manual pengguna inotes 9 - infotechtganu.uitm.edu.my · mengakses emel orang lain (yang di enarkan)...
TRANSCRIPT
©2016 Unit Sokongan & Pengujian Sistem, Bahagian Pengurusan Projek IT,
Jabatan Infostruktur, PPII, Universiti Teknologi MARA, 40450, Shah Alam,Selangor
MANUAL PENGGUNA INOTES 9
2016
Untuk Staf UiTM
ISI KANDUNGAN
ISI KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES _____________________________________________________________________ 1
2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES ___________________________________________________________________________ 2
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES ______________________________________________________________ 4
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES _____________________________________________________ 6
Maklumat iNotes ___________________________________________________________________________________________________ 6
Paparan Emel ______________________________________________________________________________________________________ 7
Tatarajah Emel (Mail Preferences) _______________________________________________________________________________ 7
Basics – Search _____________________________________________________________________________________________________ 8
Mail - General ______________________________________________________________________________________________________ 8
Mail – Display ______________________________________________________________________________________________________ 9
Mail – Attention Indicator _________________________________________________________________________________________ 9
International ______________________________________________________________________________________________________ 10
Delegation – Mail, Calendar ______________________________________________________________________________________ 10
Delegation – Shortcuts ___________________________________________________________________________________________ 11
Archive_____________________________________________________________________________________________________________ 11
Security – Change Internet Password ___________________________________________________________________________ 12
Offline ______________________________________________________________________________________________________________ 13
Rules _______________________________________________________________________________________________________________ 13
Stationery _________________________________________________________________________________________________________ 14
5.0 EMAIL RECALL _____________________________________________________________________________________ 15
5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN) ___________________________________ 17
7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES_________________________________________________________________ 19
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA ________________________________________ 21
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES ____________________________________________ 22
Calendar - General ________________________________________________________________________________________________ 22
Calendar – Scheduling ____________________________________________________________________________________________ 23
Out of office (OOO) _______________________________________________________________________________________________ 23
ISI KANDUNGAN
Delegation – Schedule ____________________________________________________________________________________________ 24
Group Calendar ___________________________________________________________________________________________________ 24
10. TO DO _______________________________________________________________________________________________ 28
11. NOTEBOOK _________________________________________________________________________________________ 30
1.0 PENGENALAN KEPADA INOTES
Page 1
1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES
IBM iNotes (sebelum ini dikenali sebagai Domino Web Access (DWA)) ialah sejenis akses kepada emel,
kalendar, penjadualan (scheduling) dan sistem kolaborasi IBM Domino dengan menggunakan pelayar web
(contoh- Internet Explorer, Firefox dan Google Chrome).
Pengguna boleh menggunakan pelayar web ini untuk menghantar dan menerima emel, menggunakan
kalendar, contacts, to do atau mengarang notebook bukan sahaja secara online bahkan offline.
Untuk mendapatkan maklumat lanjut berkaitan iNotes dan juga ciri-ciri lain selain iNotes, sila rujuk pautan
web: http://www.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf
Sekiranya ada cadangan dan pandangan untuk mempertingkatkan dokumen ini, boleh emelkan kepada:
2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES
Page 2
2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES
1. Untuk membuka email iNotes, salin link berikut di browser : https://mail.uitm.edu.my
2. Masukkan username dan password
3. Rajah berikut akan terpapar . Tunggu seketika .
2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES
Page 3
4. Email akan terpapar seperti berikut untuk kali pertama.
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES
Page 4
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES
Homepage adalah halaman pertama yang akan terpapar bila pengguna membuka iNotes. Secara default,
ianya akan terpapar seperti di bawah.
1. Untuk mengemaskini layout sedia ada, klik pada butang Edit Layout .
1. Pilih Layout yang dikehendaki.
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES
Page 5
2. Berikut adalah Contoh Layout yang dipilih .
3. Layout terpapar seperti dibawah. Layout boleh diubah kembali dengan menekan butang .
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 6
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES
Maklumat iNotes
Klik ikon di penjuru kiri atas untuk melihat maklumat iNotes yang digunakan
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 7
Paparan Emel
Klik ikon untuk melihat emel
Tatarajah Emel (Mail Preferences)
Klik More- Preferences untuk melihat pilihan tatarajah
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 8
Basics – Search
Tick “Enable full-text indexing for searching” untuk membolehkan carian lebih laju.
Mail - General
Pastikan “Send message in this format” diset kepada HTML.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 9
Mail – Display
Sort mail: Descending sekiranya mahu melihat emel terbaharu teratas.
Unread Mail Indication: Merah atau Hitam Bold
Mail – Attention Indicator
Tick Display dan masukkan alamat emel internet.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 10
International
Pastikan Date Settings, Short: dd-mm-yy, Long: dddd,dd MMMM, yyyy
Delegation – Mail, Calendar
Letakkan nama orang lain yang boleh mengakses emel dan kalendar serta peranan meraka.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 11
Delegation – Shortcuts
Letakkan “shortcut” nama pengguna lain yang membenarkan akses kepadanya..
Archive
Pengguna perlu mengarkibkan ( archive) email kedalam PC masing-masing. Klik pada On My Computer.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 12
Security – Change Internet Password
Klik butang untuk menukar password default yang diberikan oleh Email Administrator kepada
password pilihan pengguna.
Disyorkan agar menukar password baru dengan kombinasi password mengandungi aksara dan nombor .
Klik butang OK setelah memasukkan password baru.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 13
Offline
Disyorkan agar tidak memilih Encrypt mail file locally. Emel lama tidak akan dapat diakses sekiranya tiada
ID, atau ID bertukar.
RULES
Letakkan Mail rules di sini untuk melakukan filtering atau mengalihkan emel ke folder selain inbox. Rules
hanya berfungsi untuk emel yang baharu diterima.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 14
STATIONERY.
Template emel kepada pengguna tetap tertentu.Contoh stationery seperti di bawah
5.0 EMAIL RECALL
Page 15
5.0 EMAIL RECALL
Email Recall bertujuan untuk menarik kembali email yang telah dihantar kepada pengguna lain ( emel
dalaman sahaja) walaupun email tersebut telah pun dibaca.
1. Hantar emel kepada rakan
2. Pergi ke folder Sent, pilih emel yang dikirimkan tadi:
3. Tekan butang Recall Message, pilih penerima dan tandakan seperti di bawah, tekan OK.
Mesej berikut akan terpapar.
5.0 EMAIL RECALL
Page 16
4. Penghantar email yang membuat “Message Recall” akan mendapat maklumat ini (Message Recall
Berjaya ):
5. Semak status email tersebut seperti dibawah menandakan emel yang dikirimkan tadi telah
ditarik balik.
MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Page 17
5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Pengguna boleh membuka emel pengguna lain jika pengguna lain memberikan kebenaran untuk
mengakses emel tersebut.
1. Buka emel sendiri
2. Create email shortcut kepada emel rakan
3. Satu link baharu akan tertera seperti ini:
MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Page 18
4. Klik link baharu ini. Apa yang berlaku? Adakah dapat mengakses emel ini? Sekiranya tidak,
seperti di bawah, apa yang anda lakukan adalah semak kembali dengan pengguna yang
memberikan akses kepada anda samada akses telah diberikan dengan betul.
MENGGUNAKAN MAIL RULES
Page 19
7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES
Mail Rules digunakan untuk membuat peraturan pada emel yang baru diterima sahaja yang memenuhi
kriteria tertentu yang kita setkan.
1. Klik pada New Rule . Masukkan nama Rule baru.
2. Tetapkan satu Conditions
3. Pilih satu dari kriteria samaada contoh : Subject contains Email Baru dan tekan butang
. Tekan butang untuk membuang condition yang tersilap
dimasukkan .
4. Tetapkan satu actions. Contohnya move to folder Akaun Baru dan tekan butang
Tekan butang untuk membuang action yang tersilap dimasukkan .
MENGGUNAKAN MAIL RULES
Page 20
5. Klik butang
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA
Page 21
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA
1. Set emel kepada “Show documents one page at a time”
2. Ini akan mempercepatkan view Inbox
3. Contoh:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 22
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES
CALENDAR - GENERAL.
Pastikan Time Zone = China/ Singapore sekiranya berada di Malaysia. Boleh mengimport Holidays Islam dan
Malaysia ke dalam Kalendar.
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 23
CALENDAR – SCHEDULING
Boleh ditetapkan Availability hours dan Out of Office.
OUT OF OFFICE (OOO)
Sekiranya ingin tetapkan OOO, perlu tandakan kotak “Enable the Out of Office agent”
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 24
DELEGATION – SCHEDULE
Tatarajah untuk tentukan siapa yang boleh melihat Schedule dan apa maklumat yang boleh dilihat.
GROUP CALENDAR
Pergi ke Calendar – Group Calendar:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 25
Tekan New dan masukkan nama-nama rakan yang ingin dilihat kalendar mereka:
Pilih nama daripada UiTM’s Address Book:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 26
Pastikan Members tertera nama-nama dengan betul. Sekiranya baik, jangan lupa Save and Close:
Senarai Group Calendar baharu akan tertera. Klik pada senarai ini:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 27
Sekiranya pengguna di atas membenarkan akses kepada kalendar mereka, maklumat kalendar mereka akan
dapat dilihat:
10. TO DO
Page 28
10. TO DO
To Do digunakan untuk tugasan atau catatan kerja. Ia boleh digunakan untuk diri sendiri, diserahkan kepada
individu lain atau ke kumpulan (group). Cara membuka To Do, tekan ikon , klik New – Pilih To Do:
Masukkan maklumat yang diingini seperti tarikh, priority, status dan seterusnya. Sekiranya ingin diserahkan
kepada pihak lain, tekan tab Assign:
10. TO DO
Page 29
To Do yang di”assign” ke pihak lain:
11. NOTEBOOK
Page 30
11. NOTEBOOK
Notebook digunakan untuk memasukkan catatan bertulis atau bergambar. Ia boleh disimpan atau
dikongsikan dengan orang lain. Notebook iNotes boleh dikatakan hampir sama dengan Evernote:
Klik ikon: tekan New:
Boleh masukkan link, gambar dan catatan:
Apabila telah siap Notebook, ia boleh di”forward” kepada pihak lain.
11. NOTEBOOK
Page 31