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Manuale Piano ferie

Documento riservato P&S Srl

ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE

Accedere ad internet tramite uno dei più comuni browser:

• Internet explorer

• Mozzilla Firefox

• Google Chrome

Digitare l’indirizzo del sito internet di P&S: www.payroll.it e si visualizzerà la pagina sotto:

Cliccare sulla voce “AREA UTENTE” e si aprirà la pagina sotto:

http://www.payroll.it/


A seconda del servizio erogato selezionare il proprio portale di riferimento scegliendo tra “Paghe-WEB” o

“Project”


cliccare su Accedi (o premere

il tasto invio)

Accesso dell’Utente

All’interno dell’applicativo sono gestite due tipologie di utenze:

• Approvatore

• Collaboratore.

Ogni dipendente dell’azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un

collaboratore, viene identificato della procedura attraverso un nome utente ed una password di

accesso.

Si aprirà la pagina per l’inserimento delle credenziali, le quali inizialmente saranno fornite da P&S.

Una volta inserite, l’utente deve selezionare e successivamente

modificarla:


La password dovrà essere modificata al primo accesso dell’utente.

Se l’utente non accede per 30 giorni consecutivi il sistema lo disabilita automaticamente.


Guida operativa per il collaboratore

✓ MY WORKSPCAE

✓ PIANO FERIE

Guida operativa per l’approvatore

✓ APPROVATORE

7 Documento riservato P&S Srl

Accesso

◆ MY WORKSPACE

Una volta effettuato l'accesso, attraverso il link rapido

il collaboratore ha a disposizione il proprio Workspace, che contiene le “Lista

attività”, il calendario ed i link rapidi alle funzionalità principali del

modulo HR-WorkFlow presenze.


› Daily planner

Mostra il calendario del mese in elaborazione. Di default viene mostrato il dettaglio della giornata in cui si effettua il collegamento.

› Link rapidi HR-Workflow

Infine sono disponibili i link rapidi alle seguenti funzionalità:


◆ PIANO FERIE

Accedendo al menù WorkFlow l’utente collaboratore visualizza le seguenti funzionalità

relative al Piano ferie:

› Inserimento pianificazione

Inserimento pianificazione effettua il collegamento alla maschera che permette

l’inserimento del piano ferie

Il piano ferie proposto quando l’utente accede è quello che comprende il mese di

sistema


Per inserire una nuova richiesta è necessario posizionarsi sulla casella relativa al

giorno, utilizzare il tasto destro del mouse e scegliere la tipologia di ferie

all’interno della tendina che viene presentata

L’inserimento si conclude cliccando su “Conferma” sulla sinistra per salvare l’inserimento.

Per annullare una richiesta appena inserita, posizionarsi sulla casella relativa al giorno e

cliccando con il tasto destro del mouse selezionare #Annullare richiesta

Per inserire su più giorni consecutivi la stessa tipologia di ferie cliccare sul primo

giorno coinvolto, successivamente tenere premuto il tasto ctrl e cliccare sulle

giornate di tutto il periodo; sull’ultimo giorno, con il tasto destro del mouse è

necessario scegliere la tipologia di ferie e successivamente l’opzione “Conferma”

per salvare l’inserimento.


L’inserimento delle mezze giornate prevede le stesse operazioni; l’unico

accorgimento in più riguarda la scelta iniziale dell’opzione “mattina” oppure

“pomeriggio” al posto di “intera” (che viene presentato per default)

all’interno dell’apposito campo:

› Pianificazione di gruppo

All’interno della scheda “Pianificazione Gruppo”, che in base all’impostazione del

sistema può essere mostrato oppure no, è possibile visualizzare, mese per mese,

le richieste dei colleghi che fanno parte dello stesso gruppo.


› Stato pianificazione

Accedendo il dipendente/collaboratore potrà esclusivamente visualizzare lo stato delle

pianificazioni del gruppo a cui appartiene

Viene mostrata una riga per ogni dipendente, e sulle giornate vengono

segnalate eventuali pianificazioni. Posizionandosi con il mouse sulla casella

viene mostrata la descrizione della pianificazione (esempio: Ferie giornata

intera).


› Stampa pianificazione

Attraverso questa funzionalità è possibile ottenere la stampa del piano ferie in formato Pdf.

E’ innanzitutto necessario selezionare il codice del piano ferie di riferimento.

Così facendo il programma compila in automatico gli estremi per periodo di piano ferie (che possono essere modificati, al fine di filtrare il contenuto del report):

Successivamente possono essere eventualmente impostati dei filtri per la generazione della stampa che riguardano l’azienda, il dipendente, i dati organico ed i dati strutturali/contrattuali).


Approvatore

◆ MY DASHBOARD

La Dashboard WorkFlow è la pagina principale che può essere visualizzata all’accesso di WorkFlow.

In alternativa è raggiungibile selezionando l’applicativo HR-WorkFlow dal

menù Aree Applicative posizionato in alto a sinistra.

› Action list WF Presenze

In questa sezione vengono mostrate tutte le informazioni utili per la corretta chiusura del mese

Cliccando sulla notifica si aprirà una finestra dove l’approvatore potrà

rettificare o approvare i piani ferie


Cliccando sulla finesta del mese si aprirà un ‘ulteriore finestra dove compariranno i tasti per l’approvazione o il respingimento del piano ferie

› Stato pianificazione

Attraverso questa funzione l’utente approvatore ha la possibilità di visualizzare lo

stato del proprio piano ferie e di approvare o respingere i piani ferie dei gruppi di

cui è verificatore.

Dopo aver indicato il codice del piano ferie e del gruppo di riferimento viene

mostrato lo stato richieste come segue:

Per ogni livello previsto nel sistema viene sottolineata la casella di giallo per lo stato

d’attesa e verde per l’approvazione, con i conseguenti esiti.

L’opzione “Approva” consente di approvare il piano ferie; il programma controlla

se tutti i dipendenti del gruppo hanno inseritoil piano ferie e se tutti i piani ferie

sono stati vistati al primo livello, emettendo in caso contrario una segnalazione

non bloccante.

L’opzione “Respingi” nel caso in cui sia stata data l’approvazione di livello successivo

al primo, conduce nuovamente il piano ferie allo stato di attesa.

Nel caso in cui il piano ferie sia respinto al primo livello, esso rimane visualizzato


come in attesa.

In caso di prima respinta da parte dell’approvatore verranno cancellate tutte le

pianificazioni del mese e lo stato del mese sarà riportato in attesa di

approvazione del primo livello.

In caso di rettifica (modifica del collaboratore su Piano Ferie già approvato)

l'eventuale respinta dell'approvatore riporterà all'ultimo piano ferie approvato.

Cliccando sull’opzione “Calcolo Copertura” disponibile in alto a destra viene

generato un cruscotto indicativo della copertura secondo i criteri stabiliti che, in

base alle impostazioni effettuate, possono considerare anche l’elaborazione del

Monitor assenze e la Gestione eventi dell’approvatore.

Il programma ricava dunque tre criteri di copertura (minima, media e massima) ai

quali attribuisce rispettivamente i colori rossogiallo e verde.

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