Los manuales administrativosSon indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más.Apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes.

Definición de manual.Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos de los manuales

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.

• Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.

• Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal.

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financie ros y tecnológicos disponibles.

• Fortalecer la cadena de valor de la organización.

• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal.

• Servir como una fuente de información para conocer la organización.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Posibilidades y limitaciones

Posibilidades: Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y establecer los objetivos, políticas, procedimientos, funciones, normas etc.

Evitan discusiones y malos entendidos en las operaciones

Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas através del tiempo.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Limitaciones: Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes

en el desarrollo de las operaciones.

El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

Si no se actualiza periódicamente pierden efectividad.

Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales que también son importantes.

Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.

Clasificación de los manuales.

Por su naturaleza o área de aplicación Macroadministrativos: pues contienen información de más de una

organización. Microadministrativos: si corresponden a una sola organización. Mesoadministrativos: cuando comprenden a una o más organizaciones

de un mismo sector de actividad o ramo específico.

Por su contenidoDe organización De producciónDe procedimientos De finanzasDe gestión de la calidad De personalDe historia de la organización De operaciónDe políticas De sistemasDe contenido múltiple De ventasDe puestos De técnicas

Por su ámbitoGeneralesEspecíficos

Planeación y elaboración de los manuales.

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien los consulta. Por ello debe ponerse mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.

Designar a quienes serán los responsablesDelimitación del universo de estudioEstudio preliminarFuentes de información

Una vez recabados los elementos preliminares para elaborar el manual debe prepararse el documento de partida que quedará integrado de la siguiente manera:

Propuesta técnica, que debe incluir:• Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

• Alcance: área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en la estructura orgánica, territorial o ambas.

• Justificación: demostración de la necesidad del manual en función de las ventajas que reportará a la organización.

• Antecedentes: recuento de todos los manuales preparados con anterioridad.

• Objetivos: logros que se pretende alcanzar.

• Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

• Acciones: iniciativas o actividades necesarias para elaborarlo.

• Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

• Costo: estimación global y específica de recursos financieros que requiere su elaboración.

• Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el entorno.

• Información complementaria: material e investigación que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo, que debe especificar:• Identificación: nombre del manual.• Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual.• Área(s): componentes de la estructura orgánica involucrados.• Clave: número progresivo de las actividades estimadas.• Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar y procesar los datos.• Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.• Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.• Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.• Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.• Reportes de avance: seguimiento de las acciones.• Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

El proceso de elaboración

Recopilación de la información Procesamiento de la información Redacción Elaboración de graficas Formato y composición Revisión y aprobación Distribución y control Revisión

El proceso de actualización.

1. Actualización planeada

2. Actualización no planeada

Proceso: Las funciones, procedimientos o políticas nuevas deben redactarse en

forma diferente, algunas organizaciones suelen utilizar hojas de colores y diferentes tipos de impresión a los utilizados en el manual original para resaltar el cambio.

Las nuevas disposiciones deben acompañarse por una indicación en la que se aclare que estas sustituyen a anteriores disposiciones, por lo general la fecha de entrada en funcionamiento, es suficiente para determinar la época en que un procedimiento se puso en vigor.

La nueva función, política, procedimiento debe insertarse en el manual con la suficiente anticipación necesaria antes de que entre en vigencia para que el usuario vaya tomando conocimiento del cambio.