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Manuale d’uso

Galenica 2

Sommario

Premessa 4 Cosa è Galenica 4

Il manuale 4

Requisiti di sistema 4

Pagina iniziale 5 Accesso al sito 5

Registrati / Richiesta delle credenziali 5

Home page 5

Menu navigazione nelle sezioni interne 6

Preparazioni galeniche 7 Tariffazione estemporanea 7

Step 1 > Inserisci i dati della preparazione 7 Step 2 > Scegli le sostanze 8 Step 3 > Scegli il recipiente 9 Step 4 > Inserisci note ed avvertenze 10 Step 5 > Riepilogo e stampa etichette 10 Visualizza riepilogo 10 Stampa etichette 10 Etichette adesive 11 Etichetta per uso interno 11 Crea scheda interna 12 Stampa istruzioni 12

Gestione preparazioni 13

Storico vendite 13

Archivio & gestione 15 Sostanze 15

Recipienti 16

Etichette 16

Istruzioni e avvertenze 17

Onorari preparazioni 17

Turni e parametri 18

Tariffe dei turni 18 Onorari per le tipologie di sostanze 18

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Notifiche 19 Scaricamento delle sostanze dal magazzino 19

Clienti 19

Medici 20

Magazzino sostanze 21 Gestione lotti 21

Visualizza storico lotti 21 Inserimento di un nuovo lotto 22 Visualizza lotti dal – al 23 Visualizza gli ultimi lotti caricati 23

Lotti in scadenza 23

Ordini 24

Prepara ordine 24

Gestione ordini 25

Inventario sostanze 27

Prodotti sotto scorta 27

Verifica rititolazioni 27

Gestione fornitori 28

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Premessa

Cosa è Galenica Galenica è un’applicazione web raggiungibile in internet da qualsiasi browser all’indirizzo http://www.galenica.it o semplicemente www.galenica.it

E’ un programma dedicato alle preparazioni galeniche per il calcolo del loro costo secondo le normative vigenti, che permette lo sviluppo di etichette stampabili adesive, la gestione del magazzino sostanze e delle informazioni necessarie al farmacista per una personalizzazione ottimale delle preparazioni.

Essendo un’applicazione web e trovandosi unicamente in internet, l’utente non deve installare nel suo computer alcun software, né effettuare alcun aggiornamento. Gli aggiornamenti verranno effettuati direttamente da Galenica senza che l’utente debba preoccuparsene e senza che le informazioni già inserite vadano perse o corrotte.

Le informazioni e i dati inseriti da ogni utente (farmacista) rimangono strettamente personali, indipendenti da quelli di altri utenti e non presenti nel computer in uso.

Una tale gestione offre all’utente la massima libertà e la massima sicurezza sulla conservazione delle informazioni e sull’uso del programma.

Il manuale Il “Manuale di Galenica” è un documento dedicato agli utenti, in cui sono presenti tutte le informazioni relative al programma, il modo d’uso ottimale e le risposte alle domande più frequenti che un utente può chiedere.

Il manuale è diviso in macro-‐sezioni, e il sommario nella parte iniziale del manuale può aiutarvi nell’individuare la sezione e la pagina dell’argomento che cercate.

D’ora in avanti quando si farà riferimento ad un “click” si intenderà di premere esclusivamente il tasto sinistro del mouse.

Requisiti di sistema -‐ Connessione ad internet

-‐ Browser web con Javascript attivato:

Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer 8+

-‐ Stampante (unicamente per la stampa delle etichette e di ulteriori documenti)

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Pagina iniziale

Accesso al sito Per effettuare l’accesso a Galenica bisogna inserire il nome utente e la password, forniti dal gestore del programma, negli appositi campi “Nome utente” e “Password” e fare click col tasto sinistro del mouse sul pulsante “Accedi”.

Effettuando correttamente l’accesso si arriverà alla Home page (anche chiamata Pagina principale).

Se il nome utente o la password non sono corretti verrà comunicato all’utente l’errore e sarà di nuovo possibile tentare l’accesso.

Se il nome utente e la password (chiamate anche credenziali) non sono a disposizione del farmacista, fare click su sul pulsate Registrati.

Registrati / Richiesta delle credenziali Cliccando sul pulsante Registrati si apre una finestra di dimensioni ridotte in cui si possono inserire i dati personali necessari per fare una richiesta di registrazione.

I campi contrassegnati con l’asterisco * sono obbligatori.

Inserendo almeno i dati obbligatori e cliccando sul pulsante “Invia richiesta di registrazione” verrà visualizzata una pagina di conferma. Se qualche campo obbligatorio non è stato compilato verrà visualizzata una comunicazione del campo mancante.

Una volta inviata la richiesta il team di Galenica si adopererà per comunicare il prima possibile i dati di accesso nella casella di posta inserita.

Home page Dopo aver effettuato correttamente l’accesso si arriva alla Pagina principale, in cui sono presenti tre pulsanti:

-‐ Preparazioni galeniche

-‐ Archivio & gestione

-‐ Magazzino sostanze

che danno accesso alle omonime sezioni.

Il logo in alto a sinistra è presente il logo di Galenica, che è anche un pulsante per raggiungere sempre la pagina principale.

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In alto a destra è visualizzato il nome della farmacia, al di sotto del nome un pulsante (esci) per disconnettersi dal programma.

Nella parte finale della pagina di colore blu, è presente un menu veloce in cui è possibile visualizzare tutta la mappa del sito e i collegamenti per raggiungere direttamente le pagine senza entrare nelle sotto-‐sezioni. Questa struttura è presente in tutte le pagine del programma.

Menu navigazione nelle sezioni interne All’inizio di ogni pagina diversa dalla Home page, al di sotto del logo, è visualizzata una barra orizzontale bianca in cui è presente il percorso della pagina che si sta consultando, facilmente identificabile dalla dicitura “Ti trovi in:” .

A destra nella barra è presente un pulsante Menu che, se cliccato, fa scendere un layer trasparente con la mappa del sito e la sezione corrente.

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Preparazioni galeniche

Ti trovi in : Pagina principale > Preparazioni galeniche

Pagina con l’elenco delle sezioni relative alle preparazioni galeniche:

-‐ Tariffazione estemporanea

-‐ Gestione preparazioni

-‐ Storico vendite

Tariffazione estemporanea Ti trovi in : Pagina principale > Preparazioni galeniche > Tariffazione estemporanea

Nella parte centrale della pagina sono visualizzati i cinque step da compiere per arrivare ad una preparazione completa. Lo step corrente è blu, gli step completati sono blu con una vidimazione verde, gli step non ancora raggiunti sono grigi.

Superato il passo 1, fino al 5, si possono usare gli step come navigatore per tornare indietro, anche saltando uno o più passi. Non appena si posizione il mouse sopra uno step, il cursore diventa una manina. Per esempio, se si è nello step 4 si può tornare allo step 2 senza passare dallo step 3.

Step 1 > Inserisci i dati della preparazione E’ il primo passo per la creazione di una nuova preparazione galenica.

I dati da inserire nel primo passo sono:

-‐ la data di tariffazione (obbligatoria)

-‐ il nome della preparazione (obbligatorio)

-‐ il tipo di preparazione (obbligatorio)

La data di preparazione viene inserita automaticamente, con i valori attuali e conformi alle impostazioni dei turni (vedi Archivio & gestione > Turni e parametri), soltanto se la checkbox “Adesso” è vidimata. In caso contrario, togliendo la spunta da “Adesso” si possono modificare tutti i valori a piacimento.

Il nome della preparazione è a scelta del farmacista. Cliccando sul pulsante “Controlla” si effettua una ricerca sulle preparazioni esistenti per vedere se il nome è già stato usato precedentemente. Se il nome non è mai stato usato non viene comunicato niente, altrimenti, se il nome è già stato usato, una comunicazione chiederà se riprendere la preparazione effettuata in precedenza.

Il campo per il “Tipo di preparazione” è un campo combo box, ciò significa che i valori sono già presenti e selezionabili. Cliccando sulla freccia blu si aprirà un menu a tendina dove poter scegliere il tipo di preparazione desiderato. Si può anche effettuare una ricerca iniziando a

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scrivere il nome del tipo di preparazione: scrivendo “ca” la lista dei risultati verrà ridotta a tutti i valori che iniziano per “ca” (es. cachet, candelette, capsule, ecc.). Trovato il tipo di preparazione desiderato, fare click su di esso per selezionarlo. Una volta selezionato il nome si può confermare la selezione cliccando sul pulsante “Conferma”.

Se nella lista non è presente il tipo di preparazione desiderato, si può creare al volo un nuovo tipo cliccando su “crea nuovo tipo di preparazione”. Si aprirà una finestra popup dove poter inserire tutti i dati necessari. Dopo aver cliccato sul pulsante “Aggiungi nuovo onorario” e chiuso la finestra tramite il pulsante “Chiudi”, il nuovo tipo di preparazione sarà già disponibile nell’elenco e si potrà selezionare come descritto in precedenza.

N.B.: Alcuni tipi di preparazioni (boli, cachet, candelette, ecc.) richiedono il numero di unità, cioè quanti boli (o cachet, o candelette, ecc.) è necessario preparare; inserire un numero intero. Ulteriormente bisogna scegliere se considerare le dosi suddivise o le dosi cumulative. Se si sceglie di effettuare dosi suddivise, nel passo successivo durante la scelta delle quantità delle sostanze, la quantità totale in grammi verrà calcolata per singola unità. Es., se la preparazione peserà 100g, ogni unità peserà 100g. Se invece viene scelto di effettuare dosi cumulative, la quantità totale in grammi verrà calcolata dividendo il peso per il numero di unità. Es., se la preparazione peserà 100g e abbiamo 20 capsule, ogni capsula peserà 5g.

Una volta inseriti tutti i dati, si procede al passo seguente cliccando sul pulsante verde “Conferma e prosegui” alla fine della pagina.

Step 2 > Scegli le sostanze E’ il secondo passo per la creazione di una nuova preparazione galenica.

Da questo step in poi, nella destra della pagina sarà presente una colonna con i riquadri “Riepilogo preparazione” e “Costo provvisorio”, contenenti i dati della preparazione.

Per aggiungere una sostanza alla preparazione, cliccare sulla combo box nel riquadro “Aggiungi sostanza”, selezionare il valore desiderato e cliccare il bottone “Conferma”.

Visto l’elevato numero di sostanze presenti nel database, si consiglia di iniziare a scrivere il nome della sostanza desiderata per filtrare i risultati.

Se nella lista non è presente la sostanza desiderata, si può creare al volo una nuova sostanza cliccando su “crea una nuova sostanza”. Si aprirà una finestra popup dove poter inserire tutti i dati necessari. Dopo aver cliccato sul pulsante “Aggiungi nuova sostanza” e chiuso la finestra tramite il pulsante “Chiudi”, la nuova sostanza sarà già disponibile nell’elenco e si potrà selezionare come descritto in precedenza.

Dopo aver confermato la sostanza, la pagina verrà ricaricata e sarà presente nel riquadro “Contenuto preparazione”. A questo punto bisogna inserire la quantità desiderata in grammi, con una precisione massima di quattro cifre dopo la virgola (es. 0,0001 g).

Se bisogna inserire una sostanza quanto basta a tot grammi, cliccare sulla spunta accanto la scritta “Q.b. a” ed inserire la quantità totale della preparazione.

Se la sostanza è un eccipiente, cliccare sulla spunta “Eccipiente”. Il prezzo della sostanza non verrà conteggiato.

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Una volta effettuate le scelte desiderate, cliccare sul pulsante “Conferma” accanto la sostanza, la pagina verrà così ricaricata e la lista delle sostanze presenti nella preparazione verrà aggiornata.

Se si volessero eliminare una o più sostanze dalla preparazione, selezionare le spunte nella colonna “Elimina” nella tabella “Contenuto preparazione” e cliccare sul pulsante “Elimina”.

E’ possibile scegliere uno o più trattamenti (filtrazione, riscaldamento, sterilizzazione) effettuati per la creazione della preparazione, cliccando sulle spunte accanto i nomi, nel riquadro “Trattamento preparazione”.

Se si vogliono effettuare modifiche relative al passo precedente, è possibile cliccare sullo step 1 in alto nella pagina, oppure sul pulsante “Passo precedente” in basso.

E’ obbligatorio l’inserimento di almeno una sostanza.


Step 3 > Scegli il recipiente E’ il terzo passo per la creazione di una nuova preparazione galenica.

Cliccare sulla combo box nel riquadro “Recipiente”, selezionare il valore desiderato e cliccare il bottone “Conferma”. E’ possibile iniziare a scrivere il nome del recipiente desiderato per filtrare i risultati.

Se nella lista non è presente il recipiente desiderato, si può creare al volo un nuovo recipiente cliccando su “crea un nuovo recipiente”. Si aprirà una finestra popup dove poter inserire tutti i dati necessari. Dopo aver cliccato sul pulsante “Aggiungi nuovo recipiente” e chiuso la finestra tramite il pulsante “Chiudi”, il nuovo recipiente sarà già disponibile nell’elenco e si potrà selezionare come descritto in precedenza.

Dopo aver confermato il recipiente, la pagina verrà ricaricata e sarà presente, nel riquadro stesso, una tabella con le caratteristiche del recipiente selezionato. E’ possibile modificare il prezzo di vendita cliccando su di esso.

Se si vuole cambiare il recipiente, basta selezionare dalla combo box il recipiente come descritto in precedenza.

Se si vogliono effettuare modifiche relative ai passi precedenti, è possibile cliccare sullo step desiderato in alto nella pagina, oppure sul pulsante “Passo precedente” in basso.

La scelta del recipiente è obbligatoria.


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Step 4 > Inserisci note ed avvertenze E’ il quarto passo per la creazione di una nuova preparazione galenica.

Come nei passi precedenti, si possono scegliere le istruzioni tramite la combo box, come già descritto. Una volta confermata l’istruzione, la pagina verrà ricaricata e sarà quindi possibile personalizzare il testo o cancellare l’istruzione.

Analogamente all’istruzione, si possono scegliere le avvertenze tramite la combo box. Una volta confermata, la pagina verrà ricaricata e sarà quindi possibile personalizzare il testo o cancellare l’avvertenza.

I testi per la posologia e le note sono liberi. Un contatore indica quanti caratteri è ancora possibile scrivere.



Step 5 > Riepilogo e stampa etichette Il quinto step è l’ultimo passo per la creazione di una preparazione ed è formato da quattro sezioni:

-‐ Visualizza riepilogo

-‐ Stampa etichette

-‐ Crea scheda interna

-‐ Stampa istruzioni

Visualizza riepilogo E’ una sezione non modificabile, in cui si visualizzano tutte le scelte fatte per la preparazione.

Stampa etichette Con Galenica è possibile stampare le etichette adesive da apporre nei recipienti. Le informazioni contenute nelle etichette rispecchiano quelle richieste dalle normative vigenti. I formati contenuti nel database sono conformi ai più comuni formati di etichette adesive in fogli A4. Per la stampa è richiesta una stampante installata nel computer in uso e funzionante.

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Etichette adesive Per stampare un’etichetta adesiva bisogna sceglierne il formato nella combo box nel riquadro “Seleziona etichetta adesiva”. Se non è presente l’etichetta desiderata, è possibile crearla cliccando su “Crea nuova etichetta”.

Facendo click su “Conferma” viene ricaricata la pagina e verrà visualizzata un’immagine che rappresenta il foglio A4 con le etichette. E’ possibile scegliere una o più posizioni dove stampare un’etichetta.

Man mano che vengono stampate le etichette, Galenica si ricorda delle stampe effettuate e delle posizioni che sono state utilizzate nel foglio. Se si volesse utilizzare un nuovo foglio basta cliccare su “Usa un nuovo foglio”, altrimenti se vengono utilizzate tutte le posizioni del foglio, Galenica lo aggiornerà automaticamente proponendone uno nuovo.

In qualsiasi caso, se si vuole rendere nuovamente disponibile una posizione utilizzata, basta fare doppio click sulla posizione desiderata.

E’ necessario inserire la data della preparazione, che verrà stampata nell’etichetta. Facendo click sul campo “Scadenza della preparazione” si apre un calendario dove poter scegliere la data.

Il nome del cliente ed il nome del medico sono facoltativi.

Una volta effettuate le scelte, cliccare sul pulsante “Scarica etichette adesive”. Verrà chiesto di scaricare un file con nome “nomepreparazione_formato.pdf”. Questo file può essere stampato come qualsiasi altro file PDF standard, tramite Adobe Reader© o qualsiasi programma analogo.

Se nella pagina “Turni e parametri” l’impostazione “Scarica automaticamente le sostanze dal magazzino” è “chiedi” o “sempre”, e l’impostazione “Scarica le sostanze” è “per una preparazione” allora Galenica considererà una sola vendita (in Storico vendite), pertanto avverrà lo scaricamento delle sostanze del magazzino per una sola preparazione, e le etichette stampate avranno tutte lo stesso numero identificativo.

Se invece l’impostazione “Scarica le sostanze” è “per il numero di etichette selezionate” allora Galenica considererà n vendite (in Storico vendite), dove n è il numero di etichette selezionate, pertanto avverrà lo scaricamento delle sostanze del magazzino per n preparazioni, e le etichette stampate avranno numeri identificativi crescenti.

Etichetta per uso interno Per stampare l’etichetta per uso interno, inserire la data nel campo “Scadenza della preparazione”, se non già presente, e cliccare sul pulsante “Scarica etichetta interna”.

Verrà chiesto di scaricare un file con nome “nomepreparazione_etich_uso_interno.pdf”. Questo file può essere stampato come qualsiasi altro file PDF standard, tramite Adobe Reader© o qualsiasi programma analogo.


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Crea scheda interna All’interno del riquadro “Scheda interna” è possibile inserire le informazioni necessarie per la creazione della scheda interna. I seguenti valori da inserire non sono obbligatori ma consigliati:

-‐ Data da indicare nella scheda

-‐ Categoria terapeutica

-‐ Avvertenze indicate in etichetta

-‐ Note

-‐ Conservazione (modalità)

-‐ Periodo di validità

-‐ Disciplina di vendita

-‐ Obbligo registrazione in uscita

-‐ Esecuzione

-‐ Controlli finali da effettuare

Per stampare la scheda, inserire i valori e cliccare sul pulsante “Scarica scheda interna”. Verrà chiesto di scaricare un file con nome “nomepreparazione_scheda_interna.pdf”. Questo file può essere stampato come qualsiasi altro file PDF standard, tramite Adobe Reader© o qualsiasi programma analogo.

Stampa istruzioni Per stampare le istruzioni bisogna selezionare l’istruzione desiderata tramite la combo box nel riquadro “Seleziona istruzioni” e cliccare su “Conferma”. La pagina verrà ricaricata con il testo dell’istruzione, che sarà possibile modificare o cancellare.

Se è già stata selezionata un’istruzione nello step 4, questa sarà visualizzata automaticamente.

Per stampare la scheda, inserire i valori e cliccare sul pulsante “Scarica scheda istruzioni”. Verrà chiesto di scaricare un file con nome “scheda_istruzioni.pdf”. Questo file può essere stampato come qualsiasi altro file PDF standard, tramite Adobe Reader© o qualsiasi programma analogo.

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Gestione preparazioni Ti trovi in : Pagina principale > Preparazioni galeniche > Gestione preparazioni

In questa sezione viene visualizzata la lista, ordinata per nome, di tutte le preparazioni che sono state ultimate e salvate (Stato: Salvata), e di quelle non ancora concluse (Stato: Interrotta).

Le informazioni visualizzate comprendono:

-‐ il nome della preparazione

-‐ il tipo di preparazione (boli, capsule, …)

-‐ il recipiente

-‐ lo stato della preparazione (salvata o interrotta)

-‐ l’operazione che si può effettuare

Cliccando sull’operazione disponibile (Visualizza / Continua) o sul nome della preparazione, si accederà alla preparazione e seguire i passi già visualizzati della Tariffazione estemporanea.

Cliccando sulla X rossa relativa ad una preparazione nella colonna Elimina, sarà possibile cancellare la preparazione. Un messaggio ne confermerà l’avvenuta operazione.

Se il numero di preparazioni è maggiore del limite di risultati per pagina, i risultati verranno divisi per pagina e sarà possibile accedervi tramite la navigazione ( Prima – Precedente – [numeri pagina] – Successiva – Ultima ) al di sopra ed al di sotto della lista dei risultati.

Storico vendite Ti trovi in : Pagina principale > Preparazioni galeniche > Storico vendite

In questa sezione viene visualizzata la lista, ordinata per data, di tutte le preparazioni che sono state ultimate e di cui è stata stampata almeno un’etichetta. La stampa di un’etichetta presuppone una vendita.

Le informazioni visualizzate comprendono:

-‐ l’identificativo della preparazione

-‐ la data di vendita

-‐ il nome della preparazione

-‐ il tipo di preparazione

-‐ il nome del cliente (se inserito)

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-‐ il nome del medico (se inserito)

-‐ il numero di etichette stampate ed il loro formato

-‐ il prezzo di una preparazione

Cliccando sul nome della preparazione si accede alla pagina Visualizza vendita in cui sono presenti le caratteristiche della preparazione, la composizione quali-‐quantitativa ed il riepilogo dei costi.

Cliccando sulla X rossa relativa ad una preparazione nella colonna Elimina, sarà possibile cancellare la vendita. Un messaggio ne confermerà l’avvenuta operazione.

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Archivio & gestione

Ti trovi in : Pagina principale > Archivio & gestione

Pagina con l’elenco delle sezioni relative alla gestione del database:

-‐ Sostanze

-‐ Recipienti

-‐ Etichette

-‐ Istruzioni e avvertenze

-‐ Onorari preparazioni

-‐ Turni e parametri

-‐ Clienti

-‐ Medici

Sostanze Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione sostanze

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra le sostanze presenti nel database, o se crearne una nuova.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome della sostanza. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di una nuova sostanza cliccando su “crea una nuova sostanza”.

Per accedere alla scheda di una sostanza, seleziona quella desiderata nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica sostanza”.

Se i valori inseriti sono corretti verrà comunicato un messaggio di avvenuta modifica, piuttosto che un messaggio di errore.

Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina sostanza” e cliccare sul pulsante “Elimina sostanza”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica sostanza” o “Elimina sostanza”, non verrà effettuata alcuna modifica.

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Recipienti Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione recipienti

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra i recipienti presenti nel database, o se crearne uno nuovo.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome del recipiente. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di un nuovo recipiente cliccando su “crea un nuovo recipiente”.

Per accedere alla scheda di un recipiente, seleziona quello desiderato nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica recipiente”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina recipiente” e cliccare sul pulsante “Elimina recipiente”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica recipiente” o “Elimina recipiente”, non verrà effettuata alcuna modifica.

Etichette Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione etichette

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra le etichette presenti nel database, o se crearne una nuova.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il formato dell’etichetta. Se il formato non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di una nuova etichetta cliccando su “crea una nuova etichetta”.

Per accedere alla scheda di un’etichetta, seleziona quella desiderata nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica etichetta”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina etichetta” e cliccare sul pulsante “Elimina etichetta”.

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Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica etichetta” o “Elimina etichetta”, non verrà effettuata alcuna modifica.

Istruzioni e avvertenze Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione istruzioni e avvertenze

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra le istruzioni e le avvertenze presenti nel database, o se crearne delle nuove.

Per effettuare una ricerca clicca nelle combo box apposite e inizia a scrivere il nome dell’istruzione o dell’avvertenza. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di una nuova istruzione o di una nuova avvertenza cliccando rispettivamente su “crea una nuova istruzione” o “crea una nuova avvertenza”.

Per accedere alla scheda di un’istruzione o di un’avvertenza, seleziona quella desiderata nella lista della combo box apposita e clicca sul suo pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica istruzione” (o “Modifica avvertenza”).


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina istruzione” (o ”Elimina avvertenza”) e cliccare sul pulsante “Elimina etichetta” (o “Elimina avvertenza”).

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica etichetta” (o “Elimina etichetta”), non verrà effettuata alcuna modifica.

Onorari preparazioni Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione onorari

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra gli onorari presenti nel database, o se crearne uno nuovo.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome dell’onorario. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di un nuovo onorario cliccando su “crea un nuovo onorario”.

Per accedere alla scheda di un onorario, seleziona quello desiderato nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

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Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica onorario”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina onorario” e cliccare sul pulsante “Elimina onorario”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica onorario” o “Elimina onorario”, non verrà effettuata alcuna modifica.

Turni e parametri Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Turni e parametri

In questa sezione è possibile modificare le impostazioni per

-‐ le tariffe dei turni di apertura notturna e chiusura diurna

-‐ gli onorari per le tipologie di sostanze

-‐ le notifiche

-‐ lo scaricamento delle sostanze dal magazzino

Tariffe dei turni Durante la creazione di una nuova preparazione, nello step 1, se la spunta “Adesso” è vidimata, i turni di apertura notturna e di chiusura diurna verranno calcolati automaticamente secondo le gli orari inseriti in queste impostazioni.

Cliccando sulla spunta “Applica”, in “Tariffa apertura notturna” e/o in “Tariffa chiusura diurna”, verrà applicata la tariffa inserita negli orari selezionati. In caso contrario la tariffa non verrà applicata.

Per modificare queste impostazioni, selezionare gli orari ed inserire i costi desiderati e cliccare sul pulsante “Modifica dati”.

Onorari per le tipologie di sostanze Inserire i prezzi desiderati per le tipologie di sostanze, se velenose, coloranti / corrosive, stupefacenti, nocive. Per applicare le modifiche, cliccare sul pulsante “Modifica dati”.

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Notifiche Le notifiche sono delle comunicazioni che spuntano, secondo le seguenti impostazioni, dopo aver effettuato l’accesso a Galenica. Hanno soltanto uno scopo informativo per l’utente e riguardano i lotti in scadenza e gli ordini trasmessi.

Le impostazioni riguardano il quante volte verranno comunicate le notifiche, se esistenti.

Se l’impostazione è settata su “mai” non verranno mai comunicate le notifiche, anche se esistenti.

Se l’impostazione è settata su “una volta ad ogni accesso” le notifiche compariranno una sola volta dopo aver effettuato il login.

Se l’impostazione è settata su “sempre” le notifiche compariranno al caricamento di ogni pagina, dopo aver effettuato il login.

Per entrambe le notifiche può essere modificato il numero di giorni.

Per modificare queste impostazioni, selezionare le impostazioni e il numero di giorni desiderati e cliccare sul pulsante “Modifica dati”.

Scaricamento delle sostanze dal magazzino Se l’impostazione “Scarica automaticamente le sostanze dal magazzino” è “chiedi” o “sempre”, e l’impostazione “Scarica le sostanze” è “per una preparazione” allora Galenica considererà una sola vendita (in Storico vendite) durante la stampa delle etichette, pertanto avverrà lo scaricamento delle sostanze del magazzino per una sola preparazione..

Se invece l’impostazione “Scarica le sostanze” è “per il numero di etichette selezionate” allora Galenica considererà n vendite (in Storico vendite) durante la stampa delle etichette, dove n è il numero di etichette selezionate, pertanto avverrà lo scaricamento delle sostanze del magazzino per n preparazioni.

Per modificare queste impostazioni, selezionare le impostazioni desiderate e cliccare sul pulsante “Modifica dati”.

Clienti Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione clienti

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra i clienti presenti nel database, o se crearne uno nuovo.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome del cliente. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di un nuovo cliente cliccando su “crea un nuovo cliente”.

Per accedere alla scheda di un cliente, seleziona quello desiderato nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

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Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica cliente”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina cliente” e cliccare sul pulsante “Elimina cliente”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica cliente” o “Elimina cliente”, non verrà effettuata alcuna modifica.

Medici Ti trovi in : Pagina principale > Archivio > Gestione medici

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra i medici presenti nel database, o se crearne uno nuovo.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome del medico. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di un nuovo medico cliccando su “crea un nuovo medico”.

Per accedere alla scheda di un medico, seleziona quello desiderato nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica medico”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina medico” e cliccare sul pulsante “Elimina medico”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica medico” o “Elimina medico”, non verrà effettuata alcuna modifica.

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Magazzino sostanze

Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino sostanze

Pagina con l’elenco delle sezioni relative alla gestione del magazzino:

-‐ Gestione lotti

-‐ Lotti in scadenza

-‐ Prepara ordine

-‐ Gestione ordini

-‐ Inventario sostanze

-‐ Prodotti sotto scorta

-‐ Verifica rititolazioni

-‐ Gestione fornitori

Gestione lotti Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Gestione lotti

In questa sezione si ha una visione d’insieme di tutto ciò che riguarda i lotti, caricati nel magazzino, delle sostanze.

Visualizza storico lotti Tramite “Visualizza storico lotti per” è possibile visionare tutti i lotti caricati della sostanza selezionata. Selezionando una sostanza nella combo box e cliccando su “Conferma” si ha accesso alla lista dei lotti caricati.

Accedendo alla lista dei lotti, il riquadro “Riepilogo” fornisce le informazioni riguardanti la sostanza selezionata:

-‐ il costo medio di acquisto al grammo della sostanza tra tutti i lotti

-‐ il costo di acquisto al grammo della sostanza dell’ultimo lotto

-‐ il prezzo al pubblico al grammo della sostanza

-‐ la quantità totale di grammi acquistati

-‐ la scorta minima al di sotto della quale la sostanza risulterà sotto scorta

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-‐ la giacenza in magazzino (la quantità rimanente disponibile per le preparazioni)

Al di sotto di tale riquadro, se sono presenti lotti, viene visualizzata una tabella con le caratteristiche di tutti i lotti caricati, relativi alla sostanza selezionata. I dati visualizzati in tabella sono:

-‐ la data del movimento (quando è stato caricato il lotto)

-‐ la quantità in grammi acquistata

-‐ il numero del lotto

-‐ il numero del documento di trasporto (D.d.T.)

-‐ la data dell’ordine

-‐ il numero dell’ordine

-‐ la data di scadenza del lotto

-‐ il costo totale del lotto

Cliccando su una riga della tabella, cioè su un lotto, si accede alla scheda del lotto, con la possibilità di modificare i dati. In questa scheda sono presenti tutti i dati relativi al lotto selezionato. Le informazioni sono analoghe al quelle viste in precedenza. Altre informazioni degne di nota sono:

-‐ “Lotto rip.”, che sta per Lotto ripetibile (o rititolabile), indica che il lotto è rititolabile

-‐ Costo di acquisto, che essendo contrassegnato con un asterisco verde *, indica che bisogna inserire il costo al grammo oppure il costo totale.

Per applicare le modifiche desiderate, cliccare sul pulsante “Modifica lotto”.

Per tornare alla lista di lotti, fare click sul pulsante blu “Torna a storico lotti” in alto nella pagina.

Inserimento di un nuovo lotto Se si volesse inserire manualmente un nuovo lotto, selezionare una sostanza nella combo box dell’area “Inserisci nuovo lotto per” e cliccare sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla pagina “Aggiungi nuovo lotto per la sostanza…” si possono inserire tutti i dati necessari per la creazione di un nuovo lotto.

I campi contrassegnati con un asterisco arancione * sono obbligatori. Il costo di acquisto è obbligatorio per almeno un valore: costo al grammo o costo totale.

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Visualizza lotti dal – al Cliccando sul campo “dal” e “al”, si aprono dei calendari dove poter scegliere la data. Confermando si accede alla lista dei lotto caricati nel magazzino entro le date selezionate.

I dati in tabella sono:

-‐ Il nome del prodotto

-‐ la data del movimento (quando è stato caricato il lotto)

-‐ la quantità in grammi acquistata

-‐ il numero del lotto

-‐ la data dell’ordine

-‐ il numero dell’ordine

-‐ la data di scadenza del lotto

-‐ il costo totale del lotto

Cliccando su una riga della tabella, cioè su un lotto, si accede alla scheda del lotto, con la possibilità di modificare i dati, come visto in precedenza.

Visualizza gli ultimi lotti caricati E’ possibile inserire il numero di lotti da visualizzare nella lista e fare click sul pulsante “Conferma”. Ogni riga corrisponde un lotto e cliccando su di essa si accede alla scheda per visualizzarne e modificarne i valori.

Lotti in scadenza Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Lotti in scadenza

In questa sezione è presente la lista di tutti i lotti in scadenza entro i prossimi trenta giorni dalla data odierna.

Le operazioni disponibili sono:

-‐ inserire un nuovo lotto (come visto in precedenza)

-‐ inserire una quantità in grammi ed aggiungerla ad un nuovo ordine

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Ordini Con Galenica è possibile preparare gli ordini di prodotti per l’acquisto dai fornitori.

Un ordine passa per quattro stadi:

-‐ aperto (preparazione di un ordine)

-‐ chiuso (assegnazione del fornitore)

-‐ trasmesso (invio dell’ordine al fornitore)

-‐ evaso (caricamento dei prodotti nel magazzino in base agli arrivi)

Prepara ordine Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Prepara ordine

In questa sezione si ha la possibilità di creare un nuovo ordine ed aggiungerne i prodotti.

Nella parte alta della pagina si trova una lista dei prodotti già in ordine, identificata dal riquadro omonimo. La tabella specifica i seguenti dati:

-‐ nome della sostanza

-‐ scorta minima

-‐ giacenza

-‐ quantità ordinata in grammi (modificabile cliccando sulla matita)

-‐ pulsante per la rimozione del prodotto dall’ordine

I prodotti si aggiungono all’ordine semplicemente inserendo la quantità desiderata nell’apposito campo, nella colonna “Q.tà da ordinare” (Quantità da ordinare), e cliccando il pulsante “+”. Automaticamente, senza che la pagina venga ricaricata, il prodotto sarà subito presente nella lista dei prodotti in ordine all’inizio della pagina, e nel campo “Q.tà da ordinare” sarà presente la scritta “In ordine”.

E’ possibile visualizzare tutte i prodotti ordinabili, utilizzando la navigazione ai margini superiore e inferiore della tabella nella zona “Aggiungi prodotti”. Per facilitare la scelta, sono disponibili dei filtri per la ricerca dei prodotti, rappresentati dai pulsanti blu sopra di essa:

-‐ Tutti i prodotti (visualizza tutti i prodotti ordinabili)

-‐ Prodotti sotto scorta (prodotti la cui quantità disponibile è inferiore alla scorta minima)

-‐ Giacenza a zero (prodotti la cui disponibilità è nulla)

-‐ Prodotti movimentati (i prodotti usati nelle preparazioni)

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Selezionando il fornitore nella combo box al di sotto della lista dei prodotti in ordine, e cliccando sul pulsante “Chiudi ordine”, l’ordine verrà chiuso e sarà possibile trasmetterlo. Nella pagina seguente infatti troviamo i dati del fornitore e la lista delle sostanze.

Il fornitore può essere cambiato in questa pagina, selezionando il fornitore desiderato nella combo box in alto.

I prodotti possono essere eliminati dall’ordine, oppure si può modificare la quantità da ordinare, analogamente a come visto in precedenza.

Se l’ordine è pronto per essere inviato al fornitore, si possono scegliere due modi:

-‐ Stampa ordine

-‐ Trasmetti via e-‐mail

tramite i pulsanti blu alla fine della pagina.

Cliccando su “Stampa ordine” viene richiesto di scaricare un file PDF con l’ordine, pronto per essere stampato.

Facendo click su “Trasmetti via e-mail” viene inviato l’ordine direttamente alla mail del fornitore.

N.b.: la comunicazione di un corretto invio dell’ordine tramite e-mail non garantisce però l’arrivo al fornitore e la sua lettura, questi sono imprevisti indipendenti dal programma ed esterni a Galenica.

Una volta trasmesso o stampato l’ordine, il suo stato diventa “trasmesso”. In gestione ordini si potrà ritrasmettere (o ristampare), ed evaderlo.

Gestione ordini Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Gestione ordini

In questa sezione si ha la lista degli ordini creati, il loro stato e la possibilità di effettuare delle operazioni. In particolare nella tabella troviamo i seguenti dati:

-‐ ID (identificativo dell’ordine)

-‐ la data di creazione dell’ordine

-‐ il nome del fornitore a cui si fa richiesta

-‐ il numero di prodotti in ordine

-‐ lo stato dell’ordine (chiuso, trasmesso, evaso)

-‐ le operazioni disponibili (Riapri o Trasmetti per un ordine chiuso, Ritrasmetti o Evadi per un ordine trasmesso, Visualizza per un ordine evaso)

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Riapri dà la possibilità di riaprire un ordine chiuso ed inserire altri prodotti (oltre che eliminarli o modificarne le quantità). La pagina relativa è uguale alla pagina “Prepara ordine” ed il suo funzionamento è analogo.

Trasmetti / Ritrasmetti permette di stampare l’ordine o di inviarlo via e-‐mail al fornitore, come già visto in precedenza.

Evadi è la sezione relativa al caricamento dei prodotti che sono stati effettivamente consegnati dal fornitore. Sono presenti i dati del fornitore, ed altri campi di cui si richiede il completamento:

-‐ Data movimento (data di gestione dell’ordine)

-‐ Data ordine (data di creazione dell’ordine)

-‐ Numero ordine

-‐ Data del documento di trasporto

-‐ Numero del documento di trasporto

-‐ Quantità ricevuta

-‐ Data di scadenza

-‐ Numero del lotto

-‐ Se rititolabile

-‐ Data di rititolazione

-‐ Costo al grammo

I campi contrassegnato con l’asterisco arancione * sono obbligatori. Cliccando infine il pulsante “Evadi ordine”, verranno caricate nel magazzino i lotti delle sostanze evase e verranno aggiornate tutte le quantità disponibili.

Qualora le quantità evase siano minori di quelle ordinate, Galenica chiederà se aggiungere la differenza in un nuovo ordine. In caso affermativo, avverrà tutto automaticamente.

Visualizza permette di visualizzare un ordine evaso.

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Inventario sostanze Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Inventario sostanze

La sezione “Inventario sostanze” permette di avere un quadro dei costi dei prodotti presenti in magazzino e si divide in tre sezioni, a cui si può accedere tramite i pulsanti blu in alto:

-‐ Prezzo di tariffazione

-‐ Costo medio

-‐ Ultimo costo

In tutte e tre le sezioni, facendo click su una riga della tabella (equivalente ad una sostanza) si accede allo storico dei lotti caricati.

Prodotti sotto scorta Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Prodotti sotto scorta

In questa sezione si hanno informazioni riguardo le sostanze sotto scorta, cioè le cui quantità sono inferiori alla scorta minima (parametro presente nella scheda della sostanza).

Si ha anche una lista di tutte le sostanze con giacenza a zero, cioè di cui non si ha più disponibilità nel magazzino.

Ogni prodotto (riga della tabella), se cliccato, porta alla pagina di creazione di un nuovo lotto ad esso relativo.

Verifica rititolazioni Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Verifica rititolazioni

Nel riquadro “Intervallo di tempo” sono presenti due campi (obbligatori) dove inserire le date necessarie per definire l’intervallo di tempo su cui effettuare la ricerca, è anche possibile inserire nella ricerca tutte le sostanze senza data di rititolazione.

Cliccando su “Conferma” si ottiene la lista delle sostanze con data di rititolazione compresa nell’intervallo definito. Cliccando su una riga della tabella si accede alla scheda di modifica del lotto, come visto in precedenza.

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Gestione fornitori Ti trovi in : Pagina principale > Magazzino > Gestione fornitori

In questa pagina è possibile scegliere se effettuare una ricerca tra i fornitori presenti nel database, o se crearne uno nuovo.

Per effettuare una ricerca clicca nella combo box e inizia a scrivere il nome del fornitore. Se il nome non spunta tra i risultati vuol dire che non è disponibile. In questo caso si può procedere alla creazione di un nuovo fornitore cliccando su “crea un nuovo fornitore”.

Per accedere alla scheda di un fornitore, seleziona quello desiderato nella lista della combo box e clicca sul pulsante “Conferma”.

Accedendo alla scheda sarà possibile visualizzare i valori predefiniti, tuttavia è anche possibile modificare tali valori, ricordandosi di inserire almeno quelli obbligatori (contrassegnati con un asterisco arancione *) e cliccando sul pulsante “Modifica fornitore”.


Per eliminare la scheda dal database, cliccare sulla spunta all’interno del riquadro “Elimina fornitore” e cliccare sul pulsante “Elimina fornitore”.

Se si esce dalla pagina senza cliccare il pulsante “Modifica fornitore” o “Elimina fornitore”, non verrà effettuata alcuna modifica.

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