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GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA
Secretaria de Estado da Fazenda
Diretoria de Auditoria Geral
MANUAL MÓDULO DE TRANSFERÊNCIAS
CONCEDENTE - Análise Prestação de Contas Parcial e Final
- Acompanhamento do Objeto
atualizado em 02-05-17
ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS
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SUMÁRIO
1. Acompanhamento do objeto ....................................................................................... 3
1.1 Realizar Acompanhamento do Objeto ............................................................... 3
1.2 Listar Acompanhamento Objeto ....................................................................... 10
2. Prestação de Contas Parcial .................................................................................... 12
2.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Parcial ............................. 12
2.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Parcial................................. 14
2.3. Listar Prestação de Contas Parcial ................................................................... 28
2.4. Reanálise da Prestação de Contas Parcial (após diligência) ........................ 29
3. Prestação de Contas Final ........................................................................................ 37
3.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Final ................................. 37
3.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final .................................... 40
3.3. Realizar Parecer Secretário/Dirigente Prestação de Contas Final .......... 45
3.4. Listar Prestação de Contas Final ...................................................................... 48
3.5. Reanálise Prestação de Contas Final ................................................................ 49
3.5.1 Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final (Diligência) .......... 49
3.6. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final (Reanálise).................. 51
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Este Manual tem por objetivo orientar os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta (concedentes) sobre a realização do Acompanhamento do Objeto e Análise da Prestação de Contas Parcial e Final de uma transferência repassada, por meio do Módulo de Transferências, no SIGEF. Observa-se que:
� Todos os campos com asterisco * são de preenchimento obrigatório.
� Todos os campos descritivos podem ter informações coladas, ou seja, pode ser utilizada a opção “Ctrl c” para copiar determinado texto e “Ctrl v” para incluir no campo descritivo do sistema.
1. Acompanhamento do objeto
1.1 Realizar Acompanhamento do Objeto
No momento de gerar a Transferência (Funcionalidade Gerar
Transferência) o concedente prevê no campo “Procedimentos a serem adotados para avaliação da execução do instrumento” os acompanhamentos que irá realizar.
Durante a execução do instrumento, o concedente poderá realizar outros acompanhamentos, além dos já previstos.
Tela 01
A funcionalidade Realizar Acompanhamento Objeto permite que o concedente registre os acompanhamentos do objeto de uma Transferência.
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Tela 02
Inserir o número da Unidade Gestora/Gestão e o número da transferência. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 03
Clicar no número da transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com 3 (três) abas, sendo que a primeira contém os dados que identificam a Transferência informada.
» Aba Identificação
Tela 04
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» Aba Acompanhamento
Tela 05
Para inserir um acompanhamento, o concedente deverá clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:
» Aba Identificação
Tela 06
� Parcela: selecionar o número da parcela da Transferência para a qual deseja cadastrar o acompanhamento;
� Data: inserir a data em que foi realizado o acompanhamento;
� Forma Avaliação: informar os procedimentos adotados para a avaliação da execução do instrumento. Ex.: visita in loco;
� Problemas Detectados: relacionar os problemas detectados em função da avaliação realizada;
� Providências Adotadas: relacionar as providências adotadas pelo concedente para sanar os problemas detectados;
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� Observações: inserir alguma observação que o concedente achar pertinente.
Segue modelo de tela preenchida:
Tela 07
» Aba Fotos
Tela 08
Clicar no botão para incluir fotos que mostrem o atual estado de execução do objeto da Transferência. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 09
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� Pode ser incluído mais de um acompanhamento por parcela.
» Aba Laudo Supervisão (obra)
Em caso de obra, para cada parcela repassada pelo Estado deve haver um Laudo de Supervisão do engenheiro.
� A Aba Laudo Supervisão não deve ser preenchida para outros objetos, somente para obras.
Tela 10
Para inserir um Laudo Supervisão, o concedente deve clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:
Tela 11
Observa-se que já há um laudo referente à primeira parcela. Para incluir o laudo referente à segunda parcela clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
» Aba Identificação
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Tela 12
� Data: inserir a data em que foi realizada a vistoria na obra;
� Parcela: digitar o número da parcela da Transferência, cujo acompanhamento está sendo realizado;
� Data Laudo: inserir a data em que foi expedido o Laudo;
� Ato Designação: descrever o número da Portaria que designou a comissão ou o servidor para realização do laudo;
� Obra: inserir em detalhes os dados da obra, objeto da Transferência;
� Dimensão: descrever a dimensão da obra;
� Valor Medido Concedente (R$): inserir o valor em reais da medição realizada pelo engenheiro;
� Medição Apresentada pelo Beneficiário: com relação à medição apresentada pelo convenente/beneficiário, o concedente terá que decidir entre aprovada ou reprovada, escolhendo uma das opções apresentadas no combo.
» Aba Laudo
Tela 13
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� Descrição: descrever o conteúdo do Laudo, ou seja, detalhar como foi ou está sendo realizado o objeto da Transferência.
» Aba Fotos
Tela 14
O concedente terá que salvar a(s) foto(s) no seu computador e, após, clicar no campo da tela acima para fazer o upload. O arquivo deve possuir a extensão “jpeg”.
» Há um limite máximo de 2MB para cada foto. Quando o tamanho exceder a 2 MB a foto precisa ser redimensionada para uma resolução inferior. O redimensionamento pode ser feito diminuindo a resolução da foto ou: acessar a ferramenta Paint do Windows (Redimensionamento), clicar em Abrir “Microsoft Office 2010” ou outro Microsoft, clicar em “Editar Imagens” e Redimensionar; após salvar como. Ao salvar como, a imagem vai ficar no tipo “jpeg”, porém a extensão continua “jpg”. É preciso transformar para “jpeg”, para isso basta renomear.
» Se a foto já estiver em “jpg”, nem precisa redimensionar para diminuir seu tamanho, baste renomear para “jpeg”.
Após inserir as fotos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”. Podem ser feitos vários Laudos Supervisão até a conclusão da obra.
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Tela 15
1.2 Listar Acompanhamento Objeto
Esta funcionalidade permite listar o(s) acompanhamento(s) de uma Transferência. A pesquisa pode ser realizada pelos seguintes critérios: número transferência, objeto e instrumento. Preencher os campos e, após, clicar no botão para verificar os acompanhamentos cadastrados.
Tela 16
Clicar no código vermelho respectivo e o sistema apresentará a tela a seguir.
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Tela 17
Tela 18
Tela 19
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2. Prestação de Contas Parcial
A pessoa que realizar as funções a seguir deverá ter em mãos a prestação de contas enviada pelo beneficiário, com todos os documentos relacionados na legislação específica, de acordo com o instrumento pactuado.
2.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Parcial
A funcionalidade Registrar Recebimento Prestação Contas Parcial permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Parcial.
Inserir a Unidade Gestora/Gestão, informar o número da Transferência e clicar no botão . Pode-se ainda pesquisar por “Beneficiário” ou por “Instrumento”.
O sistema apresentará a Transferência na situação “Aguardando Documentos” – DA.
Tela 20
Clicar na parcela que deseja registrar a prestação de contas e o sistema apresentará a seguinte tela:
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Tela 21
Percebe-se que a tela acima apresenta 6 (seis) abas não editáveis, ou seja, somente traz informações acerca da prestação de contas recebida. No entanto, no rodapé dessa tela há dois campos para preenchimento pelo concedente:
� Data Recebimento: inserir a data em que foi recebida a prestação de contas parcial pelo Setor de Prestação de Contas.
� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) específico para cada prestação de contas parcial.
� Para cada prestação de contas parcial deverá ser aberto um processo. Todos os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser APENSADOS ao processo de concessão.
Após informar esses dados clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a seguinte mensagem “Operação realizada com sucesso”.
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Tela 22
� Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação à prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência).
2.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Parcial
A funcionalidade Realizar Análise Prestação Contas Parcial tem como objetivo registrar a análise da prestação de contas parcial.
Ao realizar a análise deve o concedente ter em mãos os documentos encaminhados pelo proponente.
� A análise pode ser feita em partes, pois os dados serão salvos pelo sistema sempre que a operação for confirmada. Para isso, basta manter a situação “em análise”.
Após inserir a Unidade Gestora/Gestão e o número da Transferência clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. É possível realizar a pesquisa por “Beneficiário” ou “Instrumento”. Se não for informado o número da Transferência serão mostradas todas as prestações pendentes de análise na UG/Gestão informada.
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Tela 23
Selecionar a parcela da prestação de contas que deseja analisar e o sistema apresentará a tela a seguir.
» Aba Identificação
Tela 24
Esta aba mostra as informações gerais da Transferência para a qual foi realizada a prestação de contas, ou seja, não é editável.
» Aba Ingressos
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Tela 25
Nesta aba serão analisados os ingressos da prestação de contas.
� Os ingressos tipo “Repasse” e “Contrapartida” são informados de forma automática pelo sistema, os demais (rendimentos) são informados pelo convenente e devem refletir o que consta no extrato bancário.
Selecionar o segundo check box “Repasse” e após clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir:
Tela 26
� Confere Extrato: escolher no combo a opção “sim” se o ingresso “repasse” no valor de R$ 45.000,00 confere com o extrato bancário ou “não” se não confere.
� Descrição: campo não obrigatório. Utilizar para descrever alguma observação, se necessário.
Após informar o(s) campo(s) clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
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Tela 27
Observa-se que na coluna “Confere Extrato” foi inserida a palavra “sim”.
Em seguida analisar os outros ingressos informados (contrapartida e/ou Rendimento). Repetir a operação anteriormente apresentada, ou seja, marcar o check box “Contrapartida” e, após, clicar no botão . Após informar o(s) campo(s) clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir, com todos os ingressos analisados.
Tela 28
» Aba Dispêndios
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Tela 29
Nesta aba serão analisados os dispêndios informados pelo proponente.
� Ao clicar no Código vermelho do pagamento serão mostrados todos os dados do pagamento, conforme telas a seguir.
Tela 30
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Tela 31
Tela 32
Tela 33
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Selecionar o check box do pagamento 0001 e após clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir:
Tela 34
� Análise: escolher, no combo, uma das opções a seguir:
� Aprovado: caso o analista da prestação de contas entenda que o
dispêndio realizado está de acordo com o Plano de Trabalho, com a finalidade mencionada no Termo e a legislação vigente;
� Diligência – Correção Dados: caso o analista entenda que alguma informação referente ao dispêndio necessita de correção. Nesse caso, a prestação de contas retorna para o proponente providenciar as correções;
� Diligência: o analista escolherá essa opção caso entenda que há alguma irregularidade em relação ao dispêndio, ou que alguma situação precisa ser esclarecida. Nesse caso, a prestação de contas retorna ao proponente para a juntada de documentos, apresentação de justificativas e/ou devolução do valor glosado;
� Reprovado: quando a prestação de contas voltar da diligência sem o proponente ter sanado a irregularidade apontada, situação em que o analista poderá escolher a opção “Reprovado”.
� Observa-se que a opção “Reprovado” só poderá ser selecionada se o dispêndio tiver sido colocado primeiramente na situação “Diligência”.
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� Valor Glosado: o analista deve inserir o valor glosado do dispêndio em análise, se for o caso. Esse valor será informado automaticamente no campo Valor Glosado da Aba Conclusão;
� Descrição: caso o analista desejar inserir alguma observação sobre o dispêndio em análise;
� Fundamentação Legal: preencher com a base legal da decisão, sempre que o analista diligenciar ou reprovar o dispêndio;
Os três campos abaixo estão integrados com o Sistema de Administração Tributária (SAT), com o objetivo de auxiliar o analista na análise dos documentos fiscais ESTADUAIS de SC. Quando o documento for municipal ou de outro Estado, não há validação pelo sistema, o analista poderá entrar em contato com o Município/Estado respectivo para conferir a validade do documento.
� Situação Favorecido: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a empresa que emitiu o documento fiscal está ativa ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:
� Empresa Ativa na Data do Pagamento xx/xx/xxxx;
� Empresa Inativa na data do pagamento xx/xx/xxxx (situação irregular) ou sem exigência de inscrição em SC (verificar a regularidade no Estado/Município origem);
� A verificação de Empresa Ativa está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.
� Validação NF Eletrônica: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal eletrônica é válida ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:
� A Nota Fiscal Eletrônica informada está presente no banco de dados da SEF e não está cancelada;
� NF Eletrônica inválida. A Nota Fiscal Eletrônica informada não está presente no banco de dados da SEF ou está cancelada;
� A verificação de Nota Fiscal Eletrônica Autorizada está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.
� Validação AIDF – Autorização de Impressão de Documento Fiscal: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal possui autorização de impressão ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:
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� A AIDF informada possui impressão autorizada;
� AIDF inválido - a AIDF informada não possui impressão autorizada. Esta mensagem é um alerta para o analista verificar a autenticidade da nota;
� A verificação de Documento com Impressão Autorizada está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.
� Quando o documento fiscal for Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou Nota Fiscal de Serviço é recomendado verificar a sua autenticidade junto à Prefeitura Municipal, sede do prestador de serviço, pois o SIGEF NÃO está integrado com os sistemas informatizados das prefeituras municipais.
� Se forem inseridos dados diferentes do que consta no documento fiscal, a validação não poderá ser feita corretamente. Nessas situações, o analista deverá colocar a prestação de contas em diligência para possibilitar a correção das informações pelo beneficiário e a posterior validação correta pelo sistema.
Tela 35
No exemplo deste Manual, foi escolhida a opção “Diligência – Correção de Dados”. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:
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Tela 36
Observa-se na última coluna que o primeiro dispêndio está Em diligência- correção de dados e os demais foram aprovados - AP.
» Aba Observações
Tela 37
Esta aba informa as observações inseridas pelo beneficiário no momento da elaboração da prestação de contas. Não é editável pelo concedente.
» Aba Justificativa
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Tela 38
Esta aba informa as justificativas do beneficiário a respeito das questões apontadas pelo concedente na análise que concluiu pela diligência. Não é editável pelo concedente.
» Aba Conclusão
Tela 39
� Descrição: neste campo o analista descreverá as observações e conclusões sobre a prestação de contas apresentada;
� Observa-se que os apontamentos realizados pelo analista em cada dispêndio não são trazidos automaticamente para o campo descrição. Se pretender fazê-lo, o usuário poderá utilizar o recurso de copiar e colar.
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� Histórico Descrição: este campo não é editável e trará o histórico das análises realizadas anteriormente;
� Valor Glosado: o sistema retornará automaticamente neste campo o(s) valor(es) glosado(s) inserido(s) na aba dispêndios. Campo não editável;
� Domicílio Bancário Devolução: Inserir o código do banco, da agência e o número da conta-corrente específica do convênio. Este campo deverá ser preenchido caso o beneficiário tenha que devolver o recurso ou parte dele, tendo em vista a não aprovação pelo analista de despesa(s) constante(s) da prestação de contas;
� Prazo Diligência: será preenchido quando o analista colocar a prestação de contas em Diligência por entender que há correções a serem realizadas, justificativas a serem prestadas ou valores a serem glosados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha enviado a prestação de contas para reanálise, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”;
� Situação: escolher uma das opções abaixo, de acordo com a situação:
� Em análise: indica que o analista ainda não realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações da análise já realizada.
� Regular: a prestação de contas está aprovada pelo técnico;
� Regular com Ressalvas: a prestação de contas parcial está aprovada pelo técnico, mas com ressalvas.
� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados ou valores a serem devolvidos. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma, o analista poderá concluir a sua análise;
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� Em Reanálise: após a diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente;
Uma das quatro situações a seguir deverá ser escolhida quando o analista entender que a prestação de contas está irregular :
� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista, primeiramente, ter colocado a prestação de contas em diligência.
� Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;
� Irregular Saldo Não Recolhido: quando não for recolhido o saldo de recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;
� Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tiver sido atingida.
� Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;
» Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.
» Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.
OBRA: Quando o objeto for obra, só será possível concluir a análise como regular ou regular com ressalvas após a inclusão de um laudo técnico por meio da funcionalidade “Realizar Acompanhamento do Objeto”.
Após o preenchimento de todas as abas clicar no botão .
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Tela 40
Realizada a análise clicar no botão . O sistema apresentará a seguinte tela com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo operação a situação selecionada, no exemplo deste manual “Diligência”.
� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente e para todos os usuários constantes no cadastro informando que a prestação de contas parcial deve ser alterada no ambiente internet.
Tela 41
� Após ter concluído a análise técnica da prestação de contas parcial e desde que não tenha sido realizada a conclusão do parecer do técnico na prestação de contas final, o técnico poderá alterar sua conclusão na prestação de contas parcial, exemplos: de irregular para regular, irregular para regular com ressalvas ou coloca-la em diligência.
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2.3. Listar Prestação de Contas Parcial
Esta funcionalidade permite listar as prestações de contas parciais.
Inserir a Unidade Gestora/Gestão e clicar no botão . Também poderá ser realizada a consulta por Beneficiário ou Instrumento, conforme se verifica nas abas da tela abaixo.
O sistema listará todas as prestações de contas recebidas pela referida UG/Gestão.
Tela 42
Observa-se que a última coluna da tela anterior informa a situação da prestação de contas. No exemplo deste Manual, a prestação de contas encontra-se na situação “Em diligência”.
Clicar no código vermelho para ter acesso à prestação de contas. Na aba Conclusão é possível verificar a análise realizada pelo concedente.
Tela 43
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2.4. Reanálise da Prestação de Contas Parcial (após diligência)
Finalizado o prazo estabelecido na diligência, tendo o proponente realizado ou não as alterações/correções sugeridas pelo concedente, a prestação de contas voltará para análise do concedente, na situação “Em reanálise”.
Acessar a funcionalidade Realizar Análise Prestação Contas Parcial.
Tela 44
Clicar no código vermelho respectivo e o sistema mostrará a prestação de contas, conforme a seguir.
» Aba Identificação
Tela 45
No botão é possível consultar a versão anterior da prestação de contas, antes de o proponente ter realizado alguma alteração, ou seja, é um histórico da prestação de contas.
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30
» Aba Ingressos
Tela 46
Para alterar um ingresso selecionar o check-box respetivo e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 47
Selecionar a opção desejada e clicar no botão e a análise do ingresso será atualizada.
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Tela 48
» Aba Dispêndios
Tela 49
� Se o proponente tiver realizado dois pagamentos para o mesmo fornecedor o Número Operação Bancária será o mesmo, visto que o número é representado da seguinte forma: 66(indica transferência on line) + número da agência + número da conta de quem realizou a operação bancária.
Clicar no código em vermelho do pagamento que será objeto de reanálise, no caso o de número 0001.
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Tela 50
No exemplo desse manual, o concedente havia solicitado que o proponente corrigisse o número do documento fiscal, pois estava faltando um número.
Tendo em vista que o proponente corrigiu o número, o dispêndio será aprovado (para acessar o histórico da prestação de contas, ou seja, ver como a prestação de contas estava antes de ser alterada pelo proponente, clicar no botão da tela 30).
Fechar a tela que detalha o pagamento. Na tela 29 selecionar o dispêndio respectivo e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir, com a análise já realizada.
Tela 51
Reanalisar, levando em consideração as alterações feitas pelo proponente, caso tenham sido realizadas.
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Tela 52
No exemplo o dispêndio será aprovado. Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 53
» Aba Observações
Tela 54
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34
Esta aba informa as observações inseridas pelo beneficiário no momento da elaboração da prestação de contas. Não é editável pelo concedente.
» Aba Justificativa
Tela 55
Esta aba informa as justificativas do beneficiário a respeito das questões apontadas pelo concedente na análise que concluiu pela diligência. Não é editável pelo concedente.
» Aba Conclusão
Tela 56
Observa-se que o campo situação mostra a primeira situação selecionada pelo concedente.
� Descrição: neste campo o analista descreverá as observações e conclusões sobre a prestação de contas apresentada;
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� Observa-se que os apontamentos realizados pelo analista em cada dispêndio não são trazidos automaticamente para o campo descrição. Se pretender fazê-lo, o usuário poderá utilizar o recurso de copiar e colar.
� Histórico Descrição: este campo não é editável e trará o histórico das análises realizadas anteriormente;
� Valor Glosado: o sistema retornará automaticamente neste campo o(s) valor(es) glosado(s) inserido(s) na aba dispêndios. Campo não editável;
� Domicílio Bancário Devolução: Inserir o código do banco, da agência e o número da conta-corrente específica do convênio. Este campo deverá ser preenchido caso o beneficiário tenha que devolver o recurso ou parte dele, tendo em vista a não aprovação pelo analista de despesa(s) constante(s) da prestação de contas;
� Prazo Diligência: será preenchido quando o analista colocar a prestação de contas em Diligência por entender que há correções a serem realizadas, justificativas a serem prestadas ou valores a serem glosados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha enviado a prestação de contas para reanálise, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”;
� Situação: escolher uma das opções abaixo, de acordo com a situação:
� Em análise: significa que o analista ainda não realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações da análise já realizada.
� Regular: a prestação de contas foi aprovada;
� Regular com Ressalvas: a prestação de contas foi aprovada com ressalvas em relação, por exemplo, aos documentos apresentados e/ou ingressos e/ou despesas realizadas;
� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados ou
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valores a serem devolvidos. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma, o analista poderá concluir a sua análise;
� Em Reanálise: após a diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente;
Uma das quatro situações a seguir deverá ser escolhida quando o analista entender que a prestação de contas está irregular :
� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista, primeiramente, ter colocado a prestação de contas em diligência.
� Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;
� Irregular Saldo Não Recolhido: quando não for recolhido o saldo de recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;
� Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada;
� Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;
» Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.
» Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.
OBRA: Quando o objeto for obra, só será possível concluir a análise como regular ou regular com ressalvas após a inclusão de um laudo técnico por meio da funcionalidade “Realizar Acompanhamento do Objeto”.
Segue a tela com o exemplo deste Manual:
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Tela 57
Após o preenchimento de todas as abas clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 58
Observa-se no campo situação que a prestação de contas foi considerada Regular.
3. Prestação de Contas Final
3.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Final
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Tela 59
A funcionalidade Registrar Recebimento Prestação de Contas Final permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Final. Informar o campo Unidade Gestora/Gestão e clicar no botão . O sistema disponibilizará tela com as transferências disponíveis para serem recebidas.
� É possível registrar o recebimento da Prestação de Contas Final mesmo que as prestações de contas parciais não tenham sido analisadas.
Tela 60
Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a seguinte tela com todos os dados da prestação de contas realizada pelo beneficiário:
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Tela 61
� Data Recebimento: inserir a data do recebimento da prestação de contas;
� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico - SGP-e específico para a prestação de contas final;
� Os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser
APENSADOS ao processo de concessão.
Após o preenchimento desses campos, clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”:
Tela 62
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� Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação a prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência). Atenção: Não libera de eventual bloqueio decorrente de parecer irregular do técnico.
3.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final
Tela 63
Esta funcionalidade tem como objetivo registrar a análise técnica da prestação de contas final.
O sistema só permite analisar a prestação de contas final, se todas as suas parciais estiverem sido analisadas (regular, regular com ressalva ou irregularidades).
Para realizar a análise o concedente deve ter em mãos os documentos exigidos pela legislação, conforme o instrumento firmado, enviados pelo proponente ao realizar a prestação de contas final.
Inserir a Unidade Gestora/Gestão e se desejar informar o número da Transferência. Clicar no botão e o sistema apresentará a Transferência, caso informada, ou todas as disponíveis para análise.
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Tela 64
Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com duas abas:
» Aba Identificação
Esta aba não é editável, somente informa os dados da prestação de contas:
Tela 65
» Aba Conclusão
Para consultar a prestação de contas final realizada pelo proponente clicar no botão . Se a prestação de contas final tiver sido colocada em diligência e o proponente tiver realizado alterações a versão original da prestação de contas final poderá ser consultada no botão .
Após consultar a prestação de contas o analista fará sua análise preenchendo os campos a seguir:
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Tela 66
� Conclusão: descrever a conclusão quanto à prestação de contas em análise, com base na opção que constará no campo “Situação”;
� Histórico Conclusão: este campo não é editável, mas trará o histórico das conclusões das análise realizadas anteriormente;
� Prazo Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas ou justificativas ou documentos a serem apresentados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”.
� Situação: escolher uma das opções abaixo quando o analista da prestação de contas entender:
� Em Análise – Técnico: indica que o analista ainda não realizou ou
está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações.
� Regular com Ressalvas – Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico, mas com ressalvas.
� Regular - Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico;
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� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”.
� Em Reanálise – Técnico: depois da diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente pelo técnico;
Umas das 4 (quatro) situações a seguir deverão ser escolhidas quando o analista entender pela irregularidade da prestação de contas final:
� Irregular Sem Comprovação - Técnico: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;
� Irregular Pagamento Indevido - Técnico: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;
� Irregular Saldo Não Recolhido - Técnico: quando não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;
As três irregularidades listadas acima referem-se à irregularidades relativas à análise da prestação de contas parcial. Se a irregularidade persistir, o técnico deverá repetir sua análise também na prestação de contas final.
� Irregular Desvio Finalidade - Técnico: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tiver sido atingida.
� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista ter colocado, primeiramente, a prestação de contas em diligência.
� O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou Regular com Ressalvas – técnico, caso tenha concluído alguma prestação de contas parcial como “Irregular”. Caso o beneficiário tenha regularizado a pendência que gerou a irregularidade da PC parcial, o técnico deverá retornar à sua análise e alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas”.
� O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou “Regular com Ressalvas – técnico” na conclusão da análise da prestação de contas final, caso tenha alguma parcela da prestação de contas parcial concluída como “Irregular”. Se houver a regularização pelo beneficiário da pendência que gerou a irregularidade, primeiramente o técnico
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deverá retornar à análise da prestação de contas parcial, alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas” para após poder concluir pela regularidade ou regularidade com ressalvas da prestação de contas final. Após escolher a situação clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.
� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente e para todos os usuários constantes no cadastro informando que a prestação de contas final deve ser alterada no ambiente internet.
� Quando a conclusão inicial do técnico for regular ou regular com ressalvas, não poderá mais ser alterada a conclusão diretamente pelo órgão concedente(se posteriormente à análise for verificada alguma irregularidade, poderá ser feita solicitação à Gerência de Recursos Antecipados).
Tela 67
Selecionar a opção desejada, de acordo com o caso, e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir.
Tela 68
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3.3. Realizar Parecer Secretário/Dirigente Prestação de Contas Final
Esta funcionalidade serve para registrar o parecer do Secretário ou Dirigente sobre a prestação de contas final.
Inserir a Unidade Gestora/Gestão e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:
Tela 69
Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com duas abas:
» Aba Identificação
Esta aba não é editável somente informa os dados da prestação de contas para conferência:
Tela 70
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» Aba Avaliação
O Secretário/Dirigente preencherá os campos a seguir:
Tela 71
� Observações: descrever as observações pertinentes ao parecer;
� Documento: se a conclusão do Secretário/Dirigente (campo Situação) for diferente da conclusão da análise técnica (Situação Técnico) mencionar o número do documento que serviu de base para justificar a discordância do Secretário;
� Data: inserir a data do parecer;
� Justificativa: proceder à justificativa do parecer em consonância com a opção escolhida no campo “Situação”;
� Situação Técnico: esse campo não é editável. Ele demonstra a conclusão da análise técnica;
� Situação: escolher uma das opções do combo a seguir:
Em Análise – Secretário: significa que o Secretário/Dirigente ainda não realizou ou está realizando o seu parecer. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o Secretário realizar a análise e eventuais alterações;
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Regular com Ressalvas – Secretário: a prestação de contas final está aprovada, mas com algumas ressalvas;
Regular - Secretário: a prestação de contas final está aprovada;
Uma das 4 (quatro) situações a seguir deverá ser escolhida quando o Secretário/Dirigente decidir pela irregularidade da prestação de contas final:
Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;
Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;
Irregular Saldo Não Recolhido: quando não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;
Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tenha sido atingida.
Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.
Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.
A situação de irregularidade poderá ser selecionada de imediato pelo Secretário, não sendo necessário colocar primeiramente a prestação de contas “em diligência”.
Após escolher a “Operação” e preencher todos os campos da aba, clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo “Situação” com a situação “Regular – Secretário”, a qual foi a escolha para o exemplo deste Manual.
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Tela 72
3.4. Listar Prestação de Contas Final
Esta funcionalidade visa listar todas as prestações de contas finais recebidas.
Inserir a Unidade Gestora/Gestão e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:
Tela 73
Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela “Detalhar Prestação de Contas Final” a seguir. As cinco abas trazem todas as informações da prestação de contas final cadastrada pelo proponente.
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Tela 74
3.5. Reanálise Prestação de Contas Final
3.5.1 Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final (Diligência)
Iremos reanalisar a prestação de contas final que foi colocada “Em diligência”, na análise constante do item 2.2.
Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis.
Tela 75
Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com duas abas:
» Aba Identificação
Esta aba não é editável. Ela somente informa os dados da prestação de contas para conferência:
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Tela 76
» Aba Conclusão
Para a análise o analista clicará no botão para verificar a prestação de contas final encaminhada. O analista fará todas as análises da prestação de contas final e após preencherá os campos a seguir:
Tela 77
No exemplo deste Manual, vamos considerar que o beneficiário não preencheu as abas “Bens Permanentes” e “Objeto”, razão pela qual o analista fez uma Diligência para que sejam adicionados à Prestação de Contas Final os dados faltantes.
Então, após escolher a “Situação” e descrever a “Conclusão” clicar no botão e o sistema trará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.
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� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente constante no cadastro informando que a prestação de contas final deve ser alterada no ambiente internet.
Tela 78
Na funcionalidade Listar Prestação de Contas Final a seguir, pode-se verificar que a situação é DT (Diligência). Ou seja, o Secretário/Dirigente deve aguardar um retorno do proponente para fazer a reanálise (item 4.2 deste Manual).
Tela 79
3.6. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final (Reanálise)
Esta funcionalidade objetiva demonstrar, uma situação que pode ocorrer, quando o analista recebe uma resposta de diligência enviada pelo beneficiário e efetua uma nova análise técnica da prestação de contas final. Ou seja, neste item reanalisaremos a resposta do beneficiário em relação à Diligência realizada no item 4.1 deste Manual, referente à Transferência n° 2013TR000004.
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Tela 80
Clicar no número da Transferência (código em vermelho), Transferência n° 2013TR000004 e o sistema apresentará a tela a seguir. Nota-se na última coluna que a situação da Prestação de Contas Final da Transferência está em “Em Reanálise” (VR).
» Aba Identificação
Tela 81
Essa aba serve somente para informação dos dados da prestação de contas final.
» Aba Conclusão
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Tela 82
Nota-se, que os campos “Conclusão” e “Situação” trazem a conclusão inserida pelo concedente na análise da prestação de contas.
Para a reanálise o analista clicará no botão para verificar a nova prestação de contas final encaminhada. No botão pode ser consultada a prestação de contas original, antes da diligência.
Entendendo o analista que a prestação de contas está de acordo deve descrever a conclusão e alterar o campo “Situação” para “Regular com Ressalvas – Técnico” ou “Regular – Técnico”. Ou, se o analista entender que ainda não está regular a prestação de contas deve escolher um dos tipos de irregularidade no campo “Situação”. Para o exemplo deste Manual escolheu-se a situação “Regular – Técnico”. A tela ficará assim:
Tela 83
Após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.
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Tela 84
A prestação de contas final poderá seguir para o Secretário ou Dirigente realizar o seu parecer na funcionalidade “Realizar Parecer Secretário/Dirigente P/C Final”, a qual já foi explicada no item 2.3 deste Manual.