manual proceso de foros
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Manual del Proceso de Foros
Este documento contiene todas las etapas, actores, responsabilidades
y reglas que organizan el proceso que Arauco ha dispuesto como
método para la búsqueda participativa de acciones correctivas
conducente a la certificación FSC.
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Índice
Introducción .................................................................................................................................. 3
I. Foros Híbridos: Principios básicos del proyecto .................................................................... 4
II. Organización del proyecto ..................................................................................................... 5
III. Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos ................................................. 9
IV. Modelo general del proceso interno de los foros ............................................................... 10
V. Proceso de respuesta y seguimiento de soluciones ............................................................ 12
VI. Reglas del juego ................................................................................................................... 14
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Introducción
Forestal Arauco ha emprendido la tarea de certificar su proceso productivo bajo los
estándares del Forest Stewardship Council (FSC), una organización independiente, no
gubernamental y sin fines de lucro, cuyo objetivo es promover en todo el mundo el
manejo forestal sustentable.
En este proceso, Forestal Arauco debe identificar las áreas de mejora, definir los
cambios requeridos e implementar todos los proyectos necesarios para que sus
operaciones forestales sean completamente concordantes con los principios e
indicadores de FSC.
El compromiso que ha asumido la empresa es llevar adelante este proceso de forma
transparente, rigurosa y participativa.
Luego de una primera etapa de pre-auditoría, la empresa identificó una serie de
indicadores que podrían constituir un no cumplimiento del estándar. Dentro de estos
hallazgos de potenciales no cumplimientos, Forestal Arauco identificó un grupo cuya
resolución exigía un proceso participativo, pues son de naturaleza socio-técnica y sus
soluciones requieren consensos sustentables entre todos los actores concernidos
directa o indirectamente.
Para abordar estos temas, se definió un marco conceptual y metodológico que
permitiera enfrentar este desafío de modo participativo, incluyendo a distintos actores
sociales en la búsqueda de soluciones sustentables, con perspectivas y saberes
diversos.
Este documento presenta y sintetiza los principales aspectos de este método de Foros
para la resolución participativa de las controversias conducentes a la certificación de
Forestal Arauco en el estándar de manejo Forestal sustentable FSC.
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I. Foros Híbridos: Principios básicos del proyecto
Este es un proceso participativo y transparente. Este principio se debe
cumplir no sólo en la convocatoria, sino en todo el método de trabajo,
tanto en la conducción de las sesiones como en la difusión que se hace de
éstas.
Valora y da cabida a distintos saberes y experiencias (híbrido). Los
participantes son todos voluntarios que participan en una instancia de
diálogo con Arauco, y han sido convocados siguiendo el criterio de la
diversidad de perspectivas y saberes. El proceso confía en que la búsqueda
de propuestas sustentables requiere de miradas distintas, que no
reproduzcan jerarquías ni privilegios.
Está orientado a la búsqueda y el diseño de soluciones sustentables.
Todas las propuestas que se generen deberán ser definidas del modo más
concreto posible y deberán ser viables en los ámbitos social, ambiental y
económico. En tanto propuestas, ARAUCO las considerará como principal
fuente de información para la implementación de cambios, no asumiendo
un compromiso directamente vinculante para su realización definitiva.
Es una instancia de diálogo, no de negociación. La diferencia radica en
que los foros no debieran reproducir la relación de confrontación entre
distintas realidades, sino propiciar la generación conjunta de una realidad
nueva, compartida, en que los distintos intereses encuentren espacio para
crear soluciones que modifiquen la relación de conflicto. Un recurso clave
de este principio es que los foros convocan múltiples actores, no sólo
perspectivas contrapuestas; en ese sentido, no es una instancia de diálogo
“bilateral”, sino “multilateral”.
No se restringe exclusivamente a la certificación FSC. El proceso está
orientado a la resolución participativa de las controversias que Arauco
mantiene con su entorno social, en el marco del proceso de certificación.
Esto implica que no se debe restringir el diálogo y la búsqueda de
soluciones, aunque estas deben ser acotadas al tema que ha sido definido
para cada grupo y considerar los hallazgos que la auditoría estimó como
falencias.
Es la primera fase de una forma de relación que se está gestando. En
enero de 2011 se debe hacer entrega de la cartera de propuestas
generadas a través del método de Foros al comité de dirección de Arauco.
Sin embargo, es muy probable que las controversias no se agoten ni se
resuelvan en este período, por tanto, se debe considerar que es una
primera etapa, que permitirá dar pasos hacia una forma de relación más
participativa y abierta entre Arauco y la sociedad.
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II. Organización del proyecto
El proceso de Foros se ha organizado como una Estructura paralela de Aprendizaje,
diseñada con la intención de favorecer la generación de propuestas de modo
participativo y de permitir el diálogo entre la organización y otros actores sociales,
siempre en busca de reconocer y valorar visiones, saberes e intereses distintos, y de
incorporarlos como parte de las variables a considerar por Arauco en su proceso de
toma de decisiones.
La forma en que se organiza contempla una instancia superior de decisión,
denominada Comité de Dirección FSC, que trabaja con el Comité de Gerentes
Forestales, que es la instancia formal que actúa permanentemente para la toma de
decisiones en las operaciones forestales, y con el Foro Base, la instancia especialmente
creada para este proyecto cuya responsabilidad es congregar las propuestas e ideas
surgidas a través del proceso de Foros. Todo el proceso está coordinado por un equipo
denominado Comité Ejecutivo del proceso de certificación FSC, cuya función principal
es la de dinamizar la búsqueda de soluciones e implementación de los cambios
requeridos para la certificación.
Fig. 1 Organigrama del proyecto de Certificación FSC
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Las siete instancias relevantes de este proceso y sus funciones son:
Comité de Dirección: Es la instancia de máximo nivel de la toma de decisiones en el
proceso de certificación FSC. Está integrada por los Gerentes Corporativos de Arauco. Sus
responsabilidades principales son:
a) Definir el grado de participación y de los objetivos esperados para el proyecto.
b) Legitimar el proyecto al interior de la organización, asignando los recursos y
favoreciendo las condiciones para su óptima realización.
c) Recibir las propuestas surgidas del proceso de foros, estudiarlas en detalle y
decidir sobre su implementación, informando de todo ello a la organización y a los
actores externos e internos implicados en el proceso.
d) Generar respuesta a los actores participantes en el proceso de Foros, sobre la
viabilidad de las propuestas presentadas. Deberán pronunciarse justificadamente
acerca de su decisión: cuando se resuelva implementar una propuesta, modificar
una propuesta e implementarla con cambios, o no implementar una propuesta.
e) Mantener un monitoreo constante de la implementación, generando instancias
informativas con una periodicidad definida hacia las partes interesadas.
Comité de Gerentes Forestales: Integrado por los gerentes forestales de las filiales de
Forestal Arauco así como los gerentes corporativos del área Forestal. Sus
responsabilidades son:
a) Analizar todas las propuestas de acciones correctivas elaboradas por los Grupos
Técnicos.
b) Supervisar la implementación de las acciones correctivas en todas las filiales.
c) Liderar la implementación de las propuestas generadas por el proceso de foros y
validadas por el Comité de Dirección FSC y las instancias de consulta social
pertinentes.
Comité Ejecutivo: Es una instancia de coordinación general del proceso, integrada por un
grupo reducido de miembros del Comité de Dirección, del Comité de Gerentes Forestales y
del Foro Base. Sus responsabilidades son:
a) La coordinación ejecutiva del proyecto.
b) La organización de todos los foros.
c) Garantizar la disponibilidad de la información sobre el proceso para la
organización y el entorno social.
d) Garantizar el cumplimiento de todas las etapas definidas como requisito para la
resolución de las acciones correctivas conducentes a la certificación FSC.
e) Dinamizar y exigir avances a todas las instancias dispuestas por Arauco para este
proyecto.
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Foro Base: Es el Foro Híbrido que analiza y resuelve de manera global las distintas
controversias que deberán ser abordadas en esta parte del proceso. Sus responsabilidades
son:
a) Definir y delimitar las controversias que deberán ser resueltas mediante el proceso
de Foros, determinando la cantidad de Foros Temáticos y los temas específicos
que deberá abordar cada uno de ellos.
b) Definir quienes serán los integrantes permanentes de cada uno de los Foros
Temáticos, garantizando el carácter híbrido del proceso.
c) Consensuar las reglas de funcionamiento de los Foros y definir con claridad lo que
se espera como resultado del trabajo de los Foros Temáticos.
d) Analizar cada una de las proposiciones entregadas por los Foros Temáticos desde
una perspectiva sistémica, garantizando la coherencia entre ellas y anticipando sus
fortalezas y debilidades (deberán evitar la aparición de nuevas controversias como
resultado de las proposiciones).
e) Sistematizar y editar las propuestas elaboradas por los Foros Temáticos, de modo
que estén en condiciones de ser entregadas al Comité de Dirección FSC, para que
sean resueltas.
f) Estructurar una cartera de proyectos y proponer su implementación al Comité de
Dirección FSC.
Foros Temáticos: Son los foros híbridos encargados de analizar y proponer soluciones de
manera específica a cada una de las controversias socio-técnicas, para facilitar la
certificación FSC. Sus responsabilidades son:
a) Analizar cada uno de los indicadores y las controversias, a partir de la información
y las propuestas que proporcionan los equipos técnicos del proyecto y los
diagnósticos preliminares del Foro Base.
b) Registrar las distintas perspectivas que existen en torno a cada controversia,
garantizando la valoración de cada una de ellas en el proceso de diagnóstico y de
proposición.
c) Evaluar y decidir la necesidad de convocar invitados con saberes no representados
en el foro. Si estos invitados son concernidos externos y se les pretende convocar
de manera permanente, deberán solicitar aprobación a través de la solicitud
respectiva. Si son invitados a discutir en sesiones específicas, no requerirá de esa
autorización.
d) Generar propuestas viables en lo económico, social y ambiental, para cada uno de
los indicadores comprendidos en su ámbito de controversia.
e) Presentar estas propuestas al Foro Base para su análisis y entrega al Comité de
Dirección del proyecto.
Equipos Técnicos: son la instancia técnica dispuesta por la empresa para generar
información especialista y buscar alternativas de solución, para cada uno de los
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indicadores que han tenido hallazgos en la pre-auditoría realizada por el cuerpo
certificador Woodmark. Sus responsabilidades son:
a) Analizar cada uno de los indicadores con hallazgos y recopilar toda la información
necesaria para configurar un diagnóstico completo respecto de estos en cada una
de las empresas de FASA y –en el caso de aquellos foros que no contemplan
b) Proporcionar esta información al Foro Temático respectivo. Cada uno de los 7
Equipos Técnicos deberá establecer relación con el Foro Temático que aborda el
mismo campo de controversia; para ello, el líder técnico de cada equipo será a su
vez el secretario técnico del Foro Temático respectivo.
c) Presentar al Foro Temático respectivo las soluciones que técnicamente se hayan
diseñado para cada indicador.
d) Consensuar junto al Foro Temático, que las soluciones estén en línea con los
planteamientos socio técnicos realizados por el foro.
e) Responder oportunamente a las peticiones de nueva información o de
alternativas de solución distintas, que les sean solicitadas por su Foro Temático
respectivo.
f) A partir de las propuestas generadas por el foro temático, desarrollar un informe
de viabilidad de las propuestas considerando su viabilidad económica, social y
ambiental.
Equipos de Implementación: Son equipos dispuestos por Arauco para concretar en todas
las filiales aquellas soluciones a los hallazgos que ya han sido definidas y proyectadas, y que
requieren ser puestas en marcha. Sus responsabilidades son:
a) Implementar los cambios o acciones correctivas conducentes a la certificación FSC
diseñadas por los Grupos Técnicos y/o los Foros Híbridos, que hayan sido validadas
por el Comité de Dirección y el Comité de Gerentes Forestales.
b) Monitorear el estado de implementación de todos los proyectos que permitan
cumplir los indicadores FSC en cada filial, garantizando que estos se cumplen de
manera sinérgica y homogénea.
c) Proporcionar sistemáticamente información sobre el avance del proceso de
implementación al Comité de Gerentes Forestales, al Comité Ejecutivo del proceso
y al Comité de Dirección FSC.
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III. Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos
La elaboración de propuestas a través del proceso de foros contempla la
participación activa de cuatro instancias descritas anteriormente: Comité de
Dirección, Foro Base, Foros Temáticos y Grupos Técnicos.
Fig. 2 Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos
Este proceso considera una serie de tareas que se ven reflejadas en el
flujograma de la figura 2. Entre ellas, las más relevantes son: la definición
de los integrantes del Foro Base, la definición de los campos de
controversia sobre los que deben trabajar los foros en busca de
propuestas, la participación de los grupos técnicos en la búsqueda de
soluciones específicas para los CARS detectados en la pre-auditoría
(Woodmark 2009), el trabajo de los Foros Temáticos en el análisis de cada
controversia y en la búsqueda participativa de soluciones sustentables, la
elaboración de una cartera de propuestas para todos los temas tratados, el
estudio en profundidad de cada propuesta por parte del Comité de
Dirección y la comunicación a todos los actores de las decisiones referidas
a la implementación de lo propuesto por el proceso.
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IV. Modelo general del proceso interno de los foros
Los Foros tendrán un proceso de producción de soluciones que oscilará entre
etapas convergentes y divergentes.
La primera etapa de Formación de Grupo incluye todas las tareas referidas a la
habilitación social y técnica requerida para que el grupo adquiera confianza y
compromiso con el proceso. Se buscará la convergencia de expectativas, la
integración e identificación grupal.
La etapa de Cartografía de Controversias consiste en la identificación y
comprensión de los elementos que componen cada uno de los temas
controversiales que es necesario resolver. Para ello se deberá emprender una
búsqueda divergente de actores, intereses y puntos de vista, capaz configurar
los contornos de cada tema y las relaciones de éstos entre sí.
Fig. 3 Etapas del trabajo interno de cada Foro Híbrido
La etapa que hemos denominado Definición de Preguntas, se propone
alcanzar un acuerdo inequívoco al interior del foro, respecto a cuáles son las
peticiones o preguntas específicas a las que es necesario dar respuesta o
solución en forma de propuesta en las etapas siguientes.
El Diálogo de Perspectivas es la fase de mayor divergencia del proceso, en
tanto buscará reproducir las distintas miradas posibles sobre la controversia,
sin que estas tengan que confrontarse o enjuiciarse mutuamente. La
metodología en este caso deberá ser suficientemente flexible como para
garantizar la diversidad de perspectivas y fuentes de información (invitados,
visitas a terreno, bibliografía, casos, etc.).
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La fase de Diseño de Propuestas consiste en la producción y/o revisión de
alternativas concretas de solución a las preguntas planteadas en las etapas
anteriores. Parte importante de estas propuestas provendrán de los Grupos
Técnicos. El objetivo de esta etapa es elaborar distintas alternativas de
solución, todas con información, detalles y argumentos socio-técnicos
suficientes.
El Debate de Propuestas consiste en la confrontación de las distintas
alternativas de solución en busca de las más plausibles y sustentables. Al
interior del foro se buscarán alternativas de consenso hasta producir los
planteamientos definitivos que recoge la etapa siguiente y final del proceso.
La última etapa consiste en la construcción de una Cartera de Propuestas
específica para cada controversia, organizada y priorizadas en forma de un
plan de implementación que será entregado al Comité de Dirección FSC.
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V. Proceso de respuesta y seguimiento de soluciones
Todas las propuestas generadas de modo consensuado a través del proceso de
Foros, serán entregadas formalmente por el Foro Base al Comité de Dirección
FSC. Desde ese momento, el Comité de Dirección FSC deberá estudiar la
viabilidad de las iniciativas propuestas, desde la perspectiva de la empresa.
Es importante señalar que las propuestas generadas por el proceso de Foros
no son consideradas como vinculantes, es decir, la empresa las valorará como
alternativas de acción generadas de modo abierto y participativo, y las incluirá
formalmente en su proceso de decisión, pero no estará forzada a
implementarlas tal como sean planteadas por los foros.
El compromiso de Arauco es dar respuesta explícita sobre la decisión de
implementación para cada una de las propuestas.
Fig. 4 Proceso de seguimiento de los Foros Híbridos
El reporte de este proceso de decisión y de la implementación definitiva será
entregado al Foro Base y al Foro Temático respectivo, con el objeto de generar
las recomendaciones finales y proponer métodos de participación y consulta
del plan con el entorno social.
Se realizará un monitoreo a la ejecución el que será informado públicamente.
Para todas las instancias de apoyo y coordinación del avance del proceso se
contará con el Comité Ejecutivo.
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Este proceso debe ser considerado como la puesta en marcha de un modo
permanente de relación entre Arauco y otros actores de su entorno, para la
generación de soluciones a las distintas controversias que la operación forestal
genera.
El modelo de relación se puede sintetizar de la siguiente forma:
Fig. 5 Proceso de participación permanente de los Foros Híbridos
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VI. Reglas del juego
Aspectos generales:
1. El Foro Base y los Foros Temáticos son las instancias dispuestas por la compañía
para analizar y proponer soluciones viables y de consenso, para todos los
indicadores que implican controversias socio-técnicas que forman parte del
proceso de certificación FSC.
2. Tanto el Foro Base como los Foros Temáticos serán considerados espacios
participativos y abiertos, para discutir las distintas opciones técnicas involucradas
en el proceso. Sus debates y proposiciones serán expuestas de modo transparente
a la organización y a los actores externos vinculados al proceso.
3. Estos foros tendrán un carácter híbrido, porque su composición heterogénea
incluirá expertos, técnicos, trabajadores, líderes sociales y ciudadanos. Asimismo,
cada foro deberá tener representadas las distintas ubicaciones geográficas de la
empresa y los saberes en los ámbitos económico, social y ambiental, garantizando
con ello que los debates y las proposiciones posean una mirada sistémica y global.
4. Los integrantes de cada foro deberán participar con una actitud constructiva,
respetuosa y dispuesta a la búsqueda de alternativas de consenso. Cualquier
participante que viole normas de respeto interpersonal podrá ser marginado del
proceso, independiente de su grado de experticia o posición jerárquica.
5. Todos los foros serán facilitados y dinamizados por profesionales independientes,
entrenados y con experiencia en métodos de facilitación grupal. Éstos deberán
garantizar que todas las personas implicadas tengan igual oportunidad de
participar de los debates, evitando discusiones en las que se imponga
autoritariamente un saber sobre otro, y estimulando la aparición de perspectivas
divergentes para ser discutidas y resueltas.
6. Todos los integrantes deberán participar de manera voluntaria en los Foros. Nadie
estará forzado a aceptar la invitación, aunque sean trabajadores o ejecutivos
convocados por la empresa. Sin embargo, una vez aceptada la invitación, su
participación deberá ser regular y activa en el foro correspondiente, hasta que éste
sea cerrado por el equipo facilitador.
7. La empresa dispondrá todas las facilidades necesarias para que los integrantes de
los foros puedan participar sin inconvenientes. Esto incluye gastos y organización
de pasajes, alojamiento, alimentación y viáticos.
8. Los integrantes no recibirán retribución monetaria por su participación en los
Foros.
9. Las reuniones y eventos organizados por los foros serán realizadas exclusivamente
en horarios de trabajo.
10. Todas las sesiones de los Foros serán organizadas previa consulta a sus integrantes
de disponibilidad horaria para la fecha propuesta.
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Planificación del trabajo:
11. La agenda, así como las fechas y contenidos de cada sesión deberán ser conocidos
con anticipación al encuentro por todos los integrantes del foro.
12. Con el objeto de planificar las agendas de los integrantes, el equipo de
facilitadores deberá definir el programa de trabajo, la periodicidad de las
reuniones y el tiempo de cada sesión. Esto deberá ser informado a todos los
integrantes del foro.
13. Los horarios propuestos para el desarrollo de los foros, deberán ser respetados,
evitando extenderse más allá de lo acordado.
14. Los foros sesionarán en horarios de trabajo.
15. En los encuentros presenciales del foro, al inicio de cada reunión, se definirá el
objetivo del encuentro y al final, junto con la minuta se establecerá si el objetivo
se cumplió y en qué porcentaje.
16. Luego de cada sesión, se realizará el envío de una minuta. Adicionalmente, se
contará con un registro de cada sesión que estará disponible para todos los
integrantes del foro.
Difusión de la información pública:
17. El Foro Base valora el carácter transparente y abierto de su trabajo; sin embargo,
la difusión pública de la información generada en el proceso deberá ser consultada
a todos los miembros del foro.
18. Existirán 2 instancias principales de publicación de información relativa al trabajo
de los foros: éstas serán, el sitio web corporativo de Arauco, y el sitio web
especialmente generado para el proceso (www.foroabierto.cl). En ellas se podrá
exponer la información del trabajo de los foros, así como entrevistas que se
realicen a sus integrantes. Otros canales de difusión, deberán ser previamente
acordados.
19. Los distintos soportes de comunicación del proceso, especialmente la web Foro
Abierto, deberán explicitar que los integrantes externos del foro no desempeñan
una labor remunerada por la compañía, sino que son integrantes de una instancia
de diálogo abierto de la que participan voluntariamente, con la finalidad de ayudar
en la resolución de controversias entre Arauco y el entorno social. Las personas
externas que participan, se presentarán como “Partes interesadas que participan
individualmente con el propósito de influir en el proceso”.
Información sobre el trabajo de los foros:
20. Se hará entrega, cada 15 días, y en la medida que haya información, de un reporte
general del proceso, que permita a todos los integrantes monitorear el estado de
avance de los distintos foros y temas que serán abordados. Este informe contendrá
el avance de los foros temáticos, y consignará información relevante de la página
web www.foroabierto.cl relativa a opiniones o aportes.
21. Todos los participantes de los foros temáticos sabrán de la existencia de los otros
foros, así como de sus integrantes y de las preguntas sobre las que están
trabajando.
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Relación entre los participantes
22. La honestidad, la libertad y el respeto de opinión guiarán el trabajo de los foros. El
equipo de facilitadores y todos los miembros del Foro deberán velar por el respeto
a estos valores.
23. Los integrantes realizarán sus contribuciones y participarán de acuerdo a su
experiencia vivida y conocimiento personal, a la vez de tener la libertad de ser
portadores de otras opiniones cercanas.
24. Todos los miembros del foro tendrán la disponibilidad para contactarse
independientemente entre ellos.
Criterios para la definición de acuerdos
25. Para la toma de decisiones se requerirá consenso unánime en el Foro. Este
acuerdo se basa en el esquema de trabajo de FSC. De no haber decisión unánime
se dejará constancia de ello, quedando a disposición de consulta las diferentes
propuestas no acordadas.
26. Las soluciones deberán ser suficientemente flexibles como para ser válidas en las
distintas realidades locales.
27. Todas las propuestas de solución deberán ser valoradas en función de su
factibilidad social, económica y ambiental.
28. La discrepancia o desacuerdo será también considerado un resultado legítimo y
válido, a fin de no obstaculizar los avances en otros ámbitos.
29. Cada miembro del Foro contará con total libertad para proponer cualquier aspecto
referido al funcionamiento de este, para que sea debatido entre sus miembros.
Esto también contempla las propuestas relativas a la incorporación de nuevos
integrantes permanentes o visitantes.
Criterios de conformación de los foros
30. El quórum mínimo para sesionar, considerará tanto participantes internos como
externos. Se requerirá un setenta por cierto (70%) del total de los participantes
para realizar la sesión. Del número de participantes del foro que son externos a la
compañía, deberá estar presente al menos el 50% de ellos.
31. Se promoverá la paridad entre miembros externos e internos de la compañía en
los foros, sin embargo no será una condición obligatoria. Se busca sobre todo,
garantizar un universo de perspectivas presentes así como facilitar un ambiente
para el diálogo y las propuestas que se generen.