manual pelaksanaan ekosistem kondusif sektor … · 4.0 kunci kejayaan eksa ... selesa dan...

MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

CAWANGAN NEGERI SEMBILAN

KAMPUS SEREMBAN 3

Nor Azizah Mohammad Amin Norfarhana Zulkifli Sri Yusmawati Mohd Yunus Eley Suzana Kasim

Universiti Teknologi MARA

Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

1

Cetakan Pertama 2016

Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

Persiaran Seremban Tiga/1,

70300 Seremban 3

Negeri Sembilan Darul Khusus Malaysia. Tel: +606 634 2000

Laman Web: http://seremban.uitm.edu.my

© Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang dalam apa jua bentuk dan dengan cara apa jua

pun baik secara elektronik, fotostat, mekanik atau lain-lain, mana-mana bahagian artikel/ilustrasi/isi

kandungan manual ini sebelum mendapat izin bertulis daripada Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan.

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan

Nor Azizah Mohammad Amin

Norfarhana Zulkifli

Sri Yusmawati Mohd Yunus

Eley Suzana Kasim

MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UNIVERSITI

TEKNOLOGI MARA CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS SEREMBAN 3 ISBN 978-967-

14569-0-3

Rekabentuk kulit buku: Abdul Halim Bin Malek

Dicetak oleh:

SASTRONIC SALES &SERVICES

No.11, Jalan Dato’ Lee Fong Yee

70000 Seremban

NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS

ii

KANDUNGAN

KATA-KATA ALUAN REKTOR..................................................................................................................... 1

1.0 Tujuan Penggubalan Manual EKSA ............................................................................................... 2

2.0 Pengenalan EKSA .......................................................................................................................... 2

2.1 Dasar EKSA ............................................................................................................................... 2

2.2 Visi EKSA ................................................................................................................................... 2

2.3 Misi EKSA .................................................................................................................................. 2

2.4 Objektif EKSA ............................................................................................................................ 2

2.5 Logo .......................................................................................................................................... 3

2.6 Slogan ....................................................................................................................................... 3

2.7 Carta Organisasi EKSA ............................................................................................................... 4

2.8 Pelan Lantai Induk ..................................................................................................................... 5

3.0 Faedah Pelaksanaan EKSA ............................................................................................................. 6

4.0 Kunci Kejayaan EKSA ..................................................................................................................... 7

5.0 Elemen-elemen dalam EKSA ......................................................................................................... 7

5.1 Amalan 5S ................................................................................................................................. 8

5.2 Imej Korporat ............................................................................................................................ 9

5.3 Kreativiti dan Inovasi ................................................................................................................. 9

5.4 Amalan Hijau ............................................................................................................................ 9

5.5 Persekitaran Kondusif ............................................................................................................. 10

5.6 Kepelbagaian Agensi ............................................................................................................... 10

6.0 Prosedur Pelaksanaan EKSA ........................................................................................................ 10

6.1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ........................................................................... 11

6.2 Mewujudkan Luak EKSA .......................................................................................................... 12

6.3 Menganjurkan Program Latihan .............................................................................................. 12

6.4 Melancarkan Pelaksanaan EKSA .............................................................................................. 13

7.0 Pelaksanaan Audit Dalam............................................................................................................ 13

7.1 Kriteria Audit EKSA MAMPU .................................................................................................... 13

8.0 Penutup ...................................................................................................................................... 47

9.0 Penghargaan ............................................................................................................................... 47

Rujukan………………………………………………………………………………………………………………………………………… 48

1

KATA-KATA ALUAN REKTOR

Salam UiTM dihatiku.

Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, Manual Pelaksanaan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) khas untuk Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus

Seremban 3 telah berjaya diterbitkan.

Manual ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang

kemas, bersih dan tersusun khususnya di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3. Dengan

adanya Manual EKSA ini, diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian

perkhidmatan kita.

Manual Pelaksanaan EKSA ini adalah selari dengan hasrat kerajaan untuk ‘merakyatkan perkhidmatan’

secara total melalui pengurusan persekitaran pejabat yang mengambil kira kehendak dan ekspektasi

pelanggan. Ianya juga dapat membantu warga UiTM merancang dan melaksanakan usaha-usaha

meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi, menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi

keperluan warga universiti yang pelbagai.

Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Negeri

Sembilan Kampus Seremban 3 atas penerbitan Manual Pelaksanaan EKSA ini. Semoga pelaksanaan EKSA

dapat memberi impak positif terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan kita.

Sekian, terima kasih.

Prof. Dr. Nasrudin Mohamed Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan

2

1.0 Tujuan Penggubalan Manual EKSA

Tujuan manual digubal adalah untuk memberi panduan kepada warga kampus Universiti

Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 dalam mengamalkan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif dapat

dihasilkan. Manual ini berfungsi sebagai bahan rujukan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan

dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat luak.

Penerbitan manual ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban

3 dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.

2.0 Pengenalan EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S

Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di

Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan

kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping

menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

2.1 Dasar EKSA

EKSA menjadi teras kepada penghayatan nilai PERPATIH dalam mewujudkan budaya kerja

cemerlang di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3.

2.2 Visi EKSA

Mewujudkan ekosistem kondusif dalam persekitaran UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus

Seremban 3

2.3 Misi EKSA

Mengukuhkan sistem budaya kerja berkualiti, selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan

selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem kondusif dengan penerapan nilai

PERPATIH dalam kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

2.4 Objektif EKSA

i. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih,

kemas dan selesa pada setiap masa.

ii. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan dalam kalangan

warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

iii. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pemegang taruh dan pelanggan terhadap

perkhidmatan yang ditawarkan.

iv. Mewujudkan budaya kerja yang yang berteraskan nilai PERPATIH.

v. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kampus terhadap kepentingan

penjimatan tenaga serta amalan hijau (Go Green).

3

2.5 Logo

2.6 Slogan

“Ekosistem Kondusif Pemangkin Kecemerlangan Organisasi”

4

2.7 Carta Organisasi EKSA

NUR HIDAYAH BT MOHD RAZALI

AMALIA QISTINA C. ABDULLAH

NOR HIDAYAH BT MOHD ZAKI

5

2.8 Pelan Lantai Induk

6

3.0 Faedah Pelaksanaan EKSA

Pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

membawa faedah seperti berikut :

Mewujudkan Persekitaran Tempat Kerja Berkualiti ( Bersih , Kemas Dan Rapi )

Meningkatkan Kecekapan Dan Keberkesanan Pengurusan Organisasi

Mengenal Pasti , Mengurang Dan Menghapuskan Pembaziran

Menjana Idea Kreatif Dalam Kalangan Warga Kampus

Mewujudkan Piawaian Kerja Yang Jelas

Meningkatkan Mutu Penyampaian Perkhidmatan

Meningkatkan Disiplin Kampus

Meningkatkan Semangat Kerja Berpasukan

Meningkatkan Imej Universiti Teknologi MARA

7

4.0 Kunci Kejayaan EKSA

Kejayaan pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban

3 bergantung kepada faktor-faktor seperti:

5.0 Elemen-elemen dalam EKSA

Elemen-Elemen EKSA terdiri daripada :-

Amalan 5S

Imej Korporat

Kreativiti dan Inovasi

Amalan Hijau

Persekitaran Kondusif

Kepelbagaian Agensi

Sokongan & komitmen pengurusan atasan

Stuktur pengurusan EKSA yang efektif & efisien

Pendidikan & latihan kepada warga UiTM

Komunikasi yang efektif

Pelan pelaksanaan yang mantap

Projek perintis EKSA

8

5.1 Amalan 5S

Amalan 5S di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 adalah seperti berikut:

SISIH

pengasingan dan pelupusan barang - barang yang tidak diperlukan di tempat kerja

SUSUN

peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai

SAPU

memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan

SERAGAM

sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri - ciri, susun atur atau peraturannya

SENTIASA AMAL

usaha mengekalkan 4 amalan 5S di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3

9

5.2 Imej Korporat

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan terhadap persekitaran,

tindakan dan pencapaian Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus

Seremban 3 berteraskan nilai PERPATIH. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam

kalangan warga universiti amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang

positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitik beratkan aspek keselamatan persekitaran di Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban

3.

5.3 Kreativiti dan Inovasi

EKSA menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Seremban 3 membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam melaksanakan tugas dan

tanggungjawab masing-masing. Berasaskan kreativiti dan inovasi, kampus ini sentiasa

bersedia mengikut peredaran masa bagi mewujudkan budaya organisasi yang dinamik.

Warga kampus digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak untuk menghasilkan

persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

5.4 Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di ruang kerja dengan elaksanakan

program seperti aktiviti kitar semula, penggunaan pokok berdaun hijau sebagai hiasan

dalaman di ruang kerja dan penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga kampus ke arah penggunaan sumber secara

optimum berteraskan nilai PERPATIH.

• PERMUAFAKATAN P

• EKSELSIOR E

• ROH KESUNGGUHAN R

• PERJUANGAN P

• AMANAH A

• TUNTAS T

• INTEGRITI I

• HANDAL H

10

5.5 Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. Amalan

EKSA menggalakkan UiTM Cawangan Negeri Sembilan memberikan penekanan nilai

PERPATIH pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi

keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan

yang sesuai harus disediakan.

5.6 Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi

kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis UiTM

Cawangan Negeri Sembilan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan

kepelbagaian UiTM Cawangan Negeri Sembilan pada masa kini.

6.0 Prosedur Pelaksanaan EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus serta tindakan pengurusan yang

mantap dan mapan merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:

I. mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan

pelaksanaan yang jelas

II. mewujudkan luak bagi ruang kerja yang bersesuaian

III. mengadakan program latihan

IV. mengadakan pelancaran EKSA di kampus

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil perlu dilaporkan secara berkala

kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan

perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah- langkah penambahbaikan yang perlu

diambil.

11

6.1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.1.1 Penaung/ Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

iii. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan iv. Menentukan

belanjawan dan sumber-sumber kewangan;

v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

vi. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan

viii. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

6.1.2 Fasilitator

i. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua luak dan ahli;

ii. Memastikan semua warga kampus mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;

iii. Menentukan pembahagian luak;

iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan

v. Menyelaras dan memantau aktiviti.

6.1.3 Penyelaras

i. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

ii. Menyelaras program EKSA;

iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA; iv. Membantu

pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

v. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

6.1.4 Jawatankuasa Promosi

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;

ii. Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan

untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan iv.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dikalangan

warga kampus.

6.1.5 Jawatankuasa Audit

i. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

ii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;

iii. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan iv.

Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikutkeperluan.

12

6.1.6 Jawatankuasa Latihan

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya

EKSA kepada semua warga kampus; ii. Mengenal pasti jenis latihan yang

diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga kampus diberikan latihan EKSA

secukupnya.

6.1.7 Jawatankuasa Standard

i. Menyediakan kriteria penyeragaman EKSA

ii. Menentukan kriteria penyeragaman EKSA dipatuhi

iii. Menyemak kriteria penyeragaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

6.1.8 Ketua Luak

i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli luak;

ii. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;

iii. Merancang aktiviti kumpulan;

iv. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan

EKSA

kepadafasilitator; dan

v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli luak.

6.1.9 Ahli-ahli

i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

iii. Bekerjasama dalam luak; dan

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA.

6.2 Mewujudkan Luak EKSA

i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab luak bagi memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan EKSA. ii. Pembahagian luak hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi luak bagi

memudahkan rujukan.

iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian luak adalah seperti yang berikut:

susun atur keseluruhan kampus dan pembahagian kepada luak-luak kecil

hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah

luak tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.

menentukan nama luak untuk setiap luak dan jumlah keahlian bagi setiap luak;

mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan luak

dengan mengambil kira hala tuju EKSA di kampus; dan

luak haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

13

6.3 Menganjurkan Program Latihan

Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping

membudayakan EKSA dalam kalangan warga kampus.

6.4 Melancarkan Pelaksanaan EKSA

Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di

samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA

dalam kampus.

Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang

berikut:

dasar EKSA;

luak EKSA;

objektif EKSA;

pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan manual panduan pelaksanaan EKSA.

7.0 Pelaksanaan Audit Dalam

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh kampus secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu

dijadualkan secara berkala untuk memastikan kampus membuat penambahbaikan secara

berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya.

Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh kampus.

7.1 Kriteria Audit EKSA MAMPU

Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA yang di amalkan di Kampus atau

persekitaran tempat kerja. Komponen yang digunakan ialah;-

7.1.1 KOMPONEN A - Keperluan Utama Pelaksanaan

i. Dasar EKSA

ii. Polisi

iii. Visi iv. Misi

v. Objektif

vi. Logo dan slogan

vii. Carta Jawatankuasa EKSA

viii. Pelan Lantai Induk EKSA

14

7.1.2 KOMPONEN B- Ruang Tempat Kerja

LANTAI

Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut;

1 - selamat dan tidak licin

2 - tiada \ kekotoran/sampah di lantai

3 - tidak berlubang/pecah atau rosak

Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual

pembersihan dipatuhi

DINDING DAN SYILING

Memastikan dinding dan syiling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik

Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat

15

SUSUN ATUR PERALATAN

Menyeragamkan susunan laci meja/ kekaki boleh gerak (mobile pedestal) tidak seragam

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaaan teratur dan kemas

1 - Komputer

2 - Dulang (tray) keluar / masuk

3 - folder/ Fail

4 - perhiasan tidak keterlaluan

5 - kedudukan laci

LAMPU DAN SOKET

Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik

Memastikan soket eletrik berfungsi dan dalam keadaan baik

16

KEADAAN PERALATAN

Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ dulang (tray)/ dalam laci

Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan

memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci

mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian)

mempamerkan arahan/ notis bagi memastikan peralatan disusun kemas

PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH

Menyediakan tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam

Menyediakan label bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/ unit

Menggunakan papan tanda/ tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca

Meletakkan papan tanda/ tanda arah pada kedudukan strategik dan mudah dilihat

17

KEPERLUAN UMUM

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ ruang guna sama yang mudah dilihat ( sekiranya melebihi dua suis )

Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW.PA - 7) di semua bilik/ ruang.

Melantik pegawai bertangungjawab atau Person - In - charge (PIC) bagi setiap ruang/ bilik guna sama beserta nombor telefon untuk dihubungi

Menyedia dan memaparkan etika/ tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas

merencakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera ( jika ada )

PERHIASAN

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat

Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdedu dan dalam keadaan baik

18

MEJA KERJA WARGA/ KUBIKEL KERJA

Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat

BILIK PEGAWAI/ PENSYARAH

Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

Memastikan susunan perabot kemas

menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat

19

STOR PERALATAN PEJABAT

Memastikan stor memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Bersih

2 - Tidak berdebu

3 - Susunan kemas dan teratur

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja

Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini.

Memastikan tiada bahan. peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor

Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor

20

BILIK FAIL

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Bersih

2 - Tidak berdebu


Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur baik dan kemas

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat

Menyediakan senarai indeks dan nombor fail

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/ dokumen yang mengandungi;

1 - Tajuk Fail

2 - Nombor susunan fail

Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/ fail tidak aktif/ fail tutup.

21

SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTARI

Memastikan sudut/ bilik cetak/ dokumentasi memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Bersih

2 - tidak berdebu

3 - tersusun

4 - kemas

5 - selamat

Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

BILIK PEMANDU

Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat

22

BILIK SERVER/ TERPERINGKAT

Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Bersih

2 - tidak berdebu

3 - tersusun

4 - kemas

5 - selamat

23

7.1.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM

LOBI UTAMA/ RUANG HADAPAN

Memastikan persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh yang berikut;

1 - Visi

2 - Misi

3 - Maklumat pengurusan atasan

4 - Moto; dan

5 - Piagam Pelanggan

Menyediakan perkara berikut di lobi utama

1 - Buku kedatangan pelawat

2 - Direktori pelawat

3 - Sudut informasi untuk pelanggan

4 - perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

24

KAUNTER UTAMA

Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Sistem maklumbalas pelanggan

2 - Direktori warga

3 - borang - borang/ brosur berkaitan

4 - bahan bacaan/ informasi

5 - Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

6 - maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria

Memastikan usaha - usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan

Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan

Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemas kini

25

RUANG MENUNGGU

Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat

Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur

menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi

BILIK MESYUARAT

Memastikan semua perlatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik

Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat

26

PERPUSTAKAAN/ PUSAT SUMBER

Memastikan ruang perpustakaan/ pusat sumber bersih, kemas dan teratur

Menyediakan sistem susunan/ capaian/ label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

LIF

Memastikan lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi

Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan

Memaparkan nama bahagian/ seksyen bagi setiap aras dengan jelas

Memaparkan sijil perakuan keselamatan Mesin Angkat yang mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala

27

SURAU/ BILIK SOLAT

Memastikan barang - barang/ peralatan yang berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadan bersih;

1 - Telekung

2 - Sejadah

3 - Penyidai

Menyediakan kemudahan berikut;

1 - Tanda arah kiblat

2 - Rak menyimpan Al - Quran dan bahan bacaan

3 - Tempat letak/ rak kasut

4 - Selipar

Memastikan Al - Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik

Memastikan surau/ bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa

Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)

Memastikan tempat wuduk bersih

28

TANDAS

Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering

Memastikan bau tandas menyenangkan

Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik

Memastikan pengudaraan tandas baik

Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas

Menyediakan peralatan tambahan seperti yang berikut;

1 - Cecair pencuci tangan

2 - Tisu tangan

3 - Bakul sampah/ tong sanitari

4 - cermin muka

5 - Bahan pewangi

Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik

PANTRI

Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan

Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus

29

7.1.4 KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN

PELAN TINDAKAN KECEMASAN

Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang mengandungi;

1 - Arahan keselamatan

2 - Latihan pengungsian bangunan, latihan kebakaran (fire - drill)

3 - Tanda Amaran

4 - Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul

5 - tanda arah laluan kecemasan

Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan

PENDAWAIAN/ KABEL

Memastikan pendawaian eletrik/ telefon/ kabel komputer/ mesin/ peralatan dalam keadaan kemas. teratur dan selamat

Memastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan

30

PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut;

1 - Penyeleggaraan secara berkala

2 - Mempunyai tatacara penggunaan

3 - Berkeadaan bersih

4 - Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan

Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

LALUAN/ TANGGA KECEMASAN

Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/ pintu kecemasan

Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas

31

KUNCI

Memastikan anak kunci dilabelkan/ ditandai dan memenuhi tatacara keselamatan

Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat

Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertangungjawab

Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemas kini

32

7.1.5 KOMPONEN E - Kawasan persekitaran pejabat

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU

Menyediakan tanda/ garisan yang jelas di antara lot - lot tempat letak kenderaan yang disediakan

Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas

Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih

Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik

Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik

Memastikan taman permaian dan peralatan taman permaianan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada)

Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan

Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/ mati di sekitar kawasan

Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang

Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi

Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik

Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih

33

7.1.6 KOMPONEN F – KHUSUS

BILIK RAWATAN

Memastikan persekitaran bilik kemas dan selamat

Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam

Menyediakan senarai ubat troli kecemasan

Memastikan ubat tidak rosak atau luput tarikh

I. HOSPITAL/ KLINIK

34

PETI SEJUK

Setiap bahan dilabelkan, disusun kemas dan berada dalam keadaan baik

Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemas kini

WAD

Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat


35

FARMASI

Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat


Menyusun dan melabelkan ubat - ubatan dengan baik dan teratur

STOR PERALATAN/ UBAT FARMASI

Memastikan stor memnuhi kriteria seperti yang berikut;

1 - Bersih

2 - Tidak berdebu


Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas


Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi oleh warga kerja

Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor

Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor

Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemas kini

Ubat disusun mengikut sistem First in first out (FIFO) atau First Expiry First Out (FEFO)

36

BILIK MAKMAL

Memastikan persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat


Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal. domestik. alatan tajam dan bahan buangan berbahaya

BILIK/ RUANG KAD REKOD PERUBATAN

Memastikan persekitaran bilik atau ruang rekod perubatan bersih, kemas dan selamat

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian rekod dengan cepat dan pantas

Menyediakan peraturan pengambilan rekod untuk dipatuhi warga kerja

37

III. MASJID

RUANG AZAN

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi (cth; alat siar raya dan jam dinding

Menyediakan tatacara penggunaan alatan

Memaparkan info solat

38

TEMPAT WUDUK

Menyediakan etika dan peraturan tempat wuduk

Menyediakan arah/ simbol ruang wuduk wanita dan lelaki di tempat yang mudah dilihat

Menyediakan tempat wuduk mesra OKU atau orang tua

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik

Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat

39

TEMPAT MANDI JENAZAH

Menyediakan dan memaparkan etika dan peraturan tempat mandi jenazah

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan teratur


40

III. BALAI POLIS / PEJABAT POLIS BANTUAN

KAUNTER ADUAN

Menyediakan kaunter aduan yang bersih, kemas dan ceria

Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan

Memastikan kemudahan untuk pelanggan selesa dan mencukupi

Memaparkan carta aliran/proses kerja atau piagam pelanggan

41

STOR SIMPANAN BARANG - BARANG BUKTI

Memastikan barang - barang disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan untuk memudahkan capaian

Menyediakan senarai indeks barang - barang

Memastikan bilik simpanan kes memenuhi kriteria yang berikut;

1 - Bersih

2 - Tidak berdebu

3 - Tersusun; dan

4 - Kemas

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap barangan kes

Memastikan peralatan kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas

Menyediakan tangga khas untuk penyimpanan dan capaian barang bukti

42

IV. UMUM

BILIK KULIAH/ BILIK LATIHAN/ BILIK PERBINCANGAN



Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini

DEWAN/ AUDITORIUM

Memastikan persekitaran bilik kemas, bersih dan selamat

Memastikan semua perlatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

Memastikan maklumat yang dipaprkan dalam keadaan baik dan terkini

43

DEWAN MAKAN/ TEMPAT MAKAN/ KAFETERIA/ KANTIN




GARAJ

Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat

Memastikan tempat letak kenderaan disediakan

44

PREMIS PERNIAGAAN

Memastikan persekitaran premis bersih, kemas dan selamat

Menyediakan etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa

ASRAMA

Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat



45

BILIK PENGINAPAN/ BILIK REHAT/ BILIK TRANSIT/ RUMAH TAMU


Memastikan semua peralatan/ perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun

PADANG

Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik

Memastikan rumput di kawasan padang pendek

46

GELANGGANG

Memastikan kawasan gelanggang dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan

Menyediakan dan memaparkan peraturan/ etika penggunanaan gelanggang

Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusn dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

GIMNASIUM

Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik

Memastikan kawasan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun dan selamat digunakan

47

8.0 Penutup

Pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 akan lebih sistematik

dan sempurna dengan adanya Manual Pelaksanaan EKSA ini. Khususnya, manual ini dapat

dijadikan sebagai rujukan utama bagi seluruh warga kampus pada setiap masa.

9.0 Penghargaan

Ucapan terima kasih dirakamkan kepada pihak pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan

Kampus Seremban 3 di atas sokongan yang diberikan kepada gerakan EKSA ini. Juga penghargaan

kepada ‘Champion’ EKSA yang telah membantu pihak universiti untuk merealisasikan hasrat

melaksanakan EKSA di kampus ini.

48

RUJUKAN

Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Sektor Awam (EKSA) IKBN Seri Iskandar. (2015). Retrieved from

pengenalan5s.blogspot.my/2015/03/garis-panduan-pelaksanaan-ekosistem.html Kementerian

Pertahanan Malaysia. Buku Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

MAMPU. Panduan Pelaksanaan EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam.

manual pelaksanaan ekosistem kondusif sektor … · 4.0 kunci kejayaan eksa ... selesa dan...

Documents