Manuales Administrativos

Manuales AdministrativosConcepto:Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.

Objetivos De Los Manuales Administrativos Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la organizacin.

Ventajas y Limitaciones de la Utilizacin de ManualesVentajas: Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la empresa. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados. Logran y mantienen un slido plan de organizacin. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la organizacin.

Limitaciones: Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes. Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Necesidad de los ManualesSe necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:a) Muchas personas desempeando actividades similares y complejas.b) Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo.c) Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseos complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el anlisis y diseos de sistemas).d) Grandes flujos de informacin entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.En la actualidad las organizaciones estn adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfaccin de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que ms se adapte a sus necesidades.

Estructura de un ManualLas partes principales de un manual pueden ser las siguientes: Tabla de contenido Introduccin Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujogramas Glosario de trminos Conclusiones Recomendaciones AnexosImportancia de los manualesLa importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

Tipos de Manuales Administrativos

Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:1.- Manuales de Organizacin2.- Manuales de Polticas3.- Manuales de Normas y Procedimientos4.- Manuales para Especialistas5.- Manual del empleado6.- Manual de contenido mltiple.7.- Manuales de finazas8.- Manuales del sistema

1) Manual de OrganizacinEs la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin. Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:1.- Identificacin Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la organizacin; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.2.- ndice o Contenido Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.3.- Prlogo y/o Introduccin Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico.4.- Antecedentes Histricos Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.5.- Legislacin o Base Legal Este apartado, contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de publicacin en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones Transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). 7.- Estructura Orgnica Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones de jerarqua.sta descripcin de la estructura orgnica, debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia.8.- Organigrama Es la representacin grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales d comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.9.- Funciones Especificacin de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organizacin. Es conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica. Que sigan el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.10.- Descripcin de Puestos Resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente informacin: Identificacin del Puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc) Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora. Funciones Generales y Especficas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos dentro de la organizacin, as como las que debe establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

Estructura del Manual de OrganizacinContenido: Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.CAPTULO I: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.CAPTULO II: Objetivos generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.CAPTULO III: Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de cargos.GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.BIBLIOGRAFA.

2) Manual de PolticasEs la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

3) Manual de Normas y ProcedimientosEs la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros de la misma.Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas caractersticas:a) Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin de los distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de procedimientos.Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Estructura del Manual de Normas Y ProcedimientosContenido: Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.CAPTULO I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.SECCIN B: Objetivos generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.SECCIN C: Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Organigrama especfico del rea del manual. Descripciones de cargos.SECCIN D: Objetivos del manual. Poltica de calidad de la empresa.CAPTULO II: Normas generales del manual. Normas tcnicas del manual.CAPTULO III: Objetivo del procedimiento. Norma tcnica del procedimiento. Procedimiento (Playscript). Flujograma.GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.BIBLIOGRAFA.

4) Manual de Polticas, Normas y ProcedimientosEste manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organizacin. Adems, incluyen toda la informacin referente a la organizacin (antecedentes, estructura orgnica, funciones, organigramas, etc). Tambin, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin importante sobre el uso de recursos materiales y tecnolgicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Estructura del Manual de Polticas, Normas Y ProcedimientosContenido: Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.CAPTULO I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.SECCIN B: Objetivos generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.SECCIN C: Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Organigrama especfico del rea del manual. Descripciones de cargos.SECCIN D: Objetivos del manual. Poltica de calidad de la empresa.CAPTULO II:SECCIN A: Objetivos del rea. Poltica del rea. SECCIN B: Normas Generales.CAPTULO III: Normas tcnicas. Procedimientos. Flujogramas. Objetivos del procedimiento. Normas del procedimiento. Playscript.GLOSARIO DE TRMINOS.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. BIBLIOGRAFA.5) Manual para EspecialistasEs aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin en forma especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y capacitacin de empleados, como as servir tambin de elemento de consulta para la realizacin de las tareas asignadas.

6) Manual del EmpleadoSu objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal nuevo (induccin) as como tambin para posterior entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles intermedios u operativos.Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un manual de estas caractersticas debe contener: Actividades desarrolladas por la empresa. Breve resea histrica. Objetivos generales que se persiguen. Derechos y obligaciones de los empleados en general. Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. Servicios que la empresa presta a sus empleados.

7) Manual de Contenido MltipleYa se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su xito:a) manifestacin clara de las normas generales de la empresa. b) Comprensin total de la organizacin bsica de la misma.Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.

8) Manuales de FinanzasLas responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la administracin.

9) Manuales del SistemaEl manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y est constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema, ndice de componentes, etc.

10) Manual de CalidadEl Manual de CalidadDefine un manual de calidad como un documento que enuncia la poltica de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organizacin o con una parte seleccionada de estas.Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidadISO 9002El ISO 9002ISO son las siglas en ingls de la Organizacin Internacional de Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de estndares internacionales voluntarios, en diversos mbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que est registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se est recibiendo ser como se esperaba. Permite contar con la documentacin de todas las actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en produccin, instalacin y servicio.El ISO 9002 tiene una estrecha relacin con los manuales, ya que en el momento de establecer una norma o poltica en la organizacin, debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una documentacin en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organizacin.

Introduccin

La necesidad de contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y procedimientos dentro de las organizaciones, hace que se cree dentro de la empresa un rea especializada en especificar esos pasos , es importante elaborar entonces un manual que describa la actuacin individual o por funciones, para lograr un control adecuado dentro de la empresa. En el siguiente trabajo de investigacin explicaremos la funcin de estos manuales, los tipos y su importancia dentro de las organizaciones.

Conclusin

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.

Bibliografa

Gmez Ceja, Guillermo (1994)PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE EMPRESAS(Octava Edicin)Ciudad: Naucalpan de Jurez (Edo.) MxicoEditorial: McGraw Hill

Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio de Educacin, Cultura y DeportesColegio Universitario de Administracin y MercadeoC.U.A.M

Organizacin y Mtodos

Realizado por:C.I.: 13.525.169 C.I.: 15.102.513C.I.: 15.398.742C.I.: 16.049.099C.I.: 15.382.071C.I.: 17.808.186Administracin de EmpresasSemestre: IISeccin: 03Turno: Maana

Lacruz Yaneth Len Juan Mrquez Johana Padrn Susmaly Rivas Brenda Torres AlneidisProf.: Oscar Tovar.

Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio de Educacin, Cultura y DeportesColegio Universitario de Administracin y MercadeoC.U.A.M

Los Manuales Administrativos

Valencia, Abril 2002

ndicePg.INTRODUCCINConcepto de Manual.............................................................................. 10 Objetivos de los Manuales Administrativos.......................................... 10 Ventajas y Limitaciones de Los Manuales Administrativos.................. 10 Necesidad de los Manuales.................................................................... 10Estructura de Un Manual....................................................................... 10Importancia de Los Manuales................................................................ 10Tipos De Manuales Administrativos..................................................... 10ISO 9002 y su relacin con los Manuales Administrativos.................................................................... 10CONCLUSINBIBLIOGRAFA

Yaneth, ESTE TRABAJO YA EST LISTO LO NICO QUE LE FALTA ES LO QUE TU VAS A PASAR.AGRADEZCO TU COLABORACIN DE NO CAMBIAR LAS LETRAS NI LOS ESPACIOS, PORQUE EL PROFESOR EXIGE QUE SEAN HECHOS CON 1,5 DE ESPACIOS Y LOS MRGENES 4,3,4,3 Y LA LETRA TAMAO 14. (ME LO DIJO Anarelci, QUE BAJA PUNTOS A LOS TRABAJOS)SI DESEAS ALGUNA INFORMACIN ADICIONAL PUEDES LLAMAR AL (0241)-878.50.28 O A WWW. DALNEIDIS. COM