manual smas (pwrpoint 2003)

MANUAL PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT AKAUN SEKOLAH

(SMAS)

PENGENALAN RINGKAS

* Sistem Maklumat Akaun Sekolah (SMAS) telah dibina oleh Bahagian Audit Dalam,

Kementerian Pelajaran Malaysia.

* Sistem ini beroperasi secara on-line di bawah kawalan Bahagian Audit Dalam,

KPM.

* Sistem ini bertujuan untuk mengumpul data / maklumat terimaan dan

perbelanjaan

peruntukan di bawah Kumpulan Wang Sekolah (Kerajaan) dan Kumpulan Wang

Sekolah (Asrama).

* Pengurusan data / maklumat di dalam sistem ini secara berkala (setiap bulan)

dan

diselenggara oleh semua sekolah-sekolah di Semenanjung Malaysia, Sabah dan

Sawarak.

* Data / Maklumat terimaan dan perbelanjaan bulan semasa perlu

dikemaskini ke dalam

sistem ini pada atau sebelum 3hb dalam bulan berikutnya selepas

dokumen dan rekod

kewangan (Buku Tunai) dikemaskini, diimbang dan ditutup mengikut

peraturan

kewangan sedia ada.

BAHAN DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

1. Komputer yang dilengkapi talian internet.

2. Buku Tunai yang lengkap, sempurna, kemaskini, diimbang dan ditutup

mengikut

peraturan kewangan sedia ada seperti berikut :

2.1 Kumpulan Wang Sekolah (KERAJAAN)

2.2 Kumpulan Wang Sekolah (ASRAMA) – bagi sekolah yang

mempunyai asrama

3. Buku Subsidiari (Kerajaan / Asrama) yang telah dilengkapkan dan

dikemaskini dengan

sempurna.

4. Fail Baucar Bayaran (Kerajaan / Asrama) yang lengkap dan sempurna.

5. Mesin Pengira / Kalkulator.

Sistem SMAS boleh dilayari melalui tapak carian “Internet Explorer”

sahaja.

Alamat URL :http://www.moe.gov.my/smas

SESI PRAKTIKAL :

- Melayari Laman Web SMAS

- Taipkan alamat URL sistem SMAS pada tapak carian “Internet Explorer”.

- Klik butang kekunci “ENTER”.

- Proses carian akan terus ke paparan Muka Hadapan SMAS (Login).

< Paparan Muka Hadapan >

SMAS (Login)

http://www.moe.gov.my/smas

SESI PRAKTIKAL :

- Login Sistem SMAS : Bagi Pengguna Kali Pertama.

- Taipkan KOD SEKOLAH di ruangan ID Pengguna.

- Taipkan Kata Laluan (Sementara) : < password > penggunaan huruf kecil

- Klik butang Submit .

password

Setelah proses login kali pertama berjaya, paparan MUKA 1 SMAS akan dipaparkan. Di dalam paparan ini, terdapat dua bahagian :

1.Bahagian Info Sekolah

2.Bahagian Manual Utiliti : Tukar Kata Laluan

Berikut adalah paparan MUKA 1 SMAS (Login Kali Pertama) .

TINDAKAN PENGGUNA SELEPAS PROSES LOGIN KALI PERTAMA :

- Tindakan 1

1. Sila tukar Kata Laluan (Sementara) kepada Kata Laluan (Tetap). Pengguna

boleh

memilih sebarang kata laluan dalam bilangan minima 6 askara / angka.

password

< Kata Laluan Tetap (Pilihan Sendiri) >< Pengesahan Kata Laluan Tetap >

< Klik >

Tindakan :

1. Masukkan Kata Laluan Lama (Sementara)2. Masukkan Kata Laluan Baru (Tetap)3. Pengesahan Kata Laluan Baru4. Klik butang Simpan

TINDAKAN PENGGUNA SELEPAS PROSES LOGIN KALI PERTAMA

- Tindakan 2

1. Sila semak maklumat di Bahagian Info Sekolah. Jika terdapat kesilapan / perubahan

sila klik DI SINI .

2. Sila kemaskini maklumat yang berkaitan di dalam MANUAL KEMASKINI MAKLUMAT

PROFIL .

3. Selesai proses kemaskini, klik butang Simpan .

MENU DAN KERTAS KERJA

Maklumat / Data Dikunci Masuk Oleh Pengguna

Maklumat / Data Dikawal Oleh Bahagian Audit Dalam, KPM

PAPARAN KERTAS KERJA

1. Kertas Kerja : Baki PCG


2. Kertas Kerja : Baki BMA


3. Kertas Kerja : Terimaan PCG


4. Kertas Kerja : Perbelanjaan PCG


5. Kertas Kerja : Terimaan BMA


6. Kertas Kerja : Perbelanjaan BMA


7. Kertas Kerja : Laporan PCG


8. Kertas Kerja : Laporan BMA

TUGASAN DAN TINDAKAN PENGGUNA SISTEM SMAS

- Pengguna Sistem SMAS hanya ditugaskan untuk mengunci masuk data / maklumat pada empat Kertas Kerja iaitu :

1.1 Kertas Kerja Terimaan PCG

1.2 Kertas Kerja Perbelanjaan PCG

1.3 Kertas Kerja Terimaan BMA (bagi sekolah berasrama sahaja)

1.4 Kertas Kerja Perbelanjaan BMA (bagi sekolah berasrama sahaja)

- Bagi Kertas Kerja Laporan PCG / BMA , pengguna perlu mencetak dan difailkan dalam satu fail khas Sistem SMAS.

SESI PRAKTIKAL : TERIMAAN (PCG)

- Mengunci masuk data / maklumat Terimaan pada Kertas Kerja Terimaam PCG : Baki 1.1.2011

- Sila klik pada MENU

- Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA

- Kertas Kerja Terimaan PCG akan dipaparkan (seperti Lampiran T_PCG)

- Klik pada butang pada lajur Baki 1.1.2011 .

- Manual Kertas Kerja Terimaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual T_PCG)

- Sila kunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut Kategori yang telah ditetapkan.

- Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik butang

Lampiran T_PCG

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Terimaan PCG dikunci masuk dan disimpan.

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Terimaan PCG klik pada butang Pilih .

Lampiran Manual T_PCG

Tindakan :

1. Sila masukkan jumlah Terimaan pada ruangan yang disediakan mengikut Kategori (sila rujuk Jadual Pecahan T_PCG).

2. Bagi ruangan yang tiada Terimaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.

3. Tiada penggunaan koma ( , ) bagi jumlah dalam gandaan ribu.

4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Simpan.

JADUAL PECAHAN T-PCG

Bil.

Kategori Peruntukan Yang TerlibatBahan

Rujukan

1 PCG

1. Mata Pelajaran - Teras, Wajib, Elektif, Tamb. Bahasa Asing

2. Bukan M.Pelajaran - LPBT, B&K, PSS3. Pendidikan Khas Integrasi4. Prasekolah – LPBT & Makan5. Bantuan Kokurikulum (BKK)6. Bantuan Kokurikulum (Prasekolah / Pend. Khas)7. Yuran Khas Sekolah (YKS)8. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

1. Buku Tunai (Kerajaan)2. Subsidiari (Kerajaan)3. Surat Makluman Terimaan

PCG

2. SBT Skim Baucer Tuisyen 1. Subsidiari (Kerajaan)

3. RMT Rancangan Makanan Tambahan 1. Subsidiari (Kerajaan)

4. KWAPM Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin 1. Subsidiari (Kerajaan)

5.Pakaian Seragam

Bantuan Pakaian Seragam 1. Subsidiari (Kerajaan)

6. Lain Terimaan

1. Faedah Bank2. RIMUP3. Elaun Khas Pelajar Pend. Khas4. Program Hikmah5. Bantuan Modal / Pembelian Alatan6. Bantuan Biasiswa Kerajaan7. Terimaan Semula Cek Batal8. Lain-lain Terimaan selain terimaan di bawah PCG

1. Buku Tunai (Kerajaan)2. Subsidiari (Kerajaan)

SESI PRAKTIKAL : PERBELANJAAN (PCG)

- Mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan pada Kertas Kerja Perbelanjaan PCG : Bulan Januari



- Kertas Kerja Perbelanjaan PCG akan dipaparkan (seperti Lampiran B_PCG)

- Klik pada butang pada lajur Bulan Januari .

- Manual Kertas Kerja Perbelanjaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual B_PCG)

- Sila kunci masuk data / maklumat Perbelanjaan mengikut Maksud Perbelanjaan yang telah ditetapkan.

- Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan, klik butang

Lampiran B_PCG

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Perbelanjaan PCG dikunci masuk dan disimpan.

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Perbelanjaan PCG klik pada butang Pilih .

Lampiran Manual B_PCG

Tindakan :

1. Sila masukkan jumlah perbelanjaan pada ruangan yang disediakan mengikut Maksud Perbelanjaan (sila rujuk Jadual Pecahan B_PCG).

2. Bagi ruangan yang tiada perbelanjaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.


4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Submit.

JADUAL PECAHAN B-PCG

Bil.

Kategori Sub Kategori Peruntukan Yang Terlibat Bahan Rujukan

1. Utiliti

Air Perbelanjaan untuk Bil Air.

Baucar Bayaran &Bil Bacaan Meter Air, TNB,Telekom dan Bil Yang

Berkaitan

Elektrik Perbelanjaan untuk Bil Elektrik.

Telefon Perbelanjaan untuk Bil Telefon.

Lain-Lain (1)

Perbelanjaan untuk lain-lain perkhidmatan

utiliti (cth : Pembentungan, Internet, dll).

2. Sewaan

Mesin Fotostat

Perbelanjaan bagi sewaan Meisn Fotostat

termasuk bayaran sewaan melalui Bacaan

meter.Baucar Bayaran Yang

BerkaitanBasPerbelanjaan bagi sewaan Bas untukpengangkutan pelajar.

Lain-Lain (2)

Perbelanjaan bagi lain-lain sewaanperkhidmatan (cth : Sewaan van /

keretauntuk pengangkutan pelalar, dll).

3.Bekalan Pejabat

&Alat Tulis

A4

Perbelanjaan untuk belian kertas A4 & A3

(plain paper) bagi tujuan fotostat sahaja.

Kertas Warna A4 / A3 tidak terlibat.

1. Baucar Bayaran Yang Berkaitan

2. Bil / Invouce Yang Berkaitan3. Rekod Stok Bekalan Pejabat (KEW.PS3 & KEW.PA4)

Bahan Bacaan &Buku

Perbelanjaan untuk belian bahan bacaan &

buku untuk Perpustakaan, Panitia danPejabat. (cth : Buku Cerita, Buku

RujukanP&P, Majalah, Buku Rujukan Pejabat,

dll.).

Lain-Lain (3)

Perbelanjaan untuk belian peralatan kecil

dan bahan habis guna yang didaftarkan di

bawah Stok Bekalan Pejabat (KEW.PS 3 &

KEW.PS 4) seperti alat tulis, Kertas Warna,

Alat Bantu Mengajar (ABM) untuk P&P, dll.

JADUAL PECAHAN B-PCG

Bil.

Kategori Sub Kategori Peruntukan Yang Terlibat Bahan Rujukan

4.Penyelenggaraa

nTiada

Perbelanjaan untuk kos penyelenggaraan

dan pembaikan kerosakan kecil (cth :penyelenggaraan komputer, mesin

fotostat /razo, dll).

Baucar Bayaran Yang Berkaitan

5.Aset &

Inventori

Aset

Perbelanjaan untuk pembelian barang /

peralatan yang didaftarkan di bawah aset

Harta Modal (KEW.PA2). 1. Baucar Bayaran Yang Berkaitan

2. Daftar KEW.PA2 dan KEW.PA3

Inventori

Perbelanjaan untuk pembelian barang /

peralatan yang didaftarkan di bawahinventori (KEW.PA3) termasuk Alat

BantuanMengajar (ABM).

6. SBT TiadaBayaran untuk Skim Baucar Tuisyen(mengikut bilangan pelajar yang

terlibat).

1. Subsidiari (Kerajaan)2. Baucar Bayaran Yang

Terlibat3. Rekod Bilangan Pelajar Yang Terlibat

7. RMT Tiada

Bayaran untuk Rancangan MakananTambahan (mengikut bilangan pelajar

yangterlibat).

8. KWAPM Tiada

Bayaran untuk Kumpulan Wang Amanah

Pelajar Miskin (mengikut bilangan pelajar

yang terlibat)

9.PakaianSeragam

Tiada

Bayaran untuk pembelian Pakaian Seragam

Pelajar (mengikut bilangan pelajar yang

terlibat).

10. Lain-Lain (4) Tiada

Perbelanjaan untuk lain-lain maksud (cth :

rekupmen PWR, bayaran perkhidmatan

penceramah, bayaran untuk aktiviti /program sekolah, bayaran yuran

kursus,dll.).

1. Buku Tunai PWR & Baucar Kecil

2. Baucar Bayaran Yang Berkaitan

SESI PRAKTIKAL : TERIMAAN (BMA)

- Mengunci masuk data / maklumat Terimaan pada Kertas Kerja Terimaam BMA : Baki 1.1.2011



- Kertas Kerja Terimaan BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran T_BMA)

- Klik pada butang pada lajur Baki 1.1.2011 .

- Manual Kertas Kerja Terimaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual T_BMA)

- Sila kunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut Kategori yang telah ditetapkan.

- Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik butang

Lampiran T_BMA

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Terimaan BMA dikunci masuk dan disimpan.

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Terimaan BMA klik pada butang Pilih .

Lampiran Manual T_BMA

Tindakan :

1. Sila masukkan jumlah Terimaan pada ruangan yang disediakan mengikut Kategori.

2. Bagi ruangan yang tiada Terimaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.


4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Simpan.

SESI PRAKTIKAL : PERBELANJAAN (BMA)

- Mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan pada Kertas Kerja Perbelanjaan BMA : Bulan Januari



- Kertas Kerja Perbelanjaan BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran B_BMA)

- Klik pada butang pada lajur Bulan Januari .

- Manual Kertas Kerja Perbelanjaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual B_BMA)

- Sila kunci masuk data / maklumat Perbelanjaan mengikut Maksud Perbelanjaan yang telah ditetapkan.

- Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan, klik butang

Lampiran B_BMA

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Perbelanjaan BMA dikunci masuk dan disimpan.

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Perbelanjaan BMA klik pada butang Pilih .

Lampiran Manual B_BMA

Tindakan :

1. Sila masukkan jumlah perbelanjaan pada ruangan yang disediakan mengikut Maksud Perbelanjaan.

2. Bagi ruangan yang tiada perbelanjaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.


4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Submit.

SESI PRAKTIKAL : LAPORAN (PCG / BMA)

- Menyemak dan mencetak Laporan : Laporan PCG / BMA (Bulan Januari)


- Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA atau

- Kertas Kerja Laporan PCG / BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran L_PCG / L_BMA)

- Klik pada kategori atau atau

-Paparan bagi Kertas Kerja Laporan PCG / BMA mengikut pilihan kategori akan dipaparkan.

- Untuk mencetak laporan, sila lihat :

Lampiran L_PCG (Baki) , Lampiran L_PCG (Terimaan) , Lampiran L_PCG (Perbelanjaan)

atau

Lampiran L_BMA (Baki) , Lampiran L_BMA (Terimaan) , Lampiran L_BMA (Perbelanjaan)

Lampiran L_PCG (Baki)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Laporan PCG (Baki)

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Baki .

Klik Kembali untukke paparanKertas Kerja Laporan .


Lampiran L_PCG (Terimaan)



Laporan PCG (Terimaan)

Klik Cetak untuk mencetakLaporan Terimaan .



Lampiran L_PCG (Perbelanjaan)



Laporan PCG (Perbelanjaan)

Klik Cetak untuk mencetakLaporan Perbelanjaan .Klik Kembali untuk

ke paparanKertas Kerja Laporan .


Lampiran L_BMA (Baki)



Laporan BMA (Baki)

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Baki .



Lampiran L_BMA (Terimaan)



Laporan BMA (Terimaan)

Klik Cetak untuk mencetakLaporan Terimaan .



Lampiran L_BMA (Perbelanjaan)



Laporan BMA (Perbelanjaan)

Klik Cetak untuk mencetakLaporan Perbelanjaan .Klik Kembali untuk

ke paparanKertas Kerja Laporan .


MAKLUMAT TAMBAHAN DAN NOTA PENTING

- Sila pastikan Buku Tunai (Kerajaan / Asrama), Subsidiari dan Baucar Bayaran telah diimbang, dikemaskini dan disusun dengan sempurna.

- Sila pastikan imbangan dan kiraan rekod di dalam Buku Tunai dan Subsidiari adalah betul.

- Untuk memastikan proses kunci masuk data / maklumat ke dalam Sistem SMAS berjalan dengan lancar dan teratur, pengguna digalakkan untuk melengkapkan Jadual Pecahan Terimaan dan Jadual Pecahan Perbelanjaan seperti yang disertakan (lampiran di bawah). Jadual ini perlu dilengkapkan setiap kali berlaku urusniaga Terimaan dan Perbelanjaan dalam bulan semasa.

- Sila semak dan imbangkan bersama Buku Tunai, maklumat Baki Buku Tunai Semasa di Kertas Kerja Terimaan dan Baki Semasa di Kertas Kerja Perbelanjaan setiap kali proses kunci masuk data / maklumat di kedua-dua kertas kerja tersebut selesai dijalankan.

- Jika berlaku ketidak-seimbangan baki semasa / masalah teknikal sistem /lain-lain masalah, sila hubungi Unit Kewangan, PPD Pasir Gudang untuk mendapatkan bantuan.

Baki Buku Tunai Semasa (Terimaan)

Baki Semasa (Perbelanjaan)

SILA SEMAK DAN IMBANGKAN BERSAMA BUKU TUNAI.

SILA SEMAK DAN IMBANGKAN BERSAMA BUKU TUNAI.

Bil.Tkh

Terimaan

KATEGORI PERUNTUKAN TERIMAAN

PCG SBT RMT KWAPM PAKAIAN SERAGAM LAIN TERIMAAN

Jadual Pecahan Terimaan PCG

Bil.No.

Baucar

KATEGORI MAKSUD PERBELANJAAN

UTILITI SEWAAN BEKALAN PEJ. & ALAT TULIS

P’y;nggrn

ASET & INV.

SBT RMT KWAPM P.Srgm Lain2(4)Air Elk Tel Lain2

(1) F’stat Bas Lain2(2)

KertasA4

BhnBacaan& Buku

Lain2(3) Aset Inv

Jadual Pecahan Perbelanjaan PCG

Bil.Tkh

Terimaan

KATEGORI PERUNTUKAN TERIMAAN

LPBT BANTUANMAKANAN

YURANMAKANAN

YURANPENDAFTARAN YURAN DOBI PELBAGAI LAIN TERIMAAN

Jadual Pecahan Terimaan BMA

Bil.No.

Baucar

KATEGORI MAKSUD PERBELANJAAN

UTILITI SEWAAN BEKALAN PEJ. & ALAT TULIS

P’y;nggrn

ASET & INV.Btn MknAsrama Byrn Dobi Lain2

(4)Air Elk Tel Lain2(1) F’stat Bas Lain2

(2)Kertas

A4

BhnBacaan& Buku

Lain2(3) Aset Inv

Jadual Pecahan Perbelanjaan PCG

SEKIAN, TERIMA KASIH.

manual smas (pwrpoint 2003)

Documents