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MANUAL SISTEMA DE INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA DE PÁRVULOS
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SISTEMA DE INSCRIPCION Y MATRICULA DE PÁRVULOS
Tabla de contenido
Datos Generales ............................................................................................................... 2 1.- Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes .......................................................................... 2 2.- Ingresar / Actualizar Inscripciones ................................................................................ 7 3.- Consulta datos del Párvulo ..........................................................................................13 4.- Actualización Matriculas .............................................................................................14 5.- Actualización Integrantes Grupo Familiar ....................................................................20 6.- Editar Priorizaciones ...................................................................................................23 7.- Ejecutar Priorización ...................................................................................................28 8.- Traslado Inscripciones .................................................................................................29 9.- Cambio de Nivel Inscripción ........................................................................................33 10.- Reportes ...................................................................................................................34
10.1.- Reporte Listado de Vacantes ......................................................................................... 34 10.2.- Reporte Resumen de Inscripciones por U. E. .................................................................. 36 10.3.- Reporte Nomina de Priorizados ..................................................................................... 38 10.4.- Reporte Nomina Segunda Priorización ........................................................................... 40 10.5.- Reporte Nomina de Matriculados .................................................................................. 41 10.6.- Reporte Informe General .............................................................................................. 43 10.7.- Reporte Histórico de Modificaciones ............................................................................. 46
11.- Cambio de RUN. …….………………………………………………………………………………………………………….48
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Datos Generales
Dirección oficial: http://sim.junji.gob.cl Pasos para Ingresar al Sistema: 1.- Unidades Educativas disponer del servicio de internet. Direcciones Regionales, estar conectados a red de JUNJI. 2.- En browser digitar url de conexión: http://sim.junji.gob.cl 3.- Ingresar Usuario, el usuario corresponde al RUT del funcionario sin guion ni dígito verificador 4.- Ingresar Contraseña: la contraseña corresponde a la de cada usuario.
1.- Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes La opción “Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes” se encuentra dentro del menú superior “Inscripciones y Matricula”, presionando la opción, se despliegan en pantalla, datos que deben ser registrados, para Ingresar un nuevo nivel.
Importante destacar, el ingreso de un nuevo nivel, primero debe ser creado en GESPARVU. Y la eliminación, el sistema no la permite si es que el nivel tiene postulaciones.
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Si el usuario realiza el ingreso de las capacidades y vacantes, a un nivel que se encuentra creado en el sistema de matrícula, se despliega un mensaje indicando que “La vacante no fue ingresada ya que el nivel está registrado para este establecimiento”. Independiente a lo descrito anteriormente, el sistema despliega los niveles existentes en ese Jardín.
Para realizar una edición de vacantes a un nivel, el usuario debe presionar el icono “Editar”, luego de realizada esa acción el sistema despliega un mensaje que indica si “¿Desea editar la vacante?
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Al presionar Ok en el mensaje, se activan en pantalla las casillas de la capacidad y vacantes del nivel
En este caso de ejemplo, se aumentó la capacidad en 15 y se registró 15 vacantes.
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Para actualizar los datos, el usuario debe presionando el botón “Actualizar Vacante”, inmediatamente se despliega un mensaje de confirmación.
Presionando el botón OK del cuadro del mensaje, se visualiza inmediatamente los datos incorporados.
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Para realizar la eliminación de un nivel, se debe presionar el icono eliminar de la tabla inferior, como mencionamos anteriormente solo se puede realizar una eliminación si es que ese nivel no tiene postulaciones. Presionando el icono eliminar, automáticamente se desplegará en pantalla un cuadro de mensaje de confirmación de eliminación.
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Si el usuario presiona Ok a la eliminación y el nivel no cuenta con postulaciones, este nivel se elimina, este cambio lo puede visualizar en el listado de niveles del Jardín en la inferior de la pantalla.
2.- Ingresar / Actualizar Inscripciones La opción “Ingresar / Actualizar Inscripciones” se encuentra en el Menú “Inscripciones y Matriculas” esta opción permite como dice su nombre ingresar o actualizar información por Jardín Infantil, de los párvulos. Al presionar la opción, se desplegará en pantalla varias listas de información, en donde deberá seleccionar la información que corresponda para filtrar por: Región – Territorio – Comuna – Programa – Establecimiento.
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La selección de cada filtro debe realizarse de manera descendente primero Región, luego Territorio, luego comuna, programa y finalmente establecimiento. Una vez completado el ingreso, el sistema automáticamente desplegará los niveles de ese Jardín Infantil con información adicional: Capacidad, vacantes, inscripciones y con la opción de Edición.
Seleccionando la opción “edición” se despliega la información del Jardín Infantil, con dos opciones “Volver” para realizar nuevamente una búsqueda y la opción “Ingresar Nueva Inscripción“ como se muestra en la siguiente figura.
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Presionando la opción “Ingresar Nueva Inscripción” se desplegaran 6 ítems a considerar para la inscripción y cuyos datos usted puede ingresar o modificar:
1. Identificación de la Unidad Educativa. 2. Identificación de la Niña o el Niño. 3. Identificación de la Madre, Padre o Adultos Responsable. 4. Prioridades Institucionales 5. Actividad Laboral 6. Análisis Socioeconómico
El ítem I. Identificación de la Unidad Educativa, no permite modificación y tampoco ingreso de una nueva unidad educativa, es solo consulta.
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El Ítem II. Identificación de la Niña o Niño, esta opción permite el ingreso de un nuevo párvulo, además permite modificar información de un párvulo existente en la base de datos de ingreso. El sistema se conecta al Registro Civil desplegando automáticamente los siguientes datos al momento de ingresar un RUT:
Nacionalidad
País de Nacimiento
Primer Apellido
Segundo Apellido
Nombres
Fecha de Nacimiento
El Ítem III. Identificación de la Madre, Padre o Adulto Responsable. Para ingresar un nuevo párvulo el sistema requiere de forma obligatoria el ingreso de la información de la Madre, Padre o Adulto Responsable, igual que en el caso anterior de ingreso de información del párvulo, el sistema se conecta al Registro Civil desplegando automáticamente los siguientes datos al momento de ingresar un RUT:
Primer Apellido
Segundo Apellido
Nombres
Fecha de Nacimiento
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Importante mencionar en este punto, que deben ingresar un correo electrónico de la madre, padre o adulto responsable, ya que al ingresar la inscripción, el sistema envía un correo de ingreso a la madre, padre o adulto responsable.
El ítem IV. Prioridades Institucionales, son campos obligatorios que deben ser ingresados de manera obligatoria para la inscripción, esta información permitirá asignar matriculas a quienes corresponda por priorización institucional.
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El ítem V. Actividad Laboral, se deben ingresar los datos laborales de la madre, padre o adulto responsable, es muy importante tener el dato, si trabaja remuneradamente, si requiere que su hijo utilice extensión horaria y los datos de inscripción, fecha y hora.
El ítem VI. Análisis Socioeconómico, aparece el Nº de Prioridades, este dato es automático, no modificable, y se presenta de acuerdo a la cantidad de “Prioridades Institucionales” seleccionadas.
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3.- Consulta datos del Párvulo La opción “Consulta datos del Párvulo” se encuentra en el Menú “Inscripciones y Matriculas” esta opción permite realizar consultas a la información ingresada en el sistema del Párvulo.
Al ingresar el RUT sin dígito verificador y presionar el botón “Consultar”, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta, el RUT, más el nombre completo del Párvulo.
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Presionando el icono de búsqueda, se desplegará en pantalla toda la información ingresada en el sistema del Párvulo, esta información solo será de lectura (Consulta) no de edición.
4.- Actualización Matriculas La opción “Actualizar Matriculados” se encuentra en el Menú “Inscripciones y Matriculas” esta opción permite realizar actualizaciones a la información ingresada en el sistema, del Párvulo.
El usuario debe ingresar en orden los filtros para despliegue de información, primero región, luego territorio, comuna, programa y establecimiento. Una vez ingresado el último filtro (Establecimiento), el sistema automáticamente despliega los niveles del establecimiento con información de Capacidad, Vacantes, Inscripciones y el botón Editar.
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En caso que los niveles no cuenten con inscripciones y el usuario seleccione el icono “Ver”, se desplegara en pantalla el mensaje “No se encontraron postulantes por el bajo el criterio de búsqueda”.
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En caso de existir inscripciones en el nivel, el usuario al presionar el icono “Ver” se desplegara el listado de Párvulos.
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El listado de párvulos del nivel seleccionado, despliega información adicional en pantalla como: estado de priorización y grupo de GESPARVU (en caso de ser asignado), además en pantalla se despliegan 3 opciones: ver documentos adjuntos del párvulo, si el párvulo presenta documentos, renuncia a vacante y ver datos del párvulo.
Opción: “No presenta documentos”. Al presionar el icono “No presenta documentación” se desplegará un mensaje de confirmación. En caso de confirmar que el párvulo que no tiene documentación (presionando OK), el párvulo pasara a estado inscrito.
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Opción: “Renuncia a Vacante”. Al presionar la opción “renuncia a vacante”, se desplegará un mensaje que solicita confirmación. En caso de confirmar (presionando OK), el párvulo no será considerado en los próximos procesos de priorización.
Opción:“ Matricular”.
Presionando el icono “ ” el usuario podrá visualizar y modificar información asociada al párvulo, como se muestra en la figura:
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Luego para registrar los datos de la Ficha de matrícula (matricular) el usuario debe pinchar
en la opción V. Actividad Laboral y el sistema desplegara todos los campos que deben ingresar, como VI. Antecedentes de salud del párvulo, VII Grupo familiar que vive con la niña o el niño, VIII Comprobante de matrícula del párvulo y participación de la familia y finalmente el usuario debe pinchar el botón Actualizar Ficha para guardar los datos.
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5.- Actualización Integrantes Grupo Familiar La opción “Actualizar Integrantes Grupo Familiar” se encuentra en el Menú “Inscripciones y Matriculas” esta opción permite realizar actualizaciones e ingreso de nuevos integrantes del grupo familiar del Párvulo.
El usuario debe ingresar en orden los filtros para despliegue de información, primero región, luego territorio, comuna, programa y establecimiento. Una vez ingresado el último filtro (Establecimiento), el sistema automáticamente despliega los niveles del establecimiento con la cantidad de inscripciones por nivel y un botón Editar.
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En caso de existir inscripciones en el nivel, el usuario al presionar el icono “Actualizar” se desplegará el listado de Párvulos.
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El listado de párvulos del nivel seleccionado, despliega en su costado un icono “actualizar”, presionando este botón, el sistema permite ingresar un nuevo integrante o en su defecto si ya existen integrantes del grupo familiar permite editar la información. Para ingresar un nuevo integrante se deben ingresar en el siguiente orden los datos: RUT del familiar, nombre completo, parentesco, fecha de nacimiento, nacionalidad, nivel educacional y categoría ocupacional, ingresada la información el usuario debe presionar el botón “Guardar Cambios”.
Luego de “Guardar Cambios” se desplegará una lista en pantalla, con los nuevos integrantes, como muestra la imagen.
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6.- Editar Priorizaciones La opción “Editar Priorizaciones” se encuentra en el Menú “Inscripciones y Matriculas” está opción permite realizar actualización de la información del párvulo, como su nombre lo dice esta opción está enfocada en la actualización de información sobre la priorización de los párvulos frente a una matrícula, además de eso, permite actualizar información de la ficha completa del párvulo, ver el historial de la ficha referente a una modificación y renunciar a una vacante. A continuación la explicación para lograr realizar una búsqueda. Al seleccionar la opción “Editar Priorización” se despliega en el sector derecho de la pantalla una serie de filtros.
El filtro más importante, es la fecha de búsqueda, esta fecha el desde y hasta, no debe superar los 3 meses, mientras más información ingresemos del párvulo más rápida se generará la respuesta, no olvidar que este campo es obligatorio.
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En caso de no ingresar la fecha desde y hasta, el usuario no podrá generar una búsqueda, en pantalla se desplegará un mensaje que exigirá el ingreso de este dato.
Al ingresar el dato de la fecha desde y hasta, con un par de datos más, como por ejemplo: región, comuna y código de la unidad educativa, se generará de manera rápida y exitosa la búsqueda en donde posteriormente el usuario podrá actualizar la información.
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El resultado de la búsqueda se despliega en la parte inferior de la pantalla, en una lista se desplegará el listado de párvulos con los siguientes datos: RUN del Párvulo, Nombre Completo del Párvulo, Unidad Educativa y las opciones modificar (que se refiere a modificar ficha), la opción Historial Ficha (que se refiere al historial de modificaciones que ha sufrido la ficha de ese párvulo, esta información se despliega en un Excel) y la opción Renunciar a la vacante.
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Si el usuario presiona la opción “Modificar” se despliega en pantalla un mensaje indicando que se generará un registro histórico y le solicita al usuario presionar “Ok” para continuar.
Presionando la opción “OK” el sistema despliega la información de la ficha completa del párvulo para ser modificada en cada uno de sus ítems.
Si el usuario presiona la opción “Historial Ficha”, automáticamente se despliega en pantalla un archivo Excel con la información de las modificaciones de la ficha de ese Párvulo.
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Por último si el usuario presiona la opción “Renuncia a vacante”, se desplegará en pantalla un mensaje de confirmación de renuncia del párvulo, en caso de ser correcta la opción, el Párvulo no será considerado en los próximos procesos de priorización.
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7.- Ejecutar Priorización La ejecución de priorización, se encuentra en el menú “Inscripciones y Matriculas”, presionando dicha opción se despliegan en pantalla filtros para búsquedas.
Ingresando la información de los filtros (Región, Territorio, Comuna y Establecimiento) y presionando el botón “Ejecutar Selección” se despliega en pantalla un mensaje que dice “Va a ejecutar la selección de párvulos, todos los datos que se encuentren serán borrados!”
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Seleccionando el botón “Ejecutar Priorización”, se genera un proceso interno que ordena la priorización de párvulos ya seleccionados, resuelve empates, en cuanto a nivel de establecimientos y las prioridades. Este proceso se genera dentro de un período establecido, si ese período no es activo el sistema no permite realizar esa acción y despliega un mensaje que dice “El proceso de selección no puede ser ejecutado en esta fecha, verifique parámetros de procesos”.
8.- Traslado Inscripciones La opción “Traslado de Inscripciones” se encuentra en el Menú “Traslado” ubicado en la parte superior de la pantalla.
Para realizar un traslado el usuario debe ingresar el R.U.N. del párvulo sin el digito verificador.
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Presionando la opción Consultar se desplegará en la parte inferior de la pantalla los datos del párvulo más la opción “Trasladar”.
Presionado la opción Trasladar, se desplegará en pantalla un registro de traslado, este registro solicita la información desde que establecimiento, nivel, se desea trasladar al Párvulo, información que aparece pre-ingresada.
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A qué establecimiento nuevo y nivel nuevo requiere contar con una inscripción, esta información debe ser ingresada por el usuario.
Luego despliega en la misma ficha la información del Párvulo para revisión
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y por último se registra la documentación entregada por el apoderado del párvulo que está solicitando el traslado de inscripción.
Presionando el botón “Grabar Traspaso”, se guardará la solicitud de traslado con todos los datos ingresados. En pantalla se desplegará un mensaje que indica que el “Traslado fue creado satisfactoriamente”.
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9.- Cambio de Nivel Inscripción La opción “Cambiar Nivel Inscripción” se encuentra en el Menú “Traslados” está opción permite realizar un cambio de nivel de los párvulos.
Digitando el RUN sin dígito verificador en la casilla, y presionando el botón “Consultar”, se desplegará en pantalla una grilla con la información del Párvulo, para realizar el cambio de nivel.
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La grilla desplegada en pantalla, contiene el RUN, Nombre y una opción llamada “Cambia Nivel”, presionando ese icono, se desplegará en pantalla el resto de la información del Párvulo, para que realice el cambio de nivel.
Presionando la opción “Cambia Nivel” se despliega en pantalla información del Párvulo que no es modificable dentro de esta opción, como se puede apreciar el único dato que requiere ser ingresado es el “Nuevo Nivel”, para eso se presiona la lista que desplegará los niveles de ese Jardín, se selecciona el que corresponde y finalmente se presiona el botón “Grabar Cambio de Estado”.
10.- Reportes
10.1.- Reporte Listado de Vacantes Presionando la opción “listado de vacantes” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega
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los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
El filtro año es independiente de los filtros anteriormente ingresados.
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Una vez ingresados la totalidad de los filtros, el usuario deberá presionar el botón “Buscar”, el sistema desplegará en pantalla el resultado de la búsqueda.
Presionando el botón Excel, automáticamente se abre una planilla Excel con la información del reporte que es la misma que se puede visualizar en pantalla
10.2.- Reporte Resumen de Inscripciones por U. E. Presionando la opción “Resumen de Inscripciones por U.E.” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema
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automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
Una vez ingresada la información, y presionando el botón “Buscar”, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta.
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El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo Excel, presionando el botón “Excel”, en pantalla se abrirá una planilla con la información.
10.3.- Reporte Nomina de Priorizados Presionando la opción “Nomina de Priorizados” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
Una vez ingresada la información, y presionando el botón “Buscar”, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta.
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El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo PDF, presionando el botón “Pdf”, en pantalla se abrirá otra ventana con el reporte en formato pdf.
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10.4.- Reporte Nomina Segunda Priorización Presionando la opción “Nomina Segunda Priorización” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
Una vez ingresada la información, y presionando el botón “Buscar”, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta, este resultado puede ser exportado a archivo PDF, presionando el botón “Pdf”, en pantalla se abrirá otra ventana con el reporte en formato pdf.
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10.5.- Reporte Nómina de Matriculados Presionando la opción “Nomina de Matriculados” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
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Una vez ingresada la información, y presionando el botón “Buscar”, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta.
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El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo Excel, presionando el botón “Excel”, en pantalla se abrirá una planilla con la información.
10.6.- Reporte Informe General Presionando la opción “Informe General” que se encuentra en el menú “Reportes”, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por último seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.
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El sistema permite al usuario generar informes generales del acuerdo al estado de postulación:
Inscritos
Priorizados
Matriculado
Renuncia a Vacante
y de acuerdo al género del párvulo (Femenino, Masculino) por año.
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Una vez ingresada la información en los filtros, el usuario deberá presionar el botón “Generar”, realizando dicha acción el sistema despliega la información directo en una planilla Excel.
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10.7.- Reporte Histórico de Modificaciones Presionando la opción “Reporte histórico de modificaciones” que se encuentra en el menú principal “Reportes e Informes” se despliegan una serie de filtros. Este informe entrega información de todas las modificaciones (usuario, fecha, tipo de modificación) que se ha realizado a las fichas de postulación de los Párvulos.
Del listado de filtros que se despliegan en pantalla para obtener información, los únicos filtros obligatorios corresponden a la fecha desde y fecha hasta. En caso que el usuario no ingrese la fecha desde, el sistema desplegará un mensaje indicando el dato faltante.
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Una vez ingresado el dato faltante de la fecha desde, si el usuario no ha ingresado la fecha hasta, el sistema desplegará nuevamente en pantalla un mensaje indicando el campo faltante.
Ingresando los datos obligatorios que corresponden a las fechas y presionando el botón “Generar Excel” se genera automáticamente un Excel, que puede ser almacenado por el usuario en la carpeta de su directorio que estime conveniente.
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10.- Cambio de RUN
La opción de Cambio de Run se encuentra en el menú varios en la opción , el usuario debe pinchar esta opción y luego ingresar datos por orden
Una vez ingresada la información y Listar Parvulos el sistema arrojará una lista con los datos del Párvulo
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Se puede seleccionar, cambio de run párvulo en opción Cam. RUN Parv. O cambio de run del apoderado en este caso la opción es Cam. RUN Apo. Para el caso de Cam. RUN Parv el sistema despliega campo para el ingreso del nuevo run y posteriormente se debe pinchar la opción Cambio de Run para completar la operación de cambio.