manual (sca)

Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010

1

Sistema de Coordinación de Acciones (SCA)

Manual de Usuario


2

Tabla de contenido

Introducción

Ciclo de coordinación de acciones

Glosario de términos

Acceso al sistema

Registro de proyecto

Registro de actividad

Negociación

Actividades en proceso


3

Tabla de contenido

Mis actividades

Supervisión de actividades

Seguimiento de actividades

Consultar proyecto

Concluir proyecto

Evaluación de resultado


4

Introducción El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos .

Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos

Envío automático de mensajes de correo electrónico

5



1. Generación del contexto

2. Negociación

3. Realización

4. Evaluación


SCA

1. Resultado de conversaciones de reuniones y necesidades entre equipos de proyectos y de trabajo. Alta de proyecto

2. Negociación durante la asignación de la actividad

3. Capturas de avance dentro de una actividad. Supervisión y comentarios

4. Evaluaciones de proyecto y de equipos de trabajo


6

Glosario de términos

Grupo de trabajo es el equipo natural de los supervisores con el personal que trabaja con ellos basado en el organigrama de la empresa.

Equipo de proyecto es un equipo conformado por personas que de manera natural no pertenezcan a un equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos para la realización de un proyecto.

Proyecto es la declaración formal del resultado del contexto creado y puede ser como tal un proyecto en el sentido formal como también la planeación de actividades mensuales de una persona.


7

Glosario de términos… (Cont.)

Actividad es una tarea que se realiza de manera individual ya sea autoimpuesta o asignada por un supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser asociada a un proyecto o no.

Negociación se da entre el supervisor o líder de proyecto cuando se registra una actividad de prioridad alta.

Entregable de proyecto es cualquier documento o resultado tangible dentro del desarrollo de un proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados, carpeta archivada, presentación de documento ante alguna autoridad. Ir a captura de proyecto


8

Acceso al sistema

Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la dirección www.lca-consultores.mx/SCA

Se escribe usuario y contraseña La primera vez la contraseña por omisión es la palabra password y el sistema

solicita crear una nueva contraseña.

La nueva contraseña no puede ser la

misma palabra password

http://www.lca-consultores.mx/SCA


9

Registro de proyecto

En el menú Proyecto se selecciona la opción registrar y el sistema presenta la pantalla de captura de proyecto.

La clave del proyecto se define de la siguiente manera: Si es planeación de actividades mensuales la clave se

construye con las iniciales del responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se trata de las actividades del mes de abril de 2010 de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es : EPR-04-2010

Si se trata de un proyecto entonces la clave se conforma por las iniciales del área, iniciales del proyecto, el año y el consecutivo del proyecto para ese año en caso de que se realicen varios proyectos similares. Por ejemplo el área de TI va a desarrollar SOX en su primer versión: TI-SOX-01-2010

Para el caso del área Legal, los nombres de proyecto se calculan con

base en su definición dentro del sistema de Calidad


10

Registro de proyecto … (Cont.)

Dentro de contexto se describe la justificación, aspectos generales y alcance del proyecto a realizar.

Equipo de proyecto: Responsable. es quien ejecuta el proyecto Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o cliente

principal. Cuando se trata de actividades del mes esta figura es el supervisor de la persona responsable de las actividades

Delega a: es la persona o grupo de personas a quienes el responsable o el líder del proyecto puede asignar actividades para el logro del cumplimiento del proyecto.De inicio el sistema presenta en estas opciones los

nombres de l equipo de trabajo al que pertenece la persona que registra el proyecto. Para ver el

listado de todo el personal de VLCA/LCA se pulsa el icono


11

Registro de proyecto … (Cont.)

Cuando se trata de planeación de actividades mensuales, el equipo del proyecto se conforma por el responsable a realizar las actividades que reporta a su supervisor y puede delegar a una tercera persona.

Si es un proyecto entonces el equipo se conforma por las personas que van a participar que pueden ser de diferentes áreas pero que participan con algún rol dentro del proyecto.

Entregables Se escribe el nombre del entregable y para ara agregar más se

pulsa el símbolo

Si se desea seleccionar más de un nombre en las cajas de diálogo se

mantiene pulsada la tecla control y con el mouse se selecciona el nombre a

agregar

Si un proyecto aun no tiene actividades registradas,

puede ser modificado por el autor inicial y por el

responsable


12

Registro de actividad

Dentro del menú actividad se selecciona la opción registrar. La categoría de la actividad se refiere a poder

agregar clasificaciones para identificarlas y asociar actividades de un mismo tipo, por ejemplo: Consultoría, Desarrollo, Pruebas, Pagos.

Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el catálogo.


13

Registro de actividad … (Cont.)

Tipo de actividad: Si una actividad se indica como Propia, significa que

la persona que la registra es quien la va a realizar Cuando se registra una actividad para que otra

persona la realice entonces se marca como Colaborativa y el sistema muestra el campo para seleccionar el nombre de la persona a quien se le asigna. Una actividad colaborativa SOLO la puede

realizar una persona.Cuando sea necesario que varias personas

participen es importante asignar una actividad para cada persona y considerar la ponderación

para cada una.


14

Registro de actividad… (Cont.)

Prioridad La prioridad Alta indica que es una actividad que debe iniciar

un proceso de negociación con el supervisor hasta aceptar la fecha compromiso.

Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se registra para realizarse y no implica negociación.

Ponderación Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad está

asociada a un proyecto. En el campo se captura el porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto en el proyecto.

Este valor ayudará a determinar el desempeño general del proyecto basado en el nivel de cumplimiento de las actividades que tengan una ponderación mayor.


15

Actividades en negociación

Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la actividad, donde el usuario puede: Aceptar Declinar Contraproponer

Si al acceder el sistema solo presenta los menús es

porque no se tienen actividades pendientes para

negociar


16

Actividades en negociación

Símbolo Acción Rol Resultado

Aceptar

Supervisor/Líder

Si acepta la actividad, queda asignada al responsable. La puede visualizar en el menú supervisar para emitir comentarios.

Responsable de la actividad

Si acepta la actividad le queda asignada y la puede visualizar en el listado de actividades para capturar avances.

Declinar

Supervisor/Líder

Al declinar, escribe una justificación, se notifica al responsable y la actividad no se realiza.


Escribe una justificación y el supervisor /líder de proyecto recibe notificación para aceptar o hacer nueva propuesta.

Contraproponer

Supervisor/Líder

Indica la fecha compromiso, justifica y el responsable de la actividad recibe notificación


Indica la fecha compromiso, justifica y el supervisor /líder recibe notificación


17

Las actividades que se encuentran en proceso se pueden visualizar tanto por el supervisor /líder de proyecto como por el responsable de realizarlas. Responsable de la actividad

Menú ActividadListado de actividades Supervisor /líder de proyecto

Menú Actividad Supervisar Para visualizar las actividades asociadas a

un proyecto Menú proyecto proyecto –Actividad

Actividades en proceso


18

Mis actividades

El listado de actividades muestra las actividades por

estatus : sin iniciar o en proceso y el semáforo

muestra el tiempo transcurrido

Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se concluyó, se indica con el botón rojo

Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad se enciende el indicador amarillo

Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido el 75% de tiempo, el indicador es verde

Si una actividad no ha iniciado el indicador se muestra color blanco


19

Mis actividades … (Cont.)

Cuando una actividad se acepta, su estatus se cambia a en proceso y durante esa etapa El responsable:

Captura avances de la actividad Solicita prórroga para concluirla Concluye la actividad

El supervisor: Puede consultar los avances Emite comentarios


20

Supervisión de actividades

Al dar click en el listado de las actividades a supervisar el líder de proyecto/supervisor puede emitir comentarios y /o adjuntar algún archivo al responsable. Este será notificado vía correo electrónico


21

Seguimiento a actividades

Cuando se accede a la actividad es posible:• capturar avance, •marcarla para concluir• solicitar prórroga.

•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para iniciar nuevamente fase de negociación•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de proyecto


22

Consultar proyectos

Un proyecto se puede consultar: • Con las actividades asociadas a él • Por estatus

Los proyectos manejan dos tipos de estatus:•Por tiempo del proyecto•Por desempeño.

El desempeño del proyecto depende de las actividades de alta ponderación vencidas o por vencer


23

Concluir proyecto

Una vez que se han concluido las actividades de un proyecto éste puede ser terminado.

Para concluir el proyecto es necesario marcar como completos los entregables

En el listado de proyectos se selecciona el proyecto y se da click en el hipervínculo con el nombre del proyecto para abrirlo.

Se pone en modo edición usando en botón editar y se concluye pulsando la opción concluir proyecto


24

Concluir proyecto … (Cont.)

Para poder concluir un

proyecto es necesario que

TODAS las actividades

asociadas a él estén

terminadas


25Una vez que concluye un proyecto el líder o supervisor realiza la evaluación de los resultados para concluir el ciclo de coordinación de acciones

Esta evaluación mide el resultado final del proyecto y del equipo de trabajo.

Dentro de la evaluación de proyecto se documenta el aprendizaje y experiencias adquiridas

Evaluación de resultados de un proyecto


26


Rubros que se evalúan en un proyecto Proyecto

Si se cumplió en tiempo Dentro del presupuesto De acuerdo al requerimiento del cliente

Equipo del proyecto Desempeño Actitud Habilidades


27


Rubros que se evalúan en un proyecto Actividades

Con base en su ponderación, las actividades de un proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con el total de su ponderación y la suma debe dar 100 como resultado ideal de la realización de actividadesCuando se solicita prórroga para finalizar una

actividad, el sistema penaliza la calificación con 25% del total de la ponderación de la actividad. Es decir una actividad que pesa 30% del proyecto, al tener una solicitud de prórroga pierde 7.5%, por lo que sumaría 22.5 y no 30 del 100%

http://usuarios.lycos.es/erapolisspain/bombas.gif


28


Criterios de evaluación y ponderación:Existen 4 criterios con los que se evalúan

tanto los proyectos como al equipo

Criterio Valor

Completamente satisfecho 100

Satisfecho 75

Insatisfecho 50

Completamente insatisfecho 25

manual (sca)

Technology