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Pensus Software

El Hombre y El Software

Sistema Pensus eMailingXLS Guía del usuario

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Sistema Pensus eMailingXLS

Guía del Usuario

Sistema Pensus eMailingXLS Guía del usuario

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Pensus© eMailingXLS Ver. 1.0

Mailing Electrónico

Índice 1. Introducción

Descripción del Sistema

2 Instalación y Activación

2.1 Instaladores............................................................................................................................................................

2.2 Definición del Directorio de Datos.......................................................................................................................

2.3 Activación. .............................................................................................................................................................

3. Implementando su sistema

3.01 Parámetros del Sistema

3.01.1 Pestaña Datos Generales ..............................................................................................................................

Glosario de términos.......................................................................................................................................................

Sistema Pensus Administrador Guía del usuario

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Introducción

Descripción del sistema

Pensus eMailingXLS: Sistema diseñado para hacer promoción publicitaria o emitir comunicados masivos a sus

contactos ya existentes, los cuales pueden ser obtenidos desde distintos orígenes, por ejemplo, AdminPAQ,

ContPAQi Factura Electrónica, Pensus Administrador y próximamente de ContPAQi Comercial.

OBJETIVO:

El objetivo es utilizar sus base de datos de contactos, colocarlos en una hoja de Excel la cual puede ser manipu-

lada fácilmente con manejo de filtros y selecciones para indicar en una columna específica la palabra SI, en

todos aquellos contactos a los cuales usted desea hacerles llegar sus comunicados publicitarios o de otro tipo.


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Requerimientos de hardware

Características del hardware requerido:

� Windows 98, Me, 2000, NT, XP Home/Profesional, Vista Ultímate/Windows 7 (32/64), Windows 8 (32/64)

� Procesador 80486 o posterior

� 512 MB RAM

� 200 MB Disco Duro

� Mouse

� Impresora laser negro o color, también puede ser de tipo inyección.


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Instalación y Activación

Instaladores

Para la instalación inicial se deben tener 2 archivos ya

sea en “CD-ROM” o bien en unidad de disco local C:\ � STD.msi � Pensus_eMailingXLS100.msi

Ejecutaremos cada uno de estos programas.

En cada una de las ejecuciones que haremos se iniciara la instalación del programa y a cada ventana que nos muestre daremos clic en siguiente según se nos pida;

El clic será en el botón Next (como se muestra en la imagen) se rellenara una barra de estado, hasta que este llena aparecera otro botón que dira cerrar.

Nota: Así se hará sucesivamente con ambos programas.

De forma automática se creara un icono en el escritorio (llamado Pensus_eMailingXLS) con una imagen como es-

ta .


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Definición del Directorio de Datos

Para la instalación que estamos mostrando, es importante definir el directorio de datos, el cual será la base para crear una subcarpeta por cada Empresa, o Base de Datos que se requiera crear, para efectos del ejemplo definiremos el directorio de datos como:

C:\Pensus_eMailingXLS

Métodos de activación de producto o licencia

Importante : en caso de duda puede comunicarse con nosotros a los teléfonos +52(33) 3121-2937, 33 3121-0541, de la

oficina de Pensus Software®, celulare: 044-33-1599-4661.

La activación del producto puede hacerse de 2 formas: 1) Por correo electrónico. Enviar sus datos a la cuenta de corrreo: [email protected] y a vuelta de correo recibira su clave que capturara en el espacio correspondiente.

a. Los datos a adjuntar son lo siguientes: i. Sistema Instalado

(Pensus_eMailingXLS). ii. Versión (1.X.X).

iii. Nombre de la empresa. iv. Domicilio completo (Calle,

Número, Colonia, Municipio, Estado de la república).

v. Su producto fue adquirido por medio de:

1. Pensus Software (Directo) 2. Por medio de un

distribuidor Pensus. vi. Contacto.

vii. Teléfonos. viii. Serie del producto (lo encuentra en

su factura). ix. Código del equipo (este código lo

vera cuando ejecute el programa, tiene un fondo color amarillo).

2) Por telefono a este número: +52(33)3121-2937 Previamente debe tener la siguiente información:

i. Sistema Instalado (Pensus_eMailingXLS)

ii. Versión (1.X.X). iii. Nombre de la empresa. iv. Domicilio completo (Calle, Número,

Colonia, Municipio, Estado de la república).

v. Su producto fue adquirido por medio de:

1. Pensus Software (Directo) 2. Por medio de un distribuidor

Pensus. vi. Contacto.

vii. Teléfonos viii. Serie del producto (lo encuentra en su

factura). ix. Código del equipo (este código lo vera

cuando ejecute el programa, tiene un fondo color amarillo).


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Implementando su sistema

Ahora ya podremos aprovechar todas las opciones que el sistema

pensus_eMailingXLS nos ofrece.

Conoceremos los distintos menus que estan activos asi como los botones de

acceso rapido.

Parámetros del Sistema

En el menú archivos parametros del sistema encontraremos los datos

generales que configuran la empresa que emitira los envíos de email

requeridos.

Revisaremos las pestañas que conforman la configuración inicial de una

empresa, son las siguiente: Datos generales. Bases de Datos

PESTAÑA; DATOS GENERALES

1. Razón Social: Se refiere al nombre de la empresa que aparecerá

como nombre de quién envía los e-mails.

2. Sucursal: Nombre que identifica la sucursal desde la cual se hacen

los envíos.

3. Domicilio: De su Empresa

4. Entre las Calles: Descripción de referencia de su empresa

5. Colonia: De su Empresa

6. Código Postal: De su Empresa

7. Estado: De su Empresa

8. País: De su Empresa

9. Teléfonos: De su Empresa

10. Sitio WEB: De su Empresa, es sólo un dato informativo

11. Cuenta eMail de envío: Se refiere a la cuenta que hará el envío de

los correos electrónicos

12. Password: Se deberá teclear la clave de acceso para conectarse a su

cuenta de envio de e-mails

13. Servidor de correo saliente SMTP: Configuracion SMTP de su cuent

ade e-mail.


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14. Puerto: Puerto que se deberá utilizar par alograr la conexión a su

servidor de correo saliente SMTP

15. Nombre a mostrar de Persona o Empresa que envía: Se deberá

teclear el nombre con el que desea ser identificado para sus envíos

por e-mail

16. Cuenta eMail para dirigir las Respuesta y Contestaciones: Puede ser

diferente a la cuenta que envía los e-mails, ésta es la cuenta que

recibirá las respuestas de sus e-mails enviados, cuando los

destinatarios presionen el botón Replay o Responder

17. SSL / TLS: Deberá marcar ésta casilla si su cuenta de email requiere

cifrado SSL / TLS.

18. Autenticación: Deberá de seleccionar esta casilla si su servidor

requiere autenticación.

PESTAÑA; BASE DE DATOS

19. Directorio BD: Se deberá especificar el directorio donde se

encuentran los archivos de la base de datos del sistema

Pensus_Administrador, AdminPAQ, ContPAQi_FacturaElectrónica

según sea el caso del sistema al que nos deberemos de conectar.

20. Data Source Name: Se debe teclear el nombre del ODBC el cual

será utilziado para la conexión hacias las bases de datos de

Pensus_Administrador, AdminPAQ, ContPAQi Factura

Electrónica, según corresponda.

21. Usuario de ODBC: usuario de conexión a la base de datos

22. Password de ODBC: su clave de acceso de conexión a la base de

datos. En caso de conectarse a AdminPAQ V7, ContPAQi Factura

Electrónica o Pensus_Administrador se deberá dejar en blanco.


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MENÚ ARCHIVO

EL MENÚ ARCHIVO CONTIENE:

� ABRIR ARCHIVOS

� CERRAR ARCHIVOS

� PARÁMETROS DEL SISTEMA

� SALIR

Captura de información en catálogos:

La base de la información de Pensus Administrador se almacena en catálogos, los catálogos ayudan a organi-

zar la información de forma que se pueda ser comprendida.

Barra de botones.

Nuevo: Inicializa los campos para un registro

nuevo.

Grabar: Guarda los cambios realizados en el re-

gistro activo.

Borrar: Elimina el registro activo

Buscar: localiza registros a partir de las ubicacio-

nes


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Imprimir

Copia (en el portapapeles)

Pega (en el portapapeles)

Cierra la ventana

Desplazamiento por los registros del catalogo.

Lleva al primer registro

Regresa un registro.

Avanza un registro.

Lleva al final del registro.


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Anexo 1: Qué se necesita para crear una campaña de e-mail exitosa?

Las campañas de correos como forma de marketing online son una excelente manera de difundir tu marca por in-ternet. Te permiten acercarte a tu audiencia, dirigirla hacia tus ventas y son capaces de mantener la imagen de tu empresa en los pensamientos de tus clientes y pr ospectos.

Para gozar de todos los beneficios que ofrece el email marketing es necesario crear mensajes atractivos que en-canten a los lectores de tus listas de correos, para que realicen los tres logros fundamentales de toda campaña de este tipo:

• 1er. logro: Que abran tu correo tras haberlo visto en sus bandejas de entrada • 2do. logro: Que presten atención al mensaje, es decir al cuerpo de tu correo • 3er. logro: Que sigan el llamado a la acción que ofreces en el mail (donde se logra el propósito de tu correo

para ese destinatario)

Visto así, podría parecer que el logro que más importa es el tercero, ya que es donde el usuario acepta nuestra oferta o invitación a hacer algo, lo cual se traduce en una venta para nuestro negocio. La verdad es que los tres logros son de igual relevancia.

La razón: para que un usuario acepte nuestra oferta primero tiene que leerla y así enterarse, y para leerla tiene que abrir el correo cuando lo ve en su bandeja de entrada.

Sin embargo, la gran diferencia entre estos tres pasos para lograr el éxito de una campaña de correos es que, a diferencia de los otros dos, para conseguir el primer logro solo contamos con una línea de información en la bande-ja de nuestros lectores, en donde aparece principalmente:

• Quién envía el correo • El asunto del mismo (es decir, el título del email) • La hora y fecha de recibido

Esto significa que si el usuario no es de antemano un gran fan de tu empresa, en este momento todo el potencial de éxito o fracaso de tu campaña de emails recae en el asunto que determines para tu mensaje.

Bueno, justamente por esta razón (y de gran importancia), en este anexo consideraremos 5 técnicas para determi-nar los mejores asuntos o títulos de correo con el fin de lograr que el usuario nos brinde su atención, que desper-temos su interés y lo estimulemos a abrir el correo: el primer y decisivo paso.

1. Sé específico

No es noticia que contamos con ciertos caracteres para redactar un asunto o título. Pero ser específico no es sim-plemente poner pocas palabras. Significa que mediante pocas palabras explicarás efectivamente la razón del co-rreo, dando una idea al usuario de lo que hay dentro del mensaje para que este sepa qué beneficio le espera si decide abrirlo.

Aunque expresar efectivamente la idea del correo no es suficiente para sentarnos a esperar que el lector decida prestarnos atención, si queremos realmente estimular al usuario en este paso, el asunto deberá:


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• Ser atractivo. Si tu correo ofrece una promoción, descuento, contenido exclusivo o algún otro beneficio, especifícalo en el asunto para interesar al lector.

• Ser revelador pero misterioso. Especifica el beneficio directo para el usuario en el asunto y, de ser posi-ble, agrega algo que sea sorpresa, es decir, algún detalle que no sepa hasta abrir el correo. Así captarás su curiosidad para que a continuación preste atención al cuerpo del mensaje. Observa lo que hace Skype en el siguiente ejemplo al expresar el propósito del mail: habla de un regalo que revela dentro del cuerpo del mensaje:

• Ser claro. Es importante que el asunto llame la atención, pero no a costa de generar falsas expectativas. La idea es llamar su atención e interés pero expresándole con claridad la razón del correo y lo que ofreces con el mismo.

• Ser original. Las personas reciben muchos emails, si el tuyo suena aburrido es posible que no le den ga-nas de abrirlo. Sé abierto y original con las palabras que escojas para tu asunto. Puedes también realizar una pregunta para entablar una conversación con el destinatario. Si al mismo le interesa continuar esa con-versación, abrirá tu mail.

2. Personaliza

Personalizar un asunto significa localizar características del lector, como su nombre, para enviarle un correo cuyo título vaya dirigido específicamente a él.

Esta es una técnica muy común en el marketing por emails de hoy, ya que al personalizar un asunto con informa-ción del usuario, este siente más confianza para abrir el correo por el hecho de estar relacionado con sus datos y no ser algo general.

Claro que escribir un asunto con el nombre del usuario como “Hola José, aprovecha esta oferta de verano” no es el único método para personalizar el título del correo. Puedes personalizar el asunto:

• Utilizando datos relacionados con la interacción previa del usuario con la empresa o de su red de contactos, como productos o servicios adquiridos para promover ofertas relacionadas.

• Aprovechando la red de contactos conocida del usuario, o información de personas con gustos o caracterís-ticas similares, como lo hace Google aquí:

• Haciendo uso de otros datos previamente recolectados sobre el usuario, como sexo o ubicación, para ofre-cer asuntos de mejor segmentación con el fin de estimular a usuarios con ciertas características.


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3. Implementa series de correos

Una serie de correos es un conjunto de emails que se diseñan para enviarse uno tras otro siguiendo un patrón de eventos establecido por el administrador de la campaña de emails.

Por ejemplo una serie común puede ser:

• Si el usuario se une a un sitio en el día 1, este recibirá un correo de bienvenida en el día 1 • Recibirá un correo con actualizaciones sobre su cuenta el día 3 • Recibirá un correo con ofertas el día 7

Esta estrategia bien implementada ofrecerá un camino en común para el usuario a través de varios mensajes, es-timulándolo a abrir más correos de la empresa

Apóyate en una herramienta como Pensus_eMailingXLS para crear tus listas de contactos a partir de información que ya tienes en tus sistemas de facturación por ejemplo y enviar tus campañas. Puedes planear una serie de mails que indiquen en el asunto en qué paso se encuentra el usuario dentro del proceso general en la serie. Algo que será muy útil para identificar el objetivo de cada correo y asumir que el lector tuvo una buena experiencia con el mensaje del paso anterior, lo que empuja amistosamente al mismo a completar el proceso.

Claramente cuando pensamos en mandarle muchos correos al lector aparece ese temor de estar “molestando” con tanto mensaje, lo que lleva a muchas empresas a enviar menos correos de los que deberían.

Para evitar esta sensación asegúrate de pasar suficiente tiempo planeando cada uno de tus correos para que sean interesantes y de gran ayuda para el usuario, así no te tendrás que preocupar.

4. El asunto ya no es solo el asunto

Parece un título engañoso pero no lo es. Actualmente, muchos proveedores de correos, como Gmail, ofrecen una vista preliminar del texto del mensaje al lado del asunto de correo en la bandeja.

Esto representa una oportunidad adicional para captar el interés del usuario siempre y cuando la sepas aprovechar.

Teniendo esto en mente, optimizar el asunto del correo hoy en día también implica optimizar este texto visible en el campo de vista preliminar del mensaje recibido, ya que en el momento que el usuario vea tu mail en su bandeja, leerá el asunto y probablemente también lea el texto que se encuentra al lado. Pensus_eMailingXLS, te permite asociar una imagen para las vistas preliminares y generar un hipervínculo para que el usuario interesado obtenga más información de tu e-mail.

Puedes optimizarlo para:


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• Apoyar o respaldar la oferta del asunto • Ofrecer información adicional al título del mail para incrementar el valor del mismo • Aprovechar el espacio para incluir aquí personalización del usuario

5. Evalúa sin parar

Existe una razón para ser un poco paranoico con cada asunto que asignamos a nuestros correos y es que no exis-te regla de verdad absoluta para redactar el título definitivo.

Podrás escuchar que “asuntos más cortos incrementan la tasa de aperturas de un correo” y puede ser cierto, pero puede que no aplique para determinado correo o para tu audiencia. En todo caso no lo sabrás con certeza hasta probar diferentes extensiones para tu asunto y evaluar resultados.

Las características del asunto perfecto para tus campañas dependerán principalmente de tu audiencia objetivo y de los objetivos de tus correos. Para acercarte a ese título ideal, realiza constantemente tests A/B (tomando un asunto y creando una versión ligeramente modificada, con el fin de evaluar resultados y ver qué versión es más efectiva).


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Glosario de términos

CD Certificado Digital: Un certificado digital consta de tres elementos básicos, un archivos .cer, un archivo

.key, y una clave de acceso o password, son los elementos básicos requeridos para sellar digitalmente un do-

cumento y que tenga validez fiscal. Es utilizado para sellar Comprobantes Fiscales Digitales CFD, y Compro-

bantes Fiscales Digitales por Internet CFDI.

CFD Comprobante Fiscal Digital: Es un documento con validez legal para representar una factura, nota de

crédito, nota de cargo, recibo de honorarios, recibo de arrendamiento, etc. Consta normalmente de un archivo

XML el cual es el archivo válido y su respectiva representación impresa en formato PDF. En México las empre-

sas pueden generar documentos de este tipo, siempre y cuando se hayan inscrito ante el SAT para generar Fac-

turas Digitales antes del 31 de Diciembre del 2010.

CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet: Al igual que un CFD es un documento con validez legal para

representar una factura, nota de crédito, nota de cargo, recibo de honorarios, recibo de arrendamiento, etc.

Consta normalmente de un archivo XML el cual es el archivo válido y su respectiva representación impresa en

formato PDF. El cual adicionalmente a las especificaciones técnicas de un CFD, debe contar con un comple-

mento TIMBRE FISCAL, el cual es emitido por un Proveedor Autorizado de Certificación PAC, autorizado por

el SAT en un periodo de 72 horas a su emisión. En México las empresas pueden generar documentos de este

tipo son aquellas que inician con facturación digital a partir del 01 de Enero del 2011.

CBB Código de Barras Bidimensional: Es un tipo de Comprobante Fiscal Electrónico el cual se utiliza para

aquellas empresas que venden menos de 250,000 (doscientos cincuenta mil pesos al año).

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