manual usuario sbo

8/13/2019 Manual Usuario SBO

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MANUAL DE USUARIO


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Contenido

Manual de usuario SAP Business One

Qu es SAP Business One? .................................................................................... 1Ms que una solucin puntual ...................................................................................................... 1Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1Una aplicacin para todos ............................................................................................................ 2

Innovacin para la pequea y mediana empresa................................................... 3Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas............................................................ 3Vaco de informacin .................................................................................................................. 3Vaco de procesos ........................................................................................................................ 3Soluciones de mltiples puntos .................................................................................................... 4Cmo afronta los retos SAP Business One .................................................................................... 4

Un enfoque nico ..................................................................................................... 5Una solucin integrada ................................................................................................................ 5Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5Acceso instantneo a la informacin ............................................................................................ 5Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6

Finalidad de este libro ............................................................................................. 6

Introduccin .......................................................................................................... . . . 8

Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 9Creacin de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 10Apertura de documentos mediante el men principal.................................................................. 12

Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business One......................... 12Preguntas para incrementar la comprensin................................................................................ 13

Conocer dnde se encuentra ................................................................................. 13La ventana principal .................................................................................................................. 13

El men principal de SAP Business One .......................................................... ..................... 13La barra de mens y los mens desplegables ......................................................................... 14La barra de herramientas ....................................................................................................... 15La barra de estado ................................................................................................................. 15

Ventanas de documento ............................................................................................................. 16Modos de operacin de ventana............................................................................................. 16Men contextual ................................................................................................................... 18Detalles de fila ...................................................................................................................... 18

Encontrar lo que busca .......................................................................................... 19Bsqueda de socios de negocios y artculos ............................................................................... 19Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 21

Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 21Navegacin con la flecha naranja ............................................................................................... 21Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 22Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 23Opciones de visualizacin.......................................................................................................... 25

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Opciones de formulario.............................................................................................................. 25Personalizacin de los nombres de campo .................................................................................. 26Aadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 27Rellenar campos con bsquedas formateadas ............................................................................. 27

Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 32Ayuda en lnea........................................................................................................................... 33Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 33

Visin general de la contabilidad financiera......................................................... 35

Configuracin de la contabilidad financiera ......................................................... 38Paso 1: Configuracin de los perodos contables ........................................................................ 38Paso 2: Definicin de los segmentos contables ........................................................................... 39Paso 3: Creacin del plan de cuentas.......................................................................................... 40

Gestin de divisas ................................................................................................................. 41Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 42

Procedimiento bsico ............................................................................................................ 42Paso 5: Migracin de datos anteriores ........................................................................................ 43

Configuracin de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 44

Realizacin de procedimientos diarios ................................................................. 46Contabilizacin de asientos de diario manuales .......................................................................... 46Realizacin de contabilizaciones peridicas ............................................................................... 46Uso de modelos de contabilizacin ............................................................................................ 46Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46

Actualizacin de registros ..................................................................................... 47Anulacin de transacciones ........................................................................................................ 47Edicin de cuentas de mayor... ................................................................................................... 48Edicin de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49

Procedimientos de cierre....................................................................................... 50Lista de verificacin de cierre del ejercicio ................................................................................ 50

Entrada y salida de pagos...................................................................................... 51Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51

Creacin de entrada de pagos para facturas especficas .......................................................... 52Creacin de entrada de pagos en cuenta ................................................................................. 53

Salida de pagos .......................................................................................................................... 54Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54Impresin de cheques ................................................................................................................ 55

Contabilidad de costes .......................................................................................... 55Cmo se utilizan las reglas de distribucin? ............................................................................. 56

Presupuestacin .................................................................................................... 57Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57Mtodos de distribucin del presupuesto .................................................................................... 58

Consultas e informes ............................................................................................. 60

Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62Diferentes tipos de registros de datos maestros ........................................................................... 62Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65

Manual de usuario SAP Business Oneii


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Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor ................................................................ 66Cmo se utilizan los datos maestros en los informes ..... ............................................................. 66

Proceso de creacin y gestin de datos ................................................................ 67

Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69Creacin de datos maestros de socio de negocio ........................ .........................71

Ventana de datos maestros de socio de negocio.................................................................. 72Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74

Creacin de datos maestros de artculo................................................................ 75

Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80

Introduccin .......................................................................................................... 80Estructura de documentos comn ............................................................................................... 81Datos clave ................................................................................................................................ 82

Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83

Datos clave: Artculo............................................................................................................. 84Clculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen .......................................................................... 85Clculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85Clculo de volumen y peso.................................................................................................... 86

Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento de ventas .................................. 87

Paso a paso ............................................................................................................ 87Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 88

Creacin de pedidos de cliente .............................................................................................. 88Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91

Paso 3: Entrega .......................................................................................................................... 91Creacin y contabilizacin de notas de entrega ...................................................................... 92

Paso opcional: Devolucin .................................................................................................... 93Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93

Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94Creacin y contabilizacin de facturas de deudores ............................................................... 94Paso opcional: Factura de deudores ms pago........................................................................ 95Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96

Creacin de un documento a partir de otro .......................................................... 97

Procesamiento de grupos de documentos ............................................................ 98Asistente de creacin de documentos ......................................................................................... 98Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99

Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 100

Lista de verificacin de ventas ............................................................................ 102

Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores...................... 103

Introduccin: Estructura comn y datos clave.................................................. 105Estructura de documentos comn ..............................................................................................105Datos clave ...............................................................................................................................107


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Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107Datos clave: Artculo............................................................................................................108Datos clave: Direcciones de pago y envo.............................................................................110

Paso a paso .......................................................................................................... 111Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111

Creacin y contabilizacin de pedidos ..................................................................................111Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores ..................................................................113Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido ....................................................114

Paso 2: Entrada de mercancas ..................................................................................................114Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas ..........................................................115Paso opcional: devolucin de mercancas .............................................................................115Paso opcional: Precios de entrega .........................................................................................116Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el inventario ..........................117

Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores ............................................................117Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118

Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120Creacin de un documento a partir de otro ........................................................ 120

Localizacin de documentos base ................................................. ............................................122

Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 123

Lista de verificacin de compras ......................................................................... 124

Definicin de la planificacin de necesidades de material................................. 125

Preparacin de una ejecucin de MRP................................................................ 129Visin general del proceso de MRP ..........................................................................................129Configuracin de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129

Lista de materiales ...............................................................................................................129Datos maestros de artculos e inventario ...............................................................................131

Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP....................................... 133Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133

Paso 1: Creacin o seleccin del escenario...............................................................................133Paso 2: Seleccin de fuentes de datos ...................................................................................135Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones ...............................................136Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP ...................................138

Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones .....................................................................139Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos ..........................................................................140

Lista de verificacin de MRP ............................................................................... 141

Introduccin a las oportunidades de ventas ...................................................... 143Visin general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143

Configuracin de la informacin relacionada con las ventas ..................................................144

Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146Introduccin de una oportunidad de ventas................................................................................146

Quin es su contacto interesado? ........................................................................................147El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148


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Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149Gestin de actividades de ventas ...............................................................................................150

Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook.................................. 152Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook? ..........................................................154Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154

Sincronizacin masiva..........................................................................................................156Guardar un correo electrnico como una actividad ....................................................................156Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook ................................................................................157Generacin de instantneas de la actividad de socios de negocios ............................................158De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160

Creacin de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160Ejecucin del informe de oportunidades previstas .....................................................................162

Lista de verificacin de oportunidades de ventas .............................................. 165

Visin general de las funciones de creacin de documentos ............................. 166

Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos .. 168Autorizaciones de usuarios ..... ..................................................................................................169Procedimientos de aprobacin...................................................................................................171Creacin manual de borradores de documentos .........................................................................175

Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes ................................ 177Asistente de obtencin de documentos ......................................................................................177Asistente de creacin de documentos ........................................................................................179

Accesos directos generales ................................................................................. 183

Accesos directos de tabla .................................................................................... 184


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Accesos directos en documentos de comprasy de ventas.................................184

Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre interlocutores

comerciales ..........................................................................................................185

Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre artculos...........186


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Manual de usuario SAP Business One 1

1 La esencia de SAP Business OneContenido del captulo

O Qu es SAP Business One?

O Innovacin para la pequea y mediana empresa

O Un enfoque nico

O Finalidad de este libro

SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada que se ha diseado

especialmentepara pequeas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visin

completa y general del modo en que SAP Business One trabaja y cmo puede ayudar a su empresa a

automatizar sus procesos de gestin, ventas, produccin, logsticos y financieros.

Qu es SAP Business One?A diferencia de la mayora de las dems aplicaciones de software que se centran en un rea de

negocio especfica, como contabilidad o gestin de las relaciones con el cliente (CRM), SAP

Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de

funciones bsicas, incluidas finanzas, gestin de clientes, ventas, operaciones y logstica, queatienden las necesidades de gestin empresarial de toda su empresa.

Ms que una solucin puntualSAP Business One es algo ms que un software financiero tpico derivado de la contabilidad o una

solucin de gestin de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas a gestionar todo el

proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al

cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integradoSAP Business One no es una coleccin de componentes genricos que se han combinado de cualquier

manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseado y construido especficamente para las

pequeas y medianas empresas para ser una aplicacin de software unificada e integrada que d

soporte a los procesos de contabilidad, fabricacin, gestin de almacn y otros procesos clave.


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1 La esencia de SAP Business OneUna aplicacin para todosLa forma ms sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que

intervienen en una empresa:

D Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectan

llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.

D Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de

que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y

empleados.

D Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea

mediante el envo de mercancas o con la prestacin de servicios.

D Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestacin deservicios.

D Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.

Ahora imagine que una aplicacin pueda ayudar a todas estas personas a desempear sus tareas y

que todos trabajen con el mismo conjunto de informacin con una misma aplicacin que pueda

realizar lo siguiente:

D Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma

informacin empresarial esencial.

D Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseadas para respaldar el modo

en que trabajan.

D Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o

semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre estn

actualizados y disponibles.

D Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automticamente

cuando se superen determinados lmites establecidos por responsables y otros usuarios.

D Simplificar la elaboracin de informes y anlisis con informes de fcil creacin y

extraccin de datos en hojas de clculo de Microsoft Excel.


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1 La esencia de SAP Business OneInnovacin para la pequea y medianaempresaAunque cada empresa es nica, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de

actividades y desafos.

Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas Las

pequeas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. Obtener

pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software puede

ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algn momento,

especialmente si el crecimiento ha sido rpido, la mayora de las empresas encuentran que el proceso

de incrementar las ventas se est retrasando porque la informacin no se transmite de forma fluida

de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.

Vaco de informacinEl vaco de informacin hace referencia a la ausencia de informacin empresarial oportuna necesaria

para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que

cumplir a tiempo, la cuestin clave es: Cundo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vaco

de informacin, se debe combinar la informacin a partir de varias fuentes, si se ha capturado

correctamente la primera vez. Cuando hay un vaco de informacin persistente, las decisiones

empresariales se toman sin suficiente informacin, lo que conlleva errores, la repeticin de trabajos ola prdida de oportunidades.

Vaco de procesosExiste un vaco de procesos cuando las tareas empresariales manuales no estn automatizadas, o la

automatizacin se detiene en una aplicacin y se debe transferir manualmente a otra. Los vacos de

procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de informacin de una aplicacin a otra

o mediante la construccin de software frgil y especfico para realizar la transferencia. Los vacos de

procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de

automatizacin. En la figura 1-1 se muestra una integracin efectiva y completa en la que la

informacin fluye de un paso a los siguientes puentes del vaco de procesos.


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1 La esencia de SAP Business One

Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integracin exhaustiva

Soluciones de mltiples puntosLas empresas suelen adquirir soluciones de mltiples puntos para satisfacer necesidades especficas a

medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicacin de contabilidad para gestionar el

libro mayor y las facturas, o una solucin de gestin de almacenes para realizar el seguimiento del

inventario. Mantener esta combinacin de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto

funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panormica de lo que sucede en cada parte de la

empresa supone mucho trabajo y requiere la extraccin y reconciliacin de la informacin

proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en

ltima instancia su empresa necesita una solucin ms flexible e integrada.

Cmo afronta los retos SAP Business OneSAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas porque se ha diseado

con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.

Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas


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1 La esencia de SAP Business OneUn enfoque nicoAunque la mayora del software empresarial est enfocado en la automatizacin, pocas empresas de

software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la

mayora de las ocasiones, un proveedor de software elige un rea, como contabilidad o CRM, y crea

un producto dirigido a los procesos concretos que estn relacionados con dicha rea. La cuestin que

queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales

de otras reas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestin.

Una solucin integradaSAP Business One es un enfoque de "solucin nica" para la gestin de empresarial y la

automatizacin de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones estn respaldadas y

automatizadas en SAP Business One. La automatizacin de cada proceso est integrada, como lospedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de

fabricacin de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los lmites

histricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.

Procesos empresariales optimizadosEl alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de

principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestin de almacenes y fabricacin. Adems, cuando se

produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automticas segn sea

necesario. Este paradigma de gestin por excepcin aumenta la productividad, ya que reduce la

sobrecarga de informacin y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el

proceso automatizado segn sea necesario.

Acceso instantneo a la informacinDisponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicacin integrada como SAP

Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la informacin empresarial

importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto

que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran

instantneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a

travs de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.


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2 La personalidad de SAP Business OnePersonalizable y adaptableSAP Business One se ha diseado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fcilmente.

Gracias a su integracin con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones

empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A travs de la red global de partners

de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las

necesidades especficas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptacin

de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar

fcilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.

Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresay con el respaldo de SAPSAP Business One es un nuevo software de gestin empresarial creado desde cero exclusivamente

para pequeas y medianas empresas como la suya. Se basa en ms de 30 aos de experiencia de SAP

en la creacin de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de ms de 12 millones de

usuarios en todo el mundo.

Como lder mundial en el software de gestin empresarial, SAP tiene el compromiso de crear

soluciones de gestin empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en

da y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas ms

importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.

Finalidad de este libroLa finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar,

presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuacin trataremos los

aspectos bsicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas

y los clientes y proveedores, as como los procesos fundamentales de compras y realizacin de

pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para

fabricacin, ventas mediante CRM e informes, as como formas avanzadas de gestin y

automatizacin de documentos.

En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas,

pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre

cmo poner el producto a trabajar fluyan rpidamente.


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2 La personalidad de SAP Business One2 La personalidad de

SAP Business One

Contenido del captuloO Introduccin

O Entender la personalidad de SAP Business One

O Conocer dnde se encuentra

O Encontrar lo que busca

O Llegar a donde desea ir

O Encontrar respuestas a sus preguntas

Empezar a trabajar con una nueva aplicacin de software es como intentar orientarse en una ciudad donde

no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la cuadrcula de

calles numeradas y la forma en que asignan nmeros, nombres y letras a las avenidas, se puede averiguar

de forma bastante rpida donde est cualquier direccin. En Pars, es necesario saber que los

arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad, por lo que se

puede utilizar el Plan du Parispara consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro ms

prxima.

Pero la geografa es slo un punto de partida. Un da agradable en la ciudad comienza con una visita a un

destino, despus se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de all a una

discoteca.

Este captulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP Business One

sepa lo que est viendo. Conocer la aplicacin SAP Business One significa comprender el mapa de los

distintos tipos de informacin almacenados (la geografa) y tambin saber cmo se registra

una transaccin empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable).

Funciones innovadoras como Drag&Relate, campos y tablas definidos por el usuario, as como las

bsquedas con formato le conferirn rpida mente el control sobre los procesos empresariales e

informacin en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerar que SAP

Business One es fcil de usar gracias a su navegacin intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de avanzar

ms, conocer lo flexible e integrado que es.


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2 La personalidad de SAP Business OneIntroduccinPara iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la

contrasea. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso,puede hacer clic en el botn modificar

sociedad para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias


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2 La personalidad de SAP Business Oneempresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas,

divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.

Entender la personalidad de SAP BusinessOneAntes de pasar a una explicacin detallada de la interfaz de usuario, quisiramos ofrecerle una

percepcin del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le ensee la

ventana principal de SAP Business One y el men principal, todo le parecer muy simple. Despus,

usted preguntar: cmo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin

dudar un segundo, quien le haya enseado el programa har clic en el men principal un par de

veces, mostrar un pedido vaco en la pantalla, escribir el nombre del proveedor y, con una rapidez

sorprendente, aparecer un pedido de dicho proveedor.

Ahora puede desplazarse por l y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver

los artculos de un pedido. Slo tiene que hacer clic en una pestaa y consultarlos. Desea ver los

detalles de un artculo? Con un clic acceder a la pantalla del artculo. En qu almacn se encuentra

el artculo? Otro clic y aparecer. Antes de que se haya dado cuenta, habr accedido a una serie de

pantallas. La reaccin ms habitual en este momento es, bueno, ha sido rpido. Pero, dnde estoy?

Y qu ms puedo hacer?

Despus de que haya ledo este captulo, sabr dnde estaba, dnde est y a dnde tiene que irdespus. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querr trabajar con ninguna

otra aplicacin que no sea tan cmoda y fcil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar

donde todo tiene sentido, necesita una gua durante algn tiempo.

Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cmo las pantallas

que visualiza estn conectadas de forma ascendente para la bsqueda de informacin mediante el


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2 La personalidad de SAP Business Onemen principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la

aplicacin. Comienza a comprender cmo se construye cada documento en SAP Business One a

partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultar muy sencillo.

Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripcin de estas

estructuras.

Creacin de documentos a partir de partes reutilizablesSAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos,

como pedidos, facturas, rdenes de fabricacin, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos

se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamao que se denominan datos

maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el captulo 4, hacen referencia a la

informacin clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, as como a los

artculos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cmo se construye un

documento (un pedido) a partir de los datos maestros.

Figura 2-2: Cmo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestrosreutilizables


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2 La personalidad de SAP Business OneLa creacin de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la

coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo ms sobre SAP Business One,

apreciar las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.

Apertura de documentos mediante el men principalLa segunda cuestin clave que se debe aprender de SAP Business One es cmo poner a trabajar el

men principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se

inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Men principal. Mediante Men principal, tal

como se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se

puede buscar un determinado documento o desplazarsepor todos los documentosde un

determinado tipo.

Figura 2-3: Navegacin ascendente desde Men principal

Recordatorio de navegacin: todos los caminos llevan al Menu principal. Es importanterecordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante el menprincipal. ste es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datosmaestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. Amedida que vaya aprendiendo SAP Business One, el men principal se convertir en el

equivalente de su pgina inicial.

Estructura de transacciones y procesos de la informacin enSAP Business OnePara registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una

secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En

primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de


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2 La personalidad de SAP Business Oneventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en

un pedido y, despus, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo

tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso

empresarial.

Cada paso es una transaccin empresarial individual en el sentido ms general de la palabra. Un

proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas

transacciones. Una de las funciones ms slidas de la aplicacin es la forma en que permite utilizar

un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One tambin realiza el

seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de

documentos relacionados con una determinada transaccin. Las conexiones de transacciones entre

documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este captulo y en posteriores.

Preguntas para incrementar la comprensin

El momento en el que SAP Business One se hace ms comprensible, sucede despus de haberlo

utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a

travs de la experiencia real. Hasta ahora, el presente captulo le ha preparado para responder las

siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:

D Es esto un documento? Son datos maestros? Esta pantalla es diferente y, si lo es,

cmo se relaciona con los documentos y los datos maestros?

D Cmo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de

transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?

D Cmo llego a esta pantalla desde el men principal?

D Qu navegacin orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados

y datos maestros desde esta pantalla?

D Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite aadir datos?

Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseo incorpora de forma

natural la navegacin ascendente a travs del men principal y las relaciones orientadas a procesos,

as como los mecanismos de navegacin, bsqueda y creacin de documentos basados en dichas

relaciones. En el resto de este captulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que

siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que est viendo.


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2 La personalidad de SAP Business OneConocer dnde se encuentraUn aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez,

cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La

ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.

La ventana principalLa ventana principal se abre automticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central

donde se puede iniciar cualquier tarea. Slo la ventana principal tiene una barra de men en la parte

superior. Tambin tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a

las funciones utilizadas habitualmente. Incluye el men principal que ahora examinaremos con ms

detalle.

El men principal de SAP Business One

Tal como se muestra en la figura 2-4, men principal dispone de tres pestaas:

D La pestaa Mdulos muestra la parte superior de la jerarqua de SAP Business One.

Enumera todos los mdulos de SAP Business One. En cada mdulo hay una lista de

funciones. Haga clic en una funcin para iniciarla o expandirla y ver ms selecciones.

D La pestaaDrag & Relate se utiliza para un mtodo innovador de bsqueda de

transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica ms adelante eneste captulo.

D Men de usuario es un menpersonalizablepara acceder rpidamente a las funciones

que utiliza con ms frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para

obtener ms informacin, consulte Men de usuario y accesos directos definidospor el

usuario ms adelante en este captulo.

Si no aparece el men de usuario, puede acceder a l desde la barra de men si elige Ventana men

principal mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).


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2 La personalidad de SAP Business One

Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One

La barra de mens y los mens desplegables

La barra de mens de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Alhacer clic en cada elemento del men se muestra un men desplegable que ofrece ms opciones. Los

accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las

aplicaciones de escritorio.

Figura 2-5: Barra de mens y barra de herramientas de SAP Business One

La barra de mens incluye los siguientes mens:

D Archivo : Comandos principales, como Cerrar, Presentacin preliminar , Exportar a y Lanzar aplicacin.

D Editar : Comandos de edicin generales, como Deshacer, Restablecer, Cortar , Copiar, Pegar yBorrar.

D Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como Campos de usuario,Informacin del sistema, Restablecer ancho de columna, Leyenda, etc.

D Datos: Comandos que manipulan datos de aplicacin as como comandos para desplazarse por

los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edicin relacionados con los

datos.


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2 La personalidad de SAP Business OneD Ir a: Men dinmico que cambia segn la ventana seleccionada actualmente.

D Mdulos: Mdulos mostrados en el menu principal.

D Herramientas: Comandos como Diseador de reportes,parametrizaciones de formularios,

men, acceso rpido.D Ventana: Comandos asociados con la gestin de ventanas, incluido el acceso a menu

principal, mensajes, alertas y calendario.

D Ayuda: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en lnea.

La barra de herramientas

La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de men. Se trata de una coleccin de

iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas

funciones tambin estn disponibles como opciones de men en la barra de mens.

Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas estn de color

gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la

barra de herramientas, haga clic con el botn derecho y, a continuacin, active o desactive las

casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian segn

lo que est haciendo.

Si olvida la funcin de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botn para mostrar

un tooltip.

La barra de estado

La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business

One y contiene varios campos.

D El rea inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de

mensajes:

D Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que elprocedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una accin correctiva.

D Un mensaje de informacin aparece sobre un fondo az ul e informa

de un problema que no impide que contine el procedimiento.


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2 La personalidad de SAP Business OneD Un mensaje de confirmacin aparece sobre un fondo verde e informa de la

ejecucin correcta de un procedimiento.

D La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como estn

definidas en el servidor.D El rea superior izquierda contiene informacin importante sobre la ventana activa. Por

ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe

el formato de entrada y la longitud.

Figura 2-6: Anatoma de la barra de estado

Ventanas de documentoAhora que ya dispone de la panormica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas

de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.

Modos de operacin de ventana

Existen cuatro modos de operacin de ventana posibles en SAP Business One:

D Crear: Aadir un nuevo registro o documento.

D Buscar: Buscar registros o documentos existentes.

D Ver: Ver un registro o documento existente.

D Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.

Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser crear o

buscar, segn el contexto de lo que est haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana de Socios de

negocio dato maestro de artculo, se abre automaticamenteen modo de bsqueda porque

normalmente se suele querer ver la informacin que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea


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2 La personalidad de SAP Business Oneprocesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automticamente en modo

de adicin porque normalmente se quiere aadir un nuevo pedido.

Cmo sabe en qu modo se encuentra? El botn de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia

a crear, buscar , OK (para el modo de visualizacin) o Actualizar, segn el modo actual de laventana.

Puede cambiar de un modo de operacin a otro de varias formas:

D Para aadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros),

utilice la funcin de adicin. Existen varias formas de activar dicha funcin, como las

siguientes:

D En la barra de mens, seleccione DatosCrear

D Pulse Ctrl + A en el teclado.

D En la barra de herramientas, elija el icono de adicin.

D Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros),

utilice la funcin de bsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de

bsqueda, con el botn Buscar en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen

varias formas de activar la funcin de bsqueda, incluidas las siguientes:

D En la barra de mens, seleccione DatosBuscar.

D Pulse Ctrl + F en el teclado.

D En la barra de herramientas, elija el icono de bsqueda.

D Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One ca mbia

automticamente al modo de actualizacin, con lo que el botn actualizar aparece

en laesquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el boton actualizar para

guardar los datos introducidos o modificados; haga clic en el botn cancelar si no

desea guardar o actualizar los datos.

Alerta de cambio de modo de operacin. No siempre se pueden cambiar datos en undocumento o un registro de datos maestros una vez que se ha aadido. En determinadosmomentos, un documento es de slo lectura si el proceso empresarial relacionado con dichodocumento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Losdatos que no se pueden cambiar estn atenuados en gris y aparece un mensaje de error en labarra de estado si se intenta cambiarlos.


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2 La personalidad de SAP Business OneMen contextual

Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botn derecho del ratn para activar un

men contextual que proporciona acceso a las funciones ms utilizadas para dicha seccin de la

ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botn derecho en un campo, aparece un mencontextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones

son contextuales, las opciones cambian segn el rea de la pantalla donde haga clic.

Detalles de fila

Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan informacin sobre

cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fcilmente y ampliar la vista

disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Detalles de lnea. Esta ventana permite ver o editar

filas de una tabla, como las que se encuentran en la pestaa contenido de un documento de ventas.

La ventana Detalles de lnea que se muestra en la figura 2-7 se puede abr ir haciendo c lic con el

botn derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o

seleccionando Detalles de lnea en el men Ir a de la barra de mens. Algunos campos son de slo

lectura y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se

actualiza automticamente, es decir, no hay botn OK o Actualizar esta ventana.


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Figura 2-7: Acceso a la ventana Detalles de lnea

Encontrar lo que buscaSAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y

compras y registros maestros de socios de negocios y artculos). Los dos mtodos principales se

describen a continuacin: bsqueda de socios de negocio y artculos y uso de las flechas de la barra

de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un

determinado tipo.

Bsqueda de socios de negocios y artculosSAP Business One facilita la bsqueda de informacin de socios de negocio y artculos mientras se

introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cmo utilizar el botn de

lista de seleccin para buscar un cliente o artculo.


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Figura 2-8: Cmo buscar clientes y artculos en un pedido de cliente

Despus de pulsar el botn de lista de seleccin, aparecer una lista de seleccin en una ventana

independiente. Puede desplazarse rpidamente por la lista si escribe el primer carcter del cdigo del

socio de negocio o del nmero de artculo. La lista de seleccin se desplaza a medida que escribe.

Si est ms familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artculo que con sus

cdigos, puede utilizar un comodn para realizar la bsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista

de seleccin de clientes cuyo nombre empiece por Ch, vaya al campo Nombre , escriba Ch

seguido del carcter comodn * (Ch*) y, a continuacin, pulse Tabpara mostrar la lista.

Si sabe que slo un nombre de cliente empieza por E, por ejemplo, slo tiene que escribir E (sin

el carcter comodn) en el campo Nombre y pulsar Tab. SAP Business One rellena la informacin

de dicho cliente en el pedido. El campo Descripcin de articulo funciona del mismo modo para

buscar informacin de artculo.


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2 La personalidad de SAP Business OneUso de las flechas de la barra de herramientas para buscardocumentosUna forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo

consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura

2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Orden de compra en el menu principal de SAP Business

One), puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rpidamentepor todos los pedidos que

tenga. Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de

deudores, etc.

Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o ltimo documento; haga clic en las flechas simples

para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el nmero

de documento. Para ver los ltimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Orden de compra

haga clic en la flecha derecha doble para ir al ltimo pedido y, a continuacin, haga clic en la flechaizquierda simple para ir a los anteriores.

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One

Llegar a donde desea irSAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rpida y correctamente

para encontrar la informacin necesaria. En esta seccin se explican algunas de estas funciones de

navegacin.

Navegacin con la flecha naranjaLa flecha naranja que aparece prcticamente en cualquier ventana es quiz la herramienta msprctica de la interfaz de usuario de la aplicacin. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella

para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de

las opciones de datos maestros, como cdigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las

flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.


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2 La personalidad de SAP Business OneLas flechas permiten desglosar ms detalles de una transaccin sin tener que efectuar una bsqueda o

recorrer una estructura de men ascendente.

Figura 2-10: Uso de la flecha de navegacin para acceder a los datos maestros desde una factura

Arrastrar y vincularLa funcin arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una ampliavariedad de informacin en tiempo real sobre la empresa rpida y fcilmente. Con arrastrar y

vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a

transacciones. La funcin busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor

e interlocutores comerciales.

Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un

cdigo de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente

en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transaccin en la pestaade Arrastrar y vincular, puede obtener una panormica excelente del rendimiento de su empresa en

determinadas reas. Adems, puede precisar ms la lista resultante si utiliza la funcin de filtro (por

ejemplo, seleccionar slo los pedidos de cliente abiertos).


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2 La personalidad de SAP Business OneEn la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la funcin de arrastrar y vincular para

obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artculo.

Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artculo concreto

Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario

Puede aumentar la eficacia de navegacin si utiliza Men de usuario y crea accesos directos de

teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con ms

frecuencia.

Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisin de pedidos y

de la actualizacin de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas

Orden de compra y Datos maestros de socio de negocio en el Menu de usuario bajo Formularios

para facilitar su acceso(consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento en Men de usuario

visualice el documento, informe o formulario que desee aadir a Menu de usuario. Con esa ventana


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2 La personalidad de SAP Business Onecomo ventana activa, elija Herramientas

User MenuAdd to User Menu.

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en el menu deusuario

Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricacin y tener que

hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar

teclas de funcin, como F1, F2, etc., a determinados documentos.

Figura 2-13: Creacin de accesos directos de teclado definidos por el usuario


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2 La personalidad de SAP Business OneOpciones de visualizacinPuede cambiar varias opciones de visualizacin para personalizar su puesto de trabajo de SAP

Business One. Puede aadir un logotipo de empresa o la fotografa del personal al escritorio. Otras

opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamao de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.

Opciones de formularioEn SAP Business One, cada usuario puedepersonalizar fcilmente el contenido y el

comportamiento de la mayora de las ventanas mediante la funcin

parametrizaciones de formulario.

Para activar parametrizaciones de formulario., asegrese de que la ventana que deseapersonalizarest abierta y activa;

a continuacin, haga clic en en la barra de herramientas o elija Herramientasparametrizaciones de formulario.

Aunque la ventana parametrizaciones de formulario vara segn el contenido de la ventana que

vaya apersonalizar, la ventana parametrizaciones de formulario tpica se divide en tres pestaas:

D Pestaa Formato de tabla : Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla

(en el caso de las ventanas que contienen una tabla).

D Pestaa Formato de linea: Determine cmo aparecen los campos en la ventana Detalles

de lineaasociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.D PestaaDocumento: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la

ventana y la tabla que est personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios

que efecte en esta pestaa slo afectan al documento actual y no a todos los

documentos de este tipo.

La funcin Parametrizaciones de formularioes una caracterstica muy potente. SAP Business One

dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Parametrizaciones de formulario

puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el trmino correspondiente

es activo). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra

hacia arriba o hacia abajo. Unapersonalizacin comn consiste en mostrar el almacn desde el que se

enviar un artculo en la ventana Sales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaa formato de

Tabla para que el campo Whse(Almacn) est visible y activo, y hemos cambiado la posicin del

campo de modo que se muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventanaDetalles

de linea.


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Figura 2-14: Uso de la funcin Form Settings

Personalizacin de los nombres de campoEn SAP Business One, tambin resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las

personalizaciones ms habituales de la ventana de Orden de Compraconsiste en cambiar el campo

Nmero de referencia del acreedor .porN proveedor. El cambio de este u otro campo se puede

llevar a cabo si se mantienepulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A

continuacin, aparecer una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el

nombre original.


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32Manual de usuario SAP Business One

Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo

Aadir campos y tablas definidos por usuarioAunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus mdulos,

es posible que la empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o

para adaptarse a determinadas prcticas empresariales. La funcin campos definidos de usuario(que

se encuentra en el men Herramientas) permite crear campos propios en las tablas de datos

maestros o transacciones de SAP Business One existentes.

Rellenar campos con bsquedas formateadasOtro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One la encontramos en su funcionalidad de

bsqueda con formato. La bsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para

mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el

usuario.

Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que est disponible en stock y

en pedido. En este caso, se utiliza la funcin campos definidos de usuario,para aadir estos campos

adicionales y la funcin de bsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados

en estos campos. Como la bsqueda con formato es una funcin complicada, puede realizar estos

tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementacin.

Encontrar respuestas a sus preguntasAdems del soporte y formacin que le pueda proporcionar su de implementacin, hay disponible

una inmensa cantidad de informacin sobre las caractersticas y funciones de SAP Business One a

travs de la ayuda en lnea y en el portal de clientes.


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Ayuda en lnea

Puede usar la ayuda en lnea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendr ayuda

contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el

campo concreto) en la que se encuentra.

Al seleccionar Ayuda Ayuda en la barra de mens de la ventana principal se muestra la

ventana SAP Library, quepermitebuscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en lnea

proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si est trabajando

con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada

campo de la pantalla en la ayuda en lnea.


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3 Conceptos bsicos decontabilidad financiera

Contenido del captulo

O Visin general de la contabilidad financiera

O Configuracin de la contabilidad financiera

O Realizacin de procedimientos diarios

O Actualizacin de registros

O Procedimientos de cierre

O Entrada y salida de pagos

O Contabilidad de costes

O Presupuestacin

O Consultas e informes

SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las

finanzas de su empresa de forma eficaz y segn los principios contables generalmente aceptados(PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de

automatizacin.

D Realmente en tiempo real: Cada vez que aada (o contabilice) una transaccin, se

actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su

contabilizacin posterior, a menos que desee hacerlo.

D Asientos de diario automticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP

Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, conlo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o

correcciones manualmente.

D Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose

gracias a las flechas de navegacin naranja, no slo hasta el libro mayor, sino hasta los


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3 Conceptos bsicos de contabilidad financiera


documentos fuente de una transaccin: otra potente funcin que ahorra tiempo y

trabajo.

D Automatizacin de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de

contabilizaciones peridicas y evitar los errores de contabilizacin gracias al uso demodelos de contabilizacin.

D Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario

manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas asociadas (de control).

Adems, las alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan

a su umbral presupuestario.

D Seguimiento de auditora. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditora

completo, lo que permite realizar el seguimiento de quin ha efectuado cambios en

todos los datos o documentos, y cundo lo ha hecho.

Visin general de la contabilidad financiera

La clave para obtener el mximo rendimiento de las caractersticas de finanzas y contabilidad de

SAP Business One radica en un diseo e implementacin cuidadosos para garantizar que todas las

partes de la aplicacin describen y realizan el seguimiento con precisin del modo en que funciona

una empresa. Evidentemente, la mayora de las empresas llegan a SAP Business One con un plan

de cuentas bien establecido (y otros mtodos de contabilidad financiera) as como bases de datos

antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En la figura 3-1 se muestra el proceso de cinco

pasos para configurar la contabilidad financiera.

Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementacin se puede cambiar el

orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias

exclusivas de la empresa.


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Figura 3-1: Configuracin de la contabilidad paso a paso


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Definiciones

Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra susaldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante unperodo especfico.

Cuenta asociada / control: Cuenta diseada para controlar las transacciones que secontabilizan en ella. Slo las transacciones de mdulos de ventas/compras, como acreedores,deudores se pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no sepueden contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientosmalintencionados o sospechosos y proporciona un mejor seguimiento de auditora.

Cuenta de compensacin: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registrantemporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables,distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones.

Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario.

Segmentacin de cuentas: Un mtodo contable por el que se crean cdigos de cuenta basadosen la estructura jerrquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden adiferentes unidades de negocio, como empresa, divisin, regin, departamento, grupo, etc., y adiferentes categoras, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, lnea de productos, etc.

Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un cdigo de cuenta que identifica eltipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los cdigos de cuenta puedenconstar de caracteres alfanumricos, no slo de valores numricos, motivo por el que no sedenominan nmeros de cuenta.

Plan de cuentas: El ndice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor.

Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidadpor partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio,prdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa.

Asiento de diario: Registro de una transaccin que normalmente incluye la fecha de latransaccin, los ttulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripcin de latransaccin.

Contabilizacin: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor.

Transaccin: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abonaen otra.


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Configuracin de la contabilidad financieraLa configuracin correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya

gran parte de la automatizacin de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los perodos contables

y la determinacin de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business

One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacan de forma manual. Por este motivo

dedicamos gran parte de este captulo a las cuestiones relacionadas con la configuracin inicial de la

contabilidad financiera.

Paso 1: Configuracin de los perodos contablesEl primer paso, es establecer los perodos contables: Tendr perodos contables mensuales?

Diarios? Con otra frecuencia? El ejercicio fiscal corresponder al ao natural o se establecer

entre dos aos naturales?

Para configurar los perodos contables, vaya a AdministracinInicializacin del sistema

Periodos contablesDesde aqu puede actualizar los perodos generados (como los rangos de

fechas) y crear nuevos. Tambin puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.

Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar perodos y ejercicios se

deben tener en cuenta las siguientes advertencias importantes:

D Los informes financieros se pueden ejecutar segn perodos fiscales, pero los informesmensuales, trimestrales y anuales estndar de SAP Business One se basan en un ao

natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en

4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados.

D No puede haber perodos contables superpuestos y slo un perodo contable es el

perodo por defecto cada vez.

Alerta de contabilizacin. Si desea contabilizar un asiento de diario debe asegurarse que el

periodo contable no esta bloqueado.


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Paso 2: Definicin de los segmentos contables

Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso es decidir y definir los

segmentos de cuentas que necesita.

Para definir segmentos de cuentas, vaya a GestinDefinicionesFinanzasSegmentacin

de cuenta. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle el

nombre o su longitud, del mismo modo que los dems segmentos. Normalmente, las empresas

determinan sus segmentos de cuentas en funcin de sus procesos empresariales y necesidades de

informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, lneas de negocio,

entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cmo se fusionan los segmentos de cuentas

para crear un cdigo de cuenta.

Figura 3-2: Cdigo de cuenta segmentado

SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un mximo

de 10. Durante la configuracin puede cambiar el tamao y el nombre de cualquier segmento, pero el

primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales.

Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir

segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una

expansin, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea aadir en el

futuro.


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Alerta de segmentos de cuentas. Es importante planificar el uso de los segmentos de cuentasmuy cuidadosamente, porque no se podrn aadir segmentos adicionales posteriormente, lossegmentos existentes no se podrn borrar despus de que se haya creado la primera cuenta demayor y no podr cambiar la longitud o el tipo de un segmento posteriormente.

Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para un

plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenacin de todos los

segmentos de cuentas. Un cdigo de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura

3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un cdigo de cuenta de gastos de viaje que

utilice el departamento de marketing de su empresa tendr exactamente el mismo aspecto que el

usado por el departamento de ventas, con la excepcin del segmento del cdigo de cuenta que

representa al departamento.

Paso 3: Creacin del plan de cuentasUna vez determinados los perodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estar

preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organizacin del plan de cuentas

sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un cajn independiente para

las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y

otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las

cuentas por nivel de un modo lgico que resulta adecuado para los procesos de contabilidad

financiera y de informes.

Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un ndice de todas las cuentas demayor que utiliza una empresa. Cada cuenta de mayor tiene un cdigo de cuenta, una descripcinde cuenta y otra informacin que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder alplan de cuentas, seleccione FinanzasPlan de cuentas.

En la ventana Plan de cuentas, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de mayor

como cuenta de ttulo o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que slo las cuentas activas se

pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el

mismo nivel. En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa que seencuentra debajo de ella. En la segmentacin de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el nivel

inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.


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Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles

Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Slo se puedeconvertir en inactiva.

Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor

Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario

automticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En unsistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas

independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y despus se aaden los asientos

contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura,

los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, cmo sabe la aplicacin cmo tiene que


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crear dichos asientos contables? La determinacin de cuentas de mayor es el proceso de indicar a

SAP Business One en qu cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados

automticamente.

Para aprovechar al mximo la slida automatizacin de la aplicacin, se debe tener un cuidadoespecial para facilitar a SAP Business One la informacin correcta en la ventana Determinacin

de cuentas de mayor.

Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Gestin Inicializacin del sistemaDefinicionesDeterminacin de cuentas de mayor.

Procedimiento bsico

La determinacin exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creacin

automtica de los asientos de diario en SAP Business One.

Recomendacin sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinacinde cuentas de mayor, revise el portal http://help.sap.com/saphelp_sbo88.

En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuracin de la determinacin de

las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la

cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se

especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artculo de almacn.


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Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaa G/L determinacin de cuentas demayor: Ventas.

Paso 5: Migracin de datos anterioresAl realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de

tener que conservar los datos histricos a un corte por motivos de auditora y de investigacin, as

como para las actividades empresariales cotidianas.

La aplicacin complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para

SAP Business One es una herramienta de migracin que le ayuda a transferir datos del sistema

anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de socios de negocios y

artculos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos tipos de datos

deben estar disponibles en SAP Business One.


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Cmo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Losdatos anteriores se exportan a modelos de hoja de clculo de Microsoft Excel y, a continuacin,El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos tambin permite importar losdatos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener que utilizar Microsoft Excel..

Realizacin de procedimientos diariosDespus de haber configurado el plan de cuentas y la determinacin de cuentas de mayor, ya est

preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, as como en las tareas de

cierre de perodo y de ejercicio fiscal.

Contabilizacin de asientos de diario manuales

La mayora de los asientos de diario en SAP Business One procede de los dems mdulos; losdocumentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automticamente en el

libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificacin de lo

manual usuario sbo

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