Manual de Formao

Reunies de Trabalho

Organizao e Planificaorea de Formao: 346 Secretariado e Trabalho AdministrativondicePg.

Captulo 1 Tipos e definies de reunies alargadas 4

Captulo 2 Preparao da reunio de trabalho 11

Captulo 3 Registo de notas24

Captulo 4 Actas 25

Bibliografia 27

DesenvolvimentoCaptulo 1 Tipo e definies de reunies alargadas

OBJECTIVOSCONTEDOS

Definir e caracterizar os diferentes tiposde reunies; Conferncia; Reunies formais e informais; Seminrio; Simpsio; Workshop.

Utilidade da reunio como instrumento de comunicao

"As reunies so normalmente a actividade comunicacional mais dispendiosa do mundo empresarial - mais do que os processadores de texto, os computadores, o papel, ou a infinitude de telefonemas".

(Alessandra & Hunsaker, 1993, 188)

Por definio e de uma forma simplista, uma reunio uma associao de pessoas que se juntam com um determinado objectivo.

Segundo um estudo efectuado no Reino Unido:

- 4 milhes de horas so gastas diariamente em reunies;

- Por dia, realizam-se cerca de 50 milhes de reunies;

- Cerca de 30% do tempo dos directores gasto em reunies.

A grande maioria das reunies so:

- Improdutivas e uma perda de tempo;

- Mal aceites pelos seus participantes;

- Caras para a empresa;

- Demasiado longas e rotineiras.

No entanto, as reunies so fundamentais sobrevivncia de qualquer organizao, dependendo a sua produtividade da capacidade de quem conduz a reunio.Porque falham as reunies?

A reunio era desnecessria;

A reunio foi marcada com um motivo oculto;

Os objectivos no foram transmitidos, foram demasiado ambiciosos ou estavam mal definidos;

Os convocados no tm autoridade para implementar uma deciso tomada na reunio;

O nmero de participantes era excessivo;

O controlo foi inadequado;

O local era inadequado;

O tempo foi mal gerido;

A reunio decorre numa altura do dia, da semana ou do ms pouco apropriada;

A reunio foi desvalorizada;

Alguns participantes saem da reunio sem perceber o que que se espera deles;

A discusso interminvel ou a deciso tomada de forma precipitada;

No existe agenda ou est mal feita ou no foi distribuda.O Promotor no prepara a reunio:

Os participantes no podem preparar-se previamente;

Como no h limite de tempo, a reunio s terminar quando os seus participantes estiveram cansados;

O mesmo assunto pode ser abordado diversas vezes;

Pode falhar a abordagem a assuntos importantes;

As pessoas no sabem muito bem o que esto ali a fazer.

Porqu convocar uma reunio?

Para fomentar a coeso do grupo de trabalho;

Para motivar;

Para avaliar informao;

Para tomar decises;

Para actualizar informao;Vantagens e Desvantagens das reunies

Vantagens:

A troca de opinies pode optimizar a deciso;

Permitem uma viso global da organizao;

Circunstancializam o desempenho;

Permitem um melhor conhecimento dos diferentes objectivos da organizao;

Podem melhorar a comunicao do grupo;

Facilitam a tomada de decises impopulares;

Promovem a motivao e a coeso do grupo;

Possibilitam um maior envolvimento na execuo das decises.

Desvantagens:

Podem ocupar um tempo vital para o desenvolvimento de outras tarefas;

Pode surgir um pensamento grupal;

Quando a pessoa sente que os seus argumentos foram ignorados, pode desmotivar;

Se so mal geridas, podem transmitir a sensao de manipulao;

Estimulam alguma diluio da responsabilidade.

Qual o custo de uma reunio?

Entre os custos mais frequentes temos:

- Salrios dos participantes;

- Custos administrativos;

- Despesas de deslocaes;

- Custo dos equipamentos e do economato;

- Custo do local onde a reunio decorre;

- Custos de oportunidades perdidas.

De uma forma mais encapotada, temos que associar a estes custos, os custos de um eventual processo de desmotivao, com origem nas "chamadas reunies desnecessrias"

Estes so custos que, embora no estejam directamente ligados reunio, tm normalmente consequncias graves tanto a nvel da produo como a nvel do desempenho. Toda e qualquer reunio tem custos muito bem definidos e perfeitamente quantificveis.

Para que uma reunio resulte fundamental que se saibam exactamente quais os seus objectivos.

Estes objectivos devem ser antecipadamente transmitidos e totalmente claros e visveis.Objectivos da reunio

Somos muito frequentemente confrontados com reunies que nos parecem perfeitamente inteis s porque o seu objectivo no est definido.

Para que um objectivo esteja bem estruturado, ele tem que:

- Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado s possibilidades do grupo;

- Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador;

- Se possvel, mensurvel e estipular o resultado pretendido e o respectivo prazo.

Alguns tipos de reunio mais frequentes

Reunies de tomada de deciso

O primeiro passo ser decidir que tipo de deciso tm que tomar:

Lgica - existe um determinado n. de opes, pelo que o grupo ter como objectivo avaliar os prs e contras de cada uma delas;

Criativas - no existe priori qualquer tipo de opes definidas, como tal, o primeiro passo ser criar estas opes (por exemplo atravs da tcnica do brainstorming) para depois se poderem avaliar os prs e os contras de cada uma delas.Reunies de tomada de deciso: Visam a reconciliao de opinies divergentes, de forma a se conseguir chegar a uma deciso mais adequada e de maior qualidade.

Reunies de equipa

Tm normalmente uma periodicidade regular.

Podem transformar-se numa rotina, deixando assim de despertar qualquer interesse.

Estas so reunies que:

Devem ser extremamente breves e informais;

Cada ponto da agenda tem que ter um tempo definido;

Cada ponto orientado por quem o props;

As decises devem ser resumidas pela chefia. Reunies para resolver problemas

Procuram identificar as causas de algo que est fora do planeado. Procura-se, no fundo, responder a um conjunto de seis perguntas: O qu?, Porqu?, Quando?, Como?, Onde? E Quem?Mtodo de resoluo de problemas:

1 Identificao do problema;

2 Anlise do problema;

3 Definio do objectivo;

4 Levantamento de eventuais solues;

5 Avaliao das solues;

6 Escolha da soluo mais vantajosa;

7 Forma de implementar essa soluo;

8 Calendarizao da prxima reunio. Reunies para delegar tarefas e/ou responsabilidades Depois de tomar uma deciso, muitas vezes necessrio distribuir tarefas e/ou responsabilidades pelas pessoas que iro implement-la. Embora a delegao no tenha que ser feita necessariamente numa reunio, existem algumas vantagens para que ela se desenvolva neste contexto:

Perceber a deciso como um todo, ou seja, contextualizar a tarefa;

Clarificar pormenores que de outra forma passariam despercebidos. Reunies de anlise de projectos em curso

Para analisar um projecto:

Determine o que j devia ter sido feito;

Verifique o que j foi efectivamente feito;

Determine as razes dos eventuais atrasos;

Avalie eventuais alteraes ao projecto;

Esclarea o que tem que ser feito;

Refira possveis dificuldades que podero vir a surgir;

Proponha medidas para essas mesmas dificuldades.Reunies de anlise de projectos em curso: so reunies onde se avalia o que se fez, de forma a se poderem corrigir aces futuras. Reunies de persuaso ou de informao descendente

O principal objectivo ser o de obter apoio para um determinado aspecto.

Reunies de planeamento Tm com objectivo o planeamento de uma determinada actividade. Para elaborar um plano:

Clarificar o objectivo do plano;

Calendarizar o plano;

Identificar as tarefas principais;

Listar os recursos necessrios;

Atribuir responsabilidades;

Decidir prazos de concluso.

Reunies electrnicas

O contacto entre os convocados feito atravs de telefone ou atravs de vdeo. So reunies que tm regras muito especficas:

Refira frequentemente o nome da pessoa com quem est a falar;

Mantenha a ordem da agenda.

Em videoconferncias:

Sempre que possvel use apoios visuais (ex. grficos);

Certifique-se que esto todos visveis e que no h elementos distractores (mos a passar, vozes escondidas, etc.);

Quem estiver a falar deve manter o contacto visual com os ouvintes, olhando para a cmara;

Pequenos rudos so muito ampliados;

De forma a no haver sobreposio de dilogos, deve existir um breve intervalo entre oradores;

Evite usar roupas completamente brancas ou pretas, riscas muito finas ou cores muito berrantes;

Se for necessrio movimentar-se, evite movimentos rpidos ou bruscos.Vantagens da videoconferncia:

Reunir pessoas geograficamente dispersas; Economia financeira; Para decises urgentes; Para divulgar informao; Pode ser gravada.

Desvantagens das videoconferncias: Falta o contacto presencial; Podem surgir falhas

tcnicas; Desfasamento temporal entre a imagem e o som; Pode haver sobreposio

de vozes; O prprio sistema de videoconferncia pode ser um elemento distractor. Reunies consultivas ou de venda

1. Comunique eficazmente com o cliente - mostre que conhece bem o seu problema;

2. Identifique as necessidades do cliente - defina o problema;

3. Apresente a sua soluo duma forma genrica;

4. Pormenorize a sua soluo - explique-a passo a passo. Realce os resultados finais esperados;

5. Procure antecipar objeces;

6. Apresente novamente a proposta de forma resumida. Estimule alguma discusso.Reunies consultivas ou de venda: fundamental que o consultor / perito saiba exactamente quais so as pretenses do seu cliente. Reunies de passagem de informao

So, naturalmente, reunies mais eficazes se os participantes tiverem antecipadamente em seu poder, um documento com a informao que vai ser discutida e transmitida

Explique o objectivo fazendo sobressair a importncia da informao;

Refira resumidamente a informao;

Esclarea o tempo que vai demorar;

Apresente a informao de forma clara:

Use frases curtas;

Use frases simples;

Recorra a meios audiovisuais; Estimule os participantes a tirarem dvidas;

Evite qualquer desvio ao tema;

Resuma os pontos chave;

Volte a disponibilizar-se para esclarecimentos.Reunies de passagem de informao: So reunies importantes quando se procura passar informao complexa ou controversa estimulando assim uma discusso. Reunies de motivao

Estas reunies tm como objectivo incrementar a motivao dos seus participantes relativamente a um projecto, a um produto, a um servio ou mesmo relativamente empresa. Muito frequentemente, so reunies onde se divulgam os sucessos pessoais ou grupais.

Reunies multiculturais

Naturalmente que cada cultura tem os seus procedimentos em reunio, no entanto, quando estes procedimentos so obrigados a misturar-se, torna-se necessrio um cuidado suplementar:

Traduza a documentao;

Permita a presena de tradutores;

Informe-se acerca dos procedimentos normais da outra cultura. Ciclo de palestras

uma srie de palestras. Tanto pode ser um assunto desdobrado em vrias apresentaes como vrios assuntos que se complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou vrios intervenientes, especialistas no assunto. Conferncia uma reunio formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domnio. No final da sua exposio, responde a perguntas. Congresso

So reunies promovidas por entidades de classe ou associaes diversas, para apreciao, estudos, debates de interesse dos seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso desenvolve-se em mdulos ou sesses organizados de diversas formas: mesas-redondas, sesses plenrias, reunies de comisso, subcomisses, subgrupos ou grupos de trabalho. Conveno

o esforo de um determinado agrupamento social. Normalmente com o objectivo de integrao, o conhecimento recproco dos seus participantes, a homogeneizao de procedimentos, comportamentos ou informaes. Frum

Destinado exclusivamente s pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O participante poder debater com liberdade as suas posies, sem restries quanto quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participao livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no registo de opinies significativas. Mesa redonda

Tcnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de ideias, discusso de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Palestra

Uma pessoa, conhecida como palestrante,trasnmite aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experincia ou o seu entendimento sobre determinado assunto. No existe uma regra fixa quanto ao tempo de durao e participao do pblico. Seminrio

Destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nvel de conhecimento. Os participantes tm prvio conhecimento do que ser tratado. Divide-se em trs fases: Exposio, discusso e concluso. Simpsio

Os expositores debatem os assuntos com o pblico assistente, dentro de normas pr-estabelecidas. Captulo 2 Preparao da reunio de trabalho OBJECTIVOSCONTEDOS

Decrever as etapas e as tarefas inerentes preparao de reunies de trabalho; Lista de tarefas; Controlo de tarefas; Convocatria; Lista de participantes; Recolha de documentao; Dossi dos participantes; Acolhimento; Controlo de entradas; Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunio;

Preparar uma reunioAntes de convocar uma reunio, questione-se:

Esta reunio mesmo importante?

Ser insubstituvel?

Qual o seu real objectivo? Promotor

Fases da preparao:

(A) Definir o objectivo da reunio;

(B) Dar um ttulo reunio;

(C) Listar os assuntos a tratar, ou seja, listar os itens da reunio;

(D) Listar os participantes;

(E) Local, data, hora e durao da reunio;

(F) Documentos necessrios reunio;

(G) Equipamentos necessrios reunio;

(H) Elaborar e distribuir a agenda (documento com a descrio sucinta da forma como se pretende que a reunio decorra).(A) Objectivo da reunio

Esta reunio tem como objectivo:

Devemos estabelecer:

O resultado ideal;

O resultado prtico;

Um resultado satisfatrio.

Se existem vrios objectivos, eles devem estar relacionados entre si. Devemos verificar se a todos os convocados interessam todos os objectivos.(B) Ttulo da reunio

O ttulo deve:

Informar acerca do contedo da reunio;

Ser compreensvel e objectivo;

(C) Listar os assuntos a tratar (itens)

Alguns princpios para a construo dos itens:

Devem ter uma sequncia lgica;

Devem conter um verbo que traduza a aco a desenvolver;

Devem ter um tempo estipulado;

Podem ter um orador designado;

Certas pessoas podero s estar presentes em determinadas partes da reunio;

Equilibre os itens urgentes e os itens importantes;

Elimine qualquer item desnecessrio.Tenha um especial cuidado com o ttulo de cada item. com base neste ttulo, que posteriormente se vai trabalhar.

(D) Listar os Participantes

A quem realmente interessa o assunto;

Quem possa contribuir com informaes teis ou ideias interessantes;

Que possam influenciar nas decises a tomar;

Que possam ter um papel na dinmica do grupo.

A dimenso do grupo um dos aspectos que se reveste de maior importncia, j que, muitas vezes, dele pode depender o sucesso da reunio.Tenha um especial cuidado quando existem diferentes nveis hierrquicos. Muito frequentemente, o que acontece que as pessoas com um nvel hierrquico mais baixo acabam por no expressar os seus pontos de vista, em especial se estes so discordantes dos elementos de nvel hierrquico mais elevado.

A partir de 12 elementos, a tarefa de quem conduz a reunio torna-se substancialmente complicada, pelo que nestas situaes dever optar por uma das seguintes solues:

Verificar se haver pessoas que s necessitaro de estar numa parte da reunio;

Fazer mais reunies, dividindo assim o grupo; Verificar se haver algum que possa representar um grupo de pessoas escolhidas.Cuidados a ter na escolha dos participantes:

Convocao de observadores

Comparecerem pessoas em substituio de outras, sem terem qualquer noo do assunto a tratar.Convocar quadros de nvel hierrquico superior, que tenham tendncia para dominar a reunio. Pode acontecer que esse quadro acabe por dominar toda a sequncia da reunio e que os restantes elementos dirijam para ele as suas intervenes.

Convites pelo estatuto

Evite totalmente este tipo de compromissos. Muitas vezes, esses mesmos convocados sentem que esto simplesmente a perder tempo, pois efectivamente nada tm a ver com o assunto da reunio.(E) Local, data, hora e durao da reunio

Local

No local, tenha em conta:

O espao existente (3,5 m2 por pessoa);

A acstica, a iluminao, a ventilao, a temperatura da sala;

O tipo de mesas e cadeiras;

A existncia de elementos distractores.

O tipo de mesas e cadeiras e a forma como esto dispostas, vo influenciar o decorrer da reunio, tendo especial influncia no grau de formalidade / informalidade da mesma e no nvel de proeminncia do lder.Os participantes deveram sentar-se a um brao de distncia entre eles, pois se estiverem demasiado juntos sentiro uma sensao de invaso do espao pessoal, se

estiverem muito afastados, sentiro algum isolamento.O tipo de espao depende, em grande parte, de inmeros factores, tais como:

Condies existentes e possveis;

Tipo de reunio e nmero de participantes;

Grau em que o lder pretende enfatizar o seu poder;

Necessidade de haver ou no discusso;

Necessidade de interaco "cara a cara".

Por exemplo:

Se o objectivo for s ouvir ou se for uma reunio com muitas pessoas - disposio em aula ou anfiteatro;

Se o objectivo o confronto de opinies - participativo ou o democrtico;

Reunies em p, s so aconselhadas para reunies rpidas;

As pessoas que tiverem comunicaes a fazer, devem sentar-se em lugares onde fiquem bem visveis a todos;

Se houver apresentaes com o recurso a meios audiovisuais, todas as pessoas deveram ver facilmente o ecr;

Se for possvel, coloque a pessoa que considera ser mais conflituosa com a pessoa que considera ser mais passiva.No junte duas pessoas potencialmente conflituosas ou com opinies totalmente divergentes.

Disposio das mesas e lugares:

Quanto maior a distncia entre o promotor da reunio e os participantes, mais saliente estar a posio do primeiro.

Os elementos com menor nvel de autoridade, sentam-se normalmente nos extremos opostos ao do promotor. Se quiser perceber como que um participante sente a reunio para a qual foi convocado, ponha 4 cadeiras volta de uma mesa e sente-se antes dessa pessoa chegar.

Vamos, de seguida, apresentar uma srie de disposies possveis para mais participantes:

Data e hora:

A data em que a reunio vai decorrer de extrema importncia:

Devemos ter a certeza quanto disponibilidade de todos os intervenientes e devemos convoc-los com a antecedncia necessria para que cada um possa preparar a reunio, mas no tanto tempo antes que permita que se esqueam dela; Deve desenrolar-se num horrio apropriado;

Segundo algumas pesquisas de ergonomia, o fim da manh altura mais apropriada para a actividade intelectual.

Durao:

Segundo alguns estudos, o tempo de durao mximo de uma reunio dever situar-se entre os de 90 e os 120 minutos. No entanto, caso seja obrigado a ultrapassar os 90 minutos, faa pausas de descontraco com alguma periodicidade.

Refira sempre a hora de incio e de fim da reunio.

Limite o n. de itens da agenda.

Atribua um tempo para cada item.

(F) Documentos necessrios reunio

Actas das reunies anteriores relacionadas;

Relatrios;

Contributos que peritos possam ter dado;

Etc.

A distribuio destes documentos deve ser feita com a antecedncia necessria, de forma a que as pessoas se possam preparar para a reunio.

Entregar os documentos no incio da reunio, pode mesmo inviabilizar a mesma. Ou seja, pode acontecer:

- Ter que adiar a reunio;

- S intervir quem teve acesso documentao;

- O promotor ser acusado de segundas intenes;

- Perder-se muito tempo a ler a documentao.Segundo alguns autores, a antecedncia ideal para a distribuio dos documentos, varia entre as 48 e as 72 horas antes da reunio.

(G) Equipamentos necessrios reunio

Limite o nmero de equipamentos a utilizar. Se forem em excesso, s distraem;

D tempo aos participantes para lerem os diapositivos e no fale ao mesmo tempo que os mostra;

Quando terminar o assunto do diapositivo retire-o de imediato;

Fale para o grupo, no para o diapositivo;

Etc.Escolha previamente o local para colocar os equipamentos e verifique se esto todos em perfeitas condies.(H) Elaborar e distribuir a agenda

Uma agenda bem preparada permite:

Que os participantes se preparem;

Esclarecer o nvel de importncia dos diferentes assuntos;

Controlar o objectivo;

Optimizar a reunio.

Entregar a agenda demasiado cedo pode levar a que se esqueam seu contedo. Entreg-la demasiado tarde pode no dar tempo para que cada um prepare a reunio.Pontos fundamentais da agenda:

Ttulo da reunio;

Objectivo da reunio;

Data da reunio;

Hora de incio e de fim;

Local onde a reunio vai decorrer;

Participantes;

Sequncia de pontos a tratar;

Documentos que possam vir a ser necessrios reunio:

- Actas das reunies anteriores relacionadas;

- Relatrios ou contributos que peritos possam ter dado;- Etc.; Data, hora, local de uma prxima reunio;

Outros assuntos.Como evitar assuntos no urgentes: - Distribua sempre a agenda;

- Refira que, caso algum dos participantes queira acrescentar algum assunto, deve lev-lo considerao do promotor da reunio com alguma antecedncia;

- Caso a opo deste seja no sentido de incluir o referido assunto, dever refazer a agenda e enviar nova cpia;

Outros assuntos:

Podem surgir outros assuntos que no estavam previstos:

Urgentes:

Neste caso, ter que fazer uma alterao de ltima hora agenda, de modo a poder incorpor-los:

Eliminar alguns itens - combinar com os presentes quais os itens a retirar;

Aumentar o tempo da reunio - combinar com os participantes o tempo a acrescentar.

No urgentes:

Estes assuntos devem naturalmente ser evitados e, se for caso disso, devem ser agendados para uma reunio futura. Secretariado

O secretariado tem uma funo fundamental em todas as fases da reunio.

Nesta primeira fase, ele deve estar ao corrente:

Dos objectivos da reunio e da agenda;

Da lista de participantes.

A funo do secretariado nesta fase ser ento:

Reservar a sala de reunies e enviar as convocatrias com a agenda;

Se for necessrio, anexar convocatria as actas de reunies anteriores relacionadas;

Confirmar a presena de cada participante, esclarecer dvidas quanto ao local e horrio;

Providenciar o equipamento necessrio ao bom desenvolvimento da reunio;

Preparar os documentos para a reunio, fotocopi-los e distribulos.

Participante

A partir do momento em que o convocam para participar numa reunio:

Procure saber qual o objectivo da mesma;

Leia atentamente a agenda e a documentao em anexo;

Esclarea as dvidas antes da reunio;

Prepare cuidadosamente a sua participao.

Caso pretenda acrescentar alguma coisa agenda que recebeu, avise com antecedncia o promotor da reunio;

Leve para a reunio a sua agenda pessoal.

Preparar a apresentao

(a) Defina o objectivo

(b) Organize o discurso

Resuma a mensagem que pretende transmitir numa frase.

Cada tpico deve ser dividido em categorias. Faa um discurso breve.

Procure ter poucas categorias (4 ou 5). As categorias devem estar estruturadas de uma forma lgica e coerente, de modo a conseguir passar mais facilmente a sua informao.

Cada categoria deve ter um ttulo, o qual deve ser uma s palavra. No incio e no fim, enumere os diferentes ttulos.

(c) Material de apoio

Regras dos apoios visuais:

Devem conter s as ideias chave;

Olhe para as pessoas e no para o ecr;

Seleccione as ideias que pretende que estejam apoiadas visualmente.

(d) Dois momentos fundamentais do discurso

No incio:

Refira o tempo que vai levar na apresentao;

Defina o contedo principal;

Diga como est organizada a sua apresentao (fale nas categorias);

Enumere as vantagens de o ouvirem;

Refira que no final haver um tempo para questes.No final Cumpra o horrio;

Avise que est prestes a terminar - o nvel de concentrao da audincia ir aumentar;

Faa de novo referncia sua mensagem e s diferentes categorias;

Realce os benefcios para todos e as aces que possam ter que ser desenvolvidas;

Seja positivo e optimista;

Agradea a ateno prestada e disponibilize-se para questes. As questes:

Quando lhe colocarem uma questo envolva os outros participantes no dilogo;

Responda sempre a todas as questes;

Procure respostas curtas e sintticas;

Se no souber alguma resposta, assuma-o e disponibilize-se para pensar e pesquisar posteriormente.As partes mais importantes de qualquer apresentao so, naturalmente, o princpio e o fim. Como tal, faa um resumo ao princpio e ao fim dos aspectos que quer que fiquem mais memorizados.

Depois de ter terminado a sua apresentao, pode haver um espao de tempo em que ningum coloca nenhuma questo. Este um silncio perfeitamente normal em contexto de comunicao, pois a audincia est agora a mudar de papel e cabe-lhe agora desempenhar um papel mais activo e interveniente.Calendrio de uma reunio

Papel do promotor durante a reunio

Seja pontual;

Procure colocar todos os participantes vontade;

D as boas vindas sinceras a todos;

Apresente cada elemento ao resto do grupo;

Leve consigo cpias da agenda;

Clarifique o objectivo da reunio - refira as vantagens em estarem presentes;

Faa referncia aos horrios da reunio;

Pode ser importante clarificar qual o contributo que cada um deve ter para conseguirem atingir os objectivos;

Refira as normas de deciso;

Se existirem reunies anteriores relacionadas, refira as alteraes que tenham ocorrido desde ento;

Reconhea dificuldades que possam existir;

Comece a reunio com uma nota positiva;

Use uma linguagem clara e acessvel. Seja breve e objectivo nas suas intervenes;

Evite toda e qualquer atitude crtica.A principal tarefa do promotor a de conciliar as diferentes posies, de forma a conseguirem alcanar o objectivo da reunio.

No decorrer da reunio, um dos papeis mais importantes do promotor tem a ver com o facto de ajudar os participantes a colocarem os problemas de forma clara e objectiva.

Como tal, pontualmente, poder ter que reformular, de modo a clarificar a comunicao.O promotor , no fundo, o espelho do grupo, tendo que assumir um papel de lder.

A qualidade e o tipo de liderana so factores que vo decisivamente influenciar todo o decorrer da reunio.Promotor e encerramento da reunio: Resuma os pontos chave e as decises;

Reforce as responsabilidades de cada um;

Estabelea metas e prazos para cada pessoa;

Pea e faa uma avaliao da forma como a reunio decorreu;

Agradea a presena e os contributos.Papel do secretariado durante a reunio

A principal funo do secretariado a de anotao e posterior elaborao da acta. Como tal, ele dever estar bastante atento ao que se vai dizendo, e deve tomar pequenas notas ou transcrever pontos-chave. Se tiver dvidas num ponto qualquer, no deixe de as esclarecer.Papel dos participantes durante e reunio

Entende-se como participao adequada:

Estar atento ao contedo da reunio;

Ser imparcial;

No rejeitar de imediato ideias novas;

Ser flexvel;

Cumprir a ordem da agenda; Perceber que todos tm direito a falar;

Centrar-se nos argumentos e no nas pessoas;

Fazer crticas construtivas e ser positivo;

Ter em ateno a adequao da sua linguagem verbal e no verbal;

Centrar-se no objectivo da reunio;

Ser assertivo;

Perguntar, no caso de no ter compreendido;

Aceitar as decises da maioria.Captulo 3 Registo de notas OBJECTIVOSCONTEDOS

Aplicar as regras para registar notas numa reunio; Importncia; Regras; Sistematizao;

De forma a realizar avaliaes posteriores, bem como criar um registo do desenvolvimento de todos os assuntos pertinentes para a organizao, importa criar hbitos de registo, sejam eles em papel e/ou digitais, sistematizando ideias, decises, sugestes, etc.. A tcnica de Brainstorming usualmente utilizada em reunies, sendo fundamental o registo desta chuva de ideias.

Assim, a sistematizao destes registos deve obeceder, em traos gerais aos seguintes items:

Data, horrio e local;

Um resumo do que foi discutido;

Nome do promotor da reunio;

Nome dos presentes;

Ausentes e respectivas justificaes;

Actas aprovadas e assinadas; Assuntos pendentes;

Resumo de cada ponto;

Decises, prazos e responsveis;

Resumo de relatrios para aprovao;

Resultado de possveis votaes;

Assuntos para posteriores reunies;

Local, data e hora da reunio seguinte;

Captulo 4 Actas

OBJECTIVOSCONTEDOS

Redigir uma acta;Conceito; Importncia; Particularidades; Tcnicas de elaborao, Termonilogia;

No final da reunio torna-se necessrio passar aco. O promotor deve certificar-se que todos cumprem os objectivos definidos.Se alguma das aces falhar, fundamental que o promotor se rena com o executante, de forma a poderem, em conjunto, avaliar o porqu do referido falhano e a propor solues alternativas.Ao secretariado cabe redigir as actas e distribu-las no espao de 24 a 48 horas. A sua extenso no deve ser superior a 2 pginas.

As actas:

- No so a transcrio palavra por palavra do que se passou na reunio;

- Devem ser curtas e sintticas;

- Devem seguir a ordem da agenda;

- So um registo de factos, decises e aces; - Devem ser compreensveis para terceiros;

- Os espaos em branco devem ser trancados.Como construir uma acta:

Contextualize cada ponto;

Refira a documentao existente;

Enumere os departamentos envolvidos;

Faa um resumo das concluses;

Refira o que deve ser feito, por quem, como, quando e onde;

Procure colocar uma s ideia em cada frase;

Cada ponto deve ocupar um pargrafo;

No total, cada pargrafo deve ter no mximo 40 linhas;

Procure usar o passivo dos verbos;

Seja imparcial e preciso.Exemplo: Aos _(1) dias do ms de (1) de(1),pelas _ (1) horas e (1) minutos, realizou-se na _(2) uma reunio presidida por_ (3) e com a presena de (4) e com a seguinte ordem de trabalhos _ (5).

Desenvolvimento detalhado de todos os assuntos tratados, registo das vrias opinies e das concluses.

E, nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim,(6), na qualidade de secretrio(a), que a redigi.

O(A)Presidente O(A) Secretrio(a)

(1) Todos os nmeros vm por extenso(2) - Local, nome da empresa, escola, etc.(3) Nome completo do Presidente(4) Nome de todos os participantes(5) Enumerao dos pontos da ordem de trabalho(6) Nome do secretrioBibliografiaBARKER, A., Reunies que funcionam, Lyon Edies, 1996

HINDLE, T., Como Conduzir Reunies, Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao, 1998

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PARREIRA, A., Manual Terico de Liderana de Grupos e Conduo de Reunies, Pltano - Edies Tcnicas, 1997

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