valide le TdR

- planifie la mission

En cas de désaccord

- notifie au demandeur le motif de son désaccord

L’AC Préparation de l’ordre de mission

Prépare l’ordre de mission conformément aux TdR validés.

TdR validé

L’AC Visa de l’ordre de mission

Vise l’ordre de mission et le transmet au Secrétaire Général.


84


Le SG - vise l’ordre de mission

- transmet au Directeur.

Le D/CeFAL

Autorisation de la mission

- signe l’ordre de mission

- retourne au secrétariat pour enregistrement.

TdR validé

Le SA

Enregistrement et transmission

- enregistre l’ordre de mission dans un cahier de

mission ;

- transmet l’ordre de mission signé par le Directeur à

l’agent concerné;

- transmet une copie de l’ordre de mission à l’Agent

Comptable.

L’AC

Préparation de l’état des frais de mission

- s’assure que l’ordre de mission est signé par le

Directeur ;

- prépare l’état de paiement des frais de mission sur

laquelle il portera :

nom et prénom de l’agent concerné ;

fonction ;

frais de mission à payer ;

montant référence de l’ordre de mission.

- signe l’état de paiement des frais de mission.

L’AC

Etablissement du chèque

- établit un chèque pour le montant total des états de

frais de mission

- signe le chèque

- constitue le dossier de mission dans un parapheur

(Ordre de mission, états de paiement, le chèque)

- transmet le parapheur à la signature du Directeur

Le D/CeFAL


A la réception du dossier :


- retourne le parapheur à l’Agence comptable

L’AC - fait procéder à l’encaissement du chèque

- remet les fonds au Chargé de la trésorerie

Le C/CCB

- fait une copie des documents :

ordres de mission ;

etat de Paiement.

NB : Le règlement se fait en deux phases : règlement de

l’avance sur frais de mission (75%) et règlement du reliquat

après dépôt du rapport de fin de mission + ordre de mission

visé à l’arrivée et au départ par les autorités compétentes.


85


Le C/T

- effectue le paiement du reliquat après acquittement par

l’agent bénéficiaire à la fin de la mission ;

- saisit l’opération dans le brouillard de Caisse ;

- classe la fiche de dépense dans le chrono de caisse.

Le C/DCCB

- valide l’opération pour l’enregistrer en comptabilité ;

- classe une copie de l’ordre de mission + l’état de

paiement des ordres de mission.


86

4.5 PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU

PERSONNEL


87

4.5 PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU PERSONNEL




PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU PERSONNEL

a- Objectifs généraux

Les objectifs généraux de la paie sont les suivants :

- Déterminer les salaires dus aux employés à chaque période de paie ;

- Déterminer les charges sociales à régler à la CNSS ;

- Déterminer les impôts et taxes à verser à l’Etat ;

- Etablir les documents obligatoires que sont :

o le bulletin de salaire ;

o le livre de paie ;

o la déclaration CNSS ;

o la déclaration des impôts sur les salaires ;

-


La procédure s’applique au paiement du salaire de tout agent recruté et en service au

CeFaL.

Les données nécessaires à la préparation de la paie sont de deux types :

- Les données permanentes ;

- Les données variables.

Les données permanentes

Les données permanentes sont consignées dans les dossiers individuels du personnel. Ce

sont :

- L’identification de l’employé (Nom, adresse, numéro CNSS) ;

- Les paramètres de la rémunération (salaire de base mensuel, indemnités et primes,

le titre de paiement, numéro de compte bancaire éventuellement.

Les données variables

Les données variables sont les éléments qui varient d’une période de paie à une autre. Il

s’agit de :

- Absences

- Retenues sur salaire


88

Ces données sont déterminées à chaque période de paie.

- Les retenues sur salaire au titre des remboursements d’avances au personnel ou de

prêt au personnel sont faites à partir d’une décision de paiement établie sur la base

d’une décision d’attribution de prêt, d’avance ou de prime.

c- Principes et règles de gestion

Le personnel est rémunéré sur une base mensuelle et la période de paie se situe à la fin du

mois calendaire. Les virements bancaires doivent avoir été transmis suffisamment à l’avance

pour que les comptes des bénéficiaires soient crédités au plus tard le dernier jour ouvré du

mois.

Toute modification de statut concernant l’employé et portant sur les composantes de sa

rémunération doit être transmise au Service des Ressources Humaines et classée dans le

dossier de l’employé. En outre, l’employé doit être tenu informé.

Les salaires sont en général payés par virement sur le compte bancaire de l’employé à moins

que le paiement par chèque n’ait été expressément demandé.

Les cotisations sociales et les charges fiscales sont payées par chèque.

La remise des titres de paiement devra être précédée de la vérification de la position de

trésorerie du CeFAL.



Le C/SRH

Préparation des éléments de paie

- prépare un état de mouvement du personnel

(changement de statut d’un employé…)

- saisit les modifications concernant le ou les

employés afin de mettre à jour les données

permanentes du fichier de paie.

- saisit les éléments variables du salaire (les

éventuelles retenues sur salaire ou

remboursements)

Calculs des salaires

- calcule les salaires et édite les bulletins de paie

provisoire.

A défaut d’un logiciel de paie les salaires sont calculés avec

un tableur.

Contrôle de la paie

- vérifie l’exactitude de chaque bulletin de salaire.

- en cas d’anomalie, procède aux modifications et

reprend les bulletins erronés.


89


Edition de paie

- édite un état de paie et les bulletins de salaire.


Le C/DCCB

Préparation des déclarations d’impôts et CNSS

- calcule les montants dus au titre des impôts ;

- remplit la fiche de déclaration d’impôts ;

- calcule le montant dû au titre de la CNSS ;

Le D/CeFAL

Approbation de la paie

- s’assure de la vraisemblance des montants de

salaires par employés ;

- vérifie les états de déclaration ;

- si aucune anomalie n’a été détectée, prépare les

virements et les chèques ;

- en cas d’anomalie, informe le Responsable

- du Service des Ressources Humaines ;

- retourne le dossier de paie au Responsable du

Service des Ressources Humaines.

L’AC

Préparation des virements et des paies

- prépare une lettre de virement de salaires

adressée à la banque ;

- prépare les chèques de règlements des impôts et

cotisations CNSS ;

- constitue le dossier de paie dans un parapheur

contenant :

la lettre de virement et l’état de paie ;

le chèque de paiement des impôts avec les

bordereaux de déclaration des Impôts ;

le chèque de paiement de la CNSS ;

- transmet le dossier à la signature du Directeur


L’AC

Signature des virements et chèques

- s’assure que la lettre de virement et les chèques sont bien

conformes aux documents de paie et de déclaration ;

- signe la lettre de virement et les chèques ;

- appose le cachet du CeFAL sur les bulletins ;

- transmet le parapheur au Directeur.

Le D/ CeFAL

Signature des virements et bulletins de salaires

- contresigne la lettre de virement et chaque chèque ;


90


- retourne le dossier à l’Agence Comptable.

Le C/DCCB

Comptabilisation de la paie

- saisit la paie dans le brouillard des OD et valide la saisie

pour comptabiliser la paie ;

- saisit le virement et les chèques dans le brouillard de

banque et valide la saisie.

Le C/T

Classement et distribution des pièces

- fait une copie des chèques ;

- remet la lettre de virement à l’agent de liaison pour la

déposer à la banque ;

- remet les bulletins de salaire aux employés ;

- dépose à la CNSS de la fiche de déclaration des impôts et

le chèque ;

- classe dans le dossier Banque, les photocopies des

chèques et lettre de virement ;

- classe dans le dossier CNSS, la copie de la

déclaration avec la photocopie du chèque ;

- classe dans le dossier Impôts, la copie de la déclaration

avec la photocopie du chèque ;

- classe dans le dossier salaire l’état de paie.


91

4.6 PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR

SALAIRE


92

4.6 PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR SALAIRE




PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR SALAIRES


Permettre des avances sur salaires au personnel.


La procédure s’applique à tout agent qui fait une demande une avance sur salaire.


- Tout employé peut bénéficier exceptionnellement d’une avance sur salaire. Celle-ci

doit être autorisée expressément par le Directeur du CeFAL.

- Le montant de l’avance ne peut être supérieur à la moitié du salaire dû au titre du

mois pour lequel l’avance est perçue.

- Un agent déjà débiteur de plus de 50% de son salaire ne peut bénéficier d’une

avance.

- Les demandes d’avance sur salaire sont payées par virement bancaire.

- Le remboursement de l’avance perçue se fait par prélèvement sur le salaire du

mois pour lequel l’avance a été perçue.

- Les avances sur salaires se font par virement bancaire. Les chèques sont établit,

déposé à la banque ensuite la banque comptabilise l’opération.



L’AC

paiement par virement bancaire

- transmet au Directeur le formulaire d’avance

- s’assure que l’avance a été autorisée

- établît le chèque

- signe le chèque et le transmet au Directeur pour signature.

Le D/CeFAL


- s’assure que le montant du chèque correspond à la fiche d’avance


- retourne le dossier à l’Agent Comptable

Le C/DCCB

A la réception du dossier - Fait une photocopie du chèque - Dépose le chèque à la banque pour comptabilisation de

l’opération - informe le demandeur ; - saisit l’opération dans le logiciel et valide les écritures en

comptabilité ; - classe dans le dossier banque la photocopie de la

demande d’avance accompagnée de la photocopie du chèque ; - classe dans le dossier salaires la fiche d’avance.


93

4.7 Procédures de gestion des immobilisations


94

4.7 PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS




PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

a. Objet de la procédure

- Mettre à la disposition du CeFAL, des investissements répondant à ses besoins

dans les meilleures conditions.

- Maintenir un niveau de contrôle adéquat afin d’assurer une gestion régulière pour

toutes les catégories d’immobilisations.

b. Application de la procédure

La procédure s’applique à toute immobilisation mis à disposition du CeFAL.

c. Généralités et règles de gestion

Les immobilisations corporelles comprennent tous les biens destinés à rester durablement

dans le centre.

Elles sont inscrites en comptabilité, soit au coût d’achat, c'est-à-dire le prix d’achat

Augmenté des frais accessoires (frais de transport, frais d’installation et de montage, etc.)

soit au coût de production si elles sont fabriquées par le centre lui-même.

Pour la gestion des immobilisations, il est primordial de respecter les principes suivants :

- Tenir un registre pour l’ensemble des immobilisations afin de permettre principale

ment le contrôle d’existence physique des immobilisations.

- Tenir une fiche individuelle pour chaque immobilisation

- Attribuer un numéro d’identification à chaque immobilisation.

Nature des immobilisations :

Les immobilisations corporelles sont comptabilisées en Classe 2 du Plan comptable comme suit :

Terrains

248 : Autres immobilisations corporelles

249 : Autres immobilisations en cours

25 : Avances sur commandes d’immobilisations

28 : Amortissements et provisions pour dépréciation des comptes de la classe 2 du plan comptable.

Pour les besoins des états financiers, le poste « Autres immobilisations corporelles » peut se

décomposer comme suit avec les taux d’amortissement correspondants :

- Immeubles 5%

- Agencements et Installations 10 – 20%

- Matériel de transport 20 – 33%

- Matériel d’exploitation 15 – 25%


95

- Mobiliers et autres matériels 10 – 50%

- Travaux d’aménagement des terres 10 – 50%

- Terrains -

Les procédures de gestion des immobilisations portent sur :

- L’acquisition et la production d’immobilisations ;

- La cession des immobilisations ;

- Le transfert et la mise au rebut des immobilisations

- La gestion du patrimoine.



CeFAL PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS Actualisé :


PROCEDURES D’ACQUISITION

Intervenants Description de la Procédure Documents

Service demandeur

Lorsque le besoin d’acquisition se fait sentir : - prépare une Demande en précisant la nature du besoin et

fournit toutes les informations utiles pour justifier la dépense ; - la soumet à l’approbation du Directeur.

Le D/CeFAL Après réception de la demande :

- vise la demande ; - transmet la demande à l’Agent Comptable pour examen.

L’AC

- vérifie que l’acquisition de l’immobilisation est prévue au budget

Si c’est le cas : - donne son approbation en signant la demande ; - fait une copie de la notification et de la demande - transmet la Demande au Directeur.

Dans le cas où cette dépense n’est pas prévue au budget : - rejette la demande d’Achat - donne son avis motivé par une notification écrite ; - fait une copie de la notification et de la demande ; - transmet les originaux de la demande et la notification au

Directeur.

Le D/CeFAL

Dans le cas de l’acceptation : - signe la demande d’autorisation et la transmet au

secrétariat Administratif. Dans le cas d’un rejet :

- fait transmettre au demandeur la notification visée du rejet.

L’AC

Dès que la demande est approuvée et acceptée : - déclenche et conduit le processus d’achat à son terme,

conformément aux procédures en vigueur au Bénin (notamment celle de passation de marchés) ;

Le C/DCCB - procède à l’enregistrement du bien acquis ; - ouvre une fiche individuelle pour l’immobilisation qui

comporte les informations suivantes :


96

Intervenants Description de la Procédure Documents

le numéro de la fiche la désignation de l’immobilisation ; le compte collectif de l’immobilisation ; le code de l’immobilisation ; la date d’acquisition ; la source de financement ; l’identification du fournisseur ; la date de mise en service ; le montant ; le taux d’amortissement ; l’affectation ; l’emplacement final (destinataire final).

- actualise le registre des immobilisations en y inscrivant la nouvelle immobilisation ;

- donne une codification au bien en tenant compte de sa nature et de son affectation.

- classe la fiche individuelle dans le chrono « IMMOBILISATIONS »




PROCEDURES DE CESSION


L’AC

La procédure a pour objectif de s’assurer du bon suivi des sorties des immobilisations du CeFAL.

Elle se déroule sous la supervision du chargé du Matériel et de la Logistique (DGML/MFE)

Les modalités de cession : - fait diffuser en interne et en externe par annonce dans les

journaux ou dans les supports d’informations spécialisées des biens à céder ;

- assure l’exposition publique du bien à céder ou visite sur le lieu d’utilisation du bien à céder ;

- reçoit les offres du personnel ou des tiers intéressés sous plis fermés à la Direction du CeFAL ;

- organise le dépouillement des offres en présence du Directeur ;

- s’accorde avec le DGML sur le prix de cession du bien en veillant à considérer ses caractéristiques à régler soit au comptant, soit à tempérament, selon l’importance du prix de cession du bien ;

- établi une fiche de sortie en indiquant les paramètres suivants :

code de l’immobilisation ; désignation de l’immobilisation ; date d’acquisition ; valeur Nette Comptable (VNC) ; le motif (Cession).


97


- signature de la fiche de sortie d’immobilisation par le Directeur et le Chef de l’Agence Comptable ;

Personnel ou Tiers acquéreurs extérieur au CeFAL

Enlèvement après règlement et présentation du reçu de caisse.

L’AC

- rédaction d’un Procès-verbal de cession du patrimoine signé par l’acquéreur, le Directeur et l’Agent Comptable ;

- remplissage du bordereau de saisie de mouvements des immobilisations ;

- actualisation du registre des immobilisations.

Le C/DCCB - préparation des opérations diverses (OD) générées par la cession du bien ;

- comptabilisation de la sortie de l’immobilisation ; - classement des fiches de sortie, le PV dans le Chronos

« IMMOBILISATIONS »




PROCEDURES DE TRANSFERT ET DE MISE AU REBUT


Le transfert d’un bien d’un service à un autre est autorisé par le Directeur après avis de l’Agent Comptable ; Les mises au rebut sont autorisées par le Directeur Général après avis de l’Agent Comptable ; et du Responsable du Service concerné par le bien à réformer. Le transfert d’un bien, d’un service à un autre, est consigné par écrit sur un bordereau de saisie de mouvements des immobilisations qui est mis à la disposition de chaque Responsable de Service. Le bordereau est établi en trois (03) exemplaires :

- l’original (1) de ce bordereau est adressé à l’Agent Comptable. A l’aide de ce bordereau, il met à jour la fiche et le registre des immobilisations ;

- la seconde (2) copie est adressée au service ayant transféré le bien (ancien utilisateur)

- la troisième (3) copie est classée au Service bénéficiaire du transfert (nouvel utilisateur)

Si la durée du transfert excède (03) trois mois, il liste des immobilisations du nouveau service utilisateur devra être mise à jour.


98


CeFAL PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE Actualisé :



Le C/MS La gestion des immobilisations corporelles, y compris celles qui sont en cours, est assurée par l’Agence Comptable. Dossier d’immobilisation Un dossier est ouvert pour chaque immobilisation et comporte les documents essentiels suivants :

- une (1) fiche d’immobilisation - une (1) copie de l’ensemble des documents d’acquisition

comprenant : la demande d’achat et le bon de commande la facture fournisseur le bordereau de livraison/réception ou le PV de

réception définitive. La tenue des dossiers est assurée par le Chargé du Matériel.

Le C/MS Fiche d’immobilisation et inventaire permanent La fiche d’immobilisation est ouverte lors de l’acquisition du bien. Elle permet de tenir l’inventaire permanent de chaque bien. Y sont portées, les informations suivantes :

- code numérique ou alphanumérique interne ; - date d’acquisition ; - numéro de facture ; - montant de la facture ; - montant total des frais accessoires ; - coût total de l’immobilisation ; - date de mise en service ; - date de modification du bien et nouvelle valeur ; - amortissement retenu ; - taux de l’amortissement retenu ; - durée de l’amortissement ; - premier amortissement : date et montant ; - dernier amortissement : date et montant ; - lieu d’utilisation ; - personne en charge de l’immobilisation ; - date de transfert et nouveau lieu d’utilisation ; - date et prix de cession ; - date de la mise au rebut ; - date des autres sorties.

Le code alphanumérique correspond à l’immobilisation du bien et sera porté sur celui-ci d’une manière indélébile. Ce code ne peut, en aucun cas, être utilisé pour un autre bien. Sa composition résume les informations suivantes :

lieu d’utilisation ; trois (03) premiers chiffres du code comptable ; année de mise en Service ; numéro chronologique dans le registre.

Le coût total de l’immobilisation comprend :


99


la valeur brute de l’immobilisation ; les frais accessoires déterminés par l’Agent Comptable qui

déterminera en fin d’exercice les immobilisations corporelles en cours.

La date de mise en service est communiquée à l’Agence Comptable par le Service utilisateur à l’aide d’un Mémo. Le mode et le taux d’amortissement sont déterminés par le Chargé de la Comptabilité en accord avec le Chef de l’Agence Comptable.

Registre des immobilisations Il s’agit de l’état informatique édité périodiquement et qui regroupe l’ensemble des biens corporels en service. Cet état informatique remplace le registre classique des immobilisations qui fournit les informations suivantes : ordre numérique du plan comptable ; ordre numérique de référence (codification du bien) ; lieu d’utilisation et ordre numérique de référence ; date d’acquisition. La première présentation sera le reflet de la comptabilité avec un regroupement par compte, par sous compte, dans l’ordre chronologique des références (codification de biens) et un regroupement par exercice d’acquisition. La seconde présentation par ordre chronologique de référence permet de retrouver un bien, sa nature, sa date d’acquisition et son montant, à partir de sa codification. La troisième présentation permet d’effectuer les inventaires physiques par lieu d’utilisation du bien. Le registre des immobilisations comporte les colonnes suivantes :

code comptable ; référence (codification) ; désignation ; date de mise en service ; valeur mobilisée ; taux d’amortissement ; amortissements précédents ; amortissements de l’exercice ; amortissements totaux ; valeur nette comptable (valeur résiduelle).

L’AC

Inventaire physique Au moins une fois par an, l’Agence Comptable doit organiser l’inventaire physique de l’ensemble des biens du CeFAL. La conduite sur le terrain et les travaux de d’inventaire seront assurés par l’Agence Comptable L’inventaire physique peut être également effectué d’une manière intermittente, par rotation, une fois par an, à chaque lieu d’utilisation des biens, de manière à recenser toutes les immobilisations au moins une fois par an. La procédure de comptage physique et de récolement (vérification) est la suivante :

- prépare une note d’information signée par le Directeur informant l’ensemble des Chefs Services de la date de prise d’inventaire des immobilisations. Cette note doit être adressée


100


aux différents Chefs Service un (1) mois avant le démarrage des inventaires et doit comporter les informations suivantes : la composition de l’équipe d’inventaire ; le chef de l’équipe d’inventaire ; date de démarrage des comptages physiques ; calendrier de passage dans chaque service ; nature des informations requises lors de l’inventaire

physique, notamment la référence du bien (code), la copie du bordereau de réception ou de transfert interne, le nom de la personne ayant la garde du bien inventorié.

note sur l’état physique de chaque bien : machines, outillages, véhicules, immeubles etc.

liste des biens reçus et sortis au cours de l’exercice (achats et cessions)

liste des biens volés, disparus ou mis au rebut au cours de l’exercice ;

notes sur les pannes, les entretiens et les réparations de l’exercice ;

mise en ordre et rangement des biens afin de faciliter leur comptage.

Le Responsable du Service

- A la réception de cette note, chaque Responsable de Service doit prendre les dispositions nécessaires pour faciliter le déroulement de l’inventaire, notamment : remettre les biens déplacés à leur place d’origine s’il

s’agit de transfert provisoire n’ayant pas fait l’objet d’un bordereau de saisie de mouvements ;

remplir ce bordereau si le transfert est devenu définitif ; s’assurer que les références, en principe indélébiles et

immuables, portées sur les biens n’ont pas disparu ; s’assurer que la copie des documents de mouvements des

biens est disponible et classée dans un ordre connu afin d’en faciliter les recherches ;

signaler à l’Agent Comptable l’état physique des biens dont ils ont la garde et indiquer ceux qui sont éventuellement à mettre au rebut ou à remplacer ;

signaler à l’Agent Comptable les biens qui ont disparu, soit par vol, soit par destruction, etc.

L’AC

- Constitution d’une équipe d’au moins deux (02) personnes : un(01) agent de la division Chargée du matériel et Stock ; un agent au niveau de chaque service ; de tout autre agent de service désigné à cet effet.

Le déroulement de l’inventaire se passera comme suit : une personne lit la référence portée sur le bien d’une

manière indélébile et immuable ; une seconde personne coche sur le listing cette

référence. Si celle-ci correspond à celle du listing, on porte la mention « OK ». Si elle ne correspond pas, il sera procédé à des recherches pour la correction de la référence erronée sous la supervision de l’Agent Comptable ;

la personne qui lit la référence portée sur le bien doit


101


apprécier son état physique selon les notes suivantes : A- excellent état ; B- bon état général ; C- état médiocre nécessitant un entretien : bien

toujours en service ; D- mauvais état ou bien non réparable.

Après les travaux d’inventaire le chef d’équipe : s’assure que les fiches d’inventaire sont bien renseignées

et le faire signer par les participants ; élaborent un état de synthèse du comptage à partir des

fiches d’inventaire ; éditer la liste des immobilisations en deux (02) ; transmettent l’état de synthèse et la liste à l’Agent


L’AC

- procède au rapprochement entre le fichier théorique des immobilisations et l’inventaire physique ;

- vise le rapprochement et le transmet au Directeur ; et - met à jour le fichier et procède aux régularisations nécessaires

en comptabilité.


102

4.8 PROCEDURES DE GESTION DES TICKETS VALEUR

DE CARBURANT


103

4.8 PROCEDURES DE GESTION DES TICKETS VALEUR DE CARBURANT


CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril

2018 Révisé :

GESTION DES TICKETS CARBURANTS


Faire le suivi de la consommation des tickets valeurs de carburant.


La procédure est appliquée pour tout achat et sortie des tickets valeurs.

Le carburant nécessaire au fonctionnement du CeFAL est acquis auprès des sociétés

pétrolières conformément à la procédure d’acquisition des biens et services. Ces tickets

valeurs peuvent être utilisés dans toutes les stations de la société pétrolière en relation

contractuelle avec le CeFAL.


La gestion des tickets valeurs se fait à l’aide des matériels suivants :

- un coffre-fort pour garder les tickets valeurs en sécurité ;

- des ordres d’entré et de sortie pour constater les mouvements de tickets valeurs.

Les supports nécessaires à la gestion des tickets valeurs comprennent :

- le registre des tickets valeurs ;

- la fiche d’inventaire ;

Les opérations interviennent dans l’acquisition et la gestion des tickets valeurs.

- préparation de la demande de cotation

- facture pro-forma

- accord du Directeur de centre

- préparation du Bon de Commande

- signature du Bon de Commande

- ventilation des documents.


104



CeFAL GESTION DES TICKETS CARBURANT Actualisé :



L’AC

Initie l’achat de tickets valeurs conformément à la procédure de lancement de commande. L’achat est initié en tenant du point fait par le chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire après approbation du directeur.

Compte rendu de consommation

- reçoit les tickets valeurs livrés accompagnés du bon de livraison ;

- enregistre dans le registre des tickets valeurs les quantités livrées et leurs valeurs ;

- range les carnets de tickets valeurs dans le coffre.

Tickets valeurs et bon de livraison

Le D/CeFAL

Dotation mensuel de carburant - le directeur prend une note de service qui définit la

dotation par agent - transmet la note à l’Agent comptable pour la mise en

œuvre.

L’AC

- reçoit la note signé du directeur ; - établît les ordres de sorties du ticket valeur

conformément à la note Note du Directeur

L’AC

Carburant dans le cadre des missions - calcul la valeur du ticket valeurs conformément à la

grille établit par le ministère des finances ; - établît l’ordre de sortie du ticket valeurs - fait signer l’ordre de sortie par le chef de mission - signe l’ordre de sortie - la transmet au Directeur pour approbation (la signature

vaut approbation) Carburant dans le cadre des courses

administratives - calcule la valeur du ticket valeurs en fonction de la

distance à parcourir et conformément à la grille établit par le ministère des finances

OM et grille établit par le ministère des

finances

Le C/DCCB

- établît l’ordre de sortie du ticket en trois exemplaires et sert le bénéficiaire. Un exemplaire de la fiche est remis au demandeur ;

- fait signer le registre/la fiche des tickets valeurs par le bénéficiaire/ chef de mission ;

- met à jour le registre.

Fiche de dotation


105

4.9 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES


106

4.9 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES




PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES

4.9.1 Importance de la gestion budgétaire

Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l’on y adjoignait un contrôle

assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions.

La gestion budgétaire exige trois séries d’intervention :

- pour la prévision, l’établissement d’un programme précis des activités à réaliser

pendant une période donnée en vue d’atteindre dans un délai donné un résultat ;

- au cours de l’exécution, l’étude systématique et permanente des perturbations

susceptible de modifier les prévisions d’activité ;

- périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre l’objectif

poursuivi

4.9.2 Rôles et responsabilités des différents intervenants

Le Conseil d’Administration

Il intervient à deux niveaux :

- en amont, par l’approbation du plan stratégique, donc des objectifs à moyen terme

du CeFAL ;

- en aval par l’approbation du budget annuel.

Le Conseil d’Administration s’assure ainsi que le budget s’inscrit correctement dans les

objectifs du CeFAL.

Le Directeur du centre

Il définit les objectifs à atteindre. Le Directeur est continuellement présent dans le processus

d’élaboration des budgets car il préside le Comité Budgétaire. Les objectifs concernent

essentiellement le résultat, le plan d’investissement et la politique financière. Il met en place

le planning budgétaire et veille activement à son respect.

Le Comité Budgétaire

Son rôle est :

- d’être l’instance de diffusion de l’information : objectifs de la Direction, méthodes de

travail et analyses des budgets ;

- d’être le lieu de discussion et d’approbation des budgets.


107

Les membres du Comité Budgétaire sont :

- le Président en la personne du Directeur du Centre,

- le Secrétaire : le Secrétaire Général (Il participe à toutes les réunions ; il en assure les

comptes rendus et veille au suivi effectif des décisions),

- les Membres : les trois chefs départements, et l’Agent comptable

L’Agence Comptable

Elle assure la cohérence et la synthèse des projets de budgets des départements et services.

Elle rédige les états-types avec lesquels les départements et les services travailleront. Elle

met en forme les données qu’elle reçoit. Elle réalise le projet de budget destiné aux

Administrateurs.

Les départements et services

Ils réalisent leurs budgets selon les objectifs de la Direction et les arbitrages du comité

budgétaire de direction.


CeFAL PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES Actualisé :


PLANNING DE REALISATION


"PROCESSUS GENERAL"

La procédure complète de réalisation des budgets comprend

les étapes ci-après, jusqu’à l’approbation par le Conseil

d’Administration du CEFAL.

Directeur

Planning de réalisation

- Etape1 : J+00 (le 01/08/NN). Lancement de la procédure

de réalisation des budgets.

- propose la composition et les dates de convocation du

comité budgétaire (CoDIR).

- Etape 2 : J+10. Diffuse ses objectifs, lors de la première

réunion du Comité Budgétaire.

Secrétaire CoDIR Rédaction d’un compte-rendu détaillé qui servira de ‘’guide ’’

pour les objectifs à atteindre

Départements et

services

Etape 3 : J+15. Début des travaux de tous les Départements

et services pour établir leurs ’’pré budgets’’.

L’AC Etape 4 : J+50 (le 20/09/NN). Centralisation de tous les "prés

budgets" par l’Agence comptable qui :

a. Contrôle le respect des objectifs de la Direction ;

b. Contrôle la cohérence interne des budgets ;

Recense, somme et organise les données


108


Comité Budgétaire

(CoDIR)

Etape 5 : J+60. Etudie par le CoDir.

Départements et

services

Etape 6 : J+65. Révision de leurs ’’pré budgets’’ par les

Départements et services

L’AC Etape7 : J+70 (le 10/10/NN). Centralisation de tous les

budgets révisés par l’Agence Comptable et réalisation de

tous les documents de synthèse.

Comité Budgétaire

(CoDIR)

Etape 8 : J+80. Valide.

L’AC Etape 9 : J +90. Finalisation du projet de budget destinée au

Conseil d’Administration par l’Agence comptable.

Etape 10 : j +95. Envoie le projet de budget à chacun des

Administrateurs.

Conseil

d’administration

- Etape 11 : j +100. Etude du projet de budget par les

Administrateurs.

- Etape12 : j+115. Vote du projet de budget du CeFAL par

le Conseil d’Administration, vers le 15/12/NN.

CEFAL

GESTION BUDGETAIRE

Elaboration des Budgets Actualisé :



D/FCS et FIAP

Analyse des travaux par départements et services

(Etablissement de Pré budgets)

Ces travaux sont réalisés lors de l’étape 3 du processus

général terminés en J+50

NB : Les données relatives aux produits, aux charges et aux

investissements sont classées selon le plan comptable.

o Le budget des prestations

Ce budget est la base de départ des autres budgets, car il

détermine les ressources maximales dont dispose le CEFAL au

cours de l’année budgétaire. Il doit être déterminé en

premier.

o Pré budget des prestations

Les Départements FIAP et FCS présentent un pré budget à

l’Agence Comptable et au Comité Budgétaire en J+35. Ce pré

budget est une hypothèse de travail interne.

Les

Départements

et Services.

o Budget d’investissement

Chaque département et service programme la réalisation des

investissements sur l’année. il détaille en quantité les

investissements à effectuer pour adapter le potentiel

disponible au potentiel nécessaire pour assurer le bon

déroulement des activités du Centre.


109


o Le budget de fonctionnement

Il est essentiellement constitué des consommations des

matières, des charges de Personnel et de frais généraux. Il

sera tenu compte du calcul des charges d’amortissement et

des provisions éventuellement.

DOCUMENTS DE TRAVAIL (cf. Annexe)

L’Agence Comptable est chargée de l’édition et de la remise

de tous les documents nécessaires aux travaux d’élaboration

des budgets.

DOCUMENTS DE SYNTHESE

Budget d’investissement

Budget de Trésorerie

Compte de résultat

CEFAL GESTION BUDGETAIRE

PROCEDURE DE SUIVI BUDGETAIRE Actualisé : Avril 2018

Révisé :


L’AC

EXECUTION DU BUDGET

Le budget approuvé par le Conseil d’Administration devient le cadre

privilégié des dépenses en vue de la réalisation des objectifs du

Centre.

CONTROLE BUDGETAIRE

Il s’agit de contrôler le budget à l’exécution afin de prévenir les

dépassements. L’Agent comptable doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de

dépassements budgétaires.

Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :

efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la

constatation d’erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie

dans l’exécution dont il faut déceler les causes.

rapidité : un écart constaté risque de s’aggraver si des mesures

correctives ne sont pas prises à temps.

fréquences : les vérifications opérées lors du contrôle

budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées

que celles émanant de la comptabilité.

suivi quotidien

L’Agence Comptable effectue un contrôle des budgets disponibles

avant tout engagement pour chaque nature de dépenses.

suivi mensuel

L’Agence Comptable produit les tableaux de bord budgétaires

mensuels permettant de suivre de façon fiable l’exécution des

budgets par nature de dépenses. Chaque mois, l’Agent Comptable

fournit au Directeur l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé


110


ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année. Le

Directeur convoque une réunion mensuelle avec tous les

responsables pour commenter le niveau d’exécution du budget et

recommander les actions correctives s’il y a lieu.

suivi trimestriel

La comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi

analytique et budgétaire par nature de dépenses. Les tableaux de

bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation

des rapports financiers trimestriels. La fiabilité des informations

fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue de la mise à jour

de la comptabilité.

rédaction des rapports

Sur la base des tableaux de bords édités, l’Agence Comptable rédige

un rapport financier comprenant : une description succincte des

activités et des objectifs visés ; une analyse globale de la situation

financière et des performances par rapport aux objectifs ; une analyse

détaillée du point d’exécution des budgets par nature de dépenses ;

une analyse de la situation de trésorerie.

Partie 5 :

Procédures techniques


112

5.1 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET

DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)


113

5 PARTIE 5 : PROCEDURES TECHNIQUES

5.1 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)

La liste des procédures à développer au niveau de cette section est la suivante :

- gestion des inscriptions au centre ;

- gestion des formations ;

- gestion des procédures de stage ;

- gestion des examens et évaluations ;

- gestion des soutenances ;

- attribution des diplômes, attestations et relevé de notes.

PROCEDURES TECHNIQUES

CeFAL

PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES

AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP) Actualisé :


GESTION DES INSCRIPTIONS

5.1.1 Gestion des inscriptions au centre


Organiser les inscriptions à la formation initiale et diplômante.


La procédure est appliquée l’organisation du recrutement des apprenants à la formation

initiale.


La gestion des inscriptions au centre se fait sous la coordination du C/DFIAP.



Le C/DFIAP

Annonce concernant l’ouverture des inscriptions (pour

chaque promotion)

- adresse une fiche au directeur via le SG comprenant

- des informations sur les cycles à ouvrir au titre de

l’année académique :

l’intitulé et les objectifs de la formation,

le curricula de formation,

le nombre de places pédagogiques à

ouvrir (le nombre de place est

préalablement définit et validé par le

CoDir)

- les éléments constitutifs du dossier individuel


114


d’inscription

- les dates de dépôt, d’examen des dossiers, de

publication de la liste des candidats retenus du

démarrage des cours

NB : Liste des pièces à fournir :

- une demande manuscrite adressée au directeur qui

précise le cycle et trois filières préférentielles du

candidat ;

- une copie légalisée du diplôme (à défaut une attestation

de diplôme) ;

- un acte d’engagement ou de nomination et/ou le

contrat de travail de l’agent au sein de la collectivité

territoriale de l’employeur ;

- un extrait d’acte de naissance ou de jugement supplétif ;

- une autorisation de participation à la formation délivrée

par la collectivité territoriale employeuse ;

- deux (02) photos d’identité.

Le SG

Transmission de la fiche au Conseil Pédagogique (CP)

- transmet la fiche au Directeur qui convoque, une réunion

en session du Conseil Pédagogique (CP).

Le CP

Analyse et validation de la fiche des inscriptions

- analyse, amende et valide le projet de fiche des

inscriptions

Le D/CeFAL

- envoie une note au ministre de tutelle ATCR.

- Joint à la note, les correspondances à envoyer aux

communes (message radio)

C/DFIAP - Initie un message téléphoné à la signature du Directeur

du centre pour rappeler aux communes les filières

disponibles, le nombre de place et les dates de

démarrages et de clôtures des inscriptions

SA - reçois les dossiers

- transmet au directeur

Le D/CeFAL - affecte au C/DFIAP via SG

Le C/DFIAP - fait le point des dossiers reçus

- transmet au directeur via le SG

Le D/CeFAL

Examen des dossiers d’inscription par le CP

- convoque une réunion du CP pour examen des dossiers

Le CP

- examine les dossiers d’inscription individuelle des

candidats

- arrête la liste des candidatures retenues pour compétir

au test de recrutement

Le C/DFIAP - propose à la signature du D/CeFAL un message

téléphoné et à son paraphe un message radio afin


115


d’informer les candidats retenus pour le test de

recrutement

- - soumet au directeur, via le SG, la liste des formateurs

devant proposer des épreuves

D/CeFAL - examine la liste de formateurs

- valide la liste

Les formateurs

ciblés

- proposent les épreuves (03 par filière)

- transmettent sous pli fermé au C/DFIAP

Le C/DFIAP

- récupère les épreuves

- transmet au directeur pour le choix

- organise la composition sous le contrôle de ses

responsables hiérarchiques.

- fait la mise en anonymat

- fait appel aux formateurs ayant proposé les épreuves

pour la correction sur place des copies.

Le CP

- procède au désanonymat

- délibère les résultats du recrutement.

D/CeFAL - proclame les résultats par note de service

Le C/DFIAP

- affiche la liste des apprenants retenus par filière

- fait publier la liste sur le site du CeFAL

- initie un message radio au paraphe du directeur du

centre et un message téléphoné à sa signature pour

informer les Maires des résultats du test

5.1.2 Gestion des formations


CeFAL

PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES

PEDAGOGIQUES (FIAP) Rédigé :

Avril 2018

Révisé :

GESTION DES FORMATIONS


Organiser les formations au profit des apprenants.


Les missions du CeFAL telles que décrites dans le Décret de création sont assez larges et lui

confèrent un rôle primordial dans le dispositif de renforcement des capacités des

Collectivités Territoriales (CT) béninoises. Cette base juridique lui permet de développer une

formation initiale au profit des agents des catégories B et C des CT et qui constitue un

moyen de qualification professionnelle indispensable pour les communes.


116


La gestion de la formation prend en compte la préparation logistique, l’annonce concernant

le démarrage de la formation, l’identification des formateurs et le déroulement de la

formation.



Le C/DFIAP

Préparation logistique de la formation

- élabore les outils liés au déroulement de la formation

(liste de présence, cahier de texte, uniformes, fiche

d’évaluation, matériels didactiques liés à la formation,

salles de cours, etc.)

Le C/DFIAP

Annonce concernant le démarrage de la formation

- Initie un message radio à la signature du ministre

paraphé par le directeur et un message téléphoné à la

signature du Directeur pour informer les maires de la

date de démarrage effectif de la formation.

- fait le point des apprenants inscrits et s’assure que le

nombre d’inscrits correspond au nombre attendus.

- joint au besoin, un projet de message radio au paraphe

du directeur et un message téléphoné à sa signature au

cas où on constatera des désistements (maladie, décès,

autres)

- installe les apprenants en résidence en collaboration

avec l’agence comptable

Le C/DFIAP

Identification des formateurs par filière

- propose une note de service portant composition du

comité chargé de désigner les formateurs

- transmet la note au directeur via le SG

D/CeFAL

- examine la liste des membres du comité

- valide la liste

- transmet la liste au C/DFIAP via le SG

Le comité

- examine le curriculum vitae des formateurs

- élabore le procès-verbal de désignation des formateurs

retenus

- transmet le PV au C/DFIAP via SG pour exploitation

Le C/DFIAP

- élabore un planning de déroulement des modules

- élabore l’emploi du temps hebdomadaire du

déroulement des modules

- transmet le tout au directeur via le SG

D/CeFAL - examine le planning

- transmet au C/DFIAP via SG pour exploitation

Le C/DFIAP

- informe les formateurs de la période de déroulement

- négocie avec les formateurs pour des réajustements si

nécessaire


117


- organise le déroulement de la formation

Le C/DFIAP

Déroulement des formations

- s’assure de la présence effective du formateur et des

apprenants

- met à disposition le matériel didactique

- fait signer au formateur le registre d’appel et les

cahiers de test

- fait signer aux apprenants la liste de présence

journalière

- fait évaluer les formateurs par les apprenants

5.1.3 Gestion des procédures de stage


CeFAL




GESTION DES STAGES


Organiser la mise en stage et le suivi des apprenants en stage.


La procédure s’applique à l’organisation des stages au sein du DFIAP aux profits des

apprenants.


- Au cours du cursus l’apprenant fait trois stages. Le premier stage s’effectue à la fin du

deuxième semestre, le deuxième stage à la fin du troisième semestre et le troisième

stage, (stage de fin de formation) s’effectue à la fin du quatrième semestre. Ce stage de

fin de formation est sanctionné par un rapport de stage dûment rédigé et soutenu ;

- Dans la mesure du possible, le deuxième stage se fait dans une commune autre que la

Commune de provenance de l’apprenant

- Le début de stages pratiques est fixé par décision du Directeur du Centre sur proposition

du Chef de département FIAP ;

- Tout stage doit obligatoirement avoir un objectif pédagogique reconnu par le CeFAL,

qu’il soit ou non intégré au cursus ;

- Les stages pratiques se déroulent dans la collectivité dans laquelle l’apprenant a été

recruté.


118

- Le Directeur du Centre peut décider que certains stages pratiques soient effectués en

dehors de la collectivité d’affectation ou dans une autre administration publique. Dans

ce cas, l’apprenant fait une demande en direction du directeur du centre et ce dernier

envoie une note dans la commune d’accueil.

- Pour le suivi des stages pratiques et leur rapportage, le CeFAL désigne pour chaque

stagiaire, un responsable pédagogique (choisi parmi les formateurs) qui sert de maitre de

stage ;

- Un tuteur de stage est désigné dans chaque collectivité pour faciliter l’intégration des

stagiaires et l’apprentissage par la pratique ;

- Le stage est sanctionné par un rapport présenté suivant un canevas mis à disposition par

la direction du centre.



D/CeFAL - prend une note informant la période de démarrage des

stages Note de service

Le C/DFIAP

Avant le stage : Préparer les apprenants

- prépare les apprenants à l’élaboration d’un projet

professionnel, à la connaissance des fonctions et postes

qu’ils souhaiteraient occuper dans le cadre de stage.

Avant le départ en stage de l’apprenant

- s’assure que l’apprenant ne peut partir en stage en

entreprise sans avoir signé une convention.

NB. La préparation de cette convention fait partie

intégrante du processus pédagogique, il est indispensable

qu’ils soient associés l’apprenant, le formateur et le chef de

départements

- s’assure que :

les objectifs, le contenu ainsi que les modalités du

stage sont bien définis ;

la convention de stage a bien été signée par les

deux parties (D/CeFAL et commune de provenance)

ou les trois parties (D/CeFAL, commune de

provenance et commune d’accueil) en cause ;

le suivi et l’évaluation du stage sont prévus et assurés

Une documentation

spécifique.

Convention de stage

Le superviseur

désigné par le

CeFAL

Pendant le stage : S’assurer de la participation des

enseignants

- assure le suivi de l’apprenant pendant la durée de

son stage,

- veille au bon déroulement du stage à travers les

outils nécessaires à l’appréciation de la qualité du

stage de l’apprenant


119


- pour les formations qui l'exigent, guide et le

conseille dans la réalisation de son rapport de stage

ou de son mémoire.

5.1.4 Procédures relatives à la gestion des examens


CeFAL




GESTION DES EXAMENS

5.1.4.1 Les différents types d’évaluation

Règles et principes

- Toutes les activités pédagogiques suivies par les apprenants, sont soumises à

l’évaluation.

- L’évaluation de l’apprenant porte, selon le parcours de formation, sur :

o les enseignements ;

o les Travaux Pratiques (TP) ;

o les Travaux Dirigés (TD) ;

o les sorties sur le terrain ;

o les stages pratiques ;

o les séminaires ;

o le travail personnel ;

5.1.4.2 Programmation des examens

PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)

CeFAL GESTION DES EXAMENS Actualisé :


PROGRAMMATION DES EXAMENS

a- Objet

Programmer les examens au profit des apprenants. Les examens et autres épreuves

consacrées à l’évaluation, constituent une étape importante dans le processus

d’apprentissage, et contribuent, de manière quasi exclusive, à la progression des

apprenants, à leur classement dans leur promotion et à toutes les autres opérations de

sélection, de poursuite d’études.


120


La procédure d’applique à l’organisation des examens aux profits des apprenants.


Le planning des épreuves de contrôle de chaque matière précise les durées, les dates et les

lieux du déroulement des épreuves ainsi que l’organisation de la surveillance. Ce planning

doit être porté, en début de session, à la connaissance des apprenants par voie d’affichage

réglementaire ou tout autre support médiatique, et par voie administrative aux enseignants.

Les évaluations sont laissées à l’appréciation des formateurs.


Le C/DFIAP

Proposition d’un chronogramme de tenue des examens

- consulte l’équipe les formateurs pour élaborer un

chronogramme de tenue des examens ;

- élabore le chronogramme de tenue des examens ;

- transmet le chronogramme au Directeur via le SG

Le Directeur

Convocation du Conseil pédagogique

- convoque sur requête du Chef Département, une

réunion en session extraordinaire du Conseil

Pédagogique.

Le CP

- fait le point sur les enseignements réalisés au cours du

semestre par les différentes équipes chargées des

matières et des UE,

- valide et donne son avis sur la programmation des

examens finaux

- transmet la programmation validée au SG

le C/DFIAP

Coordination et mise en œuvre

Une fois le planning des contrôles adopté par le Conseil

pédagogique, le Chef Département en relation avec le

Secrétaire général prend toutes les dispositions, notamment

en matière de mobilisation des enseignants et des locaux, à

même de permettre la réalisation des examens dans les

meilleures conditions.


121

5.1.4.3 Surveillance des examens




SURVEILLANCE DES EXAMENS

a- Objet

Suivre le déroulement des examens. La surveillance des examens fait l’objet d’un suivi

rigoureux par le chef de Département. Tous les enseignants sont concernés par la

coordination et la surveillance des examens.


Tous les examens organiser au profit des apprenants doit faire l’objet d’une surveillance. Le

C/DFIAP prend toute les dispositions nécessaires pour organiser la surveillance des examens.


Durant les épreuves de contrôle, les apprenants sont tenus de respecter toutes les directives

émanant des enseignants surveillants. Aucun apprenant n’est autorisé à participer à une

épreuve :

- s’il n’est pas inscrit sur les listes officielles du Centre ;

- s’il arrive trente (30) minutes après la distribution des sujets.

Aucun apprenant n’est autorisé à quitter la salle d’examen pendant la demi-heure qui suit la

distribution des sujets. L’apprenant qui sort de la salle d’examen, une fois sa copie remise,

n’aura plus le droit d’y accéder une deuxième fois. Lorsque, pour une raison déterminée,

l’apprenant sollicite une sortie momentanée, il doit être accompagné par un enseignant

surveillant.

Pour le bon déroulement de l’examen chaque apprenant doit s’équiper de tout le matériel

autorisé lui permet de composer dans les meilleures conditions. Aucun emprunt n’est

autorisé sans l’avis d’un enseignant surveillant. Un contrôle strict de l’identité des

apprenants doit être effectué lors du déroulement des épreuves. La liste de présence des

apprenants doit être établie par les enseignants surveillants dans chaque salle d’examen.

Tous les apprenants ayant participé à l’épreuve doivent remettre leur copie d’examen

(même blanche).

A l’issue de l’épreuve, un procès-verbal de surveillance doit être établi et remis avec la liste

de présence des apprenants, au Département. Ce procès-verbal doit comporter :

o la dénomination de la matière et la nature de l’épreuve

o le lieu, la date, l’heure et la durée de déroulement de l’épreuve

o le nom, prénom et l’émargement des enseignants surveillants

o le nom, prénom des enseignants absents à la surveillance

o le nombre de copies remises à la fin de l’épreuve


122

- le nom, prénom des apprenants ayant participé à l’examen et n’ayant pas rendu leurs

copies

o les incidents et remarques éventuels relatifs à l’examen

o le sujet d’examen avec barème.


Le C/DFIAP

- convoque les enseignants par courrier individuel via

le SG

- rappelle par voie d’affichage, pour les apprenants,

et par voie réglementaire pour les enseignants de

l’ensemble de la réglementation régissant les

examens

- prend toutes les dispositions pour une bonne

organisation des évaluations, en collaboration avec

les autres chefs de département et sous la

coordination du SG ;

5.1.4.4 Correction des copies - Consultations des copies et contre correction - Remise

des notes


CeFAL GESTION DES EXAMENS

CORRECTION DES EXAMENS


Organiser la correction des examens.


La procédure s’applique à tout examen écrit organisé au cours de la formation au profit des

apprenants.

c- Principes et Règles de gestion

- Après chaque examen, l’enseignant responsable de la matière doit afficher le corrigé

type et le barème détaillé de notation.

- L’apprenant a le droit de consultation de ses copies d’examen après chaque épreuve.

Les examens de rattrapage n’ouvrent pas droit à la consultation des copies

d’examen.

- L’apprenant non satisfait de sa note après la consultation de sa copie et du corrigé

type avec barème, peut introduire un recours au plus tard dans les deux jours

ouvrables après la date de ladite consultation. Passé ce délai, aucun recours ne sera

accepté.


123

- Le traitement du recours peut donner lieu à une contre correction par un autre

enseignant de la spécialité

- La demande manuscrite de contre correction doit être adressée au chef de

Département qui prendra les dispositions nécessaires pour la désignation, sous le

sceau de l’anonymat, d’un contre correcteur qui soit de rang supérieur ou égal et de

la même spécialité que le formateur correcteur.

- A l’issue de la contre correction, la note obtenue est comparée avec la note initiale.

Dans ce cas :

- Si l’écart entre la seconde note et la note initiale est inférieur à trois (03) points, la

moyenne arithmétique entre les deux notes sera retenue ;

- Si la seconde note est supérieure à la note initiale, et que l’écart relevé est supérieur

ou égal à trois (03) points, la note la plus élevée sera retenue ;

- Si la seconde note est inférieure à la note initiale, et que l’écart relevé est supérieur

ou égal à trois (03) points, la note la plus basse est retenue définitivement, et

l’apprenant est traduit devant le Conseil de Discipline.

- A l’issue de la contre correction, l’apprenant n’a pas le droit à la consultation de sa

copie d’examen.

- A l’issue de la consultation des copies d’examen par les apprenants et des

éventuelles contre-corrections, les notes et les copies de l’examen doivent être

transmises au chef de Département.

- La correction des copies d’examens doit être réalisée conformément à un corrigé

type et à un barème, préalablement établi et remis aux apprenants.

- Les corrections des copies doivent être finalisées, au plus tard, 15 jours après la date

de composition des épreuves.

- Le chef de Département prend alors les dispositions ci-après décrites dans le

paragraphe « Gestion des Contre-corrections ».

- Une fois finalisée la correction et la consultation des copies, l’enseignant responsable

de la matière remet, à l’administration :

a. l’état des notes obtenues par les apprenants ;

b. les copies d’examen corrigées ;

c. le corrigé accompagné du barème de la notation ;

d. la feuille de présence et le PV de surveillance

e. la fiche de suivi de l’examen, selon le modèle décrit ci-après.

- Une fois les notes remises à l’administration, l’enseignant n’est plus en droit de les

modifier, sauf en cas de situation exceptionnelle dûment justifiée par un rapport

écrit établi par l’enseignant et archivé par l’administration.


124





CORRECTION DES EXAMENS


L’apprenant

La contre correction est le recours extrême que la

réglementation propose à l’apprenant quand celui-ci est

convaincu de son droit à une meilleure note, dans un

examen donné. Cette demande intervient après

l’épuisement des démarches prévues lors de la consultation

des copies d’examen.

Demande de contre correction :

- fait une demande de contre correction, suivant un modèle

type proposé par le département

NB : La demande de contre correction doit se faire dans un

délai ne dépassant pas 72 heures ouvrable après

l’affichage des notes après la session de consultation des

copies.

Le C/DFIAP

Traitement des demandes de contre correction :

- récupère la copie d’examen de l’apprenant demandeur de

la contre correction

- récupère le corrigé type et le barème de la correction -

s’assure que la copie de l’apprenant ne porte aucune

indication ou rature faites lors de la première correction. -

fait refaire par l’apprenant, une copie de sa feuille

d’examen, exactement conforme à la première dans le cas

où le formateur a laissé des marques, lors de la première

correction,

- désigne un formateur spécialiste de la matière pour

procéder à la contre correction,

- envoi au formateur désigné, la copie d’examen

accompagnée du corrigé type et du barème,

- récupère dans un délai d’une semaine, la nouvelle note

donnée par le formateur chargé de la contre correction,

- procède à la correction de la note de l’apprenant et prend

les dispositions telles que stipulées par la réglementation.

- garde l’ensemble du dossier de l’opération de contre

correction dans les archives du Département


125

5.1.5 Procédure de gestion des soutenances


CeFAL PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Rédigé :


PROCEDURE DE GESTION DES SOUTENANCES


Organiser les soutenances de fin de formation.


La procédure s’applique à tout apprenant ayant suivi avec succès les deux années de

formation.


- A la fin de la formation tous les apprenants doivent faire un stage de fin de

formation ;

- Rédiger un rapport de stage,

- Chaque apprenant soutient son rapport devant un jury proposé par le centre ;

- Le C/DFIAP la coordonne l’organisation des soutenances.


Le C/DFIAP

Proposition de délai de dépôt des rapports de stage

- fait un projet de note à la signature du Directeur

précisant le dernier délai pour le dépôt des rapports

de stages par les apprenants,

- transmet la note au Directeur directeurs via le SG

Le SG - reçoit et apprécie la note

- transmet la note au Directeur

Le D/CeFAL - reçoit la note

- étudie et approuve la note par signature

- retourne la note au SG pour enregistrement et

diffusion

Le SG - reçoit la note,

- enregistre la note

- envoie copie signée au C/DFIAP

- diffuse la note

Le C/DFIAP - Reçoit la note signée

- Veille à la diffusion de la note

Le C/DFIAP Proposition de jury et élaboration du chronogramme des

soutenances

- fait une proposition de jury et chronogramme des

soutenances,

- transmet la proposition au Directeur via le SG


126


Le SG - reçoit la proposition

- transmet la proposition au Directeur pour

approbation

Le D/CeFAL - amande si besoin la proposition de jury et le projet

de chronogramme

- approuve les jurys et le chronogramme de

soutenance.

- transmet les deux documents au SG pour

enregistrement et diffusion

Le SG - reçoit les documents signés du Directeur

- transmet la proposition des jurys approuvés et le

chronogramme validé au C/DFIAP

Le C/DFIAP - affiche le chronogramme des soutenances ;

- initie une note d’information des apprenants à la

signature au Directeur ;

- initie une note de notification aux jurys ;

- Transmet aux membres du jury les exemplaires des

rapports de stage déposés par les apprenants,

- propose une note d’information signée du directeur

CeFAL à l’attention du ministre avec la

programmation

SG - reçoit la note


D/CeFAL - reçoit le projet de note

- approuve la note

- retourne la note au SG

SG

- reçoit la note

- enregistre la note

- donne copie de la note au C/DFIAP

- Remet la note à l’agent de liaison pour transmission

C/DFIAP - classe la copie de la note

- prépare tous les documents nécessaires pour le

déroulement des soutenances (canevas de PV de

soutenance, canevas de d’évaluation et de rapports

etc.)

- veille au bon déroulement des soutenances

Les présidents

des jurys

- rendent au C/DFIAP dès la fin des soutenances tous

les PV, et rapports d’évaluation etc.

C/DFIAP Validation des résultats

- calcul des moyennes

- propose une note à la signature du Directeur pour

convoquer le CP.

- transmet la note au Directeur via SG


127


SG - reçoit la note et l’apprécie


D/CeFAL - approuve la note

- transmet au SG

SG - enregistre la note

- envoie à tous les membres du CP

- donne copie de la note au C/DFIAP

CP - vérifie les résultats

- procède à la validation

C/DFIAP - affiche les résultats

- initie une note pour informer l’administration

communale du résultat des apprenants de leurs

communes respectives.

5.1.6 Procédure d’attribution des diplômes, attestions et relevé de notes


CeFAL

PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Rédigé :

Avril 2018 Révisé : PROCEDURE D’ATTRIBUTION DES DIPLOMES, ATTESTIONS ET

RELEVE DE NOTES


Attribuer les diplômes, attestation et relevé de note aux apprenants méritants.


La procédure s’applique au traitement de toute demande d’attestation de diplôme ou de

relevé de notes.


Tout apprenant ayant besoin de l’une des pièces sus dessus énuméré adresse une demande

au D/CeFAL.



CeFAL

PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Actualisé :

Avril 2018

Révisé :

PROCEDURE D’ATTRIBUTION DES DIPLOMES, ATTESTIONS ET

RELEVE DE NOTES


128


apprenant - envoie une demande au secrétariat conformément à la note de service du D/CeFAL portant composition des pièces à fournir

SG - réceptionne la demande - transmet la demande au directeur

D/ CeFAL - examine la demande - instruit l’AC et le C/DFIAP - retourne la demande au SG

SG - envoie la demande au C/DFIAP

AC - vérifie la solvabilité de la commune - informe le C/DFIAP de la solvabilité ou non de la

commune de provenance de l’apprenant

C/DFIAP - ne délivre pas la pièce demandée par l’apprenant si la commune n’a pas soldée

- délivre la pièce demandée par l’apprenant si la commune à soldé sa part des frais de formation. Dans ce cas :

propose l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas

signe transmet au SG pour paraphe

Le SG - reçoit et paraphe l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas

- transmet au directeur pour signature

Le D/CeFAL

- signe l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas

- envoie au C/DFIAP via SG

Le C/DFIAP - fait appel à l’apprenant pour retrait


129

5.2 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE

ET DES STAGES (FCS)


130

5.2 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES (FCS)


CeFAL

PROCEDURES TECHNIQUES Actualisé :

Avril 2018 Révisé : PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES

STAGES

La liste des procédures à développer au niveau de cette section est la suivante :

- gestion des inscriptions au centre ;

- gestion des formations ;

- suivi post formation ;

- gestion des procédures de stages.

5.2.1 Gestion des inscriptions au Centre


CeFAL PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES Actualisé :


GESTION DES INSCRIPTIONS AU CENTRE


Décrire les modalités d’accès à la formation continue et des stages pour les agents des

collectivités territoriales d’une part, et des élus locaux d’autre part.


La procédure s’applique à l’organisation de toute formation continue effectuée par le centre.

c- Règles de gestions

- la formation continue et les stages sont destinés aux agents des collectivités

territoriales et aux élus locaux ;

- la formation continue est organisée selon les besoins des agents des CT et des élus

locaux et autre besoins identifier par les partenaires ;

- selon la disponibilité en moyen le CeFAL organise la formation continue au profit des

agents des CT et des élus locaux ;

- un partenaire peut solliciter le CeFAL pour la formation continue au profit des agents

des CT et des élus locaux. L’initiative de formation peut venir également des

communes elles-mêmes ;

- le C/DFCS en collaboration avec le Chargé du Matériel du Centre prend les

dispositions logistique au bon déroulement de la formation (le matériel didactique,

les hôtels à réserver etc) ;


131

- évaluation : les participants à une formation continue sont évalués au début de la

formation (pré-test), à la fin de la formation (post-test) et une évaluation générale de

l’atelier de formation.





OFFRE DE FORMATION


Le C/DFCS

Elaboration chaque année d’un catalogue de formation

- consulte le plan de formation des communes,

- identifie des thématiques ;

- compile des besoins de formation exprimée par les

participants lors des formations antérieures ;

- consulte les partenaires pour prendre en compte

leur offre de formation ;

- retiens des propositions de thématiques ;

- soumets les propositions des thématiques au

D/CeFAL via SG.

Le SG

Transmission du projet de catalogue de thématiques au

Conseil Pédagogique

- transmet la plaquette au Directeur pour avis.

Le D/CeFAL - convoque une réunion en session du conseil pédagogique.

Le CP

Analyse et validation du projet de catalogue de

thématiques

- analyse, amende et valide le projet de catalogue de

thématiques

projet de catalogue de

thématiques

Le C/DFCS - finalise le catalogue de thématiques ;

- transmet au D/CeFAL via SG.

Catalogue de

thématiques

Le D/CeFAL

Transmission du catalogue de thématiques validée par le

CP ATCR au Ministère de tutelle

- transmet, via le SG, le catalogue de thématiques validées

au ministre ATCR

Le C/DFCS

Elaboration de la maquette du catalogue

- rédige les TDR ;

- fait valider les TDR au CoDir ;

- transmet les TDR validés.

Le D/CeFAL - identifie un prestataire conformément à la procédure

Le prestataire - élabore un projet de maquette ;

- soumet le projet au C/DFCS.


132


Le C/DFCS

- soumet le projet de maquette de catalogue à la validation

du CoDir ;

- fait intégrer les amendements du CoDir par le prestataire ;

- soumet la maquette finalisée au D/CeFAL.

Le D/CeFAL - donne le bon à tirer ;

- veille à la diffusion et à la vulgarisation du catalogue.

NB. Un partenaire peut solliciter le CeFAL pour la formation continue au profit des agents des CT et des

élus locaux :

Premier cas : le demandeur connaît déjà ces thématiques. Dans ce cas, le D/CeFAL discute au CoDir

de l’exigence de partenaire. Fait appel au partenaire pour discuter des modalités. Le CeFAL déroule

et fait le suivi de la formation

Dans le deuxième cas : le CeFAL propose une thématique au partenaire. Dans ce cas, la thématique

est proposée par le CP en référence à la plaquette de thématique. Le CeFAL soumet au partenaire

qui choisit et valide compte tenu de ses moyens et le CeFAL déroule la formation.

5.2.2 Gestion des formations




GESTION DES FORMATIONS


Décrire l’organisation et la gestion de la formation continue.


La procédure s’applique à toute formation continue effectuée par le centre.

c- Règles de gestions

La base juridique du CeFAL lui permet de développer rapidement les différents axes de son

action, à savoir notamment :

- la formation continue et le perfectionnement des agents des CT et tout

particulièrement des agents qui exercent aujourd’hui dans les CT et qui n’ont pas

encore eu de formation professionnelle pour leur permettre une mise à niveau ;

- La formation/ information des élus pour leur permettre de se familiariser avec les

droits et devoirs qui découlent de leurs fonctions ;

- formation/ information des élus de l’exécutif communal (maires et leurs adjoints)

pour leur permettre de se parfaire en leadership local et en management des CT.


133

5.2.2.1 Organisation des offres de formations du CeFAL

PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES

CeFAL GESTION DES FORMATIONS Actualisé :


ORGANISATION DES OFFRES DE FORMATIONS


Organiser les offres de formation en tenant compte de la structuration des curricula de

formation


La procédure s’applique à tout curricula de formation continue et stage.


Visibilité de l’offre et de ses contenus

Le département doit rendre visible ses offres de formation. Il doit élaborer son offre de

formation, qui précise :

- les thématiques de formation ;

- les objectifs de chaque thématique formation ;

- les plaquettes ou fiches indiquant l’organisation temporelle pour chaque formation

et la cible.

Les enseignements sont organisés en session. La durée d’une session est modulable selon les

objectifs fixés.

Volumes horaires

Chaque formation est dotée d’une plaquette ou fiche de programmes indiquant, pour

chaque matière, les activités pédagogiques prévues avec leurs volumes horaires.

La programmation et le suivi des enseignements doivent veiller, prioritairement, à faire

respecter les Volumes Horaires indiqués par les plaquettes sus mentionnées.

5.2.2.2 Le déroulement de la formation

PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES

CeFAL GESTION DES FORMATIONS Actualisé :


DEROULEMENT ET SUIVI POST FORMATION


Organiser le déroulement de la formation et suivre les participants après la formation


La procédure s’applique à toute formation continue organisée par le CeFAL.


134


- Définir la thématique

- Identifier un formateur pour élaborer le module

- dérouler le module

- suivre les participants après la formation



Le C/DFCS

Déroulement de la formation

Une fois la thématique choisie, le C/DFCS

- consulte le répertoire pour présélectionner les

formateurs

- élabore le projet de l’avis à manifestation d’intérêt à

faire valider par le D/CeFAL

NB. Les formateurs sont identifiés selon les deux procédures suivantes :

1- avis à manifestation ouverte 2- en cas d’urgence, avis à manifestation restreinte (trois propositions)

Le D/CeFAL - lance l’avis à manifestation d’intérêt

Le SG - reçoit les dossiers de manifestation d’intérêt

Le C/DFCS - centralise et fait le point les dossiers

- soumet les dossiers au CP

Le CP

- apprécie les dossiers

- fait une proposition de formateurs au D/CeFAL

NB : La sélection prend fin avec la notification aux formateurs

sélectionnés et ceux qui ne sont pas retenus

Le formateur - élabore le module et les outils d’évaluation suivant la

thématique

Le CP - valide le module et les outils d’évaluation élaborés

Le C/DFCS

- élabore le Chronogramme de déroulement de la

formation ;

- propose une équipe pour la supervision de la

formation ;

- fait valider la proposition par le directeur ;

- veille au bon déroulement de la formation ;

- produit un rapport général de la formation qui doit

être transmis au directeur pour amendement et

validation et au CP ATCR.

Le C/DFCS

Suivi post formation :

- organise le suivi post formation suivant les formes ci-après :

coaching par les pairs : sous la coordination du formateur, on identifie au

cours de la formation, certains participants. Ces participants identifiés vont


135


coacher leur pair pour voir s’il applique ce qui est enseigné lors de la

formation ;

suivi par le formateur et rend compte au CeFAL ;

suivi organisé par les cadres du CeFAL. A l’aide d’un guide préétablie validé

par le CP, un cadre désigné effectue le suivi de la formation. Il renseigne le

guide préétablie lors de sa visite

suivi conjoint avec des personnes ressources impliquées.

Quel que soit la forme utilisée, un rapport de suivi est élaboré et disponible au

centre

5.2.3 Gestion des stages




ORGANISATIONS DU STAGE

a. Objet de la procédure

La présente procédure a pour objet de décrit les principes d’organisation d’un stage au

niveau du département DFCS

b. Application de la procédure

Le stage au niveau de ce département s’adresse prioritairement aux acteurs ci-après :

- les élus ;

- les anciens apprenants :

- les autres personnels des mairies

Toutefois, un partenaire peut solliciter les prestations du centre pour assurer l’organisation et

la tenue d’une session de stage au profit de son groupe cible.

c. Règle de gestion et organisation du stage

- Le début de stages pratiques est fixé par décision du Directeur du Centre sur proposition

du Chef de département FCS ;

- Tout stage doit donner lieu à la signature d’une convention entre le stagiaire, la

commune et le CeFAL. Il doit obligatoirement avoir un objectif pédagogique reconnu par

l’établissement, qu’il soit ou non intégrer au cursus

- Pour le suivi des stages pratiques le CeFAL désigne, pour chaque stagiaire, un

responsable pédagogique qui sert de maitre de stage

- Un tuteur de stage est désigné pour faciliter l’intégration des stagiaires et l’apprentissage

par la pratique

- Le stage est sanctionné par un rapport présenté suivant un canevas mis à disposition par

la direction du centre.


136

5.3 PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION,

COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES

(SECRP)


137

5.3 PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP)


CeFAL

PROCEDURES TECHNIQUES Actualisé :

Avril 2018 Révisé : PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION

ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP)

La liste des procédures à développer au niveau de ce département est la suivante :

- suivi- Evaluation ;

- communication et Relations Publiques.

5.3.1 Suivi-évaluation


CeFAL

PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION

ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP) Actualisé :


SUIVI-EVALUATION

Le suivi

C’est la collecte et l’analyse régulière d’informations dans le but de faciliter en temps utile la

prise de décisions, d’assurer la transparence et de servir de base à l’évaluation et à la

capitalisation de l’expérience. C’est une fonction permanente qui fait recourt à la collecte

méthodique de données afin de fournir aux acteurs des indications sur l’état d’avancement

et la progression vers les objectifs retenus.

L’évaluation

L’examen systématique et aussi objectif que possible des réalisations du Centre. L’évaluation

a pour objet d’apporter une réponse à des questions spécifiques, ainsi qu’à porter un

jugement d’ensemble sur les réalisations et à en tirer des enseignements destinés à

améliorer les actions, la planification et les décisions futures. L’évaluation vise en général à

déterminer l’efficience, l’efficacité, l’impact, la durabilité et la pertinence des objectifs du

Centre.

Mécanisme du suivi et de l’évaluation des formations

Le chef du département suivi-évaluation, communication et RP élabore une planification de

ses activités et interventions. Cette planification peut être trimestrielle, semestrielle,

annuelle ou ponctuelle selon la nature des rapports ou avis à émettre. La planification du

suivi et de l’évaluation du processus de formation doit tenir compte de tous les paramètres

liés au déroulement d’une année académique. A cet effet il doit développer un mécanisme

de collecte d’information auprès des autres départements techniques du Centre.


138

Les Rapports de suivi et d’évaluation

Les rapports doivent faire ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux

effets/impacts des formations. Ils sont faits sur la base de la mise en œuvre des procédures

d’évaluation claires et connues de tous. Ces procédures aborderont des thématiques

diverses liés au processus de formation tel que :

Le Programme des cours

- comment et par qui les programmes de formation sont-ils conçus

- quel est le ratio enseignement théorique/enseignement pratique. Répond-il aux

objectifs formulés par l’entité ?

- la formation comporte-t-elle un travail personnel ? Des stages ?

- quelles sont les approches pédagogiques innovantes des programmes et comment le

développement des compétences chez les apprenants est-il pris en compte lors de

l'élaboration et des révisions des programmes de cours ?

- l'élaboration ou la révision du programme font-elles l'objet d'une évaluation ou d'un

avis par d'autres partenaires de la formation que les enseignants ?

- quelle est la charge effective de travail pour les étudiants, en comparant le

programme officiel et ses crédits avec les grilles horaires hebdomadaires préparées

par l'administration ?

L’examen et l’évaluation des apprenants

- quels sont les modes d'évaluation des apprenants dans le programme visé ?

- y a-t-il adéquation entre le mode d'évaluation et les objectifs pédagogiques ?

- si le programme comporte des projets, des rapports, des mémoires, comment sont-ils

encadrés et par qui ?

- comment interviennent-ils dans la notation et dans la réussite ?

- y a-t-il adéquation entre le mode d'évaluation et le type de savoir/compétence

souhaité à l'issue de l'épreuve ?

- l'élaboration ou la révision du programme font-elles l'objet d'une évaluation ou d'un

avis par d'autres partenaires de la formation que les enseignants


Le C/DSECRP

Elaboration et la mise en œuvre du PTA du centre - actualise le canevas d’élaboration du PTA au regard des orientations stratégiques du centre ; - soumet ledit canevas à l’approbation du SG puis du Directeur ; - met le canevas approuvé à la disposition des responsables d’entités ;

PTA

Les - renseigne le canevas suivi les priorités prédéfinies ;


139


responsables d’entités

- transmet le canevas renseigné au C/DSECRP

Le C/DSECRP

- s’assure du respect des orientations et priorités retenues ; - fait la compilation des différentes plans annuels de travail élaborées par chaque responsable d’entité ; - transmet le projet de PTA à l’Agent comptable pour un premier arbitrage budgétaire ; - transmet ensuite le projet de PTA pré-arbitré aux responsables d’entités pour avis ; - transmet le projet de PTA au SG puis au Directeur pour avis.

Le C/DSECRP

Atelier de validation du PTA - Elabore les termes de référence de l’atelier et les soumet aux amendements du CODIR ; - transmet les TDR amendés au Directeur.

Le D/CeFAL

- annote les TDR ; - affecte les TDR à l’Agent Comptable pour dispositions d’ordre logistique à prendre et au C/DSECRP pour préparation et exécution de l’activité.

Les responsables d’entités et les personnes-ressources

Examinent et approuvent le projet de PTA

Le C/DSECRP

- intègre les amendements au projet de PTA ; - transmet le projet de PTA au SG puis au Directeur

pour un contrôle de conformité.

Le CoDir valide le projet de PTA

Le D/CeFAL sollicite du P/CA la convocation d’une session ordinaire d’adoption

Le CA - examine le projet du PTA ; - adopte le projet de PTA.

Le D/CeFAL - transmet le PTA adopté au ministère de tutelle via le DPP.

Le C/DSECRP

Mise en œuvre du PTA - donne copie du document final à chaque responsable

Les responsables

- s’approprient le document - font approprier le document à leurs collaborateurs - y extraient les planifications trimestrielle et mensuelle de leurs activités - transmettent lesdites planifications au C/DSECRP

Le C/DSECRP - compile ces planifications des différents secteurs dans une programmation mensuelle - transmet ladite programmation au SG

Le SG - soumet la programmation mensuelle à la validation du CoDIR - soumet le document validé au Directeur

Le D/CeFAL Autorise l’exécution

SG Transmet la copie du document validé à tous les responsables pour exécution

Le C/DSECRP Evaluations de la mise œuvre du PTA - Elabore un canevas d’évaluation (mensuel, trimestriel,

PTA Plans trimestriels


140


semestriel et annuel) actualisé, de la mise en œuvre du PTA à chaque responsable suivant les différents secteurs d’activités ; - soumet le canevas à la validation du CODIR - transmet le canevas validé au SG qui après l’avoir soumis au directeur le met à la disposition des responsables d’entités pour une auto-évaluation

Programmations mensuelles Canevas d’évaluation rapports d’évaluation mensuelle, trimestrielle et annuelle Tableau de bord des activités

Le responsable d’entité

- en collaboration avec son équipe, renseigne le canevas selon ses activités - transmet, la fiche d’évaluation renseignée au C/DSECRP

Le C/DSECRP

- traite les différentes fiches d’évaluation renseignée par chaque responsable d’entités ; - transmet le rapport de l’évaluation au SG - organise un atelier interne de validation des fiches d’évaluation.

Le SG - présente le rapport au CoDir - soumet le rapport au Directeur

Le D/CeFAL

- apprécie le rapport - fait des recommandations NB : pour les rapports à mi-parcours et annuels, le Directeur les fait approuver par le CA

Le C/DSECRP

- Monitoring - élabore / met à jour les outils de rapportage et les met à

disposition des responsables d’entités après leur validation par le CODIR

Chaque responsable

- élabore son rapport mensuel / trimestriel d’activités - transmet le rapport mensuel au C/DSECRP

Le C/DSECRP

- compile les rapports mensuels/ trimestriel par service ; - élabore le rapport mensuel/ trimestriel du centre ; - renvoie le draft du rapport du centre aux responsables pour observations éventuelles. - soumet au paraphe du SG et à la signature du Directeur

Le D/CeFAL

- s’assure du contenu et de la qualité du document ; - signe le document final ; - transmet le document signé au DPP pour exploitation du ministère via le SA.


141

5.3.2 Communication et Relations Publiques


CeFAL

PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION ET

RELATIONS PUBLIQUES (SECRP) Actualisé :


COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES

Les partenaires

Les partenaires stratégiques et opérationnels du CeFAL sont principalement :

- le Ministère en charge de la décentralisation ;

- les communes du Bénin et leurs associations régionale et nationale ;

- les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) ;

- le grand public béninois ;

- les acteurs de la décentralisation des pays de la sous- région.

Les outils de communication

Les outils courants de communication entre le CeFAL et les structures partenaires sont :

- les courriers administratifs ; départ et arrivée ;

- les e-mails ;

- les tournées d’information des cibles au niveau des communes par le staff du CeFAL ;

- les dépliants ;

- les logos ;

- la presse audiovisuelle.

Les objectifs de la communication et des relations publiques du Centre

- faire connaître ses activités et ses réalisations, les services offerts ; rendre accessible

et faire circuler l'information, la vulgariser ;

- informer ou consulter ses membres, ses administrateurs, ses employés et ses

bailleurs de fonds ;

- augmenter sa visibilité et se positionner dans l'actualité ;

- être plus autonome sur le plan financier en sollicitant des contributions publiques ou

auprès de divers bailleurs de fonds gouvernementaux ou privés ;

- élargir ses alliances, rayonner dans divers réseaux ou territoires et échanger des

expertises ;

- faire reconnaître son utilité publique et ses expertises ;

- développer une opinion publique favorable ou augmenter sa notoriété ;

- diffuser une image attirante et conviviale ;


142

- combattre les préjugés ou mettre fin à diverses rumeurs ;

- etc.


Le C/DSECRP

- Coordonne la mise en œuvre du plan stratégique

de communication du centre qui consiste à :

actualiser le site web

- mettre à jour la base de données

Créer une identité graphique pour le CeFAL ;

- mettre en place un dispositif pour assurer

l’affichage des informations dans les locaux du

siège et sur les sites de formation ;

- stimuler l’adhésion de tous les acteurs aux

principes du CeFAL ;

- assurer la maîtrise du processus de Suivi-

évaluation des activités ;

- valoriser l’intervention des différents acteurs ;

- Rendre visible l’effort national et celui des

partenaires dans le développement du CeFAL ;

- conforter les partenaires actuels et susciter

l’intérêt de nouveaux partenaires ;

- rendre visible le CeFAL à l’international

- faire connaître les besoins en financement du ;

- susciter la mobilisation des ressources pour le

CeFAL ;

- rendre visibles les mécanismes de gestion axés

sur la transparence et l’obligation de résultats ;

- amener les communes à jouer leur rôle dans la

recherche de financement ;

- faire connaître aux communes, les nouvelles

orientations et lignes d’activités du CeFAL ;

- accompagner les communes dans le choix des

filières de formation ;

- sensibiliser les autres acteurs à adhérer à cette

nouvelle plate-forme programmatique du centre.

Plan Stratégique de

Communication (PSC)


143

5.4 PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE


144

5.4 PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE

Généralités

Les procédures de gestion documentaires au niveau du CeFAL regroupent deux grands

volets:

- Les procédures relatives à la mise en œuvre de la politique documentaire du centre.

Le service de la documentation et des archives est responsable de l’ensemble de la

gestion de l’information institutionnel du CeFAL ;

- Les procédures relatives à la gestion des ressources documentaires. Elles concernent

essentiellement les procédures relatives à la gestion de la bibliothèque.

Rôle et responsabilité du Service de la documentation et des archives

Il est chargé :

- de la mise en œuvre de la politique documentaire du Centre ;

- de l’identification des ouvrages et documents à acquérir au titre du fonds

documentaire ;

- de la gestion de la bibliothèque du Centre ;

- de la conservation et de la sécurisation de tous les documents du Centre ainsi que du

pré-archivage.

5.4.1 Mise en œuvre de la politique d’archivage


CeFAL PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE Actualisé :


MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE D’ARCHIVAGE

a- Objet

Mettre en œuvre la politique d’archivage au niveau du centre.

Ces procédures décrivent les modalités de classement et d'archivage de l'ensemble des

documents générés par le CeFAL, notamment les dossiers d'instruction et de contrôle

individuels, les divers courriers individuels traçant chaque dossier, mais également les

documents de gestion et de management de l'école.

Ces procédures ne s’appliquent qu’à défaut de plan d’archivage interne.

b- Nature des archives du centre

- Archives courantes

Documents couramment utilisés à des fins administratives et/ou légales

- Archives intermédiaires

Documents utilisés occasionnellement à des fins administratives et/ou légales


145

c- Principes et règles de gestion

Choix des supports Il est redondant de posséder un dossier en format papier et en format électronique, car cela

ferait doublon.

- Conservez le format papier, si votre dossier contient des documents qui existent

uniquement en format papier (correspondance, documents signés, etc.).

- Pour les autres dossiers, il convient de déterminer le format qui convient le mieux.

- Les dossiers mixtes, comprenant plusieurs supports, sont à gérer selon les possibilités

de conservation existant sur place.

- Les documents électroniques, les vidéos et autres documents audiovisuels ne

pouvant être imprimés sont à conserver.

Dossier maître et dossier secondaire Pour les besoins administratifs, plusieurs exemplaires d’un même document peuvent circuler

dans les services. Il est important de déterminer quel service est en charge du dossier

maître, c’est-à-dire du dossier d’affaire complet avec les documents originaux. C’est en effet

sur ce dossier que s’appliquera le calendrier de conservation

Les différentes versions d’un document Un document peut passer par plusieurs versions (version de travail, version approuvée, etc.).

Seule la version finale du document se voit appliquer le calendrier de conservation. Les

versions de travail peuvent être éliminées immédiatement après l’approbation de la version

finale

Nécessité d’établir un plan de classement par le Service de la documentation et de l’archivage

La masse documentaire conservée par le centre pouvant se révéler être très importante, il

est nécessaire de l'organiser afin de pouvoir retrouver rapidement l'information utile et de

conserver ensemble, dans un dossier, les documents d’une même affaire. Pour ce faire, il

faut créer un plan de classement unique et commun aux dossiers électroniques et papier.

Le plan de classification se définit comme une structure hiérarchique et logique des dossiers

produits ou reçus par le centre au cours de ses activités. Il s’applique à tous les supports

documentaires et permet le regroupement physique et intellectuel des dossiers et, parfois,

des documents qu’ils contiennent. Le plan de classement peut se faire suivant :

- Un ordre chronologique (le document le plus ancien est rangé au-dessous à

l’intérieur d’un dossier)

- Un ordre alphabétique

- Un ordre thématique : il reprend le classement ou les fonctions du service

Ce plan de classement, une fois élaboré et validé doit être diffusé à tous les services et

départements du centre


146

La fixation des durées de conservation

Il importe qu’une période de conservation soit déterminée pour chaque dossier ou série

documentaire inscrite au calendrier. Cette période de conservation se fixe :

- au niveau des archives courantes (phase active) : on détermine combien de

temps on doit garder tel ou tel dossier dans l’espace de travail parce qu’il est

fréquemment utilisé à des fins administratives ;

- au niveau des archives intermédiaires (phase semi-active) : on détermine la durée

de conservation de tel ou tel dossier dans un espace centralisé de conservation

avant d’appliquer la décision relative à la disposition finale : conserver ou

éliminer.

d- Transfert des documents électroniques

Cette procédure s’applique à tous les documents électroniques générés par les services du

CeFAL. Les documents doivent être sauvegardés hebdomadairement par la procédure de

sauvegarde automatique du serveur gérer par le service de la documentation et des

archives.

e- Transfert des documents papiers

Cette procédure s’applique à tous les dossiers papier produits et reçus par les services et qui

sont concernés par une durée d’utilité légale.

- à cet effet le Service de la documentation et des archives élabore des bordereaux

de versements qu’il diffuse auprès de tous les services du centre. Aucun

versement n’est reçu s’il est dépourvu de bordereau de versement

- les dossiers sont à ranger dans des boîtes d’archives en carton au format

standard de 10 cm. Afin d'éviter toute détérioration des documents, ces boîtes

ne doivent être ni surchargées, ni laissées à moitié vides. L'usage de scotch pour

les fermer est proscrit.

5.4.2 Procédures de gestion de la bibliothèque


CeFAL PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE Actualisé :


PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE

a- Objet

Formaliser la gestion des outils bibliothécaires au niveau du centre


147

b- Liste des opérations

Les procédures de gestion de la bibliothèque du Centre se présentent comme suit :

- la gestion de l’acquisition des documents

- la gestion du classement des documents

- la gestion de la communication des documents

5.4.2.1 Gestion de l’acquisition des documents

PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE

CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé : Avril

2018 Révisé :

ACQUISITION DES DOCUMENTS


Le

responsable

de la section

acquisition

Les Chefs de

département-

Le

Responsable

des

acquisitions

Expression des besoins

Le repérage des documents à acquérir s’effectue par la personne

responsable des acquisitions dans la bibliothèque du Centre et

par l’ensemble du personnel.

- ces derniers sont invités à transmettre leurs suggestions

d’achat à la bibliothèque sur le formulaire prévu à cette

fin, par courriel ou en personne. Conformément au plan

d’acquisition, une organisation structurée dans

l’expression des besoins permet d’obtenir des collections

d’actualité ;

- les chefs de Départements proposent des listes de

documents dans diverses disciplines en concertation avec

les enseignants. Il est donc nécessaire de définir un cadre

formel permettant d’avoir régulièrement des

propositions.

Définition des critères de sélection des documents

Les documents achetés par la bibliothèque doivent répondre aux

critères suivants :

- les documents doivent être d’intérêt pédagogique, de

recherche et éducatif ;

- le contenu des documents doit être adapté au niveau

intellectuel de la communauté scientifique qu’il dessert ;

- le développement des collections doit compléter le fonds

documentaire existant afin d‘offrir aux apprenants et

chercheurs une collection la plus diversifiée possible,

- la Bibliothèque achètera des exemplaires multiples du

même document ou des œuvres presque similaires en

fonction des orientations du Centre et de leur capacité.

- l’année d’édition des documents sera prise en compte

car :

Fiche

d’expression

de besoins


148


Le

Responsable

de la

bibliothèque

o La bibliothèque vise à mettre à la disposition de

ses usagers des documents récents ;

o Dans certains domaines, le lieu de publication

des documents pourra être considéré ;

- le format du document pourra être considéré :

o les documents présentant des formats

éphémères feront l’objet d’une analyse

particulière ;

o les documents faisant l’objet de dégradations ou

de vols répétés ne seront pas rachetés mais

plutôt numérisés ;

- La disponibilité intégrale gratuite d’un document en

format électronique sera privilégiée par rapport à l’achat

du même document en format imprimé.

Assurance de la disponibilité financière

- la disponibilité financière sera toujours analysée dans la

décision d’acheter ou de ne pas acheter un document :

- le budget sera utilisé de façon que les acquisitions des

documents soient effectuées en fonction des besoins ;

- la bibliothèque achètera systématiquement plusieurs

exemplaires de tout document mentionné comme étant

obligatoire aux plans de cours.

Lancement des commandes

(Voir procédures d’achat de biens et services)

Réception des documents commandés

- les ouvrages commandés sont réceptionnés par le

Responsable de la bibliothèque ou son Représentant et

un représentant de l’Agent comptable

- le Responsable de la bibliothèque signe conjointement le

bon de livraison avec le financier ; Après la livraison, la

liasse des documents comprenant l’original du bon de

commande, le bon de livraison et la facture est transmise

à l’Agence comptable pour paiement.

5.4.2.2 Gestion du classement des documents


CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé :


CLASSEMENT DES DOCUMENTS


149


Un membre

de la

bibliothèque

Traitement des documents papiers

Le traitement de documents papiers correspond à l’ensemble

des opérations matérielles et intellectuelles qui doivent être

effectuées dès l’entrée du document dans la bibliothèque

jusqu’à sa mise à la disposition du public. Les diverses

opérations du traitement du document peuvent être

réalisées par des personnes différentes. Toutefois pour la

bonne organisation de ce travail intérieur, il est essentiel que

chacun connaisse l’intégralité du circuit qui comporte trois

types d’opérations quel que soit le type de document :(i)

Pointage de la commande ; (ii) Collationnement et

estampillage ; (iii) Enregistrement

Pointage de la commande

Après réception des documents commandés, le préposé

chargé de la réception vérifie la livraison en vue de s’assurer

que les documents reçus correspondent bien à ceux qui ont

été effectivement commandés. A cet effet :

- il effectue un pointage de la commande, en

comparant la fiche de << commande en cours >> ou

le double du bon de commande avec les documents

livrés et le bordereau ou la facture qui les

accompagne. Cette opération doit permettre de

déceler d’éventuelles erreurs de livraison : erreurs de

titres semblables ou voisins, erreurs de tomaison,

erreurs d’édition.

- Pour les manuels par exemple, il est important de

vérifier qu’il s’agit bien de la dernière édition qui a

été fournie.

- Si un ouvrage n’a pas été livré, on notera les motifs

de non-livraison dans le fichier <<commande en

cours >>, par exemple : ouvrage en réimpression,

ouvrage épuisé, livraison retardée…

- Au terme de ce pointage les fiches des ouvrages

arrivés seront retirées du fichier << commande en

cours >> et insérées dans le fichier << livres arrivés >>

ou << livres en cours de traitement >>

Collationnement et estampillage

Le collationnement consiste à vérifier le bon état matériel du

document. Il s’agit de contrôler l’état général du livre afin de

s’assurer qu’il est correctement imprimé et relié et qu’il n’y a

pas d’erreur de pagination. L’estampillage est l’apposition du

cachet de la bibliothèque pour attester sa propriété .Le


150


cachet se met sur la page de titre, sur les pages fixées selon

les règles de la bibliothèque

Enregistrement

L’enregistrement est l’inscription de chaque nouvelle

acquisition sur un registre d’entrée inventaire. Un numéro

d’inventaire est attribué à chaque document. Chaque

exemplaire d’un même document aura ainsi un numéro

propre à l’intérieur d’une numérotation continue. Le numéro

d’inventaire est reporté de manière indélébile sur le

document.

Un registre d’entrée inventaire comporte dix colonnes qui

doivent être correctement remplies et qui donnent des

indications et des observations précises permettant de suivre

la vie du document

Il constitue de manière définitive et formelle l’état civil de

chaque exemplaire possédé par la Bibliothèque.

Le registre d’inventaire des ouvrages doit comporter les

rubriques suivantes :

n° d’entrée, date d’entrée, auteur (s) du document

titre, éditeur, éventuellement lieu d’édition

date de publication, origine (achat, échange, don)

Cote, nombre d’exemplaire détenu

observations (pilon, exclu du prêt...)

Classement :

Chaque document a une place sur le rayon matérialisée par la

cote ; c’est l’ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes)

servant à identifier chaque article dans un service d’archives,

ou à localiser tout document dans un centre de

documentation ou dans une bibliothèque. Le repérage d’un

document doit être univoque : il ne peut être classé qu’à un

seul endroit dans la bibliothèque.

5.4.2.3 Gestion de la communication des documents


CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé : Avril

2018 Révisé :

GESTION DE LA COMMUNICATION DES DOCUMENTS


La communication des documents revêt généralement les

formes suivantes :

1 - Consultation sur place

2 - Prêt


151


3 - Circulation systématique de revues

4 - Diffusion de photocopies

1 - La consultation sur place :

Elle garantit la disponibilité permanente des documents pour

tous.

- Veiller à ce que les lecteurs ne rangent pas eux-mêmes les

documents consultés

(prévoir des corbeilles de dépôt, par exemple).

2 - Le prêt :

- le système de prêt mis en place doit comporter une entrée

par document (identification sommaire : auteur, début du

titre, n° d’inventaire et cote, qui facilite la vérification en

rayon en cas de litige) et une entrée par emprunteur (nom,

prénom, service ou laboratoire).

La bibliothèque doit instituer un système de relances

régulières

- Si l’on ne dispose pas d’un logiciel du commerce ou d’un

programme "maison", un système manuel de type fichier (ou

classement à entrées) est préconisé.

- Il est possible de mettre en place des prêts dits "prolongés"

(dépôt de longue durée) pour les documents dont

l’utilisateur a un besoin permanent.

3 - Circulation systématique des périodiques :

- a réception d’un numéro de la revue, celui-ci est prêté

systématiquement aux lecteurs qui se sont inscrits

préalablement sur une liste de circulation.

- ce système devient vite très lourd : il faut veiller à ce que le

périodique ne stagne pas dans un bureau...

4 - Diffusion de photocopies :

- revues de sommaires et bulletins d’acquisitions.

- photocopie des articles selon un profil d’intérêt donné par

chaque utilisateur et résultant de la veille documentaire ;