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Mardelí Caparachín Junio -2010 PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS CENTRO DE ACOPIO

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Page 1: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Mardelí Caparachín Junio -2010

PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS

CENTRO DE ACOPIO

Page 2: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Requisitos que deben cumplir las facturas y Guías de Remisión - Centro de Acopio

FACTURA1. Razón Social : Supermercados Peruanos S.A.

2. Domicilio Legal : Morelli 181 2do. Piso – San Borja

3. RUC : 20100070970

4. Fecha de emisión

5. Sin enmendaduras ni omisiones

6. No. de Orden de Compra

7. Ser totalizadas y cerradas independientemente

8. Consignar el importe numérica y literalmente

9. No se podrá corregir el signo ni la denominación de la moneda

10. Consignar la tasa fiscal (porcentaje del IGV 19%)

GUIA DE REMISION 1. Los puntos 1 al 6 de la factura también son requisitos indispensables de las Guías de Remisión

2. Apellidos y nombres o razón social y número de RUC del transportista

3. Dirección del punto de partida y Dirección del punto de llegada

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1. Factura con Guía de Remisión

2. Refacturación

3. Factura con discrepancia

Factura no conforme – Diferencia positiva “Reporte Factura No Conforme”

Factura no conforme - Diferencia en cantidad recibida o Error en requisitos que debe presentación las facturas

Factura no conforme – Diferencia negativa “Reporte Factura En Revisión”

4. Nota de crédito por devolución de mercadería

Tipos de RegistroCentro de Acopio

Page 4: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Presentación de DocumentosCentro de Acopio

1. Factura con Guía de Remisión

Una factura por una guía de remisión (debe indicar el número de orden de pedido – 10 números)

2. Refacturación

Una nueva factura

Fotocopia de la factura original

Denuncia policial en caso de pérdida de la factura

Reporte de “Factura No Conforme” en caso la factura original esté Descuadrada

Page 5: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

4. Facturas con discrepancia

Factura no conforme – Diferencia positiva “Reporte Factura No Conforme”

Factura original (Adquirente y Sunat)

Reporte “Factura No Conforme” (debe indicar o resaltar el ítem (s) que aplica la nota de crédito

Nota de crédito

Factura no conforme - Diferencia en cantidad recibida o Error en requisitos que debe presentación las facturas

Factura original (Adquirente y Sunat)

Presentación de DocumentosCentro de Acopio

Page 6: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Factura no conforme – Diferencia negativa “Reporte Factura En Revisión”

Factura original (Adquirente y Sunat)

Reporte “Factura En Revisión”

Correo de autorización del Jefe de Producto para cuadre forzado

5. Nota de crédito por devolución de mercadería

Una nota de crédito por una guía de remisión

Una nota de crédito por varias guías de remisión (máximo 15)

Presentación de DocumentosCentro de Acopio

Page 7: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

TransaccionesCentro de Acopio

1. ZMIRO – Añadir factura recibida

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

3. MIR6 – Borrar factura descuadrada

4. ZMM_FACT_DESC – Reporte factura descuadrada / Detalle , Resumen

5. MIR4 – Visualizar factura

6. MR8M – Anular factura

7. MIR5 – Visualizar lista de documentos

8. MIR6 – Resumen de facturas

Page 8: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

1. ZMIRO – Añadir factura recibida (Factura Cuadrada)

En esta transacción se registrará las facturas cuadradas, es decir cuando el saldo o diferencia de valorización esté dentro de la tolerancia, la Actividad que el sistema muestra por defecto es

Page 9: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Registrar los datos de la factura, verificar los datos del proveedor (Acreedor y Razón social)

1. Ingresar la fecha de emisión de la factura física

2. Ingresar el número de la factura, 10 dígitos

3. Ingresar el importe de IGV de la factura

5. Dar click en y seleccionar

4 . Ingresar el código de la moneda de la factura, PEN = Soles, USD = Dólares

6. Ingresar el número de la orden de compra (10 dígitos)

1. ZMIRO – Añadir factura recibida (Factura Cuadrada)

Page 10: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Dar Enter y se visualizará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indica que el texto seleccionado se grabará

Dar Enter y se visualizará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indica que se ha traído automáticamente el grupo de tesorería asignado al material (s) de la factura

Dar Enter y se mostrará el detalle de los ítems de la orden de compra y el saldo de -0.07 (diferencia dentro del rango)

1. ZMIRO – Añadir factura recibida (Factura Cuadrada)

Page 11: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Si el proveedor está sujeto a Retención del IGV, el sistema mostrará el siguiente mensaje, dar enter para continuar

Dar click en y si se ha modificado el importe total o del IGV (SOLO POR REDONDEO), el sistema enviará un mensaje, por ekemplo, si el importe total de la factura dice 61.58 y el sistema calculó 61.50

Dar Enter y se grabará el documento, se mostrará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla

1. ZMIRO – Añadir factura recibida (Factura Cuadrada)

Page 12: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

La factura se ha registrado con el No. 5105621735 y la pantalla está lista para registrar una nueva factura

1. ZMIRO – Añadir factura recibida (Factura Cuadrada)

Page 13: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

En esta transacción se registra las facturas descuadradas, es decir cuando el saldo o diferencia de valorización esté fuera de la tolerancia, la Actividad que el sistema muestra por defecto es

Page 14: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

Registrar los datos de la factura, verificar los datos del proveedor (Acreedor y Razón social)

1. Ingresar la fecha de emisión de la factura física

2. Ingresar el número de la factura, 10 dígitos

3. Ingresar el importe de IGV de la factura, solo si el producto está afecto

6. Dar click en y seleccionar

5 . Ingresar el código de la moneda de la factura, PEN = Soles, USD = Dólares

7. Ingresar el número de la orden de compra (10 dígitos)

4. Dar check en el Calc impuestos

Page 15: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

Dar Enter y se visualizará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indica que el texto seleccionado se grabará

Dar Enter y se visualizará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indica que se ha traído automáticamente el grupo de tesorería asignado al material (s) de la factura

Page 16: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Si el proveedor está sujeto a Retención del IGV, el sistema mostrará el siguiente mensaje, dar enter para continuar

Dar Enter y se grabará el documento, se mostrará el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

Page 17: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

La factura se ha registrado con el No. 5105603802 y la pantalla está lista para registrar una nueva factura

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

Page 18: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Vista de la factura Descuadrada no contabilizada, para visualizar se selecciona el menú de Documento de factura y seleccionar visualizar

2. ZMIRA – Añadir factura recibida para verificación de factura en fondo

Page 19: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Se puede hacer una selección de datos

Número de Descuadrado

Fecha de registro de la facturas

Fecha de registro de la factura

Código de proveedor

Número de orden de compra

Código de local

Nombre de usuario

Antes de emitir el reporte de Facturas Descuadradas, se debe registrar la factura en la pocket.

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

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Seleccionar el código de tienda y dar click en ejecutar y y se visualizar el reporte detalle

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

Page 21: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Nota: Faltan 10 scripts de pruebas integrales

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

Page 22: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Seleccionar el documento que se desea imprimir (sombreando una de las filas del documento, para visualizar el reporte dar click en o si se desea enviar a imprimir dar click en

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

Page 23: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Para visualizar el reporte de la factura descuadrada, seleccionar la impresora y dar click en y luego dar click

Para imprimir el reporte dar click en

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

Page 24: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Después de visualizar el reporte de la factura descuadrada, dar click en y se imprimirá el reporte

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

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Para confirmar que el reporte se imprimió con éxito, se activará automáticamente la siguiente pantalla

3. ZMM_FACT_DESC – Reporte Factura Descuadrada

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4. MIR6 – Borrar factura

Solo las facturas registradas en estado Descuadrado se pueden borrar, se selecciona ubicar la factura por el número de documento, por usuario, por fecha de registro, también se puede visualizar una lista de documentos.

Se seleccionar una clase de entrada y el status

Seleccionar la clase de entrada Fondo

Seleccionar el status factura Liberar verif en proceso fondo

Erroneos

Contabilizado (no corregido)

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4. MIR6 – Borrar factura

Se visualiza el registro de la factura que se desea anular y dar click en el menú y seleccionar la opción

Page 28: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

4. MIR6 – Borrar factura

Confirmar el documento a borrar

Se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla que indica que el documento se ha borrado

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5. MIR4 – Visualizar factura

Para visualizar un documento Cuadrado o Descuadrado se puede ingresar desde la transacción MIR4, luego ingresa el No. Documento factura, que el sistema generó automáticamente, el ejercicio es el año que se registró la factura

Page 30: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Luego dar click en y se mostrará la factura registrada, en el ejemplo se visualiza una factura contabilizada.

Una factura está contabilizada tiene el ícono

5. MIR4 – Visualizar factura

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Una factura descuadrada se visualiza como en la siguiente pantalla, desde la transacción MIR4 no se muestra el saldo de la diferencia de la factura, este dato se muestra ingresando desde la transacción MIR6

5. MIR4 – Visualizar factura

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Para salir y continuar la visualización de otro documento, dar click en

5. MIR4 – Visualizar factura

Page 33: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

5. MIR4 – Visualizar factura

Para salir definitivamente de la transacción, dar click en o en y se muestra la pantalla inicial

Page 34: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

6. MR8M – Anular factura

Para anular una factura debe estar contabilizada, se ingresa el No. documento factura generado por el sistema, el ejercicio que es el año del registro y el Motivo de anulación, que siempre será 01

La anulación de sebe realizar el mismo día de la contabilización de la factura

Page 35: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

6. MR8M – Anular factura

Para confirmar que el documento a anular es el correcto, se puede visualizar, dando click en luego salir dando click en

Page 36: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

6. MR8M – Anular factura

Se visualiza nuevamente la pantalla inicial y dar click en

Page 37: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

Un documento se anula satisfactoriamente cuando el sistema envía un mensaje de Documento anulado que se visualiza en la parte inferior de la pantalla

6. MR8M – Anular factura

Page 38: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

6. MR8M – Anular factura

Al visualizar el registro anulado, en la parte superior de la pantalla se muestra el número de documento con el que se anuló la factura contabilizada

Page 39: MANUAL-PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE FACTURAS - C ACOPIO.ppt

7. MIR5 – Visualizar lista de documentos

Para visualizar los documentos contabilizados, seleccionar el usuario y la fecha de contabilización de las facturas, este reporte no muestra la razón social del proveedor, es por ello que no se utilizará como consistencia de las facturas registradas.

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En la parte inferior de la misma pantalla indica “Clase entrada”, seleccionar Facturas contabilizadas online, para aquellas facturas que se registran en la transacción ZMIRO, para las facturas registradas desde la pocket, seleccionar Fondo

Seleccionar en Opc. Visualiz. la variante (ejemplo /Resumen) , en caso se tenga un modelo de reporte y dar click en

7. MIR5 – Visualizar lista de documentos

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7. MIR5 – Visualizar lista de documentos

Finalmente se visualiza la información de las facturas registradas, según el modelo seleccionado

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8. MIR6 – Resumen de facturas

En este reporte se puede visualizar las facturas Cuadradas y Descuadradas.

Para visualizar las facturas cuadradas seleccionar, Responsable, que es el usuario y la fecha de contabilización

En status factura, seleccionar Contabilizado, luego seleccionar

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8. MIR6 – Resumen de facturas

Se visualiza el documento un reporte resumen estándar de SAP

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8. MIR6 – Resumen de facturas

Luego dar click en y se visualizará el siguiente reporte

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8. MIR6 – Resumen de facturas

Para seleccionar la variante o modelo del reporte a imprimir, dar click en , se visualizará los nombres de las variantes creadas

Seleccionar la variante que se indicará, en el ejemplo se seleccionó Reporte Facturas Cuadradas