manual iaf 2008

PROYECTO COL 99/030

MANUAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERARegalas directas y compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas

Abril de 2008

CONTENIDO

1. GENERALIDADES.......................................................................................................... 51.1 OBJETIVOS DE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA...................................................8

1.1.1 1.1.2

Objetivos generales ......................................................................................................................8 Objetivos especficos ....................................................................................................................9

Regalas Directas y Compensaciones ......................................................................................................................................9 Asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo......11

1.2

ALCANCE DE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ................................................... 12

1.2.1 1.2.2 1.2.31.3

Alcance de la interventora administrativa y financiera de acuerdo a la fuente de los recursos. 13 Alcance de interventora administrativa y financiera segn periodo.......................................... 15 Otros Alcances de la Interventora Administrativa y Financiera................................................ 15

FACULTADES QUE RESPALDAN LA LABOR DEL INTERVENTOR ............................................................ 16

1.4 DIFERENCIAS ENTRE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALAS Y LA INTERVENTORA TCNICA............................................... 17

2. MAPA INSTITUCIONAL Y MARCO NORMATIVO ................................................ 182.1 2.2 MAPA INSTITUCIONAL ....................................................................................................................... 19 MARCO NORMATIVO ..........................................................................................................................24

3. ACTIVIDADES DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A REGALAS DIRECTAS, COMPENSACIONES Y REGALAS INDIRECTAS ............. 303.1 METODOLOGA DE TRABAJO .................................................................................................................. 31 3.2 REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES. ............................................................................................33

3.2.1 3.2.2 3.2.3

Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero ......................................35 Recoleccin y anlisis de informacin general de la entidad beneficiaria .................................37 Giros ...........................................................................................................................................43

3.2.2.1 Informacin Entidades Territoriales Beneficiarias ........................................................................................................38 3.2.2.2 Informacin de Giros............................................................................................................................................42 3.2.3.1 Objetivo..............................................................................................................................................................43 3.2.3.2 Descripcin ........................................................................................................................................................43 3.2.3.3 Instituciones Involucradas ......................................................................................................................................44 3.2.3.4 Procedimiento......................................................................................................................................................44 3.2.3.4.1 Recoleccin y revisin de giros destinados a la entidad. ..................................................................................44 3.2.3.4.2 Verificacin de giros en cuenta nica .............................................................................................................53 3.2.3.4.3 Situaciones especiales.....................................................................................................................................56

3.2.4

Plan de desarrollo .......................................................................................................................58

3.2.4.1 Objetivo..............................................................................................................................................................58 3.2.4.2 Descripcin .........................................................................................................................................................58 3.2.4.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................59 3.2.4.4 Procedimiento ......................................................................................................................................................59 2

3.2.4.4.1 Recoleccin de informacin, Revisin de las estrategias, programas y subprogramas del Plan de Desarrollo y Plan Plurianual de Inversiones .................................................................................................................60 3.2.4.4.2 Recoleccin de informacin y Revisin del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI).........................60 3.2.4.4.3 Recoleccin de informacin y Revisin de Proyectos en Banco de Proyectos ..........................................61 3.2.4.4.4 Recoleccin de informacin, Revisin, Anlisis y Asesora de destinacin especfica de los recursos de regalas.....................................................................................................................................................62

3.2.5

Presupuesto ................................................................................................................................64

3.2.5.1 Objetivo..............................................................................................................................................................64 3.2.5.2 Descripcin .........................................................................................................................................................64 3.2.5.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................65 3.2.5.4 Procedimiento ......................................................................................................................................................65 3.2.5.4.1Presupuesto de ingresos.............................................................................................................................65 3.2.5.4.2 Presupuesto de gastos...............................................................................................................................72

3.2.6 Seguimiento administrativo y financiero de programas, proyectos contratos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones ....................................................763.2.6.1 Objetivo..............................................................................................................................................................76 3.2.6.2 Descripcin .........................................................................................................................................................76 3.2.6.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................76 3.2.6.4 Procedimiento.......................................................................................................................................................76 3.2.6.4.1 Relacin de contratos asociados a la ejecucin de proyectos......................................................................77 3.2.6.4.2 Revisin de proceso precontractual..........................................................................................................78 3.2.6.4.3 Revisin de proceso contractual................................................................................................................90 3.2.6.4.4 Visitas de Interventora.............................................................................................................................95 3.2.6.4.5 Revisin de proceso postcontractual .........................................................................................................96 3.2.6.4.6 Distribucin de uso de recursos................................................................................................................99 3.2.6.4.7 Evaluacin Socioeconmica de Proyectos...............................................................................................106 3.2.6.4.8 Interventora Simplificada de Contratos ..................................................................................................107

3.2.7

Anlisis y Conciliacin de ejecucin presupuestal durante la vigencia objeto de interventora ... .................................................................................................................................................. 109

3.2.7.1 Objetivo............................................................................................................................................................109 3.2.7.2 Descripcin .......................................................................................................................................................109 3.2.7.3 Instituciones Involucradas .....................................................................................................................................109 3.2.7.4 Procedimiento ....................................................................................................................................................109 3.2.7.4.1 Anlisis y conciliacin de ejecucin de ingresos.......................................................................................110 3.2.7.4.2 Anlisis y conciliacin de ejecucin de gastos..........................................................................................111 3.2.7.4.3 Manejo de la cuenta nica.......................................................................................................................111 3.2.7.4.4 Distribucin y uso de recursos de una vigencia de interventora para la totalidad de entidades beneficiarias. ..............................................................................................................................................................112 3.2.7.4.5 Evaluacin Socioeconmica ...................................................................................................................113

3.2.8

Informes y Dictmenes .............................................................................................................115

3.2.8.1 Objetivo............................................................................................................................................................115 3.2.8.2 Descripcin .......................................................................................................................................................115 3.2.8.3 Instituciones Involucradas .....................................................................................................................................115 3.2.8.4 Procedimiento ....................................................................................................................................................115

3.3 REGALAS INDIRECTAS ........................................................................................................................ 122

3.3.1 Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero ..................................... 137 3.3.2 Recoleccin de informacin general del proyecto y de la entidad beneficiaria........................... 139 3.3.3 Seguimiento y control al alcance del proyecto............................................................................ 140 3.3.4 Seguimiento y control a la programacin de ejecucin fsica y financiera de cada proyecto...... 142 3.3.5 Seguimiento y control administrativo.......................................................................................... 154 3.3.6 Seguimiento y control financiero................................................................................................. 156 3.3.7 Evaluacin socioeconmica y ambiental de proyectos ............................................................... 157 3.3.8 Interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con Recursos de Escalonamiento y de los fondos especiales de Crdoba y Sucre (Recursos en Depsito) .................. 1583

3.3.9 Interventora administrativa y financiera a proyectos ejecutados por Cormagdalena financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas..................................................................................... 158 3.3.10 Informes y Dictmenes .............................................................................................................. 159

4. REGISTRO EN SISTEMAS DE INFORMACIN....................................................164 5. OTRAS ACTIVIDADES DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ...................................................................................................................1685.1 PROGRAMACIN DE INTERVENTORA, DIAGNSTICO INICIAL Y EMPALME DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES. ........................................ 169 5.2 SEGUIMIENTO A PLANES DE DESEMPEO ............................................................................................ 172 5.3 INTERVENTORA SIMPLIFICADA DE ENTIDADES BENEFICIARIAS DE REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES..................................................................................................................................... 174 5.4 CAPACITACIN, ASESORA, APOYO Y ASISTENCIA A ENTIDADES BENEFICIARIAS .................................. 175 5.5 ACTIVIDAD DE ACOMPAAMIENTO Y RENDICIN DE CUENTAS PBLICAS EN EL MARCO DEL PPLCC. 176 5.6 IRREGULARIDADES .............................................................................................................................. 177 5.7 OTRAS .................................................................................................................................................. 178

ANEXOS ............................................................................................................................179

4

1. Generalidades

De conformidad con lo previsto en los artculos 3 y 10 de la Ley 141 de 1994 y en concordancia con lo dispuesto en los Decretos 149 y 195 de 2004, 4355 de 2005 y 416 de 2007, corresponde al Departamento Nacional de Planeacin velar por la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas. En desarrollo de dichas funciones el Departamento Nacional de Planeacin, est facultado para realizar por s mismo o a travs de personas naturales o jurdicas, interventoras administrativas y financieras a la utilizacin de los dichos recursos, efectuando para ello solicitudes de informacin y visitas de inspeccin con el fin de verificar, dentro del mbito de su competencia, la ejecucin de los recursos de regalas. Dichas visitas se llevan a cabo en los sitios donde se realizan las inversiones de recursos provenientes de regalas, en las sedes, oficinas o lugares donde funcionan las entidades beneficiarias y/o ejecutoras, as como en aquellos sitios donde operan los terceros contratados por stas para ejecutar tales recursos. El Gobierno de la Repblica de Colombia, con el fin de conformar y consolidar una organizacin especializada encargada de ejercer las funciones de control y vigilancia a la correcta utilizacin de dichos recursos implement el Proyecto PNUD1 / COL / 000011928 (COL/99/030), uno de cuyos objetivos es implementar mecanismos de interventora administrativa y financiera eficientes que garanticen el adecuado seguimiento a la ejecucin de los recursos provenientes de regalas en todo el pas y la construccin de Sistemas de Informacin que permitan llevar el registro actualizado de las labores de interventora. En desarrollo de dicho Proyecto el PNUD contrata personas jurdicas, Consorcios y Uniones Temporales, de reconocida experiencia en el mercado nacional e internacional, que tienen como caracterstica principal integrar fortalezas financieras, administrativas, y tcnicas en el seguimiento a la ejecucin de recursos pblicos, son estas las Interventoras Administrativas y Financieras. Las Interventoras Administrativas y Financieras verifican la ejecucin de recursos provenientes de regalas y, en ese objetivo deben solicitar y obtener de las entidades de carcter pblico, privado o mixto beneficiarios de los mismos; de las organizaciones autorizadas para ejecutarlos, o de cualquier persona relacionada con la ejecucin de dichos recursos, toda la informacin de carcter tcnico, administrativo, legal y financiero y en general, la necesaria para la verificacin de la correcta utilizacin de las regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas. Las facultades de las Interventoras Administrativas y Financieras en desarrollo de sus funciones se encuentran reglamentadas en los artculos 22 y 23 del Decreto 416 de 2007. La normatividad aplicable a la ejecucin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, junto con las obligaciones contractuales establecidas en los Trminos de Referencia de los respectivos procesos de seleccin adelantados por el PNUD y las potestades atribuidas en los referidos artculos del Decreto 416 de 2007, configuran el marco de accin de las Interventoras Administrativas y Financieras y, definen los productos que aqullas deben entregar en condiciones de eficiencia y eficacia. La forma y mecanismos a travs de los cuales interactan el Departamento Nacional de Planeacin y el interventor administrativo y financiero estn, igualmente, previstos en los Trminos de Referencia del Documento de Solicitud de Propuestas del respectivo proceso de seleccin y su objeto es garantizar el1

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo6

seguimiento a la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones en forma transparente y eficiente. El objetivo del presente manual es describir los procesos, subprocesos, actividades y tareas que debe seguir un interventor administrativo y financiero para la realizacin eficiente de las labores que involucra el control y vigilancia de la ejecucin que realizan a las entidades beneficiarias de los recursos provenientes de regalas directas y compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas en Colombia. El presente Manual tiene como antecedentes el Manual de Interventora Administrativa y Financiera realizado en el 2006, sobre dicho manual y teniendo en cuenta la necesidad de mejoramiento de procesos, durante las vigencias 2006 y 2007 fueron realizadas observaciones por parte de las firmas de interventora, quienes retroalimentaron el documento. En el presente manual y concientes de la necesidad de atender los requerimientos de las firmas, han sido contempladas la totalidad de las observaciones ha lugar presentadas por las firmas en vigencias anteriores. En el primer captulo del manual se exponen los objetivos de la interventora administrativa y financiera y su alcance, as como las facultades y responsabilidades a su cargo. El segundo captulo describe el mapa institucional y el marco normativo en el que debe desarrollarse la labor de interventora administrativa y financiera a la utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas. Este captulo tiene dos objetivos primordiales, el primero es dar una lnea base normativa que el interventor administrativo y financiero debe consultar, estudiar, analizar y actualizar para la ejecucin eficiente de su labor; en segundo lugar describe un mapa institucional en el que se aclaran las relaciones interinstitucionales que conlleva la labor de interventora administrativa y financiera. El tercer captulo del manual expone la metodologa utilizada para su elaboracin, al tiempo que describe las actividades y procedimientos que el interventor administrativo y financiero debe desarrollar para el adecuado y efectivo cumplimiento de sus labores. El cuarto captulo del manual hace referencia al registro de la informacin recopilada por el interventor, de conformidad con lo previsto en los Trminos de referencia del respectivo proceso de seleccin, en los Sistemas de informacin dispuestos para el efecto por el PNUD y el Departamento Nacional de Planeacin. El captulo cinco describe otras actividades que debe realizar el interventor administrativo y financiero en relacin con la programacin de las actividades de interventora administrativa y financiera, labores de empalme, labores de capacitacin a los entes ejecutores de regalas y compensaciones y con el papel del interventor en el Programa Auditores Visibles de la Presidencia de la Repblica. El Departamento Nacional de Planeacin se reserva el derecho de modificar, aclarar, adicionar o sustituir, en cualquier momento, el presente manual, y el interventor acepta el ejercicio de esta facultad.

7

1.1 Objetivos de la interventora administrativa y financiera1.1.1 Objetivos generales

La Interventora Administrativa y financiera tiene como objetivo general realizar las labores control, vigilancia y seguimiento a los recursos de regalas directas, compensaciones y del FNR2, con el fin de verificar su correcta destinacin y uso, el cumplimiento de las normas presupuestales, contables y de contratacin en la ejecucin de los mismos. Para ello, el interventor administrativo y financiero deber realizar para la totalidad de entidades beneficiarias asignadas y en los tiempos definidos para ello: Realizar interventora administrativa y financiera al uso de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas y de todos los dems recursos provenientes de regalas y compensaciones correspondientes a las vigencias y zonas geogrficas que en su defecto imparta el Departamento Nacional de Planeacin. Programar las actividades de interventora administrativa y financiera, en las entidades beneficiarias de regalas acorde a la vigencia y grupo asignado por el Departamento Nacional de Planeacin. Vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones cuenten con los recursos necesarios para su total ejecucin; realizar el seguimiento de los giros de regalas, su correcta y completa incorporacin y ejecucin presupuestal y contable, el anlisis de su destinacin y tipo de gasto, el manejo de la cuenta nica y soportes de pago, y la identificacin y utilizacin de fuentes de cofinanciacin diferentes a regalas utilizadas en estos proyectos. Verificar la efectiva, correcta y oportuna incorporacin y ejecucin de los recursos de regalas en los respectivos presupuestos de las entidades beneficiarias as como su adecuada administracin y destinacin de conformidad con la normatividad vigente y aplicable. Vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con regalas cuenten con los recursos necesarios para su ejecucin; realizando para el efecto seguimiento al giro de los recursos, al manejo de la cuenta nica, a la utilizacin de fuentes de cofinanciacin diferentes a regalas y al flujo de gastos. Analizar y evaluar la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas y de todos aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo y, comunicar al Departamento Nacional de Planeacin los resultados de dichas labores.

2

Fondo Nacional de Regalas

8

Evaluar la gestin y los resultados de todos los programas, proyectos, gastos e inversiones que se financian con recursos de regalas y compensaciones, as como con asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentren en depsito en el mismo, mediante la evaluacin socioeconmica y ambiental de los proyectos y el seguimiento al desempeo de las entidades ejecutoras. Identificar y soportar las presuntas irregularidades en que las entidades beneficiarias de recursos han podido incurrir de acuerdo con la tipificacin efectuada por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar todas las actividades necesarias para efectuar seguimiento, prestar asesora, capacitacin y evaluar los programas, proyectos, gastos o inversiones financiados con los recursos de regalas directas, compensaciones y asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas.

1.1.2

Objetivos especficos

Son objetivos especficos de las labores de interventora administrativa y financiera a la utilizacin de recursos de regalas directas y compensaciones; y asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas:

Regalas Directas y Compensaciones Identificar y hacer seguimiento a la situacin general de la entidad territorial beneficiaria como ejecutora de los recursos de regalas y compensaciones; a las estrategias y programas de los respectivos planes de desarrollo; a la existencia y funcionamiento de los respectivos Bancos de proyectos; a la evolucin anual de los indicadores de coberturas, de la distribucin de los recursos de regalas y compensaciones por sector, de la deuda pblica, y de los programas de saneamiento fiscal y reestructuracin de pasivos las respectivas entidades. Realizar la programacin de las actividades de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones acorde a los tiempos y requisitos establecidos en el presente manual. Realizar las actividades de empalme de interventora administrativa y financiera con el fin de identificar los compromisos correspondientes a la vigencia objeto de interventora y los compromisos y hallazgos que en de las entidades beneficiarias han realizado interventoras administrativas y financieras de vigencias anteriores. Realizar un Diagnstico inicial de las entidades beneficiarias de recursos de regalas y compensaciones para cada una de las vigencias objeto de interventora. Compilar y analizar la informacin general de regalas directas y compensaciones a la que refiere el presente manual de las entidades y vigencia objeto de interventora administrativa y financiera. Realizar compilacin, anlisis, seguimiento de los giros y manejo de cuenta nica por parte de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora.9

Realizar permanentemente el anlisis de las inversiones temporales y el manejo de los excedentes de liquidez provenientes de recursos de regalas y compensaciones durante la vigencia objeto de interventora, e informar oportunamente al DNP. Realizar permanentemente el seguimiento a la pignoracin de recursos de regalas y compensaciones a ttulo de emprstitos de deuda pblica durante la vigencia objeto de interventora, e informar oportunamente al DNP. El Interventor deber verificar si se presentan traslados o transferencias desde o hacia la cuenta nica, sin que correspondan al normal ejercicio de pago de compromisos adquiridos o sin que la entidad beneficiaria haya explicado satisfactoriamente el motivo, e informar oportunamente al Departamento Nacional de Planeacin si se detectan tales movimientos Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca de los Planes de Desarrollo, banco de proyectos, programas y proyectos de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora. Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca del manejo presupuestal de regalas en las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con regalas y compensaciones que reciben las entidades beneficiarias, que sean incorporados en los presupuestos de las vigencias fiscales objeto de interventora en los trminos y condiciones previstos en el presente manual. Realizar el seguimiento administrativo y financiero a programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas directas y compensaciones. Para ello debe realizar las visitas necesarias en la que se logre establecer la lnea base de interventora de cada proyecto, el avance financiero y administrativo del proyecto y el cumplimiento del objeto contractual. Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca de la conciliacin presupuestal de recursos de regalas y compensaciones, ejecucin del presupuesto, manejo de libro de bancos y conciliacin de cuenta nica. Realizar y presentar los informes, dictmenes y productos de interventora requeridos acorde al alcance y los trminos establecidos en el presente manual. Realizar los registros, anlisis y remisin de informacin en el sistema de informacin Sistema de Informacin Auditor de Regalas (SELAR), acorde a los requerimientos del Departamento Nacional de Planeacin. Hacer seguimiento a los Planes de Desempeo de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones, y los respectivos anlisis de la ejecucin presupuestal objeto de la interventora, a fin de establecer el uso dado a los recursos por parte de las entidades territoriales beneficiarias.

10

Identificar y hacer seguimiento de las entidades territoriales y sus representantes, de las irregularidades detectadas, de la situacin del ente como ejecutor, de las estrategias y programas de los respectivos planes de desarrollo.

Asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo. Revisar el alcance y componentes de cada proyecto que se ejecute con recursos del Fondo Nacional de Regalas, Escalonamiento, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP provenientes del Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas. Estudiar y Analizar los proyectos financiados o cofinanciados con recursos de regalas indirectas y asignados por el Fondo Nacional de Regalas. Realizar las visitas necesarias a fin de establecer la pertinencia del proyecto viabilizado, revisin del proceso contractual, y su correspondencia con el proyecto viabilizado y, establecer la lnea base de interventora del proyecto, as tambin el avance fsico, financiero y administrativo del proyecto y el cumplimiento del objeto contractual. Autorizar los giros y usos previa verificacin de los requisitos establecidos en las normas establecidas para los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, escalonamiento, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP provenientes del Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas; todo ello acorde con la normatividad vigente y lo establecido en el presente manual. Verificar que los proyectos cuenten con los recursos necesarios para su total ejecucin y vigilar el manejo de la cuenta nica del proyecto, de los soportes de pago y de los reintegros de saldos y rendimientos que se efecten con cargo a los recursos. Vigilar que los proyectos que se ejecuten con recursos del Fondo Nacional de Regalas efectivamente se desarrollen conforme al proyecto presentado y aprobado; as como que se surtan todos los trmites administrativos y legales que implica la ejecucin de dichos recursos, y verificar a travs de visitas el avance fsico y financiero de los proyectos. Vigilar y verificar el cumplimiento de las condiciones, trminos y requisitos establecidos para el giro o autorizacin de uso de los recursos del Fondo Nacional de Regalas a las entidades ejecutoras, a quienes deber apoyar para atender oportunamente estas obligaciones. Realizar la evaluacin socioeconmica y ambiental de los proyectos ejecutados con los recursos del Fondo Nacional de Regalas, estableciendo los resultados e impacto alcanzados con ellos.

11

Presentar informes de interventora administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de regalas indirectas acorde a los tiempos y requisitos establecidos. Reportar las presuntas irregularidades que se presentan el manejo de recurso del Fondo Nacional de Regalas, y de las diferentes asignaciones del mismo.

1.2 Alcance de la interventora administrativa y financieraEl Decreto 416 de 2007, reglamenta las atribuciones inherentes al control y vigilancia sobre la correcta utilizacin de recursos, as tambin el alcance, facultades y objetivos de las interventora administrativa y financiera. El interventor administrativo y financiero deber verificar, analizar, conceptuar y dictaminar sobre todos los aspectos administrativos y financieros relacionados con la ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones, y de regalas indirectas. Deber verificar, analizar, conceptuar y dictaminar respecto a la informacin de regalas directas y compensaciones: giros de regalas, plan de desarrollo, formulacin, viabilizacin y priorizacin de inversiones, programacin de presupuesto, anlisis a la ejecucin presupuestal a fin de determinar si el uso de los recursos se ajustan a los previsto en la Ley, aspectos administrativos y financieros en la contratacin, manejo de la cuenta nica de recursos de regalas y conciliacin de la misma, seguimiento a las entidades territoriales que se encuentren en planes de desempeo, manejo de inversiones temporales de excedentes de liquidez, irregularidades detectadas, y todos y cada uno de los aspectos descritos en el presente manual. El alcance de la interventora contempla todos y cada uno de los mecanismos que las entidades ejecutoras utilizan para invertir los recursos de regalas esto es: programas, proyectos, contratos, convenios, programas de reestructuracin financiera y de saneamiento fiscal, resoluciones, rdenes de pago, transferencias, traslados a otras entidades o dependencias, sentencias, conciliaciones u otros relacionados con la utilizacin de este tipo de recursos pblicos, as como la evaluacin de los impactos econmicos de dichas inversiones. El interventor administrativo y financiero, deber verificar, analizar, conceptuar respecto del manejo de los recursos que financian proyectos ejecutados con regalas indirectas. Esto para cada uno de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas FNR, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP cuyo titular es el Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas (Escalonamiento y Fondos Especiales de Crdoba y Sucre), que se incorporen en los presupuestos de las entidades beneficiarias correspondientes a las vigencias fiscales objeto de interventora. As tambin deber emitir autorizaciones de giro y de uso para cada uno de los casos, sujeto a las condiciones y cumplimiento de los requisitos descritos en el presente manual para ello.

12

Deber verificar, analizar y conceptuar respecto de los procesos de contratacin, viabilizacin de los proyectos, manejo de la cuenta nica autorizada para la ejecucin de cada proyecto, verificar el funcionamiento y puesta en marcha de los proyecto ejecutados, realizar seguimiento administrativo y financiero al proyecto, al manejo del anticipo y a los pagos realizados en ejecucin del proyecto, reembolso de los excedentes financieros, evaluacin de los impactos econmicos y sociales de los proyectos, entre otros aspectos.

1.2.1

Alcance de la interventora administrativa y financiera de acuerdo a la fuente de los recursos.

De acuerdo con la fuente de los recursos, el interventor administrativo y financiero debe realizar para todas las entidades asignadas: Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos reintegrados (Desahorrados) del FAEP a sus titulares, de conformidad con lo previsto en las Leyes 209 de 1995 y 781 de 2002, correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos provenientes del Fondo de Fomento del Carbn y del Fondo de Fomento a Metales Preciosos correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los programas, proyectos, gastos e inversiones ejecutados con recursos de crdito respaldados con recursos de regalas y compensaciones o atendido su servicio con dichos recursos. Realizar seguimiento y anlisis a la totalidad de los acuerdos de reestructuracin de pasivos y de los programas de saneamiento fiscal suscritos por las entidades territoriales durante la vigencia fiscal objeto de interventora administrativa y financiera o suscritos con anterioridad y que se estn ejecutando durante la vigencia, de acuerdo con lo establecido en las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y 358 de 2007 que involucren recursos de regalas y compensaciones. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los recursos que financien o cofinancien programas, proyectos, gastos e inversiones en aquellos eventos en que la entidad ejecutora directa o indirectamente haga unidad de caja con todos los recursos que financien dichas inversiones y no se puedan identificar claramente los programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados exclusivamente con recursos de regalas y compensaciones.

13

Realizar tanto para proyectos financiados o cofinanciados con recursos de regalas, seguimiento a la ejecucin de proyectos y contratos con el objeto de identificar su alcance, valor, y la informacin necesaria para efectuar la evaluacin socioeconmica del respectivo proyecto, as como para presentar el informe de cierre de vigencia Para los casos de proyectos cofinanciados el interventor administrativo y financiero no es necesario realizar seguimiento a la ejecucin presupuestal, manejo de libros, y distribucin de recursos por sector de fuentes distintas a regalas y compensaciones. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los contratos de deuda pblica suscritos durante la vigencia fiscal objeto del respectivo contrato de interventora administrativa y financiera, o suscritos con anterioridad y que se estn ejecutando durante la vigencia, cuya fuente de pago sean recursos de regalas y compensaciones, y sobre los contratos financiados con dichos crditos. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los contratos, transferencias y/o convenios mediante los cuales las entidades beneficiarias de recursos de regalas y compensaciones entregan a terceros dichos recursos para su administracin y ejecucin, independientemente de la naturaleza jurdica del respectivo ente administrador y del tipo de relacin jurdica trabada entre las partes. La interventora administrativa y financiera debe ejercer su labor en cada uno las entidades ejecutoras hasta verificar la plena ejecucin fsica del proyecto o donde se desarrolle el objeto de la apropiacin presupuestal. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con asignaciones del Fondo Nacional de Regalas aprobados durante las vigencias fiscales asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas (escalonamiento), aprobados durante las vigencias fiscales asignadas asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos provenientes de los Fondos Especiales de Crdoba y Sucre, correspondientes a las vigencias asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos provenientes regalas que provienen de la explotacin de canteras y en general materiales de construccin. Realizar interventora administrativa y financiera al manejo de los excedentes de liquidez, realizados por las entidades territoriales beneficiarias de regalas y compensaciones.

14

1.2.2

Alcance de interventora administrativa y financiera segn periodo.

Para efectos de la labor de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones en una vigencia, se tienen en cuenta las inversiones cuya fecha de primer registro presupuestal corresponda a esa misma vigencia. Las inversiones a travs de los cuales se ejecutan recursos de regalas y compensaciones, que cuenten con registros presupuestales expedidos en vigencias anteriores, sus pagos corresponden a las firmas interventoras de esa vigencia, independientemente que los pagos de las reservas se hayan efectuado durante la vigencia fiscal actual. De conformidad con lo establecido en el artculo 89 del Decreto 111 de 1996 y artculo 8 de la ley 819 de 2003, la ejecucin de los recursos constituidos como reservas presupuestales por las entidades, se determinaran por la fecha de expedicin del registro presupuestal que las origin. Para proyectos aprobados con recursos de regalas indirectas, el periodo est relacionado con la vigencia de aprobacin del proyecto en el Consejo Asesor de Regalas. El Departamento Nacional de Planeacin, como rgano de ejecucin entrega toda la informacin relacionada con el proyecto aprobado al interventor administrativo y financiero a travs de comunicacin escrita. El interventor administrativo y financiero realiza la interventora a la ejecucin de los recursos hasta la finalizacin de la vigencia del periodo asignado para realizacin de la interventora. As las cosas si el Consejo Asesor de Regalas asign vigencias futuras, de acuerdo con la vigencia aprobada para ejecucin de la interventora administrativa y financiera, se realiza interventora para cada una de las vigencias por separado.

1.2.3

Otros Alcances de la Interventora Administrativa y Financiera

El interventor administrativo y financiero entregar informes al Departamento Nacional de Planeacin los cuales tendrn todos los aspectos administrativos y financieros relativos al manejo, utilizacin y ejecucin de los recursos objeto de interventora. Adicionalmente, en los informes se incluir un reporte en el que se precise la existencia o no de la interventora tcnica, el costo de dicha interventora y un anlisis de las conclusiones que present dicha interventora. Los informes debern incluir los dictmenes y conceptos de interventora acorde a lo establecido en el presente manual. Es deber del interventor administrativo y financiero informar inmediatamente al Departamento Nacional de Planeacin al momento de presentarse (interventoras en tiempo real) al ser detectadas (interventoras de vigencias anteriores), cualquier situacin irregular o anmala que se relacione con el uso y destinacin de los recursos de regalas en la zona objeto de interventora. Para ello el interventor administrativo y financiero deber realizar una programacin con los recursos suficientes que permitan establecer metas de interventora de vigencias 2007 y 2008, acorde a lo estipulado en la actividad de programacin descrita en el presente manual.

15

El interventor administrativo y financiero deber preparar y suministrar la informacin necesaria para asistir a las audiencias pblicas y consejos comunales que organice el Gobierno Nacional y participar activamente en las sesiones correspondientes cuando sea requerido.

1.3 Facultades que respaldan la labor del interventorDe conformidad con lo previsto en el Decreto 416 de 2007 el interventor administrativo y financiero se encuentra facultado para solicitar la informacin de carcter tcnico, administrativo, legal, financiero y en general toda aquella que estime necesaria para verificar la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, fijando para ello los trminos y condiciones en que debe ser suministrada la informacin requerida. No obstante lo anterior, el interventor administrativo y financiero no puede trasladar a las entidades auditadas las labores a l encomendadas y los costos del ejercicio de dichas labores. El interventor administrativo y financiero, en cumplimiento de las actividades encargadas en su labor y las facultades otorgadas por el Departamento Nacional de Planeacin cuenta con mecanismos que le permiten programar y realizar las solicitudes de informacin requerida. Dado esto la norma faculta la actividad del interventor administrativo y financiero. El decreto 416 de 2007 se refiere a las facultades otorgadas: En desarrollo de las visitas se podr solicitar informacin de carcter tcnico, administrativo, legal y financiero y en general la necesaria para la verificacin de la correcta utilizacin de las regalas directas, compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas En este orden de ideas y particularmente respecto al seguimiento tcnico necesario para la realizacin de la interventora administrativa y financiera de recursos de regalas, los interventores administrativos y financieros adicionalmente podrn apoyarse en las labores de interventora tcnica para los casos de proyectos, contratos, gastos y otras inversiones ejecutados con recursos de regalas. Esto le permitir al interventor administrativo y financiero tener informacin que soporte los conceptos relacionados con el adecuado uso de los recursos ejecutados con dineros de regalas. En este sentido el Decreto 416 afirma: Los interventores contratados podrn apoyarse en la labor de las interventoras tcnicas designadas o contratadas por las entidades beneficiarias de los programas, proyectos, gastos y otras inversionesPara tal efecto las entidades beneficiarias incluirn en los procesos de seleccin y en los contratos que se celebren con los interventores tcnicos estipulaciones en las cuales se sealen como obligacin suministrar toda la informacin tcnica, administrativa, financiera y legal que les sea requerida por el Departamento Nacional de Planeacin o por las entidades pblicas o privadas contratadas por este para realizar la interventora sobre la correcta utilizacin de los recursos.

16

1.4 Diferencias entre la interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con recursos de regalas y la interventora tcnica.Interventora Administrativa y Financiera: Interventora realizada por el Departamento Nacional de Planeacin para controlar y vigilar el correcto uso de los recursos de regalas directas y compensaciones, y asignaciones del FNR por parte de las entidades beneficiarias. Interventora Tcnica: Interventora (externa o interna) efectuada por las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones, y asignaciones del FNR, para vigilar y controlar que lo ejecutado por un tercero (contratista) corresponda al objeto y alcance de lo contratado. Especficamente, la diferencia con la interventora administrativa y financiera consiste en que la interventora tcnica es responsable por la calidad de los trabajos o servicios ejecutados por el contratista. La interventora tcnica se debe contratar para los contratos de obra adjudicados como resultado de una Licitacin Pblica o un Concurso Pblico de Mritos externa (articulo 32 de la Ley 80 de 1993). En los dems casos la entidad ejecutora podr contratar la interventora o adelantarla directamente con personal de la entidad interna (designacin del supervisor o interventor). El artculo 53 de la Ley 80 de 1993, establece que la interventora tcnica responde civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventora. La Interventora Administrativa y Financiera toma como insumo para el diligenciamiento de la ejecucin y utilizacin final de los recursos, los informes y actas de la interventora tcnica (interna o externa), sin embargo, es su deber constatar los sitios de los proyectos y el estado en que se encuentran, dentro de sus labores. La interventora administrativa y financiera debe desarrollar la actividad de verificacin de la iniciacin oportuna de las obras una vez recibidos los anticipos3, en caso de que la interventora tcnica no hubiera adelantado esa actividad. En este punto, es necesario aclarar que lo que se exige a la interventora administrativa y financiera es que verifique que se surtieron los pasos requeridos en la contratacin y se inici el trabajo, sin embargo, esta actividad es de responsabilidad del interventor tcnico contratado o designado por la entidad ejecutora. Sin perjuicio de lo anterior la interventora administrativa y financiera debe, en todo caso, a travs de los diferentes instrumentos que posee, asegurar la correcta ejecucin de los recursos, reportando las presuntas irregularidades encontradas y dictaminando de manera clara los hallazgos encontrados en el proceso de revisin documental y de las visitas realizadas tanto a las entidades territoriales como a las obras que esta contrate financiadas con los recursos de regalas y compensaciones de las entidades que son beneficiarias, as tambin de los recursos del Fondo Nacional de Regalas.

3

Trminos de Referencia literal f del numeral 2.3.3.

17

2. Mapa institucional y Marco normativo

18

La adecuada y eficiente utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, depende del efectivo cumplimiento de la normatividad que en los distintos niveles y sectores rige la ejecucin de dichos recursos, as como de la interaccin de diferentes entidades que participan en dicho proceso, particularmente en lo que tiene que ver con las labores de control y seguimiento a la correcta utilizacin de los mismos.

2.1 Mapa institucionalEl mapa institucional en trminos de levantamiento de procesos es una herramienta que permite aclarar las relaciones de tipo interinstitucional en las que se ven involucrados el interventor administrativo y financiero y los diferentes actores participes del proceso de interventora, sean stos entidades del orden nacional, territorial, empresas, o personas naturales. El mapa institucional implica un acercamiento al universo que enfrenta el interventor administrativo y financiero en pro de la ejecucin eficiente de sus objetivos. Sobre este conjunto de instituciones se desarrollan las actividades previstas en los Trminos de Referencia del proyecto PNUD COL 00011928 (PNUD COL 99/030). Las entidades relacionadas con la ejecucin de interventora administrativa y financiera son las siguientes: Tabla 1. Entidades relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financieraTIPO DIRECTOR GIRADORES 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 1. INSTITUCION Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin. Agencia Nacional de Hidrocarburos Ingeominas- Instituto Colombiano de Geologa y Minera Hasta marzo 31 de 2007 IFI Concesin de Salinas en Liquidacin Hasta marzo 31 de 2007 IFI en liquidacin Municipios donde se explotan materiales de construccin Operadores de Oleoductos y Gasoductos Municipios Distritos Departamentos Corporaciones Autnomas Regionales. Resguardos Indgenas Cualquier tipo de persona relacionada con los distintos componentes de proyectos ejecutados con recursos de regalas (Pblica, Privada, Mixta) Ministerio de Educacin.(Educacin) Ministerio de la Proteccin Social. (Salud)

BENEFICIARIOS

EJECUTORES

ENTIDADES CERTIFICADORAS4

1. 2.

4

Previo a la entrada en vigencia del Decreto 416 de 2007.

19

TIPO 3. 4.

INSTITUCION Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios.(Agua Potable y Alcantarillado) Departamento Administrativo Nacional de Estadstica.(Mortalidad Infantil) Direccin de apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Oficinas Departamentales de Planeacin Procuradura General de la Nacin Contralora General de la Repblica

REESTRUCTURACIN DE PASIVOS

1.

PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL RGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA

1. 1. 2.

RGANO DE INVESTIGACIN CONTROL SOCIAL A LA GESTIN DE LOS RECURSOS DE REGALAS

1. 1. 2. 3.

Fiscala General de la Nacin Presidencia de la Repblica Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin(PPLCC) Veeduras ciudadanas

El mapa institucional descrito en el Diagrama 1 presenta tres tipos de relaciones5 subyacentes a las labores de Interventora Administrativa y financiera as: 1. Relaciones Gobierno-Empresa (G2B): Las labores de interventora suponen la interaccin del interventor y las entidades pblicas beneficiarias y las ejecutoras de los recursos de regalas. En este nivel de interaccin el interventor solicita in situ a las entidades pblicas beneficiarias y/o ejecutoras de los recursos toda la informacin relacionada con la ejecucin de los mismos, las acompaa en dicho proceso y hace seguimiento a l, al tiempo que bajo la coordinacin del Departamento Nacional de Planeacin participa en la implementacin y desarrollo del programa de capacitacin diseado por el DNP para los servidores pblicos encargados de la ejecucin de los recursos de regalas y compensaciones. Las labores de interventora implican, igualmente, la interaccin del interventor con el Departamento Nacional de Planeacin, pues frente a esta entidad pblica del orden nacional debe presentar y soportar los resultados del proceso de recoleccin, procesamiento y evaluacin de la informacin recabada in situ. Las labores del interventor suponen, igualmente, que ste interactu con los terceros contratados por las entidades beneficiarias de regalas para la ejecucin de dichos recursos, a fin de hacer seguimiento a la correcta utilizacin de los mismos.

5

Relaciones B2G, G2G, B2C; son conceptos utilizados en el comercio electrnico y la administracin pblica. En trminos de intercambio de

informacin implica potencialidades a travs de las cuales promoviendo los sistemas nicos de informacin entre entidades se pueden minimizar los costos de transaccin e informacin, e incrementar la eficiencia administrativa.

20

2. Relaciones Gobierno-Gobierno (G2G): Las labores de interventora administrativa y financiera suponen, as mismo, un nivel de interaccin entre entidades pblicas, pues los resultados del proceso de recoleccin, procesamiento y evaluacin de la informacin recabada in situ, una vez valorados por el Departamento Nacional de Planeacin son puestos a disposicin de otras entidades pblicas, tales como la Fiscala y la Procuradura General de la Nacin, as como la Contralora General de la Repblica. El reporte de presuntas irregularidades por parte del interventor es el elemento que integra este nivel de interaccin, junto con los convenios de cooperacin interinstitucional celebrados entre estas para el seguimiento a la correcta ejecucin de los recursos pblicos, que para el caso se relacionan con los recursos de regalas y compensaciones. 3. Relaciones Empresa-Ciudadano (B2C): La participacin del interventor en las Audiencias Pblicas organizadas en desarrollo de diversos programas del Gobierno Nacional, cuyo objetivo es promover y fortalecer la participacin ciudadana en el control social a la gestin pblica, permite un tercer nivel de interaccin, esto es, con los ciudadanos. El siguiente diagrama explica cada uno de los diferentes niveles de relaciones interinstitucionales que implica la labor de interventora: Diagrama 1. Mapa institucional Interventora Administrativa y Financiera

21

En el primer nivel del mapa se encuentran las entidades beneficiarias y los contratistas ejecutores de recursos, dicho nivel demanda la presencia con frecuencia alta (casi permanente) del interventor y concentra el mayor numero de actividades de interventora administrativa y financiera, puesto que, en este se detectan, en gran mayora, las desviaciones de recursos y en general se originan los conceptos de interventora que implican medidas preventivas y correctivas a tomar por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. En el segundo nivel se encuentran las entidades giradoras del orden nacional, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, las Auditoras Visibles con la comunidad y las entidades certificadoras de coberturas del orden nacional, en este nivel los reportes de informacin se generan con una frecuencia menor al primer nivel, en trminos de intercambio de informacin es indispensable la presencia del interventor en las auditoras visibles. En trminos de reingeniera es posible para el caso de la informacin de entidades giradoras, del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de entidades certificadoras de coberturas, desarrollar sistemas de informacin que permitan la captura de esta informacin en tiempo real. En el tercer nivel se encuentran la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, las entidades de control y el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin. El interventor administrativo y financiero comunica la informacin, anlisis y conceptos de interventora a la Direccin de Regalas, la cual teniendo en cuenta los hallazgos y soportes de interventora informa a las entidades de control correspondientes. En trminos generales las funciones del interventor administrativo y financiero frente los diferentes actores involucrados en el desarrollo de sus funciones pueden resumirse de la siguiente manera: Frente al DNP: Recolectar toda la documentacin remitida por las entidades territoriales en cumplimiento del Decreto 416 de 2007. Hacer seguimiento mensual a las entidades territoriales que se encuentran en Plan de Desempeo. Verificar peridicamente las entidades territoriales que se encuentran suspendidas. Gestionar en los sistemas de informacin SELAR e INFOPROJECT toda la informacin en los trminos y condiciones establecidos para tal fin. Entregar en los trminos y condiciones previstos en los trminos de referencia, en el acta de inicio y los previstos en este manual, los requerimientos realizados. Atender eficaz y oportunamente las solicitudes, convocatorias a reuniones de trabajo, presentacin de informes sobre situaciones especiales que deben ser atendidos de manera inmediata, entre otros. Reportar de manera oportuna y debidamente soportadas las presuntas irregularidades detectadas en el proceso de interventora. Responder oportuna y eficazmente los requerimientos efectuados por el DNP.22

Frente a las Entidades Territoriales: Presentarse con el protocolo establecido (soportes y autorizaciones oficiales). Visitar las dependencias administrativas de la entidad territorial con el fin de verificar, clasificar y recopilar toda la informacin requerida para el adecuado y efectivo ejercicio de sus labores como datos generales, plan de desarrollo, banco de proyectos, presupuesto, ejecucin presupuestal, manejo de recursos en la cuenta nica, extractos bancarios, excedentes temporales de liquidez, carpetas de contratos, pagos con regalas y compensaciones, que se especifican integralmente en el presente documento y aquellas que el interventor considere necesarias para llevar a cabo las labores de interventora administrativa y financiera. Realizar visitas a las obras de infraestructura (programas y proyectos que impliquen infraestructura fsica) financiadas con recursos de regalas, con el fin de determinar el avance de la ejecucin de las mismas, analizar el informe del interventor tcnico, as como el estado, la disponibilidad y servicio que presentan dichas obras. De las visitas de obra efectuadas debe levantarse Acta de Visita en compaa de un representante de la entidad territorial y en lo posible un representante de la comunidad involucrada (beneficiaria o afectada) y registro fotogrfico que permita verificar lo consignado en el Acta de visita.

Frente al Ministerio de Educacin, Ministerio de Proteccin Social, DANE y Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios: Solicitar copia de las certificaciones de indicadores de cobertura expedidas en cumplimiento de las obligaciones establecida en el Decreto 416 de 2007.

Frente a las entidades Giradoras de regalas y compensaciones: Solicitar, clasificar y recopilar las autorizaciones y/o soporte de giros. Verificar las deducciones para las Interventoras Administrativas y Financieras y dems deducciones a las que haya lugar.

Frente al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico: Solicitar el listado de entidades territoriales que se encuentran adelantando Programas de saneamiento fiscal y financiero en virtud de la ley 550 de 1999. Solicitar el listado de contratos de endeudamiento reportados por las entidades territoriales. Solicitar y analizar los informes de viabilidad fiscal de los municipios y departamentos.

23

Frente a las Corporaciones Autnomas Regionales beneficiarias de regalas: Verificar, clasificar y recopilar la informacin requerida para sus labores (datos generales, plan de accin trianual, banco de proyectos, presupuesto, ejecucin presupuestal, manejo de recursos en cuentas, carpetas de contratos, pagos con regalas y compensaciones y aquella que el interventor considere necesaria para el ejercicio de su labor).

Frente a el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin (PPLCC): Recopilar, verificar, clasificar y entregar la informacin que requiera el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin en el marco del programa de auditoras visibles. Participar en los foros y visitas a los proyectos seleccionados de auditoras visibles, respondiendo por la elaboracin de la informacin requerida y las fichas tcnicas de los proyectos seleccionados.

Frente a las Organos de Control y Vigilancia (CGR, PGN, FGN): Responder oportuna y eficazmente los requerimientos efectuados al DNP en relacin con los recursos de regalas y compensaciones. Disponer de informes ejecutivos oportunos de las entidades territoriales sobre las cuales se hagan requerimientos. Efectuar las indagaciones o averiguaciones solicitadas en los plazos fijados.

2.2

Marco normativo

El interventor administrativo y financiero deber consultar, estudiar y analizar la normatividad vigente de tipo administrativo, financiero y tcnico que permita cumplir de forma eficiente con los objetivos y actividades descritos en lo trminos de referencia establecidos (Ver Anexos 2, 3 y 4). En la Tabla 2 se hace referencia a las normas relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financiera.

24

Tabla 2. Normas relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financieraTIPO GENERAL REGALIAS MARCO NORMATIVO CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Arts. 332,360,361 CONTENIDO Estado propietario del subsuelo, condiciones de explotacin de recursos naturales no renovables y derechos de las entidades territoriales. Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalas, la Comisin Nacional de Regalas, se regula el derecho del Estado a percibir regalas por la explotacin de recursos naturales no renovables, se establecen las reglas para su liquidacin y distribucin y se dictan otras disposiciones. Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribucin y se dictan otras disposiciones. Define porcentajes variables para el pago de las regalas de hidrocarburos, establece el pago de una regala adicional para los contratos Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribucin y se dictan otras disposiciones. Define porcentajes variables para el pago de las regalas de hidrocarburos, establece el pago de una regala adicional para los contratos revertidos a favor de la Nacin despus de 1994. Por la cual se modifica la Ley 756 de 2002. Seala la destinacin y los ejecutores de los recursos del Fondo Nacional de Regalas asignados a la promocin de la minera. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo referente al control y vigilancia de los recursos provenientes de regalas y compensaciones, por la explotacin de recursos naturales no renovables. Por el cual se suprime la Comisin Nacional de Regalas y se ordena su liquidacin. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeacin, reconoce al FNR como adscrito al DNP. Control y Vigilancia de los recursos provenientes de regalas y compensaciones por la explotacin de recursos naturales no renovables y se modifica parcialmente el Decreto 620 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo que se refiere al recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de carbn, metales preciosos y concentrados polimetlicos. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeacin y se crea la Direccin de Regalas. PROCESOS DEL MANUAL GENERAL REGALAS

LEY 141 DE 1994

LEY 619 DE 2000

LEY 756 DE 2002

LEY 858 DE 2003

DECRETO 620 DE 1995 DECRETO 149 DE 2004

DECRETO 195 DE 2004 DECRETO 450 DE 1996 (Reglamentario de la Ley 141/94)

DECRETO 600 DE 1996

DECRETO 4355 DE 2005


Aplazamiento de apropiaciones y procedimiento correctivo Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 141 de 1994, la Ley 756 de 2002 y la Ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones. Establece las causales para la suspensin preventiva y correctiva de los giros de regalas, reforma el procedimiento administrativo, preventivo y correctivo y establece las medidas preventivas y correctivas aplicables.

DECRETO 416 DE 2007

CIRCULAR 001 DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

Envo de informacin artculo 24 Decreto 416 de2007

25

TIPO FAEP

MARCO NORMATIVO LEY 209 DE 1995

CONTENIDO Mediante la cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera.(FAEP). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994. Procedimiento para realizar la declaracin de la produccin minera y la liquidacin, recaudo y transferencia de regalas; as como las obligaciones de los explotadores y la facultad de las alcaldas municipales para adoptar las medidas necesarias para garantizar el recaudo. Por el cual se escinde la Empresa Colombiana de Petrleos, Ecopetrol, se modifica su estructura orgnica y se crean la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la sociedad Promotora de Energa de Colombia S. A. Por el cual se ordena la supresin, disolucin y liquidacin de la Empresa Nacional Minera Limitada, Minercol Ltda., Empresa Industrial y Comercial del Estado. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo que se refiere al recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de carbn, metales preciosos y concentrados polimetlicos. Por la cual se adoptan medidas en relacin con el recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de sal. Por el cual se reglamenta el artculo 54 de la Ley 141 de 1994, modificado por el artculo 40 de la Ley 756 de 2002. Establece la distribucin de los recursos de escalonamiento de hidrocarburos. Reglamenta los recursos de reasignacin de regalas y compensaciones (escalonamiento) provenientes de la explotacin de carbn). Por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones en materia prestacional. Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas. Dispone de la destinacin del 50% de recursos del FNR y el 5% de las regalas directas para el FONPET.

PROCESOS DEL MANUAL LIQUIDACIONES Y GIROS

LIQUIDACIN Y GIROS

DECRETO 145 DE 1995


DECRETO 254 DE 2004

DECRETO 600 DE 1996 Resolucin 180306 del 2 de marzo de 2007 del Departamento Nacional de Planeacin ESCALONAMIENTO DECRETO 2010 DE 2005 Decreto 1600 de 2006 Decreto 2245 de 2005 Escalonamiento FONPET

LEY 549 DE 1999

LEY 863 DE 2003 PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Ley 152 DE 1994 LEY 812 DE 2003

PLAN DE DESARROLLO Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006. Organiza metodologas, criterios y procedimientos que permiten integrar los sistemas de planeacin y la red nacional de bancos y proyectos

RESOLUCIN 806 DE 2005

LEY 1151 DE 2007 PRESUPUESTO DECRETO 111 DE 1996 Estatuto Orgnico del Presupuesto

Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. establece los sectores prioritarios que sern financiados con recursos del FNR, Se desahorran recursos FAEP para el saneamiento de la cartera hospitalaria, las coberturas financiada con recursos de regalas, deben alcanzar las metas establecida para los sectores de mortalidad infantil mxima, cobertura bsica en salud, educacin, agua potable y alcantarillado. Posibilita a los departamentos a destinar hasta el 10% de recursos de regalas y compensaciones, para financiar el costo de las mesadas pensionales (Art 160). Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. PRESUPUESTO Y CONCILIACIN PRESUPUESTAL

26

TIPO

MARCO NORMATIVO

CONTENIDO Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

PROCESOS DEL MANUAL

LEY 819 DE 2003 DECRETO 4192 DEL 30DE OCTUBRE 2007 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES LEY 715 DE 2001 INVERSIONES EXCEDENTES DE LIQUIDEZ LEY 819 DE 2003

Aplazamiento de apropiaciones y procedimiento correctivo Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros. Dicta normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversin de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial. DECRETO 538 de 2008 CIRCULAR 002 DE 2008 DE LA DIRECCIN DE REGALAS DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN CONTRATACIN LEY 80 DE 1993 DECRETO 2681 DE 1993 DECRETO 2251 de 1993 DECRETO 679 DE 1994

Inversiones de Excedentes de Liquidez Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Reglamenta las operaciones de crdito pblico y manejo de deuda pblica. Rgimen de contratacin Cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales Reglamenta Ley 80 , Garantas, tramites relacionados con publicacin y legalizacin. Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin Directa ( Publicacin de contratos administrativos, registro de Proponentes, requisitos de legalizacin y seleccin. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica parcialmente el decreto 2170 de 2002 y se dictan otras disposiciones Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. SEGUIMIENTO A PROGRAMAS, PROYECTOS, CONTRATOS GASTOS Y OTRAS INVERSIONES

DECRETO 855 DE 1994 DECRETO 2170 DE 2002 (Ley 80/93) DECRETO 2434 DE 2006

LEY 1150 DE 2007

DECRETO 066 de 2008

Decreto Reglamentario de la Ley 1150 de 2007

DECRETO 1052/98 y DECRETO 564 de 2006 PLANES DE DESEMPEO FISCAL Y DISPOSICIONES DE ENDEUDAMIENTO

Disposiciones de las licencias de urbanismo y construccin

LEY 358 DE 1997

Por la cual se reglamenta el artculo 364 de la Constitucin y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento.

LEY 696 DE 1998

Operaciones de crdito pblico

27

TIPO

MARCO NORMATIVO

CONTENIDO

PROCESOS DEL MANUAL

LEY 617 DE 2000

Apoyo al saneamiento fiscal y operaciones de crdito

LEY 781 DE 2002

Autorizacin de endeudamiento en operaciones de crdito pblico

LEY 863 DE 2003 FAEP LEY 633 DE 2000 (Arts. 84,119,133)

Disposiciones en saneamiento de las finanzas pblicas Autoriza uso del FAEP por una vez para pago de deuda pblica territorial por parte del las entidades territoriales y el Fondo Nacional de Regalas. Por la cual se amplan las autorizaciones conferidas al Gobierno Nacional para celebrar operaciones de crdito pblico externo e interno y operaciones asimiladas a las anteriores y se dictan otras disposiciones. Establece reglas de uso de los saldos de los recursos del FAEP, no utilizados en el pago de la deuda pblica autorizada en el artculo 133 de la Ley 633 de 2000.

LEY 781 DE 2002

DECRETO 1939 DE 2001(Reglamentario de la Ley 633/00) AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO

Reglamenta la Ley 633 de 2000. -Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Pblico encargado de la gestin y conservacin del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones y disposiciones de licencias ambientales. - Destinacin de Rentas de las Corporaciones Autnomas

LEY 99 DE 1993

LEY 142 de 1994 DECRETO 475 DE 1984 RESOLUCIN 2115 DE 2007 DECRETO 849 DE 2002 SALUD ACUERDO 244 DE 2003

Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios Parmetros de Calidad de Agua. Parmetros de Calidad de Agua. Metodologa de Calidad y Continuidad del servicio de Agua Potable. Establece la focalizacin y priorizacin de la poblacin beneficiaria.

LEY 60 DE 1993 LEY 1122 de 2004

Competencias y distribucin de recursos Amplia la focalizacin de rgimen subsidiado a Sisbn nivel 3 Adopcin de medidas para optimizar el flujo de recursos en el sistema general de seguridad social de salud Reglamenta parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica.

DECRETO 3260 DE 2004 DEUDA PBLICA DECRETO 2681 DE 1993

LEY 533 DE 1999

Por la cual se amplan las autorizaciones conferidas al Gobierno Nacional para celebrar operaciones de crdito pblico externo e interno y operaciones asimiladas a las anteriores, as como para garantizar obligaciones de pago de otras entidades estatales y se dictan otras disposiciones. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 364 de la Constitucin Poltica, el endeudamiento de las entidades territoriales no podr exceder su capacidad de pago.

LEY 358 DE 1997

28

TIPO SANEAMIENTO FISCAL

MARCO NORMATIVO DECRETO 192 DE 2001 (Ley 617/00) LEY 550 de 1999

CONTENIDO Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000. Rgimen que promueve la reestructuracin de las entidades territoriales. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994, referente a la distribucin de los recursos del fondo Nacional de Regalas. Reglamenta la administracin de los recursos del FNR. rea geogrfica compensaciones. para la redistribucin de regalas y

PROCESOS DEL MANUAL

FONDO NACIONAL DE REGALAS DECRETO 1747 de 1995 DECRETO 2550 de 2004 DECRETO 1600 de 2006 DECRETO 2010 de 2006 RESOLUCIN 0690 de 2004 - FNR

FONDO NACIONAL DE REGALAS

Reglamenta el artculo 54 de la ley 141 de 1996 y el artculo 40 de la Ley 756 de 2002. Por el cual se establecen unos mecanismos de control para la concreta utilizacin del Fondo Nacional de Regalas. Por la cual se determinan los requisitos para la presentacin y aprobacin de los proyectos a ser financiados con recursos de asignacin de regalas y compensaciones pactadas a favor de los departamentos, y dems entidades beneficiarios Escalonamiento. Por la cual se establecen mecanismos de control para la correcta utilizacin de los recursos por reasignacin de regalas y compensaciones pactadas a favor de los departamentos, y dems entidades beneficiarios - Recurso de Escalonamiento. Por la cual se reglamenta el giro de los recursos disponibles del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP-. Por la cual se establecen unos mecanismos de control para la correcta utilizacin de los recursos disponibles del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP. Por el cual se reglamenta la distribucin de los recursos de reasignacin de regalas y compensaciones (escalonamiento) provenientes de la explotacin de carbn. Adopta la metodologa para la distribucin de los recursos del FNR y los criterios de priorizacin de los proyectos. Por el cual se establecen unos mecanismos de control para el giro de recursos a proyectos de cobertura educativa financiados con recursos del FNR. Por la cual se dictan normas para la distribucin de los recursos asignados por la reasignacin de regalas y compensaciones provenientes de la explotacin de hidrocarburos. Por cual se determina el porcentaje de distribucin que le corresponde a cada departamento no productor sobre los recursos generados sobre las reasignaciones de regalas y compensaciones generados por la por la explotacin de carbn. Por la cual se determina el procedimiento para que las entidades territoriales accedan a los recursos de escalonamiento (reasignacin) de regalas y compensaciones provenientes de la explotacin de carbn. - Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional. - Prohibe la utilizacin de recursos de regalas en gastos de funcionamiento

RESOLUCIN 1571 de 2004 - Escalonamiento

RESOLUCIN 1067 de 2004 - Escalonamiento RESOLUCIN 0698 de 2004 - FAEP RESOLUCIN 1068 de 2004 - FAEP

DECRETO 2245 de 2005 Escalonamiento

RESOLUCIN 419 de 2005 RESOLUCIN 0342 de 2006 - FNR

RESOLUCIN 1102 de 2006

RESOLUCIN 0648 de 2006

RESOLUCIN 2311 de 2006 Escalonamiento CATEGORIZACIN DE ENTIDADES TERRITORIALES Y PROHIBICIN GASTOS DE FUNCIONAMIENTO LEY 617 DE 2000

INFORMACIN ENTIDAD TERRITORIAL Y PROHIBICIN GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

29

3. Actividades de interventora administrativa y financiera a regalas directas, compensaciones y regalas indirectas

30

3.1 Metodologa de trabajoLa Interventora Administrativa y Financiera de recursos de regalas y compensaciones en Colombia, se describe como un macroproceso en el que se pueden identificar procesos de tipo transversal que aplican tanto para regalas directas y compensaciones como para regalas indirectas. En general, el Interventor Administrativo y Financiero en cumplimiento de sus responsabilidades deber realizar procesos relacionados con el monitoreo, seguimiento, asesora, capacitacin y anlisis realizado a la ejecucin de recursos de regalas en las entidades beneficiarias. Si bien los procesos de regalas directas y compensaciones y regalas indirectas pueden enmarcase en un macroproceso en el que las entradas y productos coinciden, dadas las caractersticas de los recursos intervenidos, lo establecido en los trminos de referencia, en la norma y la temporalidad de realizacin de las interventoras, se diferenciaron estos procesos en el presente manual. Los procesos identificados en el macroproceso de interventora administrativa y financiera a recursos de Regalas se describen a continuacin: Diagrama 2. Macroproceso interventora administrativa y financiera a recursos de regalas

A continuacin de describe de manera breve los procesos que involucra la realizacin de las labores de interventora administrativa y financiera:31

-

Identificar entidades beneficiarias objeto de interventora. El interventor deber identificar la totalidad de las entidades beneficiarias de regalas en la zona objeto de interventora. Programar las actividades y recursos para el desarrollo de la interventora administrativa y financiera. El interventor deber programar las actividades y recursos necesarios para lograr los objetivos de las labores de interventora administrativa y financiera. Recolectar y analizar la informacin general de la entidad beneficiaria. El interventor deber acudir a las fuentes de informacin necesarias para realizar su labor de interventora administrativa y financiera. Recolectar y analizar la informacin a travs de visitas realizadas a los proyectos. El interventor deber realizar visitas a las entidades beneficiarias de regalas, as tambin a los proyectos asignados. Estudiar y analizar la informacin. El interventor organiza y analiza la informacin recolectada en las entidades beneficiarias y dictamina respecto a la ejecucin de los recursos de regalas. Aprobar y registrar la informacin en los sistemas de informacin: El interventor registra la informacin realizada en campo y los dictmenes administrativos, financieros, o tcnicos en los sistemas de informacin SELAR e INFOPROJECT. Generar informes, reportes y dictmenes de interventora. El Interventor genera los informes requeridos en su labor, con la periodicidad requerida, para ello utiliza los sistemas de informacin y los formatos que para el efecto establece la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. Realizar informes de cierre de vigencia. El interventor deber realizar los informes de cierre de vigencia acorde a la totalidad de entidades beneficiarias de regalas en el grupo objeto de interventora.

-

-

-

-

-

-

-

32

3.2 Regalas directas y compensaciones.El Interventor Administrativo y Financiero deber realizar de manera permanente el monitoreo, seguimiento, asesora, acompaamiento, capacitacin y anlisis sobre la ejecucin de los recursos provenientes de regalas directas y compensaciones en las entidades beneficiarias objeto de interventora. El proceso de Interventora Administrativa y Financiera a las regalas directas y compensaciones puede visualizarse a manera de un esquema de operaciones que el interventor administrativo y financiero debe realizar para garantizar un resultado eficiente en el seguimiento a los recursos de regalas, este esquema de operaciones se muestra en el Diagrama 3. Es necesario aclarar que el esquema no es un proceso a pesar de la existencia de entradas y salidas debido a que la precedencia de las actividades descritas no es estricta. A pesar de ello, las actividades fueron definidas de forma tal que la labor de interventora pueda ser descrita de forma lgica, esto es: un levantamiento de informacin general de la entidad que permita elaborar un diagnstico previo a la visita, apoyado en fuentes de informacin cuyo origen esta sujeto a la consecucin de la misma en entidades pblicas del orden central; posterior a ello, un protocolo de visitas del interventor administrativo y financiero; luego, la recoleccin, acompaamiento y anlisis de informacin administrativa, financiera y tcnica en la respectiva entidad territorial y finalmente unos productos de interventora. La actividad programacin, aplica de forma transversal para cada uno de las actividades objeto de interventora administrativa y financiera de las vigencias objeto de interventora. La metodologa aqu definida, marca el orden lgico establecido por la normatividad administrativa vigente para la programacin, planeacin y ejecucin de los recursos destinados de forma general a inversin, entre los que se encuentran los recursos de regalas y compensaciones (Ver Anexo 18). Por tanto, las labores de interventora administrativa y financiera debe seguir el mismo orden, cuando stas se realizan de forma concurrente o concomitante con la ejecucin de la entidad territorial, inclusive para los casos en que se realicen a posteriori. Las labores de interventora deben seguir, salvo casos especiales, la misma secuencia de actividades y procedimientos que se presentan en el presente manual. El Diagrama 3 muestra el esquema de operacin de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones. En el esquema se conciben los siguientes subprocesos: Protocolo de Presentacin del Interventor, Programacin de Interventora, Giros y Plan de Desarrollo, Presupuesto, Seguimiento Administrativo y Financiero de Programas, Proyectos, Gastos y Otras Inversiones, Anlisis y Conciliacin de Ejecucin Presupuestal y como producto, los informes de interventora. Cada subproceso relaciona en orden lgico los objetivos, descripcin e instituciones involucradas, as tambin expone cada uno de los procedimientos que involucra.

33

Diagrama 3 . Esquema de operacin de interventora administrativa y financiera a recursos de regalas directas y compensaciones.PROTOCOLO DE PRESENTACIN DEL INTERVENTOR

M O N I T O R E O PROGRAMACIN DE INTERVENTORA RECOLECCIN DE INFORMACIN GENERAL DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA

GIROS

PLAN DE DESARROLLO

S E G U I M I E N T O VERIFICACIN Y ANLISIS DE DEPSITO DE GIROS EN CUENTA NICA. RECOLECCIN Y REVISIN DE ESTRATEGIAS ,Y PROGRAMAS PD, PI

RECOLECCIN, Y REVISIN DE GIROS DESTINADOS A LA ENTIDAD

RECOLECCIN Y REVISIN DE PROYECTOS EN BANCO DE PROYECTOS

RECOLECCIN Y REVISIN DE POAI

PRESUPUESTO

A S E S O R A PRESUPUESTO DE INGRESOS REVISIN Y APROBACIN ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE INGRESOS MODIFICACIONES PRESUPUETALES DE INGRESOS VERIFICACIN EJECUCIN DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

REVISIN Y APROBACIN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE GASTOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES DE GASTOS

VERIFICACIN DE EJECUCIN DE GASTOS

C A p A C I T A C I N REVISIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL REVISIN DE ETAPA CONTRACTUAL

SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE PROGRAMAS, PROYECTOS, CONTRATOS, GASTOS Y OTRAS INVERSIONES

A N L I S I S ANLISIS Y CONCILIACIN EJECUCIN DE INGRESOS

RELACIN DE CONTRATOS, GASTOS Y OTRAS INVERSIONES DE EJECUCIN DE PROYECTOS.

VISITAS DE INTERVENTORA

REVISIN DE ETAPA POSTCONTRACTUAL

SEGUIMIENTO A USO DE RECURSOS

ANLISIS Y CONCILIACIN DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DURANTE LA VIGENCIA OBJETO DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MANEJO Y CONCIALIACIN DE LA CUENTA UNICA ANLISIS Y CONCILIACIN EJECUCIN DE GASTOS

INFORMES Y DICTMENES INFORME ADMINISTRATIVO TRIMESTRAL INFORME DE EVALUACIN SOCIOECONMICA INFORME DE IRREGULARIDADES INFORME DE EMPALME FINAL

INFORME ADMINISTRATIVO PROGRAMACIN DETALLADA

INFORME INICIAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

INFORME DE AVANCE Y SEGUIMIENTO DE IRREGULARIDADES

34

INFORME DE CIERRE DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

3.2.1

Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero

Las visitas a realizar por el Interventor Administrativo y Financiero en las entidades beneficiarias de regalas de la zona asignada son anunciadas por la Direccin Nacional de Regalas, a travs de comunicacin escrita dirigida a la entidad en cumplimiento del artculo 22 del decreto 416 de 2007. El Departamento Nacional de Planeacin enviar a travs de oficio el comunicado de asignacin del interventor administrativo y financiero a la entidad beneficiaria, sea realizada, dicha labor a travs de firma interventora o interventor designado por la Direccin de Regalas. El interventor administrativo y financiero deber realizar una programacin de visitas a la totalidad de entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones asignadas, para esto debe contemplar los lmites mnimos de visita establecidos en los trminos de referencia, el estado de ejecucin de los proyectos y variables de tipo logstico sujetas a la idoneidad del interventor como el aprovechamiento de economas de escala que minimicen los tiempos y costos de la labor. El interventor administrativo y financiero debe presentar en el momento de iniciar su labor y para cada una de las visitas de interventora programadas, la comunicacin escrita que lo faculta como inte

manual iaf 2008

Documents