INVENTARIO QUÍMICOMANUAL DE USO

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En este manual se describe el uso de la aplicación ChemInventory en el momento del cierre de este texto. Este manual de instrucciones y los suplementos correspondientes deberán ser leídos con detenimiento, para familiarizarse con las normativas de seguridad y gestión de productos químicos en el laboratorio.

Es posible que existan cambios o actualizaciones de dicha aplicación, que no queden refleja-das en este manual, pudiendo cambiar o modificarse según las exigencias técnicas. Las ilus-traciones pueden diferir en algunos detalles y se han de entender como una representación estándar.Los textos, las ilustraciones y las normas de este manual se basan en el estado de la información en el momento de la realización de la impresión. Salvo error u omisión, la información recogida en el presente manual es válida en la fecha de cierre de su edición.

No está permitida la reimpresión, la reproducción o la traducción, total o parcial(salvo en bre-ves referencias en artículos importantes o revisiones) sin la previa autorización de la Universidad de Granada. La Universidad de Granada no se responsabilizará en ningún caso de cualquier utilización frau-dulenta o que incumpla las condiciones aquí recogidas y que infrinja las condiciones de uso de dicha aplicación.

Granada, a 1 Enero de 2018Versión 1.0

Versión 1.0 Ángel Luis Beltrán GuerreroUniversidad de Granada

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1. INTRODUCCIÓN 3

2. ¿POR QUÉ REALIZAR UN INVENTARIO DE PRODUCTOS QUÍMICOS? 5

3. DEFINICIONES 7

4. INICIAR Y CERRAR SESIÓN 8

5. MENU PRINCIPAL 9

5.1 LOCALIZACIONES (LOCATIONS) 10

5.2 BUSQUEDA (SEARCH) 13

5.3 AÑADIR CONTENEDOR (ADD A CONTAINER) 18

5.4 GESTIÓN DE GRUPO (GROUP MANAGEMENT) 22

5.5 FICHAS DE DATOS DE SEGURIDAD (FDS) Y 29 ALMACENAMIENTO (MSDS AND FILE STORAGE)

5.6 PEDIDOS (ORDER REQUEST) 30

6. PREGUNTAS FRECUENTES (FAQS) Y SOLUCIONES 32

Datos de contacto 38

TABLA DE CONTENIDOS Pulse para ir a unasección específica

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1. INTRODUCCIÓNLa peligrosidad y los riesgos asociados a un almacenamiento se determina princi-palmente a partir de la peligrosidad de los productos químicos albergados y de su cantidad. Así, el primer paso para establecer e identificar la peligrosidad y los riesgos asociados, es identificar y conocer la peligrosidad de los productos químicos alma-cenados y precisar la cantidad que se tiene de cada uno ellos.

Para determinar la peligrosidad de los productos químicos es fundamental, disponer de la Ficha de Datos de Seguridad (FDS, o en inglés SDS) de los productos quími-cos peligrosos almacenados. De conformidad con lo establecido en el título IV del Reglamento (CE) 1907/ 2006 relativo al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de las sustancias y preparados químicos (Reglamento REACH), el provee-dor de una sustancia o mezcla peligrosa debe facilitar al destinatario del mismo una FDS, que constará de los siguientes epígrafes:

1. Identificación de la sustancia o preparado y de la sociedad o empresa 2. Identificación de los peligros 3. Composición/ información sobre los componentes 4. Primeros auxilios 5. Medidas de lucha contra incendios 6. Medidas en caso de liberación accidental 7. Manipulación y almacenamiento 8. Control de exposición/ protección individual 9. Propiedades físicas y químicas 10. Estabilidad y reactividad 11. Información toxicológica 12. Información ecológica 13. Consideraciones sobre eliminación 14. Información sobre el transporte 15. Información reglamentaria 16. Otra información

La información recogida en la FDS es de gran utilidad para determinar la peligrosi-dad del almacenamiento. En este sentido, la Directiva 67/548/CEE relativa a la clasificación, envasado y etiquetado de sustancias peligrosas (DSD) y la Directiva 1999/45/CE relativa a la clasificación, envasado y etiquetado de preparados peligrosos (DPD) están siendo reemplazadas por el Reglamento (CE) 1272/2008 del Parlamento Europeo y del Con-sejo Europeo sobre clasificación, etiquetado y envasado de sustancias y mezclas (Reglamento CLP).

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Las condiciones en las que estos productos son almacenados en el laboratorio o lu-gares de trabajo, y la forma en que se manipulan dichos productos son clave para evitar accidentes laborales.

Una vez determinada la peligrosidad de los productos almacenados, se debe cono-cer la cantidad de productos químicos almacenados, ya que en función de ello las instalaciones de almacenamiento deberán cumplir distintos requisitos. Por lo tanto, es imprescindible disponer de un registro de las cantidades de todos los productos quími-cos almacenados según su clase de peligro y actualizarla a medida que entran y salen productos.

Para cumplir con estos requisitos, la IDENTIFICACIÓN de dichos productos, así como, la CANTIDAD, convierten la realización de un inventario en una tarea necesaria.

ChemInventory© es una base de datos, cuya licencia ha sido adquirida por la Univer-sidad de Granada con el objetivo de implantarla en todos sus centros de trabajo y laboratorios. En esta base de datos podemos registrar, buscar, gestionar y modificar los productos químicos a partir de un inventario o base de datos de nuestro laboratorio. Se trata de una aplicación online, que puede ser utilizada desde diferentes dispositi-vos: Ordenadores con cualquier sistema operativo, tablets, smartphones,… , el único requisito es que el dispositivo se encuentre conectado a internet. Esta aplicación se en-cuentra en contínuo cambio, por lo tanto es posible adaptarla y actualizarla en función de las necesidades de cada laboratorio.

Podemos realizar tareas como:

•Dar de alta/baja productos químicos. •Organizar ubicaciones y productos químicos. •Obtener información de los producto químicos de nuestro laboratorio. •Reciclaje de productos químicos, para su utilización por otros grupos. •Hacer listados de compras. •Ver o descargar las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) de productos químicos. •Realizar búsquedas en nuestro inventario o en el inventario global del cen

tro (con las restricciones oportunas) •Buscar por: nombre, CAS, peso molecular, familia de compuestos, marca,

fecha caducidad, o campos personalizados. •Dibujar estructura química y editar compuestos. •Descargar listados de nuestro inventario. •Hacer listas de vigilancia propias de determinados productos, como es el

REACH, de aplicación en la UE, o listados de vigilancia propios. •Registro e historial de las acciones realizadas por los usuarios.

En este manual se recoge todos los aspectos necesarios para el uso básico de

ChemInventory es un software propiedad de Chemical Inventory Ltd. Términos y condiciones de uso en https://access.cheminventory.net/termsofuse.php

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2. ¿POR QUÉ REALIZAR UN INVENTARIO DE PRODUCTOS QUÍMICOS?

El control e inventario de los productos químicos del laboratorio permite:

• Control y seguimiento de los riesgos derivados del almacenamiento de sus-tancias químicas, a fin de poder minimizar su posible impacto sobre la seg-uridad y salud de ocupantes, priorizando las medidas preventivas a adoptar y estableciendo los medios de control necesarios, tal y como se recoge en la Instrucción Técnica: PE05 IT 05 “Almacenamiento de productos químicos”, de aplicación a todas los lugares de trabajo de la UGR, en cualquier activi-dad laboral, docente, de investigación y/o de cualquier otra naturaleza que puedan tener cualquiera de los centros pertenecientes a la Universidad de Granada.

• Planificación de las tareas preventivas del laboratorio en términos de seguridad: por ejemplo, para disponer de todas las hojas de datos de se-guridad (MSDS) de las sustancias químicas utilizadas y la necesidad de los medios preventivos a adoptar (medios y criterios de almacenamien-to, selección de Equipos de Protección Individual, selección de dispo-sitivos de protección colectiva, dispositivos de lucha contra incendio).

•Almacenamiento de reactivos, según criterios de compatibilidad química y clasificándolos en función de su riesgo y peligrosidad. En el Sistema de Ge-stión de la Prevención de Riesgos Laborales de la Universidad de Granada están descritos los criterios técnicos de almacenamiento en la Instrucción Técnica: PE05 IT 05 “Almacenamiento de productos químicos”. Consúltelos antes de ubicar a sus productos a traves de la aplicación “Integra” de la UGR.

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•Conocer las características / propiedades de todas las sustancias químicas almacenadas que se utilizan, así como las cantidades de estas sustancias en el laboratorio.

• Facilita la realización de evaluaciones de riesgos, que deben cumplirse por imperativo legal. El resultado de la evaluación de los riesgos da lugar a las siguientes obligaciones directas: adoptar las medidas preventivas necesarias para subsanar, disminuir o controlar los riesgos detectados, y, si el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto posibles riesgos que pudieran afectar a la salud de los trabajadores, deberán planificarse controles periódicos sob-re la eficacia de las medidas adoptadas.

• Mejora la gestión de residuos y gestión de compras, permitiendo ahorrar de manera significativa, y evitando compras repetitivas o erróneas.

• Se facilita la actuación en caso de un vertido, emisión accidental o emer-gencia de cualquier tipo, tanto si tiene implicaciones directas sobre la seg-uridad de las personas o sobre el medio ambiente.

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3. DEFINICIONESEn la utilización de esta aplicación, se pueden encontrar distintos términos y conceptos necesarios para comprender el funcionamiento de la misma.

• Producto químico: Todo elemento o compuesto químico, por sí solo o me zclado, tal como se presenta en estado natural o es producido, utilizado o ver-tido, incluido el vertido como residuo, en una actividad laboral, se haya elabo-rado o no de modo intencional y se haya comercializado o no.

• Contenedor: Se refiere al recipiente que contiene a la sustacia o producto

químico. En esta base de datos, el contenedor es la UNIDAD BÁSICA y la forma más sencilla de tratar con las sustancias o productos químicos del laboratorio.

• Colección: Es un conjunto de contenedores. A este conjunto podrán aplicar-

se las acciones que pueden realizarse sobre un solo contenedor. • Localización: Es el espacio físico en el que se ubican los contenedores: Labo-

ratorios, armarios de seguridad, estanterías, baldas, suelos,etc. • Código de barras: Es un código alfanumérico que permite identificar de ma-

nera exacta a un contenedor. En esta base de datos, se utilizará un código de 8 dígitos: XXXNNNNN, donde XXX será un prefijo que identifique al grupo/departamento/laboratorios, y NNNNN (0-99999) corresponderá al conjunto de contenedores que se encuentran en el inventario.

• Nivel de privilegio: Los usuarios de esta base de datos, podrán organizarse en

diferentes categorias, aplicándose distintas responsabilidades,tareas o accio-nes a realizar con la base de datos.

-Administrador de sitio: Creación de grupos y control de usuarios. Reser-

vado para el personal de administración de la base de datos.

-Administrador de grupo: Control total del inventario de un grupo deter- minado. Alta/baja usuarios. Puede haber uno o más administradores, siendo uno de ellos el IP de grupo, obligatoriamente.

-Usuario: Todos aquellos miembros del grupo que utilicen la base de da-

tos. Pueden gestionar ubicaciones y contenedores.

-Usuario sólo lectura: Solamente puede realizar búsquedas. Indicado para personal temporal del laboratorio.

-Usuario de compras: Mismas funciones que un usuario pero puede

además gestionar las compras, al igual que el administrador de grupo.

• ChemInventory©: Es la aplicación web que se utilizará para gestionar la información del inventario de productos químicos.

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4. PRIMEROS PASOS: INICIAR SESIÓNEl ADMINISTRADOR/ADMINISTRADORES DE GRUPO será el encargado de dar de alta a los nuevos usuarios. Los usuarios recibirán un correo con una contraseña aleatoria, que será utilizada para entrar en la plataforma. Esta contraseña puede ser modificada por el usuario editando su perfil.

Para iniciar sesión, entraremos en la siguiente web:

https://access.cheminventory.net/

Aparecerá un cuadro donde escribir los datos de inicio de sesión: e-mail y con-traseña.

Pulsamos sobre SIGN IN, y aparecerá una ventana en la que se mostrarán los Términos de Licencia de ChemInventory, la primera vez que entremos en la pla-taforma.

Una vez leídos, marcamos la casilla y pulsamos sobre el botón para aceptar los términos del acuerdo. Tras pulsar el botón, aparecerá la ventana principal.

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5. MENÚ PRINCIPALUna vez iniciada la sesión correctamente, se nos muestra la siguiente pantalla:

A la izquierda, se encuentra el menú principal, que permite navegar entre las distintas opciones a utilizar en el inventario.En la zona superior derecha, se encuentran los botones My collection, para ag-rupar contenedores (aquí se explica cómo hacerlo), y Sign Out, que pulsaremos para cerrar sesión y salir.

A continuación, se explicarán las distintas opciones del menú de la aplicación.

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El inventario organiza los contenedores y los ubica en localizaciones, que son to-dos los espacios físicos y materiales en los que se albergan sustacias o productos químicos. La organización sigue una estructura de árbol: Laboratorio > Armario de seguridad 1 > Balda superior

Pulsando sobre el botón del menú y se desplegará la lista com-pleta de localizaciones de nuestro inventario. Cuando en una localización existan contenedores, es decir, sustancias o pro-ductos químicos, aparecerán en un listado a la derecha. En este listado tendre-mos toda la información de los contenedores, así como acciones para realizar con los mismos.

5.1 Localizaciones (Locations)

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View container information: Información sobre el contenedor seleccionado (nom-bre, CAS, fecha caducidad, lote, cantidad, marca, comentarios, ...). Pulsando sobre EDIT CONTAINER podemos cambiar esta información, registrando al usuario que la editó. La opción RECYCLE CONTAINER permite marcarlo para reciclaje. Los productos reciclado aparecerán en un grupo especial en la búsqueda. Move container to new location: Permite cambiar el contenedor de ubicación. Order another container: Agrega un contenedor igual (nombre, cantidad, mar-ca,...) a la lista de pedidos. Delete container: Borra el contenedor. Para crear, eliminar o editar las localizaciones de nuestro grupo, pulsaremos sobre

el botón

Estas acciones también aparecen cuando busquemos un producto mediante la opción BÚSQUEDA (SEARCH).

Los usuarios de SOLO LECTURA, son los únicos que no podrán hacer cambios en la estructuras. En esta base de datos, nombraremos cada laboratorio/sala de trabajo, con dos nombres. En primer lugar, un nombre común para su fácil reconocimiento entre los usuarios, y por otro lado, con un código oficial entre paréntesis, que identifica de manera exacta todos los lugares y espacios de trabajo.

Por ejemplo: Laboratorio 1 “NOMBRE_GRUPO” (200PR_21)

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Al pulsar View container information, se desplegará una ventana donde de recoje toda la información del contene-dor:

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Podemos realizar una búsqueda de uno o varios productos químicos de

varias formas, para ello debemos pulsar sobre la opción

del menú principal, y eligiendo el tipo de búsqueda:

5.2 Búsqueda (Search)

A) A partir del nombre del producto químico

Podemos escribir el nombre en inglés, español, distintas nomenclaturas(tradici-onal, sistemática, Stock, ...), nombre completo/parcial.Para usar la búsqueda por nombre, se aconseja utilizar el comodín, simboliza-do por el caracter % Por ejemplo: %etanol %ethanol %alcohol etílico %bromide benzyl% bromo%benz%

Si queremos realizar esta búsqueda en la base de datos completa, MARCAR la opción SEARCH IN SHARED INVENTORIES, si únicamente queremos buscar en nuestro inventario, DESMARCAR.

Pulsando sobre el botón SEARCH, aparecerá el listado y la información de los productos encontrados.

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B) A partir del número CAS

Es la opción más cómoda y sencilla para encontrar un productoEl número CAS está formado por tres partes separadas entre sí mediante guio-nes, y es una identificación numérica única para compuestos químicos.

Este número puede ser encontrado en el etiquetado de los contenedores.Para realizar la búsqueda mediante CAS, introducimos el número CAS corres-pondiente.

Si queremos realizar esta búsqueda en la base de datos completa, MARCAR la opción SEARCH IN SHARED INVENTORIES, si únicamente queremos buscar en nuestro inventario, DESMARCAR.

Pulsando sobre el botón SEARCH, aparecerá el listado y la información de los productos encontrados.

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C) A partir del código de barras

Cada producto químico de nuestro inventario tendrá un código de barras único, es decir, si tenemos por ejemplo, 2 contenedores de Ácido Clorhídrico, cada una de ellas tendrá un código único.

Los códigos tienen la siguiente forma:

XXXNNNNN

donde XXX corresponde a un prefijo que identifica al grupo y al departamento de forma unívoca, y NNNNN (0-99999) corresponderá al conjunto de contene-dores que se encuentran en el inventario.

Por tanto, si introducimos el código en la búsqueda, nos aparecerá la informa-ción relacionada sobre el contenedor al que corresponde ese código de bar-ras.

Pulsando sobre el botón SEARCH, aparecerá el listado y la información de los productos encontrados.

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D) A partir de la búsqueda estructural

Pulsando sobre el botón STRUCTURE SEARCH, se abrirá un editor molecular com-pleto, con el que podremos dibujar el compuesto químico a buscar.

En este editor podemos realizar busquedas de la ESTRUCTURA EXACTA del pro-ducto químico o también busquedas de SUBESTRUCUTURAS. Además podemos cargar estructuras que tengamos guardadas en otros edito-

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E) A partir de campos personalizados

Además de estos, podrán aparecer campos personalizados con los que pode-mos hacer otro tipos de búsquedas (peso molecular, lote, fecha caducidad, código interno, ...) , que habrán sido habilitados por el administrador general o el administrador de grupo, en la opción del menú GROUP MANAGEMENT > CONTAINER TOOLS > CUSTOM FIELDS

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5.3 Añadir un contenedor (Add a container)

A) Desde la base de datos (para usuarios)

Para añadir un contenedor a la base de datos, pulsaremos sobre Se muestra un formulario para completar con los datos relativos del contenedor: Container name: Nombre del producto químico.

CAS number: Número CAS del producto químico.

Container size: Cantidad de producto. Seleccionar en el cuadro desplegable, la unidad de medida correspondiente.

Barcode: El codigo de barras LIBRE que será asignado al contenedor que queremos dar de alta.

Location: Ubicación del contenedor en nuestras localizaciones.

Supplier: Marca comercial o proveedor.

Add Comment: Añadir comentarios.

Cuando el formulario esté completo, pulsamos sobre el botón NEXT del formu-lario. Se mostrará en la derecha la estructura del compuesto seleccionado. Pul-samos sobre el botón ADD A CONTAINER de este cuadro.

IMPORTANTE: Estos campos son los esenciales. Además de estos, podrán aparecer campos personalizados (peso molecular, lote, fecha caducidad, código interno, ...), que habrán sido habilitados por el administrador general o el administrador de grupo, en la opción GROUP MANAGEMENT > CONTAINER TOOLS > CUSTOM FIELDS

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Para añadir VARIOS CONTENEDORES IGUALES: Si necesitamos añadir varios contenedores que sean iguales, en lugar de rellenar el formulario, pulsaremos sobre el botón QUICK ADD.

Escribimos el número CAS del contendor y pulsamos sobre el botón. Se muestra un formulario para completar con los datos relativos del contenedor.Pulsamos sobre ADDING MULTIPLE CONTAINERS?, y se mostrará un contador de contenedores y un cuadro de texto en el que se escribirá el codigo de barras LIBRE que será asignado a cada uno de los contenedores que queremos dar de alta. Cuando el formulario esté completo, pulsamos sobre el botón ADD A CONTAINER del formulario.

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B) Desde una plantilla de EXCEL (para administradores)

Otra opción es importar desde EXCEL, para utilizar esta opción es necesario tener privi-legios de ADMINISTRADOR DE GRUPO. Antes de comenzar, hay algunas cosas que debe saber sobre la herramienta de im-portación:

Formato de fecha: Si es posible, los datos de fecha (como la fecha de caducidad) en su hoja de cálculo deben guardarse como un tipo de datos ‘Fecha’ de Excel, en lugar de ‘General’ o ‘Texto’. Esto ayu- dará a que la herramienta de importación indique la diferencia entre el formato de fecha de los EE. UU. (Mes-día-año) y el formato estándar (día-mes-año).

Nomenclatura de contenedores: Para los contenedores que no tienen un nombre, se usará el número CAS del contenedor para asignar el nombre de manera automática. Si no se puede asignar, se guardará con el nombre “Unknown”.

Ubicaciones: Si tiene una estructura de ubicación basada en un árbol, use el carácter “ > “. Por ejemplo: “Laboratorio 1.72 > Armarios > A-B > Balda superior”.

Campos Personalizados: Antes de importar información no estándar en ChemInventory (por ejemplo, código de producto, fecha de caducidad, etc.), asegúrese de que se hayan creado los campos personalizados. Puede modificar los campos personalizados en GROUP MANAGEMENT > CONTAINER TOOLS > CUSTOM FIELDS.

Plantilla de Excel: Se usará una plantilla de Excel para importar sus datos, que podrá descargar aquí: https://access.cheminventory.net/import/InventoryTemplate.xlsx

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Una vez descargada y completada la plantilla con los datos de los contenedores que queremos dar de alta.Pulsamos sobre GROUP MANAGEMENT > INVENTORY TOOLS > IMPORT FROM EXCEL. Se abrirá una ventana, pulsamos sobre NEXT STEP.Seguimos los siguientes pasos:

Paso 1: Pulsamos sobre CHOOSE FILE, y elegimos el archivo plantilla con las modificaciones realizadas. Y pulsamos sobre UPLOAD Paso 2: Esperamos a que se lean los datos del fichero Excel. Paso 3: Relacionamos los campos de la base de datos con los del archivo Excel, manteniendo pulsado cada cuadro y soltándolo sobre el correspon diente. Una vez terminado, pulsar sobre START IMPORT. Esperamos que llegue al 100% y ya podremos cerrar la ventana, de esta manera todos los contenedores del fichero Excel, estarán dados de alta.

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Para poder hacer uso de estas opciones es necesario tener privilegios de ADMINISTRADOR DE GRUPO.Podemos encontrar las siguientes opciones y herramientas:

5.4 Gestión de grupo (Group Management)

Inventory Tools

Import from Excel: Herramienta que permite añadir contenedores de forma masiva a partir de una plantilla excel (Ver 5.3.2)

Export your inventary: Se descargará un archivo formato Excel, que contendrá el inventario completo.

Bulk Container Update: Herramienta que permite actualizar los contenedores de nuestro inventario de forma masiva. Seguimos los siguientes pasos:

Paso 1: Se descargará un archivo plantilla formato Excel, que con tendrá el inventario completo, y será el archivo que utilizaremos para hacer las modificaciones. IMPORTANTE: No modificar los valores de la columna CHEMINVENTORY ID Paso 2: Pulsamos sobre CHOOSE FILE, y elegimos el archivo plantilla con las modificaciones realizadas. Y pulsamos sobre UPLOAD Paso 3: Cuando la barra de progreso se complete. cerramos la ven- tana y ya tendremos las actualizaciones o modificaciones realizadas.

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Inventory Sharing: Permite fijar el nivel de compartición de inventario entre los distintos grupos. El nivel que se establecerá en todos los grupos es restringido.

Full (completo): Permite que los miembros de otro grupo puedan REALIZAR MODIFICACIONES en todo nuestro inventario. Restricted (restringido): Permite que los miembros de otro grupo pue dan REALIZAR BÚSQUEDAS en todo nuestro inventario, pero no es posible realizar modificaciones. None (oculto): Los miembros de otro grupo no pueden ver nuestro inventario. Es decir, el inventario es INVISIBLE.

Watchlist Reports: Esta opción permite ver y descargar listados de nuestros reactivos que se encuentren en listas de vigilancia como REACH, DEA o listas personalizadas.

Table Columns: Permite personalizar los campos que aparecen en las tablas de resultados de contenedores. Para ello arrastramos los campos desde Available Fields a Column Fields. Los campos personalizados, creados en la opción GROUP MANAGEMENT > CONTAINER TOOLS > CUSTOM FIELDS, también aparecerán disponible en esta opción.

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Barcode/Labels

Create GHS Labels: Herramienta que permite la creación de etiquetas GHS, de acuerdo con la Clasificación y el Etiquetado de Productos Químicos.

Pulsamos sobre LABEL DIMENSIONS para definir las dimensiones de la etiqueta. Pulsamos sobre el botón EDIT, y escribimos el codigo de bar ras correspondiente al contenedor que queremos etiquetar.

Automáticamente, importará todos los pictogramas de seguridad. Pulsamos sobre CREATE LABEL para crear la etiqueta. Pulsando sobre DOWNLOAD AS JPEG se descargará.

Todas las etiquetas generadas quedan guardadas en el sistema y pueden editarse cuando sea necesario.

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Generate Barcodes: Herramienta que permite crear las hojas de etiquetas para nuestros contenedores. Se abrirá una ventana en la que se configurará según el papel de etiqueta del que se disponga.

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Paper size: Tamaño del papel

Top, bottom, left, right margin: Márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho respectivamente, en milímetros (mm).

Widht, Height: Ancho y largo de las etiquetas respectivamente, en milí- metros (mm).

Horizontal label spacing: Espaciado horizontal entre etiquetas, en milí- metros (mm).

Vertical label spacing: Espaciado vertical entre etiquetas, en milímetros (mm).

Barcode Type: 1D(Code 128). Es el estándar que usaremos, ya que permite su lectura de forma electrónica con un lector de códigos y de forma manual. Es posible elegir otros tipos, como códigos de matriz o códigos QR.

Barcode Prefix: Será el prefijo XXX de tres dígitos alfanuméricos, que identifica de manera exacta al contenedor asociado a un inventario. Están asignados de forma manual. Póngase en contacto con el admi- nistrador del sistema si no recuerda dicho prefijo.

Number to generate: Número de etiquetas totales a generar.

Barcode Starting Number: Número a partir del cual empezará la secuencia de etiquetas.

Pulsamos sobre GENERATE BARCODES. Se descargará un PDF con las páginas de eti-quetas con el formato especificado.

Assigned Barcodes: Se descargará un archivo Excel que contiene el CÓDIGO DE BARRAS, NOMBRE y LOCALIZACIÓN de cada contenedor de nuestro inventario.

Duplicate Barcodes: Permite ver y editar aquellos contenedores cuyo código de bar-ras coincida.

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Stocktake & Audit: Un inventario de existencias le permite verificar que las ubi-caciones de los contenedores en su laboratorio realmente coincidan con las enumeradas en el sistema.

Para crear este control de existencias, pulsamos sobre LAUNCH A STOCKTAKE. Al lanzar una nueva toma de inventario, se podrá acceder a una nueva páginapulsando sobre INVENTORY STOCKTAKE (botón con fondo azul), en el menú prin-cipal, donde usted y los miembros de su grupo pueden verificar los contenedo-res por código de barras en cada ubicación de inventario.

Se podrá corregir la ubicación de los contenedores enumerados en una ubica-ción pero cuyo código de barras pertenece a otra ubicación.

Al final de la evaluación, estos movimientos se enumerarán en el informe.

Para terminar el control de existencias accedemos a GROUP MANAGEMENT > BARCODE/LABELS > STOCKTAKE & AUDIT, y pulsamos sobre la opción END STOCKTAKE.

Los informes están disponibles para descargar durante 180 días desde el final de la evaluación.

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Container Tools

Custom Fields: Permite crear campos personalizados en los listados donde se muestran los contenedores. Pulsamos sobre CREATE ONE y rellenamos los datos y elegimos el tipo de campo. Si marcamos la opción SEARCHABLE, habilitamos ese campo para utilizarlo también en la búsqueda.

Dispoised Containers: Permite ver y descargar un listado de todos los contene-dores dados de baja o eliminados.

Recently Added: Permite ver y descargar un listado de todos los contenedores dados de alta en los últimos 30 dias, con su fecha correspondiente.

License Details

Esta opción muestra detalles sobre el grupo, número de usuarios, número de contenedores y espacio de almacenamiento de archivos.

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En esta opción podremos visualizar, descargar o gestionar las Fichas de Datos de Seguridad(FDS, en ingles MSDS) de las sustacias o productos químicos de nuestro inventario. También es posible alojar ficheros de uso compartido para el grupo.

Las fichas de datos de seguridad son enlazadas a los productos automáticamen-te a través del número CAS. Se encuentran en formato PDF y HTML, y en varios idiomas. Se pueden consultar en esta opción todas las fichas de datos de seguri-dad, aunque también pueden visualizarse en los detalles de cada contenedor.

Pulsando sobre UPLOAD FILES, podremos subir fichas de datos de seguridad de productos químicos.

5.5 Fichas de Datos de Seguridad (FDS) y almacenamiento (MSDS and File Storage)

AVISO IMPORTANTE SOBRE LAS FICHAS DE DATOS DE SEGURIDAD

Estas fichas de datos de seguridad se proporcionan solo para información general. Esta in-formación se relaciona con el material específico designado y puede no ser válido para dicho material usado en combinación con cualquier otro material o en cualquier proceso. Tal información es, a nuestro leal saber y entender, precisa y confiable a partir de la fecha compilada. Sin embargo, no se hace ninguna representación, garantía o garantía en cu-anto a su precisión, fiabilidad o integridad. NO SE OFRECE NINGUNA GARANTÍA DE COMER-CIABILIDAD, IDONEIDAD PARA CUALQUIER PROPÓSITO EN PARTICULAR O CUALQUIER OTRA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN AQUÍ ESTABLECIDA. Es responsabilidad del usuario asegurarse de la idoneidad e integridad de dicha información para su propio uso particular. No aceptamos responsabilidad por cualquier pérdida o daño que pueda ocurrir por el uso de esta información ni ofrecemos garantía contra la infracción de patente.

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Esta opción nos permite realizar pedidos de contenedores, generando una lista de pedidos que puede ser consultada o editada. Al pulsar sobre esta opción, se muestran dos apartados:

5.6 Pedidos y órdenes de compra (Order Request)

Nuevo pedido (Request a new order)

Al pulsar sobre esta opción, se muestra un formulario para rellenar con el pedi-do:

Una vez que tengamos los datos completos, pulsamos sobre REQUEST ORDER.

De esta manera, el pedido queda registrado y el USUARIO DE COMPRAS o AD-MINISTRADOR DE GRUPO recibirá un email en el que se le notifica que dicho pedido esta registrado en la lista.

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Pedidos pendientes (Current orders)

Al pulsar sobre este apartado, se mostrará una lista de todos los pedidos del grupo:

Para el USUARIO DE COMPRAS o ADMINISTRADOR DE GRUPO, se habilitan tam-bién unas opciones, que nos permiten marcar el pedido como

PEDIDO ORDENADO

, y poder MOVERLO A UNA LOCALIZACIÓN DEL INVENTARIO

También es posible descargar las hojas de pedidos tanto en PDF como EXCEL, mediante la opción DOWNLOAD PENDING ORDERS.

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6. PREGUNTAS FRECUENTES (FAQS) Y SOLUCIONES

-¿Cuando hablamos de un CONTENEDOR y un PRODUCTO QUÍMICO, es lo mismo?

No, cuando se habla de producto químico, se refiere a una sustancia, com-puesto o producto debido a la combinación de varios de estos. Mientras que el término contendedor se refiere al recipiente que los contiene. Por ejemplo, podemos tener 2 contenedores de Ácido Clorhídrico. El compuesto es el mismo, mientras que los 2 contenedores son diferentes y se trataran de manera distinta a efectos de inventario, incluso en el caso de que estos sean iguales en cantidad, marca, aspecto,... , del recipiente que los contiene.

-¿Cómo editar mi perfil? Pulsamos en EDIT ACCOUNT INFO. Se abrirá una ventana donde se puede

editar la información del perfil, siendo necesario escribir la contraseña para guardar los cambios.

Solo para ADMINISTRADORES: Pulsamos sobre el botón GROUP MANAGE-

MENT del menú principal. Aparecerá la lista de usuarios, donde podremos realizar acciones sobre los usuarios del grupo pulsando sobre los botones.

-¿Cómo puedo hacer una colección de contenedores, o seleccionar varioscontenedores?

Tanto en las búsquedas como en las localizaciones, cuando se muestra la lista de contenedores, se pueden marcar pulsando sobre el cuadro de mar-car que se encuentra a la izquierda de estos.

Pulsamos sobre el botón

Se abrirá una ventana donde aparecen los contenedores seleccionados. Podemos realizar varias acciones con las colecciones de contenedores:

DOWNLOAD AS EXCEL: Descarga la información de los contenedores seleccionados en un archivo con formato Excel.

MOVE ALL: Mover todos los contenedores seleccionados a una nueva localización.

DISPOSE ALL: Eliminar todos los contenedores que se han seleccionado del inventario.

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-¿Cómo cambiar la contraseña?

Pulsamos en EDIT ACCOUNT INFO. Se abrirá una ventana donde se puede editar la información del perfil. Pulsamos sobre el botón RESET PASSWORD.

Al pulsar sobre este botón se abrirá un mensaje que nos avisa que pulsando de nuevo se cerrará la sesión actual y dará comienzo el cambio de contra-seña.

Iniciamos sesión con la CONTRASEÑA ANTERIOR, y se mostrará un mensaje con el nuevo cambio de contraseña.

Solo para ADMINISTRADORES: Pulsamos sobre el botón GROUP MANAGE-MENT del menú principal. Aparecerá la lista de usuarios, donde podremos realizar acciones pulsando sobre los botones.

Para CAMBIAR LA CONTRASEÑA de acceso a la base de datos, pulsaremos sobre el primer botón de acción

Se abrirá una ventana de diálogo donde escribiremos la nueva contraseña de acceso, y su confirmación.

-¿Cómo puedo ver mi inventario completo?

MÉTODO 1: Pulsamos sobre el botón LOCATIONS del menú principal. Apare-cerán todas las localizaciones y los contenedores en cada una de ellas.

MÉTODO 2: También podemos ver el inventario completo utilizando la op-ción SEARCH, y escribiendo ‘ % ‘ en el campo de búsqueda por nombre.

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-¿Cómo puedo descargar mi inventario?

USUARIOS: Utilizando la opción SEARCH, y escribiendo ‘ % ‘ en el campo de búsqueda por nombre. Aparecerá la lista de contenedores de todo nuestro inventario. Pulsamos sobre DOWNLOAD RESULTS. Se descargará un archivo formato Excel, que contendrá el inventario completo.

Si solo queremos los contenedores de una localización específica, buscamos

esa localización en la opción LOCATIONS del menú. Pulsamos sobre la elegi-da y en el menú pulsamos sobre DOWNLOAD RESULTS.

También se puede descargar una lista personaliza de contenedores crean-

do una colección, marcando el cuadro que se encuentra a la izquierda de los contenedores y pulsando sobre el botón MY COLLECTION. Se abrirá una ventana donde aparecen los contenedores seleccionados. Pulsar sobre DOWNLOAD AS EXCEL.

ADMINISTRADORES: Pulsamos sobre GROUP MANAGEMENT >> INVENTORY

TOOLS y pulsamos sobre EXPORT YOUR INVENTORY. Se descargará un archivo formato Excel, que contendrá el inventario completo.

-¿Cómo puedo actualizar mi inventario?

Se puede actualizar de varias formas: - Para unos pocos contenedores: A partir de la base de datos, buscamos los

productos concretos y los actualizamos o modificamos. - Para una cantidad elevada de contenedores: ESTA TAREA SOLAMENTE PUE-

DE REALIZARSE SIENDO ADMINISTRADOR DE GRUPO: Pulsamos sobre GROUP MANAGEMENT >> INVENTORY TOOLS y pulsamos sobre BULK CONTAINER UP-DATE (VER 5.4)

-¿Cómo mover un contenedor de una localización a otra?

Buscamos el contenedor que se desea cambiar de localización, y pulsamos sobre el botón MOVE CONTAINER TO NEW LOCATION

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-¿Cómo imprimo códigos de barras?

ESTA TAREA SOLAMENTE PUEDE REALIZARSE SIENDO ADMINISTRADOR DE GRUPO.

Pulsamos sobre GROUP MANAGEMENT >> INVENTORY TOOLS y pulsamos sob-re GENERATE BARCODES.

Se abrirá una ventana en la que se configurará según el papel de etiqueta del que se disponga. (VER 5.4)

Paper size: Tamaño del papel

Top, bottom, left, right margin: Márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho respectivamente, en milímetros (mm).

Widht, Height: Ancho y largo de las etiquetas respectivamente, en milí- metros (mm).

Horizontal label spacing: Espaciado horizontal entre etiquetas, en milí- metros (mm).

Vertical label spacing: Espaciado vertical entre etiquetas, en milímetros (mm).

Barcode Type: 1D(Code 128). Es el estándar que usaremos, ya que permite su lectura de forma electrónica con un lector de códigos y de forma manual. Es posible elegir otros tipos, como códigos de matriz o códigos QR.

Barcode Prefix: Será el prefijo XXX de tres dígitos alfanuméricos, que identifica de manera exacta al contenedor asociado a un inventario. Están asignados de forma manual. Póngase en contacto con el admi- nistrador del sistema si no recuerda dicho prefijo.

Number to generate: Número de etiquetas totales a generar.

Barcode Starting Number: Número a partir del cual empezará la secuencia de etiquetas.

Pulsamos sobre GENERATE BARCODES. Se descargará un PDF con las páginas de eti-quetas con el formato especificado.

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-¿Cómo edito la información de un contenedor?

Buscamos el contenedor a editar, y pulsamos sobre

Se abrirá una ventana con las características del contenedor. Pulsamos sobre el botón EDIT CONTAINER , y editamos la información. Pulsamos sobre SAVE CHANGES, para guardar la información. -¿Como reciclo un contenedor?

Buscamos el contenedor a editar, y pulsamos sobre

Se abrirá una ventana con las características del contenedor. Pulsamos sobre el botón RECYCLE CONTAINER , y el contenedor se marcará para

reciclado, aunque seguirá permaneciendo en nuestro inventario. (VER 5.1)

-¿Qué información es necesaria para un contenedor?

La información necesaria y obligatoria es: Nombre(Container Name), CAS Number (Número CAS), Container Size (Cantidad | Si no se especifica, escribir N/A) y Barcode (Código de barras).

-¿Cómo hago un pedido de un contenedor?

Pulsamos sobre ORDER REQUEST > REQUEST A NEW ORDER, en el menú principal de la derecha. Rellenamos el formulario con los datos necesarios. Pulsamos sobre NEXT y después sobre REQUEST ORDER.

El administrador/administradores de grupo o usuario de compras, será notificado

de un nuevo pedido, que podrá gestionar en la opción del menú principal ORDER REQUEST > CURRENTS ORDERS.

VER 5.6 para ampliar información

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DATOS DE CONTACTO

Para cualquier incidencia o consulta, por favor, póngase en contacto con el administrador general de ChemInventory de su centro.

Administrador General (Francisco Sicilia Gutiérrez): cheminventory@ugr.es

Facultad de Ciencias (Ángel Luis Beltrán Guerrero): cheminventory.fcc@ugr.es

GRANADA 2018