manual sagrlaft union de arroceros v 2.0.arrozsupremo.com/compartida/sagrlaft/manual sagrlaft...
TRANSCRIPT
PRO-UA-GA-012
1 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
UNION DE ARROCEROS S.A.S.
MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SAGRLAFT
Versión 2.0. DICIEMBRE 2019
PRO-UA-GA-012
2 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Control de Cambios
Versión Fecha Aprobación Descripción
1.0. 15/01/2015 Implementación Manual SAGRLAFT
2.0. 06/12/2019 Nueva versión de Manual SAGRLAFT
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Norma Constanza Durán Nombre: Alvaro Hernán Ruiz Llano Nombre: Miembros Junta
Directiva
Cargo: Oficial de Cumplimiento Cargo: Representante Legal Cargo: Junta Directiva
Fecha: 25/11/2019 Fecha: 02/12/2019 Fecha: 06/12/2019
Lista de Distribución
No. Cargo
1. Todos los colaboradores de la compañía
PRO-UA-GA-012
3 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Contenido I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 5
II. ALCANCE ............................................................................................................................................. 5
III. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL .................. ........................................................................ 5
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL ............... ................................................................... 6
V. NORMATIVIDAD ................................................................................................................................. 7
VI. DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................................... 9
VII. SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE LAVADO DE ACTI VOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. ........................................................................................................................................ 13
VIII. CONSECUENCIA DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ......................................................................................................................................... 14
IX. MEJORES PRACTICAS DE UNION DE ARROCEROS EN LA P REVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT ........................................................................................................................ 15
X. ETAPAS DEL SARGLAFT ................................................................................................................ 15
10.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT .......................................................... 15
10.1.1 Junta Directiva ......................................................................................................................... 16
10.1.2. Representante Legal ............................................................................................................... 16
10.1.3. Oficial de Cumplimiento ......................................................................................................... 17
XI. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ........ 18
XII. POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVA DO DE ACTIVOS Y FINANICACIÓN DE TERRORISMO ................................................................................................... 19
12.1. Políticas del SAGRLAFT .......................................................................................................... 19
12.2. Políticas Estratégicas ................................................................................................................. 20
12.3. Políticas Operativas ................................................................................................................... 21
12.4. Política sobre consulta de Listas Restrictivas ............................................................................ 21
12.5 Política Documental .................................................................................................................... 22
12.7. Políticas para la resolución de conflictos de Interés en relación con SAGRLAFT. ................... 23
12.8. Políticas sobre modificación del Manual SAGRLAFT .............................................................. 24
12.9. Políticas aplicables a los elementos de SAGRLAFT ................................................................ 25
12.11. Medidas para el cumplimiento de las políticas ........................................................................ 26
XIII. PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ... ................................................ 26
13.2. Personas Expuestas Políticamente (PEP’s) .................................................................................... 27
XIV. MECANISMOS DEL SARGLAFT ............................................................................................... 28
14.1. Formularios de vinculación ........................................................................................................... 28
14.2. Operaciones Inusuales y Sospechosas. ......................................................................................... 28
14.2.2. Operaciones Sospechosas ..................................................................................................... 29
PRO-UA-GA-012
4 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
14.3. Señales de Alerta ........................................................................................................................... 30
14.4. Tipologías ...................................................................................................................................... 30
14.5. Programa de capacitación SAGRLAFT ........................................................................................ 30
14.6. Manejo de efectivo ......................................................................................................................... 31
14.7. Sanciones ....................................................................................................................................... 31
14.7.1. Régimen Sancionatorio Personal ............................................................................................ 31
14.7.3. Práctica Insegura ..................................................................................................................... 32
XV. ELEMENTOS DEL SISTEMA ....................................................................................................... 32
15.1. Identificación del Riesgo ............................................................................................................... 33
15.2. Medición del riesgo........................................................................................................................ 33
15.3. Control del Riesgo ......................................................................................................................... 35
15.4. Monitoreo del Riesgo .................................................................................................................... 37
15.5. Metodología de Segmentación Factores de Riesgos ...................................................................... 37
XVI. COMITÉ SAGRLAFT ................................................................................................................ 37
PRO-UA-GA-012
5 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
I. INTRODUCCIÓN UNION DE ARROCEROS S.A.S. es una empresa dedicada a la elaboración de productos de
molinería y dada la complejidad en sus negocios, puede ser utilizada como mecanismo para el
lavado de activos y financiación del terrorismo, por tal motivo la Superintendencia de
Sociedades, como órgano supervisor a nivel nacional, ha promovido la cultura de la
administración de riesgos entre las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia,
enfatizando su importancia a través de la implementación de un Sistema de Autocontrol y
Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante SAGRLAFT.
Por lo anterior, UNION DE ARROCEROS S.A.S. se une a la lucha nacional e internacional contra
este flagelo que genera tantas consecuencias negativas para la economía del país, por lo cual,
adopta el Manual SAGRLAFT, que tiene como finalidad disponer de políticas, mecanismos,
procedimientos y controles para que se proteja de ser utilizada como instrumento para dar
apariencia de legalidad a bienes derivados de actividades delictivas o para la canalización de
recursos dirigidos a la financiación de grupos terroristas.
Conforme con lo indicado, se actualiza el Manual de SAGRLAFT versión No. 02, el cual contiene
las directrices y políticas que deben ser consultadas y observadas por todos los funcionarios de
la compañía.
II. ALCANCE Este manual se rige por la normatividad expedida por la Superintendencia de Sociedades y demás
normas complementarias, aplica para todos los Accionistas, miembros de Junta Directiva,
colaboradores, clientes, proveedores y en general para todos los terceros vinculados al giro
normal del negocio, quienes deberán consultarlo para efectos de prevenir que la empresa sea
usada como medio de comisión de cualquier delito de lavado de activos o financiación del
terrorismo.
III. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL Evitar que UNION DE ARROCEROS S.A.S. en la realización de las operaciones de su objeto social sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas. 3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
PRO-UA-GA-012
6 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Gestionar adecuadamente el riesgo de LA/FT mediante el fortalecimiento de la cultura organizacional conforme con los lineamientos, políticas y pilares de la empresa, que permitan aplicar la debida diligencia, minimizar el riesgo de pérdida de recursos financieros por sanciones y/o multas por parte de los Organismos de Control, evitar investigaciones y sanciones administrativas, civiles y penales tanto para la sociedad como para los socios y los empleados de UNION DE ARROCEROS S.A.S. A su vez, prevenir una afectación de la reputación de la sociedad. En ese sentido, en relación con cada uno de los pilares que forman parte de la política de UNION DE ARROCEROS S.A.S., se tendrán los siguientes objetivos: • Clientes: Tener una clara y completa identificación de nuestros clientes para la comercialización de nuestros productos, así como una política definida para su vinculación. • Colaboradores: Tener un claro y completo conocimiento de nuestros colaboradores, a fin de cumplir con nuestra premisa de desarrollar y tener a los mejores talentos. • Empresa: Mantener la aplicación de los estándares nacionales e internacionales para brindar calidad y servicio. • Sociedad: Aportar al desarrollo de la sociedad con la aplicación de requisitos legales que permitan que nuestras actividades eviten todo tipo de contacto con temas relacionados con Lavado de Activos y Financiación del terrorismo. • Proveedores: Tener una clara y completa identificación de nuestros proveedores, así como una política definida para su vinculación.
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL
Las políticas definidas en este documento fueron preparadas por el Oficial de Cumplimiento y
presentadas por este de manera conjunta con el Representante Legal ante la Junta Directiva y
aprobadas por este mismo y son de aplicación obligatoria para todos los socios, administradores,
empleados, contratistas, proveedores, órganos de control, entre otros, de Unión de Arroceros
S.A.S.
De acuerdo con las recomendaciones efectuadas por el GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA
INTERNACIONAL, las Tipologías Regionales del GAFILAT además con los parámetros y criterios
exigidos por la Superintendencia de sociedades, UNION DE ARROCEROS S.A.S. para protegerse
frente al riesgo de LA/FT se instrumenta a través de las etapas y elementos para una adecuada
administración del riesgo de LA/FT en la Empresa.
PRO-UA-GA-012
7 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
V. NORMATIVIDAD Normas y Estándares Internacionales sobre LA/FT Colombia a través de diversas leyes ha ratificado entre otras las siguientes convenciones con el fin de enfrentar las actividades delictivas relacionadas con LA/FT:
• Convención de Viena de 1988: Convención de Naciones Unidas contra el tráfico de
estupefacientes y sustancias psicotrópicas. (Aprobada por la Ley 67 de 1993 - Sentencia
C- 176 de 1994).
• Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la financiación del terrorismo de
1999. (Aprobado por la Ley 808 de 2003 - Sentencia C-037 de 2004).
• Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas contra la delincuencia
organizada. (Aprobada por la Ley 800 de 2003 – Sentencia C-962 de 2003).
• Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas contra la corrupción.
(Aprobada por la Ley 970 de 2005 – Sentencia C-172 de 2006.
• El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) es un ente intergubernamental
establecido en 1989 cuyo objetivo es fijar estándares y promover la implementación
efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos,
el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de
destrucción masiva, y otras amenazas a la integridad del sistema financiero
internacional.
• El Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT) es una organización
intergubernamental de base regional que agrupa a 17 países de América del Sur,
Centroamérica y América de Norte para combatir el lavado de dinero y la financiación
del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales
contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación
entre los países miembros.
Marco Normativo Colombiano
• Ley 222 de 1995, articulo 84 y Decreto 1074 de 2015, corresponde a la Superintendencia
de Sociedades ejercer la vigilancia de las sociedades comerciales, sucursales de
sociedades extranjeras y empresas unipersonales.
• Ley 526 de 1999, articulo 10, modificada por la Ley 1121 de 2006, señala que las
autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control deben instruir a sus
PRO-UA-GA-012
8 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
supervisados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la
información por reportar a la UIAF -Unidad de Información y Análisis Financiero.
• Código Penal- Artículo 323, penalización del delito del Lavado de Activos. Artículo
modificado por el artículo 11 de la Ley 1762 de 2015. El que adquiera, resguarde, invierta,
transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan
su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas,
extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico
de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos
relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o
sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la
administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados,
fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de
contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o
vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé
a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice,
oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o
derecho sobre tales bienes, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a
treinta (30) años y multa de mil (1.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
• Código Penal - Artículo 345, Financiación de Terrorismo, modificado por el artículo 16 de
la Ley 1121 de 2006, El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba,
administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro
acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a
grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus
integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o
extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22)
años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
• Ley 1708 de 2014 – Código de Extinción de Dominio.
• Documento CONPES 3793 del 18 de diciembre de 2013, aprobado por el Consejo
Nacional de Política Económica y Social-de Colombia, cuyo objetivo general es establecer
los lineamientos para la puesta en marcha de la Política Nacional contra el Lavado de
Activos y la Financiación del Terrorismo.
• Circular Externa No. 100-00005 del 22 de noviembre de 2017. Circular Básica Jurídica, de
Superintendencia de Sociedades de Colombia, Por medio de la cual se modifica la circular
externa 100-000003 del 22 de Julio de 2015 y compila las principales instrucciones
generales en materia legal societaria.
PRO-UA-GA-012
9 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. DEFINICIONES Administradores: Son administradores, el representante legal, el subgerente general, los miembros de la junta directiva y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Autocontrol: Es la voluntad de la Sociedad y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa. Beneficiario Final o Beneficiario Real: Hace referencia a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente poseen o controlan a una Contraparte o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una operación o negocio. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerce(n) el control efectivo final sobre una persona jurídica o es (son) titular(es) del 25% o más de su capital, en caso de tener naturaleza societaria. Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa. Contraparte: Hace referencia a cualquier persona natural o jurídica con la que la empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales, o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son Contrapartes, los accionistas, socios y empleados de la empresa y los clientes y proveedores de bienes o servicios. Debida diligencia (due diligence en inglés): Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas. Empresa: Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según la definición del Código de Comercio, las Entidades sin Ánimo de Lucro de carácter Público o Privado, las empresas vinculadas y adscritas a la administración nacional, departamental o municipal del país, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, las personas jurídicas extranjeras, las sociedades por acciones simplificadas según la Ley 1258 de 2008 y las demás personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.
PRO-UA-GA-012
10 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Empresa Obligada: Hace referencia a la Empresa que se encuentra obligada a darle cumplimiento a implementar un sistema de prevención y auto gestión del riesgo LA / FT, bien sea del sector real o del cualquier otro sector de la economía. Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo. Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal, así como las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa, que se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarlo en las operaciones, negocios o contratos que realiza el ente económico. De acuerdo con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y para efectos de la política se tendrán en cuenta los siguientes: A. Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden, es decir, accionistas, socios, empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios. B. Productos: Bienes y servicios que ofrece o compra una empresa en desarrollo de su objeto social. C. Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a puerta, Internet o por teléfono D. Jurisdicción territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de LA/FT en donde la empresa ofrece o compra sus productos. Funcionarios: Por funcionarios se entienden todos los Socios, Administradores, Empleados y subcontratistas de UNION DE ARROCEROS S.A.S. Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Organismo intergubernamental establecido en 1989, cuyo mandato es fijar estándares y promover la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación y otras amenazas a la integridad del sistema financiero. Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
PRO-UA-GA-012
11 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Herramientas: Son los medios que utiliza una empresa para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales, intentadas o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se pueden mencionar; las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales, entre otras. LA/FT: Hace referencia al Lavado de Activos y al Financiamiento del Terrorismo Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal o las normas que lo modifiquen o sustituyan. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que, de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas, las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras. Listas restrictivas: Las siguientes son algunas de las listas de personas o entidades que pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo: A. Listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas restrictivas (de ahora en adelante “Lista ONU”). B. Lista OFAC y Si se determina más adelante, se consultarían otras bases de datos establecidas para la prevención del lavado de activos y/o la financiación del terrorismo. Máximo órgano social: Según el tipo societario, será la Junta Directiva o asamblea general de accionistas y está conformado por todos los socios o accionistas de una empresa. Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica. Oficial de Cumplimiento: Es el empleado de la empresa que está encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT. Así mismo, deberá rendir informes, tanto al Representante Legal como a la Junta Directiva con la frecuencia y periodicidad que se establezca.
PRO-UA-GA-012
12 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Omisión de denuncia: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, y no denunciarlos. Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF. Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que, por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF. Órganos de Control: Por órganos de control se entiende la Revisoría Fiscal y el Área de auditoria de la empresa. Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que, por razón de su cargo, manejan recursos públicos o detentan algún grado de poder público. Esta definición también incluye a los individuos que hayan desempeñado funciones públicas destacadas o que, por su cargo, hayan manejado o administrado recursos públicos. No obstante, la calidad de PEP sólo se conservará por un periodo de 2 años con posterioridad a la fecha en que el respectivo individuo haya dejado de desempeñar las funciones públicas destacadas o haya dejado de administrar o manejar recursos públicos. También se consideran PEP´s los altos ejecutivos de empresas estatales, los funcionarios de alto rango en los partidos políticos y los jefes de Estado. Política o Manual SAGRLAFT: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la empresa. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT. Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.
PRO-UA-GA-012
13 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Representante Legal: Por Representante Legal, para todos los efectos relacionados con la implementación y actualización del Sistema de Auto prevención y Gestión del Lavado de Activos y / o Financiamiento del Terrorismo, se entenderá que es el Líder que se encuentra encargado de disponer las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias y requeridas para que el Oficial de Cumplimiento pueda poner en marcha el sistema y desarrollar las labores de supervisión y cumplimiento del mismo. También se encuentra encargado de presentar, conjuntamente con el Oficial de Cumplimiento el proyecto de actualización del sistema a la Junta Directiva. Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo. Las contingencias inherentes al LA/FT se materializan a través de riesgos tales como el legal, el reputacional, el operativo o el de contagio, a los que se expone una empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para la estabilidad financiera de la misma, cuando es utilizada para tales actividades. Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad de la empresa, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Socios: Persona natural o jurídica que se obliga a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en especie a la sociedad y que participa de las utilidades sociales. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
VII. SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. a) Dentro de las similitudes encontramos:
PRO-UA-GA-012
14 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
El lavado de activos y la financiación del terrorismo pueden utilizar las mismas
técnicas, canales e instrumentos para movilizar o hacer circular el dinero o los activos
adquiridos de forma ilícita o proveniente de actividades ilícitas.
El lavado de activos y la financiación del terrorismo utilizan los mismos esquemas de
colocación, ocultamiento e integración de los recursos.
b) Dentro de las diferencias encontramos:
VIII. CONSECUENCIA DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Actualmente los delincuentes buscan la mejor manera para emblanquecer sus capitales, por tal motivo, UNION DE ARROCEROS S.A.S. trabaja constantemente para evitar la materialización de ilícitos y evitar graves consecuencias, tales como:
a) Afectaciones económicas.
b) Posibilidades de contagio que lleve a pérdida total o parcial de clientes.
c) Afectación de la buena reputación.
d) Dificultades para acceder a recursos del sector financiero.
e) Inclusión en listas restrictivas internacionales (OFAC, ONU, entre otros).
Lavado de Activos – LA Financiación del Terrorismo - FT
Tiene relación con los dineros o activos provenientes de actividades ilícitas representados en los delitos fuente.
No sólo se identifica mediante la entrega de dineros, sino mediante la entrega de activos o apoyo logístico proveniente de actividades lícitas o ilícitas.
Su mayor propósito es legalizar las utilidades obtenidas por el crimen organizado.
Su mayor propósito es el mantenimiento y sostenimiento económico de una organización terrorista.
Las transacciones o negocios realizados responden a sumas altas de dinero y su estructuración resulta compleja, para evitar la obligación de reportar origen de fondos, o la identificación de los propietarios.
Los montos de las transacciones resultan ser bajos generalmente, para evitar ser percibidos.
Los criminales están organizados y operan normalmente a través de empresasfachadas.
No tienen un perfil financiero definido que permita identificarlos.
PRO-UA-GA-012
15 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
f) Pérdida de relaciones comerciales.
g) Sanciones de tipo penal, administrativo, laboral y patrimonial.
IX. MEJORES PRACTICAS DE UNION DE ARROCEROS EN LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT Es deber de todas las contrapartes que están relacionadas con UNION DE ARROCEROS S.A.S. comprometerse en la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo – LA/FT, poniendo todos sus esfuerzos para prevenir que la empresa se vea involucrada en estos ilícitos, no sólo por razones de lealtad sino además por razones de ética y legalidad, por lo tanto, se tendrán en cuenta todas las recomendaciones dadas por los entes gubernamentales, para evitar ser víctima de estos delitos, las cuales se hace alusión a continuación:
• Absténgase de prestar su nombre como persona natural o jurídica.
• Dude siempre de los “negocios fáciles”.
• Nunca preste sus productos financieros.
• Aplique siempre mecanismos de conocimiento del cliente.
• Apóyese en la tecnología para realizar la debida diligencia a los Clientes, Proveedores,
Contratista y demás contrapartes que deseen tener vínculos con la compañía.
• Documente las transacciones que realice.
• Monitoree las operaciones de los Clientes y Proveedores.
• Conozca el mercado de sus Clientes y Proveedores.
• Siempre incluya controles en los procesos.
• Identifique señales de alerta.
• Sensibilice, capacite y entrene al equipo de trabajo.
• Actualice los manuales y procedimientos de la compañía.
• Conozca las tipologías o modalidades a través de las cuales se cometen los delitos de
lavado de activos y financiación del terrorismo.
X. ETAPAS DEL SARGLAFT
10.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT Con el fin de garantizar un adecuado funcionamiento del SAGRLAFT en UNION DE ARROCEROS S.A.S., se ha definido un modelo organizacional acorde a las exigencias normativas, en el cual se incorpora a la Junta Directiva, al Representante Legal de la Sociedad, el Oficial de Cumplimiento y todas las áreas relacionadas con las principales operaciones con contrapartes.
PRO-UA-GA-012
16 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Es importante tener en cuenta que a pesar de designar un Oficial de Cumplimiento que se encargará de adelantar las actividades principales relacionadas con la administración del riesgo de LA/FT, la gestión de este riesgo es una función inherente a todos los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S.
A continuación, se describen las funciones que en materia de SAGRLAFT le han sido asignadas a los diferentes órganos y áreas que conforman la estructura organizacional que lo soporta:
10.1.1 Junta Directiva Como principal órgano de la Sociedad UNION DE ARROCEROS S.A.S., la Junta Directiva tiene las siguientes responsabilidades y funciones en materia de control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo:
1. Aprobar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de activos y
financiación del terrorismo, presentado por el representante legal y el oficial de
cumplimiento.
2. Designar al Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente acorde con las características y
calidades requeridas para el Rol.
3. Aprobar los manuales, las políticas e instrucciones en materia de prevención y control de
LA/FT; de igual forma las modificaciones, adiciones o ajustes a los que dé lugar.
4. Analizar los informes presentados por el oficial de cumplimiento y/o representante legal.
5. Disponer de las medidas operativas económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que
sean necesarias y requeridas por el Oficial de Cumplimiento para que pueda desarrollar
sus labores.
10.1.2. Representante Legal
PRO-UA-GA-012
17 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Para el funcionamiento del sistema SAGRLAFT se requiere como mínimo que el Representante Legal, ejecute las siguientes funciones:
1. Presentar a la Junta Directiva la propuesta del SAGRLAFT para su estudio y aprobación,
así como las propuestas de modificaciones o adiciones posteriores.
2. Divulgar, promover y verificar el cumplimiento del sistema de prevención, autocontrol y
gestión de riesgo de LA/FT aprobado por la Junta Directiva.
3. Asignar de manera eficiente los recursos técnicos y humanos, determinados por la junta
directiva necesarios para implementar el SAGRLAFT.
4. Presentar cuando lo estime pertinentes recomendaciones a la Junta Directiva sobre el
sistema de LA/FT.
5. Brindar colaboración y apoyo al Oficial de Cumplimiento, y evaluar las recomendaciones
e informes que éste le presente.
6. Conocer de las operaciones inusuales, intentadas y sospechosas reportadas por el Oficial
de Cumplimiento.
10.1.3. Oficial de Cumplimiento
1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAGRLAFT.
2. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al sistema.
3. Velar por la divulgación y socialización del manual y documentos anexos que constituyen
el SAGRLAFT.
4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación y campañas para generar
cultura de prevención de actividades de LA/FT.
5. Atender cualquier requerimiento o solicitud de las autoridades competentes en materia
de prevención y control de actividades delictivas.
6. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo
de LA/FT que formarán parte del Sistema.
7. Evaluar los informes presentados por el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso
frente a las deficiencias informadas.
8. Proponer al Representante Legal la actualización del manual y de las políticas en materia
de LA/FT cuando se requiera.
9. Presentar al Representante Legal los requerimientos de recursos informáticos,
tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
10. Realizar un monitoreo semestral al Sistema.
PRO-UA-GA-012
18 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
11. Conocer de las denuncias, inquietudes o dilemas que presenten los funcionarios en
relación con el riesgo de LA/FT.
12. Reportar las operaciones sospechosas identificadas a la UIAF e informar sobre estas al
Representante Legal. Si se evidencia ausencia de operaciones sospechosas, el oficial de
cumplimiento tendrá que presentar reportes de ausencia de operaciones (AROS) dentro
de los diez días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre por medio
del sistema en línea (SIREL) de la UIAF conforme con los lineamientos establecidos para
esta plataforma.
13. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información
relativa a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT.
14. Rendir informes al Representante Legal semestralmente haciendo referencia a los
siguientes temas:
Avance del desarrollo del SAGRLAFT.
Planes de acción o de mejora para corregir u optimizar mecanismos y
procedimientos en la gestión de riesgos y eficiencia del SAGRLAFT.
Acciones correctivas presentadas por la Junta Directiva o el Revisor Fiscal.
Operaciones inusuales y sospechosas.
Entre otras.
Para el adecuado ejercicio de sus funciones el Oficial de Cumplimiento tendrá acceso a la información y documentos necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades, por lo tanto, las áreas de administración, gestión y órganos de control suministrarán la información que les sea requerida. Así mismo, el Oficial de Cumplimiento mantendrá el nivel de independencia que evite la aparición de conflictos de intereses incompatibles con el correcto desempeño de sus funciones.
XI. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Las situaciones que se enuncian a continuación serán consideradas como inhabilidades o incompatibilidades que impiden al Oficial de Cumplimiento ejercer su labor con plena independencia. Por lo tanto, no podrá ostentar la calidad de oficial de cumplimiento la persona que:
a. Hayan incurrido alguna vez en delitos asociados al riesgo de Lavado de Activos o
Financiación del Terrorismo.
b. Tengan parientes hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil sobre los cuales se haya conocido algún vínculo con actividades u
PRO-UA-GA-012
19 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
operaciones relacionadas con el Lavado de Activos o el Financiamiento del
Terrorismo.
c. No podrá ser oficial de cumplimiento un tercero que NO se encuentre vinculado
como funcionario de la compañía.
d. Las demás que determine la Junta Directiva.
Así mismo, es posible que sobrevengan situaciones respecto del oficial de cumplimiento, que una vez haya sido designado por el máximo órgano social, afecten su independencia, por esta razón, en todas las ocasiones en que sea posible verificar que el oficial de cumplimiento se encuentra en una situación que compromete su independencia y objetividad, deberá reportar tal situación al representante legal y alejarse de cualquier decisión que se tome en la empresa con respecto al particular.
XII. POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANICACIÓN DE TERRORISMO UNION DE ARROCEROS S.A.S, a través de sus políticas, ha definido criterios y lineamientos generales de actuación que orientan la gestión frente al Autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRLAFT. Cada una de las políticas definidas una vez adoptadas, se convierte en pautas de comportamiento de obligatorio cumplimiento, las cuales se encuentran documentadas en el presente Manual.
12.1. Políticas del SAGRLAFT Corresponden a las directrices, criterios y lineamientos generales de actuación que orientan el desarrollo y la gestión del SAGRLAFT dentro de UNION DE ARROCEROS S.A.S
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe velar por el cumplimiento de las normas,
procedimientos y políticas establecidas para prevenir y controlar el lavado de activos y
financiación del terrorismo en las operaciones desarrolladas en el giro normal del
negocio.
UNION DE ARROCEROS S.A.S, cuenta con una metodología de Autocontrol y Gestión del
Riesgo LA/FT, que permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos
inherentes y riesgos residuales de la entidad.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. cuenta con un procedimiento de vinculación establecido
para el conocimiento del cliente y demás contrapartes.
PRO-UA-GA-012
20 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Todos los colaboradores de UNION DE ARROCEROS S.A.S. desarrollan sus actividades
dentro del cumplimiento de las normas internas de la compañía, atendiendo los
procedimientos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y de
igual forma cumpliendo con los principios éticos establecidos.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. asegura la prevención de conflictos de interés.
Todo funcionario que detecte y considere que una operación puede catalogarse como
inusual, o tenga conocimiento por cualquier medio que un cliente, proveedor,
contratista o usuario de la empresa se encuentra incluido en alguna de las listas
restrictivas o se encuentre en un proceso administrativo o judicial relacionado con LA/FT,
debe informarlo de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, apelando al principio
de actitud preventiva.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe contar con los mecanismos para realizar la
consolidación electrónica de sus transacciones, con el fin de identificar operaciones
inusuales y operaciones sospechosas.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. realizará los procesos de actualización de las contrapartes
como mínimo una vez al año.
12.2. Políticas Estratégicas
Definen los criterios y lineamientos generales de actuación, encaminados a generar una alineación entre el Direccionamiento Estratégico y el sistema de Autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRLAFT. La Junta Directiva y el Representante Legal de UNION DE ARROCEROS S.A.S. reconocen el
Sistema de Autocontrol y gestión del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del
Terrorismo como una herramienta que le permitirá mantener bajo estricto control los
riesgos LA/FT.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe contar con la tecnología y los sistemas necesarios para
garantizar la adecuada administración del riesgo LA/FT y de los reportes internos y
externos requeridos por las autoridades competentes.
Cultura del SAGRLAFT: Con el fin de promover la cultura SAGRLAFT al interior de la
organización, se establece como mecanismo fundamental, la capacitación periódica de los
empleados, a través de talleres, seminarios y actualización sobre el tema, al menos una
vez al año.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. incorpora en el Código de Ética las políticas SAGRLAFT
orientando la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del mismo.
La Revisoría Fiscal, será los encargados de evaluar el sistema de Autocontrol y gestión del
Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo - SAGRLAFT.
PRO-UA-GA-012
21 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
12.3. Políticas Operativas Las Políticas Operativas fijan las directrices que orientan eficaz y eficientemente las operaciones sobre la entidad y gestión para el logro de los objetivos del SAGRLAFT.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. cuenta con un Oficial de Cumplimiento Principal y
Suplente, quienes se encuentran posesionados por la Junta Directiva y cumplen con los
requisitos exigidos por la Superintendencia de Sociedades.
Todas las contrapartes, sin distinción alguna, desde el momento de iniciar, durante y
hasta la finalización de la relación comercial con UNION DE ARROCEROS S.A.S. serán
objeto de medidas de conocimiento o debida diligencia, donde la entidad efectuará
revisión y monitoreo periódico.
Relación directa con los clientes: Todo colaborador de la empresa, que tenga una
relación directa o indirecta con los clientes, estará obligado a aplicar las medidas de
prevención, control y los procedimientos señalados en este manual, con el fin de evitar
que, en la ejecución de las diferentes transacciones se pueda llevar a cabo cualquier
operación de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Relación comercial: Todo colaborador que tenga sospechas fundamentadas,
verificables y razonables sobre la actividad de algún cliente o cualquier contraparte,
que puedan conducir a la empresa al lavado de activos y/o financiación del terrorismo,
deben informarlo inmediatamente y deben anteponer el cumplimiento de las normas
en materia de administración de riesgo de LA/FT sobre los logros de las metas
comerciales.
Colaborar con las autoridades competentes: UNION DE ARROCEROS S.A.S. está en la
obligación de colaborar con las autoridades judiciales y demás órganos de Control que
por mandato de la Ley competa su conocimiento, suministrando la información de que
se disponga, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
12.4. Política sobre consulta de Listas Restrictivas
UNION DE ARROCEROS S.A.S. efectuará las consultas en listas restrictivas vinculantes
para Colombia y las demás listas que sean necesaria para la debida diligencia en
verificación de información sobre Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo a
través de la herramienta tecnológica que se tenga contratada.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. se abstendrá de vincular clientes o contrapartes que se
encuentren reportados por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) o por la OFAC
(Office of Foreign Assets Control) u ostenten condenas por los delitos de Lavado de
Activos y Financiación del terrorismo.
PRO-UA-GA-012
22 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Colaboradores: Antes de su vinculación con UNION DE ARROCEROS S.A.S. se deberá
consultar en listas restrictivas a todos los candidatos postulantes a ser empleados,
dicha consulta deberá ser efectuada antes de suscribir contrato o formalizar el vínculo
laboral.
Todos los contratistas y proveedores de la empresa deberán ser consultados en listas
restrictivas, previo a la suscripción de cualquier contrato, orden de compra y/o servicio,
de encontrarse alguna coincidencia en las listas restrictivas con dichos proveedores el
área administrativa deberá informar al Oficial de Cumplimiento para analizar el caso y
de esta forma, poder efectuar el contrato u orden de compra de ser procedente.
Accionistas de UNION DE ARROCEROS S.A.S. previo a la venta de acciones por parte de
la empresa, los potenciales accionistas deberán ser consultados en las listas restrictivas,
Adicional a lo anterior, el área de cumplimiento consultará al representante legal y a los
socios si se trata de una persona jurídica.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. dará por finalizada cualquier relación y/o vínculo existente
con contrapartes relacionadas con las listas vinculantes y se debe realizar
inmediatamente el reporte a UIAF.
Reporte de Operaciones Sospechosas: El Oficial de Cumplimiento debe hacer el
respectivo reporte a la autoridad competente, cuando se presente un posible caso de
LA/FT.
12.5 Política Documental
UNION DE ARROCEROS S.A.S. documenta y actualiza las políticas, procesos y
procedimientos SAGRLAFT, garantizando su integridad, oportunidad y confiabilidad.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. garantiza la debida conservación de los documentos que
componen el SAGRLAFT.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. Difundirá y exigirá a todos los empleados de la Empresa,
incluyendo a los nuevos, el conocimiento y acatamiento estricto al presente Manual,
razón por la cual, en ningún caso su desconocimiento, lo exime de responsabilidad.
Por ningún motivo los colaboradores divulgaran a las contrapartes la información
arrojada en las consultas de las listas restrictivas y demás fuentes de información, se
preservará la neutralidad de actuación tendiente a impedir la divulgación del uso de
información privilegiada.
La información y documentos relacionados con el SAGRLAFT estarán bajo la custodia del
Oficial de Cumplimiento.
PRO-UA-GA-012
23 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
12.6. Políticas en relación con la Capacitación
UNION DE ARROCEROS S.A.S. incluye una sección especifica en el programa de inducción
de los nuevos colaboradores sobre el SAGRLAFT.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. a través del oficial de cumplimiento debe desarrollar un
programa de capacitación anual sobre el SAGRLAFT dirigido a los colaboradores que se
estimen relevantes para cumplir con los lineamientos de prevención y control del riesgo
de LA/FT.
El Oficial de Cumplimiento impulsará de manera permanente a nivel institucional la
cultura en SAGRLAFT cumpliendo con lo establecido en la circular Básica jurídica de la
Superintendencia Sociedades.
12.7. Políticas para la resolución de conflictos de Interés en relación con SAGRLAFT. UNION DE ARROCEROS S.A.S. deberá prevenir y resolver los conflictos que surjan en desarrollo de su actividad entre sus propios intereses y de sus clientes, velando porque siempre prevalezca el interés de la empresa en cumplir con el Sistema de Autocontrol y gestión del Riesgo LAFT. Se consideran situaciones relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo que dan lugar a Conflictos de Interés, las siguientes: 12.7.1. En el análisis de operaciones inusuales o sospechosas. Se entiende que hay conflicto de interés en el análisis de operaciones inusuales cuando éstas han sido realizadas por cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil a la luz de los artículos 37,47 y 50 del Código Civil, o de aquellas operaciones en las que la persona encargada de realizar el análisis tenga algún interés personal o busque el favorecimiento de otra persona. 12.7.2. En reportes Se entiende que hay conflicto de interés cuando en la toma de la decisión de realizar el reporte se encuentren involucradas situaciones personales de quien hace el reporte o se trata de operaciones con cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. 12.7.3. En la consulta de listas de restrictivas
PRO-UA-GA-012
24 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S que realicen las consultas de las listas restrictivas, deberán mantener confidencialidad sobre su uso, las contrapartes que consultan y obrar sin interés personal y sin buscar ningún tipo de favorecimiento, para lo cual, dichos funcionarios deberán firmar el Anexo No. 9 – Acuerdo de confidencialidad Sagrlaft.
12.7.4. En la atención de consultas de información por parte de las autoridades competentes La persona encargada de atender consultas relacionadas con información solicitada por autoridades competentes deberá obrar sin interés personal y/o sin buscar el favorecimiento de otra persona. Adicionalmente y de conformidad con los principios y normas de conducta establecidas por el Código de Ética de la Empresa, así como por la legislación vigente; los directivos, funcionarios y demás contrapartes de UNION DE ARROCEROS S.A.S respecto al SAGRLAFT deberán:
1. Abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la Ley y
a los intereses de UNION DE ARROCEROS S.A.S. que puedan perjudicar el
cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la
compañía.
2. Toda contraparte de UNION DE ARROCEROS S.A.S con acceso a información
privilegiada deberá abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a
conflicto de interés.
3. Los directivos y funcionarios de la empresa no podrán recibir remuneración, dádivas
o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier
persona natural o jurídica, en razón al trabajo o servicio prestado a la sociedad.
4. Los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S. que se encuentren frente a un
posible conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno,
deberán informar inmediata y oportunamente a su superior jerárquico.
5. Los empleados evitarán incurrir en potenciales conflictos como violar la
confidencialidad debida a los clientes para obtener provecho personal; así como
realizar operaciones sobre la base de amistad o relación familiar o cualquier otra que
perezca.
12.8. Políticas sobre modificación del Manual SAGRLAFT
El Manual SAGRLAFT será diseñado y propuesto a la Junta Directiva por el Oficial de
Cumplimiento.
El Manual debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de la empresa, las
modificaciones deben ser aprobadas por la Junta Directiva.
PRO-UA-GA-012
25 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Las normas de la Superintendencia de Sociedades se entenderán automáticamente
incorporadas al presente Manual sin que se requiera aprobación de la Junta Directiva.
Las ampliaciones o modificaciones a los formatos y procedimientos previstos en el
manual podrán introducirse sin aprobación previa de la Junta Directiva, pero con el visto
bueno del Representante Legal y del Oficial de cumplimiento.
12.9. Políticas aplicables a los elementos de SAGRLAFT Las siguientes son las políticas adoptadas por UNION DE ARROCEROS S.A.S. para el adecuado manejo del SAGRLAFT, las cuales son de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, adicional al cumplimiento de las normas legales que deben ser atendidas en el desarrollo de sus actividades. 12.10.1. Políticas del elemento de Identificación:
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe identificar los factores de riesgo a la cual está
expuesta y establecer la metodología para segmentarlos.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer las causas de los eventos del riesgo, así
como los riesgos asociados (reputacional, legal, operacional y de contagio).
12.10.2. Políticas de los elementos de Medición:
Una vez concluida la etapa de identificación, el sistema debe permitirle a UNION DE
ARROCEROS S.A.S. medir la probabilidad y el impacto; lo cual, debe ser calculado para
cada evento de riesgo.
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer el perfil de riesgo inherente al que está
expuesta y tomar las medidas necesarias para minimizarlos.
12.10.3. Políticas de los elementos de Control:
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer un control para cada riesgo, como
resultado de la aplicación de los controles, se determina el perfil de riesgo residual de
LA/FT.
la Revisoría Fiscal son los encargados de analizar y evaluar los controles ya existentes, y
aquellos que deban establecerse para disminuir la probabilidad y /o el impacto de
materialización de cada evento de riesgo.
PRO-UA-GA-012
26 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
12.10.4. Políticas de los elementos de Monitoreo:
UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe asegurar que los controles comprendan todos
los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y
eficiente.
UNION DE ARROCEROS S.A.S, mantendrá monitoreo permanente a todos los
factores de riesgo, apoyado en desarrollos tecnológicos que le permitan cruzar los
clientes contra las listas restrictivas, así mismo detectar las operaciones que se
salgan de los parámetros normales.
Los funcionarios encargados de esta etapa son responsables de conocer y
monitorear los riesgos a los que la empresa está expuesta en materia de LA/FT.
12.11. Medidas para el cumplimiento de las políticas
Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene UNION DE ARROCEROS S.A.S de prevenir y
controlar el riesgo de LA/FT, sus órganos de administración y de control, así como el Oficial de
Cumplimiento y demás colaboradores, deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes
premisas:
a. Conocimiento del cliente y demás contrapartes.
b. Métodos para la consecución y actualización de la información de las
contrapartes.
c. Conocimiento y segmentación del mercado.
d. Análisis cuidadoso de las operaciones inusuales.
e. Reporte de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis
Financiero.
f. Programas de capacitación continua.
g. Funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento
h. Determinación de "Señales de Alerta".
i. Régimen sancionatorio ante incumplimiento de los procedimientos del
SAGRLAFT.
XIII. PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 13.1. Procedimiento de vinculación: El conocimiento del cliente y demás contrapartes se inicia con el adecuado diligenciamiento de los diferentes formularios de vinculación (físicos o virtuales) que utiliza la empresa, así como con
PRO-UA-GA-012
27 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
el cumplimiento de los requisitos de información y documentación que determine UNION DE ARROCEROS S.A.S. UNION DE ARROCEROS S.A.S. ha adoptado medidas especiales para el cumplimiento de los requisitos legales exigidos por la Superintendencia de Sociedades. Por lo cual, ha diseñado y establecido al interior de la sociedad el Anexo No. 1. PRO-UA-GA-011 - Procedimiento de
vinculación de contrapartes SAGRLAFT, el cual hace parte integral del presente manual. Para tomar la decisión de crear o rechazar una contraparte se tendrán en cuenta como
elementos de juicios, entre otros aspectos, los siguientes:
La veracidad y certeza de la información consignada en el formato de vinculación.
El resultado de las consultas en listas restrictivas.
El perfil social y las referencias comerciales que se tengan de la contraparte.
Los recursos que manejen las contrapartes (ingresos y egresos detallados en el
formulario de vinculación y/o documentos anexos).
El lugar donde el cliente desarrollará sus operaciones.
La exigencia de la información adicional requerida para cada una de las contrapartes.
13.2. Personas Expuestas Políticamente (PEP’s)
Hace referencia a los individuos que desempeñan funciones públicas destacadas o que, por su
cargo manejan o administran recursos públicos. Esta definición también incluye a los individuos
que hayan desempeñado funciones públicas destacadas o hayan manejado o administrado
recursos públicos. No obstante, la calidad de PEP sólo se conservará por un periodo de dos años
con posterioridad a la fecha en que el respectivo individuo haya dejado de desempeñar las
funciones públicas o haya dejado de administrar recursos públicos.
Se consideran PEP’s a las siguientes personas:
a) Personas expuestas políticamente
b) Representantes legales de organizaciones gubernamentales, funcionarios militares y
judiciales.
c) También se consideran PEP’s los altos ejecutivos de empresas estatales, los funcionarios de
alto rango en los partidos políticos y los jefes de Estado.
Las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación
del terrorismo robustecen las exigencias en debida diligencia para la identificación de los PEP’s,
PRO-UA-GA-012
28 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
por lo tanto, el Oficial de Cumplimiento diligenciará el Anexo No. 8.Formato de Relación PEP´S
con los clientes identificados, actualizando cualquier novedad relevante.
Proceso de Vinculación: Sera el mismo procedimiento de vinculación de todos los demás clientes de la empresa. Sin embargo, una vez identificado como PEP´s, deberá ser el Oficial de Cumplimiento quien se encarguen de aprobar dicha vinculación. 13.3. Excepciones en el procedimiento de vinculación: La vinculación de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la superintendencia Financiera de Colombia, entidades vigiladas por la superintendencia de salud y los organismos multilaterales y Entidades del Estado de orden nacional, departamental y municipal se encuentran exceptuadas de la realización del procedimiento de conocimiento de cliente.
XIV. MECANISMOS DEL SARGLAFT
14.1. Formularios de vinculación
Los mecanismos del SARGLAFT para el conocimiento de los clientes y demás contrapartes deben
permitir a UNION DE ARROCEROS S.A.S. obtener un conocimiento amplio de cada uno de los
ellos, para este efecto se han diseñado los respectivos formatos de vinculación, con la
información necesaria de acuerdo con su clasificación (Persona Natural y Jurídica) El diseño de
estos formatos corresponde al Oficial de Cumplimiento y se tendrá especial atención en que
dichos formatos cumplan con la información mínima establecida por la Superintendencia de
sociedades en las circulares que rigen el SARGLAFT.
14.2. Operaciones Inusuales y Sospechosas. 14.2.1. Operación inusual Una transacción se considera inusual siempre que no guarde relación con la actividad económica del cliente, o se salga de los parámetros fijados por la empresa o cuando no se encuentre explicación o justificación razonable.
1. Fuentes de detección:
a). Operaciones o transacciones inusuales detectadas por cualquier funcionario de la
Entidad, en el desempeño normal de su función.
PRO-UA-GA-012
29 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
b). Situaciones inusuales derivadas de la presencia de una señal de alerta interna, de
conocimiento público o informado por algún organismo autorizado o autoridad
competente.
c). Monitoreo de personas que se encuentran en listas de control o en procesos
administrativos o judiciales asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo o
delitos fuentes de los mismos.
El funcionario de Unión de Arroceros S.A.S. que detecte una operación inusual debe informar y
diligenciar el Anexo No. 2. Formato Reporte de Operaciones Inusuales al oficial de cumplimiento,
con los documentos soporte si los hay.
14.2.2. Operaciones Sospechosas Una operación sospechosa es aquella operación no usual que por sus características conlleva a presumir razonablemente que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito, que por su cuantía y demás características no guardan relación con el nivel económico, la actividad y demás características del cliente. El Oficial de Cumplimiento es el encargado de analizar los reportes de inusuales que envían las diferentes dependencias y que podrían conllevar a reportar una operación como sospechosa, por lo tanto, deberá reportar a la UIAF dicha operación, dejando de evidencia los soportes que permitan verificar el proceso por el cual se llegó al reporte y diligenciar el Anexo No. 3. Formato
Reporte de Operación Sospechosa. El Oficial de cumplimiento deberá custodiar los documentos del reporte - ROS y conservar de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la ley 962 de 2005 o la norma que lo modifique o lo sustituya, por un periodo de diez años. Queda totalmente prohibido poner en conocimiento de terceros, salvo a las autoridades competentes, el hecho de que una operación ha sido suministrada o reportada como sospechosa, o que se está analizando o investigando por su posible vinculación al lavado de activos. El Oficial de Cumplimiento deberá enviar reporte de ausencia de operaciones sospechosas. - AROS, dentro de los diez días calendario siguiente al vencimiento del trimestre si no existiese un ROS positivo. Se podrá determinar si una operación es sospechosa o no, luego de efectuar el siguiente análisis:
• Evaluación de operaciones inusuales realizadas por los colaboradores.
• Evaluación de la información entregada por la contraparte (coherencia y autenticidad).
PRO-UA-GA-012
30 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
• Análisis de la actividad desarrollada por la contraparte.
• Ausencia de soportes adecuados que permitan sustentar la operación realizada.
• Entre otras.
14.3. Señales de Alerta Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, y demás información que UNION DE ARROCEROS S.A.S., determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y efectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en desarrollo del SARGLAFT, determina como normal. Las "Señales de Alerta" ayudan a identificar o detectar comportamientos, conductas, actividades, métodos o situaciones atípicas que pueden encubrir operaciones de lavado de activos. Las señales de alerta deben ser analizadas por el Oficial de Cumplimiento y los funcionarios de las áreas dueñas del proceso, con el fin de identificar la existencia de operaciones inusuales o sospechosas, las señales de alerta determinadas por UNION DE ARROCEROS S.A.S. se detallan en el Anexo No. 5.
14.4. Tipologías Para el cubrimiento de señales de alerta UNION DE ARROCEROS S.A.S. aplicara las recomendaciones efectuadas por el GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL, las VIII recomendaciones especiales del GAFI sobre financiamiento del terrorismo y las Tipologías Regionales del GAFILAT.
14.5. Programa de capacitación SAGRLAFT UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe brindar la capacitación necesaria para desarrollar las competencias de los funcionarios en relación con el Autocontrol y gestión del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, a través de cualquier mecanismo que le permita llevar a cabo dicha gestión. El Oficial de Cumplimiento encargará de actualizar e ilustrar a todos los empleados en relación con el contenido de este manual, las Resoluciones y Decretos que al respecto expidan las entidades competentes mediante capacitaciones que se realizarán cada vez que surja una actualización al Manual, o se modifiquen las normas que rigen el SARGLAFT.
En caso de no haber modificaciones las capacitaciones se realizarán por lo menos una vez en el
año, por parte del Oficial de Cumplimiento, con el fin de garantizar el cubrimiento de
capacitación para la totalidad de empleados para lo cual dejarán evidencia escrita con la firma
PRO-UA-GA-012
31 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
de cada una de las personas que asista a los programas y capacitaciones realizadas, estas
capacitaciones se pueden efectuar por las diversas herramientas como son el correo electrónico,
cartillas, intranet, entre otros.
Se determina que UNION DE ARROCEROS S.A.S. incluye una sección especifica en el programa de
inducción de los nuevos colaboradores sobre el SAGRLAFT.
14.6. Manejo de efectivo
• UNION DE ARROCEROS S.A.S. recibirá todos los pagos o abonos a través de sus cuentas
bancarias.
• En caso de recibir pagos en efectivo iguales o superiores a diez (10) millones de pesos el
encargado de la caja debe hacer firmar el Anexo No.4 Declaración de operaciones en
efectivo, por el cliente y entregarlo al oficial de cumplimiento.
14.7. Sanciones
14.7.1. Régimen Sancionatorio Personal
UNION DE ARROCEROS S.A.S. tomará las medidas necesarias para que se sancione administrativa
y hasta penalmente a los colaboradores que directa o indirectamente faciliten, permitan o
cooperen en la utilización de la entidad como instrumento para realizar operaciones de lavado
de activos.
Son consideradas faltas las siguientes:
Mantener las relaciones o vínculos con un cliente, luego de haber recibido la orden de
suspender dichas relaciones.
Informar a las contrapartes que la consulta en listas restrictivas ha generado al tipo de
coincidencia con Lavado de activos o financiación del terrorismo.
Informar a las contrapartes que han sido reportados a la UIAF.
Anteponer la observancia de los principios contenidos en el código de ética y en los manuales
internos, al logro de las metas comerciales.
Pasar por alto la solicitud de algún documento de los descritos en el presente manual,
siempre y cuando entorpezca el desarrollo de las operaciones.
Omitir el proceso establecido por el presente manual en cualquiera de sus puntos.
No reportar al oficial de cumplimiento, o a su superior jerárquico sobre el indicio de una
operación inusual o sospechosa.
PRO-UA-GA-012
32 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
La responsabilidad de cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos y
financiación del terrorismo es de todos los colaboradores, y por ello cualquier violación será
sancionada como falta grave conforme a lo previsto en el Código Sustantivo del Trabajo.
El incumplimiento de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos y
financiación del terrorismo es sancionado por la Superintendencia de Sociedades como práctica
insegura y no autorizada, con grandes sanciones económicas y administrativas para la empresa,
sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señale la Ley y de las medidas que
conforme a sus atribuciones pueda imponer la Superintendencia.
14.7.2. Régimen Institucional
Cualquier ente regulador, después de pedir explicaciones a los administradores o al
representante legal de UNION DE ARROCEROS S.A.S. se cerciore de que éstos han violado una
norma o reglamento, o cualquier otra norma legal a que deba estar sometida en materia de
prevención de conductas delictivas, podrá imponer una multa, graduándola a su juicio, según la
gravedad de la infracción.
14.7.3. Práctica Insegura UNION DE ARROCEROS S.A.S. es una entidad sometida a inspección, vigilancia y control por la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con lo descrito en la Circular Básica Jurídica Capitulo X. Por consiguiente, para UNION DE ARROCEROS S.A.S. el incumplimiento de este Manual se considera una práctica insegura.
XV. ELEMENTOS DEL SISTEMA La administración de riesgos se define como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la identificación y análisis de los riesgos a que está expuesta la compañía, con el propósito de definir una respuesta apropiada que permita eliminarlos, minimizarlos o retenerlos, la gestión inadecuada se refleja en la toma de decisiones erróneas y en la posible materialización del riesgo. Por lo anterior, la Sociedad definió el siguiente esquema de gestión de riesgos de LA/FT con el fin de mitigar dichos riesgos:
PRO-UA-GA-012
33 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
15.1. Identificación del Riesgo Para cada factor de riesgo debe procederse a la identificación de los eventos de riesgo. Para estos efectos, la empresa tiene diseñada una matriz de riesgos que se construyó con base en los riesgos identificados en las diferentes áreas y operaciones de la empresa, la cual podrá ser actualizada periódicamente. La empresa UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe definir “¿qué puede suceder en materia de LA/FT?”, para identificar una lista de eventos de riesgo. Así mismo, debe definir “¿cómo y por qué puede suceder?” para determinar las causas. o las circunstancias que podrían materializar el riesgo. Esta etapa tiene como principal objetivo medir el riesgo inherente o riesgo originado por la propia naturaleza o características de las contrapartes, productos, canales y jurisdicciones.
15.2. Medición del riesgo El análisis de riesgos de LA/FT involucra medir la probabilidad o posibilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT de cada uno de los eventos de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse. El impacto y las probabilidades se combinan para producir el nivel de riesgo. De acuerdo con esto, la empresa definió la siguiente metodología para determinar el nivel de riesgo inherente:
PRO-UA-GA-012
34 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Probabilidad: Es la posibilidad de que las fuentes potenciales de riesgo lleguen realmente a materializarse. Las escalas definidas por la empresa se resumen en el siguiente gráfico:
Impacto: Definido como Nivel de pérdida o daño que podría resultar en el caso de materializarse el riesgo de LA/FT. Las escalas definidas por la empresa se resumen en el siguiente gráfico:
Riesgo inherente: Resulta de multiplicar los niveles de probabilidad y el impacto. El cálculo del riesgo inherente corresponderá a la siguiente fórmula:
ESCALA NIVEL POSIBILIDAD FRECUENCIA PROBABILIDAD
MUY ALTA 5 Que ocurra todas las veces Diario Mayor al 90%
ALTA 4 Que ocurra la Mayoria de veces Mensual Entre el 60% y 90%
MODERADA 3 posiblemente ocurra varias veces Semestral Enrtre el 40% y 60%
BAJA 2 Alguna posibilidad de que el evento ocurra Anual Entre el 10% y 40 %
MUY BAJA 1 Insignificante posibilidad de que el evento ocurra Cada 2 años Igual o menor al 10%
PROBABIIDAD DE OCURRENCIA
LEGAL AFECTACIÓN ECONOMICA REPUTACIONAL CONTAGIO OPERACIONAL
CATASTROFICO 5Cancelación de Matricula /cierre permanente de actividades y operaciones del negocio por decisión de las entidades reguladoras
Multas, Gastos júridicos e indemnizaciones por una cuantía igual o superior a
25.000 SMMLV
Cobertura de Medios de Comunicación a nivel
Nacional e Internancional . Daño importante a la empresa
Efecto contagio que lleve a perdida total de
clientes
Imposibilidad de contar con procesos, recursos o
infraestructura para continuar con la operación
CRITICO
4Suspención o cierre parcial de actividades, y remoción de los administradores del negocio
Mutas, Gastos juridicos e indemnizaciones por
cuantías entre 2.000 a 24.9999 SMMLV
Cobertura de medios a nivel nacional y perdida importante
de clientes
Efecto contagio que lleve a perdida de
clientes
Afectacion temporal de los procesos, recursos o
infraestructura para continuar con la operación
MODERADO
3Suspención e inhabilitación del
Representante Legal , Oficial de Cumplimiento
Multas, Gastos júridicos e indemnizaciones por
cuantías entre 200 y 1.999 SMMLV
Coberturas de medios a nivel regional y perdida de importantes clientes
Efecto contagio que lleve a perdida parcial
de clientes
Afectacion parcial de los procesos, recursos o
infraestructura para continuar con la operación
MENOR
2 AmonestaciónMultas, gastos jurídicos e indemnizaciones por una
cuantía inferior a 199 SMLV
Cobertura de medios a nivel local, Mala imagen pero no
causa pérdida de clientes o disminución de ingresos
Puede producir efecto entre línea(s) de
servicio(s) relacionadas con la
Compañía.
Afectacion de un proceso especifico, recurso o
infraestructura para continuar con la operación
INSIGNIFICANTE1 Requerimiento No se presentan multas
No afecta la reputación por desprestigio, mala imagen o
No produce efecto contagio
No produce afectacion
FACTORES DE RIESGOSESCALA NIVEL
IMPACTO
Riesgo Inherente (RI) = Valor Probabilidad * Valor Impacto
PRO-UA-GA-012
35 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Los valores serán ubicados en una matriz 5 x 5 y cada uno de los cuadrantes tendrá asignado un nivel de riesgo inherente de acuerdo con el resultado obtenido:
De acuerdo con el resultado de los valores obtenidos en la ecuación anterior, los riegos serán ubicados en la matriz de riesgo inherente, donde se evaluará el nivel de riesgo de cada uno de los factores. Dicho nivel de riesgo se clasifica a través de unas escalas de criticidad, de acuerdo con las combinaciones obtenidas en la siguiente matriz de clasificación:
15.3. Control del Riesgo Los controles dentro del sistema SAGRLAFT están definidos como las políticas, procedimientos, instructivos, para mitigar los riesgos para el cumplimiento de prevención de LA/FT. La identificación de los controles se realizará de acuerdo con su tipo según las siguientes clasificaciones, entre otras: Por su naturaleza:
• Control preventivo: Se aplica sobre la causa del riesgo y su agente generador, con el fin
de disminuir la posibilidad de ocurrencia.
Muy Alta 5 10 15 20 25
Alta 4 8 12 16 20
Moderada 3 6 9 12 15
Baja 2 4 6 8 10
Muy Baja 1 2 3 4 5
Insignificante Menor Moderado Critico Catastrófico
MATRIZ PROBABILIDADES VS IMPACTO
Probabilidad
Impacto
MIN MAX RANGO
PERFIL DEL RIESGO
(IMPACTO +
PROBABILIDAD)0 2,99 INSIGNIFICANTE 0 - 2,99
3 4,99 MENOR 3 - 4,99
5 9,99 MODERADO 5 - 9.99
10 16,99 CRITICO 10- 16.99
17 25 CATASTROFICO 17 - 25
TABLA DE CRITICIDAD
PRO-UA-GA-012
36 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
• Control detectivo: Es una medida que se ejecuta frente a una situación anormal, como
por ejemplo las señales de alerta de actividades de LA/FT.
• Control correctivo: Es una medida que se identifica una vez materializado el riesgo y se
toman acciones para evitar nuevamente la ocurrencia.
Por su forma:
• Control manual: Acción que realizan los colaboradores responsables de un proceso o
actividad.
• Control automático: Acción o procedimiento aplicado desde un computador en una
aplicación tecnológica (software) para prevenir, detectar o corregir errores o
deficiencias.
Los controles del SAGRLAFT se calificarán de acuerdo con los tipos y formas de control frente al estado de su implementación, acorde con la siguiente escala:
Con la determinación del riesgo inherente y la aplicación de los controles, se calcula el riesgo residual de LA/FT, definido como el riesgo al cual se encuentra expuesta la Sociedad luego de la ejecución de los controles: Riesgo residual: La siguiente fórmula muestra el cálculo para la determinación del riesgo residual:
LIMITE INFERIOR LIMITE SUPERIOR CALIFICACION DEL CONTROL PUNTO MEDIO
10% 20% EFICAZ 10,50%
21% 40% EFECTIVO 30,50%
41% 60% EFICIENTE 50,50%
61% 80% INEFECTIVO 70,50%
81% 100% SIN CONTROL 90,50%
LIMITE INFERIOR LIMITE SUPERIOR EFECTIVIDAD PUNTO MEDIO
10% 20% MUY BAJO 10,50%
21% 40% BAJO 30,50%
41% 60% MEDIO 50,50%
61% 80% ALTO 70,50%
81% 100% MUY ALTO 90,50%
TABLA CALIFICACIONES DE CONTROL
EFICIENCIA DEL CONTROL
DISEÑO DEL CONTROL
PRO-UA-GA-012
37 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
De acuerdo con los valores resultantes del cálculo anterior se determina la exposición al riesgo de los diferentes factores de riesgo, la cual debe ser ubicada nuevamente en la matriz de riesgo residual. Allí se observará el desplazamiento de los riesgos por el efecto que ejercen los controles sobre los mismos.
15.4. Monitoreo del Riesgo El Oficial de cumplimiento es el responsable de realizar el seguimiento al funcionamiento del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT. Los resultados de su evaluación se documentarán y se presentarán al Representante Legal y a la Junta Directiva. De acuerdo con lo anterior la UNION DE ARROCEROS S.A.S. definió los siguientes mecanismos de monitoreo:
Consulta en listas restrictivas
Análisis de señales de alerta e inusualidades
Revisión semestral de los riesgos definidos en el sistema para determinar si su impacto
y probabilidad siguen siendo los identificados y si existen nuevos riesgos no incluidos.
15.5. Metodología de Segmentación Factores de Riesgos UNION DE ARROCEROS S.A.S. Segmenta cada factor de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, como se describe en el Anexo No. 6 – Segmentación de Factores
de Riesgos.
XVI. COMITÉ SAGRLAFT UNION DE ARROCEROS S.A.S., creará un comité, el cual estará integrado por lo menos por dos (2) funcionarios de la empresa, con el objetivo de brindar el apoyo suficiente y requerido al oficial de cumplimiento en el ejercicio de sus funciones de prevención y Autogestión del riesgo, de acuerdo a la metodología de expertos propuesta en materia de LA/FT, el cual es presidido y dirigido por la persona que haya sido designada como oficial de cumplimiento por parte de la Junta de Directiva de la compañía. Las funciones del comité son las siguientes:
Riesgo Residual (RR) = Nivel Riesgo Inherente * Nivel de Calificación del Control
PRO-UA-GA-012
38 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
Apoyar en la elaboración de los informes que el Oficial de Cumplimiento debe presentar
al Representante Legal y a la Junta de Directiva en forma semestral en materia de
prevención de LA/FT.
Apoyar al oficial de cumplimiento en la generación de nuevas ideas y estrategias para
presentarlas al Representante Legal y a la Junta Directiva, frente a alternativas que surjan
con respecto a la actualización del manual y de las políticas en materia de LA/FT cuando
se requiera o se evidencien situaciones por corregir.
Velar por la divulgación a los funcionarios del manual y de las políticas en materia de
LA/FT, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Oficial de Cumplimiento.
Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación para generar cultura de
prevención de actividades de LA/FT en la Sociedad, de acuerdo con las instrucciones
impartidas por el Oficial de Cumplimiento.
Informar y documentar al Oficial de Cumplimiento sobre los requerimientos de recursos
informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus
funciones.
Realizar monitoreo semestral al Sistema, en coordinación con las directrices que señale
el oficial de cumplimiento.
En compañía con el Oficial de Cumplimiento, conocer de las denuncias, inquietudes o
dilemas que presenten los funcionarios en relación con el riesgo de LA/FT.
Evaluar los informes presentados por el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso
frente a las deficiencias informadas.
Este comité deberá reunirse por lo menos 2 veces en el año, dejando constancia de los
temas y decisiones abordados en cada una de las sesiones en un acta.
Las actas de las reuniones del comité SARGLAFT, deberán contener como mínimo, el
nombre de los asistentes a la misma, fecha y hora de la reunión, puntos del día y
desarrollo de cada uno de temas y un número de consecutivo que permita identificar
cada una de las actas.
PRO-UA-GA-012
39 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO - SAGRLAFT
VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:
06/12/2019 Aprobado por:
Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT
DOCUMENTOS ANEXOS
• Anexo No. 1. Procedimiento de Vinculación de Contrapartes
• Anexo No. 2. Formato reporte de operación inusual
• Anexo No. 3. Formato reporte de operación sospechosa
• Anexo No. 4. Declaración de operaciones en efectivo
• Anexo No. 5. Formato reporte Representante Legal
• Anexo No. 6. Formato relación PEP´S
• Anexo No. 7. Señales de Alerta
• Anexo No. 8. Segmentación de los factores de riesgo
• Anexo No. 9. Acuerdo de confidencialidad
DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Formulario de vinculación persona natural
• Formulario de vinculación persona Jurica
• Matriz de riesgos
• Código de Ética y conducta
• Compendio de normas
• Tipologías relacionadas con la actividad del arroz