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Manual Instructivo

Sistema de MATRIZ ONLINE de Requisitos Legales

y de Otro Tipo

Versión 4. (Septiembre de 2013)

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ÍNDICE: INTRODUCCIÓN 3 CRITERIOS DE CONFECCIÓN 3 Identificación de Normas………………………………………………………………………………………3 Selección de Normas…………………………………………………………………………………………….3 Edición de Normas…………………………………………………………………………………………...….3

INSTRUCTIVO DE USO 5

Ingreso a la Matriz Online………………………………………………………………………………………5 Menú y Funciones del Usuario…………………………………….…………………………………………6 Mis Datos…………………………………………………………………………………………………………..……6 ABM de Usuarios………………………………………………………………………………………….…………6 Mis Plantas………………………………………………………………………………………..……………………6 ABM de Responsables………………………………………………………………………………………..…11 Mis Matrices…………………………………………………………….………………………..………………...13 Visualización de los textos completos de las normas (PDF).………….………………...13 Visualización de las Obligaciones…………………………………………………………………………14 Mis Obligaciones ………………………..……15 Carga Externa del Estado de Cumplimiento……………………………..…………………..……18 Mis Vencimientos……………………………..…………………………………………………………....……19 Mis Reportes………………………..………..……………………………………....…………………....……21 Mis Trámites………………………..………..……………………………………....…………………....……24

PROCESO DE ACTUALIZACIÓN 31 Actualización y/o Modificación de la Matriz……..………..……………………..………......…31 Cierre de Versión……..………..…………………………………………….………………..………......…32

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO 32 NOTIFICACIÓN DE VENCIMIENTOS 35 NOTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES 35 MATRIZ EN FORMATO EXCEL 36 CANAL DE INFORMACIÓN, CONSULTAS Y ASESORAMIENTO TÉCNICO/ LEGAL 36 MODIFICACIONES DEL SISTEMA INCORPORADAS EN LA PRESENTE VERSIÓN 36

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INTRODUCCIÓN En coincidencia con la política de mejora continua que nos exige nuestro sistema de calidad, con el compromiso de prestar día a día un servicio mas práctico y eficiente, y a efectos de que la matriz sea un instrumento de trabajo diario para el control de los requisitos, el seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de sus clientes, Estrucplan Consultora S.A. ha incorporado novedades en el Sistema Online que permiten una mejor utilización del mismo. El presente manual/instructivo es una guía para permitir el máximo aprovechamiento de la Matriz de Requisitos y Cumplimiento Legal Online por parte del/los usuario/s que la opere/n. El objetivo es, además, que éstos logren una mayor comprensión de los alcances de la herramienta y de los nuevos elementos incorporados a la misma a fines de que conozcan las posibilidades que ofrece la Matriz Online; fundamentalmente en lo que se refiere al estricto control del cumplimiento de las Obligaciones (vencimientos, estados de cumplimiento, responsables de los mismos, indicadores, etc). CRITERIOS DE CONFECCIÓN Identificación de Normas: Las normativas incluidas en las matrices son obtenidas de fuentes oficiales (Boletines Oficiales, Digestos, Base de Datos de las Autoridades de Aplicación, Base de Datos de Entes Reguladores, Páginas Oficiales, etc.) de todas las jurisdicciones en cuestión. Selección de Normas: de la totalidad de normativas se seleccionan aquellas que afectan a la empresa, los requisitos legales -estando en correspondencia con los aspectos e impactos ambientales-, los peligros y riesgos laborales y los requisitos de producto, según corresponda. La implementación de un sistema de gestión recomienda una conducta proactiva por parte de la empresa; en consecuencia, más allá de la inclusión de las normativas de cumplimiento obligatorio, es recomendable tener en cuenta la incorporación de legislación de cumplimiento voluntario con el fin de aportar valor agregado al sistema de gestión y favorecer la mejora continua del mismo. También se tendrán en cuenta los requisitos corporativos o de otro tipo en caso de ser requerida su inclusión. Edición de Normas: Se realiza una síntesis del texto completo de cada normativa para disponer el contenido en el formato Matriz. Se identifica: tipo y número de norma (1), organismo emisor (2), breve descripción del contenido (3), carácter de la norma (aplicable/referencial)* (4), autoridad de aplicación (5), observaciones (6), Archivo PDF (7), Obligación (8) y, en caso, de ser solicitado, un número de identificación propio de la norma ID (9). (ver fig. 1)

Figura 1.

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*Se considerarán:

� Norma de Aplicación (A): establece directivas que se relacionan directa o indirectamente (ej. a través del control de proveedores) con uno o varios aspectos e impactos ambientales o riesgos y peligros laborales, según sea el caso.

� Norma de Referencia (R): no establece directivas que determinen una obligación para

la empresa, de ajustarse a los preceptos enunciados, son de carácter orientativo y/o informativo. Son normativas auxiliares, que en la actualidad no encuentra a la empresa entre los sujetos regulados (ej: Convenios Internacionales Generales, Programas de Adhesión Voluntaria, Creación de Organismos, etc.) pero que se considera necesaria su inclusión, o bien en ciertos casos deberán ser considerados de Aplicación.

Las Obligaciones se desprenden en su mayoría de la legislación de carácter reglamentario u operativo (Decretos Reglamentarios, Resoluciones, Disposiciones, Decreto-Ley, Etc.). Esto implica que, se visualizarán en la matriz normativas aplicables (A) sin obligaciones (O) asociadas ya que las mismas serán desarrolladas en sus normas reglamentarias y/o complementarias (ej. Constitución Nacional). Las (O) Obligaciones contienen una serie de ítems para que los usuarios puedan llevar un estricto control del cumplimiento de las mismas. De esta manera la empresa podrá cargar fechas de vencimientos, estados de cumplimiento, responsables directos de los mismos, verificación de los registros, prioridad de la obligación, observaciones, etc.). Completando todos estos puntos esta herramienta realizará la medición automática de los indicadores del estado de cumplimiento legal.

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INSTRUCTIVO DE USO Ingreso a la Matriz Online � Paso 1: El ingreso a la Matriz Online se realiza a través del sitio web de Estrucplan

Consultora S.A. www.estrucplan.com.ar en el menú Matriz Online (ver fig. 2)

Figura 2. � Paso 2: Una vez completado el paso anterior se deberá ingresar el País (dependiendo

de la jurisdicción en que se radique/n la/s Planta/s), el Usuario y la Clave asignada. (ver fig. 3)

Figura 3.

Menú y Funciones del Usuario Al ingresar dichos datos, el operador tendrá a su disposición un menú en donde podrá ejecutar las diferentes funciones del sistema (cambiar sus datos personales, crear y eliminar usuarios, visualizar las plantas, crear responsables, ingresar a la matriz propiamente dicha, visualizar las obligaciones, consultar sus vencimiento, generar reportes o registrar sus trámites) - (ver fig. 4)

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Figura 4

Mis Datos Aquí el usuario podrá modificar tanto sus datos personales (Apellido, Nombre y Mail) como el usuario y la clave asignada, además podrá decidir en este paso si el usuario tiene el permiso para alta y seguimientos de trámites. (ver fig. 5)

Figura 5.

ABM de Usuarios Se crea la figura de Usuario Administrador (sólo un usuario podrá tener ese rango). Una vez designado, a través de "ABM de Usuarios", el administrador tendrá la potestad de definir la cantidad de usuarios como así también asignarle la condición (rango) que poseerá cada uno de ellos. Los mismos podrán ser creados y habilitados a través de esta pestaña haciendo click sobre el ícono (nuevo). Al no tener todavía el usuario asignada ninguna Planta, aparecerá la leyenda “No se han encontrado registros”, desaparecerá luego de la primer carga pero la función no se altera. (ver fig. 6)

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Figura 6.

Se desplegarán entonces los casilleros para dar de alta al/los nuevos usuarios (Usuario/ Clave/ Apellido/ etc.). Cuando queden completos todos los campos se guardan los datos presionando con el mouse sobre el ícono (guardar). (ver fig. 7)

Figura 7.

Cuando la carga se realiza con éxito aparece “El Usuario se ha agregado con éxito”; deberá entonces posar el mouse y presionar sobre (volver). (ver fig. 8)

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Figura 8.

Una vez que se da de alta al nuevo usuario, el Administrador deberá asociar al mismo con una o más Plantas. Para esto tiene que posar el mouse y presionar sobre la (plantas). (ver fig. 9)

Figura 9.

Automáticamente se desplegará este cuadro con las plantas asignadas. Para este usuario sólo tenemos asignada la Planta de Buenos Aires. Para desplegar el menú que permita a este último habilitar las atribuciones de cada usuario en particular (asignación de planta/s, permisos para modificar el estado de cumplimiento de la/s matriz/ces, seguimiento de trámites) deberá clickear sobre el ícono (editar) (ver fig. 9 bis 10)

Figura 9 bis.

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Una vez establecida la relación Usuario – Planta, el Administrador deberá presionar sobre (guardar) para guardar lo cargado. Esto puede ser modificado las veces que este último lo considere necesario. (ver fig. 10)

Figura 10.

Si la operación es exitosa aparece la leyenda “La Relación entre el Usuario y la Planta se ha agregado con éxito”. Se prosigue presionando (volver) (ver fig. 12)

Figura 12.

Cumplido el paso anterior, puede visualizar el Usuario asociado a la Planta (en este caso Usuario A a la planta Buenos Aires) y las atribuciones asignadas (en este caso puede modificar matrices de SySO (S) y Ambiente (A) Calidad (C). (ver fig. 13)

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Figura 13.

En caso de contar con más de una planta, el administrador de la Matriz deberá repetir la operación presionando nuevamente sobre el ícono (plantas) según la cantidad de plantas que se les quiera asignar. Allí deberá pulsar sobre el ícono (nuevo) para asociar otra/s planta/s con el mismo usuario. (ver fig. 9) Una vez efectuada la carga presionar sobre (guardar). (ver fig. 10) Si la operación fue efectuada con éxito aparecerá la Fig. 14, entonces tiene que presionar sobre (volver) para visualizar la relación Planta/s - Usuario. (ver fig. 15)

Figura 14.

Figura 15.

Esta operación deberá repetirse de acuerdo a la cantidad de usuarios que el Administrador necesite habilitar.

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ABM de Responsables Este ABM posibilita determinar los responsables de controlar el seguimiento y cumplimiento de las obligaciones establecidas en la matriz. Antes que nada deberán generarse las distintas áreas o cargos para cada planta cumplimentando los siguientes pasos: Primero, el Usuario Administrador deberá ingresar en AMB de Responsables, clickear en el ícono (nuevo). (ver fig. 16)

Figura 16.

Luego de este paso se abrirán los casilleros donde se deberá cargar el área o cargo del personal que será en adelante responsable de controlar cumplimientos de Obligaciones (Empresa; Planta; Descripción; Mail). Es importante la carga de la dirección de mail, ya que el sistema va a direccionar automáticamente el aviso de vencimiento a la casilla del Responsable. Una vez efectuada la carga presionar sobre (guardar). (ver fig. 17 y 18)

Figura 17.

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Figura 18.

Al finalizar el cargado de la totalidad de los "Responsables" repitiendo con cada uno los pasos anteriormente guardados, presionar (ver) para listar la totalidad de Responsables creados. (ver fig. 19)

Figura 19.

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Mis Matrices Al ingresar a Mis Matrices se visualizará un sistema de filtros mediante el cual se podrá visualizar la matriz. (ver fig. 20)

Figura 20

Existen múltiples posibilidades de visualizar o filtrar las normas de una matriz: A) Puede visualizarse el total de una matriz definiendo la empresa, la planta y el tipo de matriz (Calidad, Medio Ambiente o Seguridad y Salud Ocupacional). B) Puede filtrarse directamente por un número o tipo de norma colocando el tipo o número buscado en el campo “Norma”. Vale aclarar que el buscador toma exactamente lo que se escribe (Por ej. no es lo mismo poner 1.200 que 1200). C) Puede filtrarse por el alcance de la norma (Nacional, Provincial, Municipal, Corporativo o De Otro Tipo). D) Puede filtrarse por un tema, estableciendo previamente el tipo de matriz. E) Puede filtrarse por organismo emisor y/o autoridad de aplicación, estableciendo previamente el alcance del mismo. F) Puede filtrarse por las normas recientemente incorporadas (Color Verde) y/o las recientemente eliminadas (Color Rojo) seleccionando el filtro correspondiente. G) Puede filtrarse según aplicabilidad (Aplicable o de Referencia). H) Pueden combinarse uno o más de los filtros descriptos en los puntos anteriores. Visualización del Texto Completo de las normas (PDF): Para visualizar el texto completo de las normativas de las matrices (En aquellas que ya se encuentra disponible), se debe presionar el mouse sobre el ícono (pdf) ubicado a la derecha de la normativa. (ver fig. 21)

Figura 21.

Instantáneamente se abrirá una nueva ventana del explorador con el cuerpo completo de la norma. Dicha norma puede ser guardada en su computadora con el formato pdf. (ver fig. 22)

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Figura 22.

Visualización de las Obligaciones: Para visualizar la/s obligación/es de una norma existen dos posibilidades:

A) Ingresando desde “Mis Matrices”: Se debe realizar a través de la función O (obligaciones), que se encuentra a la derecha de las normas que tienen obligaciones asociadas. (ver fig. 23)

Figura 23.

Presionando con el mouse sobre la O (obligaciones) se desplegarán las Obligaciones. (ver fig. 24) Este paso puede darse para visualizar, controlar o cargar los datos asociados a las mismas (Frecuencia de Control o Renovación, Fecha de Vencimiento, Responsable, Prioridad, Estado, Verificación y Observaciones).

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Figura 24.

B) Ingresando en “Mis Obligaciones” (Recomendado). MIS OBLIGACIONES El sistema cuenta con un menú específico para realizar la consulta, carga y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones. (ver fig. 25).

Figura 25.

Ingresando a dicho menú, se desplegará un filtro para poder consultar las obligaciones establecidas en la matriz, de forma más sencilla, según los siguientes criterios: Empresa, Planta, Tipo de Matriz, Tema, Responsables, Estado de Cumplimiento, Tipo de Obligación, Prioridad, Vencimiento, Solo Mías, Solo Agregadas y Solo Eliminadas. (ver fig. 26). La opción “Solo Mías” devuelve aquellas obligaciones en las cuales el usuario ha sido designado como responsable, para lo cual será necesario que se haya realizado previamente la relación entre usuario y responsable (ver ABM Responsables).

Figura 26.

Cada obligación dispone de una serie de campos para realizar un minucioso seguimiento de su estado de cumplimiento, cargando las correspondientes verificaciones o constancias que por lo general se corresponden con los registros del sistema de gestión y con la inspección visual. (ver fig. 27).

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Figura 27.

Los usuarios habilitados podrán completar y modificar cualquiera de los campos

dispuestos, excepto el de la primera columna de la figura anterior, sólo personal autorizado de Estrucplan Consultora S.A. puede efectuar esta función. Presionando con el mouse sobre (editar) se abrirá el desplegable para completar los datos requeridos para el control de los

Cumplimientos. (Ver fig. 28)

Figura 28.

Definición de los Campos:

� Frecuencia: En este campo se debe determinar la frecuencia con la que la obligación debe cumplirse (Permanente, Anual, Bienal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral, Quinquenal, Única Vez)

� Tipo de Obligación: Permite clasificar o agrupar las obligaciones por tipo

seleccionando entre 10 opciones diferentes: Capacitación, Control de Proveedor y/o Contratista, Denuncia/Emergencia, Estudio/Medición/Auditoría, Habilitación/Permiso, Inscripción/Presentación, Pago de Tasas/Impuestos, Procedimiento/Registro, Provisión/Adecuación y Tratamiento/Medidas de Prevención.

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� Vencimiento: En caso de corresponder, se debe detallar la fecha de vencimiento de la obligación expresada en dd/mm/aaaa (Por Ej.: Vencimiento del Certificado de Aptitud Ambiental, de un permiso de vuelco de efluentes, etc.).

� Avisar el: En este campo se debe establecer el mes y el año (mm/aaaa) en el cual se

desea que el sistema le avise vía mail, al responsable y al usuario administrador, sobre el vencimiento de la obligación en cuestión (Ver más detalles en NOTIFICACIÓN DE VENCIMIENTOS - Pág. 35).

� Responsable: Se debe asignar el responsable de verificar el cumplimento de una

obligación. Para que se desplieguen las distintas áreas o cargos, deben ser previamente creados (ver ABM de Responsables).

� Prioridad: En este campo se podrá establecer la prioridad de cumplir con la

obligación. Se determinó un rango de 3 valores (Alta, Media o Baja).

� Estado: Determina el cumplimiento actual de la obligación. Se permite la elección de 3 estados posibles: Cumple, En Proceso o No Cumple, con la opción de dejar el casillero en blanco en caso de que temporalmente dicha obligación no sea aplicable. En este último caso es aconsejable aclarar el por qué de ese estado en la columna de observaciones.

� Ponderación: Es un indicador numérico que se completa automáticamente al cargar

la Prioridad y el Estado de Cumplimiento. De la combinación de ambos surgirá un Indicador numérico parcial y total sobre el Estado de Cumplimiento de las Obligaciones: (ver fig. 29.)

Prioridad Estado Ponderación Baja 1 No Cumple 0 0 Baja 1 En Proceso 50 50 Baja 1 Cumple 100 100 Media 2 No Cumple 0 0 Media 2 En Proceso 50 100 Media 2 Cumple 100 200 Alta 3 No Cumple 0 0 Alta 3 En Proceso 50 150 Alta 3 Cumple 100 300

Figura 29.

� Verificación: Consta de la descripción de la documentación, registros u otra metodología empleada para la comprobación del estado actual de una obligación. A modo de ejemplo se describen algunas posibilidades de descripción de la verificación:

� Certificado Nº xxxxx � Libro de Inspecciones en recepción. � Registros en Bibliorato x, folio nº x � Inspección Visual. � Matricula Nº xxx � Planilla de control de ingreso de camiones en vigilancia.

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� Observaciones: Es un campo libre para volcar cualquier aclaración con respecto al cumplimiento de la obligación o bien para aclarar su aplicación.

Carga externa del estado de cumplimiento: Estrucplan Consulta S.A. ofrece, como servicio adicional, la carga y seguimiento del estado de cumplimiento de las obligaciones mediante la realización de Auditorías de Cumplimiento Legal.

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Mis Vencimientos Al ingresar a la pestaña Mis Vencimientos se visualizará un sistema de filtros mediante el cual se podrán visualizar los vencimientos de las distintas obligaciones en un periodo de tiempo determinado. (ver fig. 30)

Figura 30.

Existen varias posibilidades de visualizar o filtrar los vencimientos: A) Puede visualizarse el total de los vencimientos, sin discriminar por planta, tipo de matriz y/o responsable, colocando solamente las fechas del periodo en el que desea consultar sus vencimientos. (ver fig. 31)

Figura 31.

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B) Puede filtrar por los vencimientos de una determinada planta o matriz en un periodo determinado. (ver fig. 32)

Figura 32.

C) O bien, puede filtrar por los vencimientos de responsable determinado para el periodo deseado. (ver fig. 33)

Figura 33.

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Mis Reportes Independientemente de la posibilidad de contar con la matriz en formato Excel (ver “MATRIZ EN FORMATO EXCEL” pág. 36), el sistema permite generar reportes al instante. Dichos reportes permitirán al usuario procesar la información existente en la matriz de una forma versátil y ágil. Al ingresar a la pestaña “Mis Reportes”, aparecerá la opción de seleccionar el tipo de reporte deseado. (ver fig. 34)

- “Generar Reporte de Matriz en Formato CSV”. - “Generar Reporte de Vencimientos de Obligaciones en Formato CSV”.

El formato CSV es un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla. Una vez descargado puede ser abierto por el usuario en Excel para luego darle formato, aplicar autofiltros, realizar gráficos, etc.

Figura 34.

Según el tipo de reporte seleccionado, se desplegará un sistema de filtros distinto: A) Reporte de Matriz: Aquí usted tiene la opción de seleccionar o de acotar la generación del reporte a los datos de interés, por ejemplo, generar solo un reporte de las normativas de la planta Buenos Aires de Medio Ambiente que me generan obligaciones, o bien de filtrar la totalidad de la información de las distintas matrices y plantas que posea en el sistema (Recuerde que luego podrá realizar autofiltros en el archivo CSV). (ver fig. 35)

Figura 35.

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B) Reporte de Vencimientos: Este reporte listará el detalle de aquellas obligaciones que contengan como dato las condiciones establecidas en cada criterio de búsqueda. (ver fig. 36)

Figura 36.

Una vez seleccionado los criterios del filtro necesarios, deberá presionar con el mouse sobre

(buscar) para que el sistema genere el reporte solicitado. En unos instantes el sistema le comunicará debajo que el archivo se ha creado con éxito. (ver fig. 37)

Figura 37.

Presionando sobre comenzará la descarga del archivo desde el sistema a su computadora. Al completarse la descarga, se le consultará si desea abrir directamente el archivo desde el explorador o guardar el archivo en su computadora. Esto dependerá del navegador que utilice. Recomendamos elegir la opción de “Guardar como” para poder optar en lugar de almacenamiento y el nombre del archivo. (ver fig. 38)

Figura 38.

Luego de realizar la descarga, el reporte esta listo para ser visualizado con el Excel y editado a su necesidad. Una vez editado, el archivo puede guardarse como archivo de Excel (.xls). (ver fig. 39 y 40)

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Figura 39. – Reporte de Matriz

Figura 40. – Reporte de Vencimientos

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Mis Trámites El sistema brinda la posibilidad de contar con una herramienta destinada al seguimiento de aquellos trámites que la empresa debe llevar a cabo ante las autoridades para dar cumplimiento a sus obligaciones legales (Por ej. Inscripción en Registro de Generadores de Residuos Peligrosos, Habilitación Municipal, Permiso de Vuelco de Efluentes Líquidos, Etc.). Creación de Nuevos Trámites: Para crear un nuevo trámite, se deberá presionar el mouse sobre el ícono ubicado debajo del filtro o del listado de trámites (ver fig. 41)

Figura 41.

A continuación se visualizarán los campos para completar con la información del trámite que se quiere ingresar: � Empresa y Planta � Tipo de Requisito: Alta, Baja, Habilitación, Inscripción, Multa, Pago de Tasas, Permiso,

Renovación, Otros. � Expediente o Referencia: Se relaciona generalmente con el Nº de expediente

otorgado por la autoridad de aplicación al iniciar un trámite. � Descripción: Breve descripción de las denominación del trámite. � Estado: Pendiente de Inicio, Trámite Iniciado, Vencido, Obtenido. � Frecuencia: Frecuencia en que debe ser renovado. � Fecha de Vencimiento: dd/mm/aaa � Avisar el: Fecha en que el sistema avisará automáticamente del vencimiento de dicho

trámite al usuario administrador y a los responsables. � Autoridad de Aplicación: Se corresponde con las autoridades existentes en las

matrices. En caso de no encontrar la autoridad deseada deberá solicitar su inclusión al personal de Estrucplan Consultora S.A.

� Responsable de Planta: Se refiere al responsable de gestionar el trámite. (Ver Asignación de Responsables de Trámites).

� Responsable de Legales: Se refiere al responsable del sector de legales, de existir, de gestionar el trámite. (Ver Asignación de Responsables de Trámites).

� Observaciones: Puede en este casillero completar toda aquella información complementaria que aporte información útil para la gestión del trámite (Lugar de presentación, Requisitos necesarios, valor de sellados, etc.).

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A continuación se visualizarán los campos para completar con la información del trámite que se quiere ingresar (ver fig. 42)

Figura 42.

Incorporación de Documentos, Notas y/o Certificados: Una vez creado el trámite, y al visualizarlo, se podrá incorporar al mismo un archivo PDF con la constancia de presentación del trámite, o de documentación otorgada por la autoridad. Para realizar esta operación, se deberá presionar el mouse en (pdf) ubicado a la derecha del trámite. (ver fig. 43)

Figura 43.

Se le pedirá que seleccione, desde su computadora, el archivo que desea subir al sistema. (ver fig. 44) Es importante aclarar que el sistema posee una restricción con respecto al tamaño del archivo, por lo que al digitalizar los documentos se sugiere realizarlo en baja resolución.

Figura 44.

Una vez cargado el archivo el sistema le pedirá que verifique si el archivo ha sido subido con éxito, o no. (ver fig. 45)

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Figura 45.

Si el archivo se subió con éxito se le comunicará. De lo contrario deberá volver a realizar la misma operación. (ver fig. 46 y 47)

Figuras 46 y 47.

Al finalizar la carga del archivo PDF, el la visualización del trámite, aparecerá un ícono (buscar) en la columna “A” a la derecha del mismo. Desde allí podrá visualizar el mismo. (ver fig. 48) En caso de querer actualizar un archivo, por ejemplo suponga que usted había cargado la nota de presentación del trámite y luego la autoridad le otorga el certificado del trámite finalizado, entonces repitiendo el mismo procedimiento, el archivo original será reemplazado por este último que sea cargado.

Figura 48.

Visualización de los Trámites: Al ingresar al menú “Mis Trámites”, se le desplegará un sistema de filtro para realizar la búsqueda de los trámites creados (Planta, Tipo de Requisito, Expediente o Referencia, Estado, Fecha de vencimiento, Alcance, Autoridad de Aplicación, Responsables). (ver fig. 49)

Luego de seleccionado los criterios del filtro deseado, o bien si se quiere visualizar la totalidad de los trámites, presionando con el mouse sobre (buscar) se visualizará el listado de trámites existentes. (ver fig. 49)

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Figura 49.

En el sector de la derecha del trámite se visualiza un cuadro de funciones. (ver fig. 50) En ella podrá realizar las siguientes funciones, dependiendo de las propiedades asignadas a cada usuario (ver fig. 17 y 18): � Visualizar y Subir documentos adjuntos en PDF (A). (ver fig. 51) � Consultar el Seguimiento del Trámite (C) � Modificar el Trámite (M) � Borrar el Trámite (B)

Figura 50.

Figura 51.

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Consulta del Seguimiento de los Trámites: Para visualizar el seguimiento de un trámite debe presionar el mouse en el ícono (buscar) de la columna “C”. (ver fig. 50). De esta forma podrá ver el detalle completo del trámite incluyendo el registro de las notas de seguimiento, la fecha de alta del trámite y de la última modificación. (ver fig. 52)

Figura 52.

Modificación de los Trámites: Independientemente de la consulta de los trámites descripta en el punto anterior, el sistema cuenta con la posibilidad de realizar un seguimiento detallado de cada trámite. Esta función incluye la posibilidad de crear notas para registrar paso a paso el seguimiento del trámite ante la autoridad de aplicación, registrándose a su vez, el usuario que realizó la nota y la fecha y hora correspondiente. Para crear una nueva nota, deberá seleccionar el ícono (nuevo) ubicado en la parte inferior del trámite. (ver fig. 52). Allí se le solicitará que incluya el texto de la nota, luego deberá presionar sobre (guardar) para guardar la nota. (ver fig. 53) y posteriormente en el mismo icono pero del trámite para guardar todos los cambios. (ver fig. 54 y 55)

Figura 53.

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Figura 54.

Figura 55.

Borrar Trámites: Para eliminar un trámite se debe presionar en el ícono ubicado en la columna “B” (ver fig. 46). Allí se le pedirá la confirmación de dicha eliminación. (ver fig. 56 y 57)

Figuras 56 y 57.

Asignación de Permisos a los Usuarios: El usuario administrador posee permiso para realizar todas las funciones descriptas anteriormente. A su vez, puede asignarle a cada usuario a su cargo, los permisos para dar de alta nuevos trámites, realizar el seguimiento y/o consultar los trámites. Para ello, en el menú “ABM de Usuarios”, deberá establecer en cada usuario dichos permisos. (ver fig. 58) Ver “ABM de Usuarios” pág. 6.

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Figura 58.

Asignación de Responsabilidades de Trámites: El usuario administrador deberá establecer en “ABM de Responsables” las cualidades que posee cada responsable con respecto a los trámites (Resp. de Obligaciones de Matrices, Resp. De Trámites de Planta o Resp. De Trámites de Legales). (ver fig. 59)

Figura 59.

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PROCESO DE ACTUALIZACIÓN Actualización y/o modificación de la Matriz: De acuerdo a la dinámica legislativa se dictan nuevas normativas y se derogan otras (total o parcialmente). Cualquier modificación al respecto es inmediatamente registrada en la Matriz. Las normativas incluidas y/o eliminadas se identifican con los colores verde y rojo respectivamente. (ver fig. 60)

Figura 60.

También para el caso de que se incluyan y/o eliminen obligaciones dentro de una norma, las mismas se identificarán de igual manera. (ver fig. 61)

Figura 61.

No solamente las nuevas normativas podrán aparecer en color, ya que todo cambio que se realice en la matriz aparecerá con el mismo sistema de codificación. (Por ej: En el caso de incluir normas que se omitieron en la confección inicial de la matriz, o bien normativas que se incluyen por cambios en las actividades y/o procesos de la empresa). Puede existir el caso en donde una normativa haya sufrido cambios en su contenido (número de norma, descripción, observaciones, etc.), con lo cual puede aparecer dos veces, una en rojo y otra en verde. En este caso se debe tener en cuenta solamente la que se encuentra en verde.

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Todas las normativas que se encuentren en rojo desaparecerán de la matriz automáticamente al cerrar la versión actual y abrir una nueva. Cierre de Versión: Según se acuerde con el cliente, o cuando el mismo lo solicite, la versión actual de una matriz puede cerrarse, creándose automáticamente una nueva en donde la totalidad de las normativas se visualizarán en color blanco. Para que se pueda cerrar una versión es necesario que el/los encargado/s de la revisión de la matriz haya previamente revisado la misma, puesto que se perderá la identificación de los cambios. De todas maneras, mediante solicitud vía mail a legislación@estrucplan.com.ar, se podrá habilitar la visualización de una o el total de las versiones anteriores. INDICADOR DE CUMPLIMIENTO El sistema online cuenta con la posibilidad de realizar un seguimiento del porcentaje de cumplimiento de las obligaciones. Para ello es indispensable completar los campos Prioridad y Estado. Para la obtención del indicador total de cumplimiento de las obligaciones de la matriz, el sistema realiza un promedio del total del valor de Ponderación de cada obligación. En el caso de las obligaciones que no poseen dicho valor no se incluirán en el cálculo. Para visualizar el indicador total de cumplimiento se deberá solicitar la versión en Excel de la matriz (Ver Canal de información, consultas y asesoramiento técnico/legal). (ver fig. 62)

Indicador General

277,78 Figura 62. Por otra parte, dentro de la matriz en Excel, encontrará en la última hoja (Indicador) un cuadro con el resumen del grado de cumplimiento según el estado (Cumple, En Proceso, No Cumple y en Verificación/No Aplica), la jurisdicción (Nación, Provincia, Municipio), requisitos corporativos y De Otro Tipo con su correspondiente gráfico. (ver fig. 63, 64 y 65). De esta forma, podrá cuantificar la cantidad de normativas en cada estado en diferentes momentos, y así poder llevar la evolución de cumplimiento a lo largo del tiempo. (ver fig. 63 de donde sale el dato de entrada)

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Indicador al (30/09/2012)

Jurisdicción

Estado Nacional Provincial Municipal Corporativos De Otro Tipo Total

Cumple 86 10 3 0 0 99

En Proceso 46 12 6 0 0 64

No Cumple 1 0 0 0 0 1

En Verificación / No Aplica 62 31 0 0 0 93

Total Obligaciones 195 53 9 0 0 257

Figura 63.

% Cumplimiento Total

5%

68%

24%

3%

Figura 64.

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86

10

3

0 0

46

12

6

0 0

1

0

0

0 0

31

0

0 0

62

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nacional Provincial Municipal Corporativos De Otro Tipo

En Verificación

/ No Aplica

No Cumple

En Proceso

Cumple

Figura 65.

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NOTIFICACIÓN DE VENCIMIENTOS Para asegurar el cumplimiento de las obligaciones en término, el sistema le brinda la función de notificación de próximos vencimiento. Al establecer en una obligación determinada la fecha de vencimiento, el mes y año en que desea que lo notifiquen y habiendo establecido un responsable, este último y el usuario administrador recibirán en las direcciones asignadas un mail indicándoles la obligación próxima a vencer (ver fig. 66). Es de importancia aclarar, que en la creación de responsables se deberá colocar un único mail. At.: Jefe de Mantenimiento (Responsable) Empresa: DEMO MATRIZ Planta: Buenos Aires - Bahía Blanca Matriz: Medio Ambiente Detalle de Normas y Obligaciones Norma: Resolución 404/94 (Texto ordenado de la Resolución 419/93) Alcance: Nacional Tema: Combustibles Organismo Emisor: Secretaría de Energía Descripción: Disposiciones generales. Registro de profesionales independientes y empresas auditoras de seguridad. Auditorías. Infracciones y sanciones. A/R: A Autoridad de Aplicación: Subsecretaría de Combustibles Observaciones: Modificada por Res.131/03, 1102/04 y 785/05 SE y Disp.. 76/97 SSC y 266/08 MPFIPyS. Obligación: Depósito de combustibles: Realizar auditorías periódicas por Universidades inscriptas en el registro creado por la Res. 266/08. Frecuencia: Anual Vencimiento: 28/4/2011 Responsable: Jefe de Mantenimiento Prioridad: Alta Estado: Cumple Verificación: Universidad de Villa María - Nº Registro 0112 Observaciones: Documento archivado de Bibliorato Tanques - Ensayos Oficina SGA.

Figura 66. NOTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES Con el fin de facilitar la comunicación interna entre los responsables de la empresa y los encargados de su asignación, cada vez que se asigne, quite o reemplazarse un responsable de cumplimiento de una obligación, el sistema enviará automáticamente, al guardar dicho cambio, la notificación correspondiente al nuevo responsable asignado y aquel que se ha dado de baja (de corresponder), a su vez recibirá la mencionada notificación el usuario administrador de la matriz. (ver fig. 67) At.: Jefe de Mantenimiento (Responsable) Ha sido asignado como Responsable de una Obligación Empresa: DEMO MATRIZ Planta: Buenos Aires

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Matriz: Medio Ambiente Norma: Decreto 779/95 (Reglamentación del Art. 33º de la Ley 24.449) Alcance: Nacional Tema: Aire Obligación: EMISIONES DE FUENTES MÓVILES: Los vehículos automotores deben ajustarse respecto a los límites sobre emisión de contaminantes, ruidos y radiaciones parásitas, establecidos en el Art. 33º del Anexo I. Tipo: Vencimiento: Prioridad: Alta Estado: Cumple

Figura 67. MATRIZ EN FORMATO EXCEL Cuando el cliente desee obtener una versión de la matriz en formato Excel deberá solicitarlo vía mail a legislación@estrucplan.com.ar Dicha versión contendrá la misma codificación que la matriz online, ayudando así, a la identificación de los cambios allí realizados. En el archivo Excel se podrá además visualizar el indicador total del estado de cumplimiento general de la matriz.

CANAL DE INFORMACIÓN, CONSULTAS Y ASESORAMIENTO TÉCNICO/LEGAL Ante cualquier inquietud, ya sea por el funcionamiento del sistema o por cuestiones de contenido, se pueden realizar consultas vía mail a legislación@estrucplan.com.ar o telefónicamente llamando al (+54) 011-4627-4383 Int. 111. Estrucplan Consultora S.A. cuenta con un amplio y diverso cuerpo de profesionales especializados en medio ambiente y en seguridad y salud ocupacional que pueden asesorarlo, tanto en la aplicación de las normativas como en la gestión para el cumplimiento de las mismas.

MODIFICACIONES DEL SISTEMA INCORPORADAS EN LA PRESENTE VERSIÓN

1) Incorporación del menú “Mis Obligaciones” 2) Modificación del Filtro de “Mis Matrices” 3) Incorporación del Reporte de Obligaciones por Vencimiento 4) Modificación y mejora en la diseño y estética del sistema.