manual pengguna versi 1...4 pengenalan sistem ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan urusan...
TRANSCRIPT
1
MANUAL
PENGGUNA Versi 1.0
Sistem Pemohonan
Pembelian (RO)
3 OKTOBER 2017
Oleh:
Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC)
Universiti Putra Malaysia
2
Kandungan
PENGENALAN .................................................................................................................................................................................................................................................... 4
1.0 LOGIN SISTEM RO ........................................................................................................................................................................................................................................ 5
2.0 KATEGORI PENGGUNA ................................................................................................................................................................................................................................ 7
3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA. ..................................................................................................................................................................................................... 8
4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN. ........................................................................................................................................................................................... 9
5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA. .................................................................................................................................................................................................. 11
6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN. ....................................................................................................................................................................... 12
7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA. .............................................................................................................................................................................................. 15
8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH. ................................................................................................................................................................... 16
9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA. ................................................................................................................................................................................................. 17
10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS. ........................................................................................................................................................................... 18
11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – MENU ADMIN SISTEM........................................................................................................................................................... 19
12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – ANTARAMUKA DAFTAR PENGUNA. ...................................................................................................................................... 20
13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PENDAFTARAN PENGGUNA. ................................................................................................................................................. 21
14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – KEMASKINI DAFTAR PENGUNA. ............................................................................................................................................ 22
15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – MENU ADMIN SISTEM. .......................................................................................................................................................... 23
16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – ANTARAMUKA DAFTAR PUSAT KOS....................................................................................................................................... 24
17.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PENDAFTARAN PUSAT KOS. ................................................................................................................................................... 25
18.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS. ........................................................................................................................................... 26
19.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ. ............................................................................................................................................................................................. 27
20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM. ................................................................................................................................................... 28
3
21.0 MODUL LAIN : CETAKKAN RINGKASAN PENYATA (R.O). .......................................................................................................................................................................... 29
22.0 MODUL LAIN : KLON RO .......................................................................................................................................................................................................................... 32
22.0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA. ............................................................................................................................................................................................................. 34
4
PENGENALAN
Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan urusan pemohonan perolehan yang sebelum ini dibuat secara manual (off-
line) kepada pemohonan secara atas talian. Terdapat beberapa modul yang terlibat iaitu:
a. Modul Pemohonan – Paparan Pemohonan.
b. Modul Pemohonan – Borang RO.
c. Modul Semakan – Paparan Kerani PTJ.
d. Modul Semakan – Semakan Borang RO.
e. Modul Pengesahan – Paparan Pegawai Pengesah.
f. Modul Pengesahan – Pengesahan Pegawai Pengesah.
g. Modul Kelulusan – Paparan Pegawai Pelulus.
h. Modul Kelulusan - Kelulusan Pegawai Pelulus.
i. Modul Tetapan – Pendaftaran Pengguna Sistem.
j. Modul Tetapan – Pendaftaran Pusat Kos.
k. Modul Laporan – Laporan Kerani PTJ.
l. Modul Laporan – Laporan Pejabat Bursar.
m. Modul Lain – Ringkasan Penyata (R.O).
n. Modul Lain – Klon RO.
o. Modul Lain – Integrasi Ke SAGA.
5
1.0 LOGIN SISTEM RO
1. Taipkan URL sistem iaitu
http://ero.upm.edu.my
pada pelayar internet.
2. Laman hadapan sistem RO
akan dipaparkan.
3. Klik pada logo
Paparan berikut dipaparkan.
6
Seterusnya :
1. Masukkan UPM ID
2. Masukkan Kata laluan
3. Klik Login untuk proses masuk
ke sistem.
3
2
1
7
2.0 KATEGORI PENGGUNA
Terdapat 6 kategori pengguna di dalam sistem ini. Kategori tersebut ialah
1. Pemohon
2. Kerani PTJ
3. Pegawai Pengesahan
4. Pegawai Pelulus
5. Pejabat Bursar
6. Pentadbir Sistem (Admin Sistem)
Terdapat juga status permohonan yang perlu diketahui oleh pemohon, kerani PTJ, Pegawai Pengesahan, Pegawai Pelulus, Pejabat Bursar dan Pentadbir Sistem
iaitu :
Bil Kod Status Ringkasan Kod Status Keterangan Kod Status Peringkat
1. PN BARU PEMOHON TELAH MENGHANTAR (SUBMIT) KEPADA KERANI PTJ. Pemohon
2. PI TIDAK LENGKAP PEMOHON TIDAK MELENGKAPKAN PEMOHONAN ATAU
PEMOHONAN BELUM DISUBMIT KEPADA KERANI PTJ.
Pemohon
3. KC TELAH DISEMAK KERANI PTJ TELAH MEMBUAT SEMAKKAN. Kerani PTJ
4. KR DIPULANGKAN KEPADA PEMOHON KERANI PTJ PULANGKAN SEMULA KEPADA PEMOHON. Kerani PTJ
1. SR TIDAK DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TIDAK MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah
2. SV TELAH DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TELAH MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah
3. LA TELAH DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TELAH MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus
4. LR TIDAK DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TIDAK MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus
8
3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA.
1.Menu yang tersendiri :
- Dashboard (Default Page).
- Peranan : PEMOHON.
- Borang Pemohonan
2.Profil staf berdasarkan kerja
hakiki.
3.Senarai Pemohonan yang
memaparkan senarai RO dengan
fungsi Tindakan (Lihat borang RO),
Mencetak ; dan Klon (mengambil
RO sedia ada untuk digunakan
semula.
1
2
3
9
4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN.
1.Klik Borang Permohonan
2.Masukkan no telefon.
3.Masukkan Pusat Kos /Vot.
4. Tarikh Diperlukan.
5. Masukkan keterangan
perolehan.
6. Masukkan kuantiti perolehan.
7. Anggaran harga tanpa GST.
8. Klik jika melibatkan harga GST.
9. Klik bil pada jadual dan klik
Hapus bagi perolehan yang tidak
dikehendaki.
10. Klik Tambah jika ada
penambahan perolehan atau
keterangan.
1
2
3
4
5 6
7
8
9 10
10
11. Pilih PTJ yang terlibat di dalam
perolehan ini.
12. Pilih Jabatan/Fakulti di dalam
PTJ yang dipilih yang terlibat di
dalam perolehan ini.
Nota : Pada bahagian ini, bagi
Pegawai Pengesah tunggal
(seorang sahaja), sila pilih nama
fakulti di Jabatan.
13. Klik Simpan untuk menyimpan
maklumat. Nota: Maklumat tidak
akan dihantar (submit) ke kerani
PTJ dan maklumat masih boleh
dikemaskini.
14 Klik Hantar untuk menyimpan
maklumat dan menghantar
(submit) ke kerani PTJ.
15. Klik Batal jika tidak mahu
meneruskan perolehan ini.
11
12
13
14
15
11
5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA.
1.Menu yang tersendiri :
- Dashboard (Default Page).
- Peranan : KERANI.
- Tukar Peranan: PEMOHON.
- Laporan.
2.Profil staf berdasarkan kerja
hakiki.
3.Senarai Pemohonan yang
memaparkan senarai RO dari
pemohon.
4. Carian No RO.
5.Klik ikon Tindakan untuk melihat
RO yang di submit oleh pengguna.
6.Klik ikon mencetak untuk
membuat cetakan.
1
3
2
6
5
4
12
6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN.
13
Bagi tujuan semakan, klik ikon
Tindakan untuk melihat RO yang
di submit oleh pengguna.
1.Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi
meneruskan proses perolehan
ini. Paparan seterusnya akan
dipaparkan.
2.Klik ikon TIDAK DISAHKAN
untuk TIDAK meneruskan proses
perolehan ini. Satu mesej
ULASAN dipaparkan dan
maklumat perlu diisi.Proses
perolehan tamat dengan status
di pemohon ‘DIPULANGKAN
KEPADA PEMOHON’.
1
2
14
Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi
proses seterusnya.
1.Masukkan Nama Pembekal.
Maklumat ID Pembekal, Alamat1,
Alamat2, Alamat3 dan Alamat4
dipaparkan secara automatik.
2.Masukkan maklumat yang
diperlukan.
3. Masukkan PC Distribution (jika
ada). Klik ikon bagi
penambahan PC Distribution.
Tekan dan keterangan akan
keluar secara automatik.
4.Masukkan GL Distribution (jika
ada). Klik ikon bagi
penambahan GL Distribution.
Tekan dan keterangan akan
keluar secara automatik.
5.Klik ikon OK untuk tujuan
simpan.
6.Klik ikon CANCEL untuk tidak
meneruskan proses.
1
2
6
5
3
4
15
7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA.
1.Menu yang tersendiri :
- Dashboard (Default Page).
- Peranan : PEGAWAI PENGESAH.
- Tukar Peranan: PEMOHON.
2.Profil staf berdasarkan kerja
hakiki.
3.Senarai Pemohonan yang
memaparkan senarai RO dari
pemohon yang telah disemak oleh
kerani PTJ.
4. Carian No RO.
5.Klik ikon Tindakan untuk melihat
RO yang disahkan oleh kerani PTJ.
1
3
2
5
4
16
8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH.
Bagi tujuan Pengesahan :
1.Buat pilihan
2.Jika pilihan adalah ,
kotak ulasan akan dipaparkan dan
masukkan ulasan.
2.Klik ikon .
1
3
2
17
9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA.
1.Menu yang tersendiri :
- Dashboard (Default Page).
- Peranan : PEGAWAI PELULUS.
- Tukar Peranan: PEMOHON.
2.Profil staf berdasarkan kerja
hakiki.
3.Senarai Pemohonan yang
memaparkan senarai RO dari
pemohon yang telah disemak oleh
kerani PTJ.
4. Carian No RO.
5.Klik ikon Tindakan untuk melihat
RO yang disahkan oleh Pegawai
Pengesah.
1
3
2
5
4
18
10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS.
Bagi tujuan Kelulusan :
1.Buat pilihan
2.Jika pilihan adalah ,
kotak ulasan akan dipaparkan dan
masukkan ulasan.
2.Klik ikon .
1
3
2
19
11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – MENU ADMIN SISTEM.
Modul Tetapan : Daftar Pengguna
hanya terdapat pada peranan
ADMIN SISTEM sahaja.
1.Klik pada
dan ikon akan
dipaparkan.
2. Klik ikon
dan paparan utama Daftar
Pengguna akan dipaparkan.
1
2
20
12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PAPARAN UTAMA.
Modul Tetapan : Daftar Pengguna
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Carian no staf
dan klik bagi tujuan carian dan
pendaftaran pengguna yang akan
diberi peranan. Bagi peranan
PEMOHON tidak perlu didaftarkan
kerana maklumat diambil dari staf
yang aktif.
2. Carian Pendaftaran Pengguna yang
telah didaftarkan.
3.Senarai Pendaftaran Pengguna
yang telah didaftarkan.
4.Tindakan bagi mengemaskini
maklumat berkaitan Peranan,
Jabatan dan Status.
Nota : Tiada fungsi hapus (delete)
dalam modul tetapan ini.
1
3
4
2
21
13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – PENDAFTARAN PENGGUNA.
Modul Tetapan : Daftar Pengguna
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Masukkan no staf
dan klik ikon .
2. Maklumat staf akan dipaparkan.
3. Pilih peranan.
4. Pilih Jabatan.(Jika PTJ tiada
Jabatan, pilih nama PTJ.
5.Klik ikon .
Nota : Jika carian no staf telah wujud
di dalam sistem ini, HANYA
maklumat staf sahaja yang akan
dipaparkan.
1
3
4
2
5
22
14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA – KEMASKINI DAFTAR PENGUNA.
Modul Tetapan : Daftar Pengguna
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Klik ikon pada ruang TINDAKAN.
2.Maklumat staf akan dipaparkan.
3.Kemaskini peranan.
4.Kemaskini Jabatan.
5.Kemaskini Status.
6. Klik ikon untuk
menyimpan maklumat yang telah
dibuat perubahan.
Nota : Tiada fungsi hapus (delete)
dalam modul tetapan ini.
1
3
4
2
5
6
23
15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – MENU ADMIN SISTEM.
Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos
hanya terdapat pada peranan
ADMIN SISTEM sahaja.
1.Klik pada
dan ikon akan
dipaparkan.
2. Klik ikon
dan paparan utama Daftar Pusat
Kos akan dipaparkan.
1
2
24
16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS.
Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Carian no staf
dan klik bagi tujuan carian dan
pendaftaran pusat kos.
2. Carian Daftar Pusat Kos yang telah
didaftarkan kepada pengguna.
3.Senarai Pendaftaran Pengguna
yang telah didaftarkan.
4.Tindakan bagi mengemaskini
maklumat berkaitan Pusat Kos dan
Status.
Nota : Tiada fungsi hapus (delete)
dalam modul tetapan ini.
1
3
4
2
25
17.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – PENDAFTARAN PUSAT KOS.
Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Masukkan no staf
dan klik ikon .
2. Maklumat staf akan dipaparkan.
3. Masukkan Pusat Kos (Contoh:
0032).Boleh dimasukkan Pusat Kos
lebih dari (1) satu.
4.Klik ikon .
Nota : Jika carian no staf telah wujud
di dalam sistem ini, HANYA
maklumat staf dan Senarai Pusat Kos
akan dipaparkan. Masukkan
maklumat Pusat Kos jika ingin
membuat penambahan.
1
3
4
2
26
18.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS – KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS.
Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos
hanya terdapat pada peranan ADMIN
SISTEM sahaja.
1.Klik ikon pada ruang TINDAKAN.
2.Maklumat staf akan dipaparkan.
3.Pada maklumat pusat kos, pilih
pusat kos dan klik ikon pada
ruang Tindakan..
4.Maklumat Pusat Kos dan Status
akan dipaparkan.
5.Kemaskini Status.
6. Klik ikon untuk
menyimpan maklumat yang telah
dibuat perubahan.
Nota : Tiada fungsi hapus (delete)
dalam modul tetapan ini.
1
3
4
2
5
6
27
19.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ.
Modul Laporan ini hanya terdapat
pada peranan Kerani PTJ sahaja.
1.Buat carian berdasarkan No RO,
Had Tarikh (date range), Status RO,
Pusat Kos ,Kod PTJ d dan ID
Pembekal.
2.Klik ikon dan laporan akan
dijanakan.
3.Paparan Laporan Sistem RO yang
dijana.
4.Klik ikon bagi tujuan
cetakkan Laporan.
5.Klik ikon bagi
tujuan muat Turun Laporan.
1
3
4
2
5
28
20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM.
Modul Laporan ini hanya terdapat
pada peranan Pejabat Bursar dan
Admin Sistem sahaja.
1.Buat carian berdasarkan No RO,
Had Tarikh (date range), Status RO,
Pusat Kos dan Kod PTJ.
2.Klik ikon dan laporan akan
dijanakan.
3.Paparan Laporan Sistem RO yang
dijana.
4.Klik ikon bagi tujuan
cetakkan Laporan.
5.Klik ikon bagi
tujuan muat Turun Laporan.
1
3
4
2
5
29
21.0 MODUL LAIN : Cetakkan Ringkasan Penyata (R.O).
1.Pada dashboard Pemohon, klik
ikon untuk mencetak Ringkasan
Penyata (R.O).
1
30
1. Paparan ini akan dipaparkan
setelah ikon pada dashboard
pemohon diklik.
2. Klik ikon bagi tujuan cetakan.
1
2
31
1. Contoh Ringkasan
Penyata (R.O) yang telah
dicetak.
32
22.0 MODUL LAIN : KLON RO
Fungsi Klon RO hanya terdapat pada
PEMOHON sahaja.
1.Pada dashboard Pemohon, klik
ikon untuk membuat salinan
(klon) RO yang sedia ada.
Nota : Semua jenis status pada RO
boleh dibuat salinan (klon).
1
33
Fungsi Klon RO hanya terdapat pada
PEMOHON sahaja.
1.Borang Pemohonan dipaparkan.
2.Tarikh Mohon Diperlukan akan
berubah berdasarkan tarikh RO
disalin (klon).
3. Tarikh Diperlukan akan berubah
berdasarkan tarikh RO disalin (klon).
Nota : Semua jenis status pada RO
boleh dibuat salinan (klon).
1
2
3
34
22.0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA.
Maklumat akan dihantar secara
automatik ke Century Financials
(SAGA) setelah Pegawai Pelulus
meluluskan eRO. (Status : LA (TELAH
DILULUSKAN))
1. PR Status adalah NULL.
2. No ERO bermula dari huruf ‘E’.
1
2