manual servicio admon vf 12.12.11

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES

Noviembre 2011

Globesalud C/ Sagasta, 32 1 Izda 28004 MADRID (Espaa) Tel. +34 91 591 90 59 Fax. +34 91 591 90 64 e-mail: [email protected] www.globesalud.com

INDICE INDICE 2 1. INTRODUCCIN Y CONTEXTO...........................................................................................................8 2. MODELO ORGANIZATIVO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES (SAHGP) .............................................................................................................................................9 2.1. Importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes en el hospital........................9 2.2. Objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes .............................................10 2.3. Organizacin del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes.........................................11 3. FUNCIONES DEL SERVICIO DE DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES ......................12 3.1. Gestin de la demanda asistencial................................................................................................12 3.1.1. En la gestin de la atencin ambulatoria.....................................................................................13 3.1.2. En hospitalizacin....................................................................................................................13 3.1.3. En la gestin de la demanda quirrgica.......................................................................................13 3.1.4. En la atencin de Urgencias ......................................................................................................13 3.1.5. En las relaciones con otros Servicios y Unidades del Hospital.........................................................14 3.1.6. En la gestin del Fichero Maestro de Pacientes.............................................................................14 3.1.7. En la coordinacin con otros centros o niveles asistenciales...........................................................14 3.2. Gestin de la documentacin clnica..............................................................................................14 3.3. Gestin de la informacin asistencial.............................................................................................15 3.4. Participacin en los programas de Investigacin, el Plan de Formacin y en las actividades de mejora de calidad propias del Servicio.....................................................................................................15 4. ESTRUCTURA FSICA DEL SAHGP....................................................................................................15 4.1. Localizacin y accesibilidad..........................................................................................................16 4.2. Espacios necesarios....................................................................................................................16 5. RECURSOS MATERIALES................................................................................................................18 5.1. Equipamiento.............................................................................................................................19 5.2. Herramientas del Servicio............................................................................................................20 5.2.1. Manuales de Procedimiento.......................................................................................................20 5.2.2. Catlogos o inventarios............................................................................................................20 5.2.3. Sistema de informacin............................................................................................................21 6. ORGANIGRAMA Y RECURSOS HUMANOS..........................................................................................21 6.1. Organigrama..............................................................................................................................22 6.2. Definicin de perfiles y aptitudes..................................................................................................23 6.2.1. Personal mdico......................................................................................................................23 6.2.2. Personal de enfermera.............................................................................................................26 6.2.3. Tcnicos en Documentacin sanitaria.........................................................................................27 6.2.4. Personal administrativo.............................................................................................................28 6.2.5. Otro personal auxiliar...............................................................................................................28 6.3. Seleccin y capacitacin del personal............................................................................................28 6.4. Uniformidad y herramientas de trabajo..........................................................................................31 7. PROCESOS...................................................................................................................................31 7.1. Proceso Ficheros Maestro de Pacientes.........................................................................................31 7.1.1. Filiacin de pacientes...............................................................................................................32 7.1.1.1. Identificacin de pacientes.....................................................................................................32 7.1.2. Mantenimiento del Fichero Maestro de Pacientes..........................................................................40 7.1.2.1. Gestin de los registros repetidos............................................................................................41

Consultora Tcnica Especializada para el Acompaamiento en la implementacin de un nuevo modelo de gestin en los hospitales del MSP en situacin de emergencia sanitaria y Desarrollo del programa de Gerentes in situ. Manual de organizacin y funcionamiento del Servicio de Admisin hospitalaria y gestin de pacientes 19.11.11

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7.2. Proceso de Emergencias..............................................................................................................42 7.2.1. Definicin de Recursos..............................................................................................................43 7.2.1.1. Definicin de recursos en el Sistema de Informacin hospitalario.................................................43 7.2.1.2. Mantenimiento de recursos....................................................................................................44 7.2.2. Registro de la demanda asistencial.............................................................................................44 7.2.2.1. Registro de la solicitud de la asistencia.....................................................................................45 7.2.3. Mantenimiento del censo..........................................................................................................48 7.2.4. Cierre del episodio...................................................................................................................49 7.2.4.1. Registro del alta de Urgencias.................................................................................................49 7.2.4.2. Gestin de la solicitud de ingreso ...........................................................................................50 7.2.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.........................................................................51 7.2.5.1. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................52 7.2.5.2. Soporte informativo al proceso clnico......................................................................................52 7.2.6. Transporte sanitario.................................................................................................................52 7.3. Proceso de Consultas Externas y tcnicas Diagnsticas y Teraputicas...............................................53 7.3.1. Definicin de recursos..............................................................................................................53 7.3.1.1. Definicin de recursos en sistema de Informacin Hospitalario....................................................54 7.3.1.2. Mantenimiento de recursos.....................................................................................................55 7.3.2. Gestin de agendas..................................................................................................................56 7.3.2.1. Diseo de la Agenda..............................................................................................................56 7.3.2.2. Mantenimiento de la Agenda...................................................................................................58 7.3.3. Gestin de la citacin...............................................................................................................62 7.3.3.1. Acceso de solicitudes.............................................................................................................62 7.3.3.2. Asignacin de la cita .............................................................................................................63 7.3.3.3. Mantenimiento de la cita........................................................................................................65 7.3.3.4. Difusin de la actividad programada .......................................................................................68 7.3.4. Registro de la actividad.............................................................................................................69 7.3.4.1. Captura de actividad..............................................................................................................69 7.3.4.2. Mantenimiento de la captura...................................................................................................70 7.3.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial Definicin:.........................................................70 7.3.5.1. 7.3.5.2. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................71 Soporte informativo al proceso clnico.....................................................................................71

7.3.6. Transporte sanitario.................................................................................................................71 7.4. Proceso de Hospitalizacin...........................................................................................................72 7.4.1. Definicin de Recursos..............................................................................................................72 7.4.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin ...........................................................72 7.4.1.2. Mantenimiento de recursos ....................................................................................................75 7.4.2. Gestin de solicitudes de ingreso..............................................................................................75 7.4.2.1. Registro de la solicitud ..........................................................................................................75 7.4.2.2. Programacin ......................................................................................................................77 7.4.2.3. Asignacin del recurso ..........................................................................................................79 7.4.3. Gestin de camas....................................................................................................................80 7.4.3.1. Actualizacin del estado de la cama.........................................................................................81 7.4.3.2. Transferencias de pacientes....................................................................................................81 7.4.4. Gestin de egresos..................................................................................................................83 7.4.4.1. Tramitacin de altas..............................................................................................................83


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7.4.5. Gestin de neonatos.................................................................................................................86 7.4.5.1. Asignacin de un recurso ......................................................................................................86 7.4.6. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.........................................................................88 7.4.6.1. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................88 7.4.6.2. Soporte informativo al proceso clnico......................................................................................89 7.4.7. Transporte sanitario.................................................................................................................90 7.5. 7.5.1. Proceso de Hospital de Da Mdico...............................................................................................90 Definicin de Recursos.............................................................................................................90

7.5.1.1. Definicin de los recursos en el sistema de informacin..............................................................91 7.5.1.2. Mantenimiento de recursos. ...................................................................................................92 7.5.2. Programacin de los Hospitales de Da Mdicos............................................................................93 7.5.2.1. Programacin de citas. ..........................................................................................................93 7.5.2.2. Mantenimiento de la citacin. ................................................................................................95 7.5.2.3. 7.5.3. Difusin de la programacin. ................................................................................................96 Gestin del ingreso en los Hospitales de Da Mdicos...................................................................97

7.5.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da ................................................................97 7.5.3.2. Gestin de recursos. .............................................................................................................97 7.5.3.3. Mantenimiento del censo. ......................................................................................................98 7.5.3.4. Gestin de pacientes que no acuden........................................................................................98 7.5.4. Gestin del alta en los Hospitales de Da Mdicos.........................................................................99 7.5.4.1. Registro del alta en Hospital de Da Mdico. ............................................................................99 7.5.4.2. Tramitacin del alta a hospitalizacin. ...................................................................................100 7.5.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.......................................................................101 7.5.5.1. Emisin de justificantes de asistencia.....................................................................................101 7.5.5.2. Soporte informativo al proceso clnico....................................................................................102 7.5.6. Transporte sanitario................................................................................................................102 7.6. Proceso de Atencin Quirrgica...................................................................................................102 7.6.1. Definicin de Recursos............................................................................................................103 7.6.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin hospitalario........................................103 7.6.1.2. Mantenimiento de los recursos..............................................................................................104 7.6.2. Gestin de la Solicitud de Intervencin quirrgica.......................................................................105 7.6.2.1. Inclusin de pacientes en Lista de Espera Quirrgica................................................................106 7.6.1.1. Derivacin de pacientes.......................................................................................................109 7.6.2. Gestin del Estudio Preoperatorio.............................................................................................110 7.6.2.1. Citacin del estudio preoperatorio..........................................................................................111 7.6.2.2. Seguimiento del estudio preoperatorio..................................................................................112 7.6.3. Mantenimiento del Registro de Lista de Espera Quirrgica............................................................113 7.6.3.1. Aplazamientos en Lista de Espera Quirrgica...........................................................................113 7.6.3.2. Salidas por motivos diferentes a la intervencin quirrgica y Salidas de pacientes intervenidos en otros centros...............................................................................................................................114 7.6.4. Distribucin de la informacin de Lista de Espera Quirrgica .......................................................116 7.6.4.1. Difusin de la informacin....................................................................................................117 7.6.5. Programacin Quirrgica.........................................................................................................117 7.6.5.1. Registro del calendario.........................................................................................................118 7.6.5.2. Recepcin y registro de pacientes: Parte de Quirfano..............................................................119 7.6.6. Registro de la actividad quirrgica..........................................................................................121


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7.6.6.1. 7.7.1. 7.7.1.1. 7.7.1.2. 7.7.2. 7.7.2.2.

Registro de la actividad.......................................................................................................121 Definicin de Recursos...........................................................................................................123 Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin del Hospital de Da Quirrgico ..............124 Mantenimiento de recursos. ................................................................................................125 Programacin del Hospital de Da Quirrgico.............................................................................125 Previsin de programacin. .................................................................................................126

7.7. Proceso de Hospital del Da Quirrgico.........................................................................................123

7.7.2.1. Solicitud de ingreso ............................................................................................................125 7.7.2.3. Mantenimiento de la programacin. ......................................................................................127 7.7.3. Gestin del ingreso en Hospital de Da Quirrgico.......................................................................128 7.7.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da Quirrgico. .............................................128 7.7.3.2. Gestin de puestos de Hospital de Da Quirrgico ..................................................................129 7.7.4. Gestin del alta en Hospital de Da Quirrgico............................................................................129 7.7.4.1. Registro del alta. ................................................................................................................130 7.7.4.2. Tramitacin del alta a hospitalizacin ....................................................................................131 7.7.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.......................................................................132 7.7.5.1. Emisin de justificantes de asistencia.....................................................................................132 7.7.5.2. Soporte informativo al proceso clnico....................................................................................132 7.7.6. Transporte sanitario................................................................................................................133 7.8. Proceso de Coordinacin con otros Centros..................................................................................133 7.8.1. Definicin de recursos.............................................................................................................134 7.8.1.1. Definicin de recursos en el Sistema de Informacin Hospitalario...............................................134 7.8.1.2. Mantenimiento de recursos...................................................................................................135 7.8.2. Gestin de derivaciones enviadas a otros centros.......................................................................136 7.8.2.1. Registro de la solicitud.........................................................................................................136 7.8.2.2. Tramitacin de la solicitud....................................................................................................138 7.8.1.1. Mantenimiento de solicitudes................................................................................................140 7.8.1.2. Resolucin de las Solicitudes.................................................................................................141 7.8.2. Gestin de derivaciones recibidas en el centro...........................................................................143 7.8.2.1. Registro de la solicitud.........................................................................................................143 7.8.2.2. Tramitacin de la solicitud....................................................................................................144 7.8.2.3. Mantenimiento de solicitudes................................................................................................146 7.8.2.4. Resolucin de las solicitudes.................................................................................................146 7.8.3. Transporte sanitario................................................................................................................148 7.9. Proceso de Transporte Sanitario.................................................................................................148 7.9.1. Recepcin y comprobacin de solicitudes..................................................................................149 7.9.1.1. Tipos de transporte sanitario. ...............................................................................................149 7.9.1.2. Cumplimentacin de la solicitud............................................................................................150 7.9.2. Tramitacin de solicitudes.......................................................................................................151 7.9.3. Difusin de la informacin ......................................................................................................151 7.9.4. Anulacin y/o modificacin de solicitudes .................................................................................151 7.9.5. Finalizacin de Solicitudes.......................................................................................................152 7.10. Proceso de Gestin Documental................................................................................................152 7.10.1. Diseo normalizado de los documentos de la Historia Clnica .....................................................155 7.10.1.1. Diseo de los documentos..................................................................................................155 7.10.1.2. Mantenimiento de los documentos.......................................................................................157


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7.10.2.

Custodia de los documentos en soporte no electrnico.............................................................158

7.10.2.1. Archivado de la documentacin...........................................................................................159 7.10.2.2. Mantenimiento de la documentacin....................................................................................159 7.10.2.3. Prstamo de la Documentacin Clnica.................................................................................160 7.10.2.4. Errores de localizacin........................................................................................................162 7.10.3. Reproduccin de la documentacin ........................................................................................163 7.10.3.1. Acceso a la Historia Clnica..................................................................................................163 7.10.3.2. Emisin de documentacin solicitada....................................................................................165 7.10.4. Fusin documental ..............................................................................................................165 7.10.4.1. Fusin de Historias Clnicas ................................................................................................166 7.10.5. Codificacin.........................................................................................................................166 7.10.5.1. Seleccin de la informacin.................................................................................................167 7.10.1.1. Clasificacin de diagnsticos y procedimientos.......................................................................168 8. SISTEMAS DE INFORMACIN SAHGP.............................................................................................169 8.1. 8.3. 8.4. Introduccin............................................................................................................................169 Finalidad del rea de Sistemas de Informacin en el hospital.........................................................170 Objetivos del rea de informacin en el hospital..........................................................................170 8.2. Definicin de Sistemas de Informacin........................................................................................169

8.5. Funciones................................................................................................................................170 8.5.1. Control sobre el registro de datos y sobre los Sistemas de Informacin hospitalarios para el registro de los datos.............................................................................................................................170 8.5.1.1. Catlogo de Sistemas de Informacin del Hospital:..................................................................171 8.5.1.2. Recogida de la informacin en origen (datos primarios): sistematizacin, control de calida y fiabilidad.. .........................................................................................................................................171 8.5.1.3. Usuarios de las herramientas: formacin, entrenamiento y evaluacin........................................171 8.5.2. Elaboracin y explotacin de la informacin...............................................................................171 8.5.2.1. Definir la informacin en las distintas reas: Indicadores, glosario de conceptos y definiciones......171 8.5.2.2. Con la actualizacin permanente del glosario de conceptos y definiciones, necesarios para la correcta elaboracin de estadsticas e informes para la evaluacin de la actividad. ...................................171 8.5.2.3. Establecer la necesidad de informacin aplicada al diseo de cada proceso definido.....................171 8.5.2.4. Establecer la informacin necesaria para la evaluacin de cada proceso definido..........................171 8.5.2.5. Elaboracin sistemtica de la informacin: .............................................................................171 8.5.1.1. Elaboracin de informacin a demanda..................................................................................172 8.5.1.2. Colaboracin en el desarrollo de de investigacin del Hospital, actuando como fuente de datos clnicoepidemiolgicos...................................................................................................................172 8.5.2. Difusin de la informacin.......................................................................................................172 8.5.2.1. Definicin de usuarios de cada informacin............................................................................172 8.5.2.2. Definicin de los circuitos de difusin.....................................................................................173 8.5.2.3. Establecer los flujos.............................................................................................................173 8.5.3. Control de calidad de la informacin elaborada...........................................................................173 8.5.3.1. Productos finales: comparacin de la informacin y los resultados.............................................173 8.5.3.2. Evaluacin de la informacin: Indicadores de Calidad y rendimiento...........................................173 8.5.3.3. Fomentar la investigacin sobre sistemas de informacin y sobre el propio proceso de informacin, a travs de las siguientes lneas de actuacin bsicas: ................................................................173 8.6. Productos del rea de informacin asistencial ..............................................................................173 8.7. rea de Sistemas de Informacin del Servicio de Admisin ...........................................................174


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8.7.1. Niveles de actuacin y tipo de informacin................................................................................175 8.7.2. Desarrollo operativo ..............................................................................................................175 8.7.2.1. Procesamiento de la Informacin asistencial...........................................................................176 8.7.2.2. Identificacin de la informacin.............................................................................................176 8.7.3. Generacin de informes..........................................................................................................177 9. TABLERO DE GESTIN Y EVALUACIN DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES.........................................................................................................................177 9.1. Introduccin.............................................................................................................................177 9.2. Propuesta de indicadores y su clculo.........................................................................................178

ANEXOI: Indicadores de gestin del Servicio de Admisin. Cuestionario de autoevaluacin del desarrollo del servicio ANEXO II: Propuesta de formularios


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1.

INTRODUCCIN Y CONTEXTO

Los cambios demogrficos, los cambios en el perfil epidemiolgico de morbilidad, el desarrollo tecnolgico y las mayores expectativas sociales hacen que los sistemas sanitarios se encuentren inmersos en un proceso de transicin, que propulsa la aplicacin de patrones de cambio en el principio de la eficiencia en la utilizacin de los recursos y aspirando a la excelencia. En este contexto, la universalizacin de la asistencia promueve un cambio en la atencin prestada en los centros hospitalarios, que experimentan una mayor demanda a la que hay que ofertar una mejor calidad en la asistencia. Los cambios en la demanda, la escasez de recursos, la supervivencia financiera y las expectativas sociales promueven un cambio en la concepcin del hospital tradicional al de empresa de servicios, primando la importancia de la produccin de la Organizacin, introducindose los conceptos de oferta y demanda. En este nuevo modelo, la estructura global y los productos intermedios necesarios adquieren una relevancia primordial para la obtencin del producto final que se ofrece al paciente. En las consecuencias del cambio surgen como necesidades bsicas de la empresa: la cohesin del conjunto frente al paciente, la consistencia de la estructura global en busca de la eficiencia y la informacin sobre la produccin. Ante estas necesidades se plantea la gestin de pacientes como un instrumento de gestin hospitalaria, de integracin y ordenacin, para coordinar la atencin de las necesidades de los pacientes con la optimizacin de los recursos y proporcionar sistemas de informacin adecuados. As mismo, la mayor complejidad de los procesos asistenciales, la necesidad de gestionar un sistema de informacin homogneo, fiable y suficiente que posibilite los procesos de gestin, la elaboracin de indicadores de rendimiento y epidemiolgicos as como la utilizacin del control de calidad asistencial, demanda de una estructura eficaz y eficiente. Hasta este momento, las unidades administrativas existentes cubran las necesidades de registros de ingresos y altas, de registros de urgencias, de nacimientos y defunciones y de gestora de gastos. Pero en la nueva concepcin de gestin de pacientes se precisa una estructura con una organizacin definida y especializada, con un equipo multidisciplinar en una unidad mdico-administrativa, que se consolida en los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes. Un servicio integrado para la gestin operativa de los procesos asistenciales. En junio de 2002, El Ministerio de Salud Pblica, publica el Manual de Organizacin de los Departamentos de Estadstica, y como dice en su presentacin, "los departamentos de Estadstica constituyen la base tcnica de soporte a los Procesos de Informacin a Nivel Nacional, siendo ello los responsables de su manejo primario y posterior difusin hacia los diferentes niveles del Sistema de salud, para la toma de decisiones tcnicas y administrativas". En sus consideraciones generales, establece la necesidad de una organizacin y manejo eficiente de estos departamentos, para favorecer el funcionamiento de cada establecimiento hospitalario. Y para ello propone el anlisis de sus funciones, actividades y tareas, indicando el desarrollo de los flujos de trabajo y de los procedimientos escritos para cada tarea.


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En este Manual, ya se establece una organizacin y estructura bsica y homognea para su generalizacin en todos los centros, partiendo de las funciones que hasta ese momento le estn encomendadas, manteniendo el concepto de Unidad nicamente administrativa. Pero en el contexto actual, la necesidad de un nuevo modelo de gestin hospitalaria necesita de una estructura que proporcione un soporte operativo para una mejor gestin de la oferta y la demanda, con el fin de optimizar al mximo los recursos disponibles y facilitar el acceso a los mismos por la poblacin que solicita asistencia especializada. Es en esta circunstancia en la que se desarrolla este Manual de Organizacin y Funcionamiento de los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes para los Hospitales del Ministerio de Salud Pblica de la Repblica del Ecuador. El Manual es el resultado de:

Las sesiones de trabajo mantenidas con profesionales de los tres hospitales de Quito incluidos en la declaracin de emergencia sanitaria (Hospital Eugenio Espejo, Hospital Baca Ortiz y Hospital Pablo Arturo Suarez) durante los das 17 a 28 de octubre de 2011. El trabajo de los profesionales del equipo consultor de Globesalud. Las aportaciones de los profesionales de los tres hospitales a los documentos previos elaborados por Globesalud.

El documento que ahora se somete a la revisin de Servicios de Salud, se convertir en Informe final una vez se reciban e incorporen las aportaciones de los profesionales de esta unidad directiva del Ministerio de Salud Pblica. 2. 2.1. MODELO ORGANIZATIVO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES (SAHGP) Importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes en el hospital.

El aumento progresivo de la demanda ha obligado a la bsqueda de estrategias para mejorar la eficiencia, sin afectar a la calidad de la asistencia. adems, la complejidad creciente del conocimiento cientfico condiciona actualmente la colaboracin entre clnicos y gestores. En este contexto se enmarca la importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes acercando la cultura clnica a la gestin. Adems, de acuerdo con los modelos de calidad en la excelencia, la calidad de los servicios que prestamos repercute en los resultados de la organizacin, en la satisfaccin de los pacientes, de los trabajadores y en el impacto de la organizacin en la sociedad. Los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes se desarrollan por la necesidad de una unidad de apoyo operativo a la gestin del hospital, con una estructura eficaz y eficiente para:

La gestin de una mayor demanda, con el fin de optimizar al mximo los recursos disponibles y facilitar el acceso de la poblacin.


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El desarrollo de herramientas vlidas para la toma de decisiones en la gestin de una oferta de mayor complejidad. La necesidad de gestionar un sistema de informacin homogneo, fiable y suficiente que posibilite los procesos de gestin, la elaboracin de indicadores de rendimiento y epidemiolgicos. La utilizacin del control de calidad asistencial

Formando parte de la gestin operativa de los servicios prestados por el hospital. As, acta dentro del hospital como la unidad de control de las operaciones asistenciales del rea de Salud, responsable de la organizacin de los flujos de pacientes, de la coordinacin en la utilizacin de los recursos para un uso adecuado y eficiente y del registro de la actividad asistencial. Adems, al ser el responsable de la recogida de la informacin y siendo la informacin bsica para la gestin del hospital, es una estructura esencial como gestor operativo en el centro. La importancia de las funciones desarrolladas deriva del grado de cumplimiento de sus objetivos dentro de la Organizacin. Y esta importancia no solo estriba en llevar a cabo las tareas para conseguir los objetivos de la institucin, sino tambin en su participacin activa en el diseo y desarrollo de los planes y acuerdos para conseguirlos. La revisin de los objetivos abunda en el concepto de la importancia de sus funciones. 2.2. Objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes

Los objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes, se enmarcan en su actividad como centro operativo de la organizacin en su relacin con los distintos usuarios. Como centro operativo de la organizacin ante la demanda: Pacientes

o Facilitar un sistema de atencin integral, gil y personalizado, con la cohesinde la organizacin ante el paciente o Accesibilidad al paciente a una estructura ms abierta y dinmica o Integracin de toda la informacin clnica de cada paciente, a disposicin de los profesionales, contribuyendo a una correcta asistencia o Identificacin inequvoca de cada paciente, como control de seguridad en la tarea asistencial y garanta de continuidad de su biografa asistencial, adems de la importancia de los registros para otras finalidades o Punto de Referencia de informacin y resolucin de los requerimientos clnicoadministrativos relacionados con el proceso asistencial

Como centro operativo de la organizacin ante la oferta: Servicios y/o Unidades Clnicas o Unidad de apoyo para la programacin de su actividad asistencial, con el conocimiento global de la Organizacin, y el soporte operativo adecuado o Facilita el seguimiento de los objetivos pactados por estos servicios y/o unidades con la Direccin


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o Facilita la informacin necesaria para la Gestin Clnica, integrando lainformacin clnica en base al paciente o Beneficios de la gestin de la documentacin clnica y de la recuperacin de la informacin para su actividad asistencial y en la docencia y la investigacin

Como centro operativo de la organizacin en las relaciones con niveles asistenciales y otros Centros o Garanta de la continuidad de la asistencia y del seguimiento global de los procesos de cada paciente o Utilizacin ms eficiente de los recursos del rea

Como centro operativo para el desarrollo de las polticas de la Organizacin o Principio de eficiencia en la utilizacin de los recursos, con la ordenacin y coordinacin de actividades o Registro fiable de la actividad asistencial que permite una informacin veraz, homognea y consistente. o Herramientas de gestin, con la obtencin de los productos hospitalarios (que se hace, a quien se hace, quien lo hace, como se hace) para la toma de decisiones de gestin, teniendo como eje integrador el paciente, y la imputacin de costes o Facilita la informacin para una evaluacin continuada de los contratos de gestin y para el control de garanta de calidad y de la medida de la satisfaccin del paciente

2.3.

Organizacin del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes

Teniendo en cuenta la actividad que desarrolla en el hospital hay una serie de premisas bsicas que deben condicionar su modelo organizativo: Debe ser nico, centralizado y ejecutivo. De forma que se evite la disgregacin y descoordinacin de los procedimientos y la duplicidades de recursos y esfuerzos. Tiene que ser dependiente de los rganos directivos adscrito a la direccin Gerencia. del Hospital, debe estar

Tiene que servir de apoyo mdico-administrativo a la actividad del resto de los Servicios Hospitalarios. Tiene que permitir la coordinacin con otras Unidades Funcionales del Hospital. Formado por equipo multidisciplinar. Con capacidad operativa para el registro de la actividad.

Aunque la gestin de pacientes implica todas las reas de funcionamiento, pues es el resultado del funcionamiento integrado de cada una de las reas y de la coordinacin de cada uno de los procesos alrededor de la actividad asistencial, se puede entender que las actividades que conforman esos procesos quedan repartidas en tres reas bsicas, desarrollndose a su vez en tres reas principales de atencin: ambulatoria, hospitalizacin y urgencias.


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Las reas bsicas de funcionamiento son: rea de gestin de la Demanda Asistencial (Admisin) rea de gestin de la Documentacin Clnica (Documentacin Clnica) rea de gestin de la Informacin Asistencial (Estadstica e Informacin Asistencial)

Y en cada una de las reas se desarrolla las actividades de gestin especfica: Gestin de la demanda asistencial: Gestin de Pacientes o De la demanda en rgimen ambulatorio (consulta externas, exploraciones y unidades especiales) o De la demanda de hospitalizacin o De la demanda quirrgica o De la demanda de urgencias o De los procesos que afectan a los cuatro mbitos Gestin de la Documentacin Clnica o De los archivos de historias clnicas o De la documentacin clnica o De la codificacin clnica Gestin de la Informacin Asistencial

o Del control y la calidad de los registros o De los sistemas de recuperacin de la informacin clnica 3. Investigacin y Docencia FUNCIONES DEL SERVICIO DE DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES

La creciente complejidad de las organizaciones hospitalarias, ha originado la necesidad de articular estructuras que faciliten la ordenacin y coordinacin de las actividades que se producen alrededor de la asistencia mdica, con la finalidad de mantener en todo momento un principio bsico de eficiencia en la utilizacin de los recursos y la cohesin de la organizacin frente al paciente y su proceso asistencial. Los Servicios de de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes constituyen esa estructura de apoyo en los hospitales y en eso se basan sus funciones. 3.1. Gestin de la demanda asistencial

La gestin de pacientes se dirige a: organizar y gestionar operativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento el principio de equidad


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3.1.1.

En la gestin de la atencin ambulatoria Programacin de Agendas: diseo y mantenimiento de su estructura o Definicin de prestaciones, cdigos y mantenimiento o Informacin de demoras o Adecuacin de la demanda y alternativas de modulacin o Adecuacin de los recursos y previsin de los mismos Gestin de la solicitud de cita o Recepcin de solicitud de cita, adecuacin, clasificacin y priorizacin o Filiacin o Registro de la cita, cita programada, mantenimiento y actualizacin o Comunicacin a los servicios asistenciales: listados de trabajo Registro de la actividad o Captura de la actividad realizada (programada y no programada) En hospitalizacin Gestin de camas o Clasificacin, asignacin funcional y mapa de camas actualizado o Estado de camas, disponibilidad o Censo de camas Gestin de ingresos o Recepcin de solicitudes, clasificacin, priorizacin y programacin o Adecuacin de ingresos o Comunicacin a pacientes o Comunicacin a los servicios asistenciales y unidades de enfermera o Registro de episodios y confirmacin o Altas y conocimiento de la previsin de altas Gestin de traslados o Coordinacin de traslados internos o Confirmacin de traslados intercentros Aislamientos o Ubicacin de pacientes aislados En la gestin de la demanda quirrgica Recepcin de solicitudes o Adecuacin y clasificacin Registro y mantenimiento o Inclusin, codificacin y mantenimiento Coordinacin de la programacin quirrgica o Comunicacin a los servicios asistenciales de pacientes en espera y su prioridad o Comunicacin a pacientes (preparacin y fecha de intervencin) Registro y codificacin de intervenciones o Partes Quirrgicos, formalizacin y difusin En la atencin de Urgencias Filiacin Registro de la atencin

3.1.2.

3.1.3.

3.1.4.


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3.1.5.

o Registro de entrada o Registro de salida Documentacin para la asistencia En las relaciones con otros Servicios y Unidades del Hospital Con los servicios y/o unidades asistenciales: planificacin de la oferta o Conocimiento de la oferta por servicio actualizada o Informacin sobre la demanda por servicio, peridica y puntualmente o Alternativas en su programacin asistencial o Facilitacin de la Gestin Clnica o Facilitacin de los productos derivados de la gestin de pacientes para docencia e investigacin Con el rea de gestin: facturacin o Tipos de financiacin, clasificacin conjunta o Coordinacin de los sistemas de informacin de clnica y de facturacin o Identificacin del paciente y del responsable de la asistencia o Registro y clasificacin del episodio asistencial con tipo de financiacin En la gestin del Fichero Maestro de Pacientes Criterios de filiacin Creacin, mantenimiento y actualizacin Actuacin sobre duplicados o Criterios de bsqueda y deteccin de duplicados o Criterios de fusin y fusin de duplicados En la coordinacin con otros centros o niveles asistenciales Con otras Instituciones Sanitarias o Recepcin y registro de solicitudes de derivacin o canalizacin o Adecuacin y priorizacin, autorizacin o Confirmacin y comunicacin con el centro emisor o receptor o Comunicacin con el paciente, en su caso o Gestin del transporte Con Atencin Primaria o Informacin de la oferta, actualizada peridicamente o Informacin de demoras o Elaboracin de protocolos de derivacin de pacientes entre niveles y de criterios unificados de valoracin de solicitudes o Acceso a las agendas informatizadas para citas programadas Gestin de la documentacin clnica En o o o o los Archivos de Historias Clnicas Custodia, mantenimiento y archivo de la documentacin clnico-asistencial Archivo activo y archivo pasivo Prstamo y devolucin, entrega y recuperacin Control de movimientos: registro y localizacin de la documentacin

3.1.6.

3.1.7.

3.2.


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o Elaboracin de la normativa de acceso y uso, con la Comisin de Historias Clnicas En o o o o o o la Documentacin Clnica Diseo, normalizacin, ordenacin y mantenimiento de la Historia Clnica Apertura de Historia Clnica Integracin, centralizacin y normalizacin de otra documentacin clnica Control de calidad de la historia clnica Garantizar el acceso a la Informacin Clnica Atencin de solicitudes de informacin clnica (usuarios internos y externos)

En Codificacin Clnica o Seleccin de casos o Codificacin de diagnsticos y procedimientos (Clasificacin Internacional de Enfermedades) o Registro: captura y formalizacin informtica de los datos de codificacin o Control de Calidad o Recuperacin, anlisis y difusin de la informacin Gestin de la informacin asistencial Preparacin, actualizacin y mantenimiento de los sistemas de informacin asistencial. Desde el registro de la actividad hasta su recuperacin y procesamiento Clasificar, integrar y coordinar toda la informacin clnica asistencial generada independientemente de su soporte fsico Desarrollar los sistemas de recuperacin de la informacin clnica para usos asistenciales, docentes y de investigacin Elaboracin del sistema de clasificacin de pacientes. Anlisis, seleccin y presentacin de indicadores: Indicadores de Actividad Asistencia de Rendimiento y Funcionamiento. Cuadros de Mando Control de Calidad Recuperacin, anlisis y difusin de la informacin, elaboracin de informes peridicos y a demanda Participacin en los programas de Investigacin, el Plan de Formacin y en las actividades de mejora de calidad propias del Servicio Mantenimiento del conocimiento necesario para el desempeo de las funciones propias del puesto, para todos los miembros del equipo Elaboracin del catlogo de procedimientos por puesto de trabajo y su difusin Promocin de la formacin continuada y de las iniciativas en investigacin Aplicacin del modelo de Calidad establecido

3.3.

3.4.

4.

ESTRUCTURA FSICA DEL SAHGP

Se entiende como estructura fsica el espacio asignado para la realizacin de las actividades y tareas de los distintos procesos derivados de sus funciones.


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Para definir los espacios necesarios y su ubicacin, hay que tener en cuenta las caractersticas a sus tareas. En cuanto a que presta una atencin directa, tanto a usuarios internos como externos, y que tiene que hacerlo respetando condiciones de confidencialidad y asegurar la proteccin de los datos que custodia. Pueden distinguirse tres tipo de reas: 4.1. reas de atencin directa, con actividades y tareas de atencin presencial al paciente reas de gestin interna, con actividades sin atencin presencial a los pacientes rea de archivado, conservacin y custodia de la documentacin Localizacin y accesibilidad

En general todas las dependencias de este Servicio tiene que ubicarse en zonas de fcil acceso para los usuarios, bien comunicadas con el resto del centro. En cada una de las zonas debe contarse con la iluminacin y temperatura adecuada, de acuerdo con las normas sobre seguridad y salud en el trabajo Hay que distinguir reas diferenciadas, en relacin con las unidades asistenciales en las que hay que desarrollar las distintas tareas. As, las distintas reas se localizan distribuidas en las distintas dependencias del hospital. El hospital debe contar con la sealizacin suficiente para dirigir al usuario a cada una de las mismas.

4.2.

Espacios necesarios

Se distribuyen segn el tipo de actividad que tienen que desarrollar. reas de atencin directa. Son las reas en las que se realizan tareas con atencin presencial al paciente. Deben ubicarse en zonas de mayor accesibilidad y prximas a las zonas asistenciales a las que sirven de apoyo. Estos puestos tienen que estar preparados para la atencin abierta al usuario, sin o con medios de separacin. En cualquier caso deben permitir el intercambio de informacin verbal o escrita. La disponibilidad de espacio, el nmero de puesto, est en funcin del nmero de atenciones que tengan que realizarse, que dependen de la actividad de cada centro. Se distinguen:

o rea de atencin de Consultas externas. En este rea se localizan los puntosperifricos de citacin. Debe ubicarse prxima a las consultas externas y de las puertas de acceso al hospital para este tipo de atencin.

o rea de Urgencias. En este rea se localiza el puesto de Admisin deEmergencias. Debe ubicarse en la puerta de entrada desde el exterior del hospital a la zona de Emergencias.


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o rea de Atencin de Lista de Espera Quirrgica. en este rea se localiza elpunto de atencin para el registro de las indicaciones de intervencin y la gestin del preoperatorio. Se considera tambin un puesto perifrico de atencin presencial directa a los pacientes por lo que debe situarse en zonas de mayor accesibilidad, prxima a consultas externas y con acceso directo desde las puertas de entrada al hospital para ese tipo de atenciones.

reas de gestin interna. Son las reas de trabajo para la gestin de los distintos procesos. En general sus tareas no conllevan una atencin presencial al paciente aunque si a los usuarios internos, mdicos y enfermeras del hospital. Para su ubicacin debe tenerse en cuenta, la interrelacin de las de cada una de las reas. actividades

Para la disponibilidad de espacio debe tenerse en cuenta, el nmero de recursos humanos que deben trabajar en las mismas y el equipamiento y recursos necesarios para desarrollar las actividades y tareas asociadas.

o rea de trabajo de Hospitalizacin. En este rea se localiza el puesto de gestin

de camas e ingresos. Debe estar prxima al rea de trabajo de Programacin Quirrgica. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo y de enfermera.

o rea de Trabajo de Programacin Quirrgica. En este rea se localiza el puesto de gestin de la programacin quirrgica. Tiene que estar prxima al rea de trabajo de hospitalizacin y al punto de atencin de Lista de Espera Quirrgica. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo, de enfermera y personal mdico de Admisin.

o rea de Trabajo de Consultas Externas. En este rea se localiza el puesto degestin de agendas de consultas y tcnicas diagnsticas y teraputicas. Debe estar prxima al rea de Coordinacin con otros Centros. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo, de enfermera y personal mdico de Admisin.

o rea de Coordinacin con otros Centros. En este rea se localiza el puesto degestin de derivaciones. Debe estar prxima al rea de trabajo de Consultas Externas. En este rea trabaja normalmente personal administrativo. rea de archivado En este rea se localiza el puesto de archivado, conservacin y custodia de la documentacin en formato papel o en otro formato no electrnico. Debe cumplir con la normativa de edificacin, proteccin y seguridad de archivos. Con las condiciones adecuadas de temperatura, humedad, iluminacin y ventilacin que garanticen la conservacin de la documentacin almacenada. Su ubicacin debe estar cercana a las Unidades Funcionales Asistenciales, preferentemente al rea de consultas externas.


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Tiene que contar con disponibilidad de espacio para la documentacin existente: las dimensiones se determinarn en funcin del volumen de documentacin existente y del ndice de crecimiento previsible en un plazo de tiempo. La distribucin de espacios tendr en cuenta: Zona Zona Zona Zona de de de de archivado recepcin y prstamo tratamiento de de la documentacin: digitalizacin reproduccin e informacin clnica a terceros

En los hospitales en los que no est implantada la Historia Clnica Electrnica, se diferenciar la zona de archivado en la destinada para el archivo activo y la destinada al archivo pasivo. Adems tendr habilitada una zona de estudio de la documentacin clnica. rea de codificacin En este rea se localiza el puesto de gestin del lenguaje documental. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes pero si para los usuarios internos. Es conveniente que est prxima al rea de Procesamiento de datos, pero en los centros con historia clnica en formato papel debe ubicarse en el rea de archivo. rea de Procesamiento de datos En este rea se localiza el puesto de gestin de la informacin. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes pero si para los usuarios internos. Debe estar prxima a las reas de Codificacin y de Direccin. rea de Citacin telefnica En este rea se localiza el puesto de citacin telefnica. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes ni para los usuarios internos. En este rea trabaja normalmente personal administrativo. rea de Direccin En esta rea se localiza la Coordinacin del Servicio. Puede precisar de atencin personalizada y presencial a los pacientes y a los usuarios internos, por lo que debe de estar accesible, al menos, desde la Puerta principal del Hospital. es conveniente su proximidad a las reas de trabajo de hospitalizacin, consultas y programacin quirrgica as como a las de Codificacin y Procesamiento de la informacin. 5. RECURSOS MATERIALES

Como para cualquier otra actividad, para el desarrollo de los objetivos y funciones, el Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de pacientes, precisa de una serie de recursos que constituyen requisitos bsicos para la realizacin de sus actividad y tareas. Pueden distinguirse dos tipos de recursos fundamentales: Recursos humanos


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Recursos materiales

En este captulo se revisan los recursos materiales, incluyendo en los mismos tanto el equipamiento como las herramientas propias para el trabajo especfico de este Servicio. 5.1. Equipamiento

Constituyen los recursos materiales propiamente dichos, que son los utensilios, instrumentos y aparataje especfico para el trabajo. La dotacin mnima debe comprender: Mobiliario. Cada puesto debe estar provisto de mobiliario individualizado, referido al espacio de trabajo para cada trabajador, que cumpla con las condiciones de higiene y seguridad laboral. Pueden distinguirse las mesas de trabajo individual y los mostradores compartidos. En cualquier caso, debe considerarse el espacio suficiente para las herramientas que debe utilizar cada usuario para desarrollar las tareas propias del puesto. Los asientos tiene que permitir la postura y comodidad exigible por la normativa vigente, siendo aconsejables los especficos de oficina. Tiene que tenerse en cuenta el mobiliario auxiliar, mesas y estanteras, que pueden compartirse por ms de un puesto. En los puestos de atencin presencial, ya sea a usuario internos como externos, hay que dotar de asientos tanto para la espera como para la atencin, si procede. Material informtico Equipos de informtica, hardware. La dotacin de ordenadores tiene que contemplar un ordenador por puesto definido de trabajo. La dotacin de impresoras u otros soportes fsicos puede compartirse siempre que permita desarrollar las labores propias del puesto de forma eficiente. Aqu se incluyen las impresoras y pulsera para la identificacin y seguridad del paciente. El hospital debe contar con la instalacin de un cableado estructurado que permita la comunicacin por redes de voz y datos. Adems hay que tener en cuenta la necesidad de otros soportes informticos de almacenamiento de la informacin: Pendrive, CD-ROM, disco duro externo, etc.

Material ofimtico y el especfico para la documentacin clnica si procede (sobres de historias clnicas, etiquetas identificativas preferiblemente con cdigo de barras, lectores...etc.). Medios de comunicacin no telemticos: telfono y fax. Telfono, se valorar la dotacin necesaria por puesto segn las tareas asignadas a cada uno.


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Fax, se valorar la necesidad en cada rea o reas. Equipo de reprografa. Se valorar la necesidad en cada rea o reas. Destructoras de papel o contenedores de recogida de papel confidencial y de papel no confidencial. Siempre que sea posible se facilitar el uso de contenedores de papel. Normalmente deben situarse contenedores de recogida de papel, tanto confidencial como no confidencial, en cada rea. Herramientas del Servicio

5.2.

Constituyen los recursos organizativos especficos para cumplir las funciones propias del servicio. Este tipo de recursos pueden clasificarse en tras categoras: 5.2.1. Manuales de Procedimiento Gua de Procedimiento de Gestin de Pacientes del Hospital, contiene las normas de actuacin que establece el hospital para todos los Servicios, conocida por todos los Servicios y Unidades. que debe contemplar criterios organizativos y de priorizacin de la asistencia, as como procedimientos de actuacin en relacin con las actividades asociadas a las distintos procesos (solicitud de ingreso, solicitud de inclusin en Lista de Espera, solicitud de consulta, de derivacin, etc). Para cada uno de los procedimientos de actuacin se especificar, al menos, el personal autorizado para la solicitud, el personal responsable de su ejecucin, el soporte documental, los datos mnimos de registro y el circuito de comunicacin con el Servicio de Admisin. Manual de procedimiento interno del servicio, que contiene las pautas de actuacin para cada una de las tareas especficas a realizar. Para cada una de las tareas se especificar igualmente, el personal autorizado para la solicitud, el usuario que la realiza, el soporte documental y la informacin que debe estar cumplimentada y la pauta de actuacin. 5.2.2. Catlogos o inventarios

Permanentemente actualizados y que recojan informacin bsica para la gestin de pacientes.

Catlogos comunes a todas las reas - Fichero Maestro de Pacientes - Poblacin de referencia para cada prestacin ofertada por el hospital - Cartera de Servicios y de Prestaciones del Centro - Catlogo de personal del centro - Catlogo de Recursos Generales del Centro - Centros de referencia, de apoyo y concertados - Normativa y legislacin del Centro y/o de la Organizacin


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- Otros de informacin general: listn de telefona, plano de situacin de Servicios asistenciales y no asistenciales, etc. Catlogos especficos de cada rea Se especifican en cada uno de los procesos recogidos en el captulo siete de este manual. 5.2.3. Sistema de informacin

Sistema especfico de informacin para la gestin de pacientes, con las siguientes cualidades: Permitir registrar cada una de las tareas asociadas a cada proceso, recogiendo toda la informacin asociada a cada uno de los soportes documentales que se definan. Facilitar la recuperacin de los datos de cada una de las actividades. Facilitar el procesamiento de los datos de cada proceso, en la forma que se determine para cada uno de ellos. El Sistema de informacin debe ser en soporte informtico, con aplicaciones de manejo directo por los usuarios del Servicio, de forma gil y eficiente. Adems, debe estar integrado en un Sistema nico de informacin hospitalaria, asociado a la historia clnica electrnica.

6.

ORGANIGRAMA Y RECURSOS HUMANOS

El servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes se define como un servicio clnico-administrativo, ya que las responsabilidades asociadas a su actividad necesitan de la evaluacin clnica y de la ejecucin administrativa para la toma de decisiones. El nmero de procesos que soporta, as como la diversidad de sus actividades, condicionan un amplio organigrama y una numerosa asignacin de personal con una composicin multidisciplinar de trabajo en equipo.


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6.1.

Organigrama

SERVICIOActualmente, el Servicio de Admisin de Hospitalizacin y Gestin de Pacientes debe quedar configurado como un servicio mdico, adscrito a la Direccin Gerencia. La estructura de base debe representar al menos las reas definidas y los centros de operaciones de procesos que se agrupan en cada una de ellas. Todas las reas deben tener una nica dependencia funcional, en la figura del Jefe de Servicio o Coordinador de Admisin. Las reas bsicas son: rea de Admisin, rea de Gestin Documental y rea de Sistemas de Informacin. Los centros de operaciones de procesos se detallan en cada una de las reas.

En el rea de Admisin o Consultas Externas Lista de Espera de Consultas Externas y Tcnicas Diagnsticas y Teraputicas no quirrgicas Hospitales de Da no quirrgicos o Hospitalizacin


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Gestin de camas e ingresos y transferencias o Atencin Quirrgica Lista de Espera Quirrgica Programacin quirrgica Hospital de Da Quirrgico o Urgencias o Coordinacin con otros Centros o Transporte sanitario

En el rea de Gestin Documental o Archivo o Codificacin Clnica

En el rea de Informacin Asistencial o Procesamiento de datos

6.2.

Definicin de perfiles y aptitudes

El personal adscrito al Servicio de Admisin constituye un equipo multidisciplinar. Los diferentes perfiles y sus aptitudes se diferencia en: 6.2.1. Personal mdico Conocimientos mdicos: Es requisito imprescindible estar en posesin del ttulo de Licenciado en Medicina y Ciruga. Conocimientos especializados y de postgrado o Gestin de servicios sanitarios. Conocimientos del Sistema sanitario, de su estructura y organizacin. El sistema sanitario como empresa de servicios. Planificacin y economa de la salud. Gestin de servicios: liderazgo y toma de decisiones, gestin de recursos humanos, normativa actual, motivacin, comunicacin, rol del personal de Admisin.


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Conocimientos estratgicos y de organizacin: Economa de la salud, planificacin, programacin, evaluacin, mecanismos de financiacin, asignacin y distribucin de recursos. Medicina basada en la evidencia. Nuevos modelos de gestin y gestin por procesos. Direccin Participativa por Objetivos. Deteccin de necesidades. o Calidad. conocimientos que permitan desarrollar acciones de calidad en el Servicio. Concepto y dimensiones de la calidad. Estrategias de implantacin de un programa de calidad Estrategias de mejora continuada de calidad: cientificotcnica, gestin de procesos (modelos de calidad), mejora de eficacia/eficiencia y satisfaccin del usuario. Conocimiento del Plan de Calidad del Centro y del Plan marco de Calidad y eficiencia del Sistema Sanitario. Evaluacin, auditorias e indicadores: monitorizacin o Estadstica y epidemiologa sanitaria Estadstica descriptiva. Clasificacin de los tipo de estudios en epidemiologa. Anlisis de datos. Concepto de Demografa. Demografa esttica y dinmica. Estadsticas sanitarias. Morbilidad y mortalidad, registro de enfermedades. Encuestas.

o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informticay de informtica aplicada a la gestin sanitaria. Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas.

Nociones de redes. Internet. Intranet. navegadores. correo electrnico. Utilizacin de aplicaciones informticas especficas en el rea: Gestin de pacientes, de la documentacin clnica, de los sistemas de informacin.


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o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente tanto enel mbito de la gestin de pacientes como en el de la documentacin Clnica y en le marco general de la administracin.

o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionaroperativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento le principio de equidad. Gestin de la demanda de hospitalizacin. Gestin de la demanda de asistencia especializada en rgimen ambulatorio. Gestin de la demanda quirrgica. Gestin del rea de urgencias. Procedimientos internos. Criterios y procedimientos para la acreditacin del SAHGP. Facturacin.

o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestindocumental. Historia clnica. Definicin, funciones, tipos, diseo y normalizacin de documentos, control de calidad. Archivo de documentacin. Tcnicas de archivado, gestin del archivo, movimiento y conservacin de la documentacin. Sistemas de recuperacin de la informacin. Fichero ndice de Pacientes. Anlisis documental. Lenguajes documentales, indizacin. Nomenclatura y clasificaciones. La clasificacin Internacional de Enfermedades y codificacin. Gestin del Informe de Epicrisis Clasificacin de Pacientes. o Gestin de sistemas de informacin. Conocimientos necesarios para el procesamiento de la informacin y su evaluacin. Concepto de Sistemas de Informacin. Planificacin, diseo e implantacin de Sistemas y nociones de anlisis de sistemas. Necesidades de informacin para la gestin, planificacin sanitaria y evaluacin de la calidad.


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Sistemas de Informacin Sanitarios. Morbilidad, mortalidad, Enfermedades de Declaracin Obligatoria y otros institucionales. Informacin clnica para la investigacin y otros usos no asistenciales. Anlisis, seleccin y presentacin de indicadores. indicadores de actividad asistencial y Cuadros de Mando. Evaluacin de los Sistemas de informacin.

o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en losprogramas de investigacin y poder disear y ejecutar programas de investigacin en el rea de Gestin de Pacientes. El mtodo cientfico. Mtodos y Tcnicas de trabajo cientfico. Protocolos de investigacin. Interpretacin de resultados. Proyectos de investigacin. Medicina Basada en la evidencia. Escalas de calidad en la evidencia.

o Documentacin mdico-cientfica. Conocimiento sobre documentacin cientficay el problema de la informacin en Concepto de documentacin cientfica. Documentacin mdico-cientficos. Publicaciones mdicas. Mtodos de estudio mdicocientfica. Terminologa mdica. Bibliometra. Estadstica bibliogrfica. Evaluacin de la actividad cientfica en Medicina. 6.2.2. Personal de enfermera Conocimientos sanitarios: Es requisito imprescindible estar en posesin del ttulo de Licenciado en Enfermera. de necesidades y utilizacin de la informacin Medicina.

Conocimientos especializados y de postgrado. Orientados en las mismas lneas de conocimiento que los especificados para el personal mdico. Referidas a:

o Gestin de servicios sanitarios. Conocimientos del Sistema sanitario, de suestructura y organizacin.


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o Calidad. conocimientos que permitan desarrollar acciones de calidad en elServicio. o Estadstica y epidemiologa sanitaria.

o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informticay de informtica aplicada a la gestin sanitaria.

o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente

tanto en el mbito de la gestin de pacientes como en el de la documentacin clnica y en le marco general de la administracin.

o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionaroperativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento le principio de equidad.

o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en losprogramas de investigacin y poder disear y ejecutar programas de investigacin en el rea de Gestin de Pacientes.

o Documentacin mdico-cientfica. Conocimiento sobre documentacin cientfica y el problema de la informacin en Medicina. 6.2.3. Tcnicos en Documentacin sanitaria

Conocimientos especficos: Es recomendable estar Documentacin Sanitaria. Conocimientos especializados conocimientos del rea. y en de posesin del ttulo de Tcnico Superior de en los

postgrado.

Actualizacin

continuada

o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestin documental.

o Historia clnica. Definicin, funciones, tipos, diseo y normalizacin dedocumentos, control de calidad. o Archivo de documentacin. Tcnicas de archivado, gestin del archivo, movimiento y conservacin de la documentacin. o Sistemas de recuperacin de la informacin. Fichero ndice de Pacientes. o Anlisis documental. Lenguajes documentales, indizacin.

o Nomenclatura y clasificaciones. La clasificacin Internacional de Enfermedadesy codificacin. o Gestin del Informe de Epicrisis o Clasificacin de Pacientes.


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o Biblioteconoma y documentacino Archivstica y Gestin de documentos o Documentacin mdico-cientfica 6.2.4. Personal administrativo Conocimientos especficos: Es recomendable una formacin acadmica en gestin administrativa y estar en posesin del ttulo de Tcnico en Gestin administrativa o de Auxiliar Administrativo. Conocimientos complementarios o Informtica y ofimtica. Conocer aspectos generales de informtica y de informtica aplicada a la gestin sanitaria. Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas. Utilizacin de aplicaciones informticas especficas en el rea: Gestin de pacientes y de la documentacin clnica. o Archivstica y documentacin o Atencin al Usuario 6.2.5. Otro personal auxiliar Conocimientos especficos: Es recomendable una formacin acadmica general y tener el ttulo acadmico de la Enseanza Obligatoria Bsica. Conocimientos complementarios o Informtica y ofimtica. Conocer aspectos generales de informtica y de ofimtica.

o Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas.o Atencin al Usuario o Conocimientos administrativos bsicos 6.3. Seleccin y capacitacin del personal

La seleccin y capacitacin del personal persigue proporcionar a la Organizacin un potencial humano capacitado y motivado, que contribuya a los propsitos de la misma.


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Seleccin La seleccin del personal tiene como objetivo encontrar a la persona adecuada para cubrir un determinado puesto de trabajo. Pero adems hay que conseguir la adecuacin de ambos factores, de forma que permita tanto la realizacin del trabajador en el desempeo de su puesto y de su desarrollo y de sus habilidades, como de que se cumplan los objetivos que representa el puesto en la Organizacin. Para el procedimiento de seleccin para los distintos puesto del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes, se siguen los criterios generales de actuacin. 1 Requisitos del puesto. Estarn definidos en el Catlogo de Puesto del Servicio, en el que se incluyen las tareas a realizar en cada uno y el usuario responsable. 2 Cartera de candidatos. En la que se seleccionan los candidatos que cumplan el perfil exigible para el puesto. 3 Entrevista preliminar. En la que se recogen la capacitacin y habilidades del candidato, con el perfil especfico y los requisitos del mismo. 4 Otras pruebas de aptitud y capacitacin, si proceden. 5 Evaluacin. En la que se recoge el baremo del aspirante. Los criterios generales para la evaluacin deben contemplar, al menos, los siguientes puntos:Criterios Generales de Evaluacin Titulacin especifica Otra formacin acadmica Otra formacin especfica para el puesto Disponibilidad Actitud Capacidad de trabajo en equipo Motivacin para trabajar en el hospital o la Organizacin Experiencia en las tareas propias del puesto Experiencia en otras reas de Admisin Cursos relacionados con herramientas propias del puesto Conocimientos informticos Conocimientos de administracin Capacidad organizativa Otros, que aporten un valor aadido al Servicio en general o al puesto en particular

Capacitacin


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La capacitacin entendida como desarrollo de aptitudes y habilidades para mejorar la autoestima y el desempeo de las funciones y tareas del puesto de trabajo, tiene una triple finalidad: - Preparacin para cubrir el puesto con eficiencia - Satisfaccin de las necesidades del Servicio - Herramienta motivadora para el trabajador Se establecen distintos tiempos y tipos de formacin:

o Formacin a la acogida. Es la que hay que facilitar al trabajador en elmomento de su incorporacin al Servicio por primera vez. Se refiere a la capacitacin y actitudes especficas para el desempeo de las tareas de su puesto de trabajo y del conocimiento del Servicio y del Hospital. Tiene que incluir las habilidades asociadas de atencin al cliente.

-

Formacin continuada en el Servicio. Es la que hay que facilitar al trabajador con carcter peridico tras su incorporacin al equipo de Admisin.

Esta formacin trata de temas relacionados con las tareas a desempear y de los procedimientos especficos del Servicio. Normalmente se desarrolla en sesiones conjuntas, de forma que se produzca interaccin entre los distintos miembros del equipo. De esta forma permite: Desarrollar habilidades Identificar problemas Corregir malos rendimientos Diagnosticar problemas Fomentar las relaciones laborales Resolver problemas individuales y colectivos Mejorar el desempeo y actitud

La periodicidad de las sesiones vara segn las cargas de trabajo pero se debe organizar un calendario con carcter anual, que recoja las sesiones ordinarias de trabajo y el contenido de las mismas. Se convocaran las sesiones extraordinarias que se consideren, de acuerdo con los problemas diagnosticados, tanto en las sesiones ordinarias como en el desarrollo de la actividad diaria. Formacin continuada en el hospital. Es la que facilita el Hospital o la Organizacin, de forma peridica o extraordinaria.

Son sesiones informativas o de trabajo de temas cientficos, sanitarios y/o de gestin del Hospital o la Organizacin, de inters general o particular de un colectivo.


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-

Otra formacin. Es la que se realiza fuera del Hospital o de la Organizacin, requerida por iniciativa del propio Servicio o del Hospital o por iniciativa particular del trabajador. Normalmente se refiere a temas ms especficos, relacionados con la capacitacin para el puesto.

6.4.

Uniformidad y herramientas de trabajo

El Servicio de Admisin es, normalmente, el primer contacto del paciente con el hospital y esto condiciona, an ms, la necesidad de cumplir con las normas establecidas para facilitar la identificacin de cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo portar su tarjeta de identificacin personal del Hospital. Adems, se mantendr la uniformidad necesaria para facilitar al paciente el conocimiento con el tipo de personal con el que se relaciona. Para facilitar esta identificacin se distinguen las siguientes categoras:

El personal mdico utilizar la misma ropa que los mdicos asistenciales, pijama no quirrgico o bata. El personal de enfermera, utilizar la misma ropa de trabajo que el personal de enfermera asignado a las Unidades Clnicas. El personal administrativo, utilizar una ropa que le diferencie del resto. Es aconsejable la uniformidad en el uso del mismo tipo de camisa y falda o pantaln, as como de completar el uniforme con una chaqueta similar a la propuesta para la Unidad de Informadores pero en distinto color. Otro personal auxiliar, utilizar la misma ropa que utilice en el resto de Unidades del hospital. materiales.

Las herramientas de trabajo son las descritas en el captulo 5, de recursos

7. 7.1.

PROCESOS Proceso Ficheros Maestro de Pacientes

Descripcin del rea Es el registro nico y centralizado de los pacientes atendidos por el Centro o por la Organizacin, que contiene el conjunto de datos ordenados de cada uno de ellos para su identificacin unvoca. En esta rea, se desarrolla el procedimiento normalizado para el registro de los datos de filiacin, necesarios para la Gestin de Pacientes y los procedimientos asociados para su mantenimiento. mbito de aplicacin Todos los pacientes atendidos en todas las reas del Centro o de la Organizacin, independientemente del nmero de las mismas y del tipo de atenciones.

Consultora Tcnica Especializada para el Acompaamiento en la implementacin de un nuevo modelo de gestin en los hospitales del MSP en situacin de emergencia sanitaria y Desarrollo del programa de Gerentes in situ. Manual de organizacin y funcionamiento del Servicio de Admisin hospitalaria y

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