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Manuale ricetta elettronica

DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 1 di 24

Manuale gestione ricetta elettronica Istruzioni per le farmacie Ottobre 2014

Sommario:

1. Premesse………………………………………………………………………………………………………………..2

2. Flusso…………………………………………………………………………………………………………………...3

3. Gestione ricetta elettronica……………………………………………………………………………………………..4

4. Erogazione completa…………………………………………………………………………………………………...6

5. Erogazione parziale…………………………………………………………………………………………………….7

6. Sospeso parziale………………………………………………………………………………………………………..9

7. Sospeso totale………………………………………………………………………………………………………….11

8. Ritiro prodotti sospesi………………………………………………………………………………………………….14

9. Funzionalità accessorie………………………………………………………………………………………………...15

10. Tariffazione…………………………………………………………………………………………………………....18

11. FAQ……………………………………………………………………………………………………………………21

12. Supporto……………………………………………………………………………………………………………….24




1. PREMESSE

Con la d if fus ione del la p rescr iz ione fa rmaceu t ica demater ial izza ta e pres tazione spec ial is t ica elet t ronica

t ramite e rogazione f armaceut ica de material i zzata parte l ’u t i l i zzo de l p romemoria cartaceo b ianco .

PRE-REQUISITI

Aver ef fet tuato i p rocess i d i ab i l i t az ione r ich iamat i dal la p rocedura d i setup ;

Abil i ta re i l e t to ri o t t i c i a l la le t tura de l codice ta rgatura.




2. FLUSSO

CITTADINO MEDICO CITTADINO




3. GESTIONE RICETTA ELETTRONICA

Per e rogare una r icet ta e let t ronica è necessar io inser i re:

CF del paz iente (da TS o dal Promemoria)

NRE preso dal promemoria b ianco

Tramite queste info rmazioni v iene scar icata dal SAR la presc rizione




La par te super iore r ipo rta i l

farmaco prescr i t to , oppure i l

pr inc ip io a t t ivo con l ’ ind icazione

del la quant i tà e i prezzi a ca rico

del l ’ass is t i to

Nel la par te cent rale viene invece indicato i l cod ice d i esenz ione, i l medico prescr i t to re e la data , con

l ’ indicazione del tempo t rascorso dal la p rescriz ione.

E’ necessar io indicare a des t ra la t ipologia d i vendi ta abbina ta per la p ropr ia fa rmacia al codice d i

esenz ione.

I l s is tema memorizzerà l ’ abbinamen to del t ipo d i vendi ta con i l codice d i esenzione e lo proporrà du rante

le p ross ime e rogazioni .

La par te infer iore e lenca i prodot t i facent i parte del gruppo di equivalenza del la prescrizione con

l ’ indicazione del la d if ferenza a carico del l ’ass i s t i to , la giacenza ed eventua le da ta d i scadenza reper i ta

dal ges t iona le .

Per prendere in car ico la pre scr iz ione occorre confermare




Dopo aver p reso in car ico la r icet ta , come vis to nel le pagine p receden t i , bas ta passare i l codice minsan

del pr imo prodot to , in au tomatico viene chies ta la r i l evazione del codice t a rga tura (occorre qu indi

veri f i ca re che i l p roprio l e t to re s ia opportunamente conf igurato )

A questo pun to viene proposto i l contro l lo formale d i co r re t tezza de l la prescr izione /es i t az ione, con

veri f i ca anche t ramite l is ta d i t rasparenza

4 . EROGAZIONE COMPLETA




Superat i i contro l l i sopra , s i può procedere con la t rasmiss ione de l la r icet ta verso i l SAR,

premendo i l t as to F1 o i l bot tone Trasmiss ione p resente ne l la Toolbar in al to a s in i s t ra .

Viene propos ta la numerazione del p romemoria per avere un r iscont ro in te rno al l a fa rmacia con quanto

ver rà po i ta r i f fato in segui to (operaz ione NON obbl igato ria come la t imbra tura )

Success ivamente la vendita deve essere conclusa con le medesime operaz ioni f inora ef fe ttuate (F1 per

confermare la vendita e i l rela tivo tasto seguente per l ’emiss ione del documento f isca le )

5. EROGAZIONE PARZIALE

Occorre r iperco rrere quanto det to per consul ta re e prendere in caric o la prescr izione.

Consideriamo l ’e rogaz ione d i un so lo pezzo per volontà de l paziente .

Dopo aver passa to codice minsan e ta rga tura de l l ’unico pezzo che i l paziente des idera r i t i ra re occorre

chiudere la r i ce t ta con i l tas to F5




Confermando la t rasmiss i one verranno proposte una se rie d i opzioni , t ra l e qual i occorre indicare che la

r i cet ta viene chiusa parz ialmente con l ’e rogaz ione dei so l i prodo t t i indicat i

Success ivamente la vendita deve essere conclusa con le medesime operaz ioni f inora ef fe ttuate (F1 per


E’ poss ib i le vedere alcuni f i lmat i d i esempio dei cas i i l lus t rat i :

Rice t ta NORMALE h ttp: / /www.youtube .com/watch?v=JcvPDbz8bNU

http://www.youtube.com/watch?v=JcvPDbz8bNU




Prodot t i EQUIVALENTI http:/ /www.youtube.com/watch?v=b1YdBOJBmmI

Farmaco NON SOSTITUIBILE http: / /www.youtube.com/watch?v=UeWQnvmEAwY

Rice t ta per PRINCIPIO ATTIVO http://www.youtube.com/watch?v=TKY5Gn4Ysnc

6. SOSPESO PARZIALE

Se invece s i ha l a necess i tà d i fa re un sospeso d i uno dei pezzi prescri t t i de l quale s i è sp rovvis t i , bas te rà

r ipercorre re i l caso del l ’evasione parziale , indicando in sede d i t rasmiss ione che vengono e roga t i i

prodot t i d ichia rat i , men tre la r icet ta viene sospesa in at tesa de i res tant i .

C’è la poss ib i l i t à d i p rocedere no rmalmente al la ges t ione del s ospeso nel la modal i t à canonica f ino ra

u t i l i zzata , ch iudendo quindi la vendi ta .

La r ice t ta r imarrà sospesa e in car ico al l a fa rmacia che al momento de l l ’e rogazione del l ’u l t imo pezzo

dovrà r i chiamar la t ramite i l cod ice f iscale e l ’NRE per po i procedere norma lmente al la chiusu ra .

http://www.youtube.com/watch?v=b1YdBOJBmmI

http://www.youtube.com/watch?v=UeWQnvmEAwY




Nel p romemoria de l menu princ ipale d i Wingesfa r , sono s ta t i in t rodot t i dei conta tor i che r ichiamano

l 'a t t enzione e che permet tono d i visua l izzare i l numero d i RE, scadute o in scadenza.

Di segui to i cas i :

Rice t te e r rate - Sono cara t te r izzate dal l ' icona rossa e co r r ispondono al le r i ce t te degl i u l t imi 60 giorn i per

le qua l i l a t rasmiss ione non è anda ta a buon f ine.

Rice t te in scadenza - Sono cara t te r izzate dal l ' icona gia l la e cor r ispondono al le r icet te sospese

(parz ialmente o to talmen te) che scadranno nei p ross imi 6 gio rni .

Rice t te scadute - Sono cara t te r izzate dal l ' icona b lu e co r r ispondono al le r i ce t te sospese ( to ta lmente) per

le qua l i l a da ta medico è superio re a i 30 giorn i (quindi non sa rà p iù poss ib i le e rogarle ) .

I l farmacis ta può chiudere success ivamente la r icet ta con la mass ima data di erogazione dei pezzi g ià

erogat i: la chiusura può avvenire anche success ivamente a i 30 gg di va l idità , quindi dopo la data di

scadenza.

I l vincolo è che ci s ia a lmeno un pez zo.

Quindi.... il farmacista se sospende una ricetta dopo aver erogato almeno 1 pezzo alla scadenza dei 30 gg non perde la ricetta e neppure l'erogazione. Tut t i ques t i avvis i nel p romemoria gio rnal ie ro , r iguardan t i l e r i cet te e let t roniche, hanno del le

ca rat te r is t i che comuni , in par t ico la re :

Viene visual izzata l 'o ra in cui è s ta to ef fe t tua to i l conteggio . Questo perché i l p romemoria non è

aggiornato in tempo reale : quindi è poss ib i le che nel f rat t empo qualche al t ro te rmina le abbia ef fet tuato

del le operazioni su l le r icet te e let t ron iche che hanno modif icato lo s ta to .

Cl iccando su l l ' icona viene r iproposta l a visual izzazione del le r icet te e le t t roniche con i l f i l t ro

automat icamente imposta to su l lo s ta to co rr ispondente.




NEL CASO IN CUI NON FOSSE POSSIBILE REP ERIRE IL PRODOTTO SOSPESO, LA FARMACIA

AVRA’ LA POSSIBILITA’ DI CHIUDERE LA RICETTA ANCHE OLTRE I TERMINI DI LEGGE (30

GG DALLA PRESCRIZIONE ) CON LA DATA MASSIMA DI EROGAZIONE DEI PEZZI GIA’

EROGATI ACCEDENDO ALL’ARCHIVIO RICETTE ELETTRONICHE A PATTO CHE SIA STATO

EROGATO ALMENO UN PRODOTTO (funzione spiega ta nel le pagine seguent i )

E’ poss ib i le vedere alcuni f i lmat i d i esempio del caso i l lus t ra to :

Rice t ta con SOSPESO PARZIALE h ttp: / /www.youtube.com/watch?v=RGJ8Y5rG2Fw

7. SOSPESO TOTALE

Chi ges t isce già i sospesi , avrà l a poss ib i l i tà d i sospendere tu t ta la r icet ta d iret t amente a l l ’a t to de l la

consul tazione r ipor tando i n vendi ta i p rodot t i come sospes i .




Confermando la “PRESA IN CARICO” della ricetta, i prodotti vengono inseriti in vendita come sospesi e la ricetta elettronica

viene indicata come “SOSPESA” fino alla consegna dei prodotti.

Chi , d iversamente, non ges t isce i sospesi , pot rà prendere in carico la r icet ta come vis to p recedentemen te:

a l l ’a t to d i passare i fa rmaci dovrà r i ce rcarl i in banca da t i e quando viene chies to i l codice t argatu ra

bas te rà indicare che i l p rodot to è sospeso .




Oppure potrà sospendere l’erogazione della ricetta direttamente all’atto di interrogare la prescrizione, tramite apposito bottone,

ordinando poi come ha sempre fatto i prodotti tramite la vendita.

In tutti i casi la ricetta verrà in automatico sospesa, e l’iter procedurale seguente per la gestione del ritiro seguirà

quanto vedremo nel paragrafo successivo.

Success ivamente la vendita deve essere concl usa con le medesime operaz ioni f inora ef fe ttuate (F1 per



Rice t ta con SOSPESO TOTALE ht tp:/ /www.youtube.com/watch?v=4MlCfwlyIoY




8. RITIRO PRODOTTI SOSPESI

Le modal i tà d i sponibi l i per i l r i t i ro d i p rodot t i sospesi in r i ce t ta e let t ronica sono quel le usua l i :

dal programma de l l ' e lenco dei p rodot t i sospesi ;

t ramite i l numero del sospeso (SN/SO );

t ramite i l numero d i r i fe r imento de l la vendi ta (RN);

passando i l codice del p rodot to se at t iva la funzione d i r ich ies ta r i t i ro .

In nessuna modal i t à è permesso por ta re in vendi ta prodot t i co l lega t i ad un NRE d if ferente da que l lo

eventualmente at t ivo in vendi ta a l banco. Quando viene portato in vendi ta un sospeso d i una r icet ta

e le t t ronica viene anche at t ivato i l re la t ivo NRE; f inchè la r icet ta non ver rà chiusa non sa rà poss ib i le

r i t i ra re p rodot t i co l legat i a un NRE dif fe ren te .

Durante i l r i t i ro de l sospeso verrà r i chies to s ia i l CODICE MINSAN del p rodot to che s i s ta consegnando

per evi tare er ro ri s i a i l CODICE TARGATURA .




9. FUNZIONALITA’ ACCESSORIE

Interrogazione ricette elettroniche gestite

All’interno delle vendita tramite il tasto”spazio” – vede ricette elettroniche gestite , ho la possibilità di interrogare l’elenco

delle ricette dematerializzate gestite




Questa funzional i tà consente d i vedere i l det tagl io del la prescrizione e rogata t ramite i l t as to

oppure l a to tal izzazione o l ’ invio d if fer i to d i prescr izioni e rogate ma anda te in e r rore in sede d i

t rasmiss ione (es . t i meout d i r isposta del se rver SAR )

Tramite questa funz ione è poss ib i le anche annul la re una r icet ta p receden temen te erogata , rendendola

d isponibi le per una nuova ges t ione (es . h o e roga to una specia l i t à con d if ferenza a car ico del paziente , e

so lo dopo, i l paziente ha d ichia rato d i vo le r un generico ) .

Nel caso ci ta to annul lo la r i cet ta con i l tas to e r ip rendo la r icet ta dal l ’ in izio ( l a funzione non s torna

le giacenze , che se g ià scar ica te , vanno r ipr is t inate e/o rein tegrate) .

Lo s tato in cui s i t rova la r i cet ta è indica to ne l la p rima colonna, l a l egenda del s ign if ica to de l le s ingole

icone è o t tenib i le c l i ccando con i l tas to des t ro del mouse nel la colonna s ta to .

Inol t re è poss ib i le chiudere una r icet ta p receden temen te sospesa in parte , per la quale non s i r iesce a

reper i re p rodot to sospeso cl i ccando 2 vol te su l s imbolo




Confermando la r i chies ta success iva


In te r rogazione r ice t te h ttp:/ /www.youtube .com/watch?v=47C2GlLa -tE

Interrogazione multipla ricette

Ho la poss ib i l i t à d i in te r rogare p iù p rescr izion i del lo s tesso pazien te t ramite la funzione




Questa funzione rende poss ib i le prendere v is ione d i tu t t i i fa rmaci necessari per evadere to talmente la

r i chies ta del paziente che s i presen ta con p iù r i cet te del lo s tesso sogge t to .

Occorre indicare s ia i l codice f i sca le s ia tu t t i gl i NRE del le p rescriz ioni da in ter rogare (confermare poi

con F5)

Operat ivamente le r i ce t te vengono p rese in carico e chiuse s ingo la rmente, conclusa l ’es i tazione del la

prima e i re lat ivi cont ro l l i , passo al l a ges t ione del la seconda f ino al l ’esau r imen to del le p rescrizioni

in te rrogate .

I PRODOTTI NON POTRANNO ESSERE EVASI IN MODO MISTO, MA UNA VOLTA INI ZIATA

UNA RICETTA, NON SARA’ POSSIBILE PASSARE ALLA SUCCESSIVA FINCHE’ NON VERRA’

CONCLUSA.

10. TARIFFAZIONE

Dal menù di ta r i f faz ione – r i cet ta e let t ronica s i può accedere al le seguen t i f unzioni :




1. Visua l izzazione del le r ivet te e let t ron iche ges t i t e nel mese d i competenza

2. Importaz ione del le r icet te e let t roniche ges t i te in vendi ta in t ar i f fazione

3. Invio de l le r icet te e let t roniche al cent ro d i ta r i f faz ione (per chi ta r i f fa t ramite i l cent ro )




4 . Importaz ione r ice t te e let t roniche da f i le , per chi ad esempio ha un d ispensario

5 . Control lo r icet te e let t roniche ges t i te in vendi ta con quel le pre sen t i su l se rver cen trale (g ià at t ivo

per le regioni con i l S AC e in fase d i implementaz ione con i l SAR)

6. Correz ione codice f iscale promomeoria (NON ATTIVO)

7 . Recupero ta rgatu re dal p romemoria r icet ta e le t t ron ica

PREMESSA:

Di segui to vengono i l lus t ra te so lo le p rincipal i funzional i t à , r imandando ad un secondo mome nto le var ie

modal i t à d i ta r i f faz ione nel lo spec if ico .

Le r i ce t te e let t roniche dovranno essere ta r i f fa te in coda al l e prescr izion i rosse.

Al momento non abbiamo ancora indicazion i da l la Regione se i promemoria b ianchi dovranno segui re la

numerazione del le r i ce t te rosse oppure prenderanno una numeraz ione paral le la che ver rà “accodata” al l e

r i cet te rosse so lo in chiusura.

CENTRO DI TARIFFAZIONE

Verranno inviate al centro d i ta r i f fazione i da t i re lat ivi a l l ’a r t .50 , esa t tamente come avviene in ques to

momento .

Le r ice t te andranno consegnate a b locch i d i set t imana.

TARIFFAZIONE IN TEMPO REALE

Le r ice t te rosse vengono ta r i f fate e numerate nel lo s tesso modo che la fa rmacia u t i l i zza at tua lmente.

La ta r i f faz ione del le r ice t te e let t roniche avverrà scaricando i l f lusso de l le r i cet te e let t roniche ges t i t e ,

oppure r i l evando in ta r i f f azione i l so lo cod ice NRE, t a le operazione r ipo rte rà in ta r i f fazione quanto

r i l eva to in sede d i e rogaz ione del la r i ce t ta .

La numeraz ione d i conseguenza segui rà le d isposizioni de l la Regione.

TARIFFAZIONE IN DIFFERITA (con et@r o manuale)

Abbiamo la poss ib i l i tà d i importare l e r icet te e le t t roniche ges t i t e in vendi ta in b locco(funz iona vis ta

preceden temente) oppure la poss ib i l i tà d i r i levare al l ’ in te rno del la funz ione d i ta r i f fazione, i l so lo codice

NRE per r ipor ta re tu t t i i dat i r i leva t i in vendi ta .




I l s is tema ver rà aggio rnato per leggere l ’NRE e i codici p rodot t i in modo da fare una veri f i ca t ra i l

cartaceo e quan to imputa to elet t ronicament e, veri f icando l ’ esa t tezza de l codice ta rga tura r i l evato con

quel lo imputato in vendi ta .

11. FAQ

- Q. Ricevo una r icet ta scaduta. Che fare?

Passando in vendi ta CF e NRE

A. Non posso p rendere in ges t ione la r icet ta , i l pazien te deve to rn are dal medico che dovrà r i f are

la p rescr izione

- Q. Cosa succede se i l s is tema non “ trova” la prescrizione?

I l p romemoria non è da r i teners i val ido , questo caso è poss ib i le so lo in p resenza d i un “fa lso” e

pertanto non s i procede a l l ’e rogaz ione de l la r icet ta .

- Q. La ricet ta demater ia l izza ta cont iene un codice di esenz ione errato?

A. I l fa rmacis ta: deve suggeri re a l l ’ass is t i to d i recars i dal med ico p rescri t tore e fa rs i emet te re una r ice t ta

demater ial izza ta o rossa con l ’esenzione co r ret ta .

I l medico : può inseri re l ’ esenz ione in car tel la nel la posiz ione anagraf ica de l l ’ass i s t i to , nel caso in cu i

l ’anagraf ica non s ia a l l ineata con quel la de l l ’Azienda San i ta r ia .

- dovrà p rovvedere al l ’annul lamen to del la r i ce t ta er ra ta .

- dovrà emet te re la r i ce t ta co rret ta demater ia l izza ta o rossa

- Q. Posso forzare la sos ti tuzione di un prodotto sebbene s ia dif ferente da l la prescrizione ?

A. Certo pu rchè s ia a t tuabi le e t i camente la sos t i tuzione, in fase d i spediz ione del la r i cet ta du ran te i

co tro l l i verra evidenz ia to un messaggio d i avviso




Al qua le segui rà la mot ivazione del la sos t i tuzione opera ta scegl iendo da un elenco predef in i to che verrà

implemen tato nel tempo (NON APPLICABILE PER ARTICOLO 6, ver rà sp iega to d i segui to )

- Q. È poss ibi le apporre del le annotaz ioni r iguardanti l ’erogazione su l promemoria?

A. No. Tut te le cas is t i che d i e rogaz ione che necess i tano d i annotazion i su l la r i cet ta rossa sono

contemplat i nel t racciato d i e rogaz ione demater ia l i zza ta . Sarà quindi compito del ges t iona le

va lor izzare g l i oppor tuni f lag (es . sos t i tuzione f armaco) .

NON è necessaria l a t imbra tura e numeraz ione de l promemoria anche se consig l ia ta (con data a 0) .

- Q. Come s i comportano le farmacie in caso d i “ SOSTITUZIONE DEL FARMACO PER

ARTICOLO 6”?

A.Si r ipo rta quan to inseri to nel p ro toco l lo d’ in tesa Regione -Assoc iaz ioni : “ la fa rmacia è

autor izzata ad ef fet tuare la so la “sospensione” del la r icet ta demater ia l izza ta , t rami te i l pul sante d i

BLOCCO del le p rescr izione ed ad e rogare i l fa rmaco d ie t ro cor responsione del minore p rezzo d i vendi ta

a l pubbl ico de i fa rmaci ivi prescri t t i ” .




La p rescrizione deve essere t ra t t a ta come se fosse una r ice t ta rossa, i l p romemoria dovrà poi essere

ta r i f fato in una “ te rza mazze t ta” del le r icet te e le t t roniche non t ra t ta te come demater ia l izza te

- Q. Come s i comportano le farmacie in caso d i “erogazione non conveniente

economicamente per l ’ass ist i to”?

A. La metodologia d i erogazione segue quanto indica to precedentemente per l ’a r t icolo 6 .

Si r ipor ta quanto inseri to nel protocol lo d’ in tesa Regione -Associaz ioni : “ la farmacia è

autor izzata ad ef fet tuare la so la “sospensione” del la r icet ta demater ia l izza ta , t rami te i l pul sante d i

BLOCCO del le p rescr izione ed ad e rogare i l fa rmaco d ie t ro cor responsione del minore p rezzo d i v endi ta

a l pubbl ico de i fa rmaci ivi prescri t t i ” .

- Q. Manca i l co l legamento internet. Che facc io?

A. L’ ind icazione è quel la d i e rogare comunque la prescr iz ione .

L’erogaz ione deve avveni re come se l a r icet te non fosse dematerial i zzata , basandosi su quanto sc ri t to su l

cartaceo, impostando i l t ipo vend i ta e passando SOLO i codici minsan dei fa rmaci consegna t i .

Ta le r i cet ta ver rà presa in carico e ges t i ta nel momento in cui to rna la l inea in ternet , impostando CODICE

FISCALE e NRE, per poi leggere i l CODICE MINSAN e TARGATURA del le fus tel l e dei farmaci e roga t i

per poi chiudere l a prescr izione ed invia rla a l SAR.




Occorre r i co rdars i d i NON scar icare nuovamente l e giacenze dal magazzino .

E’ IN FASE DI REALIZZAZIONE LA FUNZIONE DI GESTIONE CODA.

La funz iona permet te d i l avorare in modal i t à OFFLINE, ovvero as incrona, memorizzando i da t i che

ver ranno poi invia t i a l SAR una vol ta r ip ris t inata la conness ione.

- Q. Ho già preso in carico una r icet ta senza accorgermi d i NON avere i prodotti , quando lo

comunico a l c l iente, r ivuole la ricet ta per andare a l trove, come posso l iberarla ?

Uscendo dalla vendita con il tasto “ESC” e viene chiesto come gestire la prescrizione interrogata,

Se vogl io l iberare l e r ice t te per consegnare al c l i ente devo opta re per la p rima scel ta “F2”, se

diversamen te vogl io t ra t t enete occupate l e r icet te scelgo “F3”, per to rnare in vend i ta oppre se i l t as to esc

è s tato p remuto er roneamente, bas t a p remere i l co r r isponden te tas to “F4” in modo tale da tornare a ges t i re

la p resciz ione indicata .

- Q. E’ poss ib i le per i l paziente r i t irare , per la s tessa r icet ta , un farmaco nel la mia farmacia ed

uno in un’al tra?

A. NO, la fa rmacia prende in carico ESCL USIVO la prescrizione , che deve essere chiusa (spedi ta ) , oppure

el iminata e quind i l iberata per una nuova ges t ione

- Q. Cosa ne facc io dei fuste l l i de i farmaci?

A. Verranno at taccat i a l promemoria come p rova d i d ispensaz ione de l fa rmaco

12. SUPPORTO

Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l ’Assis tenza tecnica d i Vega SpA – sezione Informatica

e Farmacia tramite il servizio l ’Help desk Mai l presente nella Toolbar Vega oppure all’indirizzo e-mail

supporto . IF@vegaspa. i t .

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