manuales administrativos
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MANUALES ADMINISTRATIVOS
Presentado por:
HERNEY CUADRADO
ANDRES MOJICA
DIEGO DIAZ
DAVID ARGEL
JAVIER RAMIREZ
Presentado a:
Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ
UNIVERSIDAD DE CORDOBA
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
ORGANIZACIÓN Y METODOS I
MONTERIA – CORDOBA
2011
INTRODUCCION
Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo.
En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben llevar estos manuales de procedimientos.
Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de conocimiento.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Identificar que son manuales administrativos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos. Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos. Ver que contenido deben tener estos manuales.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales.
Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores. Entre ellos:
Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico, variable y fácil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa"
Graham Kellogg: “El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina, o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”
El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular.
El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método.
Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales, tales como las leyes, decretos, reglamentos u órdenes, que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación.
El manual como medio de comunicación:
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.
Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
Ventajas del uso de manuales:
Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas:
Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de la organización. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación
del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
puestos de la organización. Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.Entre otras.
Desventajas del uso de manuales:
Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los siguientes:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas compañías consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Tipos de manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance: Generales o de aplicación universal. Departamentales o de aplicación específica. De puestos o de aplicación individual
Por su contenido: De historia de la empresa o institución. De organización. De políticas. De procedimientos. De contenido múltiple (manual de técnicas).
Por su función específica o área de actividad: De personal. De ventas. De producción o ingeniería. De finanzas. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
Por su alcance:
Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado.
De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o instructivo de trabajo es el que precisa las labores, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse.
Por su contenido:
De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
o Agilizar el proceso de toma de decisiones o Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. o Servir de base para una constante y efectiva revisión.
De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Por su función específica o área de actividad:
De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
CONTENIDO DEL MANUAL
MANUALES DE ORGANIZACION
1. Identificación
Nombre oficial del organismo al que se refiere.
Titulo y extensión del manual (general o específico).
Niveles jerárquicos que comprende la organización.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión, en su caso.
Unidades responsables de su elaboración.
Cantidad de ejemplares impresos.
2. Índice o contenido
3. Prologo y/o introducción
Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento, de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión, y de los propósitos básicos que se pueden cumplir a través de él.
Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse.
4. Directorio
Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa.
Puesto o unidad administrativa nombre del funcionario
5. Antecedentes históricos
Breve descripción histórica sobre la empresa.
Origen.
Desarrollo.
6. Legislación o base legal
Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.
7. Atribuciones
Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas.
8. Objetivo
Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.
9. Políticas
Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. Las políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual.
10.Estructura orgánica
Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las funciones genéricas de cada unidad administrativa. Las normas para la elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura, salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el nivel oficina. Ver fig. 1
11.Funciones
Una función es un conjunto de actividades entre sí, necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano administrativo.
12. Índice de procedimientos
Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí, dependientes una de la otra, y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio.
13. Glosario de términos
Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado.
Fig. 1
MANUALES DE PROCEDIMIENTO
Beneficios del manual de procedimiento:
Reducción de gastos generales. Control de actividades. Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos. Sistematización de actividades. Información de actividades. Adiestramiento. Guía de trabajo a ejecutar. Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos. Auditoria administrativa de políticas, procedimientos y controles.
Contenido del manual de procedimiento.
Texto. Diagramas. Formas.
GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Presentación. Objetivos. Justificación de su necesidad. Definición características y clasificación de los procedimientos
Análisis y crítica de la información
Análisis. Diagnostico.
Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace.
Diagnostico: La finalidad del diagnostico, resultante del análisis y critica del procedimiento actual, lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento.
Diseño de procedimientos
Rediseño de formas. Diseño de nuevas formas. Reportes. Registros. Eliminación de operaciones innecesarias. Creación o supresión de archivos. Creación de nuevos controles.
Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos
Conceptos. Glosario de términos Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido
de un manual de procedimientos.
Proceso y norma de elaboración del índice
Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos, en el orden siguiente:
Índice del manual. Introducción. Base legal. Objetivo del manual. Procedimientos. Glosario de términos. Índice temático. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta. En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada
uno de los capítulos.
Proceso y normas de elaboración de la base legal
Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridico-administrativos vigentes, que conforman la base legal del documento que se esta elaborando.
La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir un orden jerárquico descendente, según se muestra:
1. Reglamentos.2. Decretos.3. Acuerdos.4. Circulares y/u oficios.5. Documentos normativo-administrativos.
Proceso y normas de elaboración del objetivo
Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el qué y el para qué.
La redacción del objetivo debe ser clara, concisa y directa. La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo. Se describirá, en lo posible, una extensión máxima de doce renglones. Se evitara al máximo el uso de objetivos, así como el subrayar conceptos.
Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
DE LA PRESENTACION, AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS
De la presentación. Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se
localizaran en la parte superior de los formatos. Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está
elaborando, ya sea manual o instructivo, en cuanto a los datos que contendrán las casillas de identificación.
Tratándose de manuales de procedimientos, la identificación se presentara en el mismo documento de dos maneras diferentes.
Cubierta:
Logotipo oficial de la institución. Leyenda institucional de la dependencia. Leyenda secundaria. La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por
una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. Dicha línea servirá de separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la superior invariablemente de color beige.
La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de forros y tendrá una altura de 22.2 cm a partir de la línea blanca horizontal.
La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la leyenda institucional, cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión se realizara a una tinta de color negro. El logotipo y la leyenda institucional se colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3.5 cm hacia arriba del borde inferior de la cubierta.
La leyenda secundaria, es decir, el nombre del área o unidad administrativa que emite el documento, aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional, dividida por una línea horizontal.
Lomo:
Sistema integral de manuales. Nombre del tipo de documento. Nombre del subtipo de documento, en el que se identificara el ámbito de
competencia del manual. Nombre especifico del documento en relación con su contenido. Numero de tomo (si existe más de uno). El código de referencia, proporcionado por el área de organización de la
institución. Logotipo de la dependencia.
CONCLUSIÓN
Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con nuestros compañeros el contenido del mismo.
En este trabajo, se trato acerca de Manuales administrativos, definimos son estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también vimos el contenido de estos manuales, también fue estudiado de forma detallada los manuales de procedimientos.
BIBLIOGRAFÍA
1. http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default2.asp